2017 İŞ TAKVİMİ (Bütçe ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü) YILLIK YAPILAN İŞLEMLER İşin Konusu Harcama Yetkisi Birleştirme Onayı 1-15 Ocak Birim tarafından takibi yapılan tertiplerin Harcama Yetkisinin Birleştirilmesi için Rektörlük Oluru alınması 2 gün Gerçekleştirme Görevlisi Görevlendirmeleri 1-15 Ocak Harcama Yetkilisi Birleştirme Oluru alınan tertipler ve için Harcama Yetkilisi tarafından Gerçekleştirme Görevlisi Görevlendirilmesi Harcama Yetkilisi Mutemeti Görevlendirmeleri 1-15 Ocak Harcama Yetkilisi mutemeti olarak görevlendirilecek personelin belirlenmesi ve mutemet olurlarının alınması 3 gün 2016 Yılı Detay Programı Revizesi 2017 Yılı Detay Programı Teklifi Birim Faaliyet Raporunun 1-21 Ocak 1-21 Ocak 1-23 Ocak 2016 yılının Eğitim Sektörü makine teçhizat projesi ödeneğinden yapılan harcamaların ve alınan makine teçhizat açıklamalarının yapılarak, detay programı revizesinin 2017 yılının Eğitim Sektörü makine teçhizat projesi ödeneğinin Üst Yönetici tarafından birimlere dağıtılıp, detay programı teklifinin Birim hakkında genel bilgiler, kullanılan kaynaklar, gerçekleşmeler ile ilgili mali bilgiler doğrultusunda 2016 yılının birim faaliyet raporunun ile Merkezler ve Bölümlerin ödenekleri ile ilgili bilgiler 3 gün 2 gün 2 hafta Birim Ayrıntılı Finansman Programı (AFP) Teklifinin 1-17 Ocak Aylık Harcama tahminleri doğrultusunda ödenek dağılımının (aylar itibariyle) yapılması 2 gün 2016 İş Takvimi 1 / 7
Ödenek Harcama Takibi Formatının(excel) mızca hazırlanmış ve kullanımakta olan Ödenek Harcama Takibi formatının(excel), 2017 yılına uygun revize edilmesi, formüllerin düzenlenmesi, 2017 yılı ödeneklerinin üçer aylık serbestliklerinin işlenmesi ve ihale hakedişlerinin harcama blokesinin yapılması. - 3 gün 2017 yılına ait dosyaların açılması 2016 Yılına Ait Dosyaların Düzenlenmesi ve Birim Arşivine Gönderilmesi 2017 Yılının Harcama Tahmininin Yapılması ve Ödenek İhtiyacının Belirlenmesi İlk kez sonuna kadar (yıl düzenli aralıklarla tekrarlanır) 2017 yılı klasörlerinin açılarak dosya sırtlarının Bütçe ve Tahakkuk Şubesi yazışmaları, ödeme emri belgeleri ile Genel Sekreterlik, Merkezler ve Bölümlerin ödeneklerinden yapılan harcamalara ilişkin ödeme emri belgelerine ait dosyalar 2016 yılı dosya içlerinin düzenlenmesi, Bütçe ve Tahakkuk Şubesi yazışmaları, ödeme emri belgeleri ile Genel tasnif edilmesi ve devir teslim ve envanter Sekreterlik, Merkezler ve formlarının düzenlenerek arşive Bölümlerin gönderilmesi ödeneklerinden yapılan harcamalara ilişkin ödeme emri belgelerine ait dosyalar 2016 yılında yapılan harcamalar göz önünde bulundurularak ve 2017 yılı ihalelerin hakedişleri, aylık rutin yapılan harcamaların tahmini ve diğer harcamaların tahminlerinin yapılıp ödenek ihtiyacının belirlenmesi ve buna göre yıl içersinde sürekli revize edilerek, gerekli olduğunda ödenek talebinde bulunulması - Birim Arşivi 5 gün - 2 gün Finansman Fazlasının Hesaplanması 2016 yılında gerçekleşen özgelirden kullanılmayan kısmının hesaplanması - 2 gün 2016 Yılı Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporunun 1-10 Şubat arası Birim tarafından takibi yapılan 06-Sermaye Giderleri tertiplerinden alımı yapılan mal ve hizmet işleri ile ilgili bilgilerin Daire 10 gün Takibi yapılan tertiplerin Kesin Hesap Gerekçelerinin şubat ayı 2016 yılında Birim tarafından takibi yapılan bütçe tertiplerinden yapılan giderlere ilişkin detaylı açıklamaların, gerçekleşme oranlarının ve gerekçelerinin Daire 1 hafta 2016 İş Takvimi 2 / 7
2018 Yılı Makine Teçhizat teklifinin 2018 Yılı Cari Bütçe Teklifinin 2018 Yılı Merkezler ve Bölümler Cari Bütçe Teklifinin 1-31 mayıs 1-31 temmuz 1-31 temmuz Harcama Birimlerinden 2018 Yılı Makine Teçhizat İhtiyaçlarının yazı ile istenilerek, gelen bilgilerin ve Birim Talebinin konsolide edilmesi ve Makine teçhizat teklifinin İhtiyaçlar doğrultusunda gider ve gelir tahminlerinin yapılması, teklif tavanlarına göre bütçe teklifinin Merkezler ve Bölümlerden 2018 Yılı Cari Bütçeden ihtiyaçlarının yazı ile istenilerek, gelen bilgilerin konsolide edilmesi ve bütçe teklifinin Merkezleri, Bölümler 2 hafta 1 ay 1 ay Yıllık İstatistiki Bilgilerin yıl içinde Birimin genel ve mali bilgileri ile ödenek takibi yapılan birimlerin mali bilgilerinin Talep eden birime - ÜÇ AYDA BİR YAPILAN İŞLEMLER Üçer Aylık Ödenek Gönderme ile ilgili işlemin yapılması İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ile ilgili toplantı yapılması Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim aylarının ilk haftası Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim aylarının ilk haftası Ayrıntılı Finansman Programına göre üçer aylık serbest bırakılan ödeneklere ilişkin ödenek gönderme belgelerinin harcama yetkilisince imzalanması İç kontrol sisteminin uygulanmasının değerlendirilmesi - AYLIK YAPILAN İŞLEMLER TELEFON ÖDEMELERİ Telefon Özel Kesintilerinin tespiti, bildirilmesi Telefon Özel Kesintilerin Üniversitemiz Özel Kesinti Sitemine girişinin yapılması santral telefon özel kesintilerinin tespit edilmesi, listelerin, maaşlardan kesilmek üzere Personel na ve kesilen tutarın Üniversitemize gelir kaydedilmesi için na bildirilmesi Personel Daire Telefon özel kesintilerinin sisteme girilmesi - 2016 İş Takvimi 3 / 7
MERKEZ KAMPÜS ELEKTRİK ÖZEL DOĞALGAZ ÖDEMESİ TELEFON ÖDEMELERİ KESİNTİLERİ İşin Konusu Santral (291 11 00) Rektörlük Genel Sekreterlik İdari ve Mali İşler Santral Harici Çıkışlar Telefon Faturalarının ödenmesi Cep telefonu faturasının ödenmesi Elektrik özel kesinti sarfiyatının hesaplanması, listelerin ve bildirimlerin yapılması Elektrik Özel Kesintilerinin Özel Kesinti Sitemine girişinin yapılması Doğalgaz Özel Kesintilerinin Bildirilmesi Doğalgaz Faturasının Ödenmesi Doğalgaz Özel Kesintilerinin Özel Kesinti Sitemine girişinin yapılması Fatura Dönemini takip eden ay Ayın 20-23'ü arası Cep telefonu faturasının ödenmesi, özel görüşme bedelinin tespiti ve bildirilmesi Aylık kwh harcamalarına göre hesaplanan elektrik sarfiyat tutarlarının; kampüste çalışan inşaat firmalarını Yapı İşleri ve Teknik na, kantin, çay ocakları, yemekhane, kitapevini Sağlık Kültür ve Spor na, lojmanlarda oturan personelin özel elektrik kesintisi tutarlarının Personel Daire na ve kesintilerin gelir kaydedilmesi için Daire na bildirilmesi Elektrik özel kesintilerinin sisteme girilmesi Ayın 10'una kadar Faturaların birim fiyat teklif cetveline uygunluğunun incelenmesi, hakedişlerinin, firmaya gönderilmesi, kontrol teşkilatı imzalarından sonra ödeme emri belgesi düzenlenmesi Fatura eki listede belirtilen doğalgaz tutarlarının; yemekhane ve öğrenci yemekhanesini Sağlık Kültür ve Spor Daire na, lojmanlarda oturan personelin özel doğalgaz kesintisi tutarlarını Personel na ve kesintilerin gelir kaydedilmesi için Strateji Geliştirme na bildirilmesi - Gereği için; Yapı İşleri ve Tek.D.Bşk. Sağlık Kültür ve Sp.D.Bşk. Personel Daire Bşk. Bilgi için; D.Bşk. Gereği için; Personel Daire Bşk. Sağlık Kültür ve Sp.D.Bşk. Bilgi için; D.Bşk. Doğalgaz Faturasının Ödenemesi D.Bşk. Doğalgaz özel kesintilerinin sisteme girilmesi Uluslararası İliş.Koor. Basın Yayın Halkla İliş. Merkez Kampüs Santral 1 hafta 2016 İş Takvimi 4 / 7
