Luca Fatura Aktarım İşlemi Luca Muhasebe Yazılımında Fatura aktarım işlemini Muhasebe Modülü > Fiş İşlemleri> Fatura Aktarımı Alanından yapabilirsiniz. Bu alanın seçtiğinizde fatura aktarım ekranı başka bir pencerede açılacaktır. Eğer açılmaz ise ekrandaki burayı tıklayınız yazısı ile pencereyi açabilirsiniz. Açılan aktarım ekranında sistem tarafından tanımlanmış olan hazır şablonlar olacağı gibi,sizin tarafınızdan da yeni şablonlar oluşturulabilir. Aktarılan dosyalar CSV* uzantılı olması gerekmektedir. Aktarılan Dosya 400 satırdan fazla olmamalı. Aktarılan Dosyanın sütun sayısı en fazla 15 olmalı. Her sütuna en fazla 15 adet kural tanımlanabilir. Fiş Kesme işlemi sırasında en fazla 100 adet satır seçilerek fiş oluşturulabilir. Formül tanımlama alanlarında virgül (,) yerine nokta (.) tanımlanmalıdır.( Örn: 0,18 yerine 0.18 vb.) 20 Adet Şablon Kullanılabilir. Şablonlar ve Kurallar tüm Bilanço firmalarınızda geçerlidir.
Aktarım Şablonu alanında ilgili şablonu seçip hangi sütun ve başlıklardan oluştuğunu görebilirsiniz. Şablonu seçtikten sonra Buraya tıklayınız yazısına basarak ekranın alt tarafına gelen şablon içeriğini görüp elinizdeki şablonun uygunluğuna bakabilirsiniz. Farklılık olması durumunda kendiniz bir şablon tanımlayıp veya elinizdeki veriyi değiştirebilirsiniz. Örnek Uygulama;
Mükellefimizin size göndermiş olduğu CSV formatındaki Fatura Dökümü Şablonlarda yer alan ÜLKER şablonuna uygun görünmekte olsun. Göz at butonu yardımı ile ilgili CSV dosyasını seçiyoruz ve alttan Kaydet ve Dosyayı Yükle butonuna Basıyoruz. Aktarım yapıldığında ekran üst taraftaki görüntü ile karşınıza gelmektedir.
Sütun başlıklarına göre CSV dosyası yüklenmiştir. Bu alanda yapılması gereken işlem kural tanımlama işlemidir. Kural Tanımlamalarını yaparken kullanacağımız sütunlar Fiş detayında kullanacağımız sütunlardır. Kullanacağımız sütunlardan FATURA Tarihi alanın seçiyoruz, seçili duruma geldikten sonra alt tarafta Sütun detayı alanına bilgileri gelecektir. Sütun detayını çift tıklıyoruz.
Sütun Başlık Fatura Türü, Sütun Türü de Evrak Tarihi (Fiş içindeki Evrak tarihi)olarak seçilip tamam butonuna basıyoruz. Sonra Fatura No alanını seçiyoruz. Evrak No (Metin) yazan yeri çift tıklıyoruz. Sütun Türü Evrak No (Fiş içindeki Evrak No), Veri türü Metin seçilip tamam butonuna basıyoruz.
Sonra Unvan Alanına geçiyoruz. (Fiş içindeki Açıklama alanı) Açılama (Metin) alanını çift tıklıyoruz. Sütun Türü Açıklama olarak Seçilip tama butonuna basıyoruz.
Sonra Brüt Tutar alanına geçiyoruz. Sütunu seçili duruma getirip aşağıda Tutar (Sayı) alanını tıklıyoruz. Tutar Sayı alanın çift tıkayıp gelen ekranda Brüt tutar alanı ile ilgili kuralımızı tanımlıyoruz.
