Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 1 / 9 İÇİNDEKİLER 1. Amaç... 3 2. KAPSAM... 3 3. SORUMLULAR... 3 4. TANIMLAR\KISALTMALAR... 3 5. ilgili dokümanlar... 3 6. uygulama... 4 7. Eğitim planlama ve karar... 4 7.1. Yönetim Kararı... 4 7.2. Eğitim Talep Formu Verileri... 4 7.3. Kalite Yönetim Sistemleri Eğitimlerinin Belirlenmesi... 4 7.4. Ar-Ge Bürosu nun Eğitim Talepleriyle Eğitim Belirleme... 4 7.5. Eğitim Tarihi Belirleme... 5 7.6. Eğitim Hedef Kitlesinin Belirlenmesi ve Gruplara Ayrılması... 5 7.7. Eğitim Salonunu Belirleme... 5 8. Eğitmene Karar Verme... 5 8.1. İstanbul Üniversitesi Öğretim Elemanlarıyla Görüşme ve Karar Verme... 5 8.2. Özel Eğitim Kurumlarında Çalışan Eğitmenlerle Görüşme ve Karar Verme... 5 8.2.1. Teknik Şartnamenin Hazırlanması ve İmzalanması... 6 9. Eğitim Kazanımlarının ve Yöntemlerinin Belirlenmesi... 6 10. Eğitim Bilgilerinin Duyurulması ve Katılımcılara Haber Verilmesi... 6
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 2 / 9 10.1. AUZEF Etkinlik Takvimi... 6 10.2. AUZEF Süreç te Haber Verme... 6 10.3. Telefon ile Haber Verme... 6 10.4. E-posta ile Haber Verme... 7 10.5. Davetiye ile Haber Verme... 7 10.5.1 Davetiye Metni ve Tasarımı... 7 10.6. Telefon Mesajı (SMS) ile Haber Verme... 7 11. Eğitim Organizasyonu... 7 11.1. Eğitim Görevlilerini Belirleme ve Görev Deklerasyonu... 7 11.2. Eğitim Salonuna Ulaşım ve İmkânlar... 7 11.3. Eğitim Sırasında Kullanılacak Araç ve Gerecin Hazırlanması... 7 11.4. Katılım Sertifiklarının Tasarımı ve Basımı... 8 11.5. Eğitim Salonunun Düzenlemesi ve Organizasyon Simülasyonu... 8 11.6. Eğitim Günü Sorumlulukların Yerine Getirilmesi... 8 12. Kurum İçi Personel Oryantasyonu... 8 13. Eğitim Değerlendirmeleri ve Veri Analizi... 8 14. Hizmet İçi Eğitim Takip Listesi nin Doldurulması ve Güncelliğinin Sağlanması... 8 15. Eğitim Dokümanlarının ve Videolarının Paylaşımı... 9 16. Canlı Ders Sistemleri Eğitimleri... 9 16.1. Öğretim Elemanlarına Verilen Eğitimlerin Planlaması ve Gerçekleştirilmesi... 9
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 3 / 9 1. AMAÇ İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesinde gerçekleştirilen tüm hizmet içi eğitim faaliyetlerinin verimli, sorunsuz ve kalite standartlarına uygun şekilde gerçekleştirilmesidir. 2. KAPSAM Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi kapsamında gerçekleşen tüm hizmet içi eğitim plan ve organizasyonlarını kapsar. 