Bilgi Sistemlerine Giriş: Temel Kavramlar İÇİNDEKİLER Veri, Enformasyon, Bilgi, Bilgelik Sistem, Sistem Sınıflandırmaları Bilgi Sistemleri Bilgi Sistemlerinin Türleri Fonksiyonel Perspektiften Sistemler Satış ve Pazarlama, Finans ve Muhasebe, Üretim, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri Kullanıcılarına Göre Sistemler Veri İşleme, Yönetim Bilgi, Karar Destek, Bilgi Tabanlı, Üst Yönetim Destek Sistemleri YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ Prof. Dr. Üstün ÖZEN HEDEFLER Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Veri, enformasyon, bilgi ve bilgelik kavramlarını ayırt edebilecek, Bilgi sistemlerini kavrayabilecek, Bilgi sistemlerini diğer disiplinlerle ilişkisini öğrenebilecek, Satış ve pazarlama, finans ve muhasebe, üretim, insan kaynakları bilgi sistemlerini tanıyabilecek Veri işleme, yönetim bilgi, karar destek, bilgi tabanlı, üst yönetim destek sistemlerini öğrenebileceksiniz. ÜNİTE 1 ÜNİTE 1
GİRİŞ İnsanlık tarihi ilkel toplumdan tarım toplumuna, tarım toplumundan endüstri toplumuna ve endüstri toplumundan da bilgi toplumuna geçiş olmak üzere üç önemli devrim geçirmiştir. Bugün içinde yaşadığımız bilgi toplumunda, topluma bilgisayar ve iletişim teknolojileri yön vermektedir. Gerek bireysel gerekse kurumsal anlamda bilgi teknolojileri kullanımı baş döndürücü bir hızla yaygınlaşmakta, internet üzerinden yayınlanan bilgi her geçen gün artmakta ve bilgiye erişim ve paylaşım kolaylaşmaktadır. Bilgi toplumunun bir parçası olarak tüm bireyler ve organizasyonlar belli ölçüde bilgi sistemlerinin kullanıcısı durumundadır. Bu nedenle bilgi sistemleri ile ilgili belli kavramlar hakkında bilgi sahibi olunması, başka bir ifadeyle bilgi sistemi okuryazarlığı kavramı da önem kazanmaktadır. Yönetim Bilgi Sistemleri dersi için hazırlanan ve on dört üniteden oluşan kitabımızın bu ilk bölümü, bilgi sistemleri okuryazarlığı kapsamında bilgi sistemleri ile ilgili kavramları açıklamayı hedeflemiştir. Bu ünitede veri, enformasyon, bilgi ve bilgelik kavramları açıklandıktan sonra, bilginin özelliklerinden bahsedilmiş; sistem kavramı açıklanmış ve sistem sınıflandırmalarına yer verilmiştir. Ayrıca, bilgi sistemi tanımlanmış, bilgi sistemlerinin unsurları izah edilmiş; organizasyonel perspektiften bilgi sistemleri tanımlanarak teknik ve davranışsal bakış açısıyla bilgi sistemlerinin diğer disiplinlerle ilişkisine değinilmiştir. Bu bölümde ayrıca, operasyonel, bilgi, yönetim ve stratejik düzey şeklinde kategorize edilen organizasyonel düzeylerle bilgi sistemlerinin ilişkisi incelenmiş, fonksiyonel bakış açısı ve kullanıcı bakış açısıyla bilgi sistemi sınıflandırmalarına yer verilmiştir. Fonksiyonel açıdan sınıflandırma kapsamında; satış ve pazarlama, üretim, finans ve muhasebe ve insan kaynakları sistemleri anlatılmıştır. Son olarak, kullanıcılarına göre sistem sınıflandırması kapsamında veri işletim sistemleri, yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri, bilgi tabanlı sistemler, ofis otomasyon sistemleri ve üst yönetim destek sistemleri anlatılmış, sistemlerin birbirleriyle ilişkilerine ve farklılıklarına değinilmiştir. Veri (data) sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, resimler, olaylar vb. biçiminde temsil edilen ham gerçekliklerdir. VERİ, ENFORMASYON, BİLGİ, BİLGELİK KAVRAMLARI Veri Veri (data) sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, resimler, olaylar vb. biçiminde temsil edilen ham gerçekliklerdir. Veriler gözlem, araştırma, deney, ölçüm ve sayım gibi değişik yöntemlerle elde edilir. Ölçüm ya da sayım yolu ile toplanan ve sayısal bir değer ifade eden veriler nicel veriler, sayısal bir değerle gösterilemeyen veriler ise nitel veriler olarak adlandırılır. Örneğin bir üniversitede, öğrencilerin numaraları, T.C. kimlik numaraları, doğum yerleri, doğum tarihleri, fotoğrafları, dersleri, notları vb. verilerdir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2
Enformasyon (Information), verinin belli bir formülle düzenlenerek anlamlı hâle dönüştürülmesidir. Verilerin değişik türleri vardır: Sayısal veriler: Rakamlar (0-9), harfler (a-z, A-Z) ve diğer özel karakterler (%&/^! vb.) Görüntüsel veriler: Grafiksel gösterimler, resimler ve fotoğraflar. Ses verileri: Her türlü sesler, melodiler ve müzikler. Video verileri: Hareketli görüntüler. Türkçe yazılan eserlerde bilgi ve enformasyon kavramlarının çoğu zaman birbirlerinin yerine kullanıldığı görülmektedir. Bu kavram kargaşasının temelinde İngilizcede bilgi nin karşılığı olarak knowledge, enformasyon un karşılığı olarak da information sözcüğünün kullanılmasıdır. Enformasyon Enformasyon (Information), verinin belli bir formülle düzenlenerek anlamlı hâle dönüştürülmesidir. Başka bir deyişle veriler; özetleme, hesaplama, sınıflandırma, gruplandırma ve analizler aracılığıyla enformasyona dönüştürülmektedir. Yani veriler, düzenli ve anlamlı ilişkiler çerçevesinde bir araya getirildiğinde önem kazanarak enformasyona dönüşürler. Bilgi Bilgi (Knowledge); olguları ve olayları tanıma, anlama ve özellikle açıklamaya yönelik, eğitim, gözlem, araştırma veya deneyim yoluyla elde edilen ve bütün bunların insanın zihinsel değerlendirmesi neticesinde ortaya çıkan olgular veya fikirlerdir (Gürak, 2006: 4). Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur. Bilgi, enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi, yorumlanması ve kullanımıyla ortaya çıkar. Bilgi; karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı vb. gibi yaşamın her alanına dayanak oluşturacak eylemlerin ve uygulamaların temelini oluşturur (Çapar, 2005: 179). Özetlemek gerekirse veriler; kayıtlarda ve işlemlerde, enformasyon da mesajlarda bulunmaktadır. Buna karşılık bilgi, bireylerden ya da bilenler grubundan veya bazı zamanlarda da kurumun rutin çalışmalarından elde edilmekte ve bilgi, kitaplar ve basılı ve elektronik enformasyon kaynaklarıyla sohbetlerle, ustalık çıraklık ilişkilerine kadar uzanan kişisel ilişkilerle aktarılmaktadır (Davenport ve Prusak, 2001: 27 28). Yukarıda verilen tanımlara bakarak bilgi ile ilgili şu genellemeler yapılabilir: (Çapar, 2005: 179-180). 1- Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur. 2- Bilgi enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi, yorumlanması ve kullanılmasıyla ortaya çıkar. 3- Bilgi karar verme; planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı vb. yaşamın her alanına dayanarak oluşturulacak eylemlerin ve uygulamaların temelini teşkil eder. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3
Bilgelik Bilgelik (wisdom) ise bir refleks halini almış bilgi, içgüdüsel olarak doğru-yanlış, iyi-kötü ayrımını yapabilme yetisi olarak açıklanabilir. Bilgelik (wisdom) ise bir refleks hâlini almış bilgi, içgüdüsel olarak doğruyanlış, iyi-kötü ayrımını yapabilme yetisi olarak açıklanabilir. Başka bir bakış açısıyla, değişen şartlar çerçevesinde ileriyi görebilme yeteneğine sahip olmaktır. Bilgelik, bir ihtisas alanındaki tecrübelerin toplamıdır. Bilgelik ayrıca, sağlıklı değerlendirme ve karar verme konusunda bilginin nasıl kullanacağı konusundaki anlayış olarak da tanımlanmaktadır (Montano, 2004: 302). Bilgelik, tecrübeden doğan, olağan dışı etmenleri ve alışılmadık sonuçları görmek amacıyla görünen durumun ardındakini görecek bir önsezi yeteneğini gerektirir (Thierauf J.R., 2006: 5). Son olarak, bu dört kavram arasındaki ilişki ve farkı birkaç örnekle açıklayalım. Örnek 1: Bir öğrenci veri tabanındaki ad, soyad, doğum yeri, öğrencilerin her birinin Yönetim Bilgi Sistemleri dersinden aldığı notlar, öğrencilerin bölüme giriş puanları, mezun oldukları lise türleri vb. gerçeklikler veri; öğrenci listesi, notlar, harf notları, sınıf ortalamasından oluşan liste enformasyon; öğrencilerin mezun olduğu lise ya da üniversiteye giriş puanına göre başarı durumlarının analiz edilerek bir örüntü çıkarılması bilgi; bu örüntüleri çıkarabilme yetisi, programlama bilgisi ve analiz ve yorumlama yeteneği ise bilgelik olarak düşünülebilir. Örnek 2: Otomobil kullanmakta olan bir şoförü göz önünde bulundurursak, hız değerini veri olarak kabul edebiliriz. Hız limitinin yerleşim yerlerinde 50 km, bölünmüş yollarda 110 km ve otoyolda 120 km olması enformasyon, şoförün otomobili kullandığı yolun durumuna göre hızını artırıp azaltması gerektiğini bilmesi ya da hız limitlerini aştığında ceza yiyeceğinin farkında olması bilgi ve genel olarak şoförlük bilgisine sahip olması bilgelik olarak nitelendirilebilir. Çünkü şoförlük bilgisi; vites değiştirme, yol kontrolü, direksiyon hâkimiyeti, motor bilgisi, diğer sürücülerin nasıl davranacağına ilişkin sezgi vb. gibi yığınla bilgi birikimine sahip olunmasını gerektirir. Örnek 3: Şekil 1.1 deki piramitte bu dört kavram basitleştirilmiş başka bir örnekle açıklanmaktadır. Bir firma üretim ve pazarlamasını yaptığı A ürününün pazar durumuyla ilgili yaptığı bir araştırma sonucu satışlardaki azalma karşısında bir karar vermek istemektedir. Veri: Aylık satış rakamları Enformasyon: 12 aylık verilerin bir grafikte özetlenmesi sonucu ortaya çıkan satış miktarındaki azalma trendi. Ayrıca, rakip şirketin benzer özellikteki ürününün pazar payının yükseldiğine ilişkin raporlar. Bilgi: Durum kötüye gidiyor. Rakibin tanıtım ve reklam çabaları yoğun ve tedbir almak gerekiyor kanaati. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4
Bilgelik: Reklam ve tanıtma çabalarını yoğunlaştırmak, promosyon uygulamak, farkındalığı artırmak ya da satış fiyatını düşürmek gibi stratejiler geliştirme yeteneği. Bilgelik Pozisyon alma ve çözüm üretme yeteneği Bilgi Durumun kötüleştiği ve tedbir alınması gerektiği kanaati Enformasyon Firmanın ve rakibinin satış raporları ve grafikleri Veri Firmanın ve rakibinin satış rakamları Şekil 1.1. Veri, Enformasyon, Bilgi ve Bilgelik Kavramları Her ne kadar bu kavramlar birbirinden farklı anlamlar içerse de Türkçe literatürde enformasyon kavramı yaygınlıkla bilgi olarak kullanıldığı için ilerleyen kısımlarda enformasyon yerine bilgi kavramı kullanılacaktır. Bireysel Etkinlik Kendi üreteceğiniz bir örnekle veri, enformasyon, bilgi ve bilgelik kavramlarını açıklayınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5
Bilginin özellikleri Bilginin yöneticiler ve karar vericiler açısından anlamlı olması için Tablo 1.1 deki özellikleri taşıması gerekir. Bu özellikler bilginin bir organizasyon için daha değerli olmasını sağlayacaktır. Bilginin eksik olması, yanlış kararların alınmasına yol açabileceği gibi, çok büyük maddi kayıplara da neden olabilecektir. Benzer şekilde, eğer bilgi güncel değilse karar vericilere zamanında ulaştırılamaz, karmaşıksa organizasyon için değer ifade etmeyebilir. Tablo 1.1. Bilginin Özellikleri Özellik Erişilebilir olması Doğru olması Tam olması Ekonomik olması Esnek olması İlgili olması Güvenilir olması Güvenli olması Basit olması Güncel olması Doğrulanabilir olması Tanım Bilgi, yetkili kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda doğru zaman ve doğru biçimde elde edilebilmesi için kolaylıkla erişilebilir olmalıdır. Doğru bilgi hatasızdır. Çoğu kez yanlış bilgi, yanlış veri yüzünden ortaya çıkar. Bu durum Çöp girerse çöp çıkar. Garbage in garbage out) şeklinde ifade edilir. Tam bilgi, tüm önemli durumları içinde barındırır. Örneğin tüm maliyetlerin dikkate alınmadığı bir yatırım raporu tam değildir. Bilginin değeriyle maliyeti orantılı olmalıdır. Esnek bilgi, değişik amaçlarla kullanılabilir. Örneğin aynı bilgi gerektiğinde üretim birimi yöneticisi gerektiğinde ise finans birimi yöneticisi tarafından kullanılabilir. Bilgi, karar verilecek konuya ilişkin üretilmelidir. Güvenilir bilgi için verinin de güvenilir kaynaktan gelmesi gerekir. Bilgi, yetkisiz kullanıcıların erişimine kapalı olmalıdır. Bilgi, karmaşık olmamalıdır. Bazen, karmaşık ve detaylı bilgi önemli noktaların atlanmasına neden olarak karar vermeyi zorlaştırabilir. Verilecek kararlar bilginin güncel olmasıyla doğru olabilir. Örneğin bir önceki haftanın hava raporuyla bugün ne giyileceğine karar verilemez. Bilginin doğru olup olmadığı birçok kaynaktan kontrol edilebilir olmalıdır. Sistem, bir ya da daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel ya da kavramsal birden çok bileşenin oluşturduğu bir bütündür. SİSTEMLER, SİSTEM SINIFLANDIRMALARI Sistem Nedir? Sistem, bir ya da daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel ya da kavramsal birden çok bileşenin oluşturduğu bir bütündür. Bu tanımdan amaç, birden çok bileşen, bileşenler arası ilişkiler ve bütün olmak üzere sistemin dört temel unsuru ortaya çıkmaktadır. Sistemin özellikleri aşağıdaki gibi sayılabilir: Sistemi çevresinden ayıran bir sınır bulunur. Kendinden küçük alt sistemlerden oluşur. Sistemi oluşturan ögeler arasında karşılıklı bağımlılık vardır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6
Sistem ve ögeler bir amaç için bir arada bulunur. Sistem, sistem öğelerinin aritmetik toplamı değil, organik bir toplamıdır, yani bütün parçaların toplamından büyüktür. Sistemlerin Türleri Sistemleri türleri aşağıdaki gibi sıralanabilir. Ancak bunların dışında, doğal sistemler, yapay sistemler, deterministik sistemler, probabilistik sistemler gibi başka sistem türleri de sayılabilir. Bir sistemde faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması ve sonunda sistemin durması yönünde bir eğilim vardır. İşte bu eğilime entropi denir. Açık Sistemler: Çevresiyle ilişkileri olan, haberleşen, birbirlerini etkileyen ve değiştirilebilen sistemlere denir. Açık sistemlerde sistemin çevresinden sürekli bir girdi akışı söz konusudur ve dinamik bir özellik gösterirler. Çevresinde meydana gelen değişmelere ayak uydurmak için iç bünyelerinde de değişiklikler yapmak suretiyle dengelerini korurlar. Kapalı Sistemler: Çevresindeki sistemlerden etkilenmeyen sistemlerdir. Kapalı sistemlerde sistemin sadece iç işleyişi ile ilgili faktörler dikkate alınıp dış faktörler yok sayılır. Soyut Sistemler: Tüm elemanları kavramlardan oluşan sistemlerdir. Somut Sistemler: En az iki elemanı nesnelerden oluşan sistemlerdir. Dinamik Sistemler: Zaman içerisinde değişim gösteren sistemlerdir. Statik Sistemler: Zamana bağlı olarak değişim göstermeyen sistemlerdir. Sistemin Bozulması (Entropi) Bir sistemde faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması ve sonunda sistemin durması yönünde bir eğilim vardır. İşte bu eğilime entropi denir. Bilgi sistemi; bilgisayarlar, yazılımlardan oluşan ve bilgiyi toplayan, saklayan, işleyen ve yorumlayan bir sistem olarak tanımlanabilir. Bilgi sistemleri; girdi, işleme, çıktı ve geri besleme olmak üzere dört unsurdan oluşur. Açık sistemler, çevrelerinden aldıkları bilgi, enerji ve malzeme ile entropiyi durdurarak onun etkilerini negatif duruma getirebilirler. Çünkü açık sistemlerde sürekli bir girdi, çıktı ve geri bildirim vardır. Açık sistemlerin dışarıdan aldığı yardımla bünyesindeki karmaşıklık ve bozukluk eğilimini, yani entropinin neticelerini ortadan kaldırmasına "negatif entropi (negentropi) denir. BİLGİ SİSTEMLERİ Bilgi sistemi nedir? Bilgi sistemi; bilgisayarlar, yazılımlardan oluşan ve bilgiyi toplayan, saklayan, işleyen ve yorumlayan bir sistem olarak tanımlanabilir. Bilgi sistemleri; girdi, işleme, çıktı ve geri besleme olmak üzere dört unsurdan oluşur. Girdi (input): Bir bilgi sisteminde girdi, belli bir amaca yönelik olarak organizasyon içinden ya da çevreden ham veriyi toplama ve elde etme faaliyetidir. İşleme (processing): Ham verinin anlamlı çıktıya değiştirme ve dönüştürme sürecidir. İşleme, hesaplama, sıralama, özetleme, karşılaştırma ve daha sonra kullanmak üzere depolama gibi işlemlerden oluşur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7
Çıktı (output): Çıktı; kullanıcılar için yararlı bilginin, belge ya da rapor olarak üretilmesidir. Bazen bir sistemin çıktısı başka bir sisteme girdi olabilir. Örneğin bir siparişleri işleyen bir sistemde sipariş raporu, faturalama sistemi için girdi olarak kullanılır. Geri bildirim (feedback): Bir bilgi sisteminde geri besleme, girdi ve işleme faaliyetleri esnasında değişiklik yapma ihtiyacı olduğuna yönelik geri dönüş sağlanmasıdır. Yani, ortaya çıkan hata ve sorunlar giriş verilerinde düzeltme veya işleme sürecinde değişiklik gerektirebilir. Örneğin bir öğrenci not sisteminde öğrencinin aldığı not 90 yerine 900 girilebilir. Not bilgisi 0 ile 100 arasında olabileceği için sistem, notun bu aralıklar dışında olamayacağına yönelik geri bildirimde bulunacaktır. Eğer geri bildirim yapılmazsa öğrencinin notu yanlış hesaplanacağı gibi, sınıf ortalaması etkilenecek, harf notları yanlış olacaktır. Geri bildirim Girdi İşleme Çıktı Şekil 1.2. Bir Bilgi Sisteminin Unsurları Organizasyonel Perspektiften Bilgi Sistemleri Organizasyonel perspektiften bakıldığında bir bilgi sistemi, bilgi teknolojisine dayalı bir organizasyonel ve yönetimsel çözümdür. Bilgi sistemlerini tam olarak anlayabilmek için bir yönetici; sistemlerin organizasyon, yönetim ve bilgi teknoloji boyutlarını çok iyi kavramalıdır. Organizasyonlar: Bilgi sistemleri, organizasyonların önemli bir parçasıdır. Bir kısım organizasyonlar için, bilgi sistemi olmadan işletmenin varlığı da söz konusu olamaz. Organizasyonun anahtar elemanları insanlar, organizasyon yapısı, prosedürler, politikalar ve organizasyon kültürüdür. İşletme fonksiyonları, satış ve pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve beşeri kaynaklardan oluşur. Standart işlem prosedürleri, işleri yerine getirmek için uzun zaman harcayarak hazırlanan biçimsel kurallardır. Yönetim: Yöneticiler, yönetmek işinden daha fazlasını yapmak zorundadırlar. Yeni ürün ve hizmetler yaratmaları gerektiği gibi zaman zaman organizasyonu da yeniden düzenlemek zorundadırlar. Yönetim kademesinde üst, orta ve operasyonel düzey yöneticiler vardır. Üst düzey yöneticiler, daha çok uzun dönem stratejik kararlar alırken, orta düzey yöneticiler üst düzey yöneticilerin aldıkları kararları uygulayıcı konumdadırlar. Operasyonel düzey yöneticiler ise Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8
organizasyonun faaliyetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesine ilişkin gündelik işlemleri icra etmekten sorumludurlar. Bilgi çalışanları, bilginin analizi ve işlenmesinden sorumlu sistem analisti, veri tabanı yöneticisi, planlayıcı ve programcı gibi vasıflı ve eğitim düzeyi yüksek çalışanlardır. Veri çalışanları, bilgi çalışanlarının bilgi üretebilmesi için gerekli veriyi organize edip kaydeden kişilerdir. Bilgi Teknolojisi: Bilgi teknolojileri; donanım, yazılım, depolama araçları, iletişim teknolojilerinden oluşur. Tüm bu kaynaklara firmanın bilgi teknolojisi altyapısı denir. Bilgisayar yazılımı, bilgisayar sisteminin bileşenlerini kontrol ve koordine etmek amacıyla çeşitli programlama dilleriyle programcılar tarafından yazılan komutlardır. Bilgisayar donanımı, bir bilgisayar sisteminin fiziksel parçalarının tümüne birden verilen isimdir. Veri yönetim teknolojisi, veri erişimi, yönetimi ve sorgulaması gibi amaçlarla kullanılan ve veri tabanı yönetim sistemleri olarak da adlandırılan yazılımlardır. Ağ ve iletişim teknolojisi; ses, resim video ve metin türündeki bilginin bilgisayar sistemleri arasında aktarılması ve farklı sistemlerin birbiriyle bağlantı kurabilmesi için gerekli tüm yazılım ve donanımdır. İşletmelerin ihtiyaç duyduğu bu ve benzeri tüm bu teknolojiler işletmelerin bilgi teknolojisi altyapısını oluşturur. Bilgi sistemleri de bu platform üzerinde kurulup yönetilir. Bilgi Sistemlerinin Diğer Disiplinlerle İlişkisi Bilgi sistemlerine farklı perspektiflerden bakıldığında, bilgi sistemleri çalışma alanının multidisipliner bir alan olduğu görülür. Bilgi sistemleri alanında problem ve çözüm konusunda katkıda bulunan temel alanlar; bilgisayar bilimi, yöneylem araştırması, sosyoloji, iktisat, psikoloji ve yönetim bilimidir. Genel bir ifadeyle, bilgi sistemleri alanı teknik ve davranışsal yaklaşımlar olmak üzere ikiye ayrılabilir. Bu yönüyle bilgi sistemleri sosyo-teknik sistemlerdir. Bilgi sistemleri, makineler, aygıtlar vb. fiziksel araçlardan müteşekkil olduğundan, önemli ölçüde sosyal, organizasyonel ve entelektüel yatırım da gerektirirler. Bilgi sistemlerinin teknik yönüne katkıda bulunan disiplinler; bilgisayar bilimi, bilgisayar teorileri, hesaplama yöntemleri, etkin veri depolama yöntemleri ve erişimiyle yönetim bilimi, karar verme ve yönetim pratikleri için model geliştirilmesiyle ve yöneylem araştırması da işletmedeki çeşitli faaliyetlerle ilgili matematiksel optimizasyon teknikleriyle ilgilenir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9
Bilgi sistemleri alanının önemli bir kısmını da davranışsal konular oluşturur. Örneğin sosyoloji bilimi, grupların sistem gelişimini nasıl etkilediklerini; sistemlerin, bireyleri, grupları ve organizasyonu nasıl etkilediğini araştırır. Psikologlar, insan karar vericilerin biçimsel bilgiyi nasıl algılayıp kullandığını inceler. İktisat bilimi ise firma içi veya piyasalardaki maliyet yapılarının üzerinde sistemlerin etkisini araştırır. Şekil 1.3 te bilgi sistemlerinin diğer disiplinlerle ilişkisi gösterilmiştir. Bilgi Sistemleri Şekil 1.3. Bilgi Sistemlerinin Diğer Disiplinlerle İlişkisi Tartışma Bilgi sistemlerinin yukarıda açıklanan disiplinler dışında hangi disiplinlerle nasıl ilişkisi olabileceğini tartışınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10
BİLGİ SİSTEMLERİNİN TÜRLERİ Organizasyonel Düzeyler ve İşletme Fonksiyonlarıyla İlişkisi Dört temel bilgi sistemi farklı organizasyonel düzeylerde hizmet ederler. Bunlar: Operasyonel düzey, bilgi düzeyi, yönetim düzeyi ve stratejik düzey sistemlerdir. Bir organizasyonda farklı ilgi, özellik ve düzeyler bulunduğundan farklı türde sistemler de bulunmaktadır. Bir tek sistem, yalnız başına organizasyonun ihtiyaç duyduğu tüm bilgiyi sağlayamaz. Bu nedenle bir organizasyon; stratejik, yönetim, bilgi ve operasyonel olmak üzere dört tabakaya bölünebilir. Bu tabakalarda bilgi ihtiyacı duyan işletme fonksiyonları ise satış ve pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve insan kaynakları olmak üzere beş kısma ayrılabilir. Sistemler bu işletme fonksiyonlarına hizmet etmek üzere kurulurlar. Dört temel bilgi sistemi farklı organizasyonel düzeylerde hizmet ederler. Bunlar: Operasyonel düzey, bilgi düzeyi, yönetim düzeyi ve stratejik düzey sistemlerdir. Stratejik Üst Düzey Yönetim Orta Düzey Bilgi Bilgi Çalışanları Operasyonel Operasyonel Yöneticiler Satış ve Pazarlama İmalat Finans Muhasebe İnsan Kaynakları İŞLETME FONKSİYONLARI Şekil 1.4. Organizasyonel Düzeyler ve İşletme Fonksiyonları İlişkisi Bilgi sistemleri, işletme fonksiyonları ve kullanıcılarına göre farklı şekilde sınıflandırılabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11
Fonksiyonel Perspektiften Sistemler Fonksiyonel sistemler çok eskiden beri kullanılmakta olan ve işletmenin belli bölümlerine hizmet veren sistemlerdir. Satış ve Pazarlama Bilgi Sistemleri Satış ve pazarlama fonksiyonu, organizasyonun mal ve hizmetlerini pazarlamaktan sorumludur. Pazarlama, müşterilerin ihtiyaçlarını belirleyerek müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacak mal ve hizmetleri planlayıp geliştirmek ve bu mal ve hizmetleri tanıtmakla ilgilenir. Satış ise müşterilerle kontak kurulması, mal ve hizmetlerin satışı, sipariş alımı ve sipariş takibiyle ilgilenir. Satış ve pazarlama bilgi sistemleri ise bahsi geçen bu fonksiyonları destekleyen bilgi sistemleridir. Organizasyondaki sistem düzeyleri açısından bakıldığında satış ve pazarlama bilgi sistemlerinin organizasyonel düzeylere göre görevleri kısaca Tablo 1.2 deki gibidir. Tablo 1.2 Satış ve Pazarlama Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri Organizasyonel Düzey Görev Operasyonel düzeyde Sipariş girişi, takibi Bilgi düzeyinde Demografikler, müşteri davranışı ve pazar trendleri kullanarak müşterilerin ve pazarın tanımlanması Yönetim düzeyinde Mal ve hizmetlerin fiyatlarının belirlenmesi Stratejik düzeyde Uzun dönem satış tahminlerinin hazırlanması Üretim Bilgi Sistemleri Üretim sistemleri, mal ve hizmet üretiminden sorumludur. Planlama, geliştirme, bakım, üretim amaçlarının belirlenmesi, makine ve teçhizat planlaması gibi işlerle ilgilenir. Üretim bilgi sistemi ise bu faaliyetleri destekler. Organizasyondaki sistem düzeyleri açısından bakıldığında üretim bilgi sistemlerinin organizasyonel düzeylere göre görevleri kısaca Tablo 1.3 teki gibidir. Tablo 1.3 Üretim Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri Organizasyonel Düzey Görev Operasyonel düzeyde Makine ve teçhizat faaliyetlerinin kontrolü Bilgi düzeyinde Bilgisayar kullanarak yeni ürünlerin tasarımı (CAD) Yönetim düzeyinde Ne zaman ve ne miktar ürün üretileceğine karar vermek Stratejik düzeyde Yeni ürün olanaklarını belirlemek Finans ve Muhasebe Bilgi Sistemleri Finans fonksiyonu, finansal varlıkların getirisini maksimize etmek için nakit, hisse senedi, fon ve diğer yatırım araçlarını yönetmekten sorumludur. Firmanın, yaptığı yatırımlardan en iyi geri dönüşü gerçekleştirip gerçekleştiremediğini belirlemek için finans fonksiyonu, firmanın dış kaynaklarından önemli miktarda bilgi edinmek zorundadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12
Muhasebe fonksiyonu ise firmanın finansal kayıtlarının izlenmesi ve yönetiminden sorumludur. Organizasyondaki sistem düzeyleri açısından bakıldığında finans ve muhasebe bilgi sistemlerinin organizasyonel düzeylere göre görevleri kısaca Tablo 1.4 teki gibidir. Tablo 1.4 Finans ve Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri Organizasyonel Düzey Görev Operasyonel düzeyde Bilgi düzeyinde Yönetim düzeyinde Stratejik düzeyde İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri Firmanın sahip olduğu paranın takibi Firmanın yatırım portföylerinin tasarımı Kısa dönemli bütçeler hazırlanması Uzun dönem kâr planlaması İnsan kaynakları fonksiyonu; firmaya iş gücü bulma, geliştirme ve muhafaza etmekten sorumludur. İnsan kaynakları bilgi sistemleri ise potansiyel iş gücünü bulma, mevcut iş gücüyle ilgili kayıtları tutma, işçilerin yetenek ve vasıflarını geliştirme programları yapma gibi aktiviteleri destekler. Organizasyondaki sistem düzeyleri açısından bakıldığında insan kaynakları bilgi sistemlerinin organizasyonel düzeylere göre görevleri kısaca Tablo 1.5 teki gibidir. Tablo 1.5 İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinin Organizasyonel Düzeylere Göre Görevleri Organizasyonel Düzeyler Görev Operasyonel düzeyde Bilgi düzeyinde Yönetim düzeyinde Stratejik düzeyde Kullanıcılarına Göre Sistemler Personel eğitimi ve geliştirme Personel için kariyer geliştirme İş gücünün maaş, ücret ve ikramiyelerinin belirlenmesi ve dağıtımı Firmanın uzun dönem iş gücü ihtiyacını belirleme Kullanıcılarına göre sistemler; veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri, bilgi tabanlı sistemler-ofis otomasyon sistemleri ve üst yönetim destek sistemleri olarak sınıflandırılabilir. Bu kısımda kısaca anlatılacak olan sistemleri daha iyi anlayabilmek için bu sistemlerin birbirleriyle olan ilişkisine kısaca göz atalım. Bir organizasyonun değişik düzeylerinde hizmet eden sistemler birbirleriyle veri ve bilgi alışverişinde bulunurlar. Veri işleme sistemleri, başta yönetim bilgi sistemleri ve karar destek sistemleri olmak üzere diğer sistemlerin ihtiyaç duyduğu bilginin temel kaynağı konumundadır. Karar destek sistemleri bilgileri sadece Veri İşleme Sistemlerinden değil, aynı zamanda yönetim bilgi sistemlerinden de almaktadır. Üst yönetim destek sistemleri ise temelde ihtiyaç duyduğu bilgiyi daha Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13
düşük seviye sistemlerden elde etmektedir. Veri işleme sistemleri dışındaki tüm sistemler ihtiyaç duyduğunda dış kaynaklardan da veri ve bilgi temin edebilir. Bu sistemler arasında bir ölçüde entegrasyon olması kesinlikle büyük avantaj sağlayacaktır. Böylece enformasyon, organizasyonun değişik kısımları arasında kolaylıkla akabilir. Ancak entegrasyon beraberinde bir maliyet getirecektir. Ayrıca, birbirinden farklı çok sayıda sistemi entegre etmek zaman alıcı ve karmaşık bir iştir. ÜDS YBS KDS BTS- OBS VİS Şekil 1.5 Kullanıcılarına Göre Sistemlerin Birbirleriyle İlişkisi Veri İşleme Sistemleri Veri işleme sistemleri, organizasyonun operasyonel düzeyinde hizmet eden sistemlerdir ve günlük operasyonlarla ilgilenir. Veri işleme sistemleri (Transaction Processing Systems-TPS), en eski ve en yaygın bilgi sistemi tipidir. Veri işleme sistemleri organizasyonun operasyonel düzeyinde hizmet eden sistemlerdir ve günlük operasyonlarla ilgilenir. Yapılan işlemler genellikle tekrarlı işlemlerdir. Veri işleme sistemleri verinin işlenmesi, saklanması ve çağrılmasına yöneliktir. Yönetim bilgi sistemlerinin kullandığı bilgilerin çoğu, başlangıçta veri işleme sistemleri tarafından tutulur. Veri işleme sistemleri, satış/pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve insan kaynakları fonksiyonlarının her birine hizmet eder. Örneğin, satış/pazarlamada pazar araştırması, promosyon, fiyatlandırma; imalatta imalat programlama, gönderme, alma, kalite kontrol; finans ve muhasebede tüm muhasebe işlemleri; insan kaynaklarında ise personel kaydı, ücretlendirme, eğitim, bordro gibi işlemleri yerine getirir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14
Veri işleme sistemleri aşağıdaki temel özelliklere sahiptir: Kayıtların tutulmasına yöneliktir. Dosya ya da veri tabanlı olabilir. Çıktıları genellikle periyodik veya anlıktır. Operasyonel düzey için bilgi üretir. Özel bilgi istekleri için sınırlı yeteneklere sahiptir. Fonksiyonel tabanlı olduğu için uygulamalar birbirinden bağımsızdır. Veri işleme sistemleri, çok büyük miktarlarda veriyle iş yapar ve bu verileri işletmenin sipariş, satış ve müşteri kayıtlarını güncellemek için kullanır. Veri işleme sistemlerinden yönetim bilgi sistemlerine, karar destek sistemlerine ya da özel amaçlı diğer bilgi sistemlerine doğru geçtikçe gündelik işlemler ile giriş ve çıkış işlemleri azalır, karar desteği artar, amaca yönelik analiz yeteneği artar. Veri İşleme Döngüsü Veri işleme sistemleri, temel veri işleme faaliyetlerini icra eder. Veriler; veri toplama, hazırlama, düzeltme, değiştirme, depolama ve belge üretmeden oluşan bir işlem döngüsüne tabi tutulur. Bu döngü Şekil 1.6 da gösterilmiştir. Orijinal Veri Veri toplama Bozuk Veri Veri Hazırlama Sağlam Veri Veri Düzeltme Veri Dönüştürme Veri Depolama Raporlar Belge Üretme Şekil 1.6. Veri İşleme Döngüsü Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15
Verilerin radyo frekans tanımlama(radio Frequency Identification-RFID), çizgi kod (Bar Code) ve karekod (Quick Response) gibi yöntemlerle bir okuyucu tarafından elektronik veya dijital formda doğrudan bilgisayara girilmesi işlemine kaynak veri otomasyonu denir. Veri Toplama İşleme tabi tutmak üzere her türlü verinin elde edilmesi ya da bir araya getirilmesine veri toplama denir. Veri girişi el yordamıyla yapılabileceği gibi özel giriş cihazları yardımıyla da yapılabilir. Verilerin radyo frekans tanımlama(radio Frequency Identification-RFID), çizgi kod (Bar Code) ve karekod (Quick Response) gibi yöntemlerle bir okuyucu tarafından elektronik veya dijital formda doğrudan bilgisayara girilmesi işlemine kaynak veri otomasyonu denir. Veri Hazırlama Veri işlemenin önemli adımlarından biri de herhangi bir problem olup olmadığını denetlemek amacıyla geçerlilik ve doğruluğunu teyit etmek üzere verilerin hazırlanması adımıdır. Örneğin, bir işlemde miktar ve fiyat verisi sayısal veri iken, isimler alfabetik olmak zorundadır. Eğer veri girişinde buna benzer bir sorun yaşanırsa veri türünün tekrar gözden geçirilmesi gerekir. Aksi takdirde, okunan ya da girilen verinin veri tabanında karşılığı olmadığından işlem reddedilecektir. Veri Düzeltme Veri düzeltme, okunamayan ya da girilemeyen verilerin yeniden girilmesidir. Geçersiz verilerin reddedilmesi yeterli değildir. Sistem, veri düzenleme işleminden sorumlu olanları uyaracak hata mesajları da üretmelidir. Hata mesajları, uygun düzeltmelerin yapılabilmesi için problemi tanımlayıcı nitelikte olmalıdır. Örneğin, bir çizgi kodun okunamaması ya da yanlış okunması durumunda işlem sistem tarafından tanınmayacağı için kodun yeniden okutulması veya elle girilmesi yönünde sistem tarafından bir direktif verilmesi gereklidir. Veri dönüştürme Bir veri işleme sisteminde icra edilen bir diğer önemli faaliyet, ihtiyaca yönelik gerekli hesaplama ve dönüştürme işlemlerinin yapılmasıdır. Veri dönüştürme işlemi, verilerin sınıflandırılması, sıralanması, kategorize edilmesi, hesaplamalar yapılması, sonuçların özetlenmesi ve daha sonraki kullanım için veri tabanında kaydedilmesi gibi işlemleri içerir. Bir öğrenci sisteminde öğrencinin ara sınavdan aldığı notun belli bir yüzdesi ile finalde aldığı notun belli bir yüzdesinin hesaplanması ve bunun harf notuna tahvil edilmesi işlemini veri dönüştürme işlemine örnek verebiliriz. Veri Depolama Veri depolama, yeni işlemlerle bir veya daha fazla veri tabanının güncelleştirilmesidir. Güncellenen veriler yönetime raporlanmak ve karar vermek üzere diğer sistemler tarafından işlenip dönüştürülebilir. Bu veri tabanları, veri işleme sistemlerinin yan ürünü gibi gibi düşünülse de diğer tüm bilgi sistemleri ve karar verme sürecinde önemli bir etkiye sahiptir. Belge ve Rapor Üretme Belge üretme işlemi basılı rapor ve belge üretimi (hard copy) şeklinde olabileceği gibi, bilgisayar ekranında görüntüleme (soft copy) şeklinde de olabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16
Veri işleme sistemlerinde veriler, çevrimiçi (On-line Processing) ve yığın (Batch Processing) olmak üzere iki şekilde işlenir. Fiziksel olarak arşivlenmesi ya da üzerinde çalışılması gereken nihai rapor ve belgelerin basılı olarak alınması daha uygun iken, nihai duruma getirilinceye kadar üzerinde çalışılması ve denemeler yapılması gereken raporların ekranda görüntülenmesi daha doğru olacaktır. Örneğin bir öğrenci sisteminde öğrenci geçme kalma durumunun farklı değerlendirmeye katma limiti değerleri girilerek raporlanması ve her denemenin sonuçlarının ekranda görüntülenmesi, nihai sonucun ise basılı olarak alınması daha anlamlı olacaktır. Veri İşleme Yöntemleri Veri işleme sistemlerinde veriler, çevrimiçi (On-line Processing) ve yığın (Batch Processing) olmak üzere iki şekilde işlenir. Çevrimiçi İşleme (Online Processing): Çevrimiçi işlemde veriler girildiği anda işlenir ve kaydedilir. Kullanıcı, yanıt için çok kısa bir süre bekler. Bu tür işlemlerde operatör, sistemden güncel sorgular yapabilir. Örneğin, satış elemanı elindeki mevcut malları anında kontrol edip malın mevcut olduğunu ve gönderme zamanını müşteriye anında söyleyebilir. Her hangi bir ürün satıldığında anında stoklardan düşülür. Bir uçak bileti satın alındığında uçağın yolcu kapasitesinden bir koltuk düşülür. Bankadan para çekildiğinde çekilen miktar anında hesaptan eksiltilir. Örneklendirdiğimiz bu ve benzeri işlemler, yığın işlem yoluyla yapılamazlar. Yığın İşleme (Batch Processing): Yığın işlemede işlemler gruplanır ya da biriktirilir ve girişleri daha sonra yapılır. Kayıtlar güncel olmadığından sorgulamada bilgiler eksik olabilir. Örneğin, satışlar her akşam saat 17.00 da sisteme giriliyorsa, bu saatten önce son durum hakkında bilgi alınması zor olabilir. Yığın işleme, çevrimiçi işlemenin mümkün ya da zorunlu olmadığı durumlarda takip edilen bir yöntemdir. Örneğin posta yoluyla alınan siparişler biriktirilip akşam girilirken, telefonla alınan siparişler konuşma anında girilebilir. Yönetim bilgi sistemleri, organizasyonun süregelen işleri ve geçmiş kayıtlarına çevrimiçi erişim sağlayarak ve raporlar üreterek yöneticilere yardımcı olur ve organizasyonun yönetim düzeyinde faaliyet görür. Yönetim Bilgi Sistemleri Veri İşleme Sistemlerinin yetersiz kaldığı noktalarda yönetim bilgi sistemleri (Management Information Systems-MIS) devreye girmektedir. Veri işleme sistemleri ile yönetim bilgi sistemleri arasındaki en temel fark, veri işleme sistemlerindeki kullanıcının yerini yönetim bilgi sistemlerinde yöneticinin almış olmasıdır. Yönetim bilgi sistemleri, organizasyonun süregelen işleri ve geçmiş kayıtlarına çevrimiçi erişim sağlayarak ve raporlar üreterek yöneticilere yardımcı olur ve organizasyonun yönetim düzeyinde faaliyet görür. Temelde yönetim düzeyinde planlama, kontrol ve karar verme fonksiyonlarına hizmet eder. İşletmenin temel işlemlerine ilişkin özetler ve raporlar hazırlar. Yönetim bilgi sistemleri, günlük aktivitelerden ziyade; haftalık, aylık, birkaç aylık ve yıllık sonuçları yöneticiler için hazırlar. Ayrıca, genellikle önceden belirlenmiş rutin sorulara cevap hazırlar. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17
Yönetim Bilgi Sistemleri ile ilgili değişik tanımlamalar yapılmıştır. Bunlardan bazıları şunlardır: Yönetim Bilgi Sistemleri, bir organizasyon ve onun çevresiyle ilgili geçmiş, mevcut ve gelecek bilgileri sağlayan bir iş sistemidir. Yönetim Bilgi Sistemleri, karar verme sürecini kolaylaştırmak için gerekli, zamanlı ve doğru bilgiyi yönetime sağlayan, planlama, kontrol ve karar verme fonksiyonlarının etkin bir şekilde yürütülmesine imkân veren bir bilgi sistemidir. Yönetim Bilgi Sistemleri, veriyi değişik kaynaklardan toplayan, organizasyondaki kayıt işlemlerinden veya operasyonlardan elde eden, filtreleyen, organize eden ve özetleyerek yöneticiye sunan bir bilgi sistemidir. Bu tanımlamalardan hareketle; Yönetim bilgi sistemleri; temelde yönetimin planlama, karar verme ve denetim fonksiyonları için kullanılmak üzere, bilgilerin organizasyon içinden ya da dışından toplanmasını, saklanmasını, işlenmesini, özetlenmesini, raporlanmasını ve iletilmesini sağlayan her türlü bilgisayar tabanlı sistemdir. şeklinde genel bir tanım yapabiliriz. Yönetim bilgi sistemlerinin temel özellikleri şunlardır: İlişkisel veri tabanları kullanır. Operasyonel, yönetim ve stratejik düzey yöneticilerin bilgiye kolay ve zamanında erişimini sağlar. Ancak yoğun olarak organizasyonun yönetim düzeyindeki yöneticiler için hizmet sağlar. Kısmen esnektir ve organizasyonun bilgi ihtiyaçlarındaki değişmeye adapte edilebilir. Sadece yetkili kullanıcıların erişimine izin veren bir sistem güvenliği sağlar. Günlük operasyonlarla ilgilenmez. Genellikle yapısal kararlara yöneliktir. Yöneticilere dönemlik raporlar (haftalık, aylık, altı aylık yıllık vb.) üretir. Öncelikle çevresel ve dış olaylarla değil organizasyon içi işlemlere yöneliktir. Yönetim Bilgi Sistemleri ve Veri İşleme Sistemlerinin Farklılıkları Veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri için önemli bir organizasyon içi veri kaynağıdır. Zaten yönetim bilgi sistemleri, genel anlamda birkaç veri işleme sistemi üzerine kurulmuş ve organizasyonun yönetsel bilgi ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik bir sistemdir. Veri işleme sistemleri ile yönetim bilgi sistemleri arasındaki temel farklılıklar aşağıdaki gibi özetlenebilir. Veri işleme sistemleri operasyonel düzeyde hizmet verirken, yönetim bilgi sistemleri yoğunlukla yönetim düzeyi olmak üzere tüm yönetim düzeylerine hizmet verir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18
Veri işleme sistemleri kayıt işlemleri yapar. Veri işleme sistemleri, yönetim bilgi sistemleri için veri tabanı oluşturur. Veri işleme sistemlerinin çıktısı yönetim bilgi sistemlerinin girdisidir. Yani veri işleme sistemlerinin verileri yönetim bilgi sistemleri tarafından bilgi üretiminde kullanılır. Örneğin bir bilet rezervasyon sisteminde veri işleme sistemleri; siparişleri alma ve bilet basımında, yönetim bilgi sistemleri ise bilet satan her bir acentenin performansını ölçme ve rapor etmede kullanılabilir. Bu durumda yönetim bilgi sistemleri, her bir acentenin satış tutarı ve satış miktarını izler ve düzenli olarak raporlar üretir. Yönetim Bilgi Sistemlerinin Ürettiği Raporlar Yönetim bilgi sistemlerinin girdilerini; veri işleme sistemlerinden, müşterilerden, tedarikçilerden ve işletme fonksiyonlarından gelen veriler oluşturmaktadır. Yönetim Bilgi Sistemlerinin girdilerini, Veri İşleme Sistemlerinden, müşterilerden, tedarikçilerden ve işletme fonksiyonlarından gelen veriler oluşturmaktadır. Çıktılarını ise periyodik raporlar, özel istek raporları ve istisnai raporlar oluşturmaktadır. Periyodik Raporlar: Yapılan planlamaya bağlı olarak günlük, haftalık, aylık, altı aylık ya da yıllık düzenli olarak üretilen raporlardır. Özel İstek Raporları: Bu raporlar, talep geldiğinde üretilen raporlardır. Bir sorgulama diliyle ihtiyacı karşılayacak şekilde kolayca üretilebilirler. İstisnai Raporlar: Olağan dışı ya da yönetimin müdahâle etmesi gereken bir durum meydana geldiğinde otomatik olarak üretilen raporlardır. Bu raporlar yöneticilerin dikkatini çeken, onları uyaran raporlardır. Örneğin stok seviyesi belirlenen düzeye indiğinde, iade edilen ürünler belli bir düzeyi aştığında veya gecikmiş alacaklar belli bir düzeye ulaştığında üretilen raporlar bu tür raporlardır. Yönetim Bilgi Sistemlerinin Yararları Yakın zamana kadar firmalar için bilgi, tek başına değerli bir varlık olarak görülmemekteydi. Yönetim süreci de bir koordinasyon süreci olarak görülüyordu. Günümüzde ise bilgi sistemlerinin araştırılması yöneticiler için büyük önem arz etmektedir. İş çevresi, dünyada meydana gelen üç önemli değişiklikle karşı karşıyadır. Birincisi, küresel ekonominin yaygınlaşması; ikincisi, endüstriyel ekonominin bilgi ve enformasyona dayalı hizmet ekonomilerine dönüşmesi; üçüncüsü, işletme yapısının değişimidir. Organizasyonların iş çevresinde meydana gelen bu değişikliklere uyum sağlamasında yönetim bilgi sistemleri aşağıdaki hususlarda katkıda bulunmaktadır. Operasyonel Etkinlik: Operasyonel etkinlik; günlük rutin işlerin daha iyi, hızlı ve daha ucuza yapılmasıdır. Bu tür işlemlerin bilgisayarlarla yapılması nedeniyle daha az elemanla daha çok iş kısa zamanda ve kırtasiye vb. masrafları azaltarak daha ucuza yapılabilecektir. Operasyonel etkinliği sağlandığı en önemli alan ofistir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19
Kelime işlemci ve masaüstü yayıncılık araçları bu anlamda önemli katkılar sağlamaktadır. Kaliteli Müşteri Hizmeti: Yönetim bilgi sistemlerinin kullanımı müşterilere daha kaliteli hizmet sunulmasını sağlayacaktır. Müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine örnek olarak son yıllarda çok kullanılan ATM hizmeti verilebilir. Bankalar bu yöntemle daha az elemanla günde 24 saat müşteri hizmeti vermektedirler. Bu da müşteri memnuniyetini artırmaktadır. Web tabanlı olarak sunulan rezervasyon hizmetleri, elektronik ortamda yapılan alışveriş, bilgi sistemlerinin müşteri hizmetlerinde kat ettiği mesafenin örnekleridir. Ürün Geliştirme ve İyileştirme: Bankacılık, sigortacılık, finansal hizmetler ve seyahat gibi birçok endüstride pazarlanan ürünün satılmasında bilgi, en temel güçtür. Örneğin bir firma yatırım kararı verirken, iyiyi kötüden ayırmada bilginin etkin kullanımı önemli rol oynayacaktır. Örneğin bir sigorta firması, belli gruplar veya müşteriler için sigorta paketleri hazırlamada bilgisayar ve bilgi sistemlerinden yararlanabilir. Bilgi sistemlerindeki gelişmeler, mühendislik alanlarında da ilerlemeler ve yeni icatlar sağlanmasında öncülük etmiştir. Rekabet Prensiplerinin Değişmesi: Bilgi teknolojileri, çoğu işletmelerin kendi endüstrileri içerisindeki rekabet etme prensiplerini de değişime uğratmıştır. İşletmeler ayakta kalabilmek için rakip işletmelerin rekabetlerine cevap verebilmek durumundadır. Bilgi sistemleri; pazar analizleri yapılmasında, müşteri hizmetlerinde kalite sağlanmasında, daha kaliteli mal veya hizmet üretilmesinde gerekli bilgiyi sağlayarak rekabete de katkıda bulunmaktadır. Karar destek sistemleri, en genel tanımıyla, yönetici konumundaki karar vericilerin karar vermelerinde yardımcı olan sistemlerdir. Yeni İş Fırsatları Yaratma ve Uygulama: Yeni pazar şartlarında hızlı değişimler yaşanmaktadır. Değişikliklere uyum sağlamak, yeni pazarlar oluşturmak için bilgi sistemlerinden yararlanılabilir. Örneğin reklam etkinliklerinin araştırılarak reklam biçiminin değiştirilmesi, müşteri beklentileri doğrultusunda ürün farklılaştırılmaya gidilmesi gibi konularda, toplanan bilgilerin analizi önemli ipuçları verecektir. Karar Destek Sistemleri Karar destek sistemleri (Decision Support Systems-DSS), yöneticilerin, yönetsel problemlerin aşılması için kantitatif modeller kullanma çabalarıyla ortaya çıkmıştır. Karar destek sistemleri, en genel tanımıyla, yönetici konumundaki karar vericilerin karar vermelerinde yardımcı olan sistemlerdir. Karar destek sistemleri ile ilgili olarak çeşitli tanımlar yapılmıştır. Bu tanımlardan bazıları şöyledir: Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20
Kullanıcıya yarı yapısal ve yapısal olmayan* karar verme işlemlerinde destek sağlamak amacıyla karar modellerine ve verilere kolay erişim sağlayan etkileşimli sistemlerdir. Karmaşık problemleri çözebilmek için insan zekâsı, bilgi teknolojisi ve yazılımın etkileşim içerisinde olacağı şekilde harmanlandığı sistemlerdir. Karar verme sürecinde, yönetime destek vermek için hedeflenen bilginin üretilmesi ve sunulması için kullanıcı etkileşimli yazılım ve donanım vasıtalarının bir araya gelmesiyle oluşan etkileşimli bilgi sistemleridir. Karar vericinin yerine geçmekten ziyade onun kararlarını destekleyen, yarı yapısal ve yapısal olmayan problemlerin çözümü için karar vericiye karar vermesinde yardımcı olan etkileşimli sistemlerdir. Bu tanımlardan hareketle karar destek sistemleri için şöyle bir genel tanım yapabiliriz: Karar destek sistemleri; karar verme konumundaki kullanıcıların, yapısal olmayan ve yarı yapısal kararlar alırken, karar seçenekleri oluşturmaları, alternatif belirlemeleri ve değerlendirmeleri işlemlerinde destek sağlayan, yazılım ve donanım bileşenlerinden oluşan etkileşimli bilgi sistemleridir. Veri İşleme Sistemleri, Yönetim Bilgi Sistemleri ve Karar Destek Sistemleri Arasındaki Farklar Yönetim bilgi sistemleri genelde önceden belirlenmiş yapısal kararlarla ilgilenirken; karar destek sistemleri temelde yapısal olmayan ve yarı yapısal problem analizleriyle yani rutin olmayan kararlarla ilgilenir. Karar destek sistemleri de yönetim bilgi sistemleri gibi organizasyonun yönetim düzeyinde hizmet görür. Karar destek sistemleri, önceden kolay kolay belirlenemeyen, hızlı değişen kararları almada yöneticilere yardım eder. Bir çözüme ulaşmak için gerekli prosedürün tam olarak önceden belirlenemediği problemleri hedef alır. Karar destek sistemleri, veri işleme sistemleri ve yönetim bilgi sistemlerinden gelen organizasyon içi bilgiyi kullanmakla birlikte, harici kaynaklardan da yararlanır. İlaveten, karar destek sistemleri tasarım olarak diğer sistemlerden daha fazla analitik yeteneğe ve güce sahiptir. Karar destek sistemleri, verileri analiz etmek için çok sayıda modelden yararlanırlar. Ayrıca yığın hâldeki verileri karar vericiler tarafından analiz edilebilecek şekle sokarlar. Karar destek sistemleri interaktif olduğu gibi, kullanıcılar tarafından faraziyeleri değiştirilebilecek, sorular sorulabilecek bir yapıya da sahiptir. * Yapısal olmayan kararlar; karar vericinin probleme ilişkin yargı, değerlendirme ve görüşlerini ortaya koymasını gerektirir. Bu kararların her biri durumsal, rutin olmayan kararlardır ve yerine getirmek için kabul görmüş bir prosedür yoktur. Yapısal kararlar ise tam aksine, tekrarlanan, rutin kararlardır ve her seferinde sanki yeniymişçesine ele alınması için yerine getirilirken belli bir prosedüre tabidirler. Bazı kararlar ise yarı yapısal kararlardır. Bu durumlarda, problemin sadece bir parçasının belirlenmiş bir prosedüre cevabı bulunur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21
