SUNUMLARDA GÖRSEL DESTEK KULLANIMI: ETKİLİ POWERPOİNT TASARIMI VE TEKNİK ÖZELLİKLERİ

Transkript

1 Leyla BUDAK İlknur AYDOĞDU KARAASLAN SUNUMLARDA GÖRSEL DESTEK KULLANIMI: ETKİLİ POWERPOİNT TASARIMI VE TEKNİK ÖZELLİKLERİ

2 ii Yayın No : 2358 İşletme-Ekonomi Dizisi : Baskı - Aralık İSTANBUL ISBN Copyright Bu kitabın bu basısı için Türkiye deki yayın hakları BETA Basım Yayım Dağıtım A.Ş. ye aittir.her hakkı saklıdır. Hiçbir bölümü ve paragrafı kısmen veya tamamen ya da özet halinde, fotokopi, faksimile veya başka herhangi bir şekilde çoğaltılamaz, dağıtılamaz. Normal ölçüyü aşan iktibaslar yapılamaz. Normal ve kanunî iktibaslarda kaynak gösterilmesi zorunludur. Dizgi Bask -Cilt Kapak Tasarım : B e t a B a s ı m A.Ş. : Seda Ozalit Kurumsal Dijital Kopyalama Merkezi San. ve Tic. Ltd. Şti. Burhaniye Mah. Abdullah Ağa Cad. Çulha İş Merkezi No: 12 / Üsküdar/İst. (Sertifika No ) (0-216) : Nur Baylav Beta BASIM YAYIM DAĞITIM A.Ş. Narlıbahçe Sok. Damga Binası No: 11 Cağaloğlu -İSTANBUL Tel : (0-212) Fax: (0-212)

3 iii ÖNSÖZ Microsoft PowerPoint programı, bilgisayar aracılığı ile belirli bir konunun hedef kitleye, sınıf ortamlarında veya konferans-toplantı salonlarında aktarılması amacıyla yaygın olarak kullanılan, sunu yazılımlardan biridir. Sunumlarda flip chart, tahta, slayt, tepegöz gibi çeşitli görsel teknik destekler kullanılmaktadır. Ancak dünya genelinde en yaygın şekilde kullanılan teknik destekleyici bilgisayar ortamlarına uygun tasarlanan ve Office programları kapsamında kullanılan Ms. PowerPoint programlarıdır. Başlangıçta iş ve ticari sunumlar için geliştirilen PowerPoint eğitim ve akademik amaçlar için de yoğun şekilde kullanılmaktadır. PowerPoint sunu hazırlama programı, bir konu hakkında bilgi vermek, eğitmek veya tanıtmak amacıyla kullanılabilir. Sunumlar birer ekran görüntüsü olarak tasarlanır. PowerPoint, metin, tablo, resim, fotoğraf, ses, video v.b öğeleri bir arada sunabilen bir tasarım zenginliğine sahiptir. Kullanım ve tasarım potansiyeli oldukça yüksek bir program olan PowerPoint in dünya genelinde sunumlarda en yaygın şekilde kullanılan görsel teknik destekleyici olduğu bilinmektedir. Geniş kullanıcı kitlesine sahip PowerPoint, görsel ve işitsel kanallara aynı anda hitap edebilen, ekonomik ve zaman kazandıran bir sunum aracı olduğu halde çoğu kullanıcı, PowerPoint olanaklarını tam olarak kullanmamakta, PowerPoint sunumlarını madde imli metinler halinde hazırlamakta ve aşırı bilgi yüklü slayt tasarımlarına dönüştürmektedirler. Görsel materyallerin tasarımı eğitim, öğretim ve tüm akademik alanlarda önem taşıyan bir konuya işaret etmektedir. PowerPoint, birçok farklı yol ve yöntemle hikayeleştirmeye olanak verirken kendisi de büyük bir anlatım aracıdır. Düşünceleri ifade etmek için ekonomik bir yöntem olan PowerPoint te slayt

