Personel Özlük İşleri İş Akışı Süreci Personelin her türlü izin işlemlerinin takibi Personelin Özerk Hakları Personelin Özlük Dosyalarının düzenlenmesi takibi Birim İçi Evrak Kayıt n arşivlenmesi Havran Meslek u birimleriyle Balıkesir Üniversitesi bünyesinde yürütülen bürokratik ve idari hizmetlere ilişkin Personel işlerinin yürütülmesi. Akademik ve idari personel kendisine ait izin dilekçesini doldurarak personel işleri aracılığıyla lüğe sunar. lük onayından sonra izin dilekçesi imza karşılığı personele teslim edilir. İdari ve Akademik personelin kadro derece ve terfi ile ilgili evrakları hazırlamak ve gerekli yazışmaları yapmak. Personele ait tüm yazışmaların düzenlenmesi ve dosyalanarak korunması ve takibini yapmak. Birimine Gelen ve Giden Her Türlü Resmi Evrakın kaydı yapılır, ilgililere ulaştırılması sağlanır, Kayıt İle İlgili Dokümanlar dosyalanır. Her Yıl Yeni Dosya Açılır. Personel işlerine gelen her türlü evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır, yılsonunda bu dosyalar arşive aktarılır. Personel ile ilgili her türlü Gelen-Giden evrak Personel ile ilgili her türlü Gelen-Giden evrak - - - - -
İdari Ve Mali İşler İŞ Akış Süreci Havran Meslek u Bütçesinin Mali Yılı Bütçe Kanunu çerçevesinde uygulanması. ca yapılacak satın alma işlemleri Personelinin tahakkuk işlemleri da ders ücretli görev yapan öğretim elemanlarının işlemleri Teklif mektubu hazırlanıp (3 adet) firmalara gönderilir. Ayniyattan ödeme kalemleri çıkartılır, gelen teklifler değerlendirilir. Kurulan satınalma komisyonu görüşü doğrultusunda tekliflerden uygun olan bir tanesi seçilir. Ödeme emri belgesi düzenlenerek ürün satın alınır. Ders ücreti ve fazla mesailer ile ilgili yönetim kurulu kararı çerçevesinde ders yükü bildirim formu doldurularak bölüm başkanlığı tarafından teslim edilir. Ders yükü bildirim formu yardımıyla ücret bordroları hazırlanarak ödeme emri belgesi çıkartılır. Ücretli derse girecek öğretim elemanları için Rektör Oluru alınır. Daha sonra ücret işlemleri bir önceki açıklamadaki gibi yapılır. İşler İşler İşler - Oluru -Birimlerin - Dosya Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Oluru -Dosya -Rektörlük Oluru -lük Oluru -Dosya İşler İşler İşler
Koruma Ve İş Akış Süreci Güvenliğin sağlanması Belirli gün ve olaylarda gereğinin yapılması. Sınav döneminde güvenliğin sağlanması Ziyaretçi Kayıtlarının yapılması Havran Meslek u arazi ve binalarında güvenliği sağlamak Günlük olarak okul binasının ve bahçesinin güvenliğinin sağlanması, ilgili yerlerin düzenli bir şekilde gündüz ve gece dolaşılması, girişçıkışları kontrol edilebilir bir şekilde denetlemesi. Kimlik kontrollerinin gerektiği zamanlarda özellikle sabah girişlerde yapılması. Belirli gün ve olaylarda ilgili yerlere çelenk götürmek, koymak ve getirmek, göndere bayrak çekmek. umuz bünyesinde yapılan çeşitli sınavlarda sınav evraklarının güvenliğini sağlamak. Gerektiği zaman kilitli bir şekilde muhafaza etmek. umuz birimlerine gelen ziyaretçileri ilgililerle görüştürmek ve ziyaretçi defterine kaydetmek. -5188 Sayılı Özel ve Koruma Talimatı -5188 Sayılı Özel Balıkesir Üniversitesi ve Koruma Talimatı -5188 Sayılı Özel ve Koruma Talimatı - -
İş Akış Süreci Öğrenci belgesi, askerlik belgesi vb. evrakların hazırlanması umuz öğrenci işlerinde yapılan işlere ilişkin kurum dışı, kamu kurum ve kuruluşlarından istenilen bilgilerin düzenlenerek ilgili makamlara sunulmasına ilişkin yazışmalar Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. duyuruların öğrencilere duyurulması Havran Meslek u birimleriyle Balıkesir Üniversitesi bünyesinde yürütülen bürokratik, idari ve eğitim-öğretim hizmetlerine ilişkin öğrenci işlerinin yürütülmesi. Öğrenciler hazırlanan matbu dilekçeleri doldurarak öğrenci işleri bürosuna müracaat ederler. Öğrenci işleri memuru öğrencinin talep ettiği evrağı hazırlar imzalandıktan sonra öğrenciye verir. umuz öğrenci işlerinde yapılan işlere ilişkin Kurum Dışı, kamu kurum ve kuruluşlardan çeşitli konularla ilgili rapor istek yazılarına istinaden ilgili birimlere yazı yazılır ve buralardan bilgi toplanır, bu bilgiler yazıda istenilen formata uygun olarak raporlar haline getirilip, postalanır. Yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait duyurular öğrenci duyuru panosuna asılır. Bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. -Gelen-giden evrak -İlçedeki Kamu Kurum ve Kuruluşlarını ile İlgili -Rapor -Kurumlardan gelen yazılar -Birimlere gönderilen yazılar
İş Akışı Süreci Kurum Dışı, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından istenilen bilgilerin düzenlenerek ilgili makamlara sunulmasına ilişkin yazışmalar Kurulu Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu, Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. duyuruların birimlere duyurulması Havran Meslek u birimleriyle Balıkesir Üniversitesi bünyesinde yürütülen bürokratik ve idari hizmetlere ilişkin yazı işlerinin yürütülmesi. Kurum Dışı, Kamu Kurum ve Kuruluşlardan çeşitli konularla ilgili rapor istek yazılarına istinaden birimlerden bilgi toplanır, bu bilgiler yazıda istenilen formata uygun olarak raporlar haline getirilip, postalanmak üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. birimlerinden gelen ve gündem niteliğindeki yazışmalar listelenerek taslak gündem oluşturulur. toplantı tarihini ve saatini belirledikten sonra çağrı yazısı yazılır ve tüm üyelere gönderilir, ayrıca telefon ile de teyit edilir. Toplantı ile ilgili imza sirküleri, toplantı tutanağı, gündem listesi ve gündemde yer alan konular ile ilgili dokümanlar sıralanarak toplantı dosyası oluşturulur. Toplantı öncesi üye sayısı kadar gündem listesi çoğaltılır ve üyelere verilmek üzere salona götürülür. Toplantı sonrasında karar örnekleri hazırlanır ve ne imzalatılır. Karar örnekleri üst yazı ile ilgili birimlere gönderilir. Toplantıya ait kararlar tüm üyelerin imzası açılarak düzenlenir ve imzalar tamamlandıktan sonra ilgili deftere yapıştırılır. Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait duyurular ilgili birimlere gönderilmek üzere üst yazı hazırlanır ve bu duyurular hazırlanan üst yazının ekinde gönderilmek üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. -İlçe Kaymakamlığı ve Kamu Kurum ve Kuruluşlarının -Birimlerin -Rapor -Birimlerden Gelen Resmi Yazılar ve Ekleri -Üyelere Gönderilen Çağrı -İmza Sirküleri -Kurumlardan gelen yazılar -Birimlere gönderilen yazılar