vsrm Otomotiv Platformu

vsrm Otomotiv Platformu MAN Tedarikçileri için Eğitim Dokümanı Doküman Yayın Tarihi : 16.12.2010 Revizyon: V02 Revizyon Tarihi : 03.05.2011 Copyright 2006 ITG Ltd. Bütün hakları saklıdır. Bu belge ITG Ltd. firmasının özel bilgilerini içermektedir. Bu belgenin bütünü veya herhangi bir bölümü herhangi bir ortamda veya şekilde ITG Ltd. in yazılı izni olmaksızın kopyalanamaz. Bu belge vsrm kullanıcısı firma haricinde herhangi bir firmaya gösterilemez. 'Copyright' maddesinin ihlali halinde gereken kanuni işlemler yapılacaktır. Bu belgede bulunan bilgiler önceden haber verilmeden değiştirilebilir. GOSB Teknopark High-Tech Bina Kat: 1 No:A-9 41480 Gebze, Kocaeli, Türkiye Tel: +90 262 678 7240-41

İÇİNDEKİLER 1. vsrm Otomotiv Sektörü Tedarikçi İlişkileri Yönetimi Platformu... 3 2. vsrm Otomotiv Platformu Modül ve Fonksiyonları... 4 3. vsrm Sistemine Giriş ve Genel Bilgiler... 4 3.1 vsrm Sistemine Kayıt ve Şifre Gönderimi... 4 3.2 MAN vsrm Sistemi Giriş Linkleri... 5 3.3 Sisteme İlk Giriş ve Şifre Değişikliği... 5 3.4 Kullanıcı Tercihleri... 5 3.5 Yeni Kullanıcı Tanımlama ve Kullanıcı Yetkileri.... 6 3.6 Ana Sayfa Duyurularının Önemi... 8 3.7 Satınalan Firmayı Şeçme... 8 3.8 Tedarikçi Stok Kodlarının Tanımlanması... 9 4. Sipariş Takibi... 9 4.1 Söz Verilen Sevkiyat Planı Matrix... 9 4.2 Söz Verilen Sevkiyat Planı 1... 11 4.3 Söz Verilen Sevkiyat Planı 2... 11 5. Sipariş Teyitlerinin (Onayının) Tedarikçiler tarafından verilmesi... 11 6. Sevkiyat İşlemi ve Elektronik İrsaliye Gönderme... 14 6.1 Sevkiyatların Raporu... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 7. Tesellüm Bilgilerinin Raporlanması... 20 MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 2 20

1. vsrm Otomotiv Sektörü Tedarikçi İlişkileri Yönetimi Platformu Otomotiv endüstrisi; kendine has çalışma tarzı ile, bir çok yeni üretim methodu ve tedarik zinciri uygulamasının ilk ortaya çıktığı ve uygulandığı öncü sektördür. Ana üretici firmalar (OEM), sektöre özel tedarik zinciri yöntemlerini uygulayabilmek, değişen tedarik planlarını zamanında ve hızlı bir biçimde, tedarik sürecini kesintiye uğratmadan tedarikçilerine aktarabilmek için tedarikçileri ile bilgi paylaşımını sağlayan tedarikçi portallarını kullanmaktadırlar. vsrm Otomotiv Platformu; Otomotiv sektörünün dinamik tedarik süreçlerini yönetecek tedarikçi portal henüz olmayan firmalara çözüm sunmak için geliştirilmiş, SaaS modeli ile hizmet veren bir platformdur. vsrm Otomotiv Platformu, tedarik süreçlerinin verimliliğini arttırmak ve sektörde uygulanan ileri düzey tedarik yöntemlerini uygulayabilmek için, firmaların bireysel olarak yatırım yapmalarına, zaman ve emek harcamalarına gerek kalmaksızın, ERP sistemleri ile etkileşimli bir biçimde çalışan Tedarikçi portalına sahip olmalarına imkan veren sektörel bir platformdur. vsrm, Java ve XML teknolojileri kullanılarak geliştirilmiştir. vsrm sistemi, herhangi bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) ve/veya muhasebe programı ile entegre kullanılabilir. Otomotiv sektöründe faliyet gösteren birçok ana firma ve binlerce tedarikçisi tarafından kullanılan sektörel platformu, yeni katılımcıları ile hergün büyüyerek yaygınlaşmaya devam etmektedir... Otomotiv sektöründe vsrm Platformunu Tedarikçileri ile bilgi paylaşımı ortamı olarak kullanan tüm firmaların bilgileri, Tedarikçiler tarafından tek bir platform üzerinden güvenli bir ortamda görülebilmektedir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 3 20

2. vsrm Otomotiv Platformu Modül ve Fonksiyonları Siparişlerin online olarak iletilmesi Tedarikçi Programlarının online iletilmesi Proaktif bilgilendirme servisleri (e-mail / SMS) EDI (Elektronik Veri Transferi) Elektronik İrsaliye Barkodlu Sevkiyat Etiketleri Döküman Yönetimi (Teknik resim Paylaşımı) DOF Yönetimi Finansal Bilgi Paylaşımı Tedarikçi Performansı Endirekt satınalmalar Teklif /Talep Yönetimi (RFQA) Milkrun -Malzeme Toplama Uygulamaları VMI ( Vendor Managed Inventory) otomatik stok yenileme uygulamaları E-Kanban Uygulamaları JIT Hatta Sevkiyat Uygulaması Sıralı Sevkiyat sinyallerinin iletimi Tedarikçi Anketleri ve Duyuruları Ana Firmalar yukarıdaki tedarikçileri ile paylaşmak istedikleri verileri ve farklı tedarik yöntemlerini tedarikçi ile etkileşimli bir biçimde yönetebilmektedir. 3. vsrm Sistemine Giriş ve Genel Bilgiler MAN ile Çalışmakta olan Tedarikçi firmaların sistemi kullanmaları için tedarikçi portalı uygulamasını MAN adına işletmekte olan servisi sağlayıcı firma ITG (Information Technology Group) firmasıdır. Tedarikçilerin Teknik Destek ve Eğitim Hizmetleri, ITG firması tarafından verilmektedir. Tedarikçiler sistem kullanımı konusunda destek almak için ITG Destek Masası ile irtibata geçebilirler. ITG Destek Masası : http://www.vitg.com/bize-ulasin.aspxgosb Teknopark High-Tech Bina Kat: 1 No:A-9 41480 Gebze, Kocaeli, Türkiye Tel: +90 262 678 7240-41 Faks:+90 262 678 8989 3.1 vsrm Sistemine Kayıt ve Şifre Gönderimi ITG Firmasını tarafından Tedarikçilere gönderilecek olan vsrm Platformu Tedarikçi Kayıt Formu ve vsrm Platformu Tedarikçi Servis Sözleşmesi imzalı olarak iletilmesine sonrasında bir gün içinde Tedairkçilere sisteme giriş için kullanacakları Kullanıcı kodları ve bir adet Admin Yetkisine sahip olan kullanıcı kodu mail ile gönderilecektir. Sistemin kullanımı takip eden gün aktive edilmektedir. Tedarikçiler Firmalar, Firma içinde MAN ın tedarikçi portalında farklı operasyonları gerçekleştirecek kullanıcılarını kendileri Admin yetkisine sahip olan şifre ile sisteme bağlanarak kendileri açabilirler. Kullanıcı yetkilerini belirleyebilirler. Her kullanıcı kendi kullanıcı tercihlerini ayarlayabilirler. Tedarikçiler istedikleri kadar kullanıcı açabilirler, herhangi bir kullanıcı sınırlaması yoktur. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 4 20

3.2 MAN vsrm Sistemi Giriş Linkleri ITG web sitesinde yer alan http://www.vitg.com/login.aspx sayfasında yer alan tedarikçi Portlı linkinden bağlanabilirisiniz. 3.3 Sisteme İlk Giriş ve Şifre Değişikliği Internet Explorer 6.0 ve üzeri, Netscape 6.3 ve üzeri, Mozilla Firefox ve diğer internet tarayıcıları kullanarak sisteme bağlanabilirsiniz. internet bağlantınızın olması yeterlidir. SSL teknolojisi ile güvenli bir ortamda tüm işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Sistem,sisteme ilk girişte sizlere gönderilen şifreyi değiştirmenizi isteyecektir. Bütün kullanıcılar kendi şifrelerini istedikleri zaman değiştirebilirler. Şifre değiştirmek için öncelikle şu an geçerli olan şifrenizi Eski Şifre alanına, bundan sonra kullanmak istediğiniz şifrenizi Yeni Şifre alanına, Şifreyi Onayla alanına da yeni şifrenizi ikinci kez yazınız ve Güncelle tuşuna tıklayınız. Kullanıcılar her 90 günde bir şifre değişikliği yapmak durumundadır. Sistem Kullanıcıları yönlendirecektir. Arka arkaya 3 kez yanlış şifre girildiğinde sistem şifreyi bloke etmektedir. Şifreniz bloke olduğunda ITG Destek Masasını aramanız gerekmektedir. 3.4 Kullanıcı Tercihleri İsim ve E-Mail Adresi elle girilecek alanlardır. E-Mail adresine sistem tarafından otomatik bilgilendirme mailleri gönderildiği için her kullanıcını aktif olarak kullandığı e-mail adresinin yazılması önemlidir. SMS Telefon No ve Her Sayfadaki Satır Sayısı yine kullanıcı tarafından girilecektir. SMS uyarılarının teslim edileceği bir mobil cihaz numarası uluslararası standartta yani 905xx... şeklinde girilmelidir. MAN SMS gönderimi yapmamaktadır. Her sayfadaki satır sayısı da parametrik düzenlenmiştir. Eğer Internet bağlantınızda hız konusunda herhangi bir sorununuz yok ise bu parametre değerini yüksek tutmanız tavsiye edilir. Bir sayfaya sığmayan her türlü listelemede bu parametreden değer alınır. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 5 20

Menü : Yönetim & Araçlar/Profili Değiştir. Listeden Seçilenler; Zaman dilimi seçeneği bulunduğunuz bölgenin eğer varsa yerel saatini sistemdeki evrensel listeden seçebileceğiniz yapıdadır. Şehir ismi ile de bulabilirsiniz. Tarih biçemi de Avrupa ülkeleri ve Amerika Birleşik Devletleri biçemleri olmak üzere ikiye ayrılmıştır. (DD MM YYYY) Avrupa ülkelerinde kullanılan, (MM DD YYYY) ise ABD'de kullanılan tarih biçemidir. Uygun olanı seçiniz. Lisan seçimini kullanıcının sistemi hangi dilde kullanacağını belirlediği parametredir. 3.5 Yeni Kullanıcı Tanımlama ve Kullanıcı Yetkileri. Tedarikçi Firmalar, Firma içinde MAN ın tedarikçi portalında farklı operasyonları gerçekleştirecek kullanıcılarını kendileri Admin yetkisine sahip olan şifre ile sisteme bağlanarak kendileri açabilirler. Kullanıcı yetkilerini belirleyebilirler. Her kullanıcı kendi kullanıcı tercihlerini ayarlayabilirler. Tedarikçiler istedikleri kadar kullanıcı açabilirler, herhangi bir kullanıcı sınırlaması yoktur. Menü : Yönetim & Araçlar/Kullanıcı Yönetimi Kullanıcı ismine tıklanarak kullanıcının detay tercihleri ve yetkileri tanımlanabilir. Bu işlemi sadece Admin yetkisine sahip olan kullanıcı ile sisteme bağlandığınızda yapabilirsiniz. Menü : Yönetim & Araçlar/Kullanıcı Yönetimi - Detay Ekran MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 6 20

E-Mail Seçenekleri; Kullanıcın vsrm sistemi tarafından otomatik olarak gönderilen bilgilendirme maillerinden hangilerini almak istediğini tanımladığı ekrandır. CTRL tuşuna basılı konumdayken istediğiniz mail seçeneklerini aktif hale getirebilirsiniz. Sayfa sonundaki güncelle butonuna basmayı unutmayınız. Not: Firmanızın güvenlik uygulamaları kapsamında vsrm sistemi tarafından gönderilen mailler SPAM olarak algınabilmektedir. Eğer ayarlarınızı doğru bir biçimde yaptığınızdan emin olmanıza rağmen hala mail almıyorsanız, Bilgi işlem departmanınız ile iletişime geçip vsrm sisteminden gelen maillerin SPAM filitrelerine takılmamasını sağlamanız gerekir. Literatür Tipleri; Ana firmalar tarafından vsrm platformunda yayınlanan dokümanların bazıları Finansal bilgi veya gizli bilgi içerebileceği, Firmanızdaki belirli kullanıcılar tarafından görülmesi gerekebilir. Bu gibi durumlar için Kullanıcılara Literatür Tipi (Doküman Tipi) bazında erişim izinleri ayarlanmaktadır. Seçili olan (Mavi) doküman Tiplerine erişimi hakkı var demektir. Erişim hakkı olmayan Dokümanları Kullanıcılar Dökümanlar ekranlarında hiç göremezler. Kullanıcının hangi fonksiyon ve ekranlar yetkisi olacağını aşağıdaki ekranda belirleyebilirsiniz. Alan açıklamaları açık bir biçimde yazılmıştır. E-Kanban ve Sıralık sevkiyat ekranlarını kullanacak olan kullanıcılar senkronize üretim altındaki yetkiler verilmelidir. Kullanıcı herhangi bir ekrana girdiğinde yetkiniz yok uyarısı alıyor ise yetkilerini düzenlenmesi gerekmektedir. Menü : Yönetim & Araçlar/Kullanıcı Yönetimi - Detay Ekran MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 7 20

3.6 Ana Sayfa Duyurularının Önemi Sisteme Tedarikçi olarak bağlandığınızda MAN Tarafından yayınlanmış yeni siparişler ve görüntülemediğinizi kaç tane siparişiniz olduğunu gösteren özet bir bilgi ile karşılaşırsınız MAN ana sayfada Tüm tedarikçilerinin bilgisine resmi duyurularını ve bilgilendirmelerini yapmaktadır. Ana sayfada bulunan MAN duyurularının dikkat ile okunması ve takip edilmesi gerekmektedir. Ana sayfada yayınlana Duyuruların Tedarikçilere resmi olarak iletildiği kabul edilmektedir. Menü : Ana Sayfa 3.7 Satınalan Firmayı Şeçme vsrm otomotiv platformuna dahil olan Ana firmaların tedarikçisi iseniz,her birinin sipariş ve bilgilerin görebilirsiniz. Hangi ana Firmanın verilerini görmek istiyorsanız öncelikli olarak o firmayı seçiyor olmanız lazım. Seçili olan Ana Firma ekranın sağ üst köşesinde gözükecektir. Menü : Yönetim & Araçlar/Satınalan Firmayı Değiştir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 8 20

3.8 Tedarikçi Stok Kodlarının Tanımlanması Tedarikçiler siparişlerini kendi stok kodları ile görebilmek için sistemde Ana firmanın vermiş olduğu stok koduna karşılık kendi stok kodlarını ve tanımlarını girebilirler. Böylelikle tüm sipariş raporlarında ve ilgil yerlerde Kendi stok kodları ile arama ve sorgulamalar yapabilirler. Tedarikçiler tarafından bir sefer tanımlanması gereken bu veriler kullanıcıların alışık olduğu kendi firmanızın stok kodu ile raporları alabilmelerini sağlaması açısından önemlidir. Ana firma tarafından size sipariş geçilen yeni bir stok kodu olduğundan bu stok kodu içinde tanımlamayı istediğiniz zaman ilgili ekranı kullanarak yapabilirsiniz. Safya sonundaki güncelle butonuna basmayı unutmayınız. Menü : Tanımlar / Ürün Bilgisi 4. Sipariş Takibi MAN tarafından programlar gün içerisinde 3 kere yeniden yayınlanmaktadır. Kesin siparişler ve uzun dönemli Satınalma planları vsrm Portalı üzerinden izlenebilmektedir. MAN tarafında yeni sipariş yaratıldığında veya sipariş değişiklikleri yapıldığında firmanızdaki vsrm kullanıcılarına otomatik bilgilendirme mailleri gönderilecektir. 4.1 Söz Verilen Sevkiyat Planı Matrix Tedarikçiler tarafından en yoğun olarak kullanılan sipariş takip ekranıdır. Ana firma tarafından siparişi olan normal ve ek siparişler dahil tüm kalemler aşağıya doğru sıralanırken matrisin diğer boyutu hangi tarihte malzemenin istendiğini göstermektedir. Bu ekranda Sipariş statüleri renkler ile gösterilmiştir. Acil, Kesin,Planlı, tahmin statüleri vardır. Ekranın üst kısmında bulunan Arama Parametreleri kullanılarak istenilen tarih aralığında ve detayda bilgi görüntülenebilir. Görüntülenen bilgiler Excel de görüntülenebilir. Excel dosyası olarak kaydedilebilir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 9 20

Menü : Satınalma/ Satınalma Programları(Matris)/ Söz Verilen Sevkiyat Planı Matrix Ekranda yer alan önemli alanlar: Bakiye; Matriste gösterilen verilerin başlangıç tarihi olan ilk tarih alanından daha önceki dönemlere ait olan bir bakiye var ise bu alanda gösterilmektedir. MAN tarafından bir önceki döneme ait olan bakiyeler salı günleri Plan güncellendiği zaman toplam olarak Planın güncellendiği Salı gününe Acil statüsü ile gösterilmektedir. Tesellüm Detayını Göster: Bu parametre seçilir ise Matriste detay olanlar gözükecektir. Menü : Satınalma/ Satınalma Programları (Matris) / Söz Verilen Sevkiyat Planı Matrix Not Alanı; Yılbaşından beri yapılan toplam tesellümler gözükür. Tesellüm No; Ana firma tarafından kayıtlara alınmış olan son irsaliye numarası, Son Tesellüm Tarihi ve miktarı Kesin Miktar; Malzeme bazında Kesin siparişlerin toplamı, Acil konumdakiler de dahildir. Planlanan Miktar: Planlanan ve tahmini miktarların toplamı. Diğer bilgiler MAN tarafından güncellenmemektedir. Yoldaki Sevkiyatları Göster: Tedarikçiler sevk ettikleri ürünler için sevkiyat bildirimlerini vsmr portalı üzerinden yapıp Elektronik irsaliyelerini MAN a iletiyor olacak. Yoldaki sevkiyatlar Tedarikçi tarafından yola çıkartılmış (Elektronik irsaliyesi gönderilmiş) fakat ana firma tarafından henüz depo giriş işlemleri yapılmamış olan sevkiyatları kalem bazında özet olarak gösterir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 10 20

Menü : Satınalma/ Satınalma Programları (Matris) / Söz Verilen Sevkiyat Planı Matrix 4.2 Söz Verilen Sevkiyat Planı 1 Malzeme Detayında farklı bir gösterimdir. CTRL F ile internet tarayıcıların veri bulma özelliği kullanılarak istenilen kayıt listede aranabilir. Menü : Satınalma/ Satınalma Programları(Matris) / Söz Verilen Sevkiyat Planı -1 4.3 Söz Verilen Sevkiyat Planı 2 Kalem bazında özet bilgi içeren bir rapordur. Bakiye takibinde kullanılabilir. Ekranda yer alan seçim kriterleri kullanılarak istenilen veriler filtrelenebilir. Sırlama fonksiyonları arasından sizlere uygun olanının seçebilirsiniz. Menü : Satınalma/ Satınalma Programları(Matris) / Söz Verilen Sevkiyat Planı -2 5. Sipariş Teyitlerinin (Onayının) Tedarikçiler tarafından verilmesi MAN Tedarikçilerinden Kesin ve Acil statüdeki siparişlerin en geç Perşembe gününe kadar tedarikçileri tarafından Portal üzerinden teyit edilmesini (Onayını) istemektedir. Siparişlerin Detay bazda görüntülendiği aşağıdaki MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 11 20

ekrandan sipariş teyitleri verilmektedir. Sipariş teyidi verilmemesi durumunda siparişlerin teyit tedairkçi tarafından teyit edildiği kabul edilmektedir. Siparişinzi ile ilgili bir sorun var ise Sipariş detay ekranından kalem bazında teyit etmeden MAN Satınalma Siparişleme- sorumlunuza gönderilmek üzere not yazılması istenmektedir. Yazılan her bir not yok ise siparişinizi göndermekte bir sorununuz olmadığı ve teyit ettiğiniz kabul edilecektir. MAN vsrm portalı üzerinden hangi siparişlerin Tedarikçiler tarafından görüntülendiği, hangilerinin sorunsuz olarak teyit edildiği veya hangilerine tedarikçi tarafından not yazıldığını takip etmektedir. Menü: Satınalma / Satınalma Emirleri Bu ekrandaki arama parametreleri; Satın Alma Emri No, Tedarikçi Firma Referans No, Sevk Edilen İsmi, Ürün Numarası, Ürün Tanımı, SA Emri Detayı Alan1, SA Emri Detayı Alan2, Tip, Statü alanlarıdır. Örnek olarak; Yalnızca "Açık" statüsünde olan satın alma emirleri aranacağı zaman, arama parametrelerinden statü kısmında Açık işaretlenir ve "Bul" tuşuna tıklanır. Bu ekrandaki sıralama satın alma emri numarası kolonuna göre küçükten büyüğe olarak yapılır. Bu satın alma emirlerinin Numara, Tedarikçi Referans No, Tip, Statü, Sipariş Edilen Tarih, Planlanan Sevkıyat Tarihi ve Sevk Edilen Yer bilgileri yan yana gelecek şekilde sıralanır. Satın alma emirleri, Planlanan Sevk Tarihi üzerine tıklanarak küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe sıralanabilir. Sipariş teyidi vermek için Sipariş numarası üzerine tıklayıp kalem bazında detay satırlara ulaşabilirsiniz. Onay işlemleri de Detay ekranından yapılmaktadır. MAN sadece Acil ve Kesin Statülü satırlar için onay istediği için ekranın ekranda planlı ve uzun vadeli satırları görmeden kolay işlem yapmak için Detay filitreler arasında yer alan Sadece Acil/Kesin Statülü parametresini kullanmanız gerekir. Bu parametre seçili iken, sipariş detayında sadece bu kalemler gözükecektir. Sizlerin daha kolay işlem yapmanıza imkan verecektir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 12 20

Menü: Satınalma / Satınalma Emirleri Detay--- Sipariş Numarasına Tıklandığında Açılan Pencere. MAN Sipariş onayı esnasında Tarih ve miktar değişikliği yapma yetkisini tedarikçilere sunmamaktadır. Sipariş kalemi ya olduğu gibi onaylanacaktır yada onaylanmayıp sebebi ve açıklaması Not alanına yazılacaktır. Sipariş satırını onaylamak için. İlgili satırı seçip Seçilen Satırları Onayla butonuna basarak onaylayabilirsiniz. Not yazmak istediğinizi satırları seçip notunu ilgili alana yazıp Onaylamadan Güncelle butonuna basarak notunuzu Anafirma Satınalma sorumlunuza iletebilirsiniz. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 13 20

6. Sevkiyat İşlemi ve Elektronik İrsaliye Gönderme Anafirma Depo giriş işlemlerini hızlandırmak ve işlem hatalarını azaltmak için tedarikçilerinden Elektronik İrsaliye gönderimlerini talep etmektedir. Ayrıca gönderdikleri her bir ambalaj (Kasa) birimi için sevkiyat etiketlerinin portal üzerinde basılarak gönderilmesi istemektedir. ASN bilgileri ile yola çıkartılmış malzemelerin izlenmesi sağlanırken. Sevkiyat etiketini ERP sisteminde barkodlu kasa ve envanter hareketlerinin yapılabilmesi için kullanılmaktadır. Bu işlemler için tedarikçiler Satınalma menüsünün altında yer alan Sevkiyat İşlemleri - Sevkiyat Hazırlık ve Onay ekranını kullanacaklardır. Kendi sisteminizde irsaliyenizi kestikten sonra matbu irsaliyenizi elektronik olarak Anafirmaya bu ekrandan yapacağınız işlemler sonrasında gönderebilirsiniz. Menü: Satınalma/ Sevkiyat İşlemleri / Sevkiyat Hazırlık ve Onay Ekran ilk açıldığında boş olarak açılır. Bul butonuna basıldığında, geçmişten bakiyeniz olan siparişler ile Ana firmanın ileriye dönük sevkiyata izin verdiği gün içinde kalan siparişleriniz gözükecektir. Ekrana gelen listede; Satınalma Emir No, Tedarikçi Ürün No, Ürün No, Termin Tarihi, Söz Verilen Tarih bazında filtreleme seçenekleri bulunmaktadır. Önemli olan alanlardan bir tanesi paket tipleridir. Ana firmalar her bir tedarikçiden almış olduğu ürünlerin, hangi paketlerde veya kasalarda gönderileceğini önceden tanımlamaktadır. Ürünün hangi pakette gönderileceği ve kasa içi miktarı parantez içinde gözükmektedir. Bu tanımlama daha önceden yapıldıysa ön değer olarak gelmektedir. Bazı ürünler için hangi Paket Tipinin kullanacağı tanımlanmamış olabilir. Bu gibi durumlarda tedarikçiler kendileri ekle butonuna basarak bu üründe kullanılan kasayı seçebilir yada açılan pencerede kendileri ilgili ürün için yeni bir kasa ve kasa içi miktarı tanımlayabilirler. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 14 20

Menü: Satınalma/ Sevkiyat İşlemleri / Sevkiyat Hazırlık ve Onay Tedarikçiler tarafından sevkiyat hazırlık işlemleri, barkodların oluşturulması ve ilgili kasaların üzerine basılması sevkiyat esnasında hızlı bir şekilde yapılabileceği gibi, Ana firmaya gönderilecek irsaliye numarasının ayırılması koşulu ile bu irsaliye numarası kullanılarak ön hazırlık yapılabilir, barkodlar oluşturabilir ve ürünlerin üzerine önceden basılabilir. Gönderimi yapılacak ürünleri seçtikten sonra ilgili satırlar işaretlenip gönderilecek adet işlem miktarı kısmına yazılır. Ayırmış olduğunuz elektronik irsaliye numarasını yeni sevkiyat referansı kısmına yazıp paket oluştur dediğinizde sistem ilgili malzemeye, bir seri numarası vererek paket barkodlarını oluşturur. Ekranın alt kısımda her barkod için yeni bir satır açılır. Yeni oluşturulan barkod numaralarının statüsü yeni konumundadır. Yeni statüsüne sahip barkod bilgileri işlem hatası vb konular söz konusu olduğunda silinebilir ve yeniden oluşturulabilir. Malzeme kasa içi miktarından daha az gönderilecek ise Paket içindeki miktar güncellenerek istenilen miktarda paketin içine konulabilir. Bir sevkiyatta, bir ürün birden fazla kasa tipi ile gönderilebilir. İlgili kasa tipli seçilip bu kasa ile gönderilecek miktar girilerek barkodlar oluşturulabilir. Birden fazla ürün tek bir kasada veya regalde de gönderiliyor ise. Ana firma tarafından bu kasa tipleri karma paket olarak tanımlanmaktadır. Genellikle karma kasaya konulan ürünlerin kasa tipleri tanımlanmamıştır. Karma kasaya konulacak kalemlerin bulundukları satırlar işaretleyip, sevk adetleri girdikten sonra karma paket ekle butonuna basıldığında, Ana firma tarafından tedarikçi için tanımlanmış karma Paket tipleri açılır. Açılan pencereden uygun kasa seçilerek, karma paket oluşturulur, karma paket numarası ve barkod numarası sistem tarafından otomatik verilir. Karma Paketler ekranda yeşil renkli olarak görülür. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 15 20

Yapılan hazırlık ile fiili araç yüklemesi arasında bir fark var ise, araca sığmayan bir ürün olduğunda veya ilgili irsaliye kapsamında daha önce hazırlığı yapılmamış bir malzeme daha gönderilecek ise ilgili irsaliye üzerinde onay verilmemesi kaydı ile her türlü değişiklik yapılabilir. İrsaliyeye yeni ürün eklenmek istendiğinde, ilgili ürünler üst ekranda seçilip sevk miktarı girildikten sonra Mevcut Sevkiyat Referansına Ekle fonksiyonu kullanılarak hazırlığı yapılmakta olan irsaliye numaralarından biri seçerek Paket Ekle, Karma Paket Ekle yada Karma Pakete Ekle fonksiyonları kullanılarak istenilen işlemler yapılabilir. Menü: Satınalma/ Sevkiyat İşlemleri / Sevkiyat Hazırlık ve Onay Palet üzerine birçok paket veya karma paket yerleştirilerek yapılan sevkiyatlarda ana firmalar palet bazında etiket basılmasını isteyebilmektedir. Sevk etmek için hazırladığımız paketleri, karma paketleri isterseniz bir Palet içine koyabiliriz. Palet içinde birden fazla irsaliyeye ait malzemeler olabilir. Hazırlığını yaptığımız satırları (paket & karma paketleri) işaretleyip, Palet Oluştur butonuna tıkladığımızda, açılacak ekranda bir palet tipi (önceden tanımlı) seçmemiz istenecektir. Palet yapısı kullanılacak ise Ana firma tarafından tedarikçilerin kullandığı palet tipleri sistemde tanımlanmalıdır. Palet tipini seçtikten sonra, seçilen paket ve karma paketler palete yerleştirilmiş olur. Sistem otomatik olarak bir Palet Etiketi numarası verecektir. Her palet için farklı bir Palet Etiket Numarası oluşmaktadır. Paletler ekranda pembe renk ile gösterilir. Yarattığımız palete sonradan farklı paket ve karma paketler ekleyebilir. İçeriğindeki bir paket veya karma paketi çıkarabiliriz. Bunun için istenilen palet içerisindeki satırı seçip, Paletten Çıkar butonuna basmamız yeterlidir. Herhangi bir palet içerisine dahil olmayan satırı, bir palete eklemek istediğimizde, satırı seçip Palete Ekle butonuna tıklamamız gerekir. Açılacak pencerede hangi Palet Etiketi ne eklemek istiyor ise o seçilmelidir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 16 20

Hazırlık işlemleri bittikten sonra barkodları istediğiniz sırayla A4 veya A5 kağıtlara sığacak şekilde basabilirsiniz. Barkod etiketleri aşağıdaki ekranda belirlenen sırada basılmaktır. Ürünlerin üzerine yapıştırması hangi sırayla daha kolay olacaksa ise barkod etiketlerini istediğiniz sırada listelenebilir. Barkod etiketlerini basmak için tüm etiketleri bir seferde seçebilirsiniz veya sadece seçmiş olduğunuz etiketleri basabilirsiniz. Seçim yapıldıktan sonra Barkod Etiketi Yazdır butonuna basarak (bu butonun yanından kağıt boyutunu seçebilirsiniz) etiketlerin pdf formatında basılacaktır. Her bir etiket diğerinden farklı bir seri numarasına sahiptir ana firmalar bu seri numaralar ile ürünleri takip etmektedir. Bu yüzden etiketlerin basımına özen gösterilmelidir. Örnek Paket Barkod Etiketi Eğer Palet yapısısın kullanıp paket oluşturduysanız Palet Etiketi Yazdır bastırabilirsiniz. Seçim yapıldıktan sonra Palet Etiketleri butonuna basarak etiketlerin pdf formatında çıktı alabilirsiniz. Her bir etiket diğerinden farklı bir seri numarasına sahiptir. Her bir palet etiketinin üzerinde içerdiği ürünler ve Sevkiyat Referansı (irsaliye numaraları) ile ilgili bilgiler bulunmaktadır. Aşağıda örnek bir palet etiketi bulunmaktadır. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 17 20

Örnek Palet Etiketi Barkod etiketlerin basıp ürünlerin üzerine yapıştırdıktan sonra, Fiziksel olarak yükleme bitip araç yola çıktığında Onayla Gönder fonksiyonu kullanılarak, Elektronik İrsaliyenizi Ana firmaya gönderilmelidir. Bu aşamaya kadar yapmış olduğumuz her türlü şey ön hazırlık niteliğindedir. Herhangi bir şekilde araç geldiğinde daha öncede belirttiğimiz gibi sığmayan bir kalem olduğunda ve herhangi bir kasayı araca koyamadığınızda bunu silebilirsiniz veya yeni bazı malzemeyi istediğiniz irsaliye ye ekleyebilirsiniz. Onayla/Gönder butonuna tıkladığınızda, açılacak pencerede irsaliye onay ekranı açılacaktır. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 18 20

Menü: Satınalma/ Sevkiyat İşlemleri / Sevkiyat Hazırlık ve Onay Bu ekrandaki son kontrolünüzde bir sorun yoksa irsaliyeyi onayla butonuna tıklayarak ana firmaya göndermiş olursunuz. Her hangi bir sorunda geri dön butonuna basarak hazırlık sayfasında istediğiniz değişikliği yapabilirsiniz. Onay verildikten sonra tedarikçi olarak ilgili irsaliye üzerinde hiçbir değişiklik yapılamaz. Ana firma ürünleri bu gönderdiğiniz elektronik irsaliyenizle kontrol yaparak tesellüm edeceğinden bu aşamadaki son kontrole lütfen dikkat ediniz. Onaylama ekranında; Sevkiyat tarihi ve Sevkiyat referansı değiştirilemez. Opsiyonel olarak tahmini varış tarihi girilebilir. Taşıyıcı alanına araç plakası ve not alanına sevkiyat ile ilgili notlar yazılabilir. Onay ekranında Ana firma tarafından tedarikçi için tanımlanan parametrelere bağlı olarak bazı alanların girilmesi zorunlu olabilir. Bu konuda sistem kullanıcıları uyaracaktır. Bu alanlar; Sevkiyat Referansı 2 genellikle milkrun uygulamasına tabii olan firmalarda milkrun sefer numarasının girilmesi istenmektedir. Alternatif Miktar; Eğer ana firma ilgili malzeme için sipariş ölçü biriminden farklı bir miktar girilmesini istiyor ise bu bilgi ilgili malzemeler için girilmelidir. Ana firma boş kasa takibini tedarikçi için aktif hale getirdi ise İrsaliye onay ekranında Stok Takipli Paket Bilgileri bölümü gözükecektir. Bu bölümde ilgili irsaliye ile gönderilmekte olan kasa kodları ve miktarları sevkiyat hazırlık kayıtlarından otomatik olarak hesaplanarak listelenir. Tedarikçi kasa miktarlarında güncelleme yapabilir. Sevkiyatında dolu kasalar ile birlikte gönderdiği boş kasa varsa veya stok takipli bir aksesuar kullandı ise.. örnek olarak separatör veya kasaların üst üste yüklenmesi için kullanılan kapak veya metal levhalar vb. bunları listeye ekleyebilir. Ekleme işlemi esnasında ana firma tarafından kendisi için tanımlanmış tüm geri dönüşümlü ambalaj tipleri ve aksesuarlar tedarikçi tarafından seçilmek üzere listelenir, eksik bir paket tipi veya aksesuar olması durumunda ana firma lojistik sorumlunuz ile temasa geçerek eklenmesini sağlamanız gerekir. 6.1 Sevkiyatların Raporu Tedarikçiler yapmış olduğu sevkiyatları aşağıdaki ekrandan görebilir ve raporlayabilirler. Aynı veriler Ana Firma tarafından da izlenmektedir. MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 19 20

Menü: Satınalma/ Sevkiyat İşlemleri / Sevkiyatlar 7. Tesellüm Bilgilerinin Raporlanması MAN tarafından depo giriş işlemleri yapılan malzemelerin bilgileri vsrm Platformu üzerinde tedarikçiler tarafından online olarak izlenebilmektedir. Sipariş bakiyeleri Depo girişlerine göre güncellenmektedir. Tüm sipariş raporları güncel bakiyeleri göstermektedir. Tedarikçiler Ana Firma tarafından yapılan girişleri toplu olarak aşağıdaki ekrandan izleyebilmektedirler. Menü: Satınalma / Tesellümler MAN A.Ş. vsrm Tedarikçi Eğitim Notu Sayfa- 20 20