Bölüm 7 Yönetim Fonksiyonu
YÖNETİM KAVRAMI Yönetim, önceden belirlenen amaç veya amaçlar dizisine başkalarının ortaklaşa çabalarıyla ulaşma sanatıdır. Bir diğer tanıma göre ise yönetim, bir amaca ulaşma yönünde girişilen eylemlerin ve yapılan işlerin bütünü şeklinde ifade edilebilir.
YÖNETİM KAVRAMI Yönetim örgütsel amaçlara, insan kaynakları ve diğer örgütsel kaynaklar yardımı ile, ulaşılması sürecidir. Yöneticilerin amacı beşeri ve teknik kaynakları mümkün olan en iyi şekilde birleştirerek şirketin hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır. Yönetim ile ilgili ilkeler sadece kar amaçlı değil diğer örgütler için de geçerlidir (örn: belediye başkanı,lise müdürü). Tüm yöneticiler yönetim ile ilgili fonksiyonları uygular. Yönetim birçok düzeyde olabilmektedir (örn: aile lokantası yöneticisi, x şirketi Türkiye satış müdürü)
Yönetimin ortak üç özelliği şöyle sıralanabilir: -Yönetim hem bir sanat hem de bir bilimsel süreçtir. -Yönetimin özünü insanlar ve bunlar arasındaki ilişkiler meydana getirir. -İnsanlar arasındaki ilişkiler sonucu sağlanan işbirliğinin belirli bir amaca yönelmiş olması gerekir.
Yönetim Hiyerarşisi
Yönetim Düzeyleri Uzun dönemli stratejik planlar tepe (üst) yönetim tarafından geliştirilir (yeni ürünlerin tanıtımı, diğer şirketlerin satın alınması, yeni coğrafi bölgelere girilmesi). Örgüt içindeki spesifik operasyonlar, ürünler veya müşteri grupları ile ilgili görevler orta kademe yönetim tarafından üstlenilir. Şirketin stratejik planının uygulanması için ayrıntılı planlar ve prosedürlerin belirlenmesinden sorumludur. İlk kademe yönetim orta yönetimin belirlediği planlar uygulanır. Yönetici olmayan çalışanlardan sorumludur. Çalışanları günlük, haftalık ve aylık hedefler konusunda motive eder.
Yönetimde Başarı İçin Gereken Kabiliyetler Teknik kabiliyet Belirli bir disiplin veya departman konusunda yöneticinin sahip olması gereken bilgiler, teknikler, araçlar ve ekipmanlardır. Beşeri kabiliyet İnsanlarla etkin bir şekilde çalışabilmek için gereken bireylerarası iletişim kabiliyeti Kavramsal kabiliyet Örgütün bir bütün olarak görülüp, her bir birimin birbiri ile olan etkileşiminin farkında olunması
Yönetimde Başarı İçin Gereken Kabiliyetler
Yönetim Fonksiyonları Her gün, yöneticiler toplantı yapmaya, insanlarla konuşmaya, okumaya, düşünmeye ve metin ya da elektronik mesaj göndermeye zaman harcarlar. Bu faaliyetleri yaparken, yöneticiler dört temel işlevi gerçekleştirmektedirler: Planlama, örgütleme, yürütme ve kontrol.
Planlama: Gelecekteki olayları ve koşulları tahmin etme ve örgütsel hedefleri başarmak için faaliyet yollarını belirleme sürecidir. Örgütleme: Görev ve otoritenin formal yapısıyla beşeri ve maddi kaynaklarını harmanlama, planları uygulama, hedeflere ulaşabilmek için işleri düzenleme, görevleri çalışanlar arasında paylaştırma ve bunları koordine etme sürecidir.
Yürütme: Örgütsel hedefleri başarmak için çalışanlara yol gösterme ve güdülemedir. Kontrol: Örgütün hedefleriyle performansını ölçme ve değerlendirme fonksiyonudur.
Firma İçin Vizyon Belirleme Vizyon: Pazarın ihtiyaçlarının ve firmanın bu ihtiyaçları tatmin etme yolunun algılanması. Firmanın faaliyetleri ile ilgili hedefidir.
Vizyon Sektör ortalamalarının üstündeki büyüme trendinin sürdürülmesi, Sıfırlanmış kaza ve kırımı, Dünyada parmakla gösterilen hizmet anlayışı, Düşük maliyetli taşıyıcılara denk birim maliyetleri, Sektör ortalamalarının altında satış ve dağıtım giderleri, Rezervasyon, biletleme ve uçağa biniş işlemlerini kendisi yapan sadık müşterileri, Kurumdan elde edeceği yararın yarattığı katma değerle orantılı olduğunu bilen ve kendini geliştiren personeli, Üyesi bulunduğu Star İttifakı ortaklarına iş yaratan ve onların sunduğu potansiyelden iş çıkaran ticari ataklığı, Hissedarlarının ve tüm yarardaşlarının menfaatini birlikte gözeten modern yönetişim ilkelerini benimsemiş yönetimi ile belirginleşen bir havayolu olmak.