3. SORUMLULAR Tüm süreç sorumluları, Hizmet İçi Eğitim Büro Sorumlusu, Hizmet İçi Eğitim Şube Sorumlusu, İlgili Şube Çalışanı 4. TANIMLAR\KISALTMALAR 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR AUZEF-SS-1.2-05 AUZEF-İŞ-1.2.0.2.1. Eğitimlerin Program Tasarımının Yapılması İş Analizi AUZEF-İŞ-1.2.0.2.3. Eğitimlerin Uygulanması, Organize Edilmesi ve Kayıtlarının Tutulması İş Analizi AUZEF-İŞ-1.2.0.2.2. Personelin Eğitim İhtiyaçlarının ve Hizmet İçi Eğitim Faaliyetlerinin Belirlenmesi İş Analizi AUZEF-İŞ-1.2.0.2.4. Eğitim Süreci Sonuç Değerlendirilmesi İş Analizi AUZEF-İŞ-1.2.0.2.6. Ar-Ge Bürosu'nun Eğitim Taleplerinin Belirlenmesi İş Analizi AUZEF-İŞ-1.2.0.2.7. Kalite Yönetim Sistemleri Eğitimlerinin Belirlenmesi İş Analizi AUZEF-İŞ-1.2.0.2.5. Kurum İçi Personel Görev Bilgilendirme Oryantasyonu İş Analizi AUZEF-FR-1.2-10 Personel Oryantasyon Eğitim Formu AUZEF-FR-1.2-16 AUZEF Eğitim Kalite Kontrol Formu AUZEF-FR-1.2-17 Eğitim Değerlendirme Formu AUZEF-FR-1.2-18 Eğitim Yeri Belirleme Formu
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 4 / 9 AUZEF-FR-1.2-19 Eğitim Talep Formu AUZEF-FR-1.2-20 Eğitim Görev Listesi AUZEF-FR-1.2-21 Hizmet İçi Eğitim ve Gelişim Programı Tasarımı AUZEF-FR-1.2-24 Hizmet İçi Eğitim Takip Listesi AUZEF-FR-2.1-09 Canlı Ders Sistemleri Eğitim Katılım Formu AUZEF-RP-2.1-06 Canlı Ders Sistemleri Eğitim Raporu 6. UYGULAMA Her personel AUZEF-FR-1.2-19 Eğitim Talep Formu nu doldurarak eğitim talebinde bulunur. Süreç sorumlusunun uygun gördüğü ve Kalite Geliştirme ye yönlendirdiği eğitimle alakalı gerekli bütçe ve plan çalışmaları yapılır. Elde edilen verilerin AUZEF Dekanı tarafından onaylanması halinde Eğitim Planlama Uzmanı istenen eğitimi organize eder. 7. EĞİTİM PLANLAMA VE KARAR 7.1. Yönetim Kararı Yönetim den alınan karara göre eğitimler ve hedef kitleleri belirlenir. 7.2. Eğitim Talep Formu Verileri http://kaliteyolu.auzefim.com/ adresinde yer alan AUZEF-FR-1.2-19 Eğitim Talep Formu ndan alınan verilere göre verilecek eğitimler ve hedef kitleleri belirlenir. 7.3. Kalite Yönetim Sistemleri Eğitimlerinin Belirlenmesi Kalite ve akreditasyon çalışmaları sonucunda Yönetim in ve Kalite Geliştirme Sorumlusu nun belirlediği eğitimler AUZEF-İŞ-1.2.0.2.7. Kalite Yönetim Sistemleri Eğitimlerinin Belirlenmesi İş Analizi nde belirtildiği gibi planlanır, hedef kitleleri belirlenir. 7.4. Ar-Ge Bürosu nun Eğitim Talepleriyle Eğitim Belirleme Ar-Ge Bürosu nun çalışmaları sonucunda Veri Analiz Uzmanı nından alınan verilere göre ihtiyaç duyulan eğitimler belirlenir ve eğitimler AUZEF-İŞ-1.2.0.2.6. Ar-Ge Bürosu'nun Eğitim Taleplerinin Belirlenmesi İş Analizi nde belirtildiği gibi planlanır, hedef kitleleri belirlenir.
