1. TAŞINIR MAL YÖNETİMİ MALZEME 1.1. Tanımlar Malzeme Grupları Birim Setleri Birimler İstek İptal Nedenleri Özel Kodlar Depo Tipi Taşınır Taşınır Hesap Düzeyleri TMY IU Kod Eşleşmesi Uyarı Tanımları Ambarda Bulunabilecek Kullanıcı Birim Eşleştirme Hesap Düzey Kodu Belirleme Etken Maddeler Etken Madde Ekle/Güncelle Kullanıcı Görev Yetkileri İstek Tipleri Malzemenin SUT Özellikleri Malzeme Giriş-Çıkış FişTanımlama Etken Madde Tanımları 1.2. İşlemler 1.2.1. Günlük İşlemler Malzeme modül grubu > Taşınır yönetimi modülü >İşlemler >Günlük işlemler 1.2.1.1. Depodan İstenenler Ana depolardan yapılan isteklerin listelendiği ve gerekli karşılamaların yapıldığı ekrandır. İstek bir depodan ya da birimden yapılabilir. İstenen malzemelerin tamamı ya da bir kısmı karşılanabileceği gibi muadili de verilebilir. Ayrıca istenen istek kalemi herhangi bir karşılama yapılmadan önce reddedilebilir. Fonksiyon butonları: Listele: Üst bölümde seçilen arama kriterlerine göre listeme işlemini başlatır.
Yeni: Karşıla: Yapılan isteğin karşılanması için karşıla butonuna basabileceğiniz gibi üstteki gridde ilgili isteğe çift tıklamada yapabilirsiniz. Eğer alttaki gridde en soldaki checkbox kutucuğunda hiçbir işaretleme yapılmamışsa, istekteki bütün malzemeler üzerinde karşılama yapılacağı anlamına gelir. Eğer istenen malzemelerden bir veya birkaçı üzerinde karşılama işlemi yapmak isteniyorsa, alttaki gridde ilgili malzeme satırlarının işaretlenmesinden sonra karşıla butonuna basılması gerekmektedir. Reddet: Reddet butonu, istek fişinin bir bütün olarak reddedilmesini sağlar. İstek kalemleri bazında reddetme işlemi ise bundan farklıdır, Karıştırılmaması gerekmektedir. Şekil 1: Günlük İşlemler / Depodan İstenenler Şekil 2: Günlük İşlemler / Depodan İstenenler
Satır Bazında Reddet: İstek fişinde birden fazla malzeme satırı olabilir. İstenen malzeme satırlarından bir kısmında karşılama yapılabileceği gibi bir kısmının da reddedilmesi istenebilir. Bu durumda herhangi bir malzeme istek satırının reddedilmesi için, alttaki gridde durum bilgisi Sorumlu Onayı Bekliyor olan satırlar üzerinde sağ tıklama yapılarak Reddet denilir ve daha önceden tanımlanan reddetme seçeneklerine göre reddetme işlemi yapılır. Kısmı karşılama, tümünü karşılama yada muadil verilmiş satırlar üzerinde bu işlem yapılamaz. Şekil 3: Satır Bazında Reddetme
Şekil 4: İptal Nedeni Malzeme İstek İade: Hatalı olarak karşılanan malzemelerin iade edilip tekrar işlem yapıldığı ekrandır. Buradan ilgili fişin üzerinde sağ tuş malzeme istek iade denilir ve hatalı olan malzeme seçimi yapılır ve malzeme geri stoğa alınıp tekrar karşılamada doğru olan miktar yazılıp karşılama tamamlanır. Şekil 5: Malzeme İstek İade
Farklı Malzeme İle Değiştirme: İstek fişinde karşıla dedikten sonra hatalı olarak istenen malzemenin üzerine gelinip sağ tuş Farklı Malzeme ile Değiştir fonksiyonu ile doğru olan malzeme seçilir ve karşılama işlemi tamamlanır. Bu tür işlemler alt gridde farklı renk ile gösterilir. Şekil 6: Farklı Malzeme İle Değiştirme Şekil 7: Farklı Malzeme İle Değiştirme Ana Ekran Görüntüsü
Geçmişi Göster: İstek Fişinde istenen malzemenin üzerine gelinip sağ tuş Geçmişi Göster dediğimizde ilgili birim-ambara ne zaman ne kadar çıkış yapıldığı ve ilgili biriminde malzemenin stok bilgisine ulaşılabilir. Şekil 8: Geçmişi Göster Onay Bekliyor Durumuna Getir: İptal edilmiş olan malzeme satırının Sorumlu Onayı Bekliyor Durumuna getirilmesini sağlar. Sadece iptal edilmiş satırlar üzerinde bu işlem yapılabilir.
Şekil 9:Onay Bekliyor Durumuna Getir Tamamlandı Durumuna Getir: Yapılan istek fişi üzerinde yeterince karşılama yapıldığı düşünüldüğü durumda, isteği kapatmak için üstteki griddeki istek satırı üzerinde sağ tıklayarak Tamamlandı Durumuna Getir işlemi ile istek kapatılır. Bu işlem yapıldıktan sonra ilgili istek üzerinde herhangi bir karşılama işlemi yapılamaz. Şekil 10: Tamamlandı Durumuna Getir Yazdır:
İstek fişi üzerinde yapılmış olan karşılamaların detaylı raporlanması için kullanılan ekrandır. Şekil 11: Yazdır 1.2.1.2. Depoya İstenenler Servis ambarları ve birimler malzeme isteklerini depoya istenenler bölümünden yapabilirler. İsteği yapan ambar yâda birimin hangi ambardan malzeme isteğinde bulunduğu izlenebilmektedir. Ana depoya yapılan malzeme istekleri depodan istenenler bölümünün den takip edilir ve işleme alınır. Ambar alanından yetkili olduğunuz depoyu seçelim. Şekil 12:Depoya İstenenler
Bilgi alanları: İstek Tarihi: Malzemenin istendiği tarih İsteyen Ambar / Birim: Malzemeyi isteyen ambar yada birim İsteyen Kullanıcı: Malzemeyi isteyen kullanıcının ismi İstenen Ambar: Malzeme isteğinin yapıldığı ambar İstek Durumu: İşlemin o anki durumu Şekil 13:Depoya İstenenler Bilgi Alanları Yeni fonksiyon butonuna tıklayarak malzeme istek ekleme ekranını açalım.
Şekil 14: Depoya İstenenler Malzeme Ekleme İstenen ambar seçildiğinde boş ekranda sağ tuş Ekle seçilerek taşınır seçim ekranı açılır. Şekil 15: Depoya İstenenler Malzeme Ekleme
Şekil 16: Taşınır Seç Ekranı Bilgi alanları Fiş No: Otomatik verilir. Fiş Tarihi: Günün tarihi Belge No: Malzeme istekleri belge numarası yazılarak takip edilebilir. İsteyen Ambar: İstek de bulunan ambar. İstenen Ambar: İstek yapılacak ambarın seçimi yapılır. Özel Kod: Özel İşlem Kodu: İstek de bulunulacak taşınırlar seçilerek tamam, butonuna tıklanır.
Şekil 17: Malzeme Ekleme Onay butonuna tıklanarak istek yapılır. Şekil 18: Onay Onay denildikten sonra Yazdır butonundan çıktı alınıp imza karşılığında ilgili görevlilerce malzeme temini yapılır. Fonksiyon butonları
Listele: Üst bölümde seçilen arama kriterlerine göre listeme işlemini başlatır. Yeni: Malzeme istek ekranını açar. Değiştir: Yapılan malzeme isteklerini değiştirmek üzere tekrar açar. İptal: Yapılmış malzeme isteklerini iptal eder. İncele: Yapılan malzeme isteklerini incelemek üzere tekrar açar. Yazdır: Malzeme istek çıkış belgesi, istek fişi yazdırır. Kapat: Ekranı kapatır. Şekil 19: Fonksiyon Butonları
1.2.1.3. Taşınır Hareketleri Şekil 20: Taşınır Hareketleri Fonksiyon Butonları: Listele: Taşınır hareketlerinin listelenmesini sağlar. Değiştir: Yapılan işlemi değiştirilmesi ve düzeltilmesini sağlar. İptal: Yapılan işlemin iptalini sağlar. İncele: Yapılan işlemin inceleme ekranı, işlem yapılamaz. Barkod Yazdır: Yapılan çıkış işlemine ait malzeme barkodu yazdırır. Yazdır: Yapılan işlemin fişini yazdırır. Yeni: Giriş İşlemler: Bedelsiz Giriş Bağış ve Yardım Sayım Noksanı Takas Giriş İade Giriş İç İmkanlar ile Üretim Açılış Fiili Sayım Miad Uzatımı Giriş Devir Suretiyle Giriş:
Kurum İçi Devir Giriş Kurum Dışı Devir Giriş Giriş İşlemleri Ekranı Şekil 21: Giriş İşlemleri Ekranı Çıkış İşlemleri: Kullanılmaz Hale gelme / Yok olma /Sayım Noksanı Takas Çıkış Tüketim Suretiyle Çıkış İade Çıkış Hurdaya Ayırma Miad Uzatımı Çıkış Kullanım Suretiyle Çıkış Satış Suretiyle Çıkış Devir Suretiyle Çıkış: Kurum İçi Devir Çıkış Kurum Dışı Devir Çıkış
Çıkış İşlemleri Ekranı Şekil 22: Çıkış İşlemleri Ekranı Diğer İşlemler: Ambar Transfer Fişi İhtiyaç Fazlası Bildirim Diğer İşlemler Ekranı
Şekil 23: Diğer İşlemler Ekranı Tüketim Suretiyle Çıkış: Birimlerin/Ambarların kullandıkları malzemelerin çıkış işleminin yapıldığı ekrandır. Günlük İşlemler - Taşınır Hareketleri - Çıkış İşlemler-Tüketim suretiyle çıkış fişi tıklandığında kullanıcıya tanımlı depo otomatik gelir ve seçim yapılır Şekil 24: Tüketim Suretiyle Çıkış
Ambar seçimi yapıldıktan sonra ambar altında yer alan kullanıcıya tanımlı Birim listesi gelir, buradan hangi birime çıkış yapılacaksa o birim seçilir, Şekil 25: Çıkış Birimi Seçme Birim seçimi yapıldıktan sonra boş ekranda sağ tuş Ekle yapılarak depo stok bilgisi gelir, buradan hangi malzemenin o birime çıkılacağı seçilir ve çift tık veya ekle denilerek malzeme alt satıra alınır bu şekilde malzemeler listelenir ve miktarları yazılır ve kaydet denilir. Şekil 26: Taşınır Seç Ekranı
Ana ekrana gelen malzemeler kontrol edilerek kaydet denilir ve işlem tamamlanır. Şekil 27: Tüketim Çıkışı Ekranı Şekil 28: Yapılan Çıkış İşlemi Görünümü
1.2.1.4. Hastaya Yapılmış İstekler Doktor orderlardan yapılan isteklerin listelendiği ve bu isteklerin depolar tarafından karşılamasının yapıldığı ekrandır. Birimler için kaynak planlamadan servis transfer ambarı tanımlanmış ise hastalara yapılan malzeme istekleri hastaya yapılmış isteklerden karşılanır. Şekil 29: Hastaya Yapılmış İstekler Servis seç bölümünden kullanıcı yetkili olduğu servise yetki verir ve o servis ile ilgili işlem yapabilir. Kullanıcı buradan kendine yetki vermezse ilgili servis üzerinde işlem yapamaz.
Şekil 30: Servis Seç İlgili istekler karşılandıktan sonra parti kapat denilir ve parti/partiler kapatılır. Hasta bazlı ve servis bazlı çıktılar otomatik gelir. Şekil 31: Hastaya Yapılmış İstekler
Partiler alanına tıklandığında kullanıcının kapatmış olduğu partiler gelir, buradan kullanıcı bir veya birden fazla partiyi birleştirmek isterse ilgili parti işaretlenir yazdır alanından birleştirilmiş parti listesi alınır. Tüm kullanıcıları göster tıklandığında diğer kullanıcıların kapatmış olduğu parti bilgileri gelir. Şekil 32: Parti Geçmişi Şekilde K.D.C Servisi 1 (Birimin) servis transfer ambarı Eczane deposu olarak tanımlanmıştır. K.D.C Servisi 1 servisinin Eczane ambarından yaptığı isteğin durumu bekliyor olarak görünmektedir.
Şekil 33: İstek Durumu Değiştir fonksiyon butonuna tıklanarak hastaya malzeme istek cevap ekranı açılır. Şekil 34: Hastaya Malzeme İstek Cevap İstek Kabul Kabul Et fonksiyon butonuna tıklanarak istek kabul edildi durumuna getirilir.
Şekil 35: İstek Kabul İstek Hazırla Hazırla fonksiyon butonuna tıklanarak istek hazırlandı durumuna getirilir. Depodan stok hareketinin olduğu bölüm burasıdır. Alınan uyarı sonrasında parti hareketi oluşturulması gerekmektedir (Manuel parti takibi yapan kurumlarda kullanılır.) Şekil 36: İstek Hazırla
Gönderilen malzemeler başlığı altındaki ( ) Miktar hücresine tıklanır. Parti bazında stok miktarı, UBB kodu seçilir. Tamam, butonuna tıklanır. Şekil 37: Parti Bazında Çıkış İşleme onay verilerek Hasta barkodu ekranı açılır. Şekil 38: Hasta Barkodu
İstek Gönder Gönder fonksiyon butonuna tıklanarak işlem onaylanır ve istek gönderilir. İstek gönderildi durumuna getirilir. Şekil 39: İstek Gönder 1.2.1.5. Hastaya İşlenen Malzemeler Hastaya direk malzeme ekleme/tabela ile malzeme eklemek için kullanılan ekrandır. Kullanıcı birim seç alanından hastanın birimini seçer seçim yapmayıp direk listele denildiğin de tüm hastalar ve birimleri gelir, buradan hastalar protokol veya ad soyada göre aranır.
