Sayfa 1 / 5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümanların (Kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Görev Tanımları, Kalite Planları ve Destek Dokümanları ve Dış kaynaklı dokümanların) standart bir formatta ve kapsamda hazırlanması, onaylanması, revizyonu, yürürlükten kaldırılması ve muhafazası için bir sistem oluşturmaktır. 2. SORUMLULAR Bu prosedürün hazırlanmasından Yönetim Temsilcisi, uygulanmasından tüm birimler sorumludur 3. TANIMLAR KYS: Kalite Yönetim Sistemi Kurum: İhtiyat Sandığı Dairesi 4. UYGULAMALAR Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının üst antet kısmı aşağıdaki başlıklardan oluşur. Logo Kuruluş Adı Doküman Adı Doküman No Kuruluşun logosu yer alır Kuruluşun ticari unvanı yer alır Doküman adı yazılır ISD-XXX-Y-ZZZ ISD: İhtiyat Sandığı Dairesi XXX: Doküman kodu (Harf) KEK: Kalite El Kitabı PRO: Prosedür GOR: Görev Tanımı TAL: Talimat LIS: Liste PLA: Plan FOR: Form YY: Doküman numarası (Sayı) sıralı veya rastgele doküman no verilir.
Sayfa 2 / 5 ZZZ: Doküman alt numarası (Sayı) sıralı veya rastgele doküman no verilir. (Prosedürlerde ve Görev Tanımlarında belirtilmez). Prosedürler ve Görev Tanımları için doküman no örneği ISD-PRO/GOR-01 (99) Talimat, Liste, Plan ve Form için doküman no örneği ISD-TAL/LIS/PLA/FRM-01(99) (Ait olduğu prosedür numarası verilir) -001(999) 01 numaralı prosedürün 001 numaralı formu için doküman no örneği: ISD-FRM-01-001 Yayın Tarihi Revizyon No ve Tarihi Sayfa No Dokümanın ilk yayın tarihini (gün/ay/yıl) belirtir Dokümanın uğradığı revizyon sayısı ve revizyonun yapıldığı tarih belirtilir XXX-gün/ay/yıl XXX: Revizyon Sayısı Sayfa numarası/toplam sayfa sayısını belirtir Kalite Yönetim Sistemi; Kalite El Kitabı ve Prosedürlerin alt antet kısmı aşağıdaki başlıklardan oluşur. Hazırlayan Onaylayan Uyarı Dokümanı hazırlayan birimin unvanı bulunur Dokümanın yürürlüğe girebilmesi için onay verenin unvanı bulunur Dokümanın basılması halinde kontrolsüz kopya olacağını belirten ibare Prosedür ün içeriği aşağıdaki başlıklardan oluşur Basılması durumunda kontrolsüz kopyadır. En güncel durumu Kalite Yönetim Sistemi WEB Sitesindedir Amaç Prosedür ün ne amaçla hazırlandığını belirtir. Sorumlular Prosedürü hazırlayan, uygulayan, uygulamada görev ve sorumluluk alan birimlerin adı yazılır.
Sayfa 3 / 5 Tanımlar Uygulamalar İlgili Dokümanlar Prosedürde belirtilen terim veya kavramların açıklaması yazılır. Yapılacak işin ve uygulamaların safhaları (ne yapılacak, nerede yapılacak, neden yapılacak, nasıl yapılacak, ne zaman yapılacak) ve sorumluları belirtilir. Prosedürde atıf yapılan diğer prosedürlerin, talimatların, kalite planlarının ve destek dokümanlarının adı yazılır. Kalite El Kitabının, içeriği tanımlandığı şekilde olacaktır. Görev Tanımı, Talimat, Liste, Plan ve Formların alt antet kısmı bulunmayacaktır. İhtiyat Sandığı Dairesinin verdiği hizmetlerde daha önce kullanılan formlar ilk halleriyle kullanılacaktır. 4.1. DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI Kalite Yönetim Sistemi dokümanları Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili birim personelinin de yardımıyla hazırlanır. 4.2. DOKÜMAN NO VERİLMESİ Yönetim Temsilcisi tarafından dokümanlara yukarıda üst antet kısmında Dokuman No da belirtilen şekilde verilir. 