MIS 325T Bilişim Sistemleri için Strateji, Yönetim ve Kazanım Hafta 4 Portfolio, Program ve Proje (P3) Yönetimi: Organizasyon tipleri, Program Yönetimi, Proje Yönetimi, P3 Ofisi. İlgili hedefler ve metrikler.
Strateji ve Portföy Yönetimi Vizyon Misyon Stratejik ve Hedefler Portföy Yönetimi Program, proje ve operasyonun stratejik planlama ve yönetimi. Değer üreten sürekli Operasyonların (tekrarlanan faaliyetler) yönetimi Değer üretme yetkinliğini artıran onaylı Program ve Projelerin Yönetimi Organizasyonun Kaynakları
Portföy, Program ve Proje Yönetimi (P3) Stratejik vizyonumuza/hedeflerimize yürümek için: Doğru şeyleri mi yapıyoruz? Bunları doğru şekilde mi yapıyoruz? Bunları verimli bir şekilde mi yapıyoruz? Beklenen/Hedeflenen faydaları sağlıyor muyuz? sorularının cevaplarının uygun verilmesini garanti etmelidir. 3
COBIT 5 Süreç Referans Modeli APO05 Portföyü Yönet
COBIT 5 Hedef Basamakları
Akıllı (SMART) Hedef Belirleme S: Specific Geliştirilmek istenen alana özel M: Measurable Gelişmeyi ölçebilir, gelişmesi ölçülebilir A : Achievable Gelişmeden sorumlu kişiye/birime atanabilir ve bu kişi/birim tarafından başarılabilir R : Realistic Mevcut kaynaklarla geliştirilebilir olmalıdır T: Time Bounded/Boxed Zaman sınırlı, ne zaman başarılacağı belirlenmiş olmalıdır.
Portföy Yönetimi Süreci
Portföy Yönetimi SMDB Tablosu
Şimdiki durumdan Gelecek duruma
Portföy Haritası
Portföy Yönetimi Ne sağlar? Organizasyonun kaynaklarını optimum kullanmasını sağlar Az değerli projelerin portföyden çıkarılmasını sağlar Tüm yeni ve mevcut projelerinin organizasyonun görevi, vizyonu ve hedefleri ile hizalanmasını sağlar Organizasyondaki tüm projelerin izlenmesini sağlar Projelerin bir bütün olarak değerlendirilmesini sağlar...e Projelerin tespiti, derecelendirilmesi, önceliklendirilmesi için objektif bir yöntem oluşturur Farklı maliyet, takvim, karmaşıklık ve risk profilindeki projeler arasında sağlıklı bir denge kurulmasını sağlar 11
Program Yönetimi ve Etkileşim Çerçevesi İçsel veya Dışsal Ortamlar (politik, ekonomik, sosyolojik, teknolojik) Etkiler ve şekillendirir Stratejiler, politikalar, girişimler ve hedefler Tanımlar, kapsamını belirler ve önceliklendirir Programlar Başlatır, izler ve hizalar Projeler ve ilişkili aktiviteler Sağlar ve sunar Yeni veya dönüştürülmüş operasyonlar, servisler ve kapasiteler Başarılan sonuçlar ve gerçekleştirilmiş faydalar
Program Yönetimi Nedir? Stratejik öneme sahip ticari faydaları kazanmayı hedefleyen ve ilgili organizasyonel değişiklikleri temin eden projeler portföyünün orkestrasyonudur. 13
Proje Nedir? PROJE, ürün veya hizmet yaratmak üzere ortaya konan belirli süreli bir çabadır. Sürekli faaliyetlerden bu yönü ile ayrılır. PROJELER : Sonlu kaynakları kullanırlar. Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler. Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.
