Sayfa 1 / 9 Üniversitelerin İç ve Dış Yazışmaları Takibi ve Arşivlenmesi 2013
Sayfa 2 / 9 Yazan(lar) : Tarih : Nuray Altunay Yazı İşleri Sorumlusu Nihal Kalaycı Strateji Geliştirme Daire Başkan V. Tarih : Onaylayan(lar) : Tarih : Prof. Dr. Ömer Ceran Genel Sekreter V. Prof.Dr. Sabahattin Aydın Rektör Tarih :
Sayfa 3 / 9 İçindekiler: 1. Amaç ve Kapsam 2. Yöntem 3. Genel Kurallar 4. Ekler
Sayfa 4 / 9 1. Amaç ve Kapsam İstanbul Medipol Üniversitesi verdiği eğitim ve kattığı farklılıklarla, kalıcı üstünlükler kazanmış, bilim ve teknoloji üretimine odaklı, toplumun değişen ihtiyaçlarına cevap verebilen bireyler yetiştirmeyi ilke edinmekte, topluma ve evrensel bilime katkıda bulunmayı görev kabul etmektedir. üzerine hazırlanmış olan bu standart işleyiş yöntemi (SOP= Standart Operating Procedure) iletişim boyutunda, bu amaca hizmet etmek üzere, üniversite iç ve dış yazışmalarının yapılmasında, evrak akışı ve sorumlulukların tanımlanması ile, gerekliliklerin takibi, yerine getirilmesi ve evrak arşivi süreçlerini kapsar. 2. Yöntem Bütün yazışmalarda Yükseköğretim Kurumu Yazışma Kodları kullanılır (Ek-1) ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı Kodları (Ek-2) takip edilir. 2.1. Üniversite Dış Yazışmaları 2.1.1. Gelen Evrak (bkz. Ek-3) Üniversitenin Danışma bölümüne posta veya faks yoluyla ulaşan her türlü evrak, Danışma Görevlisi (santral) tarafından, aynı gün içerisinde, doğrudan isme veya herhangi bir birime gelmediği sürece, Yazı İşleri Bölümü`nde Yazı İşleri Sorumlusu na elden teslim edilmek suretiyle verilir. Yazı İşleri Sorumlusu gelen tüm evrakları Evrak Kayıt Dosyası na kaydeder (Ek-6). Kayıt işlemi, temel olarak, evrağın gelmiş olduğu yere bağlı olarak, Tarih (Evrağın ulaşma tarihi) Sayı (Evrak Kayıt Dosyası nda yer alan evrağın kuruma giriş sayısı) Eki (Gelen evrağın ekinin sayfa sayısı) Diğer (Tanımlanması gerekebilecek olan diğer bilgiler. Örn:CD/broşür) alanlarını içeren kaşe ile yapılır. Yazı İşleri Sorumlusu kaşelenmiş olan evrağı, her türlü evrağın, temel olarak, sevk noktası ve işlem merkezi olan, Genel Sekreter e elden sunar.
Sayfa 5 / 9 Genel Sekreter evrakların; hangi bölüme teslim edilmesi gerekliliğini, Rektör e arz gerekliliğini veya bizzat Genel Sekreterlik tarafından işleme alınması ile ilgili kararı verir (evrak üzerinde yazı ile veya evrak Akademik Birimler i ilgilendiriyor ise üst yazı ile ve üst yazının ikinci nüshasının Genel Sekreterlikte saklanması suretiyle). Bizzat Genel Sekreterlik tarafından işleme alınmasına karar verilen evrak, zimmet defterine kayıt esasına göre Yazı İşleri Sorumlusu tarafından Genel Sekreter Asistanı na elden teslim edilir. Yazı İşleri Sorumlusu, diğer evrakları ilgili bölümlerin Daire Sorumluları na, yine zimmet defterine kayıt esasına göre, elden teslim eder. Daire Sorumlular ı evrağı imza karşılığında teslim alır. Genel Sekreter in tanımı doğrultusunda, gelen evrak, işlem yapmayı gerektirmeyecek bir evrak ise, Yazı İşleri Sorumlusu tarafından Saklama Süreli Standart Dosya Planı (Ek-2) çerçevesinde kayda alınarak arşivlenir. Daire Sorumluları kendilerine ulaşan evrağı, iç işleyişleri paralelinde olmak üzere, işleme tabi tutar (kayıt, cevap, arşiv). 2.1.2. Giden Evrak (bkz. Ek-4) Rektör imzası ile giden evrak İstanbul Medipol Üniversitesi nden resmi kurumlara gönderilen yazılar Rektör imzası ile çıkartılır. 1. İdari Birimler e ait yazılar: - Talep/bilgi/cevap hazırlanır. İki nüsha olarak hazırlanan yazının kurumda kalacak olan kopyası üzerinde ilgili Daire Sorumlusu nun parafı yer alır. - Genel Sekreterlik talep/bilgi/cevabın uygunluğunu yine kurumda kalacak kopya üzerine paraf atmak suretiyle teyid eder. Gerektiğinde bilginin tekrar derlenmesi talebiyle yazıyı ilgili Daire Sorumlusu na iade eder. Giden yazının son versiyonuna ulaşılmış olması durumunda, Genel Sekreterlik paraf atmak suretiyle yazıyı Rektör e arz eder. - Rektör ün kontrolü ve imzasını takiben Daire Sorumlusu yazıyı Rektör Asistanı ndan alır ve Yazı İşleri Sorumlusu na zimmet kayıt defter esasına göre teslim eder. - Giden evrak numarası almış olan 2. Nüshalar ilgili birimler tarafından arşivlenir. - Yazı İşleri Sorumlusu giden evrak kaydı yapar, çıkış numarası verir ve evrağı zimmet kaydı ile kargo/posta göndericisine teslim eder.
