Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:1/5 1. Amaç: Tarsus Devlet Hastanesi Ana Hizmet Binası ve Ek Hizmet Binası hizmetleri ve faaliyetleri sonucunda oluşan her türlü arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi niteliği kazanacak olan arşivlik malzemenin herhangi bir sebepten dolayı kayba uğramasını engellemek, uygun şartlarda korunmalarını sağlamak, hasta dosyalarını asli düzenleri içerisinde tasnif etmek, dosyaların ne şekilde kabul edileceği ve içerisinde bulunması gereken muhteviyatı yazılı olarak belirlemek, dosyalama işlemlerinde standart dosya planını uygulamak ile arşivden alınması ve iadesi, lüzum kalmaması halinde ayıklama ve imhasına dair esasları düzenlemektir. 2. Kapsam: Bu prosedür arşiv birimini kapsar. 3.Kısaltmalar: ARŞ:Arşiv PR:Prosedür TİG: Tanı İlişkili Gruplar YTKİY: Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yöneticiliği 4. Tanımlar: Hasta dosyası : Yataklı tedavi kurumlarına müracaat eden hastaların muayene teşhis ve tedavi evrakının muhafaza edildiği kartondan imal edilmiş saklama dosyasıdır. Standart Dosta Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Sabit Dosya Numarası: Yatarak tedavi olan hastaların almış oldukları hasta kayıt numaralarının tek bir dosya numarasında birleştirilmesi işlemidir. 5.Sorumlular: Bu prosedürün uygulanmasından arşiv personeli sorumludur 6.Faaliyet Akışı: 6.1. Arşiv Planı: 6.1.1. Ana Hizmet Binası Arşiv Birimi zemin kat ve 1.2.3. katlardan oluşmaktadır. Zemin katta 1997-2002 yılları arasındaki dosyalar yer almaktadır. 6.1.2. 1. Katta L1 odasında 2006 yılı yatış dosyaları 1-55raf, 2011 yılı yatış dosyaları 56-94 raf, 95-101raf ve adli vaka tutanakları bulunur. L1 odası içerisindeki odada adli vaka röntgen filmleri yer almaktadır.arşiv büro odasında L1odası devamı olan 107-110 rafları, L2odasının 1-6 rafları, L2 odası 7-30 rafları yer almaktadır. 6.1.3. 2. Katta M odası 2003-2004 yılı yatış dosyaları, 2004-2005 yılı yatış dosyaları, Satın alma Birimi Arşivi, Faturalandırma Birimi Arşivi ve hasta yatış dosyaları bulunan R odası vardır.
Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:2/5 6.1.4. 3. Katta 2007-2008-2009 yılı hasta yatış dosyaları, ayaktan hasta onam evrakları, SSK muhasebe evrakları, Özlük Birim Arşivi, Sağlık Kurulu Arşivi, Satın Alma Birim Arşivi, adli evrak ve adli röntgen filmi arşivi yer almaktadır. 6.1.5. Ek Hizmet Binası nda Başhekimlik Arşiv Odasında 2012-2013 yılları dosyalarıyla 2013 yılı adli vaka klasörleri, 2011-2012 Kadın Doğum Salon Defterleri, Ameliyathane defterleri yer almaktadır. 6.1.6. Ek Hizmet Binası Başhekimlik Zemin Katta 2000-2009 yılları arası hasta yatış dosyaları yer almaktadır. 6.1.7. Ek Hizmet Binası Poliklinik Zemin Katta 2002-2010-2011-2012 yıllarına ait hasta yatış dosyaları 2009 yılından 2012 yılına kadar adli vaka klasörleri, 2000-2007 yılları arasındaki hasta kabul defterleri ve 2000-2008 yılları arası Kadın Doğum kayıt defterleri vardır. 6.2. Arşiv Biriminde kimlerin çalıştığı listelenir ve çalışan personele yönelik yetkilendirme yapılır. Arşiv Biriminden ayrılan personel olursa veya yeni gelen personel olursa liste güncellenir. Arşiv Birimine Arşiv çalışanları ve kurum yetkilileri dışında kimse giremez.yetkilendirme aşağıdaki tablodaki gibidir. HASTANE YÖNETİCİSİ BAŞHEKİM BAŞHEKİM YARDIMCISI İDARİ VE MALİ HİZMETLER MÜDÜRÜ İDARİ VE MALİ HİZMETLER MÜDÜR YARDIMCISI ARŞİV BİRİM SORUMLUSU ARŞİV BİRİM ÇALIŞANLARI
Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:3/5 6.2.1. İdari ve Mali Hizmetler Müdürü: İdari ve Mali Hizmetler Müdürü bu alandaki görevini hastane yöneticisi onayı ile bir Hastane Müdür Yardımcısına devreder. 6.2.2. İdari ve Mali Hizmetler Müdür Yardımcısı: İdari ve Mali Hizmetler Müdürünün teklifi ve hastane yöneticisi onayı ile belirlenir. Arşivin işleyişini kontrol eder; eksiklikleri tespit edip düzeltilmesini sağlar. Yangına, rutubete, haşerelere karşı önlem alınmasını sağlar. Arşivle ilgili teknik ve maddi imkanları sağlatır. Arşivle ilgili yazışmaların yapılmasını sağlar. 6.2.3. Arşiv Birim Sorumlusu: Arşiv çalışanları ile birlikte; arşive hasta dosyaları, servislerde işi biten defter, form vb evrakların kabulünü yapar. Malzemelerin arşivdeki düzenini sağlar.dosya ve evrakların bulunmasını sağlar. Kullanıma verilen evrakların Arşive geri teminini sağlar. 6.2.4. Arşiv Birim Çalışanları: Arşiv Birim Sorumlusu ile birlikte; arşive hasta dosyaları, servislerde işi biten defter, form vb evrakların kabulünü yaparlar. Dosyaların uygun şekilde dizilmesini sağlarlar. Hasta dosyasındaki evrakları tarayıcıda tarayarak elektronik arşiv oluştururlar. 6.3.Hasta Dosyalarının Arşivlenmesi: 6.3.1. Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği nin 66. Maddesi ne göre hastane kliniklerine yatırılan hastalara ait işi biten dosyalar sırasıyla servis sorumlu hemşiresi, TİG görevlisi, faturalandırma görevlisi kontrollerinden geçtikten sonra Arşiv Birimine ARŞ.FR.03 Hasta Dosyasında Bulunan Evraklar Formu ile teslim edilir. 6.3.2. Hasta Dosyasında Bulunan Evraklar Formu ile hasta dosyaları için standart bir dosya içeriği belirlenmiştir. Teslim alma aşamasında dosya düzeni kontrol edilir.kontrolü yapılıp teslim alınan dosyalar bilgisayar ortamında elektronik arşiv programından da teslim alınıp, her bir dosyaya arşiv numarası verilir. Arşiv görevlisine teslim edilecek dosyanın muhtevasına göre her hangi bir evrakın eksik olup olmadığını kontrol etmek teslim edenin sorumluğundadır. Eksik olan dosya olması durumunda arşiv programından eksik evrak işaretlenerek sorumlu hemşireye eksikler tamamlanıp tekrar getirmesi için teslim edilir. Arşive teslim edilen dosyalar Standart Dosya Planına uygun olarak teslim alınır. 6.4.Arşiv numarası ile numaralandırılan dosyalar dolap ve raf numarası ile birlikte Arşivde sağlıklı korunabilecek şekilde numara sırasına göre düzenlenir. Elektronik arşiv programında arşiv numarası her hastaya bir kez verilir. Hastanın tüm yatışları tek dosyada birleştirilerek muhafaza edilir. 6.5. Arşivden istenen hasta dosyaları: 6.5.1.Doktor tarafından (daha önceki tetkikler incelenmek için), Savcılık tarafından ( dava ve soruşturmalar için), İl Sağlık Müdürlüğü tarafından (araştırmalar için), hasta tarafından istendiğinde (hastanın kendisine veya hastanın avukatına) hasta dosyası fotokopisi (bilgi edinmek için) resmi yazı istenir. İstenen hasta dosyaları posta zimmet defterine kaydedilerek verilir. Hastanemizde tedavi gören
Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:4/5 hastalara ait tıbbi dokümanların fotokopileri talep edildiği zaman Hasta Hakları Yönetmeliği ve -Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi doğrultusunda; -Hastanın kendisine yazılı müracaatı ile verilebilir. -Hastanın küçük, temyiz kudretinden yoksun veya kısıtlı olması halinde velisi veya vasisinin yazılı müracaatı ile verilebilir. Hasytanın birinci derece yakınına hastanın yazılı izni ile verilebilir. -Adli vaka ve Ex hasta dosyaları sadece gerekçeli yazı ve Başhekimlik onayı ile verilebilir. 6.5.2.Hasta dosyalarının aslı talep edildiği durumda dosyanın içindeki evraklar tek tek ARŞ.FR.06 Arşiv Birimi Dışına Çıkan Hasta Dosyası Aslı Devir Teslim ve Takip Formuna kaydedilerek teslim edilir. 6.5.3.Verilen hasta dosyaları iade edilene kadar takibi yapılır ve dosyanın muhafazası sağlanır. 6.5.5 Arşivden alınan dosyalar belirlenen süre içerisinde gelmelidir. Bazı durumlarda (hasta yatış, savcılık vb.) bu süre uzamaktadır. 6.6.Arşivde dosyalar sağlıklı korunabilecek şekilde numara sırasına göre düzenlenir. 6.7.Yangın sel, tabi afet gibi konularda gerekli tedbirler alınır.(tahliye talimatına göre) 6.8.Arşiv odasına yakıcı madde ile girilmesi yasaktır. 6.9.Arşiv hizmetleri için kullanılacak her türlü malzeme hastane idaresi tarafından temin edilir. 6.10.Arşivin güvenliği azami şekilde sağlanır. 6.10.Adli vakalara ve diğer hasta dosyalarına ilişkin tüm tahlil tetkik sonuçları ile her türlü kayıt dokümanlar ve hasta dosyalarının en az yirmi yıl süreyle yataklı tedavi kurumunun arşivinde muhafazası zorunludur. 6.11. Evrakların Arşiv süreleri ve İmha İşlemleri ile ilgili hususlar 3473 Sayılı Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi kapsamında değerlendirilir. Hasta dosyalarının arşive kabulü sırasında; Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğinde belertilen esaslar hükmü uygulanır. (Y.T.K.İ.Y. madde 12) Malzemenin Adı Ve Konusu Saklama Süresi Düşünceler Hasta Yatış Dosyaları Süresiz Kurumda Saklanır, İmha Edilmez Ameliyat Defterleri Süresiz Kurumda Saklanır Anestezi Defterleri Süresiz Kurumda Saklanır Hasta Yatış Defterleri 20 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Poliklinik Kayıt Defterleri 20 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Laboratuar Defterleri 10 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Eeg-Emg Kayıt Defterleri 10 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Endoskopi Kayıt Defterleri 20 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez
Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:5/5 Kolonoskopi Defterleri 20 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Doğum Kayıtları Dosyası Süresiz Devlet Arşivine Gönderilmez Sağlık Kurulu Defterleri 20 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Klinik Tedavi Defterleri 20 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Yoğun Bakım Defterleri 10 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Küçük Cer. Müd. Defterleri 10 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Aşı Kayıt Defterleri 2 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Ayıklama Ve İmha Tutanakları 10 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Kurum İçi Ve Dışı Yazış Dosyası 5 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Arşiv Mevzuatı Dokümanı Süresiz Kurumda Saklanır Dosya Planı Yönetmeliği Süresiz Kurumda Saklanır Genelgeler (İç-Dış) 2 Yıl Devlet Arşivine Gönderilmez Muhtelif Yazışmalar 5 Yıl İmha Komisyonunca Değerlendirilir 7.İlgili Dokümanlar: ARŞ.FR.03 Hasta Dosyasında Bulunan Evraklar Formu ARŞ.FR.02 Dosya Muhteviyatı Döküm Formu ARŞ.FR.05 Kayıt Defterleri Arşiv Listesi Formu ARŞ.FR.06 Arşiv Birimi Dışına Çıkan Hasta Dosyası Aslı Devir Teslim ve Takip Formu Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi