HASTANE BİLGİ SİSTEMLERİ ALIMI ÇERÇEVE İLKELERİ Özet: T.C. Sağlık Bakanlığı Devlet Hastanelerinin Hastane Bilgi Sistemi (HBS) alımları için hazırlanmış olan bu doküman, yazılım, teknolojik altyapı ve diğer gerekler için bir çerçeve çizmekte ve konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır. Hedef: Bu dokümanın hedeflediği personel: Proje Yöneticileri Hastane Yöneticileri HBS Alımında Görev Alacak Devlet Hastanesi Personeli Teftiş Kurulu Başkanlığı Personeli Hukuk Müşavirliği Personeli Strateji Geliştirme Başkanlığı Personeli Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Personeli Bu doküman, bir şartname değildir. Şartname hazırlığında gözönüne alınacak bazı önerileri içermektedir. Hazırlayan: Dr. M. Mahir ÜLGÜ Doküman Sürüm No: 5.0 Tarih: Şubat 2008 Durum : Onaylı T.C. Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
İÇİNDEKİLER 1. GİRİŞ... 5 1.1.AMAÇ VE KAPSAM...5 1.2.STANDARTLAR...5 1.3.TANIMLAR...6 6 1.4.KISAADLAR VE KISALTMALAR...6 2. HASTANE BİLGİ SİSTEMİ ALIMI İÇİN GENEL KOŞUL VE ÖNERİLER... 8 2.1.GENEL KOŞULLAR...8 2.2.BİLGİ SİSTEMİ SORUMLUSU VE DİĞER ÇALIŞANLARIN BELİRLENMESİ...12 3. UYGULAMA YAZILIMLARI... 12 3.1.YAZILIM ALTYAPISI...12 3.2.KULLANICI ARAYÜZÜ...13 3.3.VERİ GİRİŞİ...14 3.4.GÜNCELLEME...15 3.5.DİL ÖZELLİĞİ...15 3.6.RAPORLAMA...15 3.7.YARDIM...16 3.8.GÜVENLİK VE ERİŞİM SİSTEMİ...17 3.9.MALİ KAYITLARA İLİŞKİN GENEL ÖZELLİKLER...18 4. VERİ TABANI YÖNETİM SİSTEMİ... 19 4.1. GENEL ÖZELLİKLER...19 4.2. ÖLÇEKLENEBİLME ve PERFORMANS...19 4.3. VERİ GÜVENLİĞİ ve VERİ TUTARLILIĞI...19 5. FİREWALL... 20 6. ANTİ VİRÜS PROGRAMI... 20 7. DONANIM... 20 8. FİRMA ÇALIŞANLARI... 20 9. EĞİTİM HİZMETLERİ... 21 10. KONTROL VE MUAYENE METODLARI... 23 11. BAKIM ONARIM HİZMETLERİ... 24 11.1. GENEL KOŞULLAR VE TANIMLAR...24 11.2.DONANIM...25 11.3.YAZILIM...25 11.4.KORUYUCU BAKIM...26 2
11.5.BAKIM ONARIMDA ALICININ YÜKÜMLÜLÜKLERİ...26 12. GARANTİ KOŞULLARI... 26 12.1.DONANIM GARANTİSİ...26 12.2.YEDEK PARÇALAR...27 12.3.YAZILIM GARANTİSİ...27 13. EK LİSANSLAR VE YAZILIMIN GÜNCELLENMESİ... 27 14. OLAĞANÜSTÜ DURUMLAR... 28 15. YAZILIM LİSANS VE KULLANIM HAKLARI... 28 16. HBS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ... 29 16.1. DANIŞMA MODÜLÜ...29 16.2.HASTA KAYIT/KABUL MODÜLÜ...29 16.2.1.İlk Başvuru ve Kayıt...29 16.2.2.Tekrar Geliş Kaydı ve Kayıt Görüntüleme İşlemi...31 16.2.3.Hasta Çıkış/Sevk İşlemi...31 16.2.4.Randevu İşlemleri Modülü...32 16.3.POLİKLİNİK MODÜLÜ...33 16.3.1.Poliklinik Kayıt İşlemleri...33 16.3.2.Doktor Atama...34 16.3.3.Hasta Tıbbi Bilgi Girişi...34 16.3.4.Hasta Tıbbi Bilgi Görüntüleme...35 16.3.5.Tıbbi Rapor Hazırlama...35 16.3.6.İlaç ve Sarf Malzeme İstemi...36 16.3.7.Poliklinik/Servis Raporlama...36 16.4.HASTA YATIŞ, YATAN HASTA TAKİP VE HASTA ÇIKIŞ İŞLEMLERİ MODÜLÜ...36 16.4.1.Yatış İşlemleri...36 16.4.2.Yatan Hasta Takip İşlemleri...37 16.4.3.Hasta Taburcu İşlemleri...39 16.5.VEZNE MODÜLÜ...39 16.6.ECZANE MODÜLÜ...40 16.6.1.İlaç Çıkış İşlemleri...40 16.6.2.Eczane Depo Kontrol İşlemleri...42 16.6.3.İlaç Sipariş Verme...43 16.6.4.Majistral İlaç Üretimi...43 16.6.5.Reçete İşlemleri (Ayaktan / Yatan) Alt Sistemi...43 16.7.LABORATUVAR MODÜLÜ...44 16.7.1.Tetkik İstem Yönetimi...44 16.7.2.Tetkik İstek Görüntüleme...44 16.7.3.Tetkik Sonuç Tarama ve Görüntüleme...45 16.7.4.Hasta/Örnek Etiketleme...45 16.7.5.Tetkik Sonuç Girişi...45 16.7.6.Tetkik Raporu Hazırlama...46 16.8.RADYOLOJİ MODÜLÜ...47 3
47 16.8.1.Radyoloji İstem Yönetimi...47 16.8.2.Radyoloji Randevu Planlama ve Yönetimi...47 16.8.3.Radyoloji Hasta Kabul...48 16.8.4.Radyoloji İş Akış - Durum Takibi...49 16.8.5.Radyoloji Sonuç Raporlama...49 16.8.6.Sarf ve Radyoaktif Malzeme Takibi...49 16.8.7.İstatistik/İş Yükü...50 16.8.8.PACS olmayan hastaneler için Dosya, Film Arama ve Arşiv...50 16.9.STOK TAKİP, SATINALMA VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ MODÜLÜ...50 16.9.1.Stok Takip ve Satınalma İşlemleri...50 16.9.2.Demirbaş Takip Modülü...52 16.10.DÖNER SERMAYE, FATURA ve FİNANSMAN İŞLEMLERİ MODÜLÜ...52 16.10.1.Döner Sermaye ve Muhasebe İşlemleri...53 16.10.2.Faturalama...53 16.10.3.Kurum Anlaşmaları ve Fiyatlandırmalar...54 16.10.4.Personel Hakedişleri...54 16.11. PERSONEL İŞLEMLERİ MODÜLÜ...55 16.11.1.Personel Takip İşlemleri...55 16.11.2.Zaman Yönetimi...55 16.11.3.Bordro ve (varsa) S.S.K. İşlemleri...55 16.11.4.Eğitim ve Toplantı Yönetimi...56 16.11.5.Personel Portalı...57 16.12.BİLGİ YÖNETİM, İSTATİSTİK VE RAPORLAMA İŞLEMLERİ MODÜLÜ...57 16.12.1.İstatistik İşlemleri...57 16.12.2.Kullanıcı Bilgileri Girişi...58 16.12.3.Tetkik-Hizmet Listeleri Girişi...58 16.12.4.Kurum Genel Bilgi Girişi...58 16.12.5.Kod Bilgi Girişi...58 16.12.6.Sistem Bilgisi Düzenleme...59 16.12.7.Rapor Yönetimi...59 16.13.HEMŞİRE GÖZLEM ve GİRİŞİM MODÜLÜ...59 16.14.AMELİYATHANE MODÜLÜ...61 16.15.AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MODÜLÜ...62 16.16.HEMODİYALİZ MODÜLÜ...62 16.17.SAĞLIK KURULU MODÜLÜ...64 16.18.DOSYA ve ARŞİV MODÜLÜ...64 16.19.KAN MERKEZİ MODÜLÜ...65 16.20.DİYET MODÜLÜ...65 16.21.CİHAZ TAKİP MODÜLÜ...67 16.22.TÜRKÇE KONUŞMA TANIMA TEKNOLOJİSİ...67 4
1.GİRİŞ 1.1.AMAÇ VE KAPSAM Sağlık kurum ve kuruluşlarında, idari ve mali kayıtların tutulması ve kullanılmasındaki başarılı uygulamaların, tıbbi kayıtların tutulması ve kullanılması bakımından da eşdeğer bir başarı çizgisine ulaşması gerekmektedir. Artık Hastane Bilgi Sistemleri (HBS) sadece hastane içi süreçleri etkileyen ve bu süreçlerden etkilenen bir yapı olmayıp diğer sistemlerle de veri alış verişi yapabilen sistemlere dönüşmüştür. Bu nedenle veri tabanında yer alan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına eksiksiz aktarılması, ihtiyaç duyulacak başka verilerin (Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), vb) diğer sistemlerden hastane sistemine elektronik olarak aktarılması, sisteme veri aktarabilecek cihazların sistemle entegrasyonu, hastane içi iş akış süreçlerinin iyileştirilmesi, kaynak tasarrufu sağlanması gibi beklentilere de cevap vermelidir. Bilgi sistemlerinin temel bileşenleri Yerel Alan Ağ Alt Yapısı(kablo, hub, switch, modem, router vb. elemanlardan oluşan Network), Donanım(ana sunucu, istemci bilgisayarlar, yazıcılar vb), Yazılım(İşletim Sistemleri, Hastane Bilgi Sistemi gibi Uygulama Yazılımları, Veri Tabanı Yönetim Sistemi, Firewall, Antivirüs vb. güvenlik yazılımları, Ağ yönetim yazılımları, vb.) Veri ve Kullanıcılardır. Bu bileşenlerden Yerel Alan Ağ Alt Yapısı (Network) ve Donanım alımları hakkındaki bilgiler, Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından her yıl güncellenerek yayımlanan Bilgisayar, Çevre Birimleri, Ağ, Depolama, Yedekleme ve Güvenlik Cihazları Alım Kılavuzu nda ayrıntılı olarak yer almaktadır. Bilgi üretimi, gizlilik, güvenlik ve mahremiyet ilkeleri çerçevesinde iletimi ve paylaşımı için ortak bir dilin kullanılması zorunludur. Bu amaca da hizmet eden bazı ulusal ve uluslararası kodlama ve sınıflandırma sistemleri mevcuttur. Bu standartlar hakkındaki genel yaklaşım aşağıda yer almaktadır. 1.2.STANDARTLAR Genel amaç, standardizasyonun başlangıcını oluşturan Sağlık-NET omurgası üzerinden, ulusal çapta, tüm vatandaşların sağlık verilerinin, belirlenmiş olan Minimum Sağlık Veri Setlerine (MSVS) göre gizli, güvenli ve mahremiyet ilkelerine uygun bir şekilde toplanmasını sağlayacak Elektronik Sağlık Kaydı (ESK) veritabanının oluşturulması ve ESK verilerini esas alarak gelişmiş analizler yapma imkânı sağlayacak bir Karar Destek Sisteminin (KDS) oluşturulmasıdır. 5
Sağlık NET, Bakanlığımızın Karar Sürecinde Etkili Bilgiye Erişim hedeflerini yerine getirmeyi amaçlayan ve bu çerçevede, tüm sağlık kurumlarından toplanmak üzere, vatandaşlarımızın elektronik sağlık kayıtlarının, Ulusal ve Uluslararası standartlar kullanılarak, güvenli bir şekilde tek bir merkezde toplanmasını, gizlilik ve mahremiyet ilkeleri çerçevesinde, gerektiğinde yetkiler dahilinde paylaşımını ve karar-destek sistemlerinde analiz edilerek yönetimsel ve bilimsel çalışmalarda kullanılmalarını içermektedir. Sağlık bilişim sektöründe yer alan ve Hastane Bilgi Sistemi (HBS) yazılımı ve diğer sağlık bilgi sistemi yazılımı üreten gerçek ya da tüzel kişilerin kendilerine ait yazılımlarının; Bakanlığımızın web sitesinde yayımlanan Minimum Sağlık Veri Setleri (MSVS) ve Ulusal Sağlık Veri Sözlüğünde (USVS) tanımlanan veri standartlarını karşılayıp karşılamadığını titizlikle gözden geçirmeleri ve kullandıkları kodlama ve sınıflama sistemlerinde Sağlık Kodlama Referans Sunucusu nda (SKRS) yayınlanan kodları referans almaları gerekmektedir. Sağlık-NET, ülke genelinde sağlık hizmeti sunan özel, kamu, üniversite, vakıf, vb. dahil tüm kurum ve kuruluşları kapsayan bir sistem olarak tasarlanmıştır. Bu sebeple Sağlık- NET alanında yapılan çalışmaların sağlık kurum ve kuruluşlarının yöneticileri, sağlık bilgi sistemi yazılımı üreten gerçek ve tüzel kişiler ve sektörde rol alan ve bu alandan etkilenen diğer paydaşlar tarafından izlenme zorunluluğu vardır. Yazılım üreticilerinin yapacakları tasarım çalışmalarında güncel Minimum Sağlık Veri Setleri (MSVS), Sağlık-NET ve Sağlık Kodlama Referans Sunucusunu(SKRS) dikkate alması Sağlık-NET sisteminin işletilmesi bakımından son derece önemli bir husustur. Sağlık Bilgi Sistemleri kapsamında kullanılması ilke olarak benimsenen ve benimsenecek olan Ulusal ve Uluslararası standartlar, kod ve sınıflandırma sistemleri Sağlık Bakanlığı nın Web sitesinde (www.saglik.gov.tr) e-sağlık linki altında ilan edilmektedir. Sağlık-Net Entegrasyonu için HBS lerin Temel Gereksinimleri Dokümanı, Ulusal Sağlık Veri Sözlüğü (USVS) gibi dokümanlarla Sağlık Kodlama Referans Sunucusu(SKRS) gibi linklere de buradan ulaşılabilmektedir. 1.3.TANIMLAR (Bu bölümde, öncelikle işin tanımı, amacı, kapsamı, genel nitelikleri, hizmet alımı ise süresi vb. yazılmalıdır.) 1.4.KISAADLAR VE KISALTMALAR BİM: Bilgi İşlem Merkezi ÇKYS/MKYS: Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi/Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi DRG: Diagnosis-Related Group GB: GigaByte Gbps: Gigabit/saniye (Gigabit Per Second) Ghz: GigaHertz HBS: Hastane Bilgi Sistemi Hz: Hertz 6
ICD: Uluslararası Hastalık Sınıflandırması (UHS) IEEE: Elektrik ve Elektronik Mühendisleri Enstitüsü ISO: Uluslararası Standartlar Kurumu İstekli: İhaleye giren firma KB: KiloByte KGK: Kesintisiz Güç Kaynağı Kurum/Alıcı/Kullanıcı: Bilgi Sistemi Alacak Olan Kurum LIS: Laboratuar Bilgi Sistemi MB: MegaByte Mbps : Megabit/saniye (Megabit Per Second) MHRS: Merkezi Hastane Randevu Sistemi Mhz: Megahertz Ms: Milisaniye MSVS: Minimum Sağlık Veri Seti Ns: Nanosaniye ODBC: Açık Veri Tabanı Bağlanırlığı PACS: Tıbbi Görüntü Yönetim ve Arşiv Bilgi Sistemi RIS: Radyoloji Bilgi Sistemi Sağlık-NET: Ulusal ve Uluslar arası standartlar kullanılarak, Vatandaşlarımızın elektronik sağlık verilerinin, tüm sağlık kurum ve kuruluşlarından, güvenli bir şekilde tek bir merkeze aktarılmasını, gizlilik ve mahremiyet ilkeleri çerçevesinde ve sadece gerektiğinde yetkiler dahilinde paylaşımını, karar-destek sistemlerinde analiz edilerek yönetimsel ve bilimsel çalışmalarda kullanılmalarını sağlayan sistemdir. Satıcı/Yüklenici: İhale edilen firma SB: Sağlık Bakanlığı Sigortalı hasta: Tedavi giderleri devlet, kamu iktisadi teşekkülleri, vakıflar, bankalar, Sosyal Güvenlik Kurumu (Bağ-Kur(devredilen), Sosyal Sigortalar Kurumu(devredilen), Emekli Sandığı(devredilen)) ve özel sigorta şirketlerinden biri tarafından karşılanan ya da yeşil kart sahibi hasta. Sistem: Otomasyon Sistemi SGK: Sosyal Güvenlik Kurumu SKRS: Sağlık Kodlama Referans Sunucusu SQL: Yapısal Sorgulama Dili SUGR: Sistem ve Uyarlama Gerekleri Raporu SUT: Sağlık Uygulama Tebliği TDMS: Tek Düzen Muhasebe Sistemi TUT: Tedavi Yardımına İlişkin Uygulama Tebliği 7