Sayfa 6 / 9 2. Akademik Birimlere ait yazılar: - Talep/bilgi/cevap hazırlanır, Dekan tarafından imzalanır ve Fakülte Sekreteri tarafından Genel Sekreter Asistanı na verilir. - Genel Sekreterlik talep/bilgi/cevaba iki nüsha olarak üst yazı hazırlar. Kurumda kalacak olan kopya üzerinde Genel Sekreter Asistanı ve Genel Sekreter parafı ile Rektör e arz eder. - Rektör ün kontrolü ve imzasını takiben Daire Sorumlusu yazıyı Rektör Asistanı ndan alır ve Yazı İşleri Sorumlusu na zimmet kayıt defter esasına göre teslim eder. - Giden evrak numarası alınmış olan 2. Nüshalar ilgili birimler tarafından arşivlenir. - Yazı İşleri Sorumlusu giden evrak kaydı yapar, çıkış numarası verir ve evrağı zimmet kaydı ile kargo/posta göndericisine teslim eder 3. Rektörlük Özel Kalem yazışmaları: - Rektörlüğün doğrudan yazışmalarını (davet, seminer vs.) rektörlük özel kalemi yapar. - Rektör ün iki nüsha olarak yazıyı imzalamasını takiben Rektör Asistanı yazıyı Yazı İşleri Sorumlusu na zimmet kayıt defteri esasına göre teslim eder. - Yazı İşleri Sorumlusu yazıya giden evrak kayıt numarası verir (sayı ve gün/ay/yıl esasına göre tarih). - Giden evrak numarası almış olan 2.nüshalar Yazı İşleri Sorumlusu tarafından Rektör Asistanı na elden teslim edilir. - Yazı İşleri Sorumlusu giden evrak kaydı yapar, çıkış numarası verir ve evrağı zimmet kaydı ile kargo/posta göndericisine teslim eder.
Sayfa 7 / 9 Rektör imzası olmaksızın giden evrak Genel Sekreterlik ve Akademik Birimlerin yaptığı doğrudan yazışmalar - Davet v.b. içerikte olup rektörlükle bağlantısı olmayan yazışmalarda, yazı işlerinden kayıt numarası alınmaksızın, ilgili birimden evrak çıkışı yapılabilir. - İlgili birimler, ancak yetkileri dahilinde olmak üzere direkt olarak evrak çıkışı yapabilir. 2.2. Üniversite İç Yazışmaları ( Bkz Ek. 5) - Genel Sekreterlik Rektörlüğün, tüm yazışmalarını yürütür ve doğrudan gelen yazılar ile ilgili olarak gerektiğinde Rektör ü bilgilendirir. - İdari Birimler ile Akademik Birimler arasındaki tüm yazışmalar (özel haller hariç) Genel Sekreterlik üzerinden yapılır. Genel Sekreterlik gelen talepleri karşılar, gerekli yönlendirmeleri yapar ve gerektiğinde, yazı üzerine paraf konulması ve kısa açıklama ile Rektör e bildirilir. - Sistem olarak, bu yazışmaları Genel Sekreter Asistanı Evrak kayıt Dosyası (Ek-4) sistemi çerçevesinde olmak üzