e-cmm : e-kurum Olgunluk Modeli

Transkript

1 e-cmm : e-kurum Olgunluk Modeli Dr. Ali ARFOLU 1 Merve Hande GÜR 2 1,2 Biliim Sistemleri, Enformatik Enstitüsü ODTÜ, 06530, Ankara 1 e-posta: sas@ii.metu.edu.tr 2 e-posta: mervehan@yahoo.com Özet Yetenek Olgunluk Modeli (CMM ) bilgi teknolojisi organizasyonlarında, yazılım süreçlerini iyiletirme amaçlı bir model olarak Carnegie Melon Üniversitesi, Yazılım Mühendislii Enstitüsü (SEI) tarafından gelitirilmitir. CMM, süreç iyiletirmede giderek lider bir model ve SEI ise teknoloji yönetimi alanındaki aratırmaları ve mükemmelik yöntemleri ile yol gösterici hale gelmektedir. Bu aratırmada CMM modelini temel alarak e-kurum olgunluu için bir model üretmek hedeflenmitir. E-Kurum olgunluk modelinde ana amaç, organizasyonların e-dönüüm süreçlerinde, gerek süreç iyiletirme gerekse olgunluk düzeyi belirleme amaçları için kullanılabilecek e-cmm modelini oluturmaktır. Abstract Capability Maturity Model (CMM ) was proposed by Software Engineering Institute (SEI), Carnegie Melon University to improve the software development capabilities of IT organizations. CMM gradually became a leading model for process improvement as well as SEI in technological research on maturity. The aim of this research is to form the e-cmm model, based on the SEI-CMM, that is planned to be used to determine and improve e- Maturity levels of organizations in their e-transformation process. 1. Giri Olgunluk düzeyi, fikir ve kavramları Walter Shewart, Philip Crosby, W. Edwards Deming ve Joseph Juran dan etkilenmitir. Crosby nin kalite yönetim olgunluk kavramı kalite pratiklerini be adımda tanımlanmıtır [1]. Yazılım sektöründe ana sorunun yazılım gelitirme süreci olduunun fark edilmesi üzerine Crosby nin fikirleri Humphrey tarafından yazılım organizasyonlarına ve Carnegei Mellon Üniversitesi Yazılım Mühendislii Enstitüsü nün (SEI) ilk çalımalarına uyarlanmıtır [2]. Bu çalıma öncelikle anket tabanlı bir olgunluk modeli olan Süreç Olgunluk Modeli nin (Process Maturity Model), sonrasında da Yetenek Olgunluk Modeli nin (CMM ) gelimesine yol açmıtır [3,4,5]. Esas olarak CMM, toplam kalite yönetiminin, süreç ve yönetim kavramlarının yazılım alanına uygulanması olarak özetlenebilir. Model, organizasyonların süreç iyiletirmelerinde belirli bir olgunluk düzeyine eriebilmeleri için gerekli olan süreç alanlarının belirlenmesine yardımcı olur [6]. Bu çalıma, günümüzde kurumlar için kaçınılmaz bir olgu olan e-dönüüm çalımalarında kurumların e-dönüümün neresinde oldukları, e-dönüüm düzeylerini nasıl arttıracakları

2 sorularına yanıt bulma amacıyla yapılmıtır. Söz konusu yanıt, CMM modelini temel alan ancak bütünüyle e-dönüüm ile ilgili temel süreç alanlarını içeren bir model olarak sunulmaktadır. 2. Yetenek Olgunluk Modeli (CMM ) CMM yazılımı üreten tarafın performansını deerlendirmek amacıyla ABD Savunma Bakanlıı tarafından gelitirilmitir. Tanım ve anketler dorultusunda etkili yazılım sürecinin ana elemanlarını yazılıma uyarlayan CMM, sürüm 1.0, 1991 yılında üretilmitir yılında da, CMM in güncel ve son hali sürüm 1.1 yayınlanmıtır [7]. CMM, yazılım gelitirme alanında çalıan kuruluların i süreçleri olgunluunu belirleme ve iyiletirmeyi amaçlar. Burada olgunluk sözcüü, Bu kez ne kadar iyi yapılacak? sorusunun daha az sorulduu (tahmin edilebilirliin) ve bilinmeyenin (riskin) düük olduu bir çevrenin oluturulması anlamında kullanılmıtır [8]. Süreçlerde olgunluk düzeyinin