T.C. NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ GENEL SEKRETERLİK KURUM ARŞİVİ BİRİMİ İŞ AKIŞLARININ ÇIKARTILARAK EBYS ALT YAPISININ KURULMASI BİLGİLENDİRME TOPLANTISI 2014 Hazırlayan: Öğr. Gör. Seval TOKAY 1
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. EBYS sonucunda; Yazışmalarda standartlaşma, Sevk, paraf ve onay sürelerinde kısalma, Emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf, Performans ölçümü, Bütünlüklü bilgiye ulaşım, Süreçlerin hızlanması, Sistemli arşivleme, E-İmza ile fiziksel evrak hareketini azaltma, Tanımlı Standart Dosya Planı sayesinde konu başlıklarının belirlenmesinde standartlaşma sağlanacaktır. 2
Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçiş aşamaları; Standart Dosya Planı kullanımlarında yaşanan sorunların giderilmesi Fiziksel Dosyalama Sistemlerinin Standartlaştırılması Saklama Planlarının çıkarılması Kurum fiziksel arşivlerinin düzenlenmesi EBYS eğitimlerinin verilmesi İş akışlarının analiz edilmesi ve süreçlerin çıkarılması Süreçlerin haritalandırılması Süreçlerin onaylanması Paraf, Onay, İmza yetkililerinin belirlenmesi Vekalet eden edilen tablolarının oluşturulması Yazılım için gerekli olan kullanıcı grupları, roller ve yetkilerin belirlenmesi Bilgi İşlem donanım altyapısının kurulması EBYS yazılımı alımı E-imza kullanıcılarının tespiti ve alımı Yazılımın kuruma uyarlanması Çıkarılan süreçlerin çizilmesi Süreçlerde gerekli revizyonların yapılması Test ve eğitimler Uygulama 3
Süreç Yönetimi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) oluşturma çalışmalarının temeli hangi ortamda olursa olsun üretilen evrağın ve evrak üretilmese de yapılan işin yönetimi ile başlar. Yapılan bir işin başında, gelişim sürecinde veya sonucunda evraklar veya başka süreçler oluşur. İş akışları ve belge yönetimi iki ayrı kulvarda ancak sürekli etkileşim halinde ve ayrılamaz olan iki ayrı sistemdir. Bir belgeyi yönetmek amacında isek ilk olarak o belgenin oluştuğu süreci iyi analiz etmeli ve sistematize edebilmeliyiz. Süreç yönetimi; performans yönetimi, iç kontrol sisteminin kurulması gibi birçok yönetim sistemi açısından da gerekli ve mevzuatlar doğrultusunda zaruridir. 4
Süreç yönetimine geçiş yasal bir zorunluluk olmakla birlikte bu çalışmalar idarelere değer katar ve geliştirir. Bu nedenle yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır ve öncelikle üst yönetim bu çalışmaya destek vermelidir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanuna göre idarelerce; İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlanması, Personelin görev, yetki ve sorumluluklarının açık bir şekilde belirlenmesi, Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmesi, Kontrol prosedürleri belirlenmesi, Uygun bir iletişim ağı oluşturulması, Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılması, Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulması, gerektiği ifade edilmiştir. 5
Süreç yönetimine geçiş ile birlikte yürütülen tüm faaliyetler tanımlanır, ölçülür ve denetim için kontrol ortamı yaratılır. Bu çalışmalarda iş akış şemaları hazırlanarak, sistem bir bütün halinde ortaya konulur. İş akış şemaları hazırlanması; İşbirliği ve işbölümü çalışmalarına etkinlik katar, Süreçlerde rol alanlar netleşir, Yetki ve sorumluluklar belirlenir. Ortaya çıkan sonuçlar performans göstergelerinin belirlenmesine yardımcı olur. 6
Süreç Yönetimine İlişkin Temel Tanımlar Süreç, idarelerin faaliyetlerini yürütürken uymak zorunda oldukları mevzuat ve/veya ortaya koydukları her türlü düzenleme doğrultusunda yürüttüğü, stratejik planında belirlenen noktaya varmaya yarayan işlemler zinciridir. Tanımlanabilir Sınırları konulabilir Tekrarlanabilir Ölçülebilir Mutlaka bir sorumlusu vardır Fonksiyonlar arasında ve birbirine bağlı faaliyetler dizinidir. Süreç yönetimi; stratejik plan başta olmak üzere idarece varılmak istenen noktaya ulaşılması için süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır. 7
