TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ EK-4 İŞ AKIŞ ŞEMALARI

Transkript

1 TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ EK-4 İŞ AKIŞ ŞEMALARI

2 TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMALARI LİSTESİ MAKAM ONAYLARI BAKAN ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI 2. MÜŞTEŞAR ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI 3. GENEL MÜDÜR ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI 4. DAİRE BAŞKANI ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI ORTAK İŞ AKIŞ ŞEMALARI BÜTÇE TEKLİFİ HAZIRLANMASI VE YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 2. GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI 3. GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI TARIMSAL ARAŞTIRMALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KALKINMA BAKANLIĞI KAYNAKLI YENİ TEKLİF PROJELERİN YÜRÜRLÜĞE KONMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI 2. KALKINMA BAKANLIĞI KAYNAKLI DEVAM EDEN VE SONUÇLANAN PROJELERİN YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 3. BAKANLIK AR-GE KAYNAKLI PROJELER İŞ AKIŞI 4. TÜBİTAK KAYNAKLI 1007 KAMAG PROJELERİ İŞ AKIŞI 5. FUAR ORGANİZASYONLARINA KATILIM İŞ AKIŞI 6. BİLİŞİM YATIRIMLARININ PLANLANMASI VE GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 7. YENİ YAZILIM GELİŞTİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 8. BİLGİSAYAR ARIZLARININ GİDERİLMESİ VE KULLANICILARA TEKNİK DESTEK VERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 9. WEB SAYFALARININ GÜNCELLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 10. BİMER KANALI İLE YAPILAN BİLGİ EDİNME MÜRACAATLARININ CEVAPLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI 11. SATIN ALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI 12. AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI 13. DOĞRUDAN TEMİN (22/D) YOLUYLA SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI 14. HİZMETİÇİ EĞİTİM PROGRAMLARININ TAKİBİ İŞ AKIŞI 15. LİSAN EĞİTİMİ KOORDİNASYONU İŞ AKIŞI 16. ARAŞTIRICI EĞİTİMLERİ KOORDİNASYONU İŞ AKIŞI 17. ADAY ARAŞTIRMACI EĞİTİMİ KOORDİNASYONU İŞ AKIŞI 18. YURTDIŞI GÖREVLENDİRME OLURU İŞ AKIŞI 19. KÜTÜPHANE KAYNAKLARININ KAYIT EDİLMESİ İŞ AKIŞI 20. KOORDİNELİ YAZIŞMALAR İŞ AKIŞ ŞEMASI 21. ARŞİV İŞ AKIŞ ŞEMASI 22. DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI 23. BİYOÇEŞİTLİLİK VE GENETİK KAYNAKLAR ARAŞTIRMA İZNİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

3 00 MAKAM ONAYLARI İŞ AKIŞ ŞEMALARI

4 MAKAM ONAYLARI TAGEM.İKS.ŞMA.002/00.01 BAKAN ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Koordinatöre iletilmesi P-PR Evrakın İlgili Koordinatör tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Daire Başkanına iletilmesi P-K Evrakın Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Genel Müdür Yardımcısına iletilmesi P-DB Evrakın Genel Müdür Yardımcısı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Genel Müdüre iletilmesi P- GMY Evrakın Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü tarafından kontrol edilerek imzalanması ve Müsteşar Yardımcısına iletilmesi İ-GM Evrakın Müsteşar Yardımcısı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Müsteşara iletilmesi P-MY Evrakın Müsteşar tarafından incelenerek imzalanması ve Bakana iletilmesi İ-MS Evrakın Bakan tarafından incelenerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İ-BK

5 MAKAM ONAYLARI TAGEM.İKS.ŞMA.002/00.02 MÜSTEŞAR ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Koordinatöre iletilmesi P-PR Evrakın ilgili Koordinatör tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Daire Başkanına iletilmesi P-K Evrakın Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Genel Müdür Yardımcısına iletilmesi P-DB Evrakın Genel Müdür Yardımcısı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Genel Müdüre iletilmesi P- GMY Evrakın Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü tarafından kontrol edilerek imzalanması ve Müsteşar Yardımcısına iletilmesi İ-GM Evrakın Müsteşar Yardımcısı tarafından kontrol edilerek imzalanması ve Müsteşara iletilmesi İ-MY Evrakın Müsteşar tarafından incelenerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İ-MS

6 MAKAM ONAYLARI TAGEM.İKS.ŞMA.002/00.03 GENEL MÜDÜR ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Koordinatöre iletilmesi P-PR Evrakın Koordinatör tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Daire Başkanına iletilmesi P-K Evrakın Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek imzalanması ve Genel Müdür Yardımcısına iletilmesi İ-DB Evrakın Genel Müdür Yardımcısı tarafından kontrol edilerek imzalanması ve Genel Müdüre iletilmesi İ-GMY Evrakın Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürü tarafından kontrol edilerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İ-GM

7 MAKAM ONAYLARI TAGEM.İKS.ŞMA.002/00.04 DAİRE BAŞKANI ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Koordinatöe iletilmesi P-PR Evrakın Koordinatör tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Daire Başkanına iletilmesi P-SR Evrakın Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İ-DB

8 01 ORTAK İŞ AKIŞ ŞEMALARI

9 TÜM BİRİMLER TAGEM.İKS.ŞMA.002/01.01 BÜTÇE TEKLİFİ HAZIRLANMASI VE YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI SGB den gelen Bütçe Hazırlama Çağrısı Yazısı SGB den Bütçe Hazırlama Çağrı Yazısının TAGEM e gelmesi TAGEM Birimlerine Bütçe Hazırlama Çağrı yazısının yazılması ve ilgili Daire Başkanlıklarına gönderilmesi K-PR P-K İ-DB Yürütülen proje bütçeleri ve araştırma enstitüsü talepleri dikkate alınarak ilgili Daire Başkanlıklarınca proje bazında bütçe tekliflerinin hazırlanması Birimlerin Bütçe Teklifleri Hazırlanan bütçe tekliflerinin Daire Başkanlıkları tarafından elektronik ortamda Bakanlık Bütçe uygulama sistemine girilmesi Bütçe Tekliflerinin kontrol edilip, TAGEM bütçe teklifinin oluşturularak SGB ye gönderilmesi TAGEM Bütçe Teklifi İ-GM Bütçe teklifinin uygunluğu SGB tarafından onaylandı mı? Düzeltme istenen bütçe tekliflerinin TAGEM e iade edilmesi SGB tarafından Bakanlık bütçesinin oluşturularak Maliye Bakanlığı/DPT ye gönderilmesi SGB tarafından gönderilen Maliye Bakanlığı/DPT de sektör bazında yapılacak bütçe görüşme programı yazısı Maliye Bakanlığı/DPT de sektör bazında yapılan bütçe görüşmelerine katılım ve proje bütçelerinin savunulması TBMM de Plan ve Bütçe Komisyonu ve Genel Kurulda yapılan Bakanlık bütçe görüşmelerine katılınması Resmi Gazetede yayınlanarak kesinleşen bütçenin elektronik ortamda birimler bazında dağılımlarının ve AHP nın yapılması Serbest bırakılma dönemleri itibariyle Ödenek Gönderme Belgelerinin hazırlanarak SGB ye gönderilmesi Ödenek Gönderme Belgesi ve İcmali İ-GM A

10 Image2.jpg İŞ AKIŞ ŞEMASI TÜM BİRİMLER TAGEM.İKS.ŞMA.002/01.01 BÜTÇE TEKLİFİ HAZIRLANMASI VE YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI A SGB tarafından Kamu Yatırımları İzleme Raporunun istenmesi yazısı İlgili Daire Başkanlıklarınca projeler bazında Kamu Yatırımları İzleme raporlarının üçer aylık dönemler halinde hazırlanarak İKD ye gönderilmesi İ-DB Birimlerden gelen Kamu Yatırımları İzleme raporları Birimlerden gelen raporlar derlenerek TAGEM Kamu Yatırımları İzleme Raporunun oluşturulması ve üçer aylık dönemler itibariyle hazırlanarak SGB ye gönderilmesi TAGEM Kamu Yatırımları İzleme Raporu İ-GM SGB den gelen Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu istenmesi yazısı Proje faaliyetlerinin kamuoyuna duyurulması amacıyla yılda iki kez Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanarak SGB ye gönderilmesi Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu İ-GM SGB den gelen tenkis ve tahsis yazısı Merkez ve taşra birimlerinden tenkis edilecek ve tahsis edilmesi istenen ödenek bilgilerinin istenmesi İ-GM Birimlerden gelen tenkis ve tahsis talep yazıları Merkez ve taşra birimlerinden gelen tenkis edilecek ve tahsis edilmesi istenen ödenek talep listelerinin hazırlanarak SGB ye iletilmesi Ödenek tenkis ve talep listeleri İ-GM SGB den gelen kesin hesap talep yazısı İlgili Daire Başkanlıklarınca projeler/ tertipler bazında bütçe kesin hesap raporlarının yıl bazında hazırlanarak KDD ye iletmesi İ-DB Birimlerden gelen kesin hesap gerçekleşme raporları Birimlerden gelen kesin hesap raporlarının derlenerek TAGEM kesin hesap raporunun yıl itibariyle hazırlanarak SGB ye gönderilmesi TAGEM Kesin Hesap Raporu İ-GM SGB den gelen Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu yazısı İlgili Daire Başkanlıklarınca projeler/ tertipler bazında Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu yıl bazında hazırlanarak İKD ye iletmesi İ-DB Birimlerden gelen Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporları Birimlerden gelen raporların derlenerek TAGEM in Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporunun hazırlanması ve SGB ye gönderilmesi Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu İ-GM

11 TÜM BİRİMLER TAGEM.İKS.ŞMA.002/01.02 GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Gelen Evrak Genel Müdürlüğümüze gelen harici evrakların genel evrak kayıt defterine kaydedilmesi K-PR Kaydedilen evrak ve gelen faksların Genel Müdürün havalesi için Makama gönderilmesi Gelen harici evrak Genel Müdür tarafından ilgili Genel Müdür Yardımcısına havale edilmesi P-GM Genel Müdür Yardımcının evrakı gereği için ilgili Daire Başkanlıklarına havale etmesi ve ilgili birime göndermesi P- GMY Genel evrak tarafından, daha önce Genel evrak kayıt defterinde kaydedilmiş olan evrakın kaydına hangi daireye havale edildiği notunun düşülmesi ve havale edilen evrakın ilgili daireye iletilmesi K-PR Evrakın, Daire içi evrak görevlisi tarafından Dairenin evrak kayıt defterine kaydedilmesi ve ilgili Daire Başkanının incelemesine sunulması K-PR Daire Başkanı nın evrak konusuna göre ilgili Sorumluluklara havale etmesi P-DB Sorumluluklara havale edilen evrakın daire içi evrak görevlisi tarafından her şubenin zimmet defterine kayıt edilmesi ve zimmet defteri ile Sorumluya sunması K-PR Sorumlunun evrakı inceleyerek gereği için ilgili personele havale etmesi ve zimmet defterine havale edilen kişi belirtilerek Daire içi evrak görevlisine göndermesi P-SR Daire içi evrak görevlisi daha önce evrak kayıt defterinde kaydedilmiş olan evrakın kaydına hangi personele havale edildiği notunun yazılması K-PR Daire evrak görevlisi tarafından ilgili evrakın imza karşılığında Personele teslim edilmesi

12 TÜM BİRİMLER GMD.İKS.ŞMA.002/01.03 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞI Gönderilecek Evrak Personel tarafından hazırlanan evrakın kontrol edilerek paraflanması ve Sorumluya iletilmesi P-PR Evrakın koordinatör tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Daire Başkanına iletilmesi P-K Evrakın gönderilmesi için Genel Müdür Yardımcısı imzası gerekiyor mu? Evrakın Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İ-DB Evrakın Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Genel Müdür Yardımcısına iletilmesi P-DB Evrakın gönderilmesi için Genel Müdür imzası gerekiyor mu? Evrakın Genel Müdür Yardımcısı tarafından kontrol edilerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İ-GMY Evrakın Genel Müdür Yardımcısı tarafından kontrol edilerek paraflanması ve Genel Müdüre iletilmesi P- GMY Evrakın Tarımsal Araştırmalar Genel Müdürü tarafından kontrol edilerek imzalanması İmzadan çıkmış evrak İmzadan çıkmış evrak Evrakın ilgili daire evrakınca kaydının yapılması Evrakın TAGEM Genel Evrak a iletilmesi A

13 TÜM BİRİMLER TAGEM.İKS.ŞMA.002/01.03 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞI A Gönderilecek evraka Giden Evrak Kayıt numarasının verilmesi Evrak il dışına mı gönderilecek? Evrak Memuru tarafından Bakanlık Evrak Arşiv ve Dokümantasyon Şube Müdürlüğüne imza karşılığında teslim edilmesi Evrak Memuru tarafından kurum/ kuruluşların evrak birimine imza karşılığında teslim edilmesi

14 02 TAGEM İŞ AKIŞ ŞEMALARI

15 TAGEM.İKS.ŞMA.002/02.01 KALKINMA BAKANLIĞI KAYNAKLI YENİ TEKLİF PROJELERİN YÜRÜRLÜĞE KONMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Proje Teklifi Dosyası Enstitü/İstasyon Araştırma Komitesi tarafından uygun görülmüş olan yeni proje tekliflerinin TAGEM e gelmesi Proje teklifinin ilgili Daire Başkanlıklarınca değerlendirilmesi K-PR K-K O-DB Proje teklifi Program Değerlendirme Toplantısı gündemine alınacak mı? Proje teklifinin üst yazı ile düzeltilmek üzere ilgili Enstitü/ İstasyona iade edilmesi Proje teklifinin görüşüleceği Program Değerlendirme grubunun belirlenmesi, toplantı gündemine alınması Yeni teklif projenin Program Değerlendirme Toplantısında değerlendirilmesi ve Araştırma Tavsiye Komitesinde yapılacak değerlendirme için tavsiye kararı alınması O-K Program Değerlendirme toplantısında görüşülen teklif projenin Daire Başkanlıkları tarafından ilgili Araştırma Tavsiye Komitesine sevk edilmesi Teklif Projelerin Araştırma Tavsiye Komitesinde, Program Değerlendirme Toplantısında alınan kararlar doğrultusunda, değerlendirilmesi O-K Projede revizyon istenmesi veya proje liderinin Araştırma Tavsiye Komitesinin ikinci toplantısında sunum yapmasının talep edilmesi 2.sunum Teklif projenin kabul, ret veya Araştırma Tavsiye Komitesine yeniden sunulması Ret Reddedilen projelerin gerekçesi ile proje sahibi kuruluşa duyurulması Kabul Kabul edilen projelerle ilgili Tarımsal Araştırma Danışma Kurulu Kararı veya Makam Onayı alınması O-MS Yürütücü Kuruluş ile TAGEM arasında Teklif Proje için Hizmet sözleşmesi imzalanması İ-GM Projenin ilanı ve yürürlüğe konması

16 TAGEM.İKS.ŞMA.002/02.02 KALKINMA BAKANLIĞI KAYNAKLI DEVAM EDEN VE SONUÇLANAN PROJELERİN YÖNETİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Gelişme ve Sonuç Raporları Devam eden ve sonuçlanan projelerin gelişme ve sonuç raporlarının TAGEM e gelmesi Proje Gelişme ve Sonuç Raporlarının ilgili Daire Başkanlıklarınca değerlendirilmesi ve Program Değerlendirme Toplantısında görüşülmek üzere sevk edilmesi K-PR K-K O-DB Program Değerlendirme Toplantısında gelişme ve sonuç raporlarının sunulması, değerlendirilmesi ve Araştırma Tavsiye Komitesinde yapılacak değerlendirme için tavsiye kararı alınması O-K Gelişme ve sonuç raporları Araştırma Tavsiye Komitesinde Onay aldı mı? Yürütücü kuruluşa gerekçesi ile bilgi verilmesi Varsa değişiklik taleplerinin değerlendirilerek devamına karar verilmesi Proje Sonuç Raporu Projenin tamamlanarak sonuç raporunun hazırlanması ve TAGEM e gelmesi Sonuçlanan Proje Raporlarının Yayınlanması Yayınlanan Proje Sonuç Raporu

17 İŞ AKIŞ ŞEMASI TAGEM.İKS.ŞMA.002/02.03 BAKANLIK AR-GE KAYNAKLI PROJELER İŞ AKIŞ ŞEMASI Ar-Ge Değerlendirme Kurulu tarafından Ar-Ge Tebliğinde yer alacak araştırma önceliklerinin, destekleme üst limitlerinin, proje sürelerinin belirlenmesi O-K Bakanlık Ar-Ge Tebliğinin Resmi Gazetede yayınlanması Ar-Ge tebliği Proje çağrısına çıkılması ve proje tekliflerinin kabul edilmesi Ar-Ge proje teklifi Ar-Ge Sekretaryası tarafından gelen projelerin şekil, bütçe, önceliklere uyum, yaygın etkisi, ve Ar-Ge niteliği yönünden incelenmesi ve uygun görülen projelerin TAGEM ilgili Araştırma Tavsiye Komitesine gönderilmesi için değerlendirilmesi Proje teklifi ilgili Araştırma Tavsiye Komitesine gönderilsin mi? Sekretarya tarafından Proje sahibinin bilgilendirilmesi Değerlendirilen Ar-Ge Proje Teklifi ilgili Araştırma Tavsiye Komitesi projeleri, bilimsel yönü, materyal metod, uygulanabilirliği açısından incelemesi ve aldığı tavsiye kararını Sekretaryaya göndermesi O-K Ar-Ge Sekretaryasının ikinci kez toplanarak, projeleri ilgili Bilim Kurulunun görüşlerini ve projeyi sürdürülebilirlik ve duplikasyon yönünden tekrar değerlendirip Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sevk edilmesine karar vermesi Proje teklifi Ar-Ge Değerlendirme Kurulu na sevk edilsin mi? Sekretarya tarafından Proje sahibinin bilgilendirilmesi Sekretaryanın Ar-Ge Değerlendirme Kurulunu toplantıya çağırması ve proje sahiplerini Kurul da projelerini savunmak için davet etmesi Proje sahiplerinin projelerini Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna bir sunumla anlatması A

18 İŞ AKIŞ ŞEMASI TAGEM.İKS.ŞMA.002/02.03 BAKANLIK AR-GE KAYNAKLI PROJELER İŞ AKIŞ ŞEMASI A Kurul Üyeleri belirlenen kriterlere göre projeleri değerlendirmesi ve puanlaması, Projelerin aldığı puana göre yüksekten düşüğe doğru sıralanması ve mevcut bütçe kaynağının yettiği kadar desteklenecek projelerin belirlenmesi O-K Ar-Ge Değerlendirme Kurulu Proje teklifini Desteklemeye uygun buldu mu? Sekretarya tarafından Proje sahibinin bilgilendirilmesi Projeler hakkında Sekretarya, İlgili Araştırma Tavsiye Komitesi ve Ar-Ge Değerlendirme kurulu kararlarına göre proje sahiplerinden projelerinin düzeltilmesi ve revizyonlarının yapılarak son halinin istenmesi Proje yürütücüsü ile sözleşme imzalanması ve projenin başlatılması Sözleşme İ-GM Devam eden projelerin yılda iki kez proje izleme grupları tarafından yerinde incelenmesi Projelerin gelişme ve sonuç raporlarının Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sunulması ve hak edişlerin ödenmesi konusunda karar alınması Karar Tutanağı O-K Hak edişlerin düzenlenmesi ve ödeme için gerekli işlemlerin yapılması Ödeme Emri O-GM

19 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / TÜBİTAK KAMU KURUMLARI ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME PROJELERİNİ DESTEKLEME PROGRAMI (1007 PROGRAMI) İŞ AKIŞI TÜBİTAK organizatörlüğünde ihtiyaç analiz dokümanı hazırlanması için diğer ilgili Bakanlıkların da katılımı ile ortak toplantılar düzenlenmesi. (İhtiyaç alanlarının belirlenerek önceliklendirilmesi, Ar-Ge nitelikli başlıkların belirlenerek önceliklendirilmesi, Hedef çıktıların belirlenmesi) Ar-Ge nitelikli başlıklar için odak grup çalışması yapılması. (Çağrı dokümanı ve Proje Sonuçları Uygulama Planı (PSUP) hazırlanması) Ar-Ge nitelikli başlıkları için TÜBİTAK tarafından çağrıya çıkılması proje teklifi TÜBİTAK tarafında proje önerisi başvurularının alınması. ( 1. ve 2.aşama başvuruları) Başvurularının TÜBİTAK tarafından değerlendirilmesi. (Komisyon değerlendirmesi, panel değerlendirmesi, bütçe paneli değerlendirmesi) Değerlendirme sonucu uygun bulunan projelerin sözleşmelerinin yapılarak yürürlüğe alınması Ara ve Sonuç raporu Yürürlüğe alınan projelerin sekreterya işlemlerinin TAGEM tarafından yürütülmesi. (Proje yöneticisi tarafından TAGEM e sunulan ara ve sonuç raporlarının, yönetici/ yürütücü değişikliği, bütçe değişikliği vb. taleplerin değerlendirilerek TÜBİTAK a iletilmesi) Projelerin sonuçlandırılması Projelerin sonuçlarının uygulama sürecinin izlenmesi Projelerin kesin sonuçlandırılması

20 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / FUAR ORGANİZASYONLARINA KATILIM İŞ AKIŞI Bakanlık Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından fuar tarih ve yerlerinin Genel Müdürlüğe bildirilmesi ve fuara katılımının istenmesi Genel Müdürlükçe Fuara katılması uygun görülen Araştırma Enstitü/İstayonların tespit edilmesi Katılacak Enstitü/İstasyonlardan katılım sayıları, il dışından katılacakların konaklama talepleri olup olmadığı, stand alanı ile ilgili talepleri, fuarda sergileyecekleri materyalin mahiyeti vb. hakkında bilgi istenmesi İ-GMY Bakanlık Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının tarım fuarıyla ilgili düzenlediği toplantılara katılımın sağlanması Fuara katılacak olan Araştırma Enstitü/İstasyonları ile fuar öncesi Genel Müdürlük de bir toplantının düzenlenmesi Fuar alanında fuar öncesi yerleşme düzeninin sağlanması Fuarın gerçekleşmesi Genel Müdürlükte fuar etkinliklerinin değerlendirilmesi, eleştiri ve önerilerin gözden geçirilmesi, katılımcı Enstitü/İstasyon ve emek veren araştırmacılara katılım belgesinin düzenlenerek gönderilmesi İ-GM