USVS: Ulusal Sağlık Veri Sözlüğü UPS / KGK: Kesintisiz güç kaynağı. UTP: Yalıtımsız Burgulu Çift VTYS: Veri Tabanı Yönetim Sistemi Yüklenici: İhaleyi alan gerçek ya da tüzel kişi 2.HASTANE BİLGİ SİSTEMİ ALIMI İÇİN GENEL KOŞUL VE ÖNERİLER 2.1.GENEL KOŞULLAR 2.1.1.Kullanıcı isteklerinin programa yansıtılması sürecini önem sırasına göre kontrol ve bu işlemleri disipline etmek amacıyla; tüm kullanıcı istekleri, Alıcı nın belirlediği kurum personeli olan bir sorumlu aracılığıyla Yüklenici nin proje liderine bildirilecek olup istekler önem ve gereklilik sırasına göre yazılıma yansıtılacaktır. 2.1.2.Alınacak ürün ve hizmetlerin, bilgisayar (öncelikle yazılım) sektöründe faaliyet gösteren firmalardan alınması gerekmektedir. Bu nedenle firmalar iş deneyim belgesi sunacaktır. 2.1.3.Teklif edilen sistemler yatay ve dikey genişlemeye uygun olacak ve diğer sistemlerle karşılıklı veri alış verişi yapabilecek, yani gerektiğinde bir başka sistemle entegre edilebilir olacaktır. 2.1.4.Alıcı tarafından ihale öncesinde program demonstrasyonu (DEMO) istenmesi halinde Satıcı bu isteği yerine getirecektir. Bu konudaki gerekler Bilgi İşlem Daire Başkanlığı nın ilgili Genelgesinde yer almaktadır. 2.1.5.Tedarik yöntemine(satın alma, kiralama, hibe vb.) bakılmaksızın yazılım, ses, görüntü ve benzeri gayri maddi mallar için garanti süresi en az 1(bir) yıldır. Hizmet alımlarında bu süre sözleşme süresinin tümünü kapsar. 2.1.6.Garanti sonrası yazılım eğitim, bakım, onarım, teknik destek, güncelleme hizmetleri ile başka uygulamalar, sistemle veri paylaşımı yapacak cihazlarla entegrasyon hizmetlerine ait fiyatlandırmanın hangi usul ve esaslara göre yapılacağı hangi periyotlarla hangi katsayılara göre güncelleneceği teklifte yer alacaktır. Eğer bu hizmetler ücretsiz verilecekse bu durum da teklifte yer alacaktır. 2.1.7.Garanti sonrasında, alınacak yazılım ürünlerinin birim fiyatlarını belirleyebilmek için işletim sistemi, veri tabanı yönetim sistemi, ofis uygulama paketleri, antivirüs yazılımları ve Hastane Bilgi Sistemi uygulama yazılımlarına ait birim fiyatları ayrı ayrı ve toplam olarak teklifte yer alacak Ancak ihale, toplam fiyat üzerinden gerçekleştirilecektir. 2.1.8.Satın Alma Metodu ile tedarik edilen yazılımlar için sınırsız kullanıcı lisansı teklif edilmesi halinde garanti sonrasında bakım (eğitim, bakım, onarım, teknik destek, güncelleme hizmetleri) bedelleri de bu teklifte yer alacaktır. 2.1.9.Hibe tekliflerinde ise en az 1 (bir) yıllık ücretsiz bakım (eğitim, bakım, onarım, teknik destek, güncelleme hizmetleri) garantisi ve garanti sonrası kullanıcı/kapasite artırımları ve bakım bedelleri teklifte yer alacaktır. 2.1.10.Alıcı nın mevcut sistemine ait bazı parametreler şunlardır (Hastanedeki mevcutlar tespit edilerek tümü yazılır): a. Ana sunucu marka, model veya performans, kapasite ve sayı(lar)sı: 8
b. Bilgisayar ve çevre birimleri(masa üstü, diz üstü, tablet PC, avuç içi bilgisayarlar, yazıcı, barkod okuyucu vb) marka, model veya performans, kapasite ve sayıları.. c. İletişim ağı, aktif ve pasif cihazların marka, model veya performans, kapasite ve sayıları d. Kurum adına lisanslı yazılımların adı, lisans sayıları ve versiyonları (ana sunucu ve terminal işletim sistemleri, ofis paketleri, veri tabanı yönetim sistemi, (varsa) ağ yönetim yazılımları, güvenlik yazılımları, diğer yazılımlar) e. Mevcut hazır yazılımların en son güncelleme tarihleri ve yıllık destek bedellerinin ödenip ödenmediği bilgisi. f. Kullanılan yazılım modülleri ve programlama araçları.. g. Kurum bünyesinde bulunan ve otomasyon sistemine veri aktarabilecek durumda olan her tür elektronik, elektro-mekanik cihaz adı, sayısı, marka ve modelleri, bu cihazların kendine özgü kapasite değerleri h. Ayrıca, sistemin işletilmesi ve sürekliliği ile ilgili görevli teknik görevli ve kullanıcı sayıları ve istihdam şekilleri 2.1.11.Proje sürecinde yeralan aşamalar ve her aşama için Satıcı'nın önerdiği süreleri kapsayan bir iş planı, teklifle birlikte verilecektir. 2.1.12.Satıcı, hastanenin mevcut sisteminde yer alan verileri önerdiği sisteme aktarmak için kullanacağı yöntemi, veri giriş ve aktarma sürecini teklif ekinde detaylı olarak belirtecektir. 2.1.13.(Satın alınan uygulama yazılımları için) Bedeli ödenmek kaydıyla garanti sonrası 5 (beş) yıllık bakım sözleşmesi taahhüdü teklife eklenecektir. Hastane idaresi bu hizmeti alıp almamakta serbesttir. 2.1.14.Her bir aşama için öngörülen adam-ay bilgisi ile bu projede çalışacak teknik eleman sayı ve unvanları teklifte yer almalıdır. Firma teklifinde aşağıdaki bilgileri de vermelidir: Firmada çalışan toplam yazılım/donanım mühendisi, tıp bilişimi konusunda deneyim sahibi doktor, tekniker, teknisyen veya diğer teknik personel ve eğitmen sayıları. Bu sistemin kuruluşunda ve kesintisiz olarak işletilmesinden sorumlu olarak çalışacak elemanların özgeçmişleri, kimlik bilgileri ve konuları ile ilgili iş deneyimleri ve eğitimleri. 2.1.15.Teklifin verilmiş olması; teklif verenlerin her türlü inceleme ve araştırmayı yapmış olduğunu, işin tümünü veya bölümlerini yaparken karşılaşabileceği her türlü durumu gözönüne aldığını, yapılacak işin kalitesi ve miktarı hakkında tam bilgi sahibi olduğunu ifade eder. 2.1.16.Teklif verenler, yapacakları ihale çalışmaları ve masraflarla ilgili olarak hiçbir tazminat, ek ödeme, vb talebinde bulunamazlar. 2.1.17.Alıcı gelen teklifleri değerlendirirken, gerekli gördüğü durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisini açıklama ve görüşme için çağırabilir. 9
2.1.18.Sistem kullanıma girdikten sonraki ikinci ayda, tüm sistemin en yüklü biçimde çalıştığı durumlarda (bütün iş istasyonları çalışırken) yalnızca bir tek kaydın sorgulanması, kayıt eklenmesi, kaydın değiştirilmesi ya da silinmesi gibi bir işlemin tamamlanması için 4 saniyeden fazla süre gerekmemelidir. 4 saniyeden uzun sürmesi halinde gerekli performans iyileştirme çalışmaları mutlaka yapılacaktır. Bu koşul, kesin kabul öncesinde de oluşturulacak muayene komisyonunca gözönüne alınacaktır. 2.1.19.Hazır uygulama yazılımları değil de ilk kez geliştirilecek bir uygulama yazılımı (komple bir uygulama, bir ya da birkaç modül, form, rapor, fonksiyon, vb) söz konusu olduğunda analiz, tasarım ve yazılım geliştirme çalışmaları Alıcı ya ait bir ortamda, Alıcı ve Satıcı nın katkılarıyla, sistemli bir şekilde, mutlaka dokümante edilecek ve bir kopyası Satıcı da bir kopyası Alıcı da kalacaktır. 2.1.20.Satıcı ve Alıcı en geç uygulama yazılımının sisteme yüklenmesiyle birlikte lisanslama işlemlerini tamamlamış olacak ve bu durum 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserlerini Koruma Kanunu nda belirtilen yasal gereklere uygun olarak belgelenecektir. 2.1.21.Uygulama Yazılımının üzerinde çalıştığı VTYS ve işletim sistemi dahil tüm yazılımlar kurum adına lisanslandırılacak ve gerekli lisans bedelleri Yüklenici tarafından karşılanmış olacaktır. Tek elden yürütülmesi bakımından yazılımların kullanımı ile ilgili doğabilecek mali ve yasal sorumlulukların yerine getirilerek hastaneye teslimi tamamen Satıcıya aittir. 2.1.22.İstekliler, bir Kalite Güvence Sistemi Sertifikasına sahip olacaktır. 2.1.23.İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm(versiyon) bilgilerini bir belge halinde tekliflerinde sunacaktır. 