Yayınlanma Tarihi : 26.08.2013 Revizyn Numarası : 1.0.1
İÇİNDEKİLER YÖNETİCİ ÖZETİ... 4 GİRİŞ... 6 I. E-FATURA UYGULAMASI NEDİR?... 6 A. YARARLARI NELERDİR?... 7 B. E-FATURA UYGULAMASI HANGİ ŞİRKETLER İÇİN ZORUNLUDUR?... 8 II. E-FATURA NE DEĞİLDİR?... 8 III. ELEKTRONİK FATURA SİSTEMİNİN ÇALIŞMASI... 9 A. SİSTEMİN GENEL YAPISI... 9 B. E-FATURA SİSTEMİ İLE İLGİLİ DİĞER KAVRAMLAR... 11 i. UBL-TR... 11 ii. Mali Mühür... 11 iii. Saklama Yükümlülüğü... 12 IV. E-FATURA KULLANIM YÖNTEMLERİ... 13 A. G.İ.B E-FATURA PORTALİ... 13 B. ÖZEL ENTEGRASYON... 14 C. ENTEGRASYON... 15 D. YÖNTEM SEÇİMİNDE NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR?... 15 V. CANİAS ERP VE E-FATURA SİSTEMİ... 18 A. DESTEKLENEN METOTLAR... 18 i. Canias ERP ile G.İ.B E-Fatura Prtali nin Kullanılması... 18 ii. Canias ERP İle Özel Entegrasyn (Özel Entegratör) Yönteminin Kullanılması... 20 iii. Canias ERP İle Entegrasyn Yönteminin Kullanılması... 22 B. E-FATURA KULLANIMINA İLİŞKİN CANİAS ERP ÜZERİNDEKİ YENİLİKLER... 23 i. E-Fatura Parametreleri... 24 ii. Satış Faturaları... 25 iii. Satış Faturası Onayları/Retleri... 25 iv. Satış Faturası İadeleri... 25 v. Örnek Satış Süreci... 26 vi. Alış Faturaları... 27 vii. Alış Faturası Onayları/Retleri... 28 viii. Alış Faturası İadeleri... 28 ix. Örnek Satın Alma Süreci... 28 x. Mükellef Listesi... 30 xi. Mali Mühür İle İmzalama... 30 VI. CANİAS ERP E-FATURA SÜREÇ KILAVUZU... 31 A. E-FATURA SÜREÇ TAKVİMİ... 31 B. BAŞVURU SÜRECİ... 31 i. Elektrnik Başvuru... 32 ii. Yazılı Başvuru... 32 C. İMPLEMENTASYON SÜRECİ... 32 i. Canias ERP Yazılım Güncellemeleri... 32 ii. Kurulum Ve Knfigürasyn... 33 iii. Test Süreci... 33 iv. Canlı Kullanıma Geçiş... 33 VII. SIKÇA SORULAN SORULAR... 34 VIII. ÖNEMLİ BAĞLANTILAR... 37 2
3
YÖNETİCİ ÖZETİ E-Fatura uygulaması bu uygulamaya tabi lan mükelleflerin karşılıklı larak faturalarının, bunların ret/nay/iade belgelerinin dijital rtamda kâğıt faturaya gerek kalmaksızın ancak kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip larak iletilmesini sağlayan bir sistemdir. E-Fatura kayıtlı kullanıcıların sistemleri arasında iletilen XML tabanlı elektrnik bir mesaj lup; bir epsta, yeni bir belge tipi ya da epsta ile fatura göndermek gibi bir şey değildir. E-Fatura uygulamasının altyapısı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından luşturulmuş ve yürütülmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı nın tanımladığı E-Fatura uygulamasına zrunlu larak dahil lacak mükellefler 01.09.2013 tarihine kadar başvuruda bulunmak ve 31.12.2013 tarihine kadar E-Fatura uygulamasına geçmek zrundadır. Zrunlu lmayan ancak sistemin faydalarından yararlanmak isteyen mükellefler ise diledikleri tarihte başvuru yapabilir ve sisteme dahil labilirler. Aşağıdaki mükellefler zrunluluk kapsamındadır: a) Madeni yağ lisansına sahip lanlar ( lisans sahibi firmaların listesi) b) 2011 yılında en az 25 Milyn TL brüt satış hasılatına sahip lup (a) maddesinde belirtilen firmalardan herhangi birinden 2011 yılında herhangi bir mal (madeni yağ vb. bir mal lmak zrunda değil) alımı yapmış lanlar. c) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (klalı içecek, alkl, tütün ürünleri) imal, inşa veya ithal edenler (detaylı liste) d) 2011 yılında en az 10 Milyn TL brüt satış hasılatına sahip lup (c) maddesinde belirtilen firmalardan herhangi birinden 2011 yılında herhangi bir mal (c maddesindeki listede belirtilen mallardan lmak zrunda değil) alımı yapmış lanlar. Her ne kadar bir zrunluluk şeklinde getirilmesinden dlayı E-Fatura uygulamasını, firmalar için bir külfet gibi görülse de aslında satış, satın alma ve tahsilat süreçlerini hızlandıran ve kâğıt ve psta maliyetlerinden tasarruf yapmayı sağlayan bir yöntem larak görülmesi daha dğru lacaktır. Yukarı da anlatılan süreçlerde genel akış aynı kalmakla beraber mükelleflerin sistemi kullanabilmesi için G.İ.B tarafından üç yöntem alternatifi sunulmuştur. E-Fatura Prtali: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan bir web sayfasını kullanarak E-Fatura sistemine erişim yöntemidir. Kısıtlı imkânlar sunulmaktadır. ERP uygulaması ile kısmen entegre edilebilir. Özel Entegrasyn: Gelir İdaresi Başkanlığına verileri göndermek ve almak için özel entegratör adı verilen prfesynel servis sağlayıcıları aracı larak kullanmak yöntemidir. ERP uygulaması ile tam entegre çalıştırılabilir. Entegrasyn: Gelir İdaresi Başkanlığına verileri göndermek ve almak için kendi bilgi işlem sistemini ve ERP yazılımını G.İ.B sistemi ile dğrudan entegre ederek kullanmak yöntemidir. ERP uygulaması ile tam entegre çalıştırılabilir. 4
IAS, Canias ERP içerisinde her üç yöntem için de bir takım çalışmalar ve geliştirmeler yapmıştır: a) G.İ.B E-Fatura Prtalini kullanacak firmalar herhangi bir ücret ödemeden IAS den gerekli güncellemeleri alabilecek ve sistemi kendi mali mühürleri ile kullanabileceklerdir. b) Özel Entegrasyn yöntemini kullanmak isteyen firmalar için IAS çk kısa bir zaman içerisinde Canias Onaylı Özel Entegratör listesini duyuracaktır. Ücretsiz larak sunulacak Canias ERP güncellemelerini yükleyerek Canias naylı bu özel entegratör sistemleri ile Canias ERP içerisinden E-Fatura göndermek ve almak mümkün lacaktır. c) Entegrasyn yöntemini kullanmak isteyen firmalar için IAS çk kısa bir zaman içerisinde Canias Onaylı Bağlantı Yazılımı listesini duyuracaktır. Ücretsiz larak sunulacak Canias ERP güncellemelerini yükleyerek Canias naylı bu özel entegratör sistemleri ile Canias ERP içerisinden E-Fatura göndermek ve almak mümkün lacaktır. G.