1 / 7 1. Amaç: Bu prosedürün amacı UÜ-SK bünyesinde bulunan birimlerin hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme taleplerinin, satın alma işlemlerinin, alınan ürünün kontrolünü ve teslim alınması işlemlerinin, standart biçimde yürütülmesi ve kayıt altına alınmasını sağlamaktır. 2. Kapsam: Bu prosedür UÜ-SK bünyesinde bulunan birimlerin hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme gereksinimlerinin ortaya çıkmasından başlayarak taleplerin satın alınması, alınan ürünün kontrolü ve teslim alınması sırasında yürütülen faaliyetleri kapsar. 3. Sorumlular: Harcama Yetkilisi, Döner Sermaye İşletme (DSİ) Müdürlüğü, UÜ-SK Koordinasyon Kurulu, Merkez Müdürleri, Koordinatörler, AD/BD/Birim Sorumluları, Satın Alma Komisyonu ve Başkanı, Bütçe Plan Birimi, Yaklaşık Birim Maliyet Tespit Komisyonu, Muayene ve Kabul Kontrol Komisyonu,, İlaç Alımları Değerlendirme Kurulu, Tıbbi Sarf Malzeme Değerlendirme Kurulu bu prosedürün uygulanmasından sorumludur. 4. Tanımlar: 5. Dağıtım: UÜ-SK Kalite Yönetim Sistemi Dokümanlarının tümü elektronik ortamda yayınlanmaktadır. Bu dokümana, UÜ-SK İntranet ağı üzerindeki kullanıcılar ulaşabilir. 6. İlgili Dokümanlar: 6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu UÜ-SK Koordinasyon Kurulu İşleyiş Yönergesi Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kanunu Taşınır Mal Yönetmeliği Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek-1) Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek-2) Taşınır İşlem Fişi (Örnek-5;5/A) Zimmet Fişi (Örnek-6; 6/A) Taşınır İstek Belgesi (Örnek-7) Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek-8) Taşınır Geçici Alındısı (Örnek-9) Kayıttan Düşme Teklif Onay Tutanağı (Örnek-10) Ambar Devir ve Teslim Tutanağı (Örnek-11) Sayım Tutanağı (Örnek-12) Stok Sayım Tutanağı (D.Sİ.B.M.Y. Örnek No:-33/B) Fireler Döküm Cetveli (D.S.İ.B.M.Y. Örnek No:33/C) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli (Örnek-13) Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek-14) Taşınır Hesap Cetveli (Örnek-15) Taşınır Kesin Hesap Cetveli (Örnek-16) Taşınır Kesin Hesap Cetveli (Örnek-17) Mal alımları Denetim, Muayene ve Kabul işlemleri Muayene ve Kabul Tutanağı Hizmet Alımları Muayene ve Kabul İşlemleri Muayene ve Kabul Tutanağı 6.2. İç Dokümanlar: TA-YLY- 01 Tedarikçi Değerlendirme Talimatı FR-YLY- 03 Hizmet, Bütçe Plan Mal ya da Malzeme Satın alma İstem Formu FR-YLY- 04 Bütçe Plan Satın alma Teknik Şartname Örneği FR-YLY- 02 Değerlendirmeye verilen Numune Teslim Tutanağı FR-YLY- 07 Komisyonu Ret Raporu FR-YLY- 19 Bütçe Plan Sipariş İstem Formu
2 / 7 7. Prosedür: Faaliyetlere İlişkin Açıklamalar: 1 FAALİYET AÇIKLAMA SORUMLULAR Acil Alım İhtiyaç Listesi Formu (FR-YLY-08) nda belirtilenlerin dışında kalan alımlar için alım gereksiniminin ortaya çıkması ya da idare tarafından yıllık ihtiyacın sorulması ile AD/BD/Birim Sorumlusu tarafından hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme gereksinimlerinin isteği için ayrı olacak şekilde HBYS üzerinden Satın Alma Talep menüsünden satınalma istek girişlerini yaparlar. AD/BD/Birim Sorumluları İstek girişi yaparken istenilen taşınırın Jen kodu yok ise Jen kodu talebini Bütçe Plan Hizmet, Dayanıklı Birimin den talep ederler; var ise stoklarda olup olmadığını, Taşınır /Sarf Malzeme AD/BD/Birim kaç aylık istem yapıldığını, ihtiyacın önceliğini (Acil, Satın Alma İsteminin Sorumlusu Normal, Hasta başı), Teknik şartnamesini, Hasta başı Yapılması yapılan istemlerde de Hastanın protokol numarasını oluşturarak istemde bulunurlar. İstem yapan birimler HBYS üzerinden Satın Alma Talep menüsünden istemi yapılacak olan taşınırın, stoklardaki miktarını, aylık tüketimini, stoklarda var ise hangi depolarda olduğunu görebilirler ve buna göre sistem üzerinden satın alma talebinde bulunabilirler. 