RİSK HARİTASI (EK-3) Riski Ortaya Çıkartan Sebepler

Transkript

1 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 01 Tıpta uzmanlık öğrencilerinin Asistanların tez danışmanı ve tezlerini zamanında tez konusunun zamanında hazırlayamaması ve bitirme belirlenmemesi. sınavına Mevzuatta öngörülen sürede girememeleri. Kabul Orta Dekanlık vasıtası ile öğretim üyelerine kurs verilmesi. 02 Tıpta uzmanlık eğitimi veren Eğitim Programında bir eğiticisi anabilim dalında eğitici olan anabilim dallarında eğiticinin yokluğu. ayrılması. Öğretim Elemanı az veya ekisik olan Anabilim Dallarına kadro temin edilmesi. 03 Tez değerlendirmesi ve bitirme Uzmanlık onayı için evrakların sınavının zamanında Bakanlığa zamanında yapılmaması. gönderilemmesi. Kabul Orta Dekanlık vasıtası ile öğretim üyelerine kurs verilmesi. 04 Rotasyon eğitimlerinin 82 nolu TUK kararına uygun olmaması ve zamanında yapılmaması. Uzmanlık öğrencilerinin rotasyonlarının eğitim süresi sonuna bırakılması tezin ve bitirme sınavının zamanında yapılamaması. Kabul Orta Dekanlık vasıtaı ile öğretim üyelerine kurs verilmesi. 1

2 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 05 Eğitim süresini tamamlamamış Eğitim sürelerinin doğru uzmanlık öğrencisinin hesaplanmaması. uzmanlık bitirme sınavına Eski eğitim kurumları eğitim alınması. sürelerin hatalı birleştirilmesi. Kabul Düşük Konu ile ilgili personelin eğitimi. 06 Görev süresi uzatımlarının zamanında yapılmaması. Görev süresi uzatılmayan personelin hak kayıpları yaşaması. Kabul Düşük Konu ile ilgili personelin eğitimi. 07 Öğretim elemanlarına yersiz ödeme yapılması. Yıllık izinler, rapor vb. Öğretim elemanlarına ek mali yük izinlerin takip sistemine yüklenmesi. (ENLİL' e) girilmemesi Kurumun maddi zarara uğratılması. Kabul Düşük Konu ile ilgili personelin eğitimi. 08 Öğrenci işleri otomasyonuna yazılım hizmeti veren firmanın desteğini çekmesi. Herhangi bir nedenden dolayı bakım sözleşmesinin yapılamaması. Kabul Orta Fakültemiz personelinin program güncellemede etkin rol alması. 2

3 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 09 Öğrenci İşleri Birim Arşivinin yetersiz olması. Arşivin depolama yangın su baskını konusunda emniyetsiz olması Arşivin güvenliğinin yetersiz olması. Arşivin fiziki yapısının uygun olmaması. Orta Modernize edilmiş Öğrenci İşleri Arşivinin (Şahsi dosyaların muhafaza edildiği) raylı sistem olarak oluşturulması. 10 Diploma, diploma eki, diploma Diploma ve Mezuniyet kağıdı ve kıymetli evrakın işlemlerinde yaşanabilecek muhafaza edilecek güvenli sorunlar. kasa,dolap ve odanın bulunmaması. Kabul Karteks dolaplarının temini Öğrenci işleri birim arşivinde muhafaza edilmesinin sağlanması. 11 Eğitim alanlarının yetersiz kalması. Öğrenci Kontenjanlarının mevcut kapasiteye göre fazla olması. Kurumlararası yatay geçişin getirdiği öğrenci fazlalığı Kabul Orta Öğrenci Kontenjanın belirlenmesinde Derslik ve Anfilerin kapasitesi gözönüne almalı. 3

4 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 12 Soru kitapçığı, cevap kağıdı ve diğer Sınav evrakının çoğaltıması teslimi, vb. işlemlerin Temel tıp eğitiminde yapılmasında gerekli güvenlik uygulanmakta olan sınav tedbirlerin alınması güvenliğinin ve gizliliğinin Soru basım salonunun kamera ile sağlanamaması. izlenmesi. Tüm süreçlerin kapalı zarflar içersinde tutanak ile gerçekleştirilmesi. Kabul Orta Soru basımı ve sınav evrakının hazırlanmasında okunmasında koordinatör ve yardımcılarının etkin rol alması. 13 Taşnır girişlerinde kod ve ölçü birimi sayı hatası yapılması. Ölçü birimleri ve sayılara dikkat edilmemesi. Kabul Taşınırları Kontrol Edebilecek ön mali Düşük kontrolü yapabilecek birinin eğitilmesi. 14 Taşınır çıkışlarında sayı ve ölcü birimi hatası yapılması. Ölçü birimleri ve sayılara dikkat edilmemesi. Kabul Düşük Satın alma birimi ile işbirliği yapılması. 4

5 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 15 Taşınır malzemenin depo Depoyu birden fazla kişinin sayımında eksik veya noksan kullandan dolayı malzeme cıkması çıkışında aksaklıklar olması. Yönetilmeli ve Orta Taşınır kayıt kontrol yetkilisi harici depolara giriş olmaması. 16 Havalandırmaların önü açık Depoların binanın bodrum olması ve yağmur oluklarının katında olmasından dolayı su havalandırmaya yakın olması. basması veya rutubet olması. Depoların temiz veya pis su boru hatlarında uzak alanlara taşınması. Yönetilmeli ve Orta Yağmur oluklarını kontrol edilmesi ve depo havalandırılmalarından uzak bir bölüme yönlendirilmesi 17 Zimmetleme işlemi yapılırken Dikkatsizlik ve sistem hatası. yanlış malzemelerin zimmete Demirbaş eşyalarının yerinin ve buna bağlı olarak hatalı Taşınır Kaytı Kontrol Yetkilisinin barkot yapılması. bilgi dışında değiştirilmesi. Kabul Barkotlama Düşük dönem yapılması. işleminin aralarında 18 Ortak alan mazemelerinin Ortak alanın herkes tarafından kişilere zimmet edilemesinden kullanılması ve gerekli denetimin dolayı ve ortak alan da yapılamaması. bulunan malzemelerin kayıp Demirbaşların sabitlenememiş olması veya yer değiştirmesi. olması. Yönetilmeli ve Orta Güvenlik kameralarının 24 saat süre ile sürekli çalışması ve bilgileri depolaması. 5

6 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 19 Taşınırların depoya girişi ve Uygun olmayan taşıma şekilleri çıkışı esnasında kırılma, ve yeterli personelin olmaması. dökülme, bozulma veya Hatalı stoklama yapılması. deforme olması. Yönetilmeli ve Orta Personelin eğitilmesi ve yeterli personelin sağlanması. 20 Kantinde tarihi geçik yiyecek ve içecek satışı. Kantinde her ay rutin denetimlerin yapılmaması. Denetimlerin daha sık aralıklarla yapılması. 21 Yemekhanede bayat, tarihi Yemekhanede her zaman rutin geçik yiyecek ve içecek denetimlerin yapılmaması. servisinin yapılması. Denetimlerin daha sık aralıklarla yapılması. 22 Yemek Fişlerinin satış esnasında çalınması. Fiş satışı yapan elemanın tek kişi olması ve fişleri koyacak kilitli yerin olmaması. Kartlı Sisteme Geçilmesi 6

7 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 23 Fiş satış esnasında veya Fiş satışı yapan elemanın tek kişi muhafaza edildiği yerden olması ve parayı koyacak çelik paranın çalınması. kasanın olmaması. Kartlı Sisteme Geçilmesi 24 Kitapların edilememesi. dezenfekte Kitapların dezenfekte edilememesi bazı hastalıklara yol açmaktadır. yönetilmeli ve Orta Her şeyiyle temiz bir çalışma alanı oluşturulup kitap dezenfekte makinesiyle hem sağlık hem verimlilik açısından uygunluğu sağlanabilmektedir. 25 Kütüphane dış kapısının saydam olmaması. Giriş cıkışlarda birbirini göremeyen kişiler arasında bazı küçük kazalara neden olmaktadır. Kabul Düşük Giriş çıkışlarda görüş alanı açık kapılar tercih. 26 Veri kaybı riski Personel bilgisayarına erişim kolay olduğundan görevlinin olmadığı durumlarda (akşam 5'ten sonra ve haftasonu) bazı kişilerin bilgisayara rahatça erişebilmesi. Sadece banko görevlisinin girip çıkabileceği kilit sistemli bir girişi olmalıdır. 7

8 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 27 Demirbaşa kayıtlı eserlerin kaybolması. Kütüphanenin 24 saat açık olmasıyla sadece kütüphaneyle sorumlu olacak gerekli personel sağlanamadığı için kitap çalınma/kaybolma riskini artırır. in önemi ilgili birimlere iletilmiş, mesai saatleri dışında sürekli kütüphaneyle ilgilenecek bir personelin gerekliliği ile ilgili tedbirlerin alınması talep edilmiştir. 28 Personel sayısının yetersiz olması Gelişen ve büyüyen Üniversitemiz Tıp Fakültesi kütüphanesinde öğrenci sayısının ve iş yoğunluğunun artması, personel sayısının mesai dışı saatlerde yetersiz kalması. İlgili birimlere gerekli çalışmalar yapılması için talepte bulunulmuştur. 29 Kütüphane çalışma alanın yetersizliği Öğrenci sayımıza oranla kütüphanemizin çalışma alanı olarak yetersiz kalması ayrıca buna dayanarak da hizmet yelpazemizi genişletememe. Kütüphanemizin çalışma alanının genişletilmesi ek bir çalışma alanının oluşturulması için telepte bulunulmuştur. 30 Huzurlu çalışma ortamının oluşturulamaması. Kütüphane havalandırma sisteminin aşırı ses çıkarması. Bu sebeple rahatsız edici bir ortamın oluşması. Çalışmadığı zaman da havasız bir ortama sebep olması. Kabul Gerekli çalışmaların Düşük yapılması için telepte bulunulmuştur. 8

9 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Hedef Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 31 Fazla kullanılan kitapların yıpranması. Yıpranan kitaplarda sayfa eksilmesi gibi durumlar söz konusu olmakta bu durumdada kitap artık kullanılamamaktadır. yönetilmeli ve Orta Gerekli çalışmaların yapılması için telepte bulunulmuştur. 32 Kütüphane programının bakım sözleşmesi. Bakım sözleşmesinin yapılamaması durumda kütüphane programında doğacak bir aksaklık halinde hizmet durma noktasına getirebilir. Merkez kütüphane aracılığıyla gerekli program bakım sözleşmesi yapılmaktadır. 33 Personel çalışma alanı yetersizliği. Çalışma ofisinin kütüphane içinde yer alması. Öğrenci diyaloglarında, kurumiçi telefon görüşmelerinde ve personel ziyaretçilerinde ses olmasından dolayı kütüphane kullanıcılarının rahatsız olması. yönetilmeli ve Orta Gerekli çalışmaların yapılması için telepte bulunulmuştur. 34 Deney hastalanması. hayvanlarının Birim dışından çeşitli nedenlerle bulaşıcı hastalık gelmesi. Laboratur dışından gelen deney hayvanlarında hastalık olması. Araştırmacıların gerekli önlemleri almadan çalışma yapması. Kabul Orta Birime giriş ve çıkışların kontrol gerçekleşmesi. 9

10 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Fakültesi Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 35 Laboratuar giriş ve çıkışlarının kontrol edilememesi. Mesai saatleri dışında deneysel çalışma yapılması. Çalışmacıların birime kontrolsüz giriş çıkışları nedeni ile bulaşıcı hastalıklardan hayvanların telefinin söz konusu olması. Kabul Orta Çalışmaların olmadıkça saatlerinde gerçekleştirilmesi. zaruri mesai 36 Yardımcı pesonelin yokluğu. Birimde deney hayvanlarının bakımından sorumlu peroselin tek olması. Tek olan yardımcı elemanın geçici görevden ayrılmalarında bakım ve temizlik işlerinin aksaması. Kabul Orta Perosenl temini. 37 Bakım sözleşmeleri için teklif çıkmaması. Herhangi bir nedenden dolayı Binamızda bulunan teknik firmanın Bakım sözleşmesini cihazların bakım gerçekleştirmemesi. sözleşmelerinin yapılamaması. İşi yüklenen firmada deneyimli personel eksikliği. Kabul Orta Teknik şartnameler hazırlanarak ihale birimine gönderilmektedir. 38 Personel sayısının tek olması ve Temel Tıp Eğitimi sınav soru fakültenin tüm bilgi işleminden kitapçıkları basımının sorumlu olması. yetişmemesi. Soru girişlerinin son gün yapılması. Kabul Orta Personel istihdamının artırılması. 10

11 Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 39 Sınav basım odasının kamera ile Soru kitapçığı basım izlenmesi. işlemlerinde gizliğin Hatlı kitapçıkların imahası için sağlanamaması. evrak imha makinesi olmaması. Kabul Orta Gerekli araç ve gereklerin temini. 40 Personel tarafından EBYS Günlü, ivedi ve miadlı yazıların profillerinin kontrol edilmemesi. eksik gelmesi veya zamanında Personelin yeterli bilgi ve gelmemesi. deneyime sahip olmaması. Kabul Orta Fakültemiz anabilim dalı başkanlırının bilgilendirilmesi. EBYS sistemi üzerinden otomatik uyarı olması. Günlü ve miadli işler için sms gönderilmesi. 41 Birim faaliyet raporu verilerinin doğru olmaması. Birimlerin göndermiş olduğu bilgilerin gerçeği yansıtmaması. İşin öneminin anlaşılmaması. Alt birimlerde istatistiki bilgi tutulmaması. Kabul Orta Fakülte alt birimlerinde istatistiki bilgi tutulması. Kullanılmakta olan yazılımların istatistiki bilgi oluşturmasının sağlanması. 42 Alt birimlerde istatistiki bilgi Performans Programı tutulmaması. göstergelerinin zamanında elde Çalışan personel tarafında işin edilmemesi. öneminin anlaşılmamış olması. Kabul Orta Gösterlerin düzenli olarak aylık olarak tutulması ve üçer aylık ödenemlerde ilgili birime verilmesi. Sürekli istatistiki bilgi tutulmasının sağlanması. 11

12 Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 43 Mal ve Malzeme talebinde Talep edilen mal/malzmenin bulunanın birimin talep edilen ayniyat biriminde mevcut malzeme hususunda ayniyat birimi olması. ile iletişim kurmaması. Kabul Taşınır Kayıt Kontrol Biriminden teyid almadan taleplede bulunulmaması. Satın alma öncesi depo Düşük Kayıt sorgulaması yapılması. İhtiyaçların Taşınırcı ile birlikte belirlinmesi. 44 İhtiyaç olan mal/malzemeden farklı malzeme alımı. Talep edilen mal ve malzemenin özelliklerinin yeterli belirlenmemesi. Teknik hazırlanmadan yapılmaması. Düşük Şartnamelerin personel hazırlanması. şartname alım uzman tarafından 45 Sabit işletme giderlerinin zamanında ödenmesi. Elektrik, Su, Doğalgaz aboneleri ve Telefon Fatura okumalarının takip edilmemesi Ek mali yüke katlanılması. Kabul Sorumlu personel tarafından faturaların takip edilmesi. Düşük Fatura okumada kurum personelinin eşlik etmesi. Fatura teslimlerinin tutanak ile yapılması. 46 Ek ders ücretlerinin zamanında tahakkuk ettirilememesi. Ders yük formalarının zamanında ek ders birimine teslim edilmemesi. Tıpta Uzmanlık Eğitimi eğitiminde okultulacak derslerin kurul kararlarının zamanında alınmaması. Kabul Düşük Ek ders formlarının zamanında teslimi. Öğretim üyelerine sms ve ile bilgilendirme yapılması. 12

13 Alma ve (EK3) i Ortaya Çıkartan /Dış in Giderilmesi in Öngörülen 47 Yersiz ek ders ücret ödemesi yapılması. Yıllık izinlerin ENLİL'e zamanında girilmemesi. Yıllık izinlerin EBYS'de düzenlenmesi. Enlil dışında yapılan görevlendirmelerin otomasyona girilmemesi. Rotasyon eğitimlerine dikkat edilmemesi. Kabul Enlil dışında yapılan görevlendirmelerin imza öncesi sisteme girilmesi. Düşük Enlil ile EBYS sisteminin bir birinden otomatik veri alması. 48 İntörn Öğrencilerin SGK girişlerinin yapılmaması. Staj notlarının zamanında verilmemesine bağlı sınıf atlatmanın yapılmaması. Öğrenci işleri biriminden bilgilerin geç gelmesi. Kabul Orta İntörnlük eğitiminden en az5 gün önce giriş işlemlerinin yapılması. Sürelerin bilgisayar ortamında takibi. 49 SGK Girişi yapılan İntörn Anabilim Dallarından devamdevamsızlık puantajlarının geç Öğrencilerinin ebildirge tahakkuklarının süresinde gelmesi. yapılmaması. Kabul Orta Maaş evrakları ile birlikte SGK girişlerinin yapılması. Ödeme sonrası onaylanması Soner PELİT Fakülte Sekreteri Erdal ŞAHİN Uzman Ahmet BAĞLAR Şef Mahmut ARDIÇ Bölüm Sekreteri Elif YELLİ Bilgisayar İşletmeni 13