21 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / BİLİŞİM YATIRIMLARININ GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yeni donanım talepleri, arızalı ve riskli noktaları yenilenme ihtiyaçları, teknolojik gelişmelere bağlı olarak sistemlerin iyileştirilme ihtiyaçları, network altyapı ihtiyaçları, yedek parça ve sarf malzemesi ihtiyaçları, standart ofis ve işletim sistemleri yazılımların güncellenmesi talepleri, yazılım geliştirme talepleri, lisans alımı veya yenilenmesi ihtiyaçları Birimlerden gelen talepler ve ihtiyaçların tespit edilerek Destek Hizmetleri Çalışma Grubu altında Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumluluğunda derlenmesi Talepler ve ihtiyaçlar değerlendirilip, satın alınacak donanım, yazılım, yedek parça ve sarf malzeme listelerinin hazırlanması ve İKD Başkanına sunulması İKD Başkanı talepleri ve satın alınması gereken mal ve hizmetler ve bütçe durumu hakkında Genel Müdür Yardımcısına bilgi vermesi Genel Müdür Yardımcısının talepleri değerlendirmesi K- GMY Talep eden birimin bilgilendirilmesi Donanım, yazılım, yedek parça ve sarf malzemelerinin satın alınması gerekli mi? Satın alınacak mal ve hizmetlerin şartname ve ayrıntılı lüzum müzakeresinin hazırlanarak taleplerin bir üst yazı ile Satınalma işlemlerini yürüten ilgili birime iletilmesi Bakanlıktan onay alınması Satın alınan donanım, yazılım, yedek parça ve sarf malzemelerinin montajı kurulumu ve dağıtılması

22 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / YENİ YAZILIM GELİŞTİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Birimlerden gelen talep yazısı veya Makam Talimatı Yeni yazılım talebinin gelmesi SGB den onay alınması Birim bünyesinde yapılabilir mi? Dışarıdan hizmet satın alma yoluyla giderilmesi için Genel Müdür Yardımcısına sunulması K- GMY Yazılımı talep eden birimle analiz çalışması yapılması Hizmet satın alma yoluyla yaptırılsın mı? İlgili birimin bilgilendirilmesi Tasarım çalışması yapılması Yazılımın kodlanması Yazılımı talep eden birimle bir ön analiz yapılması ve yazılımın şartnamesinin hazırlanması Yeni görüşme ve analizlerle eksiklerin tamamlanması Analiz yeterli mi? Satınalma işlemlerinin gerçekleştirilmesi Satın Alma İş Akış Şeması Kodlamanın tamamlanması Yazılımın kurulumu Test çalışması yapılması Yazılımın kullanıma açılması Hata var mı? Sistemin hazır hale getirilmesi Kullanıcılara eğitim verilmesi Hata bildirimi Yüklenici firmaya bildirilmesi Sistemin kullanıma açılması Hatanın giderilmesi Hata var mı? Kullanıcılara eğitim verilmesi Hata bildirimi Hatanın kontrol edilmesi Yazılımın kullanıma açılması Hatanın giderilmesi Yazılımın kullanıma açılması

23 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / BİLGİSAYAR ARIZLARININ GİDERİLMESİ VE KULLANICILARA TEKNİK DESTEK VERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Arızanın Giderilmesi ve Teknik Destek Talebi (telefon, form gönderilmesi yoluyla gelen) Birimlerden gelen arızanın giderilmesi ve teknik desteğe ilişkin arıza bildirim formunun Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumluluğuna gelmesi İlgili personelin taleplerin değerlendirmesi Sorunun yerinde tespit etmesi Donanım için parça gerekli mi? Birim tarafından donanım için gerekli parçanın belirlenmesi Gerekli parça mevcut mu? Satınalma yapılmasının sağlanması Sorunun giderilmesi İşlemin yapıldığına dair formun talep sahibine imzalatılması İ-PR İmzalatılan formun ilgili personel tarafından arşiv dosyasına kaldırılması

24 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / WEB SAYFALARININ GÜNCELLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Birimlerin Web sayfasında yayınlanmasını istediği bilgi, belge, haber, duyuru, rapor v.s Genel Müdürlüğümüz web sayfasının güncel tutulması için birimlerin ürettikleri bilgi, belge, haber, duyuru, rapor v.s bilgilerin Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumluluğuna gelmesi Web sayfasında yayınlanmak üzere Birimlerden gelen bilgilerin değerlendirilmesi ve İlgili Genel Müdür Yardımcısının görüşüne sunulması İlgili Genel Müdür Yardımcısının gönderilen bilgi ve belgenin yayınlamaya uygunluğu ve yararı yönünden değerlendirmesi K- GMY Yayınlanması uygun mu? Elektronik materyalin yayınlanması için Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanlığına gönderilmesi Yayınlanması uygun görülmeyen materyalin bilgiyi gönderen birime geri gönderilmesi Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanının yayınlanacak bilgi ve dokümanı Yönetim Bilgi Sistemleri Sorumluluğuna göndermesi Basılı materyalin taranarak elektronik ortama aktarılması ve yayınlanmak üzere düzenlenmesi Materyalin yayınlanmaya uygun yazılım diline dönüştürülmesi Materyalin ilgili web sayfasında yayınlanmak üzere web sitesine yüklenmesi

25 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / BİMER KANALI İLE YAPILAN BİLGİ EDİNME MÜRACAATLARININ CEVAPLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Bakanlıktan elektronik ortamda gelen bilgi edinme müracaatı Bakanlıktan bilgi edinme müracaatının elektronik ortamda TAGEM e gelmesi İKD Başkanlığı Koordinasyon Çalışma Grubunda ilgili personel tarafından bilgi edinme müracaatının kontrol edilerek incelenmesi K-K Bilgi edinme müracaatının konusu Genel Müdürlüğümüz çalışma ve görev alanına giriyor mu? Elektronik ortamda Bakanlık Halkla İlişkiler ve Bilgi Edinme Merkezine iade edilmesi Konusuna göre müracaatın ilgili Daire Başkanlığındaki BİMER Sorumlusu personele elektronik ortamda sevk edilmesi İlgili personel tarafından müracaatın elektronik ortamda kontrol edilmesi K-PR İlgili personelin Daire Başkanı ve ilgili Sorumlularla birlikte konuyu değerlendirmesi Müracaata cevap verecek olan konu uzmanına söz konusu müracaatın gönderilmesi İlgili konu uzmanlarınca müracaata cevap ve bilgi notunun hazırlanması Konu uzmanınca hazırlanan bilgilerin ilgili personele iletilmesi İlgili personelin konu uzmanınca hazırlanan bilgi notlarını incelemesi K-PR Hazırlanan bilgilerin müracaat sahibine iletilmesi İlgili personel tarafından; müracaatla ilgili yapılan iş ve işlemler hakkında elektronik ortamda sisteme giriş yapılması Genel Müdürlüğe iletilen müracaatlarla ilgili olarak hazırlanan Bilgi Edinme Başvuru Cetveli tablosunun tanzim edilerek her ay Bakanlık Halkla İlişkiler ve Bilgi Edinme Merkezine yazılı olarak gönderilmesi Bilgi Edinme Başvuru Cetveli İ-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

26 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / SATIN ALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının Destek Hizmetleri Çalışma Grubunda gelmesi Alım Şekline Karar Verilmesi İhaleye tabi Doğrudan Temin İhale yönteminin belirlenmesi Temin yönteminin belirlenmesi Açık İhale Doğrudan Teminle Satınalma DMO dan Satınalma Açık İhale Usulü Satın Alma İş Akışı Doğrudan Teminle Satın Alma İş Akışı DMO Alım Süreci İş Akışı

27 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Satınalma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Destek Hizmetleri çalışma Grubu Mali İşler ve Satın Alma Sorumlusuna gelmesi İhale dokümanlarının hazırlanması İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhale işlem dosyasının açılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Tekliflerin toplanması ve ön değerlendirmelerinin yapılması Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım Sözleşmesi A

28 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Genel Müdür Onayı İş Akışı O-GM Giden Evrak İş Aşışı Ödeme emri

29 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI Malzemeyi talep eden birimin gerekli hazırlıkları tamamlaması (1.Bütçede alım için yeterli kaynağın ayrılması ve kullanılabilir olması, 2. Şartnamenin hazırlanması, 3. Ayrıntılı lüzum müzakeresi hazırlaması, 4. Muayene komisyonuna üye belirlemesi) Bir üst yazı ile taleplerine ilişkin bu bilgileri İdari İşler ve koordinasyon Daire Başkanlığına göndermesi İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının İdari İşler ve Koordinasyon Daire Başkanı tarafından incelenmesi, değerlendirilmesi ve Satın Alınması için Destek Hizmetleri Çalışma Grubuna göndermesi K-DB Destek Hizmetleri Çalışma Grubunda Mali İşler ve Satın Alma sorumluluğu tarafından talepedilen mal ve hizmetlere ilişkin bilgilerin incelenmesi ve değerlendirilmesi K-SR Talep doğrudan temin üst sınırının altında mı? Satın Alma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması Mal veya hizmet alımlarının Bakanlık uygulama tarim.gov.tr sisteminde alım sürecinin başlatılması Fiyat Araştırması Fiyat Araştırma Komisyonunda görevlendirilen kişiler tarafından piyasadan tekliflerin alınması ve Yaklaşık Maliyet Hesap Cetvelinin Hazırlanması Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli O-K İhale onay belgesinin düzenlenmesi (Satın Alma Komisyonunun, Muayene ve Kesin Kabul Komisyonunda bulunan kişilerin onayda belirtilmesi) İhale onay belgesi O-GM Doğrudan Temin Tunağı Satın Alma Komisyonunda görevlendirilen kişiler tarafından firmalardan kesin tekliflerin toplanması ve Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağının hazırlanması Piyasa fiyat araştırması tutanağı O-K O-GM A

30 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / DOĞRUDAN TEMİN (22/D) YOLUYLA SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI A Yüklenici firmanın faturası ile birlikte mal veya hizmeti teslim etmesi/yerine getirmesi Mal ya da hizmet alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı O-K O-GM Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmetin kabulü Hizmet alımı mı? Mal Alımının yapılması ve Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF İ-K Hizmet işleri kabul tutanağı/ hakediş raporunun düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı/hakediş Raporu Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme emri Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması O-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

31 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / HİZMET İÇİ EĞİTİM PROGRAMLARININ TAKİBİ İŞ AKIŞI Bakanlık Hizmet içi eğitim programının hazırlanması yazısı Enstitülerden düzenleyecekleri hizmet içi eğitimlerin Eğitim Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığının program gruplarına uygun eğitim taslak formlarının istenmesi İ-GMY Enstitülerin hizmet içi eğitim taslak formları Enstitülerin program gruplarına göre hazırladıkları hizmet içi eğitim taslak formlarının TAGEM e gelmesi Enstitülerden gelen hizmet içi eğitim taslak formlarının derlenerek Eğitim Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığına gönderilmesi İ-GMY Taslak eğitim formlarının mükerrerlik ve eğitim tarihi yönünden değerlendirilmesi amacıyla Eğitim Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığının düzenlediği toplantıya ilgili Sorumlunun katılması Toplantıda oluşan görüşler doğrultusunda hizmet içi eğitim programlarına son şeklinin verilmesi ve Eğitim Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığına bildirilmesi İ-GMY Hizmet içi eğitim kitapçığı PERGEM tarafından yayınlanan Hizmetiçi Eğitim Kitapçığının TAGEM e gelmesi Hizmetiçi Eğitim Kitapçığının tüm birimlere gönderilmesi Hizmetiçi eğitim sonuç raporları Yayınlanan Hizmet içi Eğitim Programlarına göre Enstitüler tarafından uygulanan hizmetiçi eğitimlere ait sonuç raporlarının TAGEM e gelmesi Enstitülerden gelen sonuç raporlarının derlenmesi ve altı aylık dönemler halinde faaliyet raporları hazırlanarak Eğitim Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığına gönderilmesi Faaliyet Raporları İ-GM Giden Evrak İş Akış Şeması

32 TAGEM.İKS.ŞMA.002 / LİSAN EĞİTİMİ KOORDİNASYONU İŞ AKIŞI Genel Müdürlükçe Hizmetiçi Eğitim programları kapsamında Araştırmacı personele yönelik Yabancı Dil Eğitiminin yapılmasına karar verilmesi ve yapılacak kurs için kaynak araştırması yapılması Yabancı Dil Eğitim Komisyonunun oluşturularak; hizmetiçi eğitim konuları ve yabancı dil kursu ile ilgili kriterlerin tespit edilmesi Yabancı Dil Komisyonunun toplantısından sonra işlemlerin nasıl yürütüleceğine dair komisyon raporlarının ilgili personel tarafından hazırlanması ve dosyalanması Verilecek yabancı dil eğitiminin kapasitesinin belirlenmesi, Araştırma Enstitülerinden kurs talep eden araştırmacıların isim listelerinin istenmesi Araştırmacılara verilecek Yabancı Dil Kursu düzenlenmesi konusunda 1. Bakan Olurunun alınması O-BK İhale yoluyla veya eğitimi finanse eden kuruluş tarafından eğitim verecek kuruluşun belirlenmesi İlgili personel tarafından kurs talebi listelerinin oluşturulması, komisyon kriterlerine uygunluğunun kontrollerinin yapılması Kurs Talep Listesindeki personelin Seviye Tespit Sınavına çağırılması İ-GMY Sınav Sonuçları Seviye Tespit Sınavını yapan kurumdan sınav sonuçlarının gelmesi Gelen sonuçlara ve kapasiteye göre Asil ve Yedek Listeleri hazırlanması ve 2. Bakan Olurunun alınması O-BK Kursa katılacak personelin, kursun başlama ve bitiş tarihlerinin katılımcılara ve birimlerine bildirilmesi İ-GMY Gerekli olması halinde katılımcılar için UTEM Misafirhanesinden kalacak yer ayarlamalarının yapılması Eğitimin gerçekleştirilmesi Eğitime katılan personel devamsızlıkları, sınav notları, genel değerlendirmeler gibi bilgilerin ilgili birime gelmesi Eğitim Sorumlusu tarafından bu bilgiler doğrultusunda rapor hazırlanarak makama sunulması