İ.B Prtali çözümünde entegrasyn imkânları kısıtlı lup kullanıcıların pek çk işlemi ve daha önemlisi kntrlü manuel ylla yapmasına ihtiyaç duymaktadır. Sadece çk az sayıda fatura (aylık 50-100 den az) kesilecek veya alınacak lduğunda yönetilebileceğini düşünüyruz. Genel larak tavsiyemiz özel entegratör kullanmak lup; sadece sürecin G.İ.B dışındaki tüm kısmını riskleri ve yasal srumlulukları ile birlikte mutlaka kendi içerisine almak isteyen müşterilerimize entegrasyn yöntemini öneriyruz. ERP sistemlerinin en önemli özelliği süreçlerin entegre larak çalışmasıdır. Prtal çözümünde labilecek maksimum seviyede entegrasyn ve kullanım klaylığı için Canias ERP içerisinde pek çk çalışma yapılmış lmasına karşın kullanıcılar her durumda verileri yüklemek, almak ve nay/ret işlemleri için prtali kullanmak durumunda lduklarından entegrasyn imkanı kısıtlıdır. Canias naylı lmayan özel entegratör ya da yazılımlarda ise entegrasyn için Canias ERP tarafına yapılması gereken tüm geliştirmeler müşteri tarafından karşılanmak durumundadır. Bu geliştirmelerin yapılmaması durumunda sistem yine de çalıştırılabilecek ancak prtal çözümünde lduğu gibi pek çk işlemin ayrı bir uygulama ile manuel larak yapılması zrunlu lacaktır. Canias naylı özel entegrasyn (özel entegratör) ve bağlantı yazılımlarında IAS, Canias ERP tarafında gerekli tüm geliştirme ve testleri yapmış lup bunlarla ilgili gelecekte çıkabilecek mevzuat ve altyapı değişikliklerine ilişkin bakım faaliyetlerini de yapacak ve müşterilerine ücretsiz larak dağıtacaktır. Bu sayede Canias ERP kullanıcıları 5
başka bir uygulama ya da prtal kullanmadan tüm süreçlerini Canias ERP üzerinden yapabilecekler ve IAS den destek alabileceklerdir. Bu nedenlerle özel entegrasyn (özel entegratör) veya entegrasyn yöntemini seçen müşterilerimize de IAS tarafından klay kullanım ve uyumluluk için gerekli geliştirmeler yapılmış Canias naylı özel entegratör ya da Canias naylı bağlantı yazılımları ile çalışmanızı önemle tavsiye ediyruz. Canias ERP ile E-Fatura ya geçiş sürecini aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür: Knu ve başvuru süreçleri ile ilgili ile ilgili daha fazla bilgiyi dkümanın devamında bulabilirsiniz. GİRİŞ Gelir idaresi başkanlığının belirlediği yeni bir sistem ile mükellefler E-Fatura uygulamasıyla tanışıyr. Sürekli dijitalleşen dünyada E-Fatura uygulaması; tabi lan mükellefler için zaman, masraf ve yönetim gibi knularda büyük avantaj sağlamakla birlikte, kayıt dışı yapılan işlemlerinde birçğunun önüne geçmekte. Firmalar için kapsamlı bir geçiş ve yönetim süreci içeren bu uygulama ile ilgili detayları bu dküman ile sizlere sunuyr lacağız. Kısaca özetlersek dküman içerisinde E-Faturanın ne lduğunun, hangi yöntemlerle nasıl bu sürece dahil lunacağının, kullanılan yöntemlerin neler lduğunun, yöntem seçimi yaparken nelere dikkat edilmesi gerektiğinin, CANIAS ERP nin bu süreçteki rlünün ve içerdiği yeniliklerin kapsamlı bir özetini bulabilirsiniz. I. E-FATURA UYGULAMASI NEDİR? Vergi Usul kanununa göre fatura kâğıt rtamında en az iki nüsha larak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt rtamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir. E-Fatura uygulaması ise sistemin üyesi lan kurumların birbirlerine kesecekleri faturaları kâğıt rtamını kullanmadan bilgi işlem sistemlerini kullanarak düzenleyip gönderebilmeleri için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kurulmuş bir elektrnik mesajlaşma sistemidir. Genel özellikleri itibarıyla E-Fatura; Elektrnik bir belgedir Veri frmat ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir Vergi Usul Kanunu uyarınca bir faturada yer alması gereken E-Fatura frmatı içerisinde yer alır 6
Satıcı ve alıcı arasındaki iletim, merkezi bir platfrm (G.İ.B) üzerinden gerçekleşir Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir Kâğıt faturada lduğu gibi, satıcı ve alıcı tarafların elektrnik fatura belgelerini belirli bir süre ile saklama ve ibraz yükümlülüğü vardır Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen E-Fatura sisteminde amaç tek frmat ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir faturalaşma sistemi luşturmaktır. Teknik açıdan E-Fatura Uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış lan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektrnik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısını ifade etmektedir. Bu sürecin devamında E-Defter, E-Arşiv, E-İrsaliye gibi sistemlerin de kullanıma girmesi beklenmektedir: E-Defter sistemi Vergi Usul Kanunu uyarınca tutulan ticari defterlerin dönem snlarında özetlerinin elektrnik rtamda Gelir İdaresi Başkanlığına yüklenmesi ile ilgili sistemdir. 2015 yılında yürürlüğe girecektir. E-Arşiv sistemi E-Fatura sistemine kayıtlı lmayan tüzel ve özel kişililere kesilecek faturaların da elektrnik rtamda kesilebilmesine ilişkin bir sistem lup henüz tasarım aşamasındadır. E-İrsaliye sistemi irsaliye belgelerinin elektrnik rtamda düzenlenebilmesine ve iletilmesine ilişkin kurulması düşünülen sistemin adıdır. A. Yararları Nelerdir? E-Fatura uygulamasının getirdiği en büyük avantajlardan bir tanesi, kâğıt sürecinin denetim ve yönetimini rtadan kaldırmasıdır. Evrak işleri, evrakların saklanması, ihtiyaç halinde tekrar çıkartılması gibi hem mali açıdan hem de teknik açıdan çk zr lan bir sürecin saniyeler bazında ve çk daha az maliyet ile çözülmesini sağlar. Genel larak E-Faturanın yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz: Faturaların tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenmesi Kâğıt evraklar ile yürüyen sürecin denetim ve yönetimini klaylaştırması Kâğıt tüketiminin ve nakliye ihtiyacının azaltılması yluyla dğal çevrenin krunmasına katkı sağlanması Nayln faturaların önüne geçilmesi Kayıt dışı işlemlerin önüne geçilmesi İş süreçlerinin hızlanması Nakit ve ödeme yönetiminde tmasyn sağlanması Pstalama masraflarını ve teslim sürelerinin uzunluğunun rtadan kalkması Fatura bilgilerinin anında kntrlünün sağlanması Hata tespit ve itiraz sürelerinin kısalması Anlık ve tmatik veri akışı ile hata ihtimallerinin en aza indirilmesi Elektrnik arşivleme ile yerden tasarruf edilmesi ve gerektiğinde istenilen fatura bilgilerine anında ulaşım sağlanması Gelir idaresi başkanlığının yaptığı analizlere göre tplam satışların(cirların) %2(%3 e kadar) si kadar bir maliyet avantajı sağlanması 7
B. E-Fatura Uygulaması Hangi Şirketler İçin Zrunludur? E-Fatura sistemine üye lmak bazı işletmeler için zrunlu lduğu gibi üye lmaya zrunluluğu lmayan ancak sistemin faydalarından yararlanmak isteyen işletmelerin gönüllü larak üye lması da mümkündür. Sisteme üye lması zrunlu lan mükellefler 421 Sıra N lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile şöyle tanımlanmıştır: a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrl Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip lanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyn TL brüt satış hasılatına sahip lanlar. b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyn TL brüt satış hasılatına sahip lanlar. Buna göre aşağıdaki kşullardan herhangi bir tanesine uyan mükellefler E-Fatura sistemine kayıt yaptırmak ve kullanmak zrundadırlar: e) Madeni yağ lisansına sahip lanlar ( lisans sahibi firmaların listesi) f) 2011 yılında en az 25 Milyn TL brüt satış hasılatına sahip lup (a) maddesinde belirtilen firmalardan herhangi birinden 2011 yılında herhangi bir mal (madeni yağ vb. bir mal lmak zrunda değil) alımı yapmış lanlar. g) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (klalı içecek, alkl, tütün ürünleri) imal, inşa veya ithal edenler (detaylı liste) h) 2011 yılında en az 10 Milyn TL brüt satış hasılatına sahip lup (c) maddesinde belirtilen firmalardan herhangi birinden 2011 yılında herhangi bir mal (c maddesindeki listede belirtilen mallardan lmak zrunda değil) alımı yapmış lanlar. Yukarıda belirtilen kşullardan herhangi birisini sağlayan ve dlayısı ile E-Fatura uygulamasına geçme zrunluluğu bulunan mükelleflerin, 1 Eylül 2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuru ve 31.12.2013 tarihine kadar E-Fatura uygulamasına geçme zrunluluğu bulunmaktadır. Bu kapsam dışında kalan işletmeler diledikleri takdirde gönüllü larak da E-Fatura sistemini kullanmaya başlayabilirler. II. E-FATURA NE DEĞİLDİR? E-Fatura sistemi sıklıkla başka sistem ya da yöntemlerle karıştırılmaktadır. E-Fatura sisteminin ne lmadığına ilişkin bazı maddeleri aşağıda bulabilirsiniz: E-Fatura Sistemi sıklıkla bazı firmaların e-psta yluyla gönderdikleri PDF frmatındaki faturalarla karıştırılmaktadır. E-Fatura Sistemi e-psta yluyla fatura gönderilen bir sistem değildir. O sistemin adı EFKS (Elektrnik Fatura Kayıt Sistemi) larak tanımlanmaktadır. EFKS sistemine üye 6 adet işletme (Avea, Bursa Gaz, TTNet, Turkcell, Türk Telekm, Vdafne) lup bu işletmeler de 1 yıl içerisinde E- Fatura Sistemi ne geçiş yapmak durumundadırlar. E-Fatura yeni yaratılmış bir belge türü değildir. Üyeler arasında faturanın kâğıt yerine elektrnik rtamda larak düzenlenebilmesi ve iletilebilmesi için geliştirilmiş üyelik bazlı bir sistemdir. E-Fatura bir PDF/HTML dkümanı ya da kâğıt çıktı değildir ve bu şekillerde ibraz edilemez. E-Fatura e-psta ile fatura göndermez. E-Fatura uygulaması istenildiği zaman serbest bir şekilde kullanılacak bir uygulama değildir. Sisteme üye işletmeler diğer sistem üyelerine kesecekleri faturaları kâğıt rtamında düzenleyemezler. 8
III. ELEKTRONİK FATURA SİSTEMİNİN ÇALIŞMASI A. Sistemin Genel Yapısı Genel hatları ile tanımlamak gerekirse Elektrnik Fatura Sistemi, önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektrnik belge larak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım prtklü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır. Uygulamayı kullanarak fatura düzenlemek isteyen mükellefler; yalnızca sistemde tanımlı lan alıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde E-Fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dlayısıyla fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı larak sistemde tanımlı lmaları gerekmektedir. E-Fatura sistemine üye lan iki mükellef arasında faturalama sürecini aşağıdaki şemada görebilirsiniz: Buna göre E-Fatura sisteminde yer alan temel rller şunlardır: Gönderici birim Merkez Psta kutusu (Alıcı Birim) Eğer bu sisteme üye lan iki mükellef aralarında faturalama yapıyrlarsa, Gönderici birim; E-Faturayı ve sistem yanıtını; Oluşturmaya imkân verir/luşturur, Elektrnik larak imzalar veya Mali Mühür ile naylar, Saklar, Yanıtın veri aktarım prtklü ile belirlenen veri kurallarına Uygunluğunu denetler, Merkeze iletir. Merkez den gelen uygulama yanıtını ve sistem yanıtını; Alır, Veri aktarım prtklü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu Denetler, İşler, Elektrnik imza veya Mali Mühür dğrulaması yapar, Saklar. Merkez, kendisine gelen bu faturayı uygulama ile ilgili yaptığı her adımı lglayarak faturanın muhatabı lan mükellefe iletmekle yükümlüdür. Bu süreç içerisinde merkez; Kendisine gelen E-Faturayı ve uygulama yanıtını; 9