Sütun türü TUTAR olan alanlarda açılan Kural Tanım Ekranı daha detaylıdır. Bu detay ekranında sütunumuzla ilgili olarak yapılacak işlemleri seçiyoruz. Brüt tutarın nasıl fişe yansıyacağını burada tanımlıyoruz. KDV ve Iskonto dahil olarak yer alan Brüt tutar sütununda ki rakamın fişe nasıl aktarılacağını bu alanda tanımlıyoruz. Bir sütuna 15 kural tanımlanabiliyordu. Bunu için kural sıra numarası alanına istediğiniz sırayı verebilirsiniz. Örneğin öncelikli olarak %18 likleri yap şeklinde bir sıralama yapabilirsiniz. Kural Alanı; KOŞUL SÜTUN: Hangi sütun baz alınarak işlem yapılacaksa o sütun seçilir. İşlem HEPSİ: Koşul sütunda yer alan değerlerde hiçbir kritere bakmadan tümünü al EŞİT: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan tanımlama veya formüle uygun veri çıkarsa sadece bu veriyi al KÜÇÜK, BÜYÜK: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan formülden küçük veya büyük değerler çıkarsa sadece bu değerleri al ARASINDA: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan tanımlama veya formül arasında bir değer çıkarsa sadece bu değeri al (örneğin tarihi ve i ve tarihi arasında vb) BAŞLAYAN, BİTEN: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan değer veya formüle uygun veri çıkarsa sadece bu veriyi al İÇİNDE GEÇEN: Koşul sütununda Değer kısmına yazılacak olan değer veya tanımlamaya uygun veri çıkarsa sadece bu veriyi al BOŞ İSE: Koşul sütununda boş satırlar var ise bunları al KOŞUL SÜTUN: Hangi sütun baz alınarak işlem yapılacaksa o sütun seçilir Tutar Olarak Formül Kullan: İşlem alanında tanımlanan değerler haricinde (hepsi,büyük,küçük vb.) ise verilerinize göre bir tanımlamada siz oluşturabilirsiniz. Örneğin;Aktardığınız veride yer alan KDV alanındaki tutar yerine farklı bir formül ile KDV tutarını hesaplatmak isterseniz bu alanı kullanabilirsiniz. Genel_Toplam-Matrah şeklinde. Örnek Uygulamamızda Koşul Sütun Brüt Tutar,İşlem hepsi olarak seçilecektir. Brüt tutardan Matrahı bulacağımız için Tutar olarak Formül kullan İşaretli olacak. Formülümüzde Faturanın genel toplamına iskonto toplamını ekleyip KDV tutarını çıkaracağız. Bu düzenlemeyi sütun başlılarına göre yapacağız. Tanımlanan Formüle göre Matrah bulunurken Brüt tutar alanında rakam bulunmaya da bilir. Yapacağınız formül ile matrah hesabını hesaplatabilirsiniz.
Kural Tanımı Ekranı; Tutar formül alanını çift tıklayarak sütun başlıkları yardımı ile formülümüzü düzenleyebiliriz veya manuel olarak da yazabiliriz.
Hesap Belirleme Alanı; Hesap kodunu sabit bir hesaba göndermek istenirse Sabit Seçilip hesap kodu yazılabilir. Cari kullanılacak olan kural tanımlamalarında sezgisel seçebilirsiniz. Stoklu çalışılan bir mükellefiniz ise ve Luca da Stok takibi yapılıyorsa Stoklarınız Stok belirleme yönteminize göre otomatik olarak getirilecektir. İsterseniz eğer Hesap belirleme alanında Stok Hesabı seçip stok kartlarınızda tanımlı olan alış hesap koduna veya diğer hesap kodlarına (Satış,iskonto vb.) göre fişlerinizi oluşturabilirsiniz. Hesap Kodlarınızı eğer aktardığınız şablonda bir sütunda yer alıyorsa hesap belirleme alanından da bu sütunu seçip kuralınızı bu tanımlamaya göre yapabilirsiniz. Hesap belirleme alanında Diğer Sütunlarda belirtilen Hesap kodundan al seçeneği ile diğer sütunlarda tanımlanmış olan kuralda uygulanan hesap kodunu kullanmak için seçilebilir. Örneğin iskonto sütununda tanımlama yapıyorsunuz,yine aynı alış hesap kodunu kullanmanız gerekli bir önceki Brüt tutar sütunundaki uygulanan hesap kodunu be hesap belirleme yöntemi ile seçebilirsiniz. Hesap Kodu Belirleme Alanında Sezgisel olarak da bulabilirsiniz. Sezgisel Metinini aranacağı sütunu seçip (Açıklama veya Unvan kısmı) Hesap aralığını belirtebilirsiniz. Hesap Belirleme işleminden sonra Ba/Bs Kutucuğunu işaretleme işlemi; Matrah alanlarında Ba/Bs Kutucuğunu işaretlenesi için Bulunan Hesap Ba/Bs de cari olarak kullanılsın kutucuğunu işaretliyoruz. Matrahı hesapladığımız kuralımızda sadece Ba/Bs işlemi için Alış olarak seçiyoruz. İlgili cariyi Genel Toplam (Fatura Toplamı) alanında tanımlayacağız. Stok Hareketi var ise alış olarak seçiyoruz. (Mal alışı olduğu için) Aktardığınız CSV dosyasında miktar bilgisinin olduğu sütun var ise ilgili sütunu seçiyoruz. - Stok belirleme yöntemini, Sabit seçip kuralımızda tanımlı olan stok kartına gönderebiliriz. - Stok belirleme yöntemini, Sezgisel seçip aktarmış olduğumuz CSV dosyasında bir sütunda yer alıyorsa İlgili sütunu seçip içinde aratabiliriz. - Stok belirleme yöntemini, Stok Kodu sütunundan al seçeneğini seçip Stok Kartı ile ilgili ayrı bir sütun var ise o sütun seçilip stoklar otomatik olarak gelecektir. - Stok belirleme yöntemini, Diğer sütunlarda belirlenen Stok tanımlamalarından alınması isteniyor ise ilgili sütun seçilip oradan getirilebilir.