Proje ve Program Yönetimi sıklıkla karıştırılır Alan Proje Yönetimi Program Yönetimi Odak Proje kapsamının gerektirdiği işlerin yapılması İş Stratejisi hedefinin gerçekleştirilmesi Kapsam Dar Geniş, fonksiyonlar arası Takvim Net ve kesin bir şekilde tanımlanmış, kapsam değişmedikçe sabit Gevşek bir şekilde, üst düzey tanımlanmış, yolda sürekli düzeltilir Değişiklik Kaçınılır Kaçınılmaz olarak kabul edilir Başarı Faktörleri Zaman, bütçe ve şartname (kalite) Görev, Nakit Akışı, Yatırımın Geri Dönüşü Plan Belirgin, detaylı ve sınırlanmış Üst düzey, gelişmeye açık 15
Program vs. Proje Yöneticisi Program Yöneticisi Program faaliyetlerinin ve projelerin takvimini planlar Projeler içim yönetim talimatı (TOR) oluşturur Projeleri başlatır, gelişimini izler, durdurur Program düzeyindeki riskleri ve sorunları yönetir..riskleri projelere delege eder Projeler için politika ve prosedürler oluşturur Kaynak çatışmalarını çözer Program standartlarını tanımlar Proje Yöneticisi Projeyi, Program Yöneticisin belirlediği bağımlılıklar ve arayüzler üzerinden planlar Tanımlanmış proje yönetim talimatı (TOR) içinde çalışır Projeyi Yönetir, program yönetcisine raporlar Proje risk ve sorunlarını yönetir, gerektiğinde Program Yöneticisine eskale eder Projeyi Program Yöneticisi tarafından belirlenmiş politika ve prosedürlere uygun yönetir Atanan kaynakları yönetir Teslimatları tanımlanan standartlarda yönetir 16
Örgüt Tipleri - İşlevsel Örgüt İş sürecinde uzmanlaşma, sorumluluğun işlevsel bölüm ile üst yönetim arasında bölünmesi, yetki ve sorumluluğun yaklaşık eşit olarak bölündüğü yönetim teorilerine dayanan hiyerarşik, işlevsel olarak düzenlenmiş bir yapı gösterir. Üst Yönetim Proje Eşgüdümü Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici
Örgüt Tipleri - Matris Örgüt Düşey yetki hatları korunurken proje tabanlı yatay yapı oluşturulur. Zayıf Matris Üst Yönetim Dengeli Matris Üst Yönetim Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Proje Eşgüdümü Proje Yöneticisi Proje Eşgüdümü Güçlü Matris Üst Yönetim Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Projeler Yöneticisi Proje Eşgüdümü Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi
Örgüt Tipleri - Proje Tabanlı ve Kompozit Örgüt Hiyerarşik, işlevsel örgütlerde karşılaşılan sorunları ve çelişkilerden kaçınmak üzere düşey olarak ayrı bir bölüm oluşturulur. Proje Eşgüdümü Proje Tabanlı Örgüt Üst Yönetim Kompozit Örgütlenme Üst Yönetim Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Projeler Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yönticisi Proje B Eşgüdümü Proje A Eşgüdümü
Program. Eski Anlayış: Çok büyük projeler bir çok projeye bölünerek yönetilebilir hale getirilir ve ana projenin adı programdır. Programlarda proje standartları ile yönetilir. Performans, planlanan takvim ve bütçe içinde teslimatların uygun kalitede üretilip hizmete sunulması ile ölçülür. Yeni Anlayış: Program, işletmelerin stratejik hedeflerini gerçekleştirmek için oluşturulan ve hedef ile ilgili ticari faydalar üzerinden performansı ölçülen, yönetim disiplini proje yönetiminden farklı olan bir yapıdır 20
Program Yöneticisinin Yetenekleri Kuvvetli liderlik ve yöneticilik ustalıkları Etkili iletişim yetenekleri Takım/topluluk duygusu yaratma yeteneği Problemleri önleme ve çözme yeteneği Programı ilgili iş fonksiyonlarına satmak için pazarlama ve iletişim ustalıkları Program planlama, izleme ve kontrol için iyi düzeyde teknik bilgi Proje Yönetimini bilmek Bütçe ve kaynak atama süreçlerine hakimiyet İş değişiklik süreçlerine ilişkin bilgili olmak, e.g. BPR Fayda teşhis ve yönetim bilgisine sahip olmak 21
Program Yönetimi Prensipleri Kurum Stratejisi ile hizalanmak Değişime liderlik yapmak Daha iyi bir gelecek öngörmek ve iletişimini yapmak Faydaya ve faydayı sınırlayacak tehditlere odaklanmak Programı oluşturan projelere değer katmak Yetenek tasarlamak ve teslim etmek Program içinde tecrübe ile öğrenmek ve gelişmek (Kaynak: OGC, MSP) 22
Proje ve Program Yönetimi Standartları İngiltere, Office of Government Commerce (OGC) Standartlar: ITIL, PRINCE, MSP, P3 Office ABD, Project Management Institute (PMI), Standartlar: PMBOK, Standart for Program Management 23
Program İş Akışı Program İş Akışı Program Program Lideri Lideri (Sponsor) (Sponsor) Başla Vizyonu Oluştur Portföy Portföy Yönetimi Yönetimi Program Program Yöneticisi Yöneticisi Program Program Direktörü Direktörü Kapanış Evet Tasarım Sonuçlar vizyon ile uyumlu mu? Program Kapsam Özetini (Mandate, Brief) Oluştur Hayır Proje Grubu -1 İş Süreçleri Değişiklikleri Program Fizibilte Raporunu Oluştur Program Planını Oluştur/ Güncelle Fayda Profilleri Proje Grubu-2 BT Ürünleri Fayda Gerçekleşme ve Ölçümü Proje Grubu - n Sanal ve Fiziksel Müş. Arayüz Değişiklikleri Fayda Gerçekleştirme Planı (Kaynak: MSP 24
Program Yönetim Temaları Organizasyon: Programın iyi tanımlanmış rollerle oluşturulmuş bir organizasyonu olmalıdır. Vizyon: Vizyon Cümlesi programın çıktılarının ve faydalarının iletişimini sağlamalı, paydaşların aktivitelerine rehberlik etmelidir. Liderlik ve Paydaş Katılımı: Paydaş katılımını sağlayacak liderlik gösterilmeli, rıza oluşturulmalıdır. Fayda Gerçekleştirme Yönetimi: Fayda modellenmeli ve tasarımla desteklenerek gerçekleşmesi garanti edilmelidir. Tasarım ve Teslimat: Mevcut durum analizinden hareketle, faydayı üretecek süreç ve teknoloji tasarımı yapılmalıdır. Planlama ve Kontrol: Projeler arasındaki ilişkiler ve program kaynakları bir plan dahilinde, öngörülen faydaya odaklanarak yönetilmeli ve proje performansları kontrol edilerek, zamanında müdahalelerle projelerin başarısı garanti edilmelidir. Fizibilite Raporu (Business Case): Program yatırım yapmaya değiyor mu sürekli değerlendirilmelidir. Risk Yönetimi ve Sorun Çözümü: Risk ve fırsatlar yönetilmeli, sorunlar izlenmeli ve çözülmelidir. Kalite Yönetimi: Programın kritik başarı faktörleri belirlenerek yola çıkılmalı ve başarılı bir fayda teslimatını garanti edecek paydaş desteğine odaklanmalıdır. (Kaynak: OGC, MSP) 25
Program ve Projeleri Yönet
Prgram, Proje Yönetimi için BT Bağlantılı Hedefler
Süreç Hedefleri ve İlgili Ölçütler
SMDB Tablosu
Program ve Proje Yönetimi için standart bir yaklaşımı sürdür
Bir programı başlat
Paydaş Katılımını Yönet
Program planını oluştur ve sürdür
Programı başlat ve yürüt
Program sonuçlarını izle, kontrol ve rapor et
Projeleri bir program dahilinde çalıştır ve başlat
Projeleri planla
Program ve proje kalitesini yönet
Program ve proje riskini yönet
Projeleri izle ve kontrol et
Proje kaynakları ve çalışma paketlerini yönet
Proje veya fazını kapat
Programı Kapat
İlgili Standartlar
Dersin Sonu