Bir süreç hangi özellikleri taşımalıdır? Tanımlanabilirlik; sürecin temel unsurlarının belirlenebilmesi özelliğidir. Ölçülebilirlik; sürecin performans ölçütleri ile izlenebilme özelliğidir, Yinelenebilirlik; süreci harekete geçiren aynı veya değişen girdilerin işlenmesi sonucunda oluşan çıktının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini sürekli karşılayabilme özelliğidir, Kontrol edilebilirlik; süreç sorumlularının sürecin performansı hakkında her zaman için bilgi sahibi olabilmesi ve gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi özelliğidir, Katma değer yaratma; sürecin çıktının kalitesi ve çıktıyı kullanan müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilme özelliğidir, 8
süreç hiyerarşisi 9
Süreçler arası ilişki 10
Süreç yönetimi çalışmalarında kullanılan bazı kavramların anlamları nedir? İş Akış Diyagramı: Bir süreç içinde yer alan işlerin ve bu işler arasındaki mantıksal öncelik/sonralık/ paralellik ilişkilerinin belli semboller, oklar ve açıklamalar kullanılarak şekilsel olarak gösterimidir. Birimler arası yatay süreç: Süreçler birden fazla departman veya bölüm üzerinde yürür. Fonksiyon İçi süreç: Yatay süreçlerin, alt süreçleri olup girdiler ve çıktılar aynı departman içindedir. Süreç sahibi: Sürecin toplamının verimli ve sonuçlarının doğruluğundan direkt sorumlu olan birimdir. Süreç sahibi, değişikliklere önderlik edebilmeli ve bu değişikliklerin sürecin tamamına olan etkisini gözlemleyebilmelidir. 11
Süreç Yönetiminin Aşamaları Süreç yönetimine geçiş, tüm kademedeki çalışanları içine alan oldukça kapsamlı bir çalışmadır. Bu nedenle doğru bir şekilde yürütülmesi ve istenilen sonuçların elde edilebilmesi için öncelikle rol ve sorumluluklar belirlenmelidir. Önerilen rol ve sorumluluk şunlar olabilir; 12
Süreç çıkarma aşamaları 13
1.Aşama: Eğitim; Tüm çalışanlara ayrıntılı eğitimler verilmelidir. Tüm çalışanların neden yapıldığı konusunda tereddütleri kalmamalı, hatta çalışanlara, yazılım ortamından, kullanılacak sembollere kadar ayrıntılı ve teknik eğitimler verilmelidir. Süreç yönetimi dinamik olup, çalışanlar tarafından sahiplenilecek ve devamlı bir şekilde güncelleştirilecektir. Süreç iyileştirme çalışmaları süreç yönetimi içerisinde süreklilik gösteren çalışmalardır. Seçilen bir sürecin incelenmesi, iyileştirme yollarının aranması, iyileştirilmiş süreçlerin yeniden tasarımı, uygulanması ve bu çalışmaların değerlendirilerek raporlanması birimlerde devamlı yapılması gerekmektedir. 14
2.Aşama: Süreçlerin Tanımlanması; Öncelikle birimlerin çalışma yönetmeliği/yönergesi gibi çalışmalar incelenerek faaliyetler, süreçler, alt süreçler şeklinde ağaçlandırılmalıdır. Örneğin; 5. PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ 5.1. Kurumun İnsan Gücü Planlaması ve Politikası Üzerine Çalışmalar Yapmak 5.1.1. Personel Alım İşlemlerini Yürütmek 5.1.1.1. Akademik Personel Alım İşlemlerini Yürütmek 5.1.1.2. Memur Alım İşlemlerini Yürütmek 5.1.1.3. Sözleşmeli Personel Alım İşlemlerini Yürütmek 5.1.2. Personelin Yer Değiştirme ve Görevlendirme İşlemleri 5.1.2.1. Kurum İçi Görevlendirmeleri Yapmak 5.1.2.2. Kurum Dışı Görevlendirmeleri Yapmak 5.1.2.3. Nakil Gelen Personel İşlemlerini Yapmak 5.1.2.4. Nakil Giden Personel İşlemlerini Yapmak 5.1.3. Personel İzinlerini Takip Etmek 5.2. Personel Özlük İşlemlerini Yürütmek 15
3.Aşama: Süreç Sahiplerinin Belirlenmesi; Birimin belirlenen süreci üstlenen birim, servis gibi alt unsurlarının tespiti yapılır. Süreç haritalandırma bu alt birimler vasıtasıyla çizilir. 16
4.Aşama: Süreçlerin Haritalandırılması; Süreç haritalandırmada, Ne Yapılıyor?, Nerede Yapılıyor?, Ne Zaman Yapılıyor?, Niçin Yapılıyor?, Nasıl Yapılıyor?, Kim Yapıyor? sorularına yanıt aranır. Süreç örneği verirsek; 17