Yönetim bilgi sistemleri genelde önceden belirlenmiş yapısal kararlarla ilgilenirken, karar destek sistemleri temelde yapısal olmayan ve yarı yapısal problem analizleriyle, yani rutin olmayan kararlarla ilgilenir. Karar verme sürecinin istihbarat, tasarım, çözüm ve yürütme adımlarından oluştuğunu düşünürsek karar destek sistemleri; tasarım, seçim ve yürütme kısmıyla doğrudan ilgilidir. Karar Destek Sistemlerinin Türleri ve Uygulama Alanları Günümüzde model odaklı ve veri odaklı olmak üzere iki tür karar destek sisteminden bahsedebiliriz. Model odaklı karar destek sistemleri, temel bilgi sistemlerinden izole edilmiş tek başına kullanılan sistemlerdir. Genellikle What-If (Eğer olursa ne?) analizleri yaparlar ve sıklıkla son kullanıcılar tarafından geliştirilirler. What-if analizlerinde, örneğin fiyatı %5 artırıp reklam bütçesini de 1 milyon TL ye çıkarırsak ne olur? Fiyatı ve reklam bütçesini değiştirmezsek ne olur? gibi sorulara cevap aranır. Veri odaklı karar destek sistemleri ise büyük organizasyonel sistemlerin veri havuzlarındaki verileri analiz ederler. Bu sistemler, veri yığınları içerisinde gizlenmiş olan faydalı bilgiyi çıkarmaları için kullanıcılara imkân vererek karar verme prosesine yardımcı olurlar. Bilgi Tabanlı Sistemler ve Ofis Otomasyon Sistemleri Bilgi tabanlı sistemler (Knowledge Base Systems-KBS) ve Ofis otomasyon sistemleri (Office Automation Systems-OAS) organizasyonun bilgi düzeyinde ihtiyaç duyduğu enformasyonu sağlama yönünde hizmet eder. Bilgi tabanlı sistemler bilgi çalışanlarını destekleyen sistemlerdir ve bilgi çalışanları için güçlü grafik yazılımları, analitik araçlar ve iletişim ve belge yönetim sistemleri gibi özel bileşenleri içinde barındırır. Bilgi tabanlı sistemler, belli bir problemin çözümünde IF-THEN kurallarını uygularlar. Bu sistemler sezgi, yargı vb. sezgisel bilgilerle doldurulan bilgi tabanlarına gereksinim duyarlar. Hem gerçek hem de sezgisel bilgiler, ilgili alandaki uzmanlardan alınmaktadır. Bilgi Tabanlı Sistemler, belli bir uzmanlık alanında insanın düşünce sürecini modellemek için insan destekli bu bilgiyi kullanırlar. Bu sistemlerin iki temel yeteneği, düşünce ve öğrenmedir. Bilgi çalışanları genelde üniversite mezunu, mühendis, doktor, avukat, bilim adamı gibi unvanları taşıyan kişilerdir. İşleri, yeni enformasyon ve bilgi yaratmaktır. Veri çalışanları ise, eğitim seviyeleri nispeten, olup enformasyon yaratmaktan çok işlemeyi görev edinmiş kişilerdir. Sekreterler, muhasebeciler, kâtipler ve işi enformasyonu kullanma, işleme ve dağıtma olan çalışanlar, veri çalışanları sınıflandırmasında yer alır. Ofis sistemleri, ofisteki enformasyon çalışanlarının verimliliğini artırmaya yönelik tüm enformasyon teknoloji uygulamalarıdır. Organizasyondaki elektronik yayıncılık, faks gönderimi ve alımı, telekonferans, video konferans, elektronik bilgi Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 22
paylaşımı, elektronik belge yönetimi, elektronik takvim ve randevu yönetimi gibi işler, ofis işleri olarak adlandırılabilir. Ofis çalışanları; belge yönetimini, veri kayıt, erişim ve dağıtımını gerçekleştirirler, bireyler ve gruplar için programlar yaparlar, sesli, görüntülü ve belge tabanlı iletişimi sağlarlar ve işçi, müşteri ve satıcı ile ilgili verileri yönetirler. Tüm bu faaliyetler ofis otomasyon sistemleriyle yerine getirilir. Üst Yönetim Destek Sistemleri (Executive Support Systems-ESS) üst düzey yöneticiler tarafından karar vermek amacıyla kullanılan sistemlerdir. Üst Yönetim Destek Sistemleri Üst yönetim destek sistemleri (Executive Support Systems-ESS), üst düzey yöneticiler tarafından karar vermek amacıyla kullanılan sistemlerdir. Organizasyonun stratejik düzeyinde hizmet görür. Bu sistemler daha ziyade yargı, değerlendirme ve derinlik gerektiren rutin olmayan kararlar almaya yöneliktir. Çünkü bu tür kararlarda önceden kabul görmüş bir prosedür yoktur. Üst yönetim destek sistemleri, üst düzey yöneticilere faydalı olacak bilgileri elde etmek için gereken çaba ve zamanın azaltılmasına yoğunlaşarak önemli verilerin takibi, filtrelenmesi ve özetlenmesine yönelik faaliyet görürler. En gelişmiş grafik yazılımlarını kullanan bu sistemler, değişik kaynaklardan gelen veri ve grafikleri zaman kaybetmeden üst düzey yöneticilere ulaştırırlar. Yukarıda anlatılan geçen sistemlerden farklı olarak üst yönetim destek sistemleri, spesifik problemleri çözmek için tasarlanmamışlardır. Daha ziyade, problemlerin değişen yüzüne uygulanabilecek genelleştirilmiş bir hesaplama ve iletişim kapasitesi sağlamaya yöneliktirler. Örneğin karar destek sistemleri büyük ölçüde analitik araçlar kullanmaya yönelikken, Üst Yönetim Destek Sistemleri analitik modelleri daha az kullanma temayülündedir. olur: Üst yönetim destek sistemleri şu gibi sorulara cevap aranmasında yardımcı Hangi işi yapmalıyız? Rakipler neler yapıyor? Neler yaparsak klasik işletme yapısından kurtuluruz? Nakit akışını hızlandırmak için kaç birim satış yapmalıyız? Üst yönetim destek sistemleri, yapısal olmayan problemlerde yöneticilere yardımcı olan sistemlerdir. Bu sistemler, senyör yöneticilerin ihtiyaçlarına odaklanır. İç ve dış kaynaklardan elde edilen verileri bir araya getiren bu sistemler, değişken problem alanlarına odaklanan bir genel hesaplama ve iletişim ortamı yaratır. Senyör yöneticilerin organizasyonel performansı gözlemelerine yardım eder, rakiplerin aktivitelerini izler, problemleri görür, fırsatları teşhis eder ve eğilimleri tahmin eder. Üst yönetim destek sistemleri, bir özel veri parçasından daha düşük seviyeye ve oradan daha düşük detay seviyelerine doğru hareket ederek sondajlama yeteneğine sahiptir. Sondajlama yeteneği, sadece tepe yöneticileri için değil, verileri analiz etme ihtiyacı duyan diğer düşük seviye çalışanları için de yaralıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 23