2.1.24.Sistem kurulduğunda Satıcı, sistem ve veritabanı üzerinde en üst düzeyde kullanıcıya sahip kullanıcının (administrator, root, vb) adını ve şifresini gerektiğinde kullanılmak üzere idareye kapalı bir zarfla teslim edecektir. Kullanıcı adı ve şifresinde değişiklik yapılması durumunda yenileri aynı gün hastane idaresine teslim edilecektir. Alıcı ve Satıcı bu bilgilerin 3.şahıs, diğer firmalar, kurum ve kuruluşlara karşı güvenliğini sağlamakla müştereken sorumludur. 2.1.25.Satıcı; sistemin yoğunluğunun az olduğu saatlerde günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak tüm verilerin yedeklerini yeterli sayıda ve farklı fiziksel ortamlara manuel ve/veya otomatik olarak alacak ve hastanenin belirlediği bir yerde ve hastanedeki teknik-idari bir personelin sorumluluğunda saklanmak üzere teslim edecektir. 2.1.26.(Varsa) Önceden mevcut olan ve sisteme dahil edilebilecek istemci bilgisayarların, sisteme entegrasyonunu ve bağlantısını Satıcı yapacaktır. 2.1.27.Kullanılacak barkod yazıcılarla ilgili ayarlamalar (paper size, back feed ve sensor ayarları gibi) Satıcı nın sorumluluğundadır. 2.1.28.Sağlık Mevzuatında yapılan değişiklik ve eklemler, kurumu zarara uğratmayacak şekilde ivedilikle yazılıma yansıtılacaktır. Uygulama ve uyarlama işlemleri, tebligattan itibaren bir aylık süreyi geçmeyecek şekilde idarece belirlecek ve bu süre zarfında gerekli yazılım düzenlemeleri Satıcı tarafından yapılacaktır. Doküman ve raporların çıktısı mevzuat doğrultusunda düzenlenecektir. Bu düzenlemeler için ek ücret ödenmez. 2.1.29.Yazılım koruyucu bakım ve teknik destek hizmetlerinin zamanında yerine getirilmesi Satıcı nın sorumluluğunda olup Satıcı bu hizmetlerden dolayı ayrıca bir ücret talep edemez. 10
2.1.30.Uygulama yazılımları hastanedeki tüm birimlerde yapılan her türlü işlemin anında kaydedilmesini sağlayacak kolaylıklara sahip olacak, işlem kaçağına kesinlikle meydan vermeyecektir. 2.1.31.Sistemde tutulan tüm veriler ve lisans bedeli ödenmiş olan tüm yazılımların kullanım hakkı süresi içinde Alıcı ya aittir. Sözleşme herhangi bir şekilde sona erdiğinde sistem çalışır vaziyette ve veriler en son haliyle orijinal veri tabanı formatında sadece veriler (data only) olacak şekilde kolay ve sorunsuz okunabilir bir medya ( taşınabilir hard disc) ile iki kopya halinde Alıcıya teslim edilir. Sistemde tutulması gereken tüm veriler sözleşme süresi sona erdiğinde sisteme kaydedilmiş ve sistemden üretilebilecek tüm rapor, çıktı ve faturalar kusursuz olarak üretilmiş olacaktır. 2.1.32.Alıcı mevcut yazılımı tümüyle ya da kısmen uygulamadan kaldırıp yeni bir yazılımı uygulamaya alacak olur ise yeni yazılım çalışır hale gelene kadar Satıcı kendi yazılımına ücreti karşılığında destek vermek zorundadır. Ancak bu ücret en son sözleşmede belirlenmiş olan miktar ve oranları aşamaz. Tutar, hizmet verilen gün sayısına göre hesaplanır. 2.1.33.Sistemdeki verilerin güvenliği için alınacak önlemlere Alıcı ve Satıcı birlikte karar verir. Verilerin kaybolması, silinmesi, üçüncü şahıslara verilmesi ve buna benzer nedenlerle oluşacak kurum zararında sorumluluk müşterektir. 2.1.34.Sistemin sağlıklı bir şekilde çalışması ve performansı açısından gerekli olabilecek donanım ve parçalar, kurulum aşamasında belirlenip Alıcı ya bildirilecektir. Gerekebilecek her tür donanım, sarf malzeme ve lisanslar Alıcı ya aittir. 2.1.35.Sağlık Bakanlığı nca istenen ya da istenecek olan standardizasyon uygulamalarına adaptasyon, Satıcı nın yükümlülükleri arasındadır. Bu adaptasyon için gerekebilecek her tür donanım, sarf malzeme ve lisanslar Alıcı ya aittir. 2.1.36.Kesin kabul öncesinde ve diğer gerekli durumlarda Satıcı nın çalışmaları Muayene Komisyonu tarafından gerekli görüldükçe denetlenir. Bu denetlemelerde sözleşmeye uymayan durumlar tespit edildiğinde, Satıcı ya yazılı olarak bildirilir. Bu bildirimlerdeki hususlar Satıcı tarafından süresi içinde çözüme kavuşturulur. 2.1.37.İş ve işlemlerin yürütülmesi sırasındaki her türlü ulaşım ve iletişim giderleri Satıcı ya aittir. 2.1.38.2(iki) kez üst üste yapılan yazılı bildirime rağmen (mücbir sebepler haricinde) aynı hatanın verilen süre içerisinde giderilememesi durumunda, idare sözleşmeyi tek taraflı olarak fesih hakkına sahiptir. 2.1.39.Satıcı orijinal yazılımlar ve veriler üzerinde (bakım, uyarlama, güncelleme, düzeltme, yedekleme vb. işlemleri hariç) hastanenin yazılı izni olmadan köklü değişiklikler yapamaz. 2.1.40.Garanti süresince; gelişen teknoloji doğrultusunda Alıcı, donanım entegrasyonu ya da program ilaveleri ve değişiklikleri istediği taktirde, (donanım, network ve lisanslar hariç) gerekli ilave ve entegrasyonlar Satıcı tarafından ek ücret talep edilmeksizin yapılır. 2.1.41.Satıcı mevzuattaki değişiklikleri esas olarak kendisi takip eder, sistemde gerekli uyarlamaları yapar. 2.1.42.Satıcı ek ücret talep etmeksizin sistem planlaması, gerekebilecek idari düzenlemeler ve donanım seçimi gibi konularda danışmanlık hizmeti verir. 2.1.43.Satıcı ve Alıcı nın adı ve/veya adresi değişse bile karşılıklı tüm yükümlülükler aynen devam eder. 11
2.1.44.Taraflar yükümlülüklerini karşı tarafın yazılı izni olmaksızın devredemez. 2.1.45.Bilgi ve belgelerde herhangi bir yanlış veya yanıltıcı beyan kanaati oluşması durumunda gerekli yasal işlemler yapılarak söz konusu teklifler değerlendirme dışı bırakılır. 2.1.46.Yazılım, Sağlık Bakanlığı nca kurulmakta olan Sağlık-NET sisteminin gerektirdiği/gerektireceği altyapıya sahip olmalıdır. Sağlık Bakanlığı nın belirlediği iş takvimine göre hastanenin entegrasyon süreci tamamlanmalıdır. Entegrasyon gereklerinin yerine getirilememesi durumunda idare sözleşmeyi tek taraflı fesih hakkında sahiptir. 2.1.47.Aile Hekimliği uygulamalarının başlatıldığı yerleşim birimlerinde Aile Hekimliği Bilgi Sistemi ile veri/bilgi paylaşımını destekleyecek özelliklerin Hastane Bilgi Sistemine kazandırılması gerekmektedir. Bu işlemler için Ek ücret ödenmez. 