Şekil 40: Hastaya İşlenenler Ekranı İşlem yapılmak istenen hastanın üzerine gelindiğinde sağ tarafta bulunan alanda hastaya daha önce işlenmiş ilaç/malzeme listesi gelir, burada malzeme/ilacın kimin işlediği ne zaman işlediği bilgisine ulaşılır. Sağ tık ile açılan alanlar: Ekle: Hastaya malzeme/ilaç eklemek için kullanılır. Sil: Malzeme/ilacı silmek için kullanılır Tarih değiştir: İşlenen Malzeme/İlacın tarihi değiştirilir.
Şekil 41: Hastaya İşlenenler Ekranı İlgili hasta üzerinde sağ tık ekle denildiğinde açılan ekranda kullanıcıya tanımlı ambar seçilir ve sağ tarafta ambarda bulunan malzeme/ilaç listesi gelir. Buradan kullanıcı adı bölümünün altına yüzde işareti ile eklemek istediği malzeme/ilacın adını yazar, seçilen malzeme/ilacın üzerine çift tık veya ekle ye basarak alt tarafa atılır miktar yazılır ve kaydet e basılır. Şekil 42: Malzeme İşle
Hastaya malzeme/ilaç ekleme işlemi tamamlandıktan sonra partiyi kapat tıklanır ve parti kapatılır. Şekil 43: Hastaya İşlenenler Ekranı Partiler alanına tıklandığında kullanıcının kapatmış olduğu partiler gelir, buradan kullanıcı bir veya birden fazla partiyi birleştirmek isterse ilgili parti işaretlenir yazdır alanından birleştirilmiş parti listesi alınır. Tüm kullanıcıları göster tıklandığında diğer kullanıcıların kapatmış olduğu parti bilgileri gelir.
Şekil 44: Parti Geçmişi 1.2.2. Stok Seviyesi Belirleme: Seçilen ambarın Maksimum, Minimum ve Uyarı seviyelerinin girildiği ekrandır. Ekranda ambar seçimi yapılıp listele denildiğinde gelen malzeme listesinde uyarı seviyesi girilecek malzemenin ilgili alanlarına rakamlar girilir ve kaydet denilir. Girilen uyarı rakamları Ambar Stok durumu ekranında kullanıcıyı renk olarak uyarır. Şekil 45: Stok Seviyesi Belirleme
Şekil 46: Stok Seviyesi Belirleme Renk 1.3. Gözlem Ekranları 1.3.1. Ambar Stok Durumu: Seçilen ambarın stok durumunu listeler.açılan ekranda sağ üstte yer alan Ambarlar bölümünden ilgili ambar kutucuğu işaretlenir, solda yer alan Listeleme Kriteri alanından Mevcut olanlar seçilip listele denildiğinde ilgili ambarda bulunan malzemeler listelenir. Ambar Seç
Şekil 47: Ambar Stok Durumu Şekil 48: Listeleme Kriteri Ekranda Uyarı stok seviyesi girilmiş olan malzemeler renk olarak kullanıcıyı uyarmaktadır. Ayrıca; herhangi bir malzemenin üzerinde sağ tuş aylık çıkış miktarları dediğimizde o malzemenin aylık çıkış ve ortalama bilgisine ulaşılır.
Şekil 49: Aylık Çıkış Miktarı 1.3.2. Malzeme Ambar Durumu: Hangi malzemenin hangi ambar da, ne kadar olduğu bilgisine ulaşılır. Ekrana giriş yapıldıktan sonra listele denilir gelen listede örneğin ALKOL % 96 adlı malzemenin hangi ambarlarda olduğu bilgisine ve hastane genelinde ne kadar olduğu bilgisine ulaşılır. Şekil 50: Malzeme Ambar Durumu
1.3.3. Stok Hareketleri: Herhangi bir malzemenin hareketlerinin incelendiği ekrandır. Ekran açıldıktan sonra ambar seçimi yapılır ve listele denilir. Gelen malzeme listesinde hangi malzemenin hareketlerini görmek istiyorsak o malzemenin üzerine gelinir ve hangi hareketin incelenmesi gerektiği ve hangi tarih aralığında incelenmesi gerektiği seçilir ve listele denilir. Şekil 51: Stok Hareketleri 1.3.4. Malzeme /Ambar Miad Durumu: Seçilen ambarda malzemelerin miadlarının takip edildiği ekrandır. Ekranda ambar seçimi yapılır, Tarihten Bağımsız Çalışsın kutucuğu işaretlenir ve listele denilir. Gelen malzeme listesinde Kırmızı renk olarak belirtilenlerin Miadı Geçmiş, sarı renk olarak belirtilenlerin miadı yaklaşmış yeşil renk olarak belirtilenlerin ise miadının uzun olduğu görülmektedir.
Şekil 52: Malzeme / Ambar Miad Durumu Malzemelerin miadlarının değişikliği malzeme üzerinde yapılır,hangi malzemenin miadını değiştirmek istiyorsak malzemenin son kullanma tarihi üzerinde doğru olan tarih yazılır ve Sağ tuş son kullanma tarihini güncelle denilip miad güncellemesi yapılır. Şekil 53: Malzeme Ambar/Miad Durumu
1.4. YBS (Taşınır Süreci Analizleri) 1.4.1. Anlık Malzeme Miktarı: Seçilen tarihteki stokları ve maliyetlerini listeler. Ekranda Tarih aralığı seçilir ve listele denilir. Gelen listede seçilen tarihler arasındaki ilgili ambarların stokları ve maliyetleri görülür. Şekil 54: Anlık Malzeme Miktarı 1.4.2. Ambar Transfer Hareketleri: Ana ambarların ambar transfer hareketlerini listeler. Açılan ekranda tarih aralığı seçilir Çıkış ambar ve giriş ambar seçimi yapıldıktan sonra listele denilir. Burada çıkış ambardan giriş ambarına tarih aralığındaki malzeme hareketleri ve maliyetleri listelenir. Giriş ve çıkış ambar seçimi yapılmaz ise tüm ambarlar gelir, gelen listede de filtreleme yapılarak işlem yapılır.
Şekil 55: Ambar Transfer Hareketleri 1.4.3. Ambardan Birimlere Yapılan Sarf Çıkışları: Alt depoların birimlere yaptıkları çıkışların takip edildiği ekrandır. Ekranda tarih aralığı seçilir, Çıkış ambar seçimi yapıldıktan sonra listele denilir. Gelen listede seçim yapılan ambarın birimlere yaptığı çıkışlar ve maliyetleri listelenir.
Şekil 56: Ambardan Birimlere Yapılan Sarf Çıkışları 1.5. Satın Alma 1.5.1. Tanımlar Satıcı Firmalar Alınan hizmetler Markalar Modeller 1.5.2. Alım İşlemleri Faturalar İrsaliyeler Konsinye Satın alma Toplu Malzeme Fiyatlandırma Satıcı Firma Ödemeleri 1.5.3. Satış İşlemleri Satış Faturası 1.5.4. Gözlem Ekranları Fatura Analiz Ekranı Malzeme Faturaları Analizi
1.6. Sabit Kıymetler 1.6.1. Demirbaş Hesap Düzeyleri: Malzeme modül grubu > Demirbaş modülü >Tanımlar >Hesap Düzeyleri Tüm demirbaş malzemelerinin hesap düzey kodlarının listelendiği ekrandır. Fonksiyon butonları: Listele: Üst bölümde seçilen arama kriterlerine göre listeme işlemini başlatır. Şekil 57: Hesap Düzeyleri
Yeni: Yeni hesap düzey kodu oluşturmak için açılan ekrandır. Siteme giriş yapılacak olan malzemenin hesap düzey kodu yok ise bu alana; uygun Hesap düzey kodu ve hesap düzey tanımı yazılır ve kaydedilir. Şekil 58: Hesap Düzeyleri 1.6.2. Demirbaş Kartları: Sisteme kayıtlı tüm malzemelerin listelendiği zimmeti yapılan malzemelerin ayrıştırıldığı ve aynı zamanda zimmet de yapılabildiği bir diğer ekrandır. Ekrandan malzemenin bulunduğu lokasyon zimmetli kişi ve bulunduğu depo seçilerek listelenir. Ekranda ki Çıkış Fiş Bilgileri kutucuğu seçildiğinde yeni bir yan ekran açılır ve malzeme ilgili kişiye zimmet yapılabilir.
Şekil 59: Demirbaş Kartları 1.6.3. Giriş Fişleri: Kuruma gelen malzemenin ilk kayıt ekranıdır. Bu ekrandan malzemenin girişi yapılır.
Şekil 60: Giriş Fişleri