Sekreterlik ve Büro Hizmetleri Ders-1 Sekreterlik ve Büro Hizmetlerine Giriş
Sekreterliğin Tanımı Sekreterlik Latince «Secretum» kelimesinden türemiştir. Anlamı ise Gizlilik ve Sır anlamına gelir. Büro; ofis olarak ifade edilmektedir genellikle ve Latince «opus» ve «facere» kelimelerinde türetilmektedir ve iş yapmak anlamına gelmektedir. Sekreterliğin erken dönemlerinde sekreter adaylarına; Daktilografi Stenografi Muhasebe Dosyalama İşletme Bilgisi İş Psikolojisi Gibi eğitimler verilmekteydi. 2
1955 li yıllarda Sekreterliğin İlgi Alanları Daktilografi Stenografi Muhasebe Dosyalama İşletme Bilgisi İş Psikolojisi 3
Çağdaş Sekreterlik Çağdaş sekreterlik etkin yönetimlerin ayrılmaz parçasıdır. Sekreter bu anlamda yöneticinin kendisini yedeklediği bir kişi olarak kabul edilebilir. 4
Çağdaş Sekterlerin Taşıması Gereken Özellikler 1 İşletme ve Yönetim Bilgisine Sahip Olmalı 2 Fonksiyonel Biçimde Bilgisayar Kullanabilmeli 3 Stenografi Bilgisine Sahip Olmalı 4 Genel Hukuk ve Muhasebe Bilgisine Sahip Olmalı 5 İş Psikolojisi Hakkında Bilgi Sahibi Olmalı 6 Arşivleme ve Tasnif Becerisine Sahip Olmalı 5
Sekreterliğin En Temel Özelliği Sekterliğin en temel özelliği yönetim işinin bir parçası olmasıdır. Yönetim faaliyeti yoksa sekreterliğe de gerek yoktur. Zira sekreter yapılan işlerin etkin, verimli, etkili ve düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlayan işletmenin en önemli çalışanlarından biridir. Bu bakımından sekreterliği daha iyi anlayabilmek için yönetimin fonksiyonlarını kavramak gerekmektedir. İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ MYO 6
Yönetimin Fonksiyonları Denetim Planlama Koordinasyon Organizasyon Yürütme 7
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Planlama Plan, bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Plan bir sonuçtur. Planlama ise bir süreçtir. Önemli olan planlama, yani sürekli bir şekilde bugünden, gelecek hakkında, kısa ve uzun vadeli amaçlar ile bunları gerçekleştirmek üzere izlenecek yollar hakkında düşünmektir. Belirsizlik altından yönetim söz konusu olduğunda, planlama değişebilecek olası çevre şartlarına karşı esnek olmalıdır. Planlama yapmanın nedenleri; Planlama çalışanlara takip edecekleri bir yön sağlar Hızlı değişen koşulların işletme üzerinde etkisini en aza indirger İşletmede kaynak israfını ve fazlalığını engeller Kontrol (denetleme) aşamasında kullanılabilecek standartlar oluşmasını sağlar Planlama; ne, kim ile, ne zaman, nasıl, hangi olanaklarla veneden sorularına cevap arar. 8
Planlamanın Özellikleri ve Aşamaları Planlamanın Özellikleri; Planlama bilinçli bir seçim ve tercih etme sürecidir. Planlama kapsamlı bir faaliyet ve bir karar sürecidir. Planlama geleceğe dönük bir faaliyettir. Planlama bir kararlar toplamıdır. Planlama belirli bir süreyi kapsar. Planlamanın Aşamaları; Misyon ve vizyonun açıklanması Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi Alternatiflerin değerlendirilip, en uygununun seçilmesi Yardımcı planların düzenlenmesi Planları sayısal değerlerle bütçelemek 9