Planlama Türleri Planlama şu kategorilere ayrılabilir: Stratejik, taktiksel, operasyonel ve koşulsal. Her bir adım sonuncusundan çok daha spesifik bilgiyi kapsamaktadır.
Stratejik Planlama Planlamanın en uzak erişilen düzeyi bir örgütün ana hedeflerini tayin etme ve bu hedefleri başarmak için kaynakları tahsis etme ve harekete geçme süreci olan stratejik planlamadır.
Taktiksel Planlama Taktiksel planlama stratejik planlar tarafından belirtilen faaliyetleri uygulamayı kapsamaktadır. Taktik planlar genel planları uygulamak için gerekli olan mevcut ve yakın dönem faaliyetlere yol gösterir.
Operasyonel Planlama Operasyonel planlama taktik planların uygulanmasına yol gösteren ayrıntılı standartlar yaratır. Bu faaliyet özel iş hedeflerini seçmeyi ve planları gerçekleştirmek için çalışanları ve takımları görevlendirmeyi kapsar. Bir bütün olarak örgüte odaklanan stratejik planlamadan farklı olarak, operasyonel planlama özel fonksiyonel alanlardaki taktikleri geliştirme ve uygulamakla ilgilenir.
Koşulsal Planlama Planlama her olasılığı önceden göremez. Beklenmedik büyük olaylar, doğal afetler ve hızlı ekonomik düşüşler en iyi planları dahi kaosa sürükleyebilir. Bu tür olaylardan işletmenin zarar görme olasılığını kontrol altına almak için, birçok firma koşulsal planlamayı kullanır. Koşulsal planlama, krizden sonra, şirketlerin bir yandan olanlar hakkında kamu kesimleriyle açık iletişim kurmasını sağlarken, öte yandan mümkün olduğunca hızlı ve sorunsuz bir şekilde faaliyete başlamalarına imkân verir.
Farklı Örgütsel Kademelerde Planlama
Stratejik Planlama Süreci
Örgüt Misyonunu Tanımlama Misyon İfadesi: Bir örgütün iş niyetlerinin ve amaçlarının yazılı bir açıklamasıdır.
Misyon Sivil Hava Taşımacılığı (SHT) sektöründe Türkiye Cumhuriyeti Devleti nin Bayrak Taşıyıcısı kimliğiyle; uçuş emniyeti, güvenilirliği, ürün yelpazesi, hizmet kalitesi ve rekabetçi konumu ile tercih edilen, Avrupa nın önde gelen ve küresel ölçekte faal bir havayolu olmak.
Rekabetçi Pozisyonunuzu Değerlendirme SWOT Analizi: SWOT güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditlerin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Sistematik olarak bu dört faktörü ölçen ve değerlendiren bir firma rekabet avantajı kazanmak için en uygun stratejileri geliştirebilir.
SWOT Analizi
Örgütün Hedeflerini Oluşturma Hedefler: Yöneticilerin yeni ürün geliştirmesi, satışlar, müşteri hizmetleri, büyüme, çevresel ve sosyal sorumluluk ve çalışan tatmini gibi alanlarda örgütün arzu edilen performansını tanımlayarak yol haritasını oluşturmaktır.
Rekabetçi Farklılaşma İçin Stratejiler Oluşturma Strateji geliştirmenin altındaki amaç rekabetçi farklılaştırmadır. Bu şirketin, onu rakiplerinden ayıran yeteneklerinin ve kaynaklarının benzersiz bir bileşimidir.
Stratejiyi Uygulama Stratejik planlama sürecinin ilk dört aşaması tamamlandığında, yöneticiler bu planları eyleme geçirmeye hazır olurlar. Bir stratejiyi fiili olarak uygulayanlar, genellikle orta kademe yöneticiler ya da süpervizörlerdir.
Stratejik Planları Değerlendirme ve Uyarlama Gerçekleşen performans, amaçları karşılamada başarısız olduğu zaman planların uyarlaması yapılır. Değerlendirme, performans hakkında güvenilir geribeslemeyi içermektedir.
Karar Vericiler Olarak Yöneticiler Karar Verme: Bir problem ya da fırsatı fark etme, alternatif çözümleri değerlendirme, seçim yapma ve bir alternatifi uygulama ve sonuçları ölçme ve değerlendirme sürecidir.