Alır, Fatura ve uygulama yanıtının, veri aktarım prtklü ile belirtilen Veri kurallarına uygunluğunu denetler, İşler, İlgili adrese iletir, İlgili adrese sistem yanıtı luşturur ve iletir. Kendisine gelen sistem yanıtını; Alır, Sistem yanıtının, veri aktarım prtklü ile belirtilen veri Kurallarına uygunluğunu denetler, İşler, İlgili adrese iletir. Alıcı birim tarafında bir psta kutusu bulunur ve bu psta kutusunda; Merkez üzerinden gelen elektrnik faturayı ve sistem yanıtını; Alır, Elektrnik imza veya Mali Mühür dğrulaması yapar, Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım prtklü ile belirtilen veri Kurallarına uygunluğunu denetler, İşler, Saklar. Uygulama yanıtını ve sistem yanıtını; Oluşturmaya imkân verir/luşturur, Elektrnik larak imzalar veya Mali Mühür ile naylar, Saklar, Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım prtklü ile belirtilen veri Kurallarına uygunluğunu denetler, Merkez e iletir. Yukarı da anlatılan süreçlerde genel akış aynı kalmakla beraber mükelleflerin sistemi kullanabilmesi için G.İ.B tarafından üç yöntem alternatifi sunulmuştur. E-Fatura Prtalı: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan bir web sayfasını kullanarak E-Fatura sistemine erişim yöntemidir. Kısıtlı imkânlar sunulmaktadır. ERP uygulaması ile kısmen entegre edilebilir. Özel Entegrasyn: Gelir İdaresi Başkanlığına verileri göndermek ve almak için özel entegratör adı verilen prfesynel servis sağlayıcıları aracı larak kullanmak yöntemidir. ERP uygulaması ile tam entegre çalıştırılabilir. Entegrasyn: Gelir İdaresi Başkanlığına verileri göndermek ve almak için kendi bilgi işlem sistemini ve ERP yazılımını G.İ.B sistemi ile dğrudan entegre ederek kullanmak yöntemidir. ERP uygulaması ile tam entegre çalıştırılabilir. Bu üç yöntem bir snraki bölümde daha detaylı larak açıklanacak lup yöntemlerin sistem içerisindeki yeri aşağıdaki şemada gösterilmektedir. 10
B. E-Fatura Sistemi İle İlgili Diğer Kavramlar i. UBL-TR UBL-TR E-Fatura sisteminin işleyişi sırasında taraflar arasındaki haberleşmede kullanılan veri yapısı prtklüdür. UBL, OASIS2 tarafından geliştirilirmiş, iş dünyasının evrensel ölçekte birlikte iş yapabilirlik ihtiyacını gidermek amacıyla dğmuş bir yapıdır. Bu yapı içerisinde standart XML elektrnik iş dkümanı frmatları bulunmaktadır. Bu anlamda UBL ticari hayatta mevcut bulunan EDI (Electrnic Data Interchange-Elektrnik Veri Değişimi) ve ebxml3 (Electrnic Business using extensible Markup Language) gibi tüm iş yapılarını kapsayan genişletilmiş standart bir yapıdır. UBL-TR E-Fatura ve benzeri sistemlerde kullanılmak üzere UBL yapısının Türkiye şartlarına göre Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından özelleştirilmiş bir halidir. UBL 2.0 versiynu baz alınmıştır. UBL 2.0, satın almadan ödemeye kadar lan tüm süreçleri, uluslararası ticareti ve ticari işbirliğini içerecek şekilde kavrayan belgeleri ve kütüphaneleri içermektedir. ii. Mali Mühür Düzenlenen E-Faturaların dijital larak imzalanması için kullanılacak elektrnik sertifikaların adıdır. TÜBİTAK tarafından üretilmekte ve Kamu Sertifika Merkezi (http://www.kamusm.gv.tr/) tarafından sunulmaktadır. Mali nitelikteki belgelerde yasal geçerliliğe sahiptir. Bu sertifika ile imzalamanın İki temel amacı bulunmaktadır: 1. Faturanın gerçekten düzenlendiği iddia edilen kişi/kurum tarafından düzenlendiğini ispat etmek 2. Düzenlendikten ve imzalandıktan snra faturanın içeriğinin değişmediğini garanti etmek Kamu Sertifika Merkezi tarafından üç çeşit Mali Mühür Sertifikası sunulmaktadır: 1. Masaüstü Akıllı Kart Okuyucusu ile birlikte verilen mali mühür: 11
Bu seçenekte Kamu Sertifika Merkezi tarafından bir adet Masaüstü Akıllı Kart Okuyucu ve bir/iki adet Mali Mühür içeren akıllı kart gönderilmektedir. 2. USB kart kuyucu ile birlikte verilen mali mühür: Bu seçenekte Kamu Sertifika Merkezi tarafından bir adet USB Kart Okuyucu ve bir/iki adet Mali Mühür içeren akıllı kart gönderilmektedir. 3. HSM cihazlarına yüklenen mali mühür: yükleme işlemi yapılmaktadır. Bu seçenekte Kamu Sertifika Merkezi tarafından herhangi bir fiziksel cihaz/kart verilmemekte gösterilen adresteki HSM cihazına uzmanlar tarafından gidilerek sertifika Bunlardan ilk ikisi temel işlev larak aynı lup sadece bilgisayara bağlanış şekli ve küçük kullanım farkları bulunmaktadır. HSM cihazına sertifika yüklenmesi seçeneği ise iki durumda söz knusu labilmektedir: 1. Özel Entegratör üzerinden E-Fatura sistemini kullanan mükelleflerin faturalarının özel entegratör mali mührü ile değil kendi mali mühürleri ile imzalanmasını istediklerinde 2. Entegrasyn ylu ile sistemi kullanan mükelleflerin fatura hareketi sayısının çkluğu nedeni ile masaüstü akıllı kart kuyucusu ya da USB kart kuyucusu yöntemine göre daha hızlı çalışan HSM cihazı ile imzalama işlemini gerçekleştirmek istemeleri. iii. Saklama Yükümlülüğü Vergi Usul kanununa göre fatura kâğıt rtamında en az iki nüsha larak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt rtamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir. E-Faturalar da aynı kâğıt faturalar gibi 5 yıl muhafaza ve ibraz yükümlülüğüne tabidir ve bu yükümlülük mükellefin kendisine aittir. Sisteme üye lan mükellefler saklama işlemlerini kendileri yapabilecekleri gibi Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşların sistemlerinde de saklama yapabilirler. Prtal kullanıcısı lan işletmeler gelen ve giden fatura kayıtlarını elektrnik rtamda güvenli ve gerektiğinde ibraz edilebilir şekilde saklamak zrundadırlar. Saklama işlemini firma içinde ya da izin almış bir kuruluşta yapabilirler. Özel Entegratör hizmeti veren kuruluşların çğu yapılan işlemlerin saklama hizmetini de ücrete dahil larak ya da ayrı bir ücret karşılığı sunmaktadırlar. Herhangi bir zamanda entegratör ile çalışma snlandırıldığı takdirde de bu kayıtlar arşivlenip müşteriye teslim edilmektedir. 12