Hazırlanma Düzeyi Açısından Planlama Stratejik Planlar; işletmenin misyonu, vizyonu ve uzun vadeli hedeflerini ve bunlara ulaşma yollarını belirleme işidir. Stratejik planlama stratejik yönetim uygulamasının bir koşuludur. Stratejik planlar iki ila beş yıllık bir süreç içinde stratejik hedeflere ulaşmak için üst yönetim tarafından geliştirilen ve yürütülen planlardır. Taktik Planlar; işletmenin orta düzey yöneticileri tarafından şekillendirilen ve stratejik planlardan daha kısa bir süreyi kapsayan planlardır. Stratejik planlara göre şekillenir ve stratejik planların uygulanmasına yol gösterici olan planlardır. Operasyonel Planlar; bu planlarda işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için operasyonel düzeyde planlar hazırlanır. Taktik planların hayata geçebilmesi için faaliyetlere yön veren operasyonel planlar alt düzey yöneticilerin sorumluluğundadır. 10
Kullanılma Seçenekleri Açısından Planlama Politika; bir kararın verileceği alanı sınırlayarak kararların amaçlara uygun ve onlara katkıda bulunacak şekilde alınmalarını sağlar. Satış politikaları, personel politikaları, finansman politikaları, üretim politikası politika çeşitlerine örnektir. Prosedür; belli bir işin tam olarak hangi adımlar ve aşamalarla yapılabileceğini tanımlayan standart bir faaliyet rehberidir. Kural; özel bir faaliyetin yapılmasında uyulması gereken bir hususu açıklar Programlar; bir amacın gerçekleşmesi için gerekli olan aşama ve adımları, her birinden sorumlu olan kişileri ve her bir aşamanın süresini belirleyen bir plandır. Bunu sağlamak için programda politika ve bütçeler bir araya getirilir. Projeler; projeler programların kısımlarıdır. Ancak birbirinden kesin çizgilerle ayrılan kısımlarıdır. Zaman ve bütçe kısıtları vardır. Bütçeler; beklenen ve tahmin edilen sonuçların sayılarla açıklanmasıdır. Bu tahminler nakit akışı, gelir, sermaye gideri veya iş gücü harcaması şeklinde olabilir. 11
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Örgütleme Örgütleme işlevini, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir-komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının oluşturulması olarak tanımlamak mümkündür. Plan ve stratejiler işletmelerde ne yapılması gerektiğini söyler. Örgütleme de bunun nasıl bir yapı ile gerçekleşeceğini açıklar. 12
Örgütlenme Sürecinin Evreleri Görülecek İşlerin Belirlenmesi ve Gruplara Ayrılması Yapılacak işler belirlenip hangi fonksiyonların yürütüleceğine karar verildikten sonra organizasyon bölümleri belirlenmiş olur. Bunu bir örnekle açıklarsak, bir üretim işletmesinde, üretim, pazarlama, muhasebe gibi ana bölümler oluşturulduktan sonra bu ana bölümlerin de bölümleri oluşturulabilir. Personelin Belirlenip Atanması Yapılacak işler belirlendikten sonra, işle ilgili yetki ve sorumlulukların kimlerin üsteleneceğinin belirlenmesidir. İşin gerektirdiği niteliklere sahip kişilerin objektif kriterlere göre seçimi önem kazanmaktadır. İşe alınan kişiler aynı zamanda görevi, yetkilerini ve ast-üst ilişkilerini bilirler. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi Bireyin yaptığı iş, neleri gerektiriyorsa onu sağlamak gerekir. İşin niteliğine uygun, personelin başarısı ve sorumluluklarını yerine getirmesinde yardımcı olacak araç-gereç ve donanımların belirlenmesi bu açıdan önem kazanır. 13
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Yürütme (Yöneltme) İşletmelerde yönetim işlevi planlama ile başlar, örgütleme ile güçlenir ve yöneltme ile devam eder. Hatırlayacak olursak, planlama işlevi ile işletmenin gelecekte yapmayı planladığı faaliyetleri, kim, ne, nerede, ne zaman gibi sorulara cevap arayarak planlamış; daha sonra örgütleme işlevi ile yapılacak işlere uygun kişiler, araç ve gereçler seçilmiş, işi yapacaklara yetki ve sorumlulukları verilmiştir. Şimdiki işlevimiz olan yürütme sayesinde ise işletmede yer alan kişilere verilen görevleri en doğru ve verimli şekilde yapmaları için yönlendirme yapmak esastır. Kişilerin işlerini doğru yapması ise emir verebilmeye ve verilen emirlerin kabul edilip yerine getirilmesine bağlıdır. Bu sağlandığı zaman yöneltme fonksiyonu gerçekleşmiş olur. 14
İyi Bir Emrin ve Etkin Yöneltme Sisteminin Şartları İyi Bir Emrin Şartları; Etkin Bir Yöneltme Sisteminin Şartları; Emrin yerine getirilebilir ve makul olması gerekir. Emir açık olmalıdır. Emir tam olmalıdır. Personeli iyi tanımak gerekir. Takım ruhunu gerçekleştirmek gerekmektedir. Görev ve sorumlulukları yüklenecek nitelikte olmayan personeli işletmeden uzaklaştırmak. Personel ile işletme arasındaki ilişkileri yakından takip etmek. Yönetici, benliği ve kişiliği ile iyi bir örnek olmalıdır. Yönetici, personeli sürekli denetim altında tutmalıdır. 15
Etkin Bir Yöneltmenin Kavramları Motivasyon Motivasyon, bir insanın belirlenmiş bir amaca doğru devamlı şekilde harekete geçmek için gösterdiği çabaların toplamıdır. Teşvik (motive) edilmeyen personelin yüksek bir performans göstermesi beklenemez. Personel çok çeşitli davranışlarda bulunabilir.yönetici için önemli olan husus, personelin işletme hedefleri yönünde hareket etmeleridir. Motivasyonun iki önemli özelliği şudur: birincisi motivasyon kişisel bir olaydır. Birisini motive eden herhangi bir durum veya olay başkasını motive etmeyebilir. İkincisi motivasyon ancak insanın davranışlarında gözlenebilir. Yani motivasyon açısından önemli olan kişilerin uygun ortamda kendileri için anlamlı ve değerli işleri yapmalarıdır. Liderlik Lider kelime anlamıyla yol gösteren, aydınlatan, ileriyi gösteren, birlikte çalıştığı kimselerin istek ve ihtiyaçlarını zamanında sezen yaratıcı kimsedir. Liderlik de, yapılması gerektiğine inandığı bir şeyi başkasına yaptırabilme becerisi ya da sanatıdır. 16
Etkin Bir Yöneltmenin Kavramları Liderlik Türleri Etik Liderlik: Etik değerleri gözeten amaçlara ulaşmada her yolu meşru görmeyen ve vicdani sorumluluk duygusu gelişmiş liderdir. Vizyoner Liderlik: Liderin geleceği öngörmesini ve gelişmelere karşı proaktif yaklaşımı benimsemesini ifade eder. Örgütü geleceğe taşıyabilecek kararları alan liderlik tipidir. Öğrenen Liderlik: Hızlı değişen çevresel koşullarda organizasyonun durumlarda ders çıkartmasını sağlayan ve aynı zaman da kendisinin de öğrenen olduğu liderlik tipidir. Öğrenen organizasyonları meydana getiren liderlik tipi ifade eder. Dönüşümcü Liderlik: Çalışanları değişim konusunda özendiren, onlara dönüşümün coşku ve heyecanını aşılayan liderlik tipidir. 17
Etkin Bir Yöneltmenin Kavramları Motivasyonun Özellikleri Kişiseldir. Davranışları şekillendirir. Çok yönlüdür. Davranışın kendisi değil, davranışa iten güçtür. 18
Motivasyon Araçları Ekonomik Araçlar Psiko-Sosyal Araçlar Örgütsel- Yönetsel Araçlar 19
Motivasyon Araçları Ekonomik Araçlar Prim Artışı Ücret Artışı Ödüller Kar Payı 20
Motivasyon Araçları Psiko-Sosyal Araçlar Çalışmada Bağımsızlık Sosyal Katılım Değer ve Statü Gelişme ve Başarı 21
Motivasyon Araçları Örgütsel- Yönetsel Araçlar Amaç Birliği Yetki Tanıma veya Sorumluluk Yükseltme Eğitim ve Yükselme Karara Katılma 22
Etkin Bir Yöneltmenin Kavramları İletişim Kısa bir şekilde tanımlarsak iletişim, bilginin göndericiden alıcıya doğru, alıcı tarafından anlaşılacak şekilde iletilmesi olarak tanımlanabilir. Etkin bir iletişimi etkileyenler; algılama (bireyin anlamlandırması veya flitresi), iletişim kanalı (konferans, yazılı belge yüz yüze iletişim vs.), çevresel faktörler (gürültü vs.)dir. İşletmelerde ast-üst ilişkisi çerçevesinde tebligat gibi resmi belgelerler gerçekleşen biçimsel/resmi iletişim ve yine işletme içerisinde dedikodu, sohbet gibi biçimsel olmayan/gayri resmi iletişim söz konusudur. Güç Güç, birilerini etkileyebilme yeteneğidir. Tanımından da anlaşılabileceği gibi güç insanlar arası ilişkileri ifade eder. Güç, ancak başkalarıyla ilişki kurulduğu zaman ortaya çıkmakta veya ancak o zaman algılanmaktadır. Güçle beraber gelen bazı kavramlar vardır. Bunlar etkileme, otorite ve kuvvettir. Bir kişinin davranışını değiştirebilmeye etkileme, etkilemenin yasallaşması ve meşru haline otorite, gücün uygulanmasına da kuvvet denir. 23
Etkin Bir Yöneltmenin Kavramları Kaynakları Açısından Güç Zorlayıcı güç: korkuya dayalıdır. Örneğin ceza zorlayıcı bir güçtür. Yasal güç: astların üst kademelerden gelen isteklere uymaları gerektiğini düşünmelerini sağlayan güçtür. Örgüt yapısı içerisindeki konuma bağlı olarak elde edilen güçtür. Ödüllendirme gücü: bir insan başkalarını ödüllendirebiliyorsa ödüllendirme gücüne sahiptir. Bir annenin çocuğunu ödüllendirmesi, bir üstün astını ödüllendirmesi örnek olarak verilebilir. Uzmanlık gücü: bir kişinin sahip olduğu bilgi ve tecrübeden kaynaklanan güçtür. Burada kişi gücünü bilgi ve tecrübesinden elde etmektedir. Benzeşim gücü ve karizmatik güç: bu güç kişilikle ilgilidir. Birey ne kadar karizmatik ve etkileyiciyse o kadar güçlüdür. Ekonomik güç: Para ve mali kaynakları kontrol edebilme gücü demektir. 24
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Koordinasyon Örgütsel amaçların elde edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin uyum içinde birleştirilmesi ve ayarlanması sürecine eşgüdümleme (koordinasyon) adı verilir. Yönetimde eşgüdümleme, insanların çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı, ortaklaşa amaç veya amaçlara ulaşmak için yürütülen faaliyetlerin birbirlerini izlemeleri, bütünleşmelerini sağlamaktır. 25
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Koordinasyon; Dikey Eşgüdümleme Dikey Eşgüdümleme: Örgütün farklı kademeleri arasında yapılan uyumlaştırmadır. Gözetim ve denetim araçları ile birlikte yetki devri yoluyla sağlanabilir. 26
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Koordinasyon; Yatay Eşgüdümleme Yatay Eşgüdümleme: Örgüt hiyerarşisinin en üst düzeyinde bulunan bölümler arasında ve eşdüzey yetkilerle çalışan kişiler arasında yapılan eşgüdümlemedir. Bu tür eşgüdümlemede her yönetici kendi bölümünden sorumludur ve dikey eşgüdümlemedeki gibi diğerleri üzerinde yetki kullanma hakkı yoktur. 27
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Koordinasyonun Sağladığı Faydalar Yeni fikirlerin yayılmasına ve gelişmesine olanak verir. Sorunlar kime ait olursa olsun, diğer kişiler tarafından da gerçek anlamda anlaşılır. Karışıklık ve tekrarlar önlenebilir. Mevcut politika, plan ve ilkeler tüm örgüt çalışanları tarafından anı şekilde anlaşılır. İşlerin düzenli bir şekilde yapılması, işgörenlerin şevkini artırır. 28
Yönetim Fonksiyonu Olarak: Kontrol Kontrol (denetim), arzulanan amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını veya hangi ölçüde ulaşıldığını araştırmak, gerektiğinde düzeltici tedbirler almaktır. Kontrolün özellikleri şu şekilde sıralanabilir; Kontrol amaca ve planlara dayanmalıdır. Burada kontrol edilen unsur, işletme amaçlarını gerçekleştirmek için yapılan planlara ne kadar uyulup uyulmadığıdır. Kontrol mekanizmaları, işletmeye ve kontrol edilen faaliyetlerin ihtiyaçlarına bağlı olarak geliştirilmiştir. Kontrol yöntemleri esnek olmalıdır. Kontrol, tarafsız, uygun maliyetli, kapsayıcı olmalı ve amaca hizmet etmelidir. Kontrol sürecinin sonucunda düzeltici önlemler alınmalıdır. Hatalar ve hataların nedeni tespit edilmelidir. Kontrol süreci sanılanın aksine daha çok alt yönetim kademelerinde yapılır. 29
Kontrol Sürecinin Evreleri 30
Etkin Bir Denetim Sisteminin Özellikleri Denetimin genel amacı işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Denetim ilgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını aksettirmelidir; organizasyon içindeki her bölümün kendi koşulları altında denetimin gerçekleştirilmesini ifade eder. Denetim esnek olmalıdır; değişen çevre şartlarına göre politika, plan ve programlar değişebileceği için her zaman aynı denetim kriterlerinin kullanılamayacağını ifade etmektedir. Organizasyon işletmede biçimsel ilişkileri saptadığı kadar, yönetim fonksiyonlarının uygulandığı yerlerdir. Denetim ileri bakmalıdır; işletmenin genelinde olduğu gibi denetiminde de en az maliyetle gerçekleştirilmesini ifade eder. Denetim tarafsız olmalıdır. Denetim düzeltici tedbirleri almalıdır. Denetim kapsayıcı olmalıdır; denetimin örgütün tüm birimlerini kapsamasını ifade eder. Denetim sık sık gözden geçirilmelidir. Denetim anlaşılabilir olmalıdır; denetimi gerçekleştirecek olanların ve denetime tabi olanların hangi standart veya başarı kriterine göre denetimin gerçekleşeceğini bilmesini ifade eder. 31
Örnek Soru Aşağıdakilerden hangisi koordinasyonun sağladığı faydalar arasında gösterilemez? A. Yeni fikirlerin yayılmasına ve gelişmesine olanak verir. B. Karışıklık ve tekrarlar önlenebilir. C. İşlerin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlar. D. Sorunlar sadece soruna ilişkin personel veya departman tarafından anlaşılmasını sağlar. E. Mevcut politika, plan ve ilkeler tüm örgüt çalışanları tarafından anı şekilde anlaşılır. 32
Bu sunumdakiler sadece ders notu amaçlı hazırlanmıştır; akademik makalelere kaynak olarak gösterilemez. 33