İşlev İşlev Sorumlular. Gelen Evrağın, Evrak Kayıt Bürosunda Kayda Alınması. Evrakın 1.sayfasının arka yüzüne kayıt kaşesi vurulması

Transkript

1 DOSYA NO : Gelen Evrakların Kayda Alınması Gelen Evrağın, Evrak Kayıt Bürosunda Kayda Alınması Evrakın 1.sayfasının arka yüzüne kayıt kaşesi vurulması Evrağa, gelen evrak kayıt numarası verilmesi, kayıt defterine desimal numarası ve geldiği birim yazılarak işlenmesi, Evrakın kayıt işlemi bittikten sonra Yüksekokul Sekreterliğine gönderilmesi Yüksekokul Sekreterliğince incelendikten sonra havale edilecek birimin belirtilmesi, ve Müdüre sunulması Yüksekokul Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru, Müdür, Müdür Sekreterliği Müdürlükten imzadan gelen evrakların, ilgili birime kayıtlarının düşülmesi Evrakların ilgili birime zimmet defteri ile teslim edilmesi, İlgili Birim Sorumlusu

2 DOSYA NO : Giden Evrakların Kayda Alınması Yazının İmzadan çıktıktan sonra Evrak Kayıt Bürosuna gelmesi Giden Evrak Defterinden Kayıt Numarası verilmesi ve evrakın Sayı bölümüne evrak kayıt numarasının işlenmesi Evrakın, Giden evrak defterine desimal numarası ve gittiği birim yazılarak işlenmesi Yazının 1. nüshasının gideceği birime gönderilmek üzere zimmet defterine işlenmesi, Yazının 2. nüshasının yazının yazıldığı birime gönderilmesi, Yazının ilgili birime, zimmet defteri ile teslim edilmesi veya posta ile gönderilmesi, Birim Sorumlusu

3 DOSYA NO : Evrakların İşlem Gördükten Sonra Birimlere Teslim Edilmesi Yazılı Evrakın, Müdürlük Onayından Evrak Kayıt Bürosuna Gelmesi Evrakın Arka Sayfasında Havale Edilen Birim Adının, Kayıt Numarasının Zimmet Teslim Defterine işlenmesi Evrakların, Birim birim ayrıştırılarak zimmet teslim defterinin içine konulması Zimmetle teslim edilecek evrakın, evrak görevlisi tarafından sevk edildiği büro yetkilisine veya personeline tek tek teslim ederek zimmet defterinin imzalanması, Evrak Teslim Görevlisi, İlgili Büro Yetkilisi/personeli Teslim süresinin tamamlanması

4 DOSYA NO : Telefon Santrali Hizmetleri Telefonun Sabah mesaisinde Güvenlik Kulübesinden aktarılması Yüksekokul Dışından gelen telefonların ilgili birimler aranarak bağlanması İlgili personel yerinde yok ise karşı tarafa nazik bir şekilde bir süre sonra araması yönünde telkinde bulunulması, yerinde olmayan personele ise arama ile ilgili bilgi verilmesi Dışarı yapılacak aramalarda ise arama yapılacak kişinin aranıp bağlanması, aranacak kişi arayan personelden unvan olarak üstte ise sekreterine telefonun bağlanması Telefon bağlama işlemlerinde makam ve unvan farklılıklarına önem verilmesi, özel telefon görüşmesi taleplerinin red edildiğinin talepte bulunan personele bildirilmesi Mesai saati bitiminde telefon santralı hizmetinin güvenlik kulübesine aktarılması, Özel Güvenlik Personeli

5 DOSYA NO : İdari Fotokopi Makinasının Çalıştırılması, Belge Çoğaltma İşlemleri Resmi Basılı Evrak Çoğaltma Başvurusunun Gelmesi Fotokopi Makinasının çalıştırılması Çoğaltılacak resmi belgenin aslının teslim edilmesi, İlgili Personel Belgenin fotokopisinin çekilmesi, İlgili Personel Makine İçinde aslının kalıp kalmadığının kontrol edilmesi Fotokopisi çekilen belgelerin ve aslının talepte bulunan personele teslim edilmesi Fotokopi Makinasının mesai bitiminde kapatılması,

6 DOSYA NO : Posta İle Evrakların Gönderilmesi Postaya verilecek evrakların tesbit edilmesi, hazırlanması, zarflanması Normal veya iadeli taahhütlü olarak tasnif edilmesi Postaya verilecek evrakların, posta giden evrak formuna doldurulması Gidecek evrakların üstündeki zarflara ulaşım mesafesine göre pul miktarlarının yapıştırılması Posta Giden Evrak Formunun Yüksekokul Sekreterliğine mühürletilerek imzalatılması, Yüksekokul Sekreteri Postaya verilecek evrakların, görevli vasıtası ile postaneye verilmesi, formun PTT görevlisine imzalatılması, Evrak Ulaştırma Görevlisi PTT görevlisince imzalanan formun 2. nüshasının Evrak Kayıt Görevlisine teslim edilmesi Evrak Ulaştırma Görevlisi,

7 DOSYA NO : Posta Pulu Kullanım Raporunun Hazırlanması Posta Pulu Kullanım Formlarının bir klasörde dosyalanması Yıl başı itibarı ile mevcut pul miktarının sınıflandırılarak tesbit edilmesi, tutanak tutulması, Yüksekokul sekreteri ile birlikte imza altına alınması, Yüksekokul Sekreteri Ay içerisinde kullanılan pulların posta gönderim formlarından listesinin çıkarılması Ay sonu itibarı ile kullanılan pulların tasnifinin yapılması, hangi puldan ne kadar kullanıldığının ve toplam miktarının hesap edilmesi, Belirtilen aya ait posta pulu kullanım tutanağı düzenlenmesi, Yüksekokul sekreteri ile birlikte imza altına alınması, dosyalama sistemine göre dosyalanması, Yüksekokul Sekreteri Yıl sonu itibarı ile pul sayımının yapılması, Bu amaçla, her ay sonu itibarı ile düzenlenmiş bulunan posta pulu kullanım tutanakları esas alınarak yıl içerisinde kullanılan pul miktarlarının çıkarılması, yıl sonu pul kullanım tutanağının hazırlanması, imza altına alınması, Yüksekokul Sekreteri, Satın Alma Birimi Kullanılan Pul Miktarının, Yıl Başında tesbit edilen Mevcut Pul Miktarından çıkarılarak, kalan pul miktarının yıl sonu pul kullanım tutanağında belirtilmesi, Yüksekokul Sekreteri, Satın Alama Birimi Düzenlenen tutanakların dosyalama sistemine göre dosyalanması, pul ihtiyacı hasıl olduğunda Yüksekokul sekreterliğine en az 1 ay önceden bilgi verilmesi