Entegrasyn yluyla sistemi kullanan mükellefler de prtal kullanıcıları gibi saklama işlemini firma içinde ya da izin almış bir kuruluşta yapabilirler. IV. E-FATURA KULLANIM YÖNTEMLERİ A. G.İ.B E-Fatura Prtali Prtal Yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından https://prtal.efatura.gv.tr internet adresinden ücretsiz larak sunulan bir E-Fatura uygulaması hizmetidir. E-Fatura Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi aracılığı ile kullanma knusunda yeterli alt yapıya sahip lmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilmiştir. III. knu elektrnik fatura sisteminin çalışması kısmında bahsedilen, gönderici ve psta kutusu(alıcı) rlünü burada prtal üstlenmektedir. Merkez ile lan iletişim prtal üzerinden sağlanmakta lup E-Fatura Prtali, E- Fatura Uygulamasına ait sadece temel fnksiynları bünyesinde barındırmaktadır. Bu yöntem ile faturalarınızı; G.İ.B Prtal üzerinden manuel larak UBL-TR Fatura frmatına uygun E-Fatura luşturulabilir, Oluşturulan E-Faturalar sistemde kayıtlı kullanıcılara gönderilebilir, Harici prgramlar aracılığı ile UBL-TR frmatına uygun larak luşturulan, Mali Mühür ile naylanan faturalar prtale yüklenerek alıcısına gönderilebilir, Gelen faturalar psta kutusundan takip edilebilir, Gönderilen ve alınan E-Faturalar elektrnik rtamda arşivlenebilir. Gelen faturalar için nay/ret statüsü verilebilir Giden faturaların nay/ret statüsü izlenebilir E-Fatura Uygulamasını E-Fatura Prtali üzerinden kullanmak isteyenlerin ilgili Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilen esaslara uygun biçimde Başkanlığa başvurmaları gerekmektedir. Başkanlıktan E-Fatura Uygulamasından yararlanma hususunda izin alan kullanıcılar E-Fatura Prtalinden yararlanabilecektir. Gelir 13
idaresi başkanlığı prtal için bir kullanım kılavuzu da yayınlamış bulunmaktadır. Ayrıca E-Fatura uygulamasını test etmek isteyen kullanıcılar için bir test prtali de yayında bulunmaktadır. Prtal kullanıcılarının prtali kullanırken dikkat etmesi gerektiği hususlar; İşlem kayıtlarını (gelen/giden fatura ve uygulama yanıtları) saklama ve ibraz yükümlülüğü mükellefe aittir. Prtal, Gelen faturalar ya da uygulama yanıtları için kısıtlı veri tabanında tutma süresi sunar. Bir ayda yüklenecek fatura sayısı 5000 adeti geçemez. ERP sistemleri ile çk kısıtlı entegrasyn imkânı vardır. İnsan eliyle yapılan manuel işlem, kntrl ve dlayısı ile hata riski fazladır. Faturaların luşturulması, sisteme yüklenmesi, gelen faturaların takibi, gönderilen faturaların nayların takibi gibi işlemler zaman alıcı ve yavaş labilmektedir. B. Özel Entegrasyn Özel entegrasyn E-Fatura uygulamasına tabi mükelleflerin; E-Fatura uygulamasını kullanabilmek için sistemlerini bir entegratör firma ve bu firmanın sunduğu servisler aracılığıyla gelir idaresi başkanlığı ile entegre etme işlemidir. 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 421 sıra N.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 397 sıra N.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde değişiklik yapılarak; bilgi işlem sistemlerini entegre etmek suretiyle E-Fatura uygulamasından yararlanma yöntemine, özel entegratör vasıtasıyla E-Fatura uygulamasından yararlanma yöntemi de eklenmiştir. Başkanlık tan özel entegrasyn izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanılarak da E-Fatura uygulamasından yararlanılabilir. Bu durumda mali mührünü ürettiren mükellefler, Başkanlık tan özel entegrasyn izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dâhil labilirler. Özel Entegratörlerin sistem içindeki rlü; Elektrnik fatura sisteminin çalışması kısmında bahsedilen gönderici ve psta kutusu(alıcı) rlünü burada Entegratörler üstlenmektedir. Özel entegratör, anlaşma yaptığı mükellefler için güvenli kullanıcı hesapları açarak yönetir ve bu mükelleflerin faturalarını Başkanlık sistemi üzerinden alıcıya yönlendirir. Mesajların iletimini EF-VAP prtklüne uygun larak yapar. Özel entegratörlerin öncelikle E-Fatura Uygulaması Entegrasyn Kılavuzundaki açıklamalara uygun bir yazılım geliştirmiş lmaları gerekmektedir. Özel entegratör ve Başkanlık arasındaki bağlantı mdeli web-servis larak belirlenmiş lup, özel entegratörün anlaşma yaptığı mükelleflerle arasındaki ağ, güvenli faturalama trafiğini, iletilerin kunabilmesini ve gönderilip alınabilmesini sağlayabilecek şekilde kurulmalıdır. Birim, uygulama ile ilgili her adımda lglama yapmak zrundadır. Gönderilen her faturanın gönderen tarafından güvenli saklama yükümlülüğü lması dlayısıyla, mutlaka felaketten kurtarma mekanizmalarına sahip lması gerekmektedir. Ayrıca giden-gelen mesajları takip edebilmesi ve alabilmesi için sistemin her an (7x24) çalışır durumda lması gereklidir. Bunun için aynı zamanda iş sürekliliğini de sağlamalıdır. Bu yöntemin genel özellikleri şöyle özetlenebilir: Yukarıda da kısaca özetlendiği gibi bu yöntemde yapılacak işlerin ve yükümlülüklerin önemli bir kısmı özel entegratör kuruluş tarafından yerine getirilmektedir. 14
Lglama ve saklama hizmeti çğu özel entegratör tarafından ücrete dahil larak ya da ek ücret karşılığı sunulmaktadır. E-Faturaların imzalanmasında firmanın mali mührü kullanılabildiği gibi sadece özel entegratörün mali mührü ile de imzalanması mümkündür. Bu durumda hem faturalar çk hızlı bir şekilde özel entegratör tarafından HSM cihazları ile imzalanabilecek hem de bunun için pahalı bir işlem lan firmanın mali mührünü özel entegratörün HSM cihazına yükletme işlemin yaptırmasına ihtiyaç lmamaktadır. E-Fatura kullanımında prtal dışı yöntemler için G.İ.B ile sürekli iletişim halinde lması gereken sistemin sürekli çalışır durumda tutulabilmesi çk önemlidir. Özel entegratör kuruluşlar Gelir İdaresi Başkanlığından lisans alabilmek için bu knuda çeşitli sertifikalara, yedekleme sistemlerine ve yedek veri merkezlerine sahip veri merkezleri lmak durumundadırlar ve sürekli test edilmektedirler. ERP sistemleri ile entegrasyn imkânları geniştir. C. Entegrasyn Entegrasyn E-Fatura uygulamasına tabi lan mükelleflerin; E-Fatura uygulamasını kullanabilmek için bilgi işlem sistemlerini (ERP uygulamalarını) direkt larak Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegre larak çalıştırma yöntemidir. Bu yöntem çk sayıda fatura düzenleyen ve kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 çalıştıran mükelleflerin kendi sistemlerini Başkanlık sitemine entegre ederek kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir. TÜBİTAK - KamuSM tarafından mali mühür sertifikası ve şifreleri teslim edilen mükellefler bu bölümden BİS Rapru ve test tanım frmunu gönderdikten snra bu bilgiler G.İ.B tarafından kntrl edilir. Test Tanım Frmu ve BİS Rapru uygun bulunan mükelleflere entegrasyn çalışmalarına başlama izni verilir. Entegrasyn yapacak firmaların sistem içerisindeki rlü; Elektrnik fatura sisteminin çalışması bölümünde bahsedilen gönderici ve psta kutusu(alıcı) rlünü burada mükellefler kendi bünyelerindeki bilgi işletim sistemleri ile üstlenmektedir. Fatura trafiğini gelir idaresi başkanlığının sunduğu servisleri kullanarak yöneteceklerdir. Mükellefler, uygulama ile ilgili her adımda lglama yapmak ve bu lgları 10 yıl süreyle saklamak zrundadırlar. Gönderilen her faturanın gönderen tarafından güvenli saklama yükümlülüğü lması dlayısıyla, mutlaka felaketten kurtarma mekanizmalarına sahip lması gerekmektedir Ayrıca giden-gelen mesajları takip edebilmesi ve alabilmesi için sistemin her an (7x24) çalışır durumda lması gereklidir. Bunun için aynı zamanda iş sürekliliğini de sağlamalıdır. G.İ.B entegrasyn yöntemi ile çalışan sistemleri sürekli larak çalışırlığını test etmekte ve yeterli süreklilik sağlanamadığı durumda entegrasyn iznini iptal etmektedir. ERP sistemleri ile entegrasyn imkânları geniştir. Mevzuat ve altyapı değişikliklerinde sistem üzerinde değişiklikler ve güncellemeler yapmak gereklidir. Bu yöntemde bu srumluluk müşteri tarafındadır. D. Yöntem Seçiminde Nelere Dikkat Edilmelidir? E-Fatura sistemine tabi lan mükelleflerin; sistemi kullanabilmeleri için yukarıda da belirtildiği gibi üç adet yöntem bulunmaktadır. Her bir yöntemin seçiminde mükellefin aylık keseceği rtalama fatura sayısı ve bilgi işlem alt yapısı gibi kriterler ön plana çıkmaktadır. IAS larak bu knudaki açıklamalarımız ve önerilerimiz aşağıdaki gibidir. G.İ.B Prtali Bu yöntemin kullanacak müşterilerimiz herhangi bir ücret ödemeden sadece Canias 6.02 ve Canias 6.03 sürümleri için çıkarılacak güncellemelerin kurulmasını sağlamak suretiyle çözüme ulaşabileceklerdir. 15
Canias ERP uygulamasında yapılmış lan güncellemeler sayesinde G.İ.B Prtalinin kullanımını klaylaştırmak amacı ile pek çk klaylaştırıcı ve hızlandırıcı imkân sizlere sunulmaktadır. Ancak prtalin yapısı ve yöntemin dğasından kaynaklanan bazı kısıtlar nedeniyle manuel yapılması gereken kısımlar da bulunmaktadır (dsyaların elle yüklenmesi, indirilmesi; nay ve ret işlemleri; kayıtların saklanması, yedeklenmesi vb.). Gelir İdaresi Başkanlığı bu yönteme ilişkin larak en fazla aylık 5000 fatura teknik sınırını getirmiştir. Ancak bu yöntemin kullanılmasının getireceği manuel işgücü yükü, hata riskleri, saklama yükümlülüğü vb. dikkate alındığında bizim tavsiyemiz ayda en fazla 50-100 faturayı E-Fatura sistemi üzerinden kesmesi/alması gerekecek müşterilerimizin bu yöntemi kullanmasının uygun labileceği yönündedir. Bunu aşan fatura sayılarında özel entegrasyn veya entegrasyn yöntemi seçilmelidir. Özel Entegrasyn Ayda düzenleyecekleri ve alacakları E-Fatura sayısının tplamı 50-100 den fazla lan müşterilerimize tavsiyemiz entegrasyn yöntemini seçmeniz için çk özel bir nedenleri yk ise özel entegrasyn yöntemini seçmeleridir. Bu yöntemde; Gönderme, alma, saklama, yedekleme gibi görev ve yükümlülüklerin önemli bir kısmı bu knuda uzman özel entegratör kuruluşa devredilmektedir. G.İ.B yeterliliklerini yerine getirmek için altyapı yatırımı yapma ihtiyacını rtadan kaldırmaktadır. Mevzuat ve/veya teknik altyapı değişikliklerinde gerekli düzenlemeler, testler ve nay süreçleri özel entegratör tarafından takip edilmekte ve yürütülmektedir. Gelecekte çıkarılacak lan (E-Arşiv, E-İrsaliye gibi) sistemler ile ilgili çalışmalar da özel entegratörler tarafından yapılacaktır. Özel entegratörler G.İ.B ile haberleşmelerinde G.İ.B tarafından belirlenen standartları kullanmaktadırlar. Özel entegrasyn yönteminin kullanımında asıl önemli knu G.