2.1.48.Yazılım, performans ve kalite uygulamalarına esas verilerin otomatik olarak kaydedildiği ve izlendiği, çıktılarının alındığı bir yapıya sahip olmalıdır. Bu kapsamda asgari olarak yatan ve ayakta hastalar ile bu hastalara yapılan tüm işlemlere karşılık gelen performans puanları kurum, klinik, ünite, departman, kişi tarih aralığı, işlem türü, vb kriterlere göre sorgulanabilmeli, raporlanabilmeli ve bu raporlar ofis uygulamalarına tek tuş yardımı ile aktarılabilmelidir. Ayrıca poliklinik sürecinde hastaların hasta kayıt kabul işlemi ile muayenenin başladığı zaman aralığı, muayenenin başladığı zaman ile muayenenin sonlandırıldığı zaman aralıkları bir başka deyişle bekleme süreleri kayıt altına alınmalı, bu aralıklar idarenin isteyeceği kriterlere göre sorgulanabilmeli ve raporlanabilmelidir. 2.2.BİLGİ SİSTEMİ SORUMLUSU VE DİĞER ÇALIŞANLARIN BELİRLENMESİ 2.2.1.Hastanelerde kurulacak bilgi sistemlerinin başarılı bir şekilde işletilebilmesi için yeterli sayı ve nitelikte personel, kalıcı olacak şekilde görevlendirilmelidir. Sistemin kabulünden sonra Satıcı ve Alıcı arasındaki koordinasyon, idare tarafından görevlendirilen bilgi işlem sorumlusu tarafından sağlanacaktır. 2.2.2.Satıcı tarafından proje başlangıcında İta Amirine karşı sorumlu 1(bir) proje lideri ve onun önereceği en az 1(bir) yazılım ve 1(bir) donanım bakım personeli hastanede görevlendirilir. Sistem kurulup kabulü yapıldıktan sonraki devam eden süreçte, sistemin kesintisiz olarak işletilmesi için uygun nitelikli en az 1 (bir) firma personelinin sürekli hastanede çalıştırılmasına devam edilir. 2.2.3.İdare tarafından da belirlenen bir hastane personeli, sistemin amacına uygun olarak işletilebilmesi için yetkilendirilir, yetkili olduğu konular, yazılı olarak diğer hastane yetkililerine ve çalışanlarına yazılı olarak duyurulur. Bu personel liderliğinde olmak şartıyla hastane idaresi gerektiğinde başka personel de görevlendirilebilir. 3.UYGULAMA YAZILIMLARI 3.1. YAZILIM ALTYAPISI 3.1.1.Uygulama yazılımı istemci/sunucu veya n katmanlı (istemci ile uygulama sunucusunun http ve https protokolleri ile haberleştiği tüm sistemler) mimariye sahip olmalıdır. 3.1.2.İstekliler uygulama yazılımını modüler ya da bütünleşik olarak önerebilir ve/veya tanımlanan işlevleri yerine getirmek kaydıyla öngörülen yazılımı farklı şekilde ele alabilir. Kurum idaresi, işleyiş ve ihtiyaçları göz önüne alarak yazılıma sınırlama ya da ilaveler isteyebilir. 12
3.1.3.Uygulama yazılımı, ortak veri tabanı üzerinden çalışan bütünleşik bir yapıya sahip olmalıdır. Veri hangi modül/arayüz tarafından girilirse girilsin; gereksinim duyan diğer modüller/arayüzler yetkileri dahilinde bu veriye ulaşabilmelidir. Belirli işlemler ortak kullanılan veriler aracılığı ile kontrol edilebilmeli ve tetiklenebilmelidir. 3.1.4.Sistemlere yeni modüllerin/işlevlerin ilavesi, değiştirilmesi ya da silinmesi mümkün olmalı, bu işlemler hizmetleri aksatmamalı ve bu durumdan sistemin bütünü etkilenmemelidir. 3.1.5.Tarih bilgisi her yerde 8 basamaklı ve 10 karakter uzunluğunda GG/AA/YYYY formatında tutulmalıdır. 3.1.6.Uygulama yazılımı Türkçe olmalı, tüm sıralamalar ve karşılaştırmalar Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir. 3.1.7.Uygulama yazılımı, sunucu işletim sistemi (SOS) olarak Solaris, UNIX, Linux, Microsoft Windows 200X Server gibi endüstri standardı sunucu işletim sistemleri mimarisine uygun olmalı ve bu SOS ler üzerinde kusursuz çalışmalıdır. 3.1.8.Uygulama yazılımı, istemci işletim sistemi (COS) olarak Microsoft Windows 98 SE/NT Workstation/2000 Professional/XP Professional gibi endüstri standardı istemci işletim sistemleri mimarisine uygun olmalı ve bu COS'lar üzerinde uyumlu çalışmalıdır. 3.1.9.Uygulama yazılımı, hizmetin her kademesinde barkod uygulamalarını destekliyor olmalıdır. (Hastaların ikinci gelişlerinde otomatik hasta tanıma, hasta bazında faturaya hizmet, ilaç ve sarf malzemeleri girişi, hastane dahilinde hizmet veren tüm personele kod ve barkod tanımlanması gibi). 3.1.10.Kurumlara kesilen faturaların tutarının, hem kurum bazında hem de hasta bazında geri dönüşü takip edilebilmelidir. 3.1.11.Rumi takvime ait bir tarihsel veri girildiğinde, bu veri miladi takvime göre çevrilebilmelidir. 3.1.12.Randevu sistemi varsa, yalnız bölümlere değil herhangi bir kaynağa (doktor, cihaz, oda, tetkik, tedavi seansı, vb.) randevu verilebilmelidir. 3.1.13.Tıbbi cihazların periyodik bakımları ile (varsa) randevu sistemi entegrasyonu mevcut olmalıdır. 3.1.14.Randevu; doğrudan başvuru, telefon ve Web üzerinden yapılabilecek şekilde tasarlanmış olmalıdır. 3.1.15.Kişi ve cihazların çalışma, dinlenme ve bakım süreleri belirlendikten sonra geriye kalan zamanda kişi, cihaz, birim, ekip, yatak vs. konusunda randevu ve rezervasyon yapılabilmelidir. 3.1.16.Client yazılımının terminallere kurulumu ağ üzerinden yapılabilmelidir. 3.1.17.İşleyişe hız kazandırmak, duyuru yayınlamak ve kurum işleyişi ile ilgili konularda haberleşmek üzere, kullanıcılar ya da tanımlanmış gruplar, yetkileri dahilinde sistem üzerinden, iş düzeni ve çalışma düzenini bozmayacak şekilde on-line/ off-line haberleşebilir. Bu uygulama instant messaging şeklinde olmayacaktır. 3.2. KULLANICI ARAYÜZÜ 3.2.1.Kullanıcı arayüzü grafiksel (GDI) olmalıdır. 3.2.2.Grafik arayüzüne uygun olarak kontroller hem mause hem de klavye yardımıyla yapılabilmelidir. Ancak yazılımın mümkün olan her fonksiyonu klavye üzerinden yürütülebilmeli, kullanılan kısa yollar sistematik olmalıdır. 13
3.2.3.Kullanıcı ara yüzünde görsel iç bütünlük sağlanmalı, yazılımın her arayüzünde benzer ekran dizaynları kullanılmalı, tanımlanmış fonksiyon tuşlarının aynı amaçla kullanılması gibi teknikler kullanılarak kullanım kolaylığı sağlanmalıdır. 3.2.4.Kullanıcı arayüzü aşağıda veri girişi, güncelleme, dil özelliği, raporlama ve yardım başlıklarında sayılan özellikleri taşımalıdır. 3.2.5.Tüm yazılımlar grafik ara yüzlü, dördüncü kuşak ve nesne tabanlı (object - oriented) özelliklere sahip uygulama yazılımı geliştirme araçlarıyla geliştirilmiş olmalıdır. Firma/firmalar yazılım geliştirme araçlarını teklifinde belirtmelidir. 3.3. VERİ GİRİŞİ 3.3.1.Hatalı veri girişini en aza indirmek için ilgili alanlar üzerinde anında bilgi doğrulama, bilgi önerme ve gerektiğinde kullanıcı yönlendirmede yapılacak işlem hakkında ekranın altında sürekli mesaj ve bilgi gösterilmelidir. 3.3.2.Veri girişleri, uygun kodlar kullanılarak yapılmalıdır. Kullanıcı biliyorsa kodu doğrudan girebilmeli, değilse kodların açıklamalarını otomatik olarak listeletip, istediği kodu seçebilmelidir. Sistemde kullanılan kodlar, Sağlık Bakanlığı ve hastane yönetimi tarafından belirlenmiş kodlarla uyumlu olmalıdır. Veri girişleri mümkün olan yerlerde barkod desteği ile sağlanmalıdır. 