18
19
Temel Akış Çizelgesi Temel Akış Çizelgesi şablonu, her adımın basit geometrik şekillerle gösterilebildiği çok çeşitli iş süreçlerinde kullanılabilir. İşlevsel akış çizelgesi İşlevsel akış çizelgesi temel akış çizelgesi ile aynıdır, ancak kulvar denilen bir yapı öğesi eklenmiştir. Kulvar her adımdan sorumlu olan kişileri veya bölümleri gösteren kapsayıcılardır. İşlevsel Akış Çizelgesi şablonu Temel Akış Çizelgesi şablonunun kullandığıyla aynı şekil şablonunu kullanır; temel fark, çalışmaya başlayabilmeniz için sayfaya bazı kulvarların eklenmesidir. 20
Diplomaların Düzenlenmesi (Birimler Bazında) Öğrencinin Diploma Başvurusu Öğrenci Dilekçeleri ve Transkriptlerinin Bölümlere Gönderilmesi Bölümler tarafından dilekçe ve transkriptlerin danışmanlara verilmesi Danışmanlar tarafından transkriptlerin kontrol edilmesi Danışman değerlendirmelerinin Bölüm Başkanlıklarına ve Bölüm Başkanlıklarından Dekanlığa gönderilmesi Fakülte Eğitim/Mezuniyet Komisyonu tarafından Bölümlerden gelen değerlendirmelerin incelenmesi Yönetim Kurulu nda Mezuniyet kararlarının alınması Mezuniyet Kararlarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na gönderilmesi 21
22
23
24
Evrak Kayıt İşlemleri Gelen Evrak Gelen yazının Gelen Evrak a işlenmesi ilgili birime sevk için; Yüksekokul Sekreterine verilmesi Yüksekokul Sekreterinin ilgili birime Sevki için Müdür veya Müdür Yardımcısına; Müdür veya ilgili Müdür Yardımcısı gereği için, H İlgili Birime Sevki uygun mu? Komisyon Kararı alınması gerekli mi E H E İlgili Komisyon; Uyum Komisyonu, Staj Komisyonu, Burs Komisyonu, Öğrenci Hizmetleri Komisyonu Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli mi? Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli ise ilgili birime ve Yüksekokul Sekreterliğine sevk edilerek Yönetim Kurulu Kararı alınır. Alınan kararın; E H İlgili birime: Öğrenci İşlerine, Yazı işlerine, Personel İşlerine İdari Mali İşlerine Akademik ve İdari Personele Gereği için ilgili birime Gelen yazının; Duyuru için Duyurulması, Bilgi için okunması ve Cevap için cevap yazısının yazılıp giden evraka işlenip gönderildikten sonra gelen yazıyı ilgili Dosyada saklamak, Gelen Yazının ilgili Birime Teslim Edilmesi. 25
26
27
5.Aşama: Süreç Analizi Yapılması; Süreçler haritalandırıldıktan sonra üzerinde analiz yapılması gerekmektedir. Dikkat edilirse, bir aşamada elde edilen sonuç, önceki aşamaların tekrar tekrar elden geçirilmesini gerektirebilmektedir. Sürecin iç ve dış müşterileri ile iletişim kurulur. Süreci açıklayacak fonksiyonlar arası süreç haritası çizilir. Sürecin değerlendirilmesini sağlayacak ölçütler belirlenir ve veriler toplanır. Süreçte eksik ve yetersiz kalan süreç adımları belirlenir (Süreçteki aksaklık ve kopuklukların listesi çıkarılır). 28
6.Aşama: Süreç İyileştirme Çalışmaları Yapılması; Süreç yönetiminin en önemli parçası süreçlerin iyileştirilmesidir. Tanımlanan, haritalandırılan iş süreçlerinin çeşitli nedenlerle yeniden tasarlanması gerekecektir. Süreçlerin iyileştirilmesi aşağıdaki yöntemler kullanılarak yürütülebilir: Yeniden yapılandırma; Süreç iyileştirme çalışmalarının en kapsamlı yürütülmesidir. Bu çalışmada strateji, süreçler, teknoloji, organizasyon ve kültür birlikte ele alınır. Bu şekilde stratejik plana dayalı gereksiz işlerin ortadan kaldırılması ve gerekli kültürel alt yapının oluşturulması sağlanır. Sadeleştirme; İş süreçlerinin en az maliyetle, en kısa zamanda sonuçlanmasına engel olabilecek uygulamaların ortadan kaldırılması, bürokrasi yaratan işlemlerin azaltılması, mevzuatta yapılması yönünde bir düzenleme olmayan çeşitli işlemlerin analiz edilmesi çalışmaları süreç iyileştirme çalışmalarında önemli bir yöntemdir. Boşlukları ve kopukları giderme; Haritalandırılan süreçlerin birimler arasında bağlantılarının kurulması, bittiği düşünülen bir işlemin gerçekten bitip bitmediğinin test edilmesi çalışmalarının yapılması. 29