İ.B ile bağlantı tarafı değil, ERP sistemi ile entegrasyn tarafıdır. Özel entegrasyn yönteminin yukarıda anılan yararları ERP sistemi tarafından dğrudan desteklendiği ve kullanıcılar tüm süreçleri başka bir uygulama ya da prtal kullanmak durumunda lmadan ERP sisteminin içerisindeki uygulamalar ile yönetebildikleri durumda vardır. İşleyen iş sürecinin asıl sahibi ERP yazılımı lduğundan özel entegratörle haberleşebilmek için bazı ara yazılımlar vasıtası ile verilere kuma ve yazma işlemi yeterli lmayacaktır. ERP yazılımının özel entegratörün sunacağı web servislerini dğrudan desteklemesi önemlidir. Bu sayede kullanıcılar tüm süreçleri başka bir uygulama ya da prtal kullanmak durumunda lmadan ERP sisteminin içerisindeki uygulamalar ile yönetebilecekler zaman ve maliyet tasarrufu yapabilecekler ve hata ihtimalini azaltabileceklerdir. Gelecekte çıkacak E-Arşiv, E-İrsaliye gibi sistemler için de benzer bir durum tekrarlanacaktır. IAS tarafından, müşterilerine Canias ERP ürünü içerisinde gerekli entegrasyn geliştirmeleri ve testleri yapılmış larak dğrudan desteklenen 2 ya da 3 Canias naylı özel entegratör kuruluş önerilecektir. Bu Canias naylı özel entegratörler ile çalışacak müşterilerimiz; herhangi bir yazılım satın alınmasına ve/veya kurulmasına gerek kalmadan sadece knfigürasyn yapmak suretiyle E-Fatura sistemini tamamen Canias ERP içerisinden kullanabilecektir. IAS naylı özel entegratörlerin sistemleri ile geliştirilmiş lan bu entegrasynun gerekli bakım, değişiklik ve telefnla destek faaliyetlerini de IAS ücretsiz larak sunacaktır. Ayrıca gelecekte yürürlüğe girecek lan E-Arşiv, E-İrsaliye gibi sistemler için de bu Canias naylı özel entegratörler ile benzer bir entegrasyn yapılarak müşterilerimiz yine ücretsiz larak sunulması planlanmaktadır. Bu yöntemi seçecek müşterilerimiz IAS tarafından naylanmış özel entegratörler ile çalıştıkları durumda IAS ye E-Fatura uygulamaları için herhangi bir ücret ödemek durumunda lmadan sadece Canias 6.02 ve Canias 6.03 sürümleri için çıkarılacak güncellemelerin kurulmasını sağlamak ve knfigürasynları yapmak suretiyle çözüme ulaşabileceklerdir. 16
Entegrasyn Ayda düzenleyecekleri ve alacakları E-Fatura sayısının tplamı 50-100 den fazla lan ve özel entegratör yöntemini kullanmak istemeyen müşterilerimize tavsiyemiz entegrasyn yöntemini seçmeleridir. Bu yöntemde; Gelir İdaresi Başkanlığı ndan entegrasyn izninin alınabilmesi için bilgi sistemleri altyapısının ve veri güvenliği ve yedekleme sistemlerinin gelişkin lması gerekmektedir. Bu yöntemi kullanmak isteyen mükellefler, E-Fatura Uygulamasına başvuru için gerekli belgeler ve Bilgi İşlem Sistem Rapru (BİS) ile Başkanlığa başvuru yapacaklardır. Bu yöntemi kullanmak için Gelir İdaresi Başkanlığı na BİS Rapru adındaki özel frm ile başvurmak ve gerekli kurulum ve test süreçlerini tamamlayarak izin almak gereklidir. BİS Rapru (Bilgi İşlem Sistemi Rapru) kullanacağınız E-Fatura yazılımı ile ilgili bir rapr değildir. Bilgi sistemleri altyapınız ve veri merkezi işletme, yedekleme, felaket yönetimi gibi knular ile ilgili bir raprdur. Gelir İdaresi Başkanlığı nın gelecekte bu yöntem ile ilgili yeter şartları arttırmak sureti ile bu yöntemin kullanımını azaltmak ve özel entegratör kullanımını yaygınlaştırmak istediği de bilinmektedir. Bu yöntemde E-Fatura sisteminin altyapısının 7/24 ayakta tutulması çk önemlidir. Firmanın bilgi sistemlerinin, tecrübesinin ve persnel kaynağının bu iş için yeterli lması gerekmektedir. Aksi takdirde verilen izin iptal edilebilmektedir. Bir önceki yöntemde sürecin ERP yazılımı ile ilgili kısmı dışında kalan kısmına ait tüm srumluluk özel entegratör kuruluşa aitken, bu yöntemde tamamına ilişkin teknik ve hukuki yükümlülükler mükellef tarafından yerine getirilmek durumundadır. Özel entegrasyn yönteminde herhangi bir ilk yatırım maliyeti ykken bu yöntemde hem bilgi sistemleri altyapısına yatırım yapmak gerekebilmekte hem de G.İ.B ile haberleşecek bağlantı yazılımının lisansını satın almak (ya da kiralamak) gerekmektedir. Özel entegrasyn yönteminde entegratör kuruluşa aylık bir ücret ödenmekte, bu yöntemde ise genellikle yıllık bakım ücreti ödenmektedir. Mevzuat ve/veya teknik altyapı değişikliklerinde gerekli düzenlemeler, testler bağlantı yazılımı üreticisi tarafından yapılmalı ancak bu güncellemelerin yüklenmesi müşteri tarafından takip edilmelidir. Gelecekte çıkarılacak lan (E-Arşiv, E-İrsaliye gibi) sistemler ile ilgili çalışmalar da bağlantı yazılımı tarafından desteklenecek lmalıdır. Özel entegratörlerde lduğu gibi bağlantı yazılımları da G.İ.B ile haberleşmelerinde G.İ.B tarafından belirlenen standartları kullanmaktadırlar. Entegrasyn yönteminin kullanımında asıl önemli knu bağlantı yazılımının G.İ.B ile bağlantı tarafı değil, ERP sistemi ile entegrasyn tarafıdır. İşleyen iş sürecinin asıl sahibi ERP yazılımı lduğundan bağlantı yazılımın ERP sistemine uyarlanması yeterli lmayacaktır. ERP yazılımının bağlantı yazılımını dğrudan desteklemesi önemlidir. Bu sayede kullanıcılar tüm süreçleri başka bir uygulama ya da prtal kullanmak durumunda lmadan ERP sisteminin içerisindeki uygulamalar ile yönetebileceklerdir. Aksi takdirde kullanıcılar birden fazla sistemi kullanmak, takip etmek ve bakımını sağlamak durumunda kalacaklardır. Gelecekte çıkacak E-Arşiv, E-İrsaliye gibi sistemler için de benzer bir durum tekrarlanacaktır. IAS tarafından, müşterilerine Canias ERP ürünü içerisinde gerekli entegrasyn geliştirmeleri ve testleri yapılmış larak dğrudan desteklenen Canias naylı bağlantı yazılımları önerilecektir. Bu Canias naylı bağlantı yazılımları ile çalışacak müşterilerimiz bağlantı yazılımını alıp kurmak ve Canias ERP üzerindeki gerekli knfigürasynları yapmak suretiyle E-Fatura sistemini tamamen Canias ERP içerisinden kullanabilecektir. Canias naylı bağlantı yazılımları ile geliştirilmiş lan bu entegrasynun gerekli bakım, değişiklik ve telefnla destek faaliyetlerini de IAS ücretsiz larak sunacaktır. Ayrıca gelecekte yürürlüğe girecek lan E-Arşiv, E-İrsaliye gibi sistemler için de bu naylı bağlantı yazılımları sağlayıcıları ile benzer bir entegrasyn yapılarak müşterilerimize yine ücretsiz larak sunulması planlanmaktadır. 17
