NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ GENEL SEKRETERLĐK

Transkript

1 NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ GENEL SEKRETERLĐK 2008 YILI KURUMSAL DEĞERLENDĐRME RAPORU SÜRÜM NO. 1 Tekirdağ Ocak

2 Đçindekiler listesi 1. Kapak Đçindekiler, Tablo, Şekil Listeleri Sunuş Giriş Yönetici Özeti Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları Birimin Tarihçesi Birim Organizasyon Şeması Özdeğerlendirme Girdiler Kurumsal nitelikler ve özellikler Eğitim ve öğretim süreçleri Araştırma ve geliştirme süreçleri Uygulama ve Hizmet Süreçleri Đdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi Çıktılar/Sonuçların Değerlendirilmesi Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirilmesi Çevre Değerlendirme Çalışmaları Paydaş analizi SWOT (GZFT) analizi Özdeğerlendirme Çevre değerlendirmesi Kaynakça

3 Tablo listesi Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu... 8 Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı. 9 Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve Đlişkiler) Değerlendirme Tablosu Tablo 4 Kurumsal Nitelikler ve Özellikler Değerlendirme Tablosu Tablo 5 Kurumsal Nitelikler Veri Tablosu Tablo 6 Birim Personel Verileri Tablo 7 Eğitim ve Öğretim Süreçleri Değerlendirme Tablosu 16 Tablo 8 Araştırma ve Geliştirme Süreçleri Değerlendirme Tablosu Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri Değerlendirme Tablosu Tablo 10 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu Tablo 11 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu Tablo 12 Yönetsel Özelliklerin (Yapısal) Değerlendirme Tablosu Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme Tablosu Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Perf. Değerlendirme tablosu 22 Tablo 16 Paydaşlar Tablo 17 Birim performans göstergeleri Şekil listesi Şekil 1 Birim organizasyon şeması

4 1.SUNUŞ Genel Sekreterlik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51. maddesine ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının Đdari Teşkilatı Hakkında 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile kurulmuş idari teşkilattır. Kuruluş ve görevlerine ilişkin esasları yukarıda bildirilen Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerle belirlenen Genel Sekreterlik birimi Üniversite idari teşkilatının başı olup, bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur. Üniversite idari teşkilatının başı olarak genel sekreterlik, kendisine bağlık birimler aracılığı ile yasalarda belirlenen görevlerini yerine getirmektedir. Kuruluşunun ikinci yılını henüz tamamlayan Üniversitemizin Genel Sekreterlik birimi, personel ve mekan yetersizliğinden kaynaklanan nedenlerle alt birimlerinin bir kısmında yeterli yapılanmayı henüz gerçekleştirememiştir. Mevcut personelimizin özverili ve heyecanlı çalışmalarıyla verimli çalışmalar yaparak eksik yapılanmadan kaynaklanacak sorunlarla baş edilmektedir. Genel Sekreterlik olarak görev alanımızdaki faaliyetlerin yerine getirilmesinde bütçe kaynaklarımızın etkin, verimli ve ekonomik kullanımının gerçekleştirilmesi önemli bir etkendir. Đşlemlerimizin yasallığı ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağlayarak, süreçlerin kontrolünün etkin bir şekilde uygulandığını ifade etmek isterim. Birimimizin çalışmalarında emeği geçen çalışma arkadaşlarıma iç ve dış paydaşlarımıza teşekkür ederim. Genel Sekreterliğin, sorumluluğumdaki tüm işleyişe hakim bir kalite politikası oluşturarak hizmetlerin kalitesini yükseltmek ve sürekliliğini sağlamak, hedeflerimize ulaşmada çalışma arkadaşlarımın heyecanı, özveri ve gayretleri geleceğe umutla bakmamızın en önemli nedenidir. Đsmail KAYNAR Genel Sekreter Tekirdağ/ Ocak

5 2.GĐRĐŞ 2.1 Amaç Namık Kemal Üniversitesi Genel Sekreterlik çalışmalarının 2008 yılına ait kurumsal değerlendirmelere ilişkin temel ilke ve prensiplerin süreçlerini açıklamaktır. 2.2 Kapsam Namık Kemal Üniversitesi Genel Sekreterlik çalışmalarının 2008 yılına ait Kurumsal Değerlendirme Raporunu sunmaktadır. Kamu Đdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu 2. sürüm ışığında Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi Sürüm no. 2007/1.0 örnek alınarak Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğü tarafından hazırlanmış olan kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama rehberiyle ortaya konulmuş olan ilkeler esas alınarak hazırlanmıştır. 2.3 Tanımlar ve Kavramlar Birey Hedefleri: Birimimizin belirlemiş olduğu hedeflerini gerçekleştirmek için Birimimizde çalışan bireylerin yapmaları gereken faaliyet ve çalışmaları gösteren ölçülebilir nitelikteki hedeflerdir. Birimimizin hedefi, o hedefi gerçekleştirecek olan bireylerin hedeflerine dönüştürülür. Bireylerimiz hedeflerini gerçekleştirdiklerinde, Birimimizin hedefi gerçekleşmiş olur. Birim Hedefleri: Üniversitemizin belirlemiş olduğu stratejiler doğrultusunda Birimimizin ulaşmak istediği noktaları gösteren temel amaçlarıdır. Bu hedeflerin net, anlaşılır ve ölçülebilir etkinlik ve eylemleri içermesi gerekir. Birim hedefleri, kurumsal değerlendirmede Üniversitenin; Birim bazında değerlendirmelerde alt birimlerin (bölümlerin) hedeflerini kapsamaktadır. BirimYıllık Değerlendirme Raporu: Birimimizin, akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren ve Birimimiz tarafından her yıl hazırlanan raporudur. Birimimizin Misyonu: Birimimizin kendisi için belirlediği temel varlık gerekçesi ve görevleridir. Birimimizin Vizyonu: Birimimizin gelecekte ulaşmak istediği idealleridir. Çevre Değerlendirme: Birimimizin stratejik planlama sürecinde etkilendiği ve etkilediği koşulların değerlendirilmesidir. Örneğin; toplumsal unsurların Birimimiz ile ilişkileri, yasal uygulamalar, eğitim-öğretim teknolojilerindeki gelişmeler, YÖK, ÜAK, uluslararası gelişmeler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ikinci adımıdır. Faaliyet ve Projeler: Birimimizin stratejilerini hayata geçirmesini sağlayan ve performanslarını gösteren faaliyetleri ve projeleridir. Đyileştirme Eylem Planları: Birimimizin, iç veya dış değerlendirme sonuçlarına göre yapılacak olan iyileştirme eylemlerini, sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planları ifade eder. 5

6 Đyileştirme: Birimimizde belirlenen hedeflerle elde edilen sonuçların arasındaki sapmanın azaltılması için yapılan çalışmalardır. Kalite Geliştirme: Birimimizin, eğitim-öğretim, araştırma faaliyetleri ile topluma hizmet ve idari (yönetim) hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesidir. Kaynak Planlaması: Birimimizin hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli olan ekonomik ve insan gücü kaynaklarının planlanmasıdır. Kurum Đçi Periyodik Gözden Geçirme: Birimimizin, Üniversitemizde sürdürülen eğitim, öğretim, araştırma faaliyetlerine destek sağlayarak sosyal sorumluluklarını yerine getirirken idari hizmetlerinin kalitesini, iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerini ve sonuçlarının periyodik olarak değerlendirmesidir. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grupları: Birimimizde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarını yapmak üzere görevlendirilen ekiplerdir. Bu ekiplerimiz yönetim ve idari hizmetlerde çalışmış, deneyim ve birikimi olan elemanlardır. Kurumsal Değerlendirme: Birimimizin YÖDEK akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci kapsamında yaptığı özdeğerlendirme ile paydaş değerlendirmesinin bir bütünüdür. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme sürecinin ilk ayağıdır. Kurumsal Hedefler: Birimimizin kendi stratejilerini hayata geçirmek için kurumsal temelde belirlediği ölçülebilir nitelikte faaliyet ve projelerdir. Özdeğerlendirme: Birimimizin, eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile toplum ve idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının, Birimimiz Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu tarafından kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesidir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ilk ayağıdır. Performans Göstergesi: Birimimiz tarafından belirlenen hedeflere ne oranda ulaşıldığını gösteren ölçülebilir nitelikteki unsurlardır. Performans: Birimimizin, belirlediği stratejik hedeflerine ulaşabilme derecesidir. Politika: Birimimizin günlük uygulamalarını yönlendiren yaklaşımlardır. Sorgulama ve Ölçme: Birimimizin belirlemiş olduğu faaliyet ve projeleri ne oranda gerçekleştirildiğinin sorgulanması ve sonuçların ölçülebilir göstergelere göre belirlenmesidir. Strateji: Birimimizin temel amacı doğrultusunda nasıl yönlendirilmesi gerektiğini belirleyen ve davranışını oluşturan yaklaşımdır. Stratejik Hedefler: Birimimizin misyonu doğrultusunda belirlenmiş stratejik önemi olan amaçlarıdır. Stratejik Plan Uygulama Süreci: Birimimiz tarafından yapılan eylem planlarında belirlenen eylemlerin hayata geçirilmesi sürecidir. Stratejik Planlama Öncesi Çalışmalar: Stratejik planlama çalışmasına başlamadan önce yapılması gereken çalışmalardır. Şunları kapsar: Planlama kurulunun oluşturulması, Stratejik planlama eğitimlerinin verilmesi, Kurumun paydaşlarının belirlenmesi, Planlamada uyulması gereken ilkelerin belirlenmesi, Kurumsal varsayımların oluşturulması, Değerlendirmede ne tür bilgilerin kullanılacağına karar verilmesi, ve Stratejik planlama yol haritasının oluşturulması. 6

7 Stratejik Planlama: Birimimizin, iç değerlendirme sonuçlarına göre zayıf ve kuvvetli yönlerini, dış değerlendirme sonuçlarına göre önündeki fırsat ve tehditleri belirlemesi, bunların ışığında kalitesini geliştirecek olan stratejilerini oluşturması, bu stratejileri ölçülebilir hedeflere dönüştürmesi ve performans göstergelerini belirleyerek onları sürekli izlemesi sürecidir. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme süreçlerinin ikinci ayağıdır. Süreç: Belirli bir amacı gerçekleştirmek için gerekli her türlü girdiyi alarak beklenen sonuçları oluşturmak için Birimimiz tarafından gerçekleştirilen eylemlerin bütünüdür. SWOT (GZFT) Analizi: Birimimizin kuvvetli ve zayıf yönlerini, önündeki fırsatları ve tehditleri ortaya çıkaran ve buna dayalı olarak stratejilerin geliştirildiği analizdir. [Güçlü yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler]. Kurumsal değerlendirme sürecinin temel çıktılarından birisi olup daha sonra gelen stratejik planlama sürecinin girdisidir. Uygulama Planı: Birimimizin, strateji ve hedeflerine dayalı yapılacak olan faaliyet ve projeleri ile ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planlardır. Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADKG): Üniversitemizdeki akademik değerlendirme ve kalite geliştirme sürecinden sorumlu kuruldur. Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu (YÖDEK): Üniversitelerarası Kurul tarafından oluşturulan, yükseköğretim kurumlarında akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenlenmesi ve koordinasyonundan sorumlu komisyonudur. Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu Raporu (YÖDEK Raporu): Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu nun (YÖDEK) yükseköğretim kurumlarının yıllık değerlendirme raporlarını dikkate alarak, her yıl hazırladığı veya hazırlattığı raporudur. Yükseköğretim Kurumları: Üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleridir. Yükseköğretim Üst Kurulları: Yükseköğretim Kurulu (YÖK), Yükseköğretim Denetleme Kurulu (YÖK DK) ve Üniversitelerarası Kuruludur. (ÜAK) 3.YÖNETĐCĐ ÖZETĐ Değerlendirme Raporu, belgede yer alan ana başlıklar altında yöneticiler için yeterli bilgilendirme yapmak amacı ile sunulmaktadır. Giriş bölümünde raporun temel niteliği ve raporda konu edilen temel kavramların tanımlanmasına yer verilmiştir. Kurumsal değerlendirme başlıklı bölümde, Birimin Özdeğerlendirme ve çevre değerlendirme çalışmaları ele alınmıştır. Özdeğerlendirme çalışmaları kapsamında, Birimin girdileri, kurumsal nitelikleri ve özellikleri, idari ve destek süreçleri ve Yönetsel Özelliklerin Yapısal ve Davranışsal boyutları ve Çıktılar/Sonuçlar ile Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansı değerlendirilmiştir. Çevre değerlendirme çalışmaları bölümünde ise birimimiz ile ilişki içinde bulunan paydaşlar tanımlanmıştır. Genel Sekreterlik 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun son bölümünü SWOT (GZFT) analizi oluşturmaktadır. Bu şekilde Birimin güçlü ve zayıf yönleri sıralanırken, fırsatlar ve karşılaşılan tehditler de tespit edilmiştir. 7

8 Üniversitemizde tarihli YÖK Genel Kurul Toplantısında uygun görülerek tedviren Rektör ataması yapılmıştır. Daha sonra tarihinde seçimler sonucunda Rektör olarak 18 Mayıs 2008 tarihinde atanan Sayın Prof. Dr. Nizamettin ŞENKÖYLÜ nün başlattığı yeni yapılanma sürecinde görev değişiklikleri ve yeni oluşumlar gerçekleşmiş ve ilgili yönetmeliğin 8. maddesi uyarınca 22 Ocak 2008 tarihinde Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK) oluşturulmuştur. ADEK tarafından planlanan şekilde Genel Sekreterlik Kurumsal Değerlendirme Ekibi oluşturulmuş ve Namık Kemal Üniversitesi Genel Sekreterliği nin Kurumsal Değerlendirme Raporu nun aşağıdaki şekilde yazılmasına karar verilmiştir. 4.KURUMSAL DEĞERLENDĐRME VE STRATEJĐK PLANLAMA ÇALIŞMALARI Namık Kemal Üniversitesi Genel Sekreterliği gerek 5018 gerekse 2547 sayılı Kanunlar çerçevesinde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarını yürütmek üzere bir Koordinatör başkanlığında Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu (KDSP) oluşturmuştur. Bu çalışma grubu 2008 yılında 3 personelden oluşmuştur. Birim KDSP Çalışma Grubu, Üniversite Rektörlüğü tarafından kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama üzerine verilmiş olan bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık hizmetlerinden yararlanmıştır yılında Birimimiz tarafından takip edilmiş olan çalışma programı aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Planların tesliminden sonra maliyetlendirme ve düzeltme aşamalarında da Birim KDSP Çalışma Grubu, Üniversitemizin planlama ve maliyetlendirme ekipleri ile yakın çalışacaktır. Yapılmış olan düzeltmeler ve maliyetlendirme çalışmaları ışığında Birim Stratejik Planı güncellenip planın ikinci sürümü hazırlanacaktır. Birim KDSP çalışma grubu tarafından hazırlanmış olan Birim stratejik planın ilk sürümü paydaş görüşüne açılacaktır. Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu Soyad, Ad Unvan Görev Şube/Şeflik Kaynar Đsmail Genel Sekreter Koordinatör Genel Sekreterlik Kurt Genel Üye Genel Sekreterlik Đsmali Sekreter Yrd. Yılmaz Bilgisayar Üye Genel Sekreterlik Elif Đşletmeni 8

9 Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı Sıra no. Tarih Çalışma 1 30 Eylül 2008 Birim yılları stratejik planının teslimi Kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama kurullarının bildirilmesi Birim 2007 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun teslimi Birim idari faaliyet raporu çıktılarının teslimi 5.BĐRĐMĐN TARĐHÇESĐ Genel Sekreterlik, bir Genel Sekreter ile en çok iki Genel Sekreter Yardımcısından ve bağlık birimlerden oluşur. Genel Sekreter, Üniversite idari teşkilatının başıdır ve bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur. Genel Sekreter, Üniversite idari teşkilatının başı olarak yapacağı görevler dışında, kendisine bağlı birimler aracılığı ile aşağıdaki görevleri yerine getirir. a) Üniversite idari teşkilatında bulanan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak, b) Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kuruluna oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak, bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak, c) Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını Üniversiteye bağlı birimlere iletmek, d) Üniversite idari teşkilatında atanacak ve görevlendirilecek personel hakkında rektöre öneride bulunmak, e) Basın ve Halkla Đlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak, f) Rektörlüğün yazışmalarını yürütmek, g) Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerinin koordinasyonunu sağlamak, h) Rektör tarafından verilecek görevleri yapmak. Genel Sekreterlik Birimimiz tarihinden itibaren Tekirdağ Şehir Merkezinde Namık Kemal Caddesi No: 14 de bulunan Tekirdağ Belediyesi Su Đşleri Müdürlüğüne ait geçici binada Rektörlüğümüzün diğer birimleriyle birlikte oldukça zor koşullar altında hizmet vermiş olup, tarihinden itibaren Üniversitemizin Değirmenaltı Mevkiindeki Yerleşkesinde mevcut Ziraat Fakültesi Dekanlık binası 4 üncü katında yapılan tadilat sonucunda oluşturulan yaklaşık 60 m2 lik üç odalı mekanda hizmet vermeye başlamıştır. 6.ORGANĐZASYON ŞEMASI Şekil 3: Teşkilat Yapısı 9

10 GENEL SEKRETER GENEL SEKRETER YARDIMCISI DAİRE BAŞKANLIKLARI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ALT BİRİMLER KURULLAR SEKRETERYASI GELEN-GİDEN EVRAK BİRİMİ BASIN ve HALKLA İLİŞKİLER ULUSLARASI İLİŞKİLER -Erasmus-Sokrates -Leonardo Da Vinci SİVİL SAVUNMA 10

11 REKTÖR SENATO YÖNETİM KURULU REKTÖR YARDIMCISI REKTÖR YARDIMCISI REKTÖR YARDIMCISI GENEL SEKRETERLİK GEN.SEK.YARDIMCISI Bilgi İşlem D.B. Özel Kalem Müdürlüğü (**) İdari ve Mali İşler D.B. Yazı İşleri ve Evrak ŞM (**) Kütüphane ve Dök. D.B. Öğrenci İşleri D.B. Personel İşleri D.B. Sağlık Kültür ve Spor D.B. Strateji Geliştirme D.B. Uluslararası İlişkiler ŞM (**) Basın ve Halkla İlişkiler ŞM (**) Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi (*) Kalite Yönetim Birimi (*) Yapı İşleri ve Teknik B.D. Basımevi Ş. Md. (*) Hukuk Müşavirliği Sivil Savunma Uzmanlığı(*) Üniversite Hastanesi Bş M. Döner Sermaye İşl. Müd. 11

12 7. ÖZDEĞERLENDĐRME Birimimiz tarafından hazırlanmış olan 2008 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunda özdeğerlendirmeye ilişkin olarak aşağıda önerildiği üzere özetlemeler yapılacaktır. Beklenen düzeyin çok altı : 1 puan Beklenen düzeyin altı : 2 puan Beklenen düzey : 3 puan Beklenen düzeyin üstü : 4 puan Beklenen düzeyin çok üstü : 5 puan Tablo 4 Girdiler (Kaynaklar ve Đlişkiler) Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Öğrenci niteliğinde beklenen düzey 2) Akademik personel niteliğinde beklenen düzey 3) Đdari Personel niteliğinde beklenen düzey; 4) Mali kaynakların yeterliliği; 5) Bilgi Teknolojileri ve kaynaklarının (Bilgisayar, internet, iletişim, kitap, yayın, vb)yeterliliği; 6) Đş Teknolojilerinin yeterliliği; 7) Fiziksel olanakların yeterliliği; 8) Temin edilen hizmetlerin yeterliliği; 9) Sanayi ile ilişkilerin yeterliliği; 10) Toplum ile ilişkilerin yeterliliği; 11) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilişkilerin yeterliliği; 12) Mezunlar ile ilişkilerin yeterliliği; 13) Çalışanlar ile ilgili ilişkilerin yeterliliği; 14) Öğrenciler ile ilişkilerin yeterliliği; 2, ,5 3 12

13 15) Yükseköğretim alanında ulusal ilişkilerin yeterliliği; 16) Yükseköğretim alanında uluslararası ilişkilerin yeterliliği; 1 3 Tablo 5 Kurumsal Nitelikler ve Özellikler Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Öğrenci sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokullar, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği; 2) Öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği; 3) Đdari personel sayıları (kadrolu ve sözleşmeli) ve yeterliliği; 1,5 4) Çalışanların yaş ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği; 5) Çalışanların kadın-erkek personel dağılımının değerlendirilmesi (öğretim üyeleri, öğretim elemanları, araştırma görevlileri ve idari personel için ayrı ayrı) ve yeterliliği; 6) Çalışanların kıdem ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği; 7) Akademik personelin ortalama unvan düzeyi; 8) Đdari Personelin Eğitim Düzeyi; 3 9) Akademik birimlerin ve bu birimlerdeki programların sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulları, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği; 10) Kurumun ağırlıklı akademik alanı/alanları ve yeterliliği; 11) Kurumun fiziksel büyüklüğü ve altyapısı (m²) ve yeterliliği; 1 i) Kampus alanı; ii) Toplam kapalı alan; iii) Eğitim-Öğretim ve Araştırma; iv) Sosyal ve diğer hizmet alanları; Tablo 6 Kurumsal Nitelikler Veri Tablosu sayılar I Öğrenci sayıları 13

14 II Öğretim elemanı sayıları III Đdari personel sayısı Kadrolu personel 5 Sözleşmeli personel - Diğer personel - Toplam idari personel sayısı 5 IV Çalışanların yaş ortalaması Đdari personel 36 V Çalışanlar arasında bayan sayısı Đdari personel 2 VI Çalışanların kıdem ortalaması Đdari personel 13 VII Öğretim elemanlarının ortalama akademik unvan ortalaması VIII Bölümün ağırlıklı akademik alanı/alanları IX Bölüm ve program sayısı X Đdari personel eğitim düzeyi Lise öncesi diplomalı eleman sayısı 14

15 Lise mezun sayısı Ön lisans mezun sayısı 3 Lisans mezun sayısı 2 Yüksek lisans mezun sayısı - Doktoralı eleman sayısı - Tablo 7 Birim Personel Verileri Sıra no isim Unvan Şube Hizmet sınıfı Notlar 1 Kaynar Đsmail Genel Sekreter - GĐHS Kadrolu 2 Đsmail Kurt Genel Sekreter Yard. 3 Yılmaz Elif Bilgisayar Đşletmeni GĐHS GĐHS Kadrolu Kadrolu 4 Özdemir Deniz Memur GĐHS Kadrolu 5 Özkök Ferhat Memur GĐHS 13b/4 ile ĐMĐD Başkanlığı ndan tam zamanlı görevlendirilmiştir. 6 FĐDAN Narin Okutman Kadrolu 7 DOĞAN Duygu Okutman Kadrolu 8 ERDUR Serkan Memur GĐHS 13b/4 ile Kütüphane ve Dok. D. Başkanlığı ndan tam zamanlı görevlendirilmiştir. 9 ÖZSAYIN Alev Öğretim Görevlisi Fen Edebiyat Fak. Den tam zamanlı görevlendirilmiştir. 10 UZUN Özgür Memur GĐHS 13b/4 ile SGD Başkanlığı ndan tam zamanlı görevlendirilmiştir 15

16 11 TOPALCIK Sevgi 12 BARLAK Çiğdem Sekreter GĐHS Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı ndan tam zamanlı görevlendirilmiştir Sekreter GĐHS Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı ndan tam zamanlı görevlendirilmiştir. * tarihi itibariyle birim personel verileri gösterilmiştir. Tablo 8 Eğitim ve Öğretim Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Programların ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Programların eğitim hedeflerinin yeterliliği; 3) Programların kapsamı ve niteliklerinin (ders çeşitliliği, ders yükleri ve uyumluluğu) yeterliliği; 4) Programların anlaşılabilirliği ve hedeflerinin açıklığı; 5) Programların bütünlüğünün ve devamlılığının yeterliliği; 6) Programların çıktılarının (programın kazandırması beklenen nitelikler) yeterliliği; 7) Program kaynaklarının (öğretim elemanı, ders notları vb.) yeterliliği; 8) Programların diğer programlarla ilişkilerinin yeterliliği; 9) Öğrencilere sunulan rehberlik/danışmanlık hizmetlerinin yeterliliği; 10) Engelli öğrencilere sunulan eğitim hizmetlerinin yeterliliği; 11) Öğrenci değerlendirme prosedür ve araçlarının (sınav, ödev, proje vb.) yeterliliği; 12) Yeni öğrencilerin programlara hazırlama prosedür ve uygulamalarının yeterliliği; 13) Öğrencilere sunulan eğitimin etkinliğini arttıracak eğitsel destek hizmetlerinin (yabancı dil, IT teknolojileri ve bilgisayar donanımı vb.) yeterliliği; 14) Programların ilgili ulusal ve uluslararası programlarla uyumundaki yeterliliği; 15) Uluslar arası öğrenci değişimi programlarına öğrenci katılımının yeterliliği; 16

17 Tablo 9 Araştırma ve Geliştirme Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Araştırma ve geliştirme olanak ve kaynakların yeterliliği; 3) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 4) Araştırma ve geliştirme önceliklerinin belirginliği; 5) Araştırma ve geliştirme çalışmaların bütünlüğü ve devamlılığı; 6) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının disiplinler arası yapılabilmesindeki yeterlilik; 7) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 8) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarına akademik personelin katılımının yeterliliği; 9) Araştırmayı özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; 10) Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin önceliklere uygunluğu; 11) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 12) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile eğim-öğretim faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 13) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği; 14) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği; 15) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının topluma faydaya dönüşmesindeki yeterliliği; 16) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.) dönmesindeki yeterliliği; Tablo 10 Uygulama ve Hizmet Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin olanak ve kaynaklarının yeterliliği; 17

18 3) Uygulama ve hizmet faaliyetleri düzeylerinin yeterliliği; 4) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin önceliklerinin belirginliği; 5) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin disiplinlerarası yapılabilmesindeki yeterliliği; 6) Uluslararası uygulama ve hizmet faaliyetlerinin yeterliliği; 7) Uygulama ve hizmet faaliyetlerini özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; 8) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 9) Eğitim-Öğretim ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 10) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 11) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği; 12) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği; 13) Yaşam Boyu Eğitim faaliyetlerinin yeterliliği; 14) Topluma yönelik bilgilendirme ve bilinçlendirme faaliyetlerinin yeterliliği; 15) Topluma yönelik sanatsal, kültürel ve sportif faaliyetlerin yeterliliği; 16) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin topluma faydaya dönüşmesindeki yeterlilik; 17) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.) dönmesindeki yeterlilik; Tablo 11 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu Sıra no. Faaliyet alanları Değerlendirme notu Genel Sekreterlik 1 Faaliyet no. 1 Evrak Kayıt Đşlemleri Gelen Evrak Kayıt Đşlemleri (Posta- Yatay Yolla Gelen) 3,5 Giden Evrak Kayıt Đşlemleri (Posta- Yatay Yolla Giden) 3,5 2 Faaliyet no. 2 Evrak Dağıtım Đşlemleri Bağlı Akademik ve Đdari Birimlere Gidecek Evrakların gönderilmesi 3 Đl Đçi Kurumlara Gidecek Evrakların gönderilmesi 2 18

19 Đl Dışı Kuruluşlara Gönderim Đşlemlerinin yapılması 2 3 Faaliyet no. 3 Senato ve Yönetim Kurulu Toplantısı Đşlemleri Toplantı davetiyeleri ve gündemin hazırlığı, eklerinin oluşturulması, çağrıların yapılması Toplantılarda alınan kararların yazılması, imzalanması, dağıtılması ve saklanması, internet sayfasında ilanı Yeni kurulan Fakülte/ Yüksekokul vb. birimlerin kurullarını oluşturuncaya kadar kurul işlemlerinin Üniversite Kurullarında sonuçlandırılması Faaliyet no. 4 Yapılacak Diğer Yazışmalar- Alınan Cevaplarla Sonuçlandırılması Daire Başkanlıklarının görev alanına girmeyen genel yazışmaların yapılması, geri bildirimlerin alınarak işlemlerin sonuçlandırılarak, yollanması ve dosyalanması 4 5 Faaliyet no. 5 Üst Disiplin Kurulu Đşlemleri Üst Disiplin Kurulunun gündemine gelen işlemlerin yürütülmesi, kararların sonuçlarının sirkülasyonunu sağlamak 4 6 Faaliyet no. 6 Genel Sekreterlikten Yapılacak Tamim ve Talimatlar Đdari birimlere (Daire Başkanlıkları, Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları Sekreterlikleri, Döner Sermaye Đşletmesi, Hastane Başmüdürlüğü) yazılı olarak yapılacak talimat ve duyurular ile diğer genelgelerin yazışmaları, aylık koordinasyon toplantıları 3 7 Faaliyet no. 7 Bağlı Akademik Birimlerin Kurul Toplantıları Bağlı akademik birimlerin kurullarının oluşturulması işlemlerinin izlenmesi, arşivlenmesi 4 Bağlı akademik birimlerin kurul toplantılarında alınan karaların tasnifi ve dosyalanması 4 19

20 Tablo 12 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Personel Đşleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2,5 2) Đdari (ihale, temizlik, ulaşım vb.) işler ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 3) Bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin yeterliliği; 3 4) Öğrenci işleri ile ilgili akademik hizmetlerin yeterliliği; 2 5) Kütüphane ve Dokümantasyon işleri ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 6) Yapı ve çevre işleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 7) Teknik Destek hizmetleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 8) Öğrenci bilim, kültür ve sanat topluluklarının yeterliliği; 2,5 9) Uluslararası ofislerin hizmetlerinin yeterliliği; 3 10) Öğrenci Kariyer planlama hizmetlerinin yeterliliği; 1 11) Staj destek hizmetlerinin yeterliliği; 4 12) Öğrenci Konseylerine sağlanan hizmetlerin yeterliliği; 3 Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (yapısal) Değerlendirme Tablosu Değerlendirme tablosu 1) Organizasyonel yapının yeterliliği; 3,5 2) Görev ve sorumluluk tanımlarının açıklığı; 3,5 3) Görev yetkilerinin yeterliliği; 3,5 4) Stratejilerin varlığı ve yeterliliği; 3,5 5) Karar verme süreçlerinin yeterliliği; 3 6) Đş Süreçleri (akademik ve idari) yeterliliği; 3 7) Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yeterliliği; 3 8) Kalite geliştirme süreçlerinin yeterliliği; 2 9) Bilgi yönetimi süreçlerinin yeterliliği; 3 10) Đnsan kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 2,5 20

21 11) Finans kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 2 12) Öğrenci katılım süreçlerinin yeterliliği; 1,5 1) Organizasyonel yapının yeterliliği; 2,5 Tablo 14 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme tablosu Değerlendirme notu 1) Ortak kültür ve değerlerin paylaşımındaki yeterlilik; 3 2) Akademik personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3) Đdari personelin memnuniyetinin yeterliliği; 2,5 4) Öğrenci memnuniyetinin yeterliliği; 5) Liderlik yaklaşımlarının yeterliliği; 4 6) Yönetici yaklaşımlarının (yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliği; 4 7) Akademik personelin idari ve yönetsel özelliklerinin yeterliliği; 8) Đdari personelin özelliklerinin yeterliliği; 2,5 9) Çalışanlar arasındaki iş birliği ortamının yeterliliği; 2 10) Đş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterliliği; 2 Tablo 15 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu Değerlendirme notu 1) Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin yeterliliği; 2) Eğitim öğretim ile ilgili çıktıların yeterliliği 3) Araştırma ve geliştirme ile ilgili sonuçların yeterliliği; 4) Uygulama ve hizmet faaliyetleri ile ilgili sonuçların yeterliliği; 5) Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 6) Đdari faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 7) Toplum ile ilgili sonuçların yeterliliği; 21