Programlanmış ve Programlanmamış Kararlar Programlanmış bir karar çözümlerin hâlihazırda belirlenmiş olduğu, basit, yaygın ve sıklıkla ortaya çıkan problemleri kapsar. Programlanmış kararlara örnek olarak ofis malzemelerini yeniden sipariş verme verilebilir. Programlanmamış bir karar örgüt için önemli sonuçları olan karmaşık ve benzersiz bir problem ya da fırsatı kapsar. Programlanmamış kararların örnekleri yeni bir pazara girmeyi, bir ürünü hattan çıkarmayı ya da yeni bir ürün geliştirmeyi kapsar.
Lider Olarak Yöneticiler Liderlik: İnsanları belirli amaçları gerçekleştirmeye yönlendirme ve etkileme yeteneğidir.
Liderlik Türleri Bir kişinin başkalarına yol göstermek için gücü kullanma şekli onun liderlik türünü belirler. Liderlik türleri bir uçta otokratik liderlik, diğer uçta serbestiyetçi liderlik olan bir süreç boyunca sıralanmaktadır. Otokratik liderlik patron merkezlidir. Otokratik liderler çalışanlarına danışmadan karar alırlar. Liderler kararları alır, astlarına iletir ve otomatik olarak uygulanmasını beklerler.
Demokratik liderlik astları karar verme sürecine dâhil eder. Bu liderlik türü çalışanların katkılarını merkeze alır. Demokratik liderler görevleri devrederler, çalışanların önerilerini alırlar ve katılımı teşvik ederler. Demokratik liderliğin işletmedeki önemli bir doğal sonucu çalışanların otoriteyi, sorumluluğu ve karar vermeyi yöneticileriyle paylaştıkları, güçlendirme kavramıdır.
Sürecin öbür ucunda, otokratik liderliğin karşısında serbestiyetçi liderlik vardır. Serbestiyetçi liderler en az seviyede kontrole inanırlar. Astlarının, kendi kararlarının çoğunu almasına imkân verirler. Serbestiyetçi liderler çalışanlarıyla durumun gerektirdiği kadar iletişim kurarlar.
Örgüt Yapıları Örgüt: Ortak amaçları başarmak için birlikte çalışan insanlardan oluşan yapılandırılmış bir gruptur.
Örgüt Şeması
Bölümlere Ayırma Bölümlere Ayırma: Örgüt içindeki faaliyetleri birimlere ayırma sürecidir. Bölümlere ayırmanın beş ana formu işleri ürün, coğrafik alan, müşteri, fonksiyon ve sürece göre alt bölümlere ayırmaktadır.
Yetkilendirme Yetkilendirme: Çalışanlara işlerin atandığı yönetsel süreç.
Yönetim Alanı Yönetim alanı ya da kontrol alanı, bir yöneticinin idari edeceği çalışan sayısıdır. Bu çalışanlar doğrudan sorumlu olarak bilinmektedir.
Merkeziyetçilik ve Ademimerkeziyetçilik Merkezleşmiş bir şirket karar vermeyi yönetim hiyerarşisinin tepesine bırakır. Ademimerkeziyetçi bir şirket karar vermeyi daha alt kademelere bırakır. Ademimerkeziyetçi eğilim birçok örnekte karar verme yetkisini doğrudan işi yapan yöneticilere doğru vermiştir.
Örgüt Yapısının Türleri Örgüt yapılarının dört temel türü kumanda, kumanda-ve-kurmay, komite ve matriks örgütlerdir. Bazı şirketler yapının bir tipine uyarken, birçoğu bunların bileşimini kullanır.
Kumanda Örgütler En eski ve en basit örgüt yapısı olan kumanda örgüt, tepe yönetimden çalışanlara kadar doğrudan yetki akışını belirler. Kumanda örgüt basit, açık bir komuta zincirini, yöneticilerin ve işçilerin hiyerarşisini tanımlar. Açık bir komuta zincirinde herkes amirinin kim olduğunu ve kararların hızlı bir şekilde verileceğini bilir. Bu yapı özellikle kriz durumunda etkilidir.
Kumanda-ve-Kurmay Örgütler Bir kumanda-ve-kurmay örgüt, kumanda departmanları destekleyen kurmay departmanlarla bir kumanda örgütün doğrudan yetki akışını birleştirir. Kumanda departmanlar örgütün temel faaliyetlerini etkileyen kararlara doğrudan katılırlar. Kurmay departmanlar uzmanlaşmış teknik destek sağlarlar.
Kumanda-ve-Kurmay Örgütler
Komite Örgütler Komite örgütler yetki ve sorumluluğu tek bir yöneticiden birden fazla bireye ortak olarak veren bir yapıdır. Bu model tipik olarak düzenli bir kumanda-ve-kurmay yapının parçası olarak görünür.
Matriks Örgütler Matriks yapı belirli projelerde birlikte çalışmak için örgütün farklı bölümlerinden çalışanları bir araya getirir. Bir proje yöneticisi farklı fonksiyonel alanlardan bir grup çalışanı bir araya getirir.
Matriks Örgütler