Performans Yönetim Sistemi (PYS)

Transkript

1 Performans Yönetim Sistemi (PYS) PYS Nedir PYS nin Amacı Nedir Nasıl Bir Süreçtir Etkilediği Alanlar Nelerdir Doğru Hedef Belirleme ve Performans Ölçütleri Çalışan ve Yönetici Açısından Görüşme Hazırlıkları Hedefleri Değerlendirme Yeterlilikler Yararları Nelerdir Çıktıları Nelerdir Karşılaşılan Sorunlar

2 PYS NEDİR? oçalışanların hedeflerinin şirket hedefleriyle uyumlu olmasını sağlayan bir yönetim biçimidir. oçalışanların performanslarının şirket hedefleri doğrultusunda sürekli geliştirilmesini sağlayan bir süreçtir.

3 PYS NİN AMACI NEDİR? o Şirket hedeflerine, çalışanların bireysel hedeflerini gerçekleştirmesi ile ulaşmak, o Çalışanların performanslarını şirket hedef ve stratejileri doğrultusunda sürekli geliştirmek, o Çalışanlara dönem boyunca sürekli geri bildirimde bulunmak, * Hedeflerinin belirlenmesinde * Performanslarinin değerlendirmesinde * Gelişim planının oluşturulmasında çalışanların katılımını sağlamaktır.

4 PYS NASIL BİR SÜREÇTİR o Üst yönetimden başlayan, o Üst yönetimin sürekli desteğini gerektiren, o Çalışanlarla yöneticiler arasında iletişimi gerektiren, Şirket vizyonunu algılamada Şirket misyonunu benimsemede Şirket hedeflerini anlamada çalışanların katılımını sağlayan bir süreçtir.

5 Hedef Belirleme Süreci Özdeğerlendirme Sonuçları Şirket Vizyonu ve Misyonu Şirket Hedef ve Stratejileri Pazar ve Rakiplerin Durumu Yaygınlaştırma İşletmeler / Takımlar / Çalışanlar

6 HEDEF BELİRLEME TOPLULUĞUN HEDEF VE İLKELERİ HOLDİNG STRATEJİK PLANLARI İŞ BİRİMİ HEDEFLERİ ŞİRKET HEDEFLERİ FONKSİYONLAR / SÜREÇ HEDEFLERİ BÖLÜM / ALAN / TAKIM HEDEFLERİ BİREY HEDEFLERİ

7 PYS nin Aşamaları Gelişim Planlaması Hedef Belirleme Değerlendirme Yönlendirme Geribildirim

8 PYS nin Etkilediği Alanlar Kariyer Gelişimi Motivasyon Organizasyonel Yedekleme Ücret PYS Rotasyon Ödül Yönetimi Gelişim Planlama Yönetime Geri Bildirim

9 DOĞRU HEDEF BELİRLEME o HEDEFLERİN TAŞIMASI GEREKEN ÖZELLİKLER (SMART) o Specific-Stretching BELİRGİN, ZORLAYICI o Measurable ÖLÇÜLEBİLİR o Agreed upon-achievable MUTABAKATA VARILMIŞ, ULAŞILABİLİR o Realistic GERÇEKÇİ, MANTIKLI o Time-bounded ZAMANLA SINIRLI

10 Hedef Performans Ölçütleri Belirli ve Ölçülebilir Hedefler soyut tanımlamalara dayandırılmamalı, işle doğrudan ilgili olmalı, çalışan kendisinden beklenileni açıkça anlayabilmelidir. Hedefin başarısının nasıl ölçüleceği tespit edilmelidir. Örnek : Yeni üretim hattının %80 kapasiteyle çalışır hale getirilmesi. Satışların arttırılması yerine A ürününün geçen yıla oranla satış miktarının %10 arttırılması. Gerçekleştirilebilir Hedefin gerçekleştirilmesi pratikte mümkün olmalıdır. Hedefler, çalışanın ne çok kolaylıkla başarabileceği ne de asla başaramayacağı bir seviyede olmalıdır. Örnek : Rekabetin çok yüksek olduğu ve büyüme potansiyelinin çok düşük olduğu bir piyasada satılan malın maliyetini %5 azaltmak.

11 Hedef Performans Ölçütleri Zaman Sınırlı Hedefler belirlenirken zaman kısıtları da tanımlanmalıdır. Çalışanın bu zaman planlanına uyması hedefin kontrol edilmesini kolaylaştırır. Örnek : Yeni üretim hattının Eylül 2000 tarihine kadar tamamlanması Üzerinde Uzlaşılmış Hedef belirlenirken çalışan ve yöneticinin birlikte karar vermeleri hedefin çalışan tarafından sahiplenilmesini sağlayacaktır. Gerçekçi Yönetici ve çalışan hedefleri ortak olarak belirlerken mevcut standartlarla kıyaslamalı, zaman planının yapılabilirliğini tartışmalı, şirket süreçlerini ve fonksiyonel hedefleri destekleyip desteklemediğini gözden geçirmelidirler. Varsayımlar ve kaynak ihtiyaçları doğru tespit edilmelidir.

12 Çalışan ve Yönetici Açısından Hedef Belirleme ve Performans Görüşmeleri (Hazırlanma Aşamaları)

13 PERFORMANS HEDEFLERİ SAPTAMA GÖRÜŞMESİNE HAZIRLIK ÇALIŞAN Yöneticisi ile beraber görüşme tarihi, yeri ve saatini en az 2 hafta önce belirler, İK Bölümünden kendine verilen çalışma kılavuzunu okur, Boş form üzerinde kendisine, bölüm / takım hedeflerine uygun, hedefler saptar, Hedefleri seçiş nedenlerini belirler, Hedef gerçekleştirme planı üzerinde çalışır, Tartışmak ve soru sormak istediği konulari hazırlar, Rahat, sakin ve heyecansız olmak için kendini hazırlar. YÖNETİCİ Çalışanla beraber görüşme tarihi, yeri ve saati için en az 2 hafta önce mutabakata varır, Kendi performans hedefleri için üstü ile mutabakat sağlar, Çalışanlar için düşündüğü hedefleri üstü ile görüşür, İK Bölümünden verilen pys kılavuzu nu ve yönetici rehberini okur, Çalışan için verilen boş formu doldurur, Çalışana verdiği hedefler için hedef gerçekleştirme planı hazırlar, Görüşmenin yapılacağı ortamın uygun olmasını sağlar.

14 PERFORMANS HEDEFLERİ SAPTAMA GÖRÜŞMESİNE HAZIRLIK YÖNETİCİ VE ÇALIŞAN Görüşmenin bir sınav olmadığını her iki taraf kabul eder, Yönetici, çalışanın hazırladığı hedefleri gözden geçirir, gerekli revizyon ve eklemeleri yapar, Yönetici ve çalışan beraber hedeflerin son halini oluştururlar, Yönetici ve çalışan birlikte hedef geliştirme planı na karar verirler, Form, çalışan ve yönetici tarafından imzalanır, Form, yönetici tarafından üst yönetime sunulur, Çalışanda ve yöneticide formun kopyası kalır, Formun bir sureti ik Bölümü ne yollanır.

15 PERFORMANS GÖRÜŞMESİNİ BAŞARI İLE SONUÇLANDIRMA-1 UYGUN ORTAMIN HAZIRLANMASI AÇIK İLETİŞİM KURULMASI Kişilerarası güven ve saygı Karşılıklı dinleme Tartışmalarda fikir birliği sağlama DAVRANIŞLARIN KONTROL ALTINDA TUTULMASI Soğukkanlı, sakin olma Algılamalarda dikkat etme GÖRÜŞMENİN OLUMLU SONUÇLANDIRILMASI Güçlü yönleri takdir etme Gelişme için imkanlar gösterme

16 PERFORMANS GÖRÜŞMESİNİ BAŞARI İLE SONUÇLANDIRMA-2 UYGUN ORTAM HAZIRLAMA: Sakin, sessiz ve dikkat dağıtma unsurlarının olmadığı Telefon ve başkaları tarafından rahatsız edilmeyecek, Yöneticinin makam odası haricinde, Karşılıklı aynı tür koltukta oturma düzeni Işık ve ısı düzeyinin kişilere uygun olması AÇIK İLETİŞİM KURMA: Kişiler arası güven ve saygı Kısa, yalın ve açık anlatım Kişilerin empati kazanması Karşılıklı dinlemeyi sağlama Fikirleri düşünerek ve planlı söyleme Tartışmalarda fikir birliği sağlama

17 Performans Değerlendirme Sonrası Gözden Geçirme Performans değerlendirmesi çalışan ile beraber mi yapıldı? Çalışanın hedefleri bölüm/takım, şirket hedefleriyle uyumlu mu? Çalışan hedeflerini ve gerçekleştirme planını anladı mı? Çalışanın işi için gerekli yeterlilikler ve seviyeleri seçildi mi? Hedefler Hedef Performans Ölçütleri ne uygun mu? Kişisel Gelişim Planı hazırlandı mı? PYS Formu siz ve çalışan tarafından imzalandı mı? Çalışana formun bir kopyası verildi mi?

18 Çalışanlar Ne Zaman ve Nasıl Başarılı Performans Gösterirler? Kendilerinden Ne Beklenildiği Bildiklerinde, Strateji ve Hedef Belirlemede Katkıda Bulunduklarında, Kişisel Hedeflerin Belirlenmesi ve Gerçekleşmesinde Aktif Rol Oynayıp, Üstleri İle Uzlaşma Sağladiklarında, Performanslarının Nasıl Değerlendirildiğini Bildiklerinde, Performanslarının Değerlendirilmesinde Kendi Katkıları ve Uzlaşmaları Sağlandığında, Yaptıkları İşin Bütüne Katkısını Görebildiklerinde.

19 Performans Değerlendirme Formu - 1 Kapak Sayfası : Performans değerlendirmesi yapan ve yapılan kişilerin kim oldukları ve ünvanları ile Hedeflerin el sıkışıldığı ve değerlendirmenin yapıldığı tarihleri gösterir. Temel Sorumluluklar Sayfası : Hedefi, hedefin performans göstergesini, hedefin performans dönemi öncesindeki durumunu, hedefin performans dönemi sonrasındaki beklenen değerini ifade eder. Hedefin iç ve dış müşterilerini gösterir. Hedef Gerçekleştirme Planları : Herbir hedefin hangi faaliyetlerle gerçekleştirileceğini, faaliyetlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini ve hedefin gerçekleştirilmesindeki muhtemel güçlükleri gösterir.

20 Performans Değerlendirme Formu - 2 Yetkinlikler(YETERLİLİKLER) İşin gerçekleşmesi için gereken bilgi, beceri ve davranışsal özelliklerdir: * Teknik yeterlilikler * Davranışsal yeterlilikler Yetkinlikte SEVİYE BELİRLEME Hedefin nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğinin gösterilmesidir.

21 Performans Değerlendirme Formu - 3 DAVRANIŞSAL YETERLİLİKLER 1) İletişim 2) Müşteri Odaklılık 3) Motive Etme 4) İnsiyatif 5) İnsani İlişkiler 6) Analitik Düşünebilme 7) Kararlılık 8) İşbirliği 9) Planlama 10) Organize Etme 11) Güncel Olma

22 Performans Değerlendirme Formu - 4 DAVRANIŞSAL YETERLİLİKLER (Örnek) İŞBİRLİĞİ : BAŞARININ TAKIM ÇALIŞMASININ SONUCU OLDUĞU BİLİNCİYLE ORTAK AMACA ULAŞMAK YÖNÜNDE YARDIMLAŞMA VE BİRLİKTE HAREKET EDEBİLME BECERİSİDİR. BAŞARININ BİREYSEL OLDUĞUNA İNANIR. BAŞKALARIYLA BERABER ÇALIŞMANIN, KENDİ BAŞARISINI GÖSTERMESİNE ENGEL OLDUĞUNU DÜŞÜNÜR. BAŞARININ BİREYSEL OLDUĞUNA İNANIR. BAŞKALARIYLA BERABER ÇALIŞMANIN, KENDİ BAŞARISINI GÖSTERMESİNE ENGEL OLDUĞUNU DÜŞÜNÜR. BAŞKALARIYLA ÇALIŞMAYA HEVESLİDİR. BAŞARININ TAKIM ÇALIŞMASIYLA MÜMKÜN OLDUĞUNU BENİMSEMİŞTİR. HER KONUDA YARDIM İÇİN HAZIRDIR VE GEREKTİĞİNDE KENDİSİ İÇİN GEREKLİ YARDIMI BAŞKALARINDAN ALABİLİR. TAKIM BAŞARISINI KİŞİSEL BAŞARININ ÜZERİNDE TUTAR. ŞİRKETTE ORTAK AMACA ULAŞMAK İÇİN BİRLİKTE HAREKET ETME BİLİNCİNİ BENİMSETİR VE YAYAR. TOPLULUK SİNERJİSİNDEN YARARLANIR VE TOPLULUK ŞİRKETLERİYLE BİLGİ ALIŞVERİŞİNİ DESTEKLER. GERÇEKLEŞEN PROFİL YORUM / ÖRNEK OLAY: İŞE UYGUN PROFİL GERÇEKLEŞEN PROFİL İŞE UYGUN PROFİL GERÇEKLEŞEN PROFİL GERÇEKLEŞEN PROFİL İŞE UYGUN PROFİL

23 Performans Değerlendirme Formu - 5 TEKNİK YETERLİLİKLER 1) Üretim 2) Finans 3) Planlama 4) Satış - Pazarlama 5) İnsan Kaynakları 6) İstatistik 7) Bilgi İşlem 8) Toplam Kalite 9) Genel Teknik Yeterlilikler + Şirkete Özgü Teknik Yeterlilikler

24 Performans Değerlendirme Formu - 6 TEKNİK YETERLİLİKLER (Örnek) TEMEL İLERİ UZMAN PROJE YÖNETİMİ İ G İ G İ G ŞİRKETE ÖZGÜ TEKNİK YETERLİLİKLER (Örnek) TEMEL İLERİ UZMAN VDY METODOLOJİSİ İ G İ G İ G

25 Performans Değerlendirme Formu - 7 Hedeflerin Genel Değerlendirmesi HEDEFLERİN GERÇEKLEŞMESİNDE ÇALIŞANIN PERFORMANSI BEKLENE BEKLENEN BEKLENEN BEKLENEN BEKLENEN SEVİYENİN SEVİYENİN SEVİYEDE SEVİYENİN SEVİYENİN ÇOK ÜSTÜNDE ÜSTÜNDE ALTINDA ÇOK ALTINDA A BA B CB C DC D ED E

26 Performans Değerlendirme Formu - 8 KİŞİSEL GELİŞİM PLANI İLERLEME SEÇENEKLERİ (1-3 YIL İÇERİSİNDE ) : TERFİ EDEBİLİR ŞİRKET İÇİ ROTASYON KOÇ TOPLULUĞUNDA EĞİTİM AMAÇLI ROTASYON KOÇ TOPLULUĞUNDA TRANSFER MEVCUT POZİSYONUNDA KALMASI UYGUNDUR GELİŞİM AKTİVİTELERİ: AKTİVİTE... YÖNETİCİNİN YORUMU: ÇALIŞANIN YORUMU: ÖNERİLEN POZİSYON TARİH.. /.../.../ /..././.. ÇALIŞANIN İMZASI YÖNETİCİNİN İMZASI BİR ÜST YÖNETİCİNİN İMZASI

27 PYS NİN YARARLARI İşin gerektirdiği beceri ve davranışsal özelliklerin kazanılması ve geliştirilmesini sağlar. Kariyer ve eğitim planlarının hazırlanmasına temel oluşturur.(hedef gerçekleştirmedeki başarı, güçlü ve zayıf yönler.) Ücret ve Ödül sistemlerini destekler. Şirket hedeflerine çalışanın bireysel hedeflerini gerçekleştirmesiyle ulaşılmasını sağlar. Şirket hedef ve stratejilerinin tüm çalışanlar tarafından bilinmesini ve benimsenmesini sağlar. Çalışana kendi gelişim planının belirlemede katılım fırsatı yaratır. Ast üst ilişkilerinde iletişimi artırır. Belirsizlikleri ve rol çatışmalarını engeller. Şirketin insangücü kalitesini ve kapasitesini arttırır. Çalışanların şirket hedeflerine ulaşmada katkılarını açıkça görebilmelerini sağlar

28 PYS NİN ÇIKTILARI PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ Genel Performans Değerlendirmesi Kişisel Gelişim Planı Güçlü ve Zayıf Yönlerin Belirlenmesi İlerleme Seçenekleri Gelişim Aktiviteleri Ücret

29 PERFORMANS DEĞERLENDİRME GÖRÜŞMELERİNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR TEK ÖLÇÜT: - TÜM GÖREVLER İÇİN TEK BİR STANDART KULLANMA. HOŞGÖRÜ: - PERFORMANSI GERÇEK DURUMUNDAN YÜKSEK GÖSTERME, - OLUMSUZLUKLARI GÖRMEZLİKTEN GELME. KATILIK: - PERFORMANSI GERÇEK DURUMUNDAN DÜŞÜK GÖSTERME, - ÇALIŞANI KÜÇÜK DÜŞÜRME, - GELİŞME HEVESİNİ KIRMA. HALE ETKİSİ: - TEK BİR İŞTEKİ BAŞARIYI GENELLEME. OBJEKTİF OLMAMA: - KİŞİSEL KONULARIN HAKİM OLMASI. ORTALAMA EĞİLİMİ: - HERKESİ VASAT OLARAK DEĞERLENDİRME. ÖNYARGILAR: - YÖNETİCİNİN ÖNYARGILARA SAHİP OLMASI.