ELEKTRONİK PROVİZYON SİSTEMİ (E-PRO) KULLANIM KLAVUZU Sürüm 1.0 Ocak 2011
İÇİNDEKİLER 1. Sisteme Giriş Ve Program Kullanımı 2. Provizyon Süreci 3. Paket Oluşturma ve Fatura Gönderim Süreçleri 1
1. Sisteme Giriş ve Program Kullanımı 1.1. Ergo Sigorta Sağlık Birimi tarafından oluşturulan Kullanıcı Adı - Şifre ve Güvenlik kodu yazılarak giriş yapılır. Kullanıcı adı ve şifreniz size özel olup, kurumunuza tanınan tüm hak ve sorumlulukları taşıması nedeni ile Ergo Sigorta çalışanları ve çağrı merkezi çalışanları da dahil olmak üzere, hiç kimse ile paylaşılmaması gerekmektedir. 1.2. Sisteme başarılı bir kimlik doğrulaması ile giriş yapılmasının ardından ulaşılan ekran Ana Sayfa olarak nitelendirilir. Sistem dahilinde gerçekleştirebileceğiniz işlemlere kolay erişim sağlamayı amaçlayan üst menüde Provizyon Girişi, Provizyon Listeleme/ İptal, Paket Oluşturma ve Paket Arama başlıklarını bulabilir, ilgili fonksiyonlara bu başlıklara tıklayarak her zaman hızlıca ulaşabilirsiniz. Ana Sayfa nın alt kısmında yer alan Provizyon Merkezi Telefon ve Faks numaralarının yanı sıra, görüntü üzerinde sarı boyalı olarak işaretlenen alanda Ergo Sigorta tarafından yayınlanan güncel duyurular görüntülenir. 2
2. Provizyon Süreci 2.1. Provizyon Girişi ekranında, Sigortalı Numarası, TC Kimlik Numarası, Sicil No ya da Sigortalı Bilgileri (Asgaride Ad ve Soyad gereklidir) ile arama kriterlerinden öncelikle seçim yapılarak provizyon girişi yapılacak sigortalı bilgileri girilir. Aranacak sigortalının bilgileri girildikten sonra Ara butonuna tıklanarak koşullara uyan kayıtların listelenmesi sağlanır. 2.2. Arama sonuçları listelendiğinde görüntülenen poliçe kayıtlarından uygun olanı, satırın üzerine tıklayarak seçilir ve Hasar Kaydı Oluşturma ekranına ulaşılır. 3
2.3. Bu ekranda işlem yapılmadan önce, seçilen sigortalının doğru olup olmadığı, Sigortalı Bilgileri alanından kontrol edilmelidir. Hasar kaydı oluşturmak için Hasar Kaydı Oluştur butonuna basılarak Teminat Girişi ekranına geçilir. 2.4. Teminat Giriş Ekranında üst bölümde sigortalıya ve poliçesine ait bazı bilgiler yer alır. Teminat girişi sırasında Tanı ve İşlem Açıklaması yazılmalıdır, Hasar Notları bilgileri de isteğe bağlı olarak girilebilir. Not alanlarının altındaki, ICD-10 Tanı Kodu ve Doktor bilgilerinin girilmesi zorunludur. ICD-10 kodu girildikten sonra butonlara tıklayarak kodlara ait bilgileri otomatik olarak doldurulabilir. Ya da tanım ile belirtilen alana olması istenilen ICD 10 bilgileri yazılarak gelen bilgiden uygun olan tanım seçilebilir. Doktor adı birkaç harf yazılarak gelen listeden seçilebildiği gibi yeni doktor adı da yazılabilir. Daha önce kaydedilmiş doktor adı seçildiğinde branş alanı otomatik dolacaktır. Yeni doktor adı girişlerinde ise doktor uzmanlık alanı listeden seçilebilir. Tüm bu zorunlu girişler tamamlanması sonrası, ekranın sol alt kısmında görüntülenen Teminatlar tablosundan provizyon alınmak istenen teminat tıklanarak, Seçilen Teminatı Ekle butonuna basılır ve ilgili teminat eklenir. 4
2.5. İlgili teminatlar eklendikten sonra, her bir satır için Giriş-Çıkış Tarihi ve Talep Edilen Tutar bilgileri girilmelidir. Fatura No ve Fatura Tarihi girişi ise onay işlemi tamamlandıktan sonra yapılabilir. Fatura Tarihi ; Olay Tarihi nden, yani provizyon tarihinden önce ve 10 gün sonra olamaz. Sistemsel kontrol vardır. Provizyonlarınızı gününde almanız önemlidir. Tamam butonuna basmadan talep tutarınızı kontrol etmenizi rica ederiz. 2.6. Hasar kaydı girişi ve fatura bilgileri girildikten sonra, Provizyon onay süreci başlamış olur. Onay verildiği durumda ekranda ERGO SİGORTA A.Ş. İBRANAME FORMU görülecektir. Bu formda onaylanan tutar ve sigortalı payı belirtilmektedir. Provizyon talebinin otomatik onayı olmaması halinde ekranda verilen provizyon numarası ile provizyon durumu İstek olan kayıt açılacaktır. Merkez ile iletişime geçilmesi bilgisi ekrana gelir. Ana sayfada belirtilen provizyon merkezi telefon numarası aranmalı ve provizyon numarası belirtilerek, provizyon talebi yapılmalıdır. 5
Sigortalının limiti kalmaması durumunda sistem provizyonu otomatik olarak Red durumunda ve muafiyete takılması durumunda da Muafiyet durumunda açacaktır. Talep edilen tutar sigortalı payı olarak ibraname formunda belirtilecektir. 6
2.7. Provizyon Listeleme/ İptal ekranından, kurumunuza ait provizyon/hasar kayıtlarını inceleyebilir, durum kodu uygun olduğunda değiştirebilir ya da iptal edebilirsiniz. Provizyon Durumu, Provizyon Numarası, Sigortalı Adı Soyadı ya da Tarih Aralığı kriterlerinden bir ya da bir kaçı ile Arama yapabilirsiniz. Belirttiğiniz kriterlere uygun olarak listelenen kayıtları Excel e Aktar butonunu kullanarak Excel dosyası şeklinde açabilir ya da kaydedebilirsiniz. 2.8. Arama sonucu listelenen kayıtları inceleyebilir, dilerseniz bilgilerini tekrar düzenleyebilirsiniz. Bu işlemleri gerçekleştirmek için ilgili kaydın üzerine tıklayarak detay inceleme ekranına geçiniz. Burada açıklama ya da teminat düzeltmelerini yapabilir, takip eden ibraname ekranından dilerseniz provizyon talebinizi iptal edebilirsiniz. 7
2.9. Provizyon/Hasar ekranında, Sigortalı bilgileri ve Teminat bilgilerinin doğruluğundan emin olduğunuzda Tamam butonuna basarak bilgilerini kaydedebilir ve İbraname sayfasına geçiş yapabilirsiniz. 2.10. İbraname sayfasında bilgilerin doğruluğu tekrar kontrol edildikten sonra Yazdır butonuna basılarak formun yazıcıdan çıktısı alınır, Sigortalı/Sigorta Ettirene imzalatılır. 8
3. Paket Oluşturma ve Fatura Gönderim Süreci Onaylanmış provizyonlara ilişkin fiş/fatura ve sigortalı tarafından imzalanmış ibraname formlarının Ergo Sigorta ya gönderilmesi aşamasında hazırlanan her zarf için sistemden bir paket oluşturulur. Zarf içerisine konacak belgelere ait provizyon/hasar kayıtları sistemde oluşturulan paket içerisine dahil edilerek sistem tarafından üretilen Paket Numarası gönderilmeden önce zarf üzerine yazılır. Bu şekilde bir yandan mutabakat işlemlerinin kolaylaşması ve hata/kayıp olasılıklarının azalması sağlandığı gibi, diğer yandan da işlemlerinin daha hızlı yürütülmesi mümkün olacaktır. 3.1. Yeni paket yaratmak için Paket Oluşturma bağlantısına tıklanarak açılan ekranda Yeni Paket Oluştur butonuna tıklanır., Sistem yeni bir paket numarası üreterek, henüz herhangi bir pakete eklenmemiş durumdaki tüm kayıtları otomatik olarak listeler. Gerekli tüm bilgileri girilmiş durumda olan kayıtlar pakete eklenebilir durumda olduğundan sol baştaki Seç kutucuklarından işaretleyerek Seçtiklerimi Pakete Ekte bağlantısı ya da butonu ile pakete dahil edilebilirler. Bu aşamada en sağdaki Detay sütunundaki ikonlara tıklanarak provizyon/hasar kayıtlarının detay bilgileri incelenebilir, izin verilenler değiştirilebilir. 9
Sistem Fatura Tarihi, Fatura Numarası ve KDVsiz Tutarı eksik olan hasarları pakete eklemenize izin vermeyecektir. Öncelikle hasarın detayına girerek eksik bilgileri tamamlamanız gerekmektedir. Bu bilgileri tamamladıktan sonra Tamam butonunu tıklayarak kaydettiğinizde, eksik bilgilerini tamamlamış olduğunuz hasar artık pakete eklenebilir hale gelecektir. 3.2. Varolan paketleri listelemek için Paket Arama bağlantısına tıklayarak ulaşılan ekran kullanılır. Verilen kriterlere uyan kayıtları görüntülemek için Paket Ara tuşuna basılır. Listelenen kayıtlar üzerinde herhangi bir sütun başlığından sıralama yaparak aradığınız kayda hızla ulaşabilirsiniz. Excel e aktar butonundan listeyi excele alabilir veya yazdır butonu ile pdf uzantılı olarak basabilirsiniz. 10
Bu liste üzerinden Paket Numarası, Oluşturulma Tarihi, Ergo Sigorta ya Varış Tarihi, Durum, Toplam Fatura Adedi ve Tutarı vb. paket bilgilerini inceleyebilirsiniz. Ayrıca Hasar Listesi bağlantısına tıklayarak paket içeriğini hasar kayıtları detayında inceleyebilir ya da Hasar Ekle bağlantısını kullanarak paket içerisine uygun kayıtlardan yeni ekleme yapabilirsiniz. 3.3. Hasar Listesi bağlantısına tıklayarak paket içeriği görüntüleme ekranına geçtiğinizde paket içerisindeki hasar kayıtlarını görebilir, detayını inceleyebilir, dilerseniz istediğiniz kayıtları paket içeriğinden çıkartabilirisiniz. Paket üzerinde değişiklik yapabilmeniz için paketin henüz Sisteme Girilmedi durumunda olması gerekir. Diğer durum kodlarına sahip paketler üzerinde ancak merkezden işlem yapılabilir. Tüm ekranlarda görüntülenen Hasar dosya durum kodları ve paket durum kodları gerçek zamanlı bilgidir. Bu sistem içerisindeki ekranlardan, Ergo Sigorta A.Ş. nezdindeki hasar dosyalarınızın bulundukları statüleri, onaylanan, bekleyen ya da reddedilen tutarları canlı olarak takip edebilirsiniz. 11