3.3.3.Sistemde veri bütünlüğünü koruyacak denetimler bulunmalı ve tutarsız veri girişi engellenmelidir. Programlar gerekli olan yerlerde, aralık (range) ve tutarlılık (consistency) kontrolünü yapmalı ve mümkün olan yerlerde hataları kendisi düzeltmelidir. Program, mümkün olduğunca, hatalı veri girişlerinde, kullanıcıya zaman kazandırmak için otomatik seçenekler sunup kullanıcının seçenekleri seçerek hatayı düzeltmesine yardımcı olmalıdır. 3.3.4.Hastalık, hizmet, malzeme vb. kodlama sistemleri ile ilgili bilgi girişleri hastane ve Satıcı tarafından belirlenecek bir plan dahilinde, Satıcı tarafından sisteme girilmelidir. 3.3.5.Bilgi girişi esnasında, mümkün olan her alanda hazır listelerden faydalanma, gerekli yerlerde istenilen veri alanlarına ilk değer atama, tarih, gün, saat, yaş, vb. değerlerin ilgili alanlara otomatik olarak girilmesi, sık kullanılan alanlarda otomatik doldurma işlevinin kullanılması, hazır listelerde liste elemanına girilen harflerle kısa sürede ulaşma gibi veri girişi sırasında kullanıcı hatalarını en aza indirgeyecek ve kullanım kolaylığı sağlayacak kontrollere sahip olmalıdır. 3.3.6.Yazılımda kullanılacak hasta arama yöntemi klasik karakter-karakter birebir uygunluk değil benzer Türkçe karakterler de göz önüne alınarak (U yerine Ü, G yerine Ğ gibi) aramayı kapsamalıdır. Aramayı hızlandırmak için gerekli diğer alanlar aynı ekranda bulunmalıdır. 3.3.7.Güncelleme ve sorgulamalarda, sistemde bulunan bilginin seçilmesi ve kullanılmasına olanak sağlanmalıdır. 3.3.8.Kullanıcının; kayıtlarına sıklıkla ihtiyaç duyduğu ya da işlemini tamamlamak üzere beklettiği hastaları bir hızlı erişim listesine alması mümkün olmalıdır. 3.3.9.Hastaya verilen hizmetlerin tekrarlanma sayısı için üst sınır tanımlanabilmeli ve sınıra yaklaşıldığında ve/veya aşıldığında otomatik uyarı sağlanmalıdır. 3.3.10.Hatalar için uygun mesajlar ekranda belirmeli ve kullanıcı uyarılmalıdır. Verilerin tutarlık kontrolleri ve modüller/işlevler arası çapraz kontroller yapılabilmelidir. 3.3.11.Tıbbi bilgi girişinde, istenildiğinde fizik muayene bulguları önceden tanımlanmış servise özel bilgiler üzerinden kodlanabilmeli ve bu alandaki bilgiler her türlü sorgulamada, araştırmalarda kullanılabilecek yapıda olmalıdır. 14
3.4. GÜNCELLEME 3.4.1.Güncelleme sadece anahtar olmayan alanlarda yapılabilmelidir. 3.4.2.Kritik alanlardaki değiştirme ve silme ancak yetki ölçüsünde yapılabilmelidir. Değişikliklere sonradan erişim ve geri düzeltme için mutlaka log dosyalarında detayları tutulmalıdır. 3.4.3.Güncelleme ve özellikle sorgulama ekranlarında manuel bilgi girişi yapılmaktan ziyade sistemde mevcut bilgiler ve varsa kodlar seçilerek güncelleme ve sorgulama yapılabilmelidir. 3.4.4.Güncelleme sonrası da tutarlılık kontrolleri yapılabilmelidir. 3.4.5.Hastanın bazı bilgilerinde yanlışlık olması durumunda (kurumunun yanlış girilmesi, ikamet adresinin yanlış girilmesi ya da değişmesi, vb.) bu hastaya ait kayıtlar veri bütünlüğü bozulmadan (örneğin hizmetin sunum tarihi değişmeden) geriye yönelik olarak düzeltilebilmelidir. 3.4.6.Hizmet verilen kurumlardan herhangi biriyle çalışılan ücretlendirme mekanizması değiştiğinde eski kayıtlar yeni fiyatlara uygun hale getirilebilmeli, bunu yaparken kaydı silip yeniden açmak gerekmemelidir. 3.4.7.Özellikle Döner Sermaye işlemleri ve Adli Vaka lara ait önceki kayıtların değiştirilmesi engellenmiş olmalıdır. 3.5. DİL ÖZELLİĞİ 3.5.1.Tüm ekranlar ve raporlar, Türkçe olmalıdır. 3.5.2.Tüm sıralamalar, karşılaştırmalar ve sorgulamalar Türkçe alfabeye göre yapılmalıdır. 3.5.3.Kullanılan menü, dosya, alan, değişken, tablo vb. isimlendirmeler Türkçe ve anlamlı olmalıdır. 3.5.4.Para, tartı, uzunluk vb. konularda Türkiye'de geçerli yerel birimler kullanılmalıdır. 3.5.5.Tüm yazılımda Türkçe karakterlerin aynı kodlarla (TSE tarafından Haziran 1989 tarih ve TS 5881 sayı ile kabul edilen 15 Mayıs 1989 tarihli ISO/IEC 8859/9 standardı) tanımlanması, ve Türkçe karakter, Türkçe(F) veya (Q) klavye ve program desteği sağlanması gerekmektedir. 3.6. RAPORLAMA 3.6.1.Raporlarlamada da hiyerarşik yetkilendirme mümkün olmalıdır. 3.6.2.Üretilen raporlar amacına uygun ve kolay okunabilir olmalıdır. 3.6.3.Kullanıcı hazırlanan raporu ekranda görme, rapor hazırlama aşamalarında geri-ileri gitme ya da iptal etme olanaklarına sahip olmalıdır. 3.6.4.Raporun büyüklüğü ile ilgili sayfa/satır uzunluğu gibi bilgiler ekranda izlenmelidir. 3.6.5.Hazırlanan raporların ayrı bir dosyaya belli bir görsel ve elektronik formatta kayıt edilmesi mümkün olmalıdır. 3.6.6.Raporlar sadece veri tabanı verilerine dayanılarak hazırlanmalıdır. Kullanıcılar hazırlanmış ve onaylanmış raporları değiştirememelidir. 15
3.6.7.Yeni rapor tanımlama ve rapor formu oluşturma süreci kolay ve parametrik olmalıdır. 3.6.8.Kullanıcı tarafından oluşturulmuş olan raporlar, istendiğinde ofis uygulamalarına gönderilebilmelidir. Raporlamalar, olabildiğince esnek yapıya sahip olmalıdır. 3.6.9.Üretilen her türlü raporda tarih, değişik bölüm/servis vb. kriterlere göre filtre seçenekleri bulunmalıdır. 3.6.10.Tüm raporlar, programlama gerektirmeden, istendiğinde yetkili kullanıcılar tarafından değiştirilebilmelidir. 3.6.11.Uygulama yazılımları, rapor ve veri çıktılarını hazırlayabilmeli ve raporlar ofis uygulamalarına tek tuş yardımı ile aktarılabilmelidir. 3.6.12.Kullanıcı nın istediği çoklu parametrelerle sorgu yapılabilmeli ve rapor alınabilmelidir. 3.6.13.Uygulama yazılımında yer alacak istatistik ve yönetim amaçlı raporlar, geliştirilmiş olan grafik sunum birimi sayesinde değişik grafikler olarak sunulabilmelidir. 3.7. YARDIM 3.7.1.Kullanıcı istediğinde sadece bir tuşa basarak yardım alabilmelidir. 3.7.2.Yardım hem ekran bazında hem de alan bazında hazır olmalıdır. 3.7.3.Her ekranda, belirli bir anda kullanılabilecek işlevlere ilişkin görsel kontroller (tuş, komut düğmesi, vb.) görüntülenmelidir. 3.7.4.Hata mesajları; açık, anlaşılır ve dikkat çekici olmalıdır. Her hatanın, hata kod numarası olmalıdır. Kullanıcı bu numara ile Hata Mesajları dokümanına başvurarak, hatanın sebebini ve hata düzeltme yollarını bulabilmelidir. 3.7.5.Hata mesajları ile uyumlu çalışan, hata mesajı alındığında ya da kullanıcı gerek gördüğünde olası hata kaynakları ve problemin çözüm yollan hakkında bilgi sağlayan, çevrim-içi yardım olanağı sağlanmalıdır. 