4 iv düzenleyici yapılan bütün sunum etkinliğini bir bakışta görme ve tekrar düzenleme imkanı tanımaktadır. Slaytlarda uygun boşlukların bırakılması, tüm görselin ve yazı elemanlarının uyumlu ve dengeli şekilde yansıtılması, grafik ve şekillerden yararlanılması, ekran tasarımına her yönüyle önem verilmesi sunumun etkinliğini artıracaktır. Son derece yaygın kullanımına rağmen akademik ve iş sunumlarında PowerPoint sunularının tasarım hatalarından olumsuz yönde etkilendiği görülmektedir. Bir rehber kitap niteliği de taşıyan çalışmamız gerek profesyonel iş yaşamında gerekse akademik eğitim faaliyetlerinde rol alan her bireye, sunum etkinliklerinde PowerPoint i kullanırken yol gösterecek temel bilgileri tasarım ve teknik açıdan bir araya getirmektedir. Çalışmamızın bu konudaki kaynak kitap eksikliğini gidermeye de katkı sağlamasını umut ediyoruz. Leyla BUDAK & İlknur AYDOĞDU KARAASLAN

5 v İÇİNDEKİLER GİRİŞ... 1 BİRİNCİ BÖLÜM: ETKİLİ POWER POİNT TASARIMI... 7 PowerPoint in Gelişim Süreci... 7 PowerPoint Kullanımının Avantajları... 8 Tasarımda Dikkat Edilmesi Gerekenler Sunumun Planlaması Renk Düzenleme ve Renk Seçimi Renkler ve Özellikleri PowerPoint Sunusunda Metin Düzenleme ve Yazı Karakterleri El Yazısı, İtalik Yazı Tipi ve Bold (Kalın) Yazı Özelliği Slaytlar Arası Tutarlılık Slayt Numaraları Slaytlardaki Yazılı Metni Hazırlama Ekran Tasarımı ve Slayt Geçişleri Slayt Sayısı Slayt (Sunu) Tasarlama Formu PowerPoint Slaytlarında Şekiller PowerPoint Slaytlarında Grafik Kullanımı... 46

6 vi Sunum Öncesinde ve Sırasında Sunum Sonrasında Sunumlarda Yapılan Yaygın Hatalar İKİNCİ BÖLÜM: MİCROSOFT POWERPOİNT 2007 NİN TEKNİK ÖZELLİKLERİ PowerPoint Tasarım Şablonu ve Düzenlenmesi PowerPoint ile Sunum Hazırlamak Tasarımlar Slayta Metin Eklemek ve Metin İşlemleri Metni Yazarken Düzeltmek ve Boyutlandırmak Slayda Video, Ses Dosyası, Resim, Otomatik Şekil, SmartArt, Fotoğraf ve Tablo Eklemek Slayt Geçişleri ve Animasyonlar Sunumun Kaydedilmesi ve Farklı Şekillerde Dağıtılması Genel Değerlendirme ÖRNEK SUNU SLAYTLARI KAYNAKÇA

7 GİRİŞ Sunumlar, günümüzde gerek eğitim hayatının her aşamasında gerekse profesyonel iş yaşamının her düzeyinde önem kazanmıştır. İyi planlanmamış, iyi düzenlenmemiş ve iyi hazırlanılmamış bir sunumdan hedeflenen sonuçlar alınamayacağı gibi bu tür bir sunum etkinliği, dinleyiciler için sıkıcı da olacaktır. Görme ve işitmenin, sunumların hatırlanabilirliği üzerine olan etkisi görsel materyallerin tasarımını son derece önemli kılmaktadır. Uygun bir görsel destek, sunum için gerekli ve değerli bir yardımcıdır. Görsel bir araç olmadan da etkili ve başarılı sunumlar yapılabilir. Ancak görsel malzemeler, sunumun anlaşılmasını kolaylaştırır, hafızalarda yer edinmesini sağlar ve konuşmacıya büyük ölçüde yardımcı olur. Ayrıca görsel destekler, dinleyicilerin dikkatini toplamaya yardım ederken, karmaşık bilgilerin ve kavramların daha kolay anlaşılmasına, konuyu ilginç ve dikkat çekici hale getirmeye de katkı sağlar. Etkin bir sunum, bilgi verici, iyi düzenlenmiş malzemeye ihtiyaç gösterdiği gibi beden dilinin etkin kullanıldığı canlı, renkli hayal gücünü harekete geçiren görsel malzemeye de ihtiyaç gösterir (Baltaş; 2008:8). İlgiyle izlenen konuşmacılar, genellikle güncel örneklerle konularını zenginleştirir, ayrıca görsel unsurlar kullanarak konuşmalarını daha da çekici hale getirirler. Konuşmalarda asıl etkiyi görsel unsurlar yaratır. Gözlerden beyine giden sinirlerin sayısının kulaklardan beyine giden sinirlerin sayısından 25 kat daha fazla olduğu bilinmektedir (Tekinalp, 2007:129).

8 2 Bireylerin farklı duyu organlarına hitap edildiği ölçüde daha fazla etkilenebildikleri ve bilgilerin akılda kalıcılığının arttığı çeşitli araştırmalar tarafından da ortaya konmuştur. Söz konusu araştırmalar, sözel ve görsel kanallara dayalı sunum etkinliklerini hatırlanma perspektifinden değerlendirmişlerdir. Bu araştırmalarda kişisel algıların ortalama olarak %83 ünün görsel yoldan, %11 inin işitsel yoldan gerçekleştiği belirlenmiştir. Geriye kalan % 6 lık bölümünün tatma, koklama ve dokunma yoluyla sağlanmakta ve işlenmek üzere beyne iletilmekte olduğu bilinmektedir (Ammelburg; 2003:108). Yapılan araştırmalarda vücut hareketlerinin, sesin ve sözlerin iletişime ne kadar katkıda bulunduğu ortaya konulmuştur. Sesin %38, kelimelerin %7, görsel unsurların (beden dili ve diğer görsel unsurların) %55 oranında etki yaptığı ortaya konulmuştur (Cooper, 1989:21). Şekil 1 Sunumlarda Görsel Etki Ortalama bir dinleyici, üç saat sonra yalnızca söze dayalı bir sunumun yaklaşık yüzde 70 ini hatırlamakta, üç gün sonra ise sunumun %10 u akılda kalmaktadır. Yalnızca görsel kanallara hitap eden bir sunumun ise üç saat sonra %75 i, üç gün sonra ise %20 si hatırlanmaktadır. Her iki kanala hitap eden bir sunumun üç saat sonra

9 3 %85 civarında bir bölümü, üç gün sonraysa %66 sı hatırlanabilmektedir (Bradburry, 2006:88). Her iki kanala hitap eden sunumların oldukça yüksek oranda hatırlanabildiği görülmektedir. Başka bir araştırma Minnesota Üniversitesi tarafından yürütülmüştür. Bu araştırmaya göre, görsel destekleyicilerin kullanıldığı sunumların, görsel unsur olmadan yapılan sunumlara göre %43 oranında daha etkileyici ve ikna edici olduğu ortaya çıkmıştır (Mills,2007). Wisconsin Üniversitesi nde gerçekleştirilen bir başka araştırmada ise, öğrencilerin kelime hazinelerini geliştirmeleri amacıyla yapılan ve görsel destekleyici kullanılan eğitim sunumlarının %200 e yakın oranda daha etkili olduğu ortaya konulmuştur. Harvard ve Columbia Üniversiteleri nde yapılan araştırmalarda ise görsel destekleyicilerin öğrenci ilgisini %38 e yakın oranda artırdığı saptanmıştır. Benzer bir araştırma, Pennyslvania Üniversitesi nde gerçekleştirilmiş; sunumlarda görsel destek kullanımının genel izleyici kitlesinin ilgisini %40 oranında artırdığı görülmüştür (Basher, 2002: ). Ayrıca sunumu takip edenler, görsel destek kullanan konuşmacıların, görsel destek kullanmayanlara göre daha ikna edici ve daha iyi hazırlanmış olduklarını belirtmişlerdir. Sunumlarda görsel destek kullanımı, hedef kitlenin ilgisini çekmek, sunuma zenginlik kazandırmak, ilgi uyandırmak ve ilgiyi canlı tutabilmek açısından büyük önem taşımaktadır. Sunumlarda flip chart, tahta, slayt, tepegöz gibi çeşitli görsel teknik destekler kullanılmaktadır. Ancak dünya genelinde en yaygın şekilde kullanılan teknik destekleyici bilgisayar ortamlarına uygun tasarlanan ve Office programları kapsamında kullanılan Microsoft PowerPoint programlarıdır. Başlangıçta iş ve ticari sunumlar için geliştirilen PowerPoint eğitim ve akademik amaçlar için de yoğun şekilde kullanılmaktadır.