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 5 / 9 7.5. Eğitim Tarihi Belirleme Fakülte Dekanı tarafından onay alan eğitim ismi ve hedef kitlersi için AUZEF akademik takvimi ve Fakültenin yoğun çalışma dönemleri ve eğitim ihtiyacının ivediliği göz önünde bulundurularak eğitimin gerçekleşeceği tarih belirlenir. 7.6. Eğitim Hedef Kitlesinin Belirlenmesi ve Gruplara Ayrılması Net olarak belirlenen katılımcı sayısı, eğitimin verimi göz önünde bulundurularak gruplara ayrılır. Uygulama ve grup çalışması gerektiren eğitim organizasyonlarıda bir grup için belirlenen kişi saysı 40 olarak belirlenmiştir. Bunun dışındaki katılımcı grupları eğitim salonunun büyüklüğüne ve elverişliliğine göre değişmektedir. 7.7. Eğitim Salonunu Belirleme AUZEF-FR-1.2-18 Eğitim Yeri Belirleme Formu na göre eğitim ihtiyacını karşılayacak eğitim salonlarının fizibilite etüdü yapılır. Eğitim salonunun katılımcıların rahatlıkla oturacak, grup çalışması ve interaktif uygulamaları gerçekleştirebilecek büyüklükte; ses, görüntü ve bilişim hizmetlerinin rahatlıklıkla uygulanabilir ve gerekli durumlarda katılımcıların yemek yeme ve konaklama ihtiyaçlarını karşılayabilir durumda olmasına dikkat edilir. Kesinleşen eğitim yerinin kesinleşmesi durumunda gerekli randevular alınır. 8. Eğitmene Karar Verme Muhtemel gerçekleşme tarihleri ve salonları belirlenen eğitim için alanında uzman eğitimenler belirlenir. Eğitimenler eğitimin konusuna ve içeriğine göre İstanbul Üniversitesi öğretim elemanları arasından belirlenebileceği gibi, özel eğitim kurumlarından hizmet alımı şeklinde de gerçekleştirilebilir. 8.1. İstanbul Üniversitesi Öğretim Elemanlarıyla Görüşme ve Karar Verme Belirlenen eğitim konusunda uzmanlaşmış öğretim elemanıyla\elemanlarıyla yüz yüze görüşmeler gerçekleştirilir. Anlaşma durumunda AUZEF Fakülte Sekreteri tarafından öğretim elemanının\elemanlarının eğitim süresi boyunca AUZEF te görevlendirilmesi gerçekleştirilir. 8.2. Özel Eğitim Kurumlarında Çalışan Eğitmenlerle Görüşme ve Karar Verme Belirlenen eğitimenlerle telefon ve\veya mail yoluyla iletişim kurulur ve yüz yüze görüşme talep edilir. Yüz yüze görüşmede eğitimin içeriği, süresi, eğitimde kullanılacak yöntemler, eğitim düzeni
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 6 / 9 ve eğitim değerlendirmesine dair görüşler paylaşılır. Görüşmelerin ardından Fakülte Dekanı ndan onay almış 3 eğitimenden fiyat teklifi göndermesi istenir. En düşük fiyat teklifini veren özel eğitim kurumunun eğitimeniyle anlaşma sağlanır. 8.2.1. Teknik Şartnamenin Hazırlanması ve İmzalanması Birlikte çalışmaya karar verilen eğitimene Fakülte tarafından hazırlanan teknik şartname gönderilir ve imzası istenir. Karşılıklı mutabakatın sağlandığı şartname imzalandıktan sonra hizmet alımı gerçekleşir ve resmî süreç başlar. 9. Eğitim Kazanımlarının ve Yöntemlerinin Belirlenmesi Künyesi belirlenen ve gerçekleşmesi kesinleşen eğitimin program kazanımları Bloom Taksonomisi ne göre belirlenir. Bilişsel, duyuşsal ve psikomotor beceri kazanımları ve eğitim kazanımlarının hangi yöntemlerle kazandırılıp değerlendirileceği AUZEF-FR-1.2-21 Hizmet İçi Eğitim ve Gelişim Programı Tasarımı na AUZEF-İŞ-1.2.0.2.1. Eğitimlerin Program Tasarımının Yapılması İş Analizi nde belirtilen şekilde işlenir. Doldurulan dosya http://kaliteyolu.auzefim.com/ sitesinde aşağıdaki link üzerinden güncellenerek yayınlanır. AUZEF-FR-1.2-21 Hizmet İçi Eğitim ve Gelişim Programı Tasarımı na https://auzefportal.istanbul.edu.tr/sites/belgemerkezi/belgeler/formlar/hizmet%20%c4%b0%c3% A7i%20E%C4%9Fitim%20ve%20Geli%C5%9Fim%20Program%C4%B1%20Tasar%C4%B1m% 20Dosyas%C4%B1.xlsx linkinden ulaşılabilir. 10. Eğitim Bilgilerinin Duyurulması ve Katılımcılara Haber Verilmesi 10.1. AUZEF Etkinlik Takvimi Eğitmeni, içeriği, gerçekleşme yeri ve tarihi kesinleşen eğitim http://kaliteyolu.auzefim.com/ sitesinde yer alan AUZEF Etkinlik Takvimi ne işlenir. Katılımcılar etkinlik takvimine http://kaliteyolu.auzefim.com/auzef-etkinlik-takvimi.html linkinden ulaşır. 10.2. AUZEF Süreç te Haber Verme Eğitmeni, içeriği, gerçekleşme yeri ve tarihi kesinleşen eğitimin bilgileri auzefsurec@googlegroups.com adresinden mail yoluyla paylaşılır. 10.3. Telefon ile Haber Verme Eğitmeni, içeriği, gerçekleşme yeri ve tarihi kesinleşen eğitimin bilgileri telefon görüşmeleriyle katılımcılara tek tek bildirilir.