2 Hizmet, Dayanıklı Taşınır /Sarf Malzeme İstem Formunun onaylanması AD/BD/Birim Sorumlularının HBYS üzerinden Satın Alma Talep menüsünden yaptıkları hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istemleri, Bölüm istem Taşınır Kayıt Kontrol Birimi onay menüsüne düşer, Bölüm istem Taşınır Kayıt Kontrol Birimi istem yapılan hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin; Hastane geneli stok durumunu, Hastane genelinde kaç aylık stok olduğuna, Taşınırın yapılan ihalelerden sipariş hakkının olup olmadığına, İstem miktarının tutarlı olup olmadığını inceleyerek, onaylar. İstemle ilgili bir hata görürse Bölüm istek Başhekimlik onay birimine HBYS üzerinden not ile durumu iletir. Bölüm istek Taşınır Kayıt Kontrol Birimi yapılan istemin miktarını artıramaz, azaltamaz ve iptal edemez. Teknik şartnamesinin doğru düzenlenip düzenlenmediğini kontrol eder. Bütçe Plan Satın alma Teknik Şartname Örneğini (FR-YLY- 04) oluşturup AD/BD/Birimlerindeki şartnameyi oluşturan kişilere ıslak imza için gönderir. İstemleri onaylar. Dekanlık Merkez Müdürlüğü Koordinatörlük Bütçe Plan Birimi Sorumlusu İlaç Alımları Değerlendirme Kurulu Tıbbi Sarf Malzemesi Değerlendirme Kurulu Bölüm istem Taşınır Kayıt Kontrol Birimi tarafından onaylanan Hizmet/Taşınır istemleri, Bölüm istem Başhekimlik onay menüsüne düşer, Bölüm istem Başhekimlik onay Birimi istem yapılan hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin; Alımın gerekliliğini, Alımın önceliğini, İhtiyacın karşılanmasını, İstemin miktarının artırılmasını, azaltılmasını,
3 / 7 bekletilmesine veya iptaline karar verir. Uygun gördüğü istemlerin onayını yapar. Bölüm istem Başhekimlik Onay Birimi tarafından onaylanan hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istemleri, Satınalma Bütçe Plan Komisyonu onay menüsüne düşer, Satınalma Bütçe Plan Komisyonu; Dekanlık, Merkez Müdürlüğü ya da Koordinatörlüklerden yapılan hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istekleri UÜ SUAM Müdürlüğü Bütce Plan Birimince isteğin; Stok durumu, Hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin kullanım oranı belirlenerek, Maddi getirisi bilgileri incelenir, Alımın gerekliliğini, Alımın önceliğini, İhtiyacın karşılanmasını, İhtiyacın ne şekilde karşılanacağına (ihale, doğrudan temin) karar verilir. İstemin miktarının artırılmasını, azaltılmasını, bekletilmesine veya iptaline karar verilir. Uygun gördüğü istemlerin onayı verir. Hizmet alımı isteği yapılmış ise; Hizmet alımının gerekliliği, Hizmet alımı gerçekleştirilmez ise ortaya çıkacak hasta bakım hizmetlerindeki aksaklıklar, değerlendirilerek, Bölüm istemlerinin uygunluğu ilgili Kurullar (İlaç Alımları Değerlendirme Kurulu, Tıbbi Sarf Malzemesi Değerlendirme Kurulu gibi) tarafından değerlendirilir ve onaylanır. Yeni alınacak bir Tıbbi sarf taşınırı için Tıbbi malzeme Jenerik Kodu için bilgilendirme raporu (FR-YLY-18) ile Merkez Müdürlüğüne baş vuran birimlerin taşınır alım istemleri değerlendirilir. Bölüm istemlerinin Acil Alım İhtiyaç Listesi Formu nda (FR-YLY-08) yer alan gereksinimler için doldurulmuş ise Formun iletildiği Dekanlık, Merkez Müdürlüğü ya da Koordinatörlük Satın Alma işleminin gerçekleştirilebilmesi için istem formu nu UÜ Bütce Plan Birimi aracılığında üst yazı ile Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne onaya sunulmak üzere iletir. (Bu prosedürün 8. faaliyet basamağından işlem devam eder). Satınalma Bütçe Plan Komisyonu tarafından alımına karar verilen istemler, Bütçe Plan Birimi tarafından Hizmet, Bütçe Plan Mal ya da Malzeme Satın alma İstem Formu (FR-YLY- 03) düzenlenerek, ekine oluşturan birim sorumlusu ıslak imzalı Bütçe Plan Satın alma Teknik Şartname örnekleri (FR-YLY- 04) ile birlikte; Doğrudan alımları direk olarak Satınalma doğrudan alım bürosuna, İhale yapılacak olan istemleride Yaklaşık maliyetlerinin hesaplanması için Yaklaşık Birim Maliyet Tespit bürosuna gönderir.
4 / 7 3 4 5 Satın Alınacak hizmet, dayanıklı taşınır /sarf malzemenin yaklaşık ederinin belirlenmesi Satın Alma Bilgisinin Onaylanması ve İstemin Satın Alma önceliğine karar verilmesi İstek yapan birimin bilgilendirilmesi Satın alınacak hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istemlerinin yaklaşık ederi Yaklaşık Birim Maliyet Tespit Komisyonu tarafından belirlenir. Bütçe Plan Satın alma Teknik Şartname örnekleri (FR- YLY- 04) Satın alınacak ürünü açıklaması, Ürün onayı, prosedürler, proses ve donanım için şartları içermesi, Personelin niteliği için şartları içermesi, Kalite yönetim şartlarını içermesi, Satın alma şartlarının yeterliliğinin tedarikçilere iletilmeden önce sağlanması açısından değerlendirilerek onaylanır. UÜ-SK Koordinasyon Kurulu UÜ-SK da kullanım amacı, getirisi, eğitimde kullanım özelliği v.b özelliklerini dikkate alarak alımını uygun gördüğü, yaklaşık ederi Yaklaşık Birim Maliyet Tespit Komisyonu tarafından belirlenen satın alınacak hizmet, dayanıklı taşınır/sarf malzemenin Satın Alma önceliği belirler. İstek yapan birim UÜ SK Koordinasyon Kurlu kararı ile bilgilendirilir. Yaklaşık Birim Maliyet Tespit Komisyonu UÜ-SK Koordinasyon Kurulu UÜ-SK Koordinasyon Kurulu Sekreteryası 6 7 8 Satın Alma Bilgisinin Oluşturulması Satın Alma İsteminin onaylanmak üzere gönderilmesi Satın Alınmak üzere onaya sunulması Bütçe plan birimi Bütçe plan Hizmet, Mal ya da Malzeme İstem Formu (FR-YLY-03) ile satın alma talebini oluşturulur. Ayrıca Bütçe Plan Birimi Satınalma Bilgisi oluşturulurken Kamu İhale Kanununun Rekabete yönelik hükümleri de dikkate alınarak satın alınacak ürünün özellikleri ve taşıması gereken şartları açıklayan FR-YLY-03 ün eki olarak Bütçe Plan Satın alma Teknik Şartname Örneği (FR-YLY 04) formunu doldurur. Bu form aşağıdakileri bilgileri içerir. Ürün onayı, Prosedürler, Proses ve Donanım için şartlar Personelin niteliği için şartlar Kalite yönetim şartları. UÜ-SK Koordinasyon Kurulu Kararı ile ekinde yer alan Satınalma İstemi ve Satınalma Bilgisi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne onaya sunulmak üzere iletilir. Satınalma istemi Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Bütçe Plan Birimi Bütçe Plan Birimi Döner Sermaye İşletme Müdürü 9 10 İstemin Satın Alma Komisyonuna gönderilmesi Satın Alma İşleminin gerçekleştirilmesi Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır ise onaylanmış istem öncelik sırasına göre Satın Alma Komisyonuna gönderilir. Satın Alma Komisyonu tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereklerini yerine getirerek satın alma işlemi gerçekleştirilir. Döner Sermaye İşletme Müdürü Satın Alma Komisyonu Başkanı 11 Satın Alma İşlemi sırasında tedarikçi değerlendirmesi Tedarikçi değerlendirilmesi Tedarikçi değerlendirme Talimatı (TA-YLY-01) na göre yapılır. Satın Alma Komisyonu Başkanı 12 Satın Alınan dayanıklı taşınır /sarf Satın alınan dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istemleri taşınırın kullanım ihtiyacına göre, sarf malzemesinin ise AD/BD/Birim Sorumlusu
5 / 7 malzemenin sipariş edilmesi kullanım hızı, maksimum/minimum stok miktarı ve son kullanma tarihi dikkate alınarak Bölümlerin HBYS üzerinden Bölüm sipariş Talep menüsünden talep ettikleri ve ihalesi sonuçlanmış ihaleler ile ilgili sipariş isteminde bulunurlar. Laboruvar ihaleleri için laboratuvar sorumluları, ilaç ihaleleri için Başeczacı, Tıbbi Sarf malzemeler için Tıbbi malzeme sorumlusu, Bölüm sarf malzemeleri için ilgili bölüm sorumluları stoklarını kontrol ederek en fazla üç aylık yetecek sipariş isteminde bulunurlar. İlgili bölümler maksimim stok seviyesinin üzerinde sipariş isteminde bulunamazlar. Bulunulan sipariş istemleri Başhekimlik Sipariş onay menüsüne düşer. Başhekimlik onay menüsünde başhekimlik ilgili sipariş istemini onaylar. Sipariş miktarını azaltabilir, artırabilir veya iptal edebilir. Bölümlerin Sipariş talepleri Başhekimlikçe onaylandıktan sonra, Bütçe Plan Sipariş Onay menüsüne düşer Bütçe plan bölümlerin sipariş istemlerini inceleyip onayladıktan sonra; Bütçe Plan Sipariş İstem Formu (FR-YLY- 19) doldurulup ilgililerce onaylandıktan sonra Merkez Müdürlüğü aracılığı ile Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir. Satınalma bürosu, Sipariş istemi ihale ile ilgili siparişi mektubunu hazırlayıp firmaya çeker. Siparişi alan firma sipariş mektubunun içeriğindeki taşınırları Taşınır Kayıt Kontrol birimine teslim eder. Zamanında teslim edilmeyen siparişleri takip etmek, ilgili ikazları çekmek Satınalma bürosunun görev ve sorumluluğundadır. 13 Alınan ürünün ambara geçici girişinin yapılması Yüklenici firma tarafından getirilen siparişi verilmiş olan dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istemleri malzemenin ambara geçici girişi Taşınır Geçici Alındı Belgesi (örnek- 9) ile tarafından Mal ve malzemeler kontrol edilerek gerçekleştirilir. Geçici girişi yapılan malzeme soğuk zincir koşullarına uyulması gerekli bir malzeme ise bu tür malzemelerin geçici girişi ambar memuru tarafından direkt bu koşullara uygun daha önceden belirlenmiş depolara yapılır. 22 f Hasta başı alınan dayanıklı taşınırlar hastaya kullanıldıktan sonra malzemeyi getiren firmanın faturasını kesip malzemeyi kullanan hekim tarafından hastaya kullanılmıştır onayı alındıktan sonra giriş ve tahakkuk işlemleri yaptırılır. Bu malzemelerin fiilen ambara getirilmesi işlemin gereği istenemez. 14 15 16 Komisyonunun göreve çağrılması Komisyonunun toplanması Komisyonunun Satın Alınan ürünün uygunluğunu araması Komisyonu na dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin ambara geldiği haber verilir. Komisyonu toplanır. Hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin Satınalma Bilgisinde ve ihale şartnamesinde yer alan kontrol şartlarına uygunluğu, Dayanıklı dayanıklı taşınır/taşınır malzeme için; sipariş mektubu ve fatura ile gelen malın ya da malzemenin adet Komisyonu Başkanı Komisyonu