Su Ödemesi İki ayda bir Kütüphane ve Dokümantasyon, Rektörlük Kaloriferi, Rektörlük Ek Bina ve bahçe (39038270, 39036182, 39036266, 39036724 ve 39055300 abone numaralı sayaçlar) su faturalarının ödenmesi Kütüphane, Rektörlük Ek Bina ve Rektörlük Kaloriferi memurların öğle yemeğine yardım ödemeleri Her ay ve Dış Yerleşkelerdeki BEÜ Personeline öğle yemeği için satılan fiş bedelinin, Yemek Servisi Yürütme Kurulunun hesabına aktarılma için ödeme belgelerinin Veri Merkezi Girişleri Her ayın 7'sine kadar Üniversitemiz Veri Merkezi sistemine istenilen bilgilerin girilmesi - Aylık Nakit İhtiyaç Cetveli Her ayın 25'ine kadar Takip eden ayda ödeme işleminin yapılması planlanan giderlerin hesaplanması Daire Harcama Takip Listesi (Gider Takibi) Her ayın ilk haftası Birim tarafından takip edilen tertiplerden, bir önceki aya ait 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 21-f ve 22-d maddelerine göre yapılan giderlerin tablo haline HAFTALIK YAPILAN İŞLEMLER Haftalık Nakit İhtiyaç Cetveli Her hafta Perşembe günü Takip eden haftada ödeme işleminin yapılması planlanan giderlerin hesaplanması Daire 2016 İş Takvimi 5 / 7
YAPILAN DİĞER İŞLEMLER Ödenek ve Harcamaların Yıl içinde takibinin yapılması Yıl içinde düzenli olarak İhale hakedişlerin, aylık rutin ödemelerin, diğer giderlerin harcama takibine bloke edilmesi, kullanılabilir ödenek miktarının sürekli takibi ve istenildiğinde satınalma şubesine tertip ve kullanılabilir ödenek konusunda bilgi verilmesi, onay aşamasında harcama blokesinin yapılması, sipariş aşamasında bloke tutarın revizesi, ödeme emrinin Muhasebe Birimine gönderilmesi aşamasında harcamanın kesin harcama sütununa işlenmesi. - - Yolluk Ödemeleri Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu, Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu ve Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu beyanında bulunan personelin harcırahının ödenmesi için gerekli işlmelerin yapılması Daire Kurs Katılım Ödemeleri Kurslara katılan personelin kurs katılım giderinin ödenmesi Daire Abonelik ve Benzeri Gider Ödemeleri Abonelik ve benzeri giderler oluştuğunda gerekli işlemlerin yapılması. 15 Günlük Faaliyet Raporu 15 günde bir İki hafta tüm şubeler tarafından yapılan iş ve işlemlerin toparlanarak rapor halinde düzenlenmesi İdari ve Mali İşler D.Bşk. Genel Sekreterlik ÖYP İLE İLGİLİ YAPILAN İŞLEMLER ÖYP Ödenek Harcama Takibi 1) ÖYP kaynağının ve harcamasının araştırma görevlisi bazında, 2) Ödeneğin ve harcamanın tertip bazında takip edilmesi ÖYP Koordinatörlüğü ÖYP Koordinatörlüğü 2016 İş Takvimi 6 / 7
ÖYP Araştırma Görevlilerinin Yolluk ve Kurs Katılım Giderlerinin Ödenmesi Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu, Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu ve Katılım Gideri ÖYP Araştırma Görevlileri talebinde bulunan araştırma görevlileri için ÖYP Koordinatörlüğü gerekli işlmelerin yapılması Yılda Bir Yapılan Ödemelerin İş Takvimi Çizelgesi Ay Ödemesi Yapılacaklar Ocak Üniversitemizin EUA (European University Association-Avrupa Üniversite Derneği) yıllık üyelik aidatı ödemesi* Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Üniversitemiz İbni Sina Kampüsü Tıp Fakültesi Eğitim Öğretim Binası ile Araştırma Hastanesi Tesisleri yapımı için arazi izin bedeli ödenmesi Üniversitemizin İbni Sina Kampüsü Merkezi Derslikler Binasına Ulaşım Yolu için izin bedeli ödemesi Ekim Kasım Aralık *Ocak ayındaki serbest ödenek yeterli değilse Şubat ayında ödenebilir. 2016 İş Takvimi 7 / 7