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 7 / 9 10.4. E-posta ile Haber Verme Eğitmeni, içeriği, gerçekleşme yeri ve tarihi kesinleşen eğitimin bilgileri e-posta kanalııyla katılımcılara tek tek bildirilir. 10.5. Davetiye ile Haber Verme Eğitmeni, içeriği, gerçekleşme yeri ve tarihi kesinleşen eğitimin bilgilerinin yer aldığı davetiye katılımcılara posta veya e-posta yoluyla ulaştırılır. 10.5.1 Davetiye Metni ve Tasarımı Eğitim Planlama Uzmanı tarafından yazılan davetiye metni AUZEF Dekanı nın onayına sunulur. Onay alan metin İçerik Tasarım Süreci ne tasarım için gönderilir. 10.6. Telefon Mesajı (SMS) ile Haber Verme Eğitmeni, içeriği, gerçekleşme yeri ve tarihi kesinleşen eğitimin bilgilerinin yer aldığı telefon mesajı katılımcılara yollanır. 11. Eğitim Organizasyonu 11.1. Eğitim Görevlilerini Belirleme ve Görev Deklerasyonu Eğitim sırasında ihtiyaç duyulan ses, görüntü ve bilişim hizmetlerinin sıkıntısız yürütülmesi için gerekli personel, kalite kontrol sorumlusu, konuşmacı ve salon görevlileri AUZEF personeli arasından belirlenir ve Karınca İş Takip Sistemi üzerinden kişilere görev bildirimi yapılır. AUZEF- FR-1.2-20 Eğitim Görev Listesi nde yer alan bilgilere göre kişilere sorumlulukları deklare edilir. 11.2. Eğitim Salonuna Ulaşım ve İmkânlar Eğitim salonunun lokasyonu göz önünde bulundurularak görevli personel ve katılımcılar için ulaşım imkânı sağlanır. Telefon ve e-posta yoluyla ulaşım bilgileri bildirilir. 11.3. Eğitim Sırasında Kullanılacak Araç ve Gerecin Hazırlanması Görev bildirimi yapılan personel, eğitimin başından sonuna kadar kullanılacak araç ve gereci AUZEF-FR-1.2-16 AUZEF Eğitim Kalite Kontrol Formu nda ve AUZEF-FR-1.2-20 Eğitim Görev Listesi nde belirlenen şekilde temin eder.
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 8 / 9 11.4. Katılım Sertifiklarının Tasarımı ve Basımı AUZEF Dekanı tarafından katılım sertifikası dağıtılması gerektiği belirtilen eğitimlerde eğitime katılacak olan kişilerin -varsa- ünvanı ve ad-soyad bilgisi Exel dosyasında redaksiyon kontrolleri yapılarak hazırlanır. AUZEF-İŞ-1.2.0.2.2. Personelin Eğitim İhtiyaçlarının ve Hizmet İçi Eğitim Faaliyetlerinin Belirlenmesi İş Analizi nde belirtilen şekilde katılım sertifikası tasarlanır ve Eğitim Planlama Uzmanından onay alan sertifikalar baskıya gönderilir. 11.5. Eğitim Salonunun Düzenlemesi ve Organizasyon Simülasyonu Görev bildirimi yapılan personel, eğitim organizasyonundan bir gün önce AUZEF-FR-1.2-16 AUZEF Eğitim Kalite Kontrol Formu nda belirtildiği gibi eğitim salonunu düzenler ve eğitim için gerekli şartları sağlar. Eğitimde kullanılacak tüm araç ve gerecin denemesi yapılır. 11.6. Eğitim Günü Sorumlulukların Yerine Getirilmesi Görev bildirimi yapılmış personel AUZEF-FR-1.2-20 Eğitim Görev Listesi nde belirtilen sorumluluklarını yerine getirir, organizasyonun aksamaması hususunda gerekli özeni gösterir. 12. Kurum İçi Personel Oryantasyonu AUZEF te göreve yeni başlayan veya görev yeri değişen personel 5 gün içerisinde oryantasyon eğitimini tamamlar. Oryantasyon eğitimleri AUZEF-İŞ-1.2.0.2.5. Kurum İçi Personel Görev Bilgilendirme Oryantasyonu İş Analizi nde belitilen şekilde süreç asistanları tarafından planlanır ve gerçekleştirilir. Süreç asistanları verdikleri eğitimle ilgili olarak personelin AUZEF FR-1.2-10 Personel Oryantasyon Eğitim Formu nun ilgili kısmını doldurarak imzalar. Personelin görev yaptığı süreç sorumlusu Form u onaylayarak Kalite Geliştirme Süreci ne gönderir. 13. Eğitim Değerlendirmeleri ve Veri Analizi AUZEF hizmet içi eğitim programlarında kullanılan ve gerçekleşen her eğitimin sonunda dağıtılan AUZEF-FR-1.2-17 Eğitim Değerlendirme Formu Kalite Geliştirme Veri Analisti tarafından analiz edilir ve elde edilen veriler http://auzefegitim.istanbul.edu.tr/ ve AUZEF-FR-1.2-21 Hizmet İçi Eğitim ve Gelişim Programı Tasarımı nda paylaşılır. Elde edilen verilere göre eğitim süreç ve organizasyonlarında revizyonlar ve iyileştirmeler yapılabilir. 14. Hizmet İçi Eğitim Takip Listesi nin Doldurulması ve Güncelliğinin Sağlanması Planlanan, gerçeleştirilen ve kayıtları tutulan eğitimlere ait veriler AUZEF-FR-1.2-24 Hizmet İçi Eğitim Takip Listesi nde kayıt altına alınır. Her eğitimin sonunda formda belirtilen başlıklara gerekli bilgiler girilerek hizmet içi eğitimlerin takibi sağlanır. Gerçekleşen her eğitimin ardından eğitim bilgileri listeye eklenmek suretiyle formun güncelliği sağlanır.
Dök. No: AUZEF-SS-3.1-09 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:02 Rev Tarihi: 21.10.2014 Sayfa 9 / 9 15. Eğitim Dokümanlarının ve Videolarının Paylaşımı Eğitim sırasında eğitimcinin kullandığı sunum dosyası ve\veya dokümanlar, eğitim sırasında kaydedilen video görüntüleri http://auzefegitim.istanbul.edu.tr/ adresinde paylaşılır. 16. Canlı Ders Sistemleri Eğitimleri Her eğitim-öğretim döneminin başında AUZEF te eş zamanlı derslerin yürütüldüğü Adobe Connect ve Perculus yazılımlarını kullanma eğitimleri verilir. Bu eğitimlerin hedef kitlesi öğretim elemanları ve öğrencilerdir. 16.1. Öğretim Elemanlarına Verilen Eğitimlerin Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Öğretim elemanlarına verilecek eğitimler için Eş Zamanlı Dersler Şubesi Sorumlusu AUZEF yönetiminden eğitim yeri için talepte bulunur. Belirlenen yer için Eş Zamanlı Dersler Şubesi Sorumlusu keşfe gider ve eğitim yerinin uygun olup olmadığını tespit eder. Uygun olmayan yerin tespitinde yeni bir eğitim salonu için talepte bulunulur. Eğitm yerinin uygunluğunun tespiti hâlinde Eş Zamanlı Dersler Şubesi personeli tarafından öğretim elemanlarına eğitim yeri, tarihi ve zamanı e-mail ve telefon görüşmesi aracılığıyla bildirilir. Eğitimde görevli olan personel Eş Zamanlı Dersler Şubesi Sorumlusu tarafından belirlenir. Eğitim günü program başlamadan 30 dakika önce görevli personel salonda hazır bulunur. Eğitim sonunda katılımcılar AUZEF-FR-2.1-09 Canlı Ders Sistemleri Eğitim Katılım Formu ve AUZEF- FR-1.2-17 Eğitim Değerlendirme Formu doldurtulur. Formlar aracılığıyla elde edilen veriler ve eğitmenin gözlemleri AUZEF-PR-2.1-06 Canlı Ders Sistemleri Eğitim Raporu nda kaydedilir ve rapor yıl sonunda Yönetime sunulur.