3.7.6.Acil durumlarda Kullanıcılar tarafından Satıcı nın sistem sorumlusuna sözlü tebliğ yapılabilir. Acil durumlarda ayrıca yazılı bir emir beklenmeksizin sorunlar Satıcı tarafından çözümlenmelidir. 3.7.7.Acil ve mevzuat gereği durumlar dışında kalan kullanıcı istekleri ile şikayetleri, önceden tasarlanmış bir sistemle Satıcı ya bildirilmelidir. İstek ya da şikayetin Satıcı tarafından alındığına dair Alıcı ya gönderilen geri bildirimde, isteğin hangi süre içinde karşılanabileceği, ya da sorunun hangi süre içinde çözümlenebileceğine dair yaklaşık süre yer almalıdır. Bu sürecin sağlıklı işletilebilmesi bakımından yazılımın form ve raporlarının ekran görüntüleri üzerinde görülebilen, sistematik bir tanımlayıcı bulunmalıdır. 3.7.8.Sorun/İstek/Şikayet bildirim ve geri bildirimine ilişkin alternatif çözüm sürecinin tasarlanması ve işletilmesinden Alıcı nın onayı alınmak kaydıyla Satıcı sorumludur. 3.7.9.Satıcı kullanıcı başına, uygulama yazılımı ile ilgili Türkçe olarak hazırlanmış bir eğitim dokümanı vermelidir. Daha sonraları yazılımda yapılan değişiklikleri içeren güncel doküman, elektronik ortamda ve yazılı olarak Alıcı ya teslim edilmelidir. Alıcı bu dokümanı çoğaltma ve hastane dahilindeki kullanıcılara dağıtma hakkına sahip olmalıdır. 16
3.8. GÜVENLİK VE ERİŞİM SİSTEMİ 3.8.1.Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından yayımlanan ve güncellenen Bilişim Güvenliği Politikaları ile uyumlu olmalıdır. 3.8.2.Uygulama Yazılımı, VTYS ne en etkin ve hızlı yöntemle bağlanmalıdır. 3.8.3.Çeşitli yetki düzeyleri ve grupları tanımlanabilmeli, yetki değişimi kolayca yapılabilmelidir. Verilere erişim bu tanımlamalar çerçevesinde yapılmalıdır. 3.8.4.Kullanıcılar ait oldukları yetki düzeyi ve grubu ölçüsünde uygulamalara erişebilmeli, her kullanıcı grubu için veri giriş, güncelleme ve rapor alma yetkileri ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Bu tanımlar gerektiğinde sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir. Yapılan bu değişikliklerin arıza bildirimi vb. şekilde geri dönmemesi için kullanıcıya gerekli mesajlar otomatik olarak verilmelidir. 3.8.5.Tıbbi kayıtları görebilme ve değişiklik yapabilme şeklinde iki ayrı erişim tipi tanımlanabilmelidir. 3.8.6.Herhangi bir işlemin kimin tarafından, hangi tarihte ve hangi zamanda yapıldığının kayıtları tutularak istendiği taktirde sorgulanabilmelidir. 3.8.7.Veri tabanı kullanıcı adı ve şifre tanımlamaları VTYS'nin üzerinde çalıştığı sistemin kullanıcı bilgilerinden bağımsız olmalıdır. 3.8.8.Sistem güvenliği açısından yerel ağ üzerinde IEEE802.IQ standartlarında en az 3 adet VLAN tanımlanmalı, İnternet kullanıcıları farklı VLAN larda yer almalıdır. Uygulama yazılımları network üzerinde önceliklendirilmelidir. 3.8.9.Güvenli ve fonksiyonel bağlantı ile ilgili tüm hizmetler Satıcı tarafından karşılanmalıdır. İnternet erişim tesisi ve giderleri Alıcı ya aittir. 3.8.10.Satıcı, virüs vb. tehlikelere karşı her türlü güvenlik tedbiri almalı ve bu konuda kurum personelini eğitmelidir. Donanım, yazılım ve network ihtiyaçlarını Alıcı tedarik etmeli, bunun dışında gerekli düzenleme ve ayarlamalar için Yüklenici tarafından ek ücret talep edilmemelidir. 3.8.11.Satıcı, hastanedeki verileri korumak ve veri kaybını önlemek için her türlü tedbiri almakla yükümlüdür. 3.8.12.İstekliler bilgi güvenliğini artırmak için alternatif güvenlik çözüm önerilerinde bulunabilirler. 3.8.13.İstekliler teklif edecekleri bütün sistemlerin desteklediği güvenlik mekanizmalarını detaylı olarak açıklamalıdır. 3.8.14.Uygulama yazılımları tüm sistem genelindeki kullanıcı, işlem ve bilgi düzeylerinde bilgi gizliliğini ve güvenliğini sağlamalıdır. Her kullanıcının gerektiğinde değiştirilebilir kişisel bir şifresi olmalıdır. 3.8.15.Bilgi sistemleri kapsamında tutulacak her türlü kişisel bilginin gizliliği esastır. Bu amaçla; Kişiler hakkında tutulacak bilgiler gereken en düşük düzeyde tutulmalıdır. Kişisel bilgilerin hangi amaçlarla kullanılacağı kullanıcı tarafından açıkça belirlenebilmelidir. Sistemde kişisel bilgilerin belirlenen amaçlar dışında kullanımını engelleyecek önlemler olmalı, hasta haklarına riayet edilmelidir. 17
3.9. MALİ KAYITLARA İLİŞKİN GENEL ÖZELLİKLER 3.9.1.Hizmetlerin ücretlendirilmesi hastaya, hastalığa, hastanın kurumuna ve anlaşmalara göre yapılabilmelidir. Ücretlendirme ile ilgili olarak hastalık, kurum, ödenen ücret v.b. istatistik ve grafiksel raporlar alınabilmelidir. 3.9.2.Uygulama yazılımlarının; Bakanlığımıza bağlı olarak hizmet vermekte olan sağlık kurumlarına müracaat eden Sigortalı hastaların hak sahipliğinin (müstehaklık) sorgulanmasına yönelik On-line Provizyon veya takip numarası alma işlemlerini yapabilen ve ilgili sosyal güvenlik kurumlarının web servislerini kullanabilen yazılımlar olması zorunludur. 3.9.3.Yazılımlarda; kurumuna faturalı hastalar için, kuruma gönderilecek faturalarda gösterilemeyecek olan ve kurum tarafından bedeli ödenmeyen; refakatçi ücreti, v.b. ücretin hastalardan tahsil edilecek olanlarını ayrı bir şekilde gösteren ve hastadan vezne alındıları ile tahsiline imkan veren düzenlemeler yapılmış olmalıdır. 3.9.4.Yetkili bir kullanıcı tarafından vezne alındıları sistemden izlenebilmelidir. 3.9.5.Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedeli ödenmeyen ve ücreti karşılığı verilen hizmetler hasta mali dosyalarında görülmeli ancak kuruma gönderilen faturalarda yer almamalıdır. 3.9.6.Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedelinin bir bölümü ödenen ve fark ücreti hastadan tahsil edilmek suretiyle verilen hizmetler hasta mali dosyalarında görülmeli ancak kuruma gönderilen faturalarda yer almamalıdır. (oda ücreti farkı, vb) 3.9.7.Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedelinin tümü ya da bir bölümü şartlı ödenen ve/veya fark ücreti hastadan tahsil edilmek suretiyle verilen hizmetler hasta mali dosyalarında görülmeli ancak kuruma gönderilen faturalarda yer almamalıdır. (Örneğin; kullanılması kurul raporu/uzmanlık raporu gerektiren ilaç ve malzemeler, yalnızca yatan kurum hastasına kullanılabilen, ayaktan tedavi gören hastalara kullanımı için sağlık kurulu raporu gereken ilaç ve malzemeler, vb). 3.9.8.Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından bedeli ödenmeyen ve bedelleri hastalardan da alınmayacak olan basit sarf malzemelerinin, herhangi bir şekilde faturalara işlenmesi önlenmelidir. Faturaya yansıtılmayan ancak hastaya verilen hizmetlerin ve malzemenin kaydı ayrıca tutulmalı, buna ilişkin istatistik bilgiler elde edilebilmelidir. 3.9.9.Uygulama yazılımı parametrik olmalıdır. Kurum bünyesinde açılacak yeni bir birim, sunulacak yeni bir hizmet, kullanılacak yeni bir malzeme, fatura formatlarındaki değişiklikler veya bazı kurumlara (Sosyal Güvenlik Kurumu, Yeşil Kart, vb.) uygulanan ücretlendirme (genel ya da özel indirimler, ücretsiz sunma ya da o kurum hastalarına belli hizmetleri vermeme ya da fatura dışı bırakma gibi) kullanıcılar tarafından yetkileri çerçevesinde kolaylıkla sisteme dahil edilebilmelidir. 3.9.10.Katılım payından muaf olanlardan protez, araç ve gereç bedelleri faturalara otomatik olarak işlenmeli; Katılım payı ödenenlerden ise hasta faturasında bu miktar düşülmüş olmalıdır. 3.9.11.Maksimum fatura tutarı, aynı tetkikin maksimum adedi vb tanımlamalar yapılabilmeli ve aşan durumlarda otomatik uyarı sağlanmalıdır. 18
4.VERİ TABANI YÖNETİM SİSTEMİ 4.1. GENEL ÖZELLİKLER 4.1.1.İstekli, projede teklif edilen VTYS lisansını tüm uygulama geliştirme ve çalıştırma (Full Use) hakları ile (İdare nin diğer projelerde veya kendisinin geliştireceği uygulamalarda da bütün hakları ile kullanılmak üzere) temin edecektir. 4.1.2.İsteklinin, teklif ettigi VTYS ürünleri freeware, lisanssız ve Türkiye'de teknik desteği olmayan ürünler olmayacaktır. İstekli, ürünlerin lisanslı olduğunu belgeleyecektir. İstekli, ayrıca teklif ettiği ürünlerin Türkiye'deki ana firma statüsündeki şirketten bu ihaleye özel yetki belgesi alacaktır. 4.1.3.Teklif edilen veri tabanı yönetim sistemi (VTYS) endüstri standardı olan ilişkisel mimariye dayalı olmalıdır. 4.1.4.VTYS çok kullanıcılı veri erişimini desteklemelidir. 4.1.5.Teklif edilen VTYS gerek verilerde gerekse nesne isimlerinde Türkçe karakter setini desteklemelidir. Sıralama ve karşılaştırma işlemleri Türkçe alfabe dizilişine göre yapılabilmeli, bu özellik için herhangi bir programlamaya gerek duyulmamalıdır. 4.2. ÖLÇEKLENEBİLME ve PERFORMANS 4.2.1.VTYS'de veri silme, ekleme ve güncelleme işlemlerinde kayıt bazında kilitleme mantığı kullanılmalıdır. 4.2.2.Teklif edilen VTYS'de sorgulamalar için kilit kullanılmama opsiyonu mutlaka bulunmalıdır. 4.2.3.VTYS de indeks işlemleri çevrim-içi (online) olarak gerçekleştirilebilmelidir. 4.2.4.Sağladığı performans değerleri donanım kaynakları ile doğru orantılı olmalı ve fiyat/performans değerleri düşük olmalıdır. Bu değerleri ispatlayan test sonuçları ( TPC-C gibi) gösterilmelidir. 4.3. VERİ GÜVENLİĞİ ve VERİ TUTARLILIĞI 4.3.1.Önerilen VTYS, ilişkisel mimari bünyesinde veri bütünlüğünü sağlayabilmelidir. Gerek nesne bütünlüğü (entity integrity) gerekse referans bütünlüğü (referential integrity) sağlanmalıdır. 4.3.2.VTYS tetikleme (trigger) mekanizmasına sahip olmalıdır. Tetiklemeler, DML (Data Manipulation Language) işlemlerinden (yeni kayıt ekleme - insert, kayıt güncelleme - update ve kayıt silme - delete) önce ve/veya sonra çalışacak şekilde ayarlanabilmelidir. 4.3.3.Teklif edilen VTYS, verilere erişimi şifrelerle koruma altına almalıdır. VTYS'nin gelişmiş bir şifre yönetim mekanizması olmalıdır. 4.3.4.VTYS'nin kullanımı sırasında, durdurmaya gerek olmadan yedekleme ve yedekten geri yükleme özellikleri olmalıdır. 4.3.5.Başarılı/Başarısız tüm veri tabanı ve obje erişim işlemlerini monitör edebilmek mümkün olmalıdır. 4.3.6.Önerilen VTYS, veri tabanında tüm işlemlerin tutulduğu log dosyalarına, denetim işlemlerini kolaylaştırmak, kim, neyi, ne zaman yaptı sorularına daha kolay cevap 19
verebilmek amacıyla, SQL arayüzüyle (grafik ve komut) ulaşma özelliğine sahip olmalıdır. Bu özellik 3.parti bir yazılım ile gerçekleştirilecek ise bu yazılım da teklif edilmelidir. 5.FİREWALL (Bkz. Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yayımlanan Bilgisayar, Çevre Birimleri, Ağ, Depolama, Yedekleme ve Güvenlik Cihazları Alım Kılavuzu) 6.ANTİ VİRÜS PROGRAMI (Bkz. Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yayımlanan Bilgisayar, Çevre Birimleri, Ağ, Depolama, Yedekleme ve Güvenlik Cihazları Alım Kılavuzu) 7.DONANIM (Bkz. Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yayımlanan Bilgisayar, Çevre Birimleri, Ağ, Depolama, Yedekleme ve Güvenlik Cihazları Alım Kılavuzu) 8.FİRMA ÇALIŞANLARI 8.1.Satıcı, bu projede görevlendireceği personel sayısını, niteliklerini ve hangi görevleri icra edeceğini bildirmelidir. 8.2.Projenin başlangıcından kesin kabulü yapılıncaya kadar projede görevlendirilecek personel, kurumun onayı alınmadan değiştirilmemelidir. 8.3.Satıcı, sistemin kurulumunda çalıştıracağı elemanları önceden belirlemiş olmalı, personelin diploma örnekleri teklif ekinde verilmelidir. 8.4.Satıcı, yazılım geliştirme süreçlerinde halen çalıştırdığı elemanlarla ilgili olarak; personel sayısı, bilgi işlem deneyimi, Firma daki ortalama çalışma süresi, veri tabanı yönetim sistemi deneyimleri, yazılım dilleri ve yazılım projeleri hakkında hazırlayacakları tabloyu tekliflerine eklemelidir. 8.5.İdare tarafından elemanlarla ilgili olarak istenecek tüm evrak ve bilgiler idareye elemanın işe başlamasından önce teslim edilmelidir. 8.6.Projede çalıştırılacak personel arasında halihazırda çalışanlara ait Sigorta bildirgeleri teklif ekinde yer almalıdır. Henüz işe alınmamış olanların ise işe başladıkları gün itibarıyla sigorta işlemlerinin yapılacağına dair taahhüt, teklif ekinde yer almalıdır. 8.7.Proje süresince tüm elemanlar hastane kurallarına, disipline, gizlilik ilkelerine eksiksiz uymalıdır. Kusurlu elemanlar değiştirilmelidir. 8.8.Personel, hastanenin belirleyeceği yerlerde çalışmalıdır. İhtiyaç durumuna göre personelin yer değişimi Alıcı ve Satıcı koordinasyonu ile yapılmalıdır. 8.9.Personelin tüm özlük hakları (SSK, emeklilik, hastalık, izin, yemek, giyim, ulaşım vs.) Satıcı ya ait olmalıdır. 8.10.Satıcı nın teklif ettiği personel, Alıcı nın onayından sonra işe alınmalıdır. 8.11.İşe alımlarda gerekli belgeler (diploma, deneyim, güvenlik bilgileri) Alıcı tarafından Satıcı nın onayına sunulmalıdır. 8.12.Satıcının eğitim ve destek elemanlarının kurum personelinin formalarıyla karışmayacak renkte kıyafetleri olmalı, Devlet Memurları Kıyafet Yönetmeliği ne uygun davranılmalıdır. 20