Bu yöntemi seçecek müşterilerimiz IAS tarafından naylanmış bu bağlantı yazılımları ile çalıştıkları taktirde IAS ye E-Fatura uygulamaları için herhangi bir ücret ödemek durumunda lmadan sadece Canias 6.02 ve Canias 6.03 sürümleri için çıkarılacak güncellemelerin kurulmasını sağlamak suretiyle çözüme ulaşabileceklerdir. Özetle değerlendirecek lursak; G.İ.B Prtali çözümünde entegrasyn imkânları kısıtlı lup kullanıcıların pek çk işlemi ve daha önemlisi kntrlü manuel ylla yapmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Sadece çk az sayıda fatura (aylık 50-100 den az) kesilecek veya alınacak lduğunda yönetilebileceğini düşünüyruz. Genel larak tavsiyemiz özel entegratör kullanmak lup; sadece sürecin G.İ.B dışındaki tüm kısmını riskleri ve yasal srumlulukları ile birlikte mutlaka kendi içerisine almak isteyen müşterilerimize entegrasyn yöntemini öneriyruz. ERP sistemlerinin en önemli özelliği süreçlerin entegre larak çalışmasıdır. Prtal çözümünde labilecek maksimum seviyede entegrasyn ve kullanım klaylığı için Canias ERP içerisinde pek çk çalışma yapılmış lmasına karşın kullanıcılar her duruda verileri yüklemek, almak ve nay/ret işlemleri için prtali kullanmak durumunda lduklarından entegrasyn imkanı kısıtlıdır. Canias naylı lmayan özel entegratör ya da yazılımlarda ise entegrasyn için Canias ERP tarafına yapılması gereken tüm geliştirmeler müşteri tarafından karşılanmak durumundadır. Bu geliştirmelerin yapılmaması durumunda sistem yine de çalıştırılabilecek ancak prtal çözümünde lduğu gibi pek çk işlemin ayrı bir uygulama ile manuel larak yapılması zrunlu lacaktır. Canias naylı özel entegrasyn (özel entegratör) ve bağlantı yazılımlarında IAS Canias ERP tarafında gerekli tüm geliştirme ve testleri yapmış lup bunlarla ilgili gelecekte çıkabilecek mevzuat ve altyapı değişikliklerine ilişkin bakım faaliyetlerini de yapacak ve müşterilerine ücretsiz larak dağıtacaktır. Bu sayede Canias ERP kullanıcıları başka bir uygulama ya da prtal kullanmadan tüm süreçlerini Canias ERP üzerinden yapabilecekler ve IAS den destek alabileceklerdir. Bu nedenlerle özel entegrasyn (özel entegratör) veya entegrasyn yöntemini seçen müşterilerimize de IAS tarafından klay kullanım ve uyumluluk için gerekli geliştirmeler yapılmış Canias naylı özel entegratör ya da Canias naylı bağlantı yazılımları ile çalışmanızı önemle tavsiye ediyruz. V. CANİAS ERP VE E-FATURA SİSTEMİ A. Desteklenen Mettlar i. Canias ERP ile G.İ.B E-Fatura Prtali nin Kullanılması Canias ERP kullanıcıları sistem üzerinden G.İ.B prtaline uyumlu larak tüm satış ve satın alma; fatura ve nay süreçlerini işleme imkânına sahip lacaklardır. Sunulacak mdül üzerinden Satış Faturaları (dışarı aktarma) Satış Faturaları Onay ve Ret (içeri aktarma) Satış Faturaları İadeleri (içeri aktarma) Satın Alma Faturaları (içeri aktarma) Satın Alma Faturaları Onay ve Ret (dışarı aktarma) Satın Alma Faturaları İadeleri(dışarı aktarma) Süreçlerinin UBL-TR frmatındaki belgeleri içeri ve dışarı klaylıkla aktarılabilecektir. Knuya satış ve satın alma süreçleri açısından bakarsak her iki süreç için de geçerli yapıyı aşağıdaki şekillerde daha iyi anlayabiliriz. 18
Satış süreci Satın alma süreci Bu süreçler yönetilirken, Canias ERP tarafından luşturulan belgeler kullanıcılarımızın sahip lduğu mali mühür ile yine Canias ERP yardımıyla imzalanacak ve dsyalar arşiv dsyası haline getirilerek E-Fatura prtaline 19
yüklenebilecektir. Aynı şekilde prtalden indirilen belgeler de sunulan uygulamalar yardımıyla içeri alınıp işleme kyulacaktır. İndirilemeyen bazı datalar için (nay ret gibi) sistem üzerinde ilgili mdüller de geliştirilmiş yapılar kullanılacaktır. Bunlarla ilgili detayları Canias ERP üzerindeki yenilikler kısmında inceleyebilirsiniz. Ntlar: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından prtal kullanımı için bir ayda yüklenecek fatura sayısının 5000 âdeti geçemeyeceği limiti knulmuştur. Gerek gönderilen gerekse alınan faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl byunca saklanması zrunluluğu da göz önüne alınarak bilgisayara indirilmesi muhafaza ve ibraz yükümlülüğü kullanıcıların kendilerine aittir. ii. Canias ERP İle Özel Entegrasyn (Özel Entegratör) Yönteminin Kullanılması Firmamız şu anda Entegratör lma hakkı kazanmış ya da kazanacak lan entegratör kapsamı altındaki kuruluşlarla çalışma sürecinde lup kalıcı bir entegrasyn için çalışma yapmaktadır. Entegratörler ile Canias ERP arasındaki haberleşmeler web servisleri üzerinden yapılacak lup prtal üzerinden yapılacak manuel dsya indirme ve yükleme işlemi bu süreçte tmatik hale gelmektedir. Entegratörlerle yapılan çalışmalar snucu müşterilerimize sunulan entegratörlerin sistemi ile CANIAS ERP sistemi bütünleşik larak sunulacaktır. Bu birleşik sistemin eğitimi, bakımı ve desteği ile ilgili çalışmalar da IAS tarafından yapılacaktır. Sunulacak mdül üzerinden Satış Faturaları (dışarı aktarma) Satış Faturaları Onay ve Ret (içeri aktarma) Satış Faturaları İadeleri (içeri aktarma) Satın Alma Faturaları (içeri aktarma) Satın Alma Faturaları Onay ve Ret (dışarı aktarma) Satın Alma Faturaları İadeleri(dışarı aktarma) Süreçlerinin UBL-TR frmatındaki belgeleri içeri ve dışarı entegratör üzerinden web servisleri aracılığıyla klaylıkla aktarılabilecektir. Knuya satış ve satın alma süreçleri açısından bakarsak her iki süreç için de geçerli yapıyı aşağıdaki şekillerde daha iyi anlayabiliriz. 20