artması, belirsizliklerin ve tahmin edilebilirlik düzeyinin azalması anlamına gelmektedir. Sürekli iyileen süreç YLETRME (Düzey 5) Tahmin edilebilir süreç YÖNETLEN (Düzey 4) Standartlara uyumlu süreç TANIMLI (Düzey 3) Disiplinli süreç TEKRARLANABLR (Düzey 2) BALANGIÇ (Düzey 1) ekil 1. CMM süreç olgunluk düzeyleri Her olgunluk düzeyi, sürdürülebilir ve sürekli süreç geliimi anlayıı üzerine kurulmutur. CMM de süreç olgunluu 5 düzey ile belirtilmi ve organizasyonun olgunluk düzeyinin her adımında kurumsallaması için gereken süreç yetenekleri tanımlanmıtır, ekil 1. Düzeyden düzeye geçite, olgunlamamı, gelii güzel, süreçlerin doru düzgün belirlenmedii ve yazılım geliimi için sabit yöntemlerin oluturulmadıı düzeyden (Düzey 1) olgunlamı, yordamların yazılı hale getirildii, izlendii ve belirlenmi kriterlerle kalitenin ölçümlendirildii ve sürekli iyiletirmelerin yapıldıı düzeye doru yol alınır. SEI in tahminlerine göre bilgi teknolojisi organizasyonlarının %73 ü birinci düzeydedir. CMM felsefesine ilk adım yazılım proje yapısının ve süreçlerinin etkin olarak planlandıı ve yönetildii Düzey 2 de atılır. Düzey 3 te bu yapı ve süreçler organizasyon içinde kurumsallamı bir yapı olutururlar. Düzey 4 te performans ölçümü

3 yapılır. Son olgunluk düzeyinde, Düzey 5 te, tam olgunlua eriilir, yukarıdan aaıya tabana sürekli süreç iyiletirme mantıı, organizasyon kültürüne hakimdir. Organizasyonun pratikleri, politikaları ve disiplinleri kaliteli yazılımın tahmin edilebilir, güvenilir ve tekrarlanabilir durumda üretilmesini gerektirir. Dünyada yaklaık 120 kadar kurum (bunlardan yaklaık 100 kadarı Hindistan da faaliyet göstermektedir.) Düzey 5 te bulunmaktadır [9,10]. Gösterir Olgunluk Süreç Yetenei çerir Temel Süreç Alanları Amaçlar Ulaır Ortak Özellikler Tarafından düzenlenir Yürütme yada Kurumsallatırma Adresler çerir Anahtar Pratikler Altyapı yada Etkinlik ekil 2. CMM mimarisi CMM, bir organizasyonun u anda nerede, nerede olmak istiyor ve oraya geldiini nasıl bilecek sorularını sorarak hangi olgunluk düzeyinde olduunu ve bir sonraki düzeye geçmesi için hangi adımları takip etmesi gerektiini belirler [11]. Her düzey, belirli amaçlara yönelik olan temel süreçlerden oluur, ekil 2. Her bir Temel Süreç Alanı, aynı ablonu kullanan, ortak özellikler tarafından tanımlanır. Ortak özellikler ise; uygulama için yükümlülük, yetenek, gerekli etkinlikler, ölçme ve deerlendirme ve dorulama gereklerini tanımlar yılının Ocak ayında Gartner Inc. tarafından yayınlanan rapora göre, CMM öngören deil tanımlayan bir standarttır yani model, yazılımı gelitirirken nasıl deil, ne yapılması gerektiini söyleyen bir araç olarak ele alınmalıdır [12]. CMM teorik bir model deildir, baarılı yazılım gelitirme uygulamalarının sonucunda ortaya çıkan mevcut performansa dayanılarak ortaya konulmutur ve en iyi uygulama (best practice) olarak belirtilir [13]. Sürecin, kii (eitilmi, yetenekli ve motive olmu), araç ve ekipman ve görevler arasındaki ilikileri tanımlayan prosedür ve yöntemleri birletirerek yazılım iletmesini birarada tuttuunu kabul eder. Ancak, süreç odaklı bir model olmasından dolayı projenin baarısını etkileyen kii ve teknoloji odaklı süreç dıı etmenleri gözönüne alır [14]. Düzey arttıkça elde edilen sonuçla hedeflenen sonuç arasındaki fark azalır, maliyet düer, gelitirme süresi azalır ve kalite ve üretkenlik artar [15]. En baarılı yazılım organizasyonları en azından belirtilen temel süreçleri tamamlayanlardır [16].

4 SEI tarafından 13 organizasyonda süreç iyiletirme üzerine yapılan vaka analizinde, CMM in uygulanması sonucunda, hataların önceden farkedilmesinde %6-%25 iyileme; üretimde yıllık %9- %67 artı; teslim tarihinde %15-%23 oranında azalma; üretim sonrası hatalarda %10-%94 azalma ve iyiletirme programının yatırım getirisinin %400-%880 arasında olduu saptanmıtır. olarak saptanmıtır [17]. Organizasyonların ihtiyaçlarını karılamak için tek bir model bulmada zorlanmaya baladıkları, birden fazla model uygulamanın ekonomik olmaması, kısacası hangi süreç yenileme modelini kullanacakları konusunda sorunlar yaanmaya balamalarının üzerine bütünleitk CMM (CMMI) modeli gelitirildi [18]. CMMI, üretim süreçlerini, yazılım mühendislii, yazılım, tümleik ürün süreç geliimi ve yazılım edinimi olmak üzere dört boyutta ele almaktadır. Buna karın CMM, süreç ve olgunluk düzeylerini tek boyutta incelemektedir. Deiik disiplinlerin en iyi uygulamaları nı sistem analiz ve tasarımı, yazılım mühendislii ve yönetim konularını da içerisine alarak biraraya getirir [19]. CMMI modeli yeni sistemlerin ne kadar kolay ve etkili gelitirilebileceini ölçen bir modeldir [20]. CMMI modeli, aamalı ve sürekli olmak üzere iki sürüm olarak üretilmitir. SEI ye göre gelecekte CMM-I, CMM modelinin yerini alacaktır. 3. e-devlet Olgunluk Modelleri Tablo 1. e-devlet Olgunluk Modelleri Özellikler Model Acc [21] HV [22] DM R [23] PI [24] Utah [25] egoss [26,27] e-uk [28] Gartner [29] Singap. [30] 24/7 bilgi salama web servisi Bölüm listesi ve iletiim bilgileri sunulması Bölümlerarası bilgi paylaımı Bütünleik servisler Dier kamu kurumları ile bütünleik çalıma Dier sitelere balantı Dolaımda balantı eksiklii 2 1 E-posta iletiimi E-yetkilendirme 3 Form ve doküman indirme letiim önceliinin telefonla salanması 1 2 lem yetenekleri Kiiselletirilmi Vatanda Ana kapısı Online ödeme Otomatik Geribildirim 4 2 Otomatik Satın alma süreçleri 3 4 Politika Belgesi 1 1 Güvenlik 2 3 Sık sorulan sorular, ikayet 3 2 Site içinde arama Temel Anakapılar (portals) Temel hesap sorgulama Uyarlanabilir nsan Kaynakları Yönetimi 4 5 Web destekli 24/7 kamu ilemleri Web destekli kullanıcı etkileimi/anket Web tabanlı ilemlerin i süreçleri ile bütünletirilmesi Web-tabanlı Eitim 3 4 Web tabanlı süreçler oluturulması 5

5 e-dönüüm alanında olgunlamaya yönelik çalımaların daha çok e-devlet boyutunda ele alındıı ve incelendii gözlemlenmektedir. Bu alanda en çok bilinen 9 aratırmanın ortak özellikleri Tablo 1 de verilmektedir. Çizelgeden de anlaılacaı gibi, aratırmalar daha çok web siteleri üzerinde younlamakta ve sektörel ya da kurumsal çalımalar yapılmamaktadır. Öte yandan farklı modellerin aynı özellikleri farklı düzeylerde deerlendirdii de saptanmıtır. Örnein, Bütünleik Servisler, DMR modelinde 3. düzey gereksinimi olarak belirtilirken, egoss modelinde 2. düzey gereksinimi olarak gösterilmektedir (bkz. Tablo 1.). 4. e-cmm : e-kurum Olgunluk Modeli e-cmm kurum olgunluk modelinin gelitirilmesinde CMM baz alınmıtır. CMM sadece yazılım süreçlerine etki eden etkenlerin olgunluunu ölçerken, e-cmm de bir kurumun sahip olduu bütün iç ve dı i süreçlerinin e-dönüüm olgunluunun ölçülmesi hedeflenmitir. Bu amaçla, CMM düzeyleri ve temel süreç alanları yeniden tanımlanmıtır. e-cmm de, CMM de olduu gibi olgunluk düzeyinde her ilerleme olduunda kurum süreçlerinde etkinlik, kontrol ve kestirilebilirlik ve iyileme olması hedeflenmitir. Tablo 2. e-cmm Düzeyleri ve temel süreç alanları Odak Temel Süreç Alanları Düzey 5 Teknoloji Deiim Yönetimi Deiim yönetimi Süreç Deiim Yönetimi Düzey 4 Kurum Ana Kapısı (Portal) Bilgi/Belge Yönetim Sistemleri Gelikin web servisleri Sürekli e-örenme Metrik uygulama ve Performans Ölçümü Düzey 3 Güvenlik Politikaları Veri/Bilgi Standartları ve Ekstranet Proje Yönetimi standart ilemler Hizmetiçi Eitim Programı Müteri likileri Yönetimi Veri/Bilgi Standartları Düzey 2 ntranet Kurum Bilgi Sistemleri e-dönüüm vizyonu ve e-dönüüm Projesi için Vizyon ve bilgi teknolojisi yeterlii Politika Tanımı Kurum Web Sayfası Düzey 1 Balangıç - e-cmm olgunluk modeli bir kurumun bütün i süreçlerinin tanımlanması, ölçümü, denetimi ve gelitirilmesi için gerekli olan 5 düzey ile tanımlanmaktadır. Balangıç düzeyi (Düzey 1) dıındaki dier düzeylerin odak noktası ve bir sonraki düzeye geçi için gerekli olan 16 temel süreç alanı tanımlanmıtır. e-cmm olgunluk modeli bir kurumun bütün i süreçlerinin tanımlanması, ölçümü, kontrolü ve gelitirilmesi için gerekli olan 5 düzeyle tanımlanır.

6 Düzey 1: Balangıç düzeyi olarak tanımlanır. süreçlerinin tanımı tamamlanmamıtır ve kontrol mekanizmaları henüz oluturulmamıtır. Organizasyonun baarısı çalıanların kiisel çabalarına ve kahramanlıklarına balıdır. Bölümler arası koordinasyon yoktur. Teknoloji kullanımı, veri toplama ve analizi geliigüzel düzeydedir. lerin tamalanması sırasında beklenmeyen maliyetler ve zaman aımları olabilir. Düzey 2: Temel proje yönetimi kavramları tanımlanmıtır ve süreçler proje seviyesinde yazılı hale getirilmitir. Veri planlaması ve yönetimi her proje için ayrı ayrı yapılır. Teknoloji altyapısı kurulmutur ve destei salanmıtır. Organizasyon içi bilgi paylaımı mevcuttur. Karar analiz teknikleri kullanılarak kurum içindeki bilginin güncellii salanır. Düzey 3: Müteri/vatanda ve veri standartlarına odaklılık sözkonusudur. Proje grup çalıması, operasyonel izleme ve kontrol ve eitim programı yapılmaktadır. Organizasyon içinde bütünleik yönetim ve mühendislik süreçleri salanmıtır. Müteri verileri toplanır ve tanımlanmı süreç aamalarında kullanılır. Veri güvenlii ve bilgi paylaımı önemlidir. Projeler arasında veri ortak kullanımı mevcuttur. Düzey 4: Organizasyonlar arası bilgi paylaımı için bilgi teknikleri kullanılır. Süreçler ve yeni teknolojiler sayısal olarak deerlendirilir. Veri tanımı ve toplanması organizasyon içinde standart hale getirilmitir. Çalıanlar için sürekli e-örenme programı mevcuttur. Düzey 5: Bilgi teknolojileri organizasyonu, süreçlerinde sürekli iyileme amacındadır. Süreç otomasyonuna yatırım yapılır. Organizasyon, hedeflerine ulamak için bilgi kullanım tekniklerini devamlı gözden geçirir. Yeni teknolojiler devamlı takip edilir ve uygulanır. Veriler, süreçlerin yenilenmesinde ve deerlendirilmesinde kullanılır. Modelde tüm temel süreç alanları, ekil-2 de belirtilen Ortak özellikler ablonu ile tanımlanmıtır. Düzey-4 Temel süreç alanı olan Sürekli e-örenme Temel süreç alanı ile ilgili tanımlama örnek olarak Tablo 3 te verilmektedir. Tablo 3. Sürekli e-örenme Temel Süreç Alanı TSA Sürekli e-örenme Düzey: 4 Hedef: Amaç-1. Kurum çalıanlarının zaman ve yerden baımsız eitim olanaklarına ulatırılması, Amaç-2. Eitim içeriinin günün gereksinimlerine uygun olarak hızlı bir biçimde güncelletirilmesi, Amaç-3. En son eitim teknolojilerinin kurum içerisinde yaygın olarak kullanılması Uygulama çin Yükümlülük-1. Kurumun e-örenmeye ilikin yazılı bir politikası olmalıdır. Yükümlülük: Yükümlülük-2. Bu politika: e-örenme programının uygulama gereklerini, e-örenme ile edinilen bilginin yapılan ölçümler sonucunda kiilerin kariyerlerinde yapacaı etkileri, Kimlerin e-örenme programında kapsanacaını, e-örenme deerlendirme kriterlerini, e-örenme programı içeriinin nasıl gelitirileceini tanımlamalıdır. Yetenekler Yetenek-1. e-örenme için gerekli kaynakların (i gücü, finans) oluturulması, Yetenek-2. e-örenme teknik programının deerlendirilmesi ve izlenmesi, Yetenek-3. e-örenme yönetsel biriminin oluturulması Yetenek-4. e-örenme alt yapısının oluturulması Etkinlikler Etkinlik-1. e-örenme içeriinin oluturulması Etkinlik-2. e-örenme programının hazırlanması Etkinlik-3. e-örenme Uygulaması Ölçme ve Deerlendirme Ölçme-1. e-örenme program içeriinin kullanıcılardan salanacak geri bildirimlerle ölçülmesi ve izlenmesi Dorulama Dorulama-1. Üst yönetim tarafından e-örenme programının peryodik olarak izlenmesi Dorulama-2. Eitim programının, e-örenme birimi tarafından sürekli olarak izlenmesi

7 5. Kurumlarda e-cmm uygulaması e-cmm Modelinin kurumlardaki uygulaması, bilinen CMM modelleri ile aynıdır. Modelin kurumlarda, yetenek belirleme ve yetenek gelitirme olmak üzere iki aamalı olarak uygulanması öngörülmektedir. Yetenek belirleme aaması, kurumların e-dönüüm süreçleri açısından hangi düzeyde olduklarının belirlenmesine ilikin yapılan çalımaları içermektedir. Bu çalımalar sırasında önceden tanımlanmı denetim listesi kurumlara iletilmekte ve bu denetim listesi sonuçlandırıldıktan sonra kurumlarda yerinde görümeler yapılarak inceleme sürdürülmektedir. Bu aamanın sonucunda, kurumun e-dönüüm süreçleri açısından ne durumda ya da hangi düzeyde olduu ortaya çıkarılmaktadır. Yetenek gelitirme aaması, kurumların e-dönüüm süreçlerini nasıl iyiletireceklerine yönelik yapılacak çalımaları içerir. lk aamadaki durum saptamasından sonra, iyiletirme gerei belirlenen temel süreç alanları, bir proje mantıı içerisinde ele alınıp ilgili etkinlikler gerçekletirilerek iyiletirme yapılır. Bu aama, doal olarak ilk aamaya oranla oldukça fazla zaman gerektirmektedir. 6. Sonuç Bu çalımada, kurumların e-dönüüm düzeylerini belirlemek ve yükseltmek amacıyla gelitirilen e-cmm olgunluk modeli tanıtılmıtır. Model henüz uygulama aamasınadır. 20 yi akın kuruma denetim listeleri iletilmi ve yanıt beklenmektedir. Sonuçların, sempozyumda tartıılması hedeflenmektedir. Kaynakça [1] Crosby, P., Quality is Free: The Art of Making Quality Certain. Penguin Books, USA, [2] Humphrey, W. S., Managing the Software Process. Addison Wesley, Reading, Massachusetts, [3] Humphrey, W. S., Characterizing the Software Process: A Maturity Framework. Technical Report, CMU/SEI-87-TR-11, Pittsburgh, PA: SEI, [4] Humphrey, W. S., ve Sweet W. L., A Method for Assessing the Software Engineering Capability of Contractors. Technical Report, CMU/SEI-TR-23, SEI, [5] O Regan, G., A Practical Approach to Software Quality. Springer-Verlag New York Ltd., New York, USA, [6] Paulk, M. C., et al., Key Practices of the Capability Maturity Model for Software, Version 1.1. Technical Report, CMU/SEI-93-TR-25, DTIC No: ADA263432, Pittsburgh, SEI, Feb [7] Paulk, M. C., et al., Capability Maturity Model for Software, Version 1.1. Technical Report, CMU/SEI-93-TR-24, DTIC No: ADA263403, Pittsburgh, SEI, Feb [8] Persse, J. R., Implementing the Capability Maturity Model. John Wiley & Sons, Inc., New York, USA, [9] Nasscom, List of Quality Certified Companies, March [10] Kannan, S., Software firms need to upgrade to CMM-I level, The Hindu, 16/07/ [11] Bamberger, J., Essence of the Capability Maturity Model, Computer, s , June 1997.

8 [12] King, J., The Pros and Cons of CMM, Computerworld, vol 37 no 49, s.50, 8/12/2003. [13] Mutafelija, B., ve Stromberg, H., Systematic Process Improvement Using ISO 9001:2000 and CMMI. Artech House Publishers, USA, managementtopics/ management/project/story/0,10801,87882,00.html [14] Gray, P., IS Productivity, Information Systems Management, vol. 13 no 2, p.92-96, Spring 96 [15] Paulk, M. C., Curtis, B., Chrissis, M. B., ve Weber, C. W., Capability Maturity Model, Version 1.1, IEEE Software, s.18-27, June [16] Heston, K. M., Using the Capability Maturity Model for Software to Achieve Business Goals, Accenture, [17] Herbsleb, J., et al., Benefits of CMM-Based Software Process Improvement: Initial Results. Technical Report, CMU/SEI-94-TR-013, Pittsburgh: SEI, August [18] Ramanujan, S., ve Kesh, S., Comparison of Knowledge Management and CMM/CMMI Implementation, The Journal of American Academy of Business, Cambridge, s , March [19] Kay, R., CMMI, Computerworld, p.28, 24 Jan [20] Huber, N., Development Models Underpin IT Overhaul, Computer Weekly, p.16, 18/05/2004. [21] Arazyan, H., E-Government Leadership: Engaging the Customer. Report, Accenture, April [22] Davison, R., How should a Government go e? The Gov-2-eGov Challenge & Future egov directions. Seminar Presentation 11, Seminar%2010.ppt [23] National Office for the Information Economy (NOIE) ve DMR Consulting, E-government Benefits Study. Case Study, Avustralia, April http: // data/assets/file/16032/benefits.pdf [24] Planmatics, Inc. egovernment and Technology Support, lemm.cfm [25] Windley, P. J., Annual Tecnology Report. Utah, Technical Report, USA, April 25, htttp:// [26] Marchese, M., Architetture orientate ai servizi per applicazioni di egovernment. Presentation, ebz- Workshop,Bolzano, Feb http: // dis/projects/ebz/ events/ ebzw2002/ marchese.pdf, [27] Marchese, M., et al., A Participatory Design Approach for the Development of Support Environments in government Services to Citizens. Technical Report, # DIT , Trento University, Department of Information and Communication, Tranto, Italy, [28] Taylor, M., e-bc Strategic Plan: Performance Measures, British Columbia, [29] Information Resource Management Commission, Using Tecnology to Transform North Carolina s Governmental Services and Operations in the Digital Age. Report for the General Assembly, North Carolina, USA, Feb [30] Koh, K., Singapore s E-Government Journey. Presentation, ncs Making IT Happen, IT.com 2003, Bangalore, India, htttp: // html/ itscbng/pps2003/ egovt/ NCS_egovsummit.pps