6 / 7 17 Kararın bildirilmesi (ret kararı) 18 Kararın bildirilmesi (uygunluk kararı) 19 Kararın incelenmesi ve numuneleri ile karşılaştırıp uygunluğunu inceleyerek, Hizmet için idare tarafından görevlendirilmiş hizmet birim kontrol sorumlusu tarafından düzenlenmiş teslim tutanakları değerlendirerek, Satın alınan ürünün, belirtilmiş satın alma şartlarını karşılayıp karşılamadığı denetlenir, % 100 kontrol, kabul örneklenmesi, tedarikçinin tesislerinde doğrulama ya da bunların kombinasyonu uygulanarak uygunluk aranır. Tedarikçi firma tarafından teslim edilen dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin İthalatçı firma kaydının, Bayi Kaydının, Ulusal Bilgi Bankasına kaydının, Sipariş mektubunun, olup olmadığına malzemenin SGK negatif listesinde yer alıp almadığına, Ürün üzerinde birim baz da barkotunun olup olmadığını da kontrol eder. Hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme satınalma bilgisinde yer alan şartlara uygun değil ise; Satın alınan hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin ret gerekçesi belirtilir. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne ve istekli firmaya ret gerekçeli Komisyonu Ret Raporu (FR- YLY-07) gönderilir. Hizmet, Hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzeme Satınalma bilgisinde yer alan şartlara uygun ise Muayene Kabul Komisyonu, Muayene ve Kabul Tutanağ ını imzalayarak dayanıklı taşınır/taşınır malzeme kabulünü gerçekleştirir. Muayene Kabul Komisyonu en az üç üyeden oluşur. 1-Komisyon Başkanı, 2-Üye, Taşınır Kayıt 3-Üye, Teslim alınan taşınırı, Satınalma örneğini hazırlayan yetkili üye veya yedeği, Satın alınan Hizmet, dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin Komisyon Raporu incelenir. Komisyonu Komisyonu Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi 20a Dayanıklı taşınır /Sarf Malzemenin Taşınır İşlem Fişinin kesilmesi Dayanıklı taşınır/taşınır malzeme için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Taşınır Kayıt Muayene Komisyonunca uygunluğu onaylanmış dayanıklı taşınır/taşınır malzemeler için Taşınır İşlem Fişi (Örnek-5-5/A) düzenleyerek ambar girişlerini yapar. 20b Hizmet alındığının bildirilmesi Hizmet alımında; İdare tarafından görevlendirilmiş Birim Hizmet Kontrol Yetkilisi, Teknik Sorumlu ile bir uzman üye tarafından hizmet kontrol ve kabulü yapılarak düzenlenen rapor faturaya eklenerek UÜ Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğüne iletilir. Birim Hizmet Kontrol Yetkilisi, Teknik Sorumlu 21 Depo girişinin yapılması ve kaydı Dayanıklı taşınır/taşınır malzemenin depo girişi yapılır. Sarf malzemeler Tüketim Malzemeleri Defterine (Örnek-1) Demirbaş malzemeler Dayanıklı Taşınır Defterine (Örnek-2) kaydedilir.
7 / 7 22 Satın alınan dayanıklı taşınır /sarf malzemenin kullanıcıya teslimi 23 İşlemin kaydedilmesi Dayanıklı taşınır/taşınır malzeme istekte bulunan kullanıcıya ihtiyacı kadar teslim edilir. Ambar memurları teslim aldıkları taşınır malzemeleri Taşınır İstek Belgesi (Örnek-7) ile istekte bulunan birim sorumlularına Taşınır İşlem Fişi (çıkış) Belgesi ile, Teslim alınan dayanıklı taşınırı ise Zimmet Fişi (örnek- 6/6A) düzenleyerek form suretleri ile birlikte kullanıcıya teslim eder. İşlem, taşınırın cinsine göre Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek-1) veya Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek-2) kaydı yapılır. Taşınır İşlem Fişleri Zimmet Fişi (örnek-6/6a) asılları dosyalanır., Ambar Memurları 8.Gözden Geçirme ve Onaylama: Süreç sahibinin gözden geçirmesi: Yönetim temsilcisinin gözden geçirmesi: Yönetimin onayı: : Tarih :