Tanımlama işlemini bitirdikten sonra TAMAM butonuna basıyoruz. Sonra Fiş içerisinde kullanacağımız Diğer sütuna geçiyoruz. Toplam İskonto alanı;
Sütunu seçtikten sonra Tutar sayı alanını çift tıklıyoruz. Açılan kural tanım alanında İskonto ile ilgili kural tanımlamamızı yapıyoruz. Sütun Türü Tutar seçili olacak. Kural sıra numarası 1 Koşul Sütun (CSV de Hangi sütunda olduğu) Toplam İskonto İşlem Hepsi Hesap Belirleme Yöntemi : Bir önceki tanımlamamızda Brüt tutar hesabını 153.18 olarak seçmiştik yine aynı hesabın kullanılmasını istiyoruz. Onun için Diğer Sütunlarda Belirlenen Hesap Kullanılsın seçeneğini seçip. Referans Sütun alanında Brüt Tutar sütununu seçiyoruz. Ba/Bs İşlemi alanında: Alış İskonto. Borç /Alacak Durumu: Alacak Stok Hareket durumu: Stok Hareketi Oluşturma seçili olacak. Bu işlemi de tamamladıktan sonra tamam butonuna basıp sonraki sütuna geçiyoruz.
KDV tutarı sütununu seçiyoruz. Tutar (Sayı) alanı çift tıklayıp kural detayına giriyoruz.
KDV sütunu kural tanımı alanında; Sütun Türü : Tutar Kural Sıra Numarası : 1 Koşul Sütun : KDV TUTAR İşlem : Hepsi Hesap Belirleme : Sabit Hesap : 191.18 Ba/Bs ve Stok ile ilgili bir tanımlama yapılmayacaktır. Bu seçimlere göre KDV aktarılan CSV dosyasına göre aktarılacaktır. Eğer Hesaplatma yapılması istenirse örneğin KDV sütunu boş olabilir. Bu durumda Koşul Sütunu Brüt tutar veya net tutar olabilir(hesaplatma hangi veriden yapılacaksa o seçilir). - Tutar olarak Formül Kullan işaretlenir. Formül alanı manuel olarak veya alan çift tıklanarak açılan pencerede yazılır. Dilerseniz böyle bir KDV hesaplatmada yapabilirsiniz.
Fatura Toplamı Sütununa Geçiyoruz; Fatura Toplamı sütunu seçildikten sonra alt tarafta yer alan Tutar (Sayı) Alanını çift tıklıyoruz. Kural Tanımlama alanında ; Sütun Türü : Tutar Kural Sıra No : 1 Koşul Sütun : Fatura Toplam
İşlem : Hepsi Hesap Belirleme : Sezgisel Hesap Belirleme Sezgisel Metin : Unvan (Aktarılan CSV dosyasındaki unvan alanına bakıp hesap planında aynı isimler var ise otomatik bulur) Hesap : 320 (Hangi Hesap aralığında arama yapılacağı. artı (+) konularak 320+329 gibi aralık genişletilebilir.) Ba/Bs : Bulunan Hesaplar Ba/Bs de Cari Hesap olarak kullanılsın işaretli olacak.(matrah Hesaplarında Ba/Bs kutucuğu bu kuralda tanımlanan hesap olacak. Bu işlemde bittikten sonra Tamam butonuna basıl kural tanımlama işlemini tamamlıyoruz. Fiş Oluşturma İşlemi; Kural tanımlamaları yapıldıktan sonra Ekranın Alt tarafında bulunan Hesapları Belirle butonuna basıyoruz. Sistem tanımlanmış olan kural tanımlamalarına göre kuralları uygulayıp karşımıza Faturanın 1 satırında oluşturulacak detayı gösterecektir.