10 4 Sunumlarda kullanılan görsel desteklerden PowerPointler ile ilgili literatür taramasında konuya teknik açıdan yaklaşan kaynakların daha çok olduğu görülmektedir. Söz konusu kaynaklar, kullanılan Microsoft Office programına bağlı olarak PowerPoint sunularının tasarımında teknik ilke ve yöntemleri açıklamaktadırlar. Yabancı literatürde, özellikle 2000 li yıllar sonrası yazılan bazı diğer kaynaklar, sunum hazırlama yöntemlerini gerek şekil gerekse içeriğe ait tasarım özellikleri açısından ele almışlardır. Bunlar arasında önde gelen çalışmalar şunlardır: Killer Presentations (Oulton, 2005), Power Point 2003 (Lowe, 2003), Basic Power Point 2000, (Heatcole, 2001), Power Point 2003 Bible (Wempen, 2003), Power Point Advanced Presentation Techniques (Wempen, 2004). Bu çalışmalar, Power Point tasarımlarının gerek teknik boyutunu gerekse yapısal özelliklere ait tasarım-sunum boyutunu bir multi medya aracı olması ve görsel işitsel kanallara hitap edebilmesi açısından bir arada ele almaktadırlar. PowerPoint programını, bir sunum destekleyicisi olarak kullananlar, seyircilerinin zihinsel performanslarını genellikle göz ardı edebilmektedirler. PowerPoint, sözcükler ve resimler içeren bir multimedya aracıdır. Bu aracın en etkin şekilde kullanılabilmesi, beynin multimedya mesajlarına ve süreçlerine algılama açısından nasıl cevap verdiğini anlamayı gerektirmektedir. Başka bir ifadeyle, insan beyni algılama sürecinde belli bir anda belli bir miktar sözcük ve şekil (resim, grafik vb..) değerlendirebilmektedir. Bu süreçte işittiği ve gördüğü bilgileri beyin işlemekte, seçmekte, organize etmekte ve bu süreç sonunda kullanacağı enformasyonu bir araya getirmektedir (Mills,2007:91-92). Görsel ve işitsel kanallara dayalı bir sunumda, beyinin algılama kapasitesi ve belli bir zaman dilimi içindeki algılama sınırlılıkları mutlaka göz önüne alınmalıdır.

11 5 Sunumun belli bir bölümüne denk gelen sunum konusunu oluşturan materyal, ne kadar detaylı veya karmaşık olursa olsun 30 saniye ile bir dakikada özetlenemez diye bir kural yoktur. Televizyon reklamları düşünülecek olursa iletişimin en güçlü araçlarından biri olan reklamların çoğu 30 saniye ile bir dakika kadar sürmektedir. Reklamlarda önemli mesajlar 30 saniye ile bir dakika arasında verebilmektedirler. Önemli olan doğru mesajı verebilmek ve o doğru mesajı özetleyerek, çarpıcı bir ile birkaç cümlede veya şekil, resim ile ifade edebilmektir. (Zelezny, 2006:43) Temel olarak PowerPoint slaytları reklam afişleri gibi çarpıcı ve etkili tasarlanmalı ancak fazla karışıklığa yol açmadan hazırlanmalıdır.

12 6