4.3. REVİZYON NO VERİLMESİ Yönetim Temsilcisi tarafından dokümanlara üç basamaktan oluşan sıralı revizyon numarası verilir. Dokümanlar ilk yayınlandığında Revizyon No 00 olarak belirtilir. Dokümanın revize olması durumunda revizyon no bir arttırılarak yeni revizyon numarası verilir 4.4. YAYIN TARİHİ VERİLMESİ Yönetim Temsilcisi tarafından dokümanın ilk yayın tarihi gün/ay/yıl olarak verilir. Doküman revizyon olması durumunda Yayın Tarihi değişmez. 4.5. DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN Yönetim Temsilcisi veya ilgili birim sorumlusu tarafından dış kaynaklı dokümanların kapak sayfasına veya görülebilecek uygun bir yerine aşağıdaki ibarelerin yer aldığı bir etiket basılarak kodlama sağlanır. Doküman No DIS-XXX XXX (sayı), sıralı veya rastgele
Sayfa 4 / 5 Yayın Tarihi Revizyon No Dış kaynaklı dokümanın yayın tarihi belirtilir Dokümanın bulunan baskılarının revizyon numarası belirtilir. 4.6. DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI VE ONAYLANMASI Dokümanların hazırlanması ve onaylanması aşağıdaki tablo esas alınarak gerçekleştirilir Doküman Adı Hazırlayan Onaylayan Kalite El Kitabı Yönetim Temsilcisi Müdür Prosedür Yönetim Temsilcisi Müdür Görev Tanımı Yönetim Temsilcisi Müdür Talimat Yönetim Temsilcisi Müdür Liste İlgili Birim Sorumlusu İlgili Birim Amiri Plan İlgili Birim Sorumlusu İlgili Birim Amiri Form İlgili Birim Sorumlusu İlgili Birim Amiri Dış Kaynaklı Dokümanlar - - Yönetim Temsilcisi hazırlanan tüm kalite yönetim sistemi dokümanlarının onaylanmadan önce bu prosedüre göre uygunluğunun kontrolünü yapar. Dokümanların hazırlanma ve onaylanmasında bir anlaşmazlık durumunda Yönetim Temsilcisinin kararı uygulanır. Doküman değişiklikleri veya güncellemelerini kimin yapacağına Yönetim Temsilcisi karar verir. 4.7. DOKÜMANLARIN DAĞITIMI Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan Kalite Yönetim Sistemi dokümanları Kalite Yönetim Sistemi WEB sunucusuna konur. Çıktısı alınan dokümanlar kontrolsüz kopyadır. Kalite Yönetim WEB sitesine erişim kontrollüdür. Yönetim Temsilcisinin kullanıcı ve doküman yönetimi (yeni tanımlama, güncelleme, silme) hakkı vardır. Diğer kullanıcıların sadece dokümanları görme hakkı vardır.
Sayfa 5 / 5 Yönetim Temsilcisi, dış kaynaklı dokümanların dağıtımının gerekli olduğu durumlarda; aslından fotokopi yaptırılması suretiyle Doküman Dağıtım Formu ile ilgili birimlere Dış Kaynaklı Dokümanların dağıtımını gerçekleştirir. 4.8. DOKÜMANLARDA DEĞİŞİKLİK (REVİZE) YAPILMASI Dokümanlarda değişiklik yapılması gerektiği (iş tetkik, belgelendirme tetkiki veya talep) durumlarda Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep ve İzleme Formu ile Yönetim Temsilcisine bildirilir. Yönetim Temsilcisi Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürüne göre dokümanda değişiklik yapılmasını sağlar. 4.9. DEĞİŞİKLİK (REVİZE) YAPILAN VEYA İPTAL OLAN DOKÜMANLARIN KALDIRILMASI Değişiklik (Revize) yapılan veya İptal olan dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafında Kalite Yönetim Sistemi WEB Sitesinden güncellenir. 4.10. DOKÜMANLARIN GEÇERLİLİĞİNİN KONTROLÜ Kalite Yönetim Sistemi WEB Sitesinde bulunan dokümanlar en güncel dokümanlardır. Basılması veya bir kopyasının dijital olarak alınması durumunda geçerli değildir. 4.11. DOKÜMANLARIN MUHAFAZASI Kalite Yönetim Sistemi WEB Sitesi Yedekleme ve Arşiv Talimatı na göre yedeklenir. Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının bir kopyasını kendisinde bulundurur. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Talep ve İzleme Formu Yedekleme ve Arşiv Talimatı