Hesapları Belirle butonuna bastığımızda geçen süre bilgisayarınızın performansı,internet bant genişliğinizin durumu,kuralınızın detayı ve aktarım yapmış olduğunuz CSV dosyasını uzunluğuna göre değişecektir. Süre uzarsa veya işlemi durdurmak isterseniz kurallar uygulanırken ekranın sağ üst tarafındaki İşlemi durdurmak için burayı tıklayınız yazısını tıklayarak işlemi durdurabilirsiniz. Hesap Belirleme İşlemi Bittikten sonra Ekran şu şekilde olacaktır. Fiş oluşturma İşlemi; Faturaları Seçme işlemi için seç butonunu kullanabilirsiniz. Filtreleme seçeneklerinden faydalanarak oluşturulacak fişleri gruplayabilirsiniz.
Filtreleme Seçeneklerinde; Sütun Başlıklarına göre; Örneğin Fatura tarihi olarak sütun Başlığı seçilir,işlem alanında Eşit Seçilir,Değer Alanına ilgili tarih yazılarak seç butonuna basıldığında sadece belirtilen tarihteki kayıtlar seçilebilir. Veya Seçilenleri Temizle Hepsini Seç Seçimi Çevir Dengesiz Detayları Olanları Seç Hatalı Fiş Detayları Olanları Seç Uyarı İçeren Fiş Detayları Olanları Seç Fiş Detayları Olmayanları Seç Hatasız, Uyarı İçermeyen ve Dengeli Satırları Seç Başlıklarından Fişlerin durumuna göre de filtreleme yapabilirsiniz. Seçim işlemi tamamlandıktan sonra Fiş Kes Butonuna Basıyoruz. Fiş Kesme Parametre ekranı karşımıza geliyor. Bu alanda ; Fiş seç alanından önceki bir fişin içerisine bu kayıtları aktarabiliriz. Hesap Birleştirme alanında ;Hesap kodu alanlarda hesap kodu belirterek birleştirilecek hesaplar kebir bazında seçilebilir. Örneğin 153+320 (153 lerin alt hesaplarını aynı olanları kullanılan alt hesaplarda birleştir. 320 lerin alt hesaplarını aynı olanlarını kullanılan alt hesapta birleştir) Nakit işlemler; Aktarılan Faturalar Kasa ile kapanacaksa Fatura toplamı ilgili kasa koduna aktarılır. Sıralama; Oluşturulacak olan fişi içindeki sıralama şeklini belirler. Sonra Fiş oluştur butonuna basıyoruz. Gelen ekranda Seçili olan fişlerin oluşturuldu mesajı gelecektir.
Fiş numarası tıklanarak ilgili fişe ulaşılabilir. Hesap Belirleme işlemi tamamlandıktan sonra sistem size uyarı mesajları verebilir. Tanımlanmış kuralda veya aktarılan dosyada hata olabilir. Sistem sizi renkli yazılar ile sizleri uyaracaktır. Tekrar aktarım yaparak kuralınızı tanımlayabilirsiniz. Örneğin stok ile ilgili bir tanım hatası veya Ba/Bs kutusuyla ilgili işaretleme tanım eksiği olmuş olabilir. Dengesiz fiş durumu ise aktarılan dosyada matrah KDV uyumsuzluğu veya Formül hesaplamasında bir hata yapılıyor olabilir.
Aktarılan dosyada düzeltme yapabilirsiniz. İlgili alanı çift tıkladıktan sonra veriye müdahale edebilirsiniz. Hücre değeri değiştirilip tamam butonuna basılıp Hesap Belirleme işlemi tekrarlanabilir.