Süreç Yönetimi Kurumumuza Ne Kazandırır? Süreç yönetimi kurumda/birimde yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar. Süreçlerin akış şemaları oluşturulacağından, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir. Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlenerek hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur. Her bir sürecin etkin biçimde işleyebilmesi için gerekli girdi ve tedarikçiler, ortaya çıkan çıktılar ve müşteriler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir sorun yaşandığında bunun nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir. Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır. Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur. Katma değersiz faaliyetler ortadan kaldırıldığı ve işlerin bütününün yani tüm bir sürecin etkinliği ölçüldüğünden kaynaklar daha etkin kullanılır hale gelir. Artık, fonksiyonlar değil süreçler yani işlerin bütünü önemli olduğundan, birimlerin değil süreçlerin amaçlarına odaklanılmıştır. Bu sayede de kurum amaçlarına odaklanılmıştır. Gereksiz olabilecek karar ve onaylar kaldırıldığı için hızlı karar alma avantajı yakalanmış olur. Fonksiyonel yönetimde, sorumlulukların parçalanması sonucu oluşmuş sorumlusu belli olmayan alanlar (gri alanlar) ortadan kalkmış olur. Bilgiye ulaşım kolaylığı sağlanmış olur. 30
Kurumumuzda iş akışlarının çıkartılabilmesi için 3 adım belirlenmiştir. 1. adımda; birim ve üstlendiği fonksiyonları tanımak için EBYS Projesi Birim Tanıma Formu anket olarak birimler tarafından doldurulacaktır. 2. adımda; birimin her işlemi için ayrı ayrı EBYS Projesi İş Akışları Tespit Formu işlem basamaklarını ve o basamakta üretiliyorsa evrak veya matbu form isimlerini tanımlamak için anket olarak doldurulacaktır. 3. adımda üretilen evrağa ait bilgiler EBYS Projesi Sürece Dahil Evraklar Formu adı altında işlem basamağı ile ilişkilendirilerek anket olarak doldurulacaktır. 31
32
33
34
35
36
Süreçlerin belirlenmesi sonucunda temin edilen EBYS yazılımı içerisinde süreçler tek tek çizilerek akışlar elektronik ortamda oluşturulacaktır. Akışlar içerisinde ıslak imzalı olmayan yalnızca yetkili onayı gerektiren aşamalarda elektronik onay mekanizması kurulacaktır. Resmi belge oluşması sırasında yetkili kişinin imzalayacağı durumlarda kişiler elektronik belgeleri kendileri için temin edilen elektronik imzaları ile imzalayacaklardır. Elektronik imzanın resmiyet açısından ıslak imzadan hiçbir farkı bulunmamaktadır. 37
5070 sayılı Elektronik İmza kanununa göre Güvenli E-imza; a) Münhasıran imza sahibine bağlı olan, b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, d) İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan, elektronik imzadır. Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur. 38
EBYS içerisinde gerçekleştirebileceklerimiz ve faydaları; Tanımlanmış formlar ve otomatik iş tanımları vasıtasıyla yıllık izin, taşınır talebi vb. kurum içi uygulamaları hızlı ve kağıtsız yapmak. Yazılan bir yazıda imza öncesi düzeltme talebi vb. olması durumunda yazının sistem üzerinden iadesi ve zaman kaybı olmadan çıktı almadan değişiklik yapabilme. Dışarıdan kağıt olarak gelmiş bir belgenin taranarak sisteme eklenmesi sonucu ilgi kurabilme. Dağıtımlı evraklarda otomatik dağıtıma sunma ve kağıtsız, iş gücü zaman maliyeti olmadan yerine ulaştırma. Mail, faks olarak gelmiş bir belge ile iş akışı başlatabilme. Dosya planlarında, sayı vermede otomatik iş süreçleri. Kişilerden bağımsız standart verileri olan sistemler kurma. İş akışlarının belirginliği ve iş hangi aşamada, evrak nerede anlık raporlayabilme. Performans yönetimi. Faaliyet raporları gibi yıl sonu raporları için toplu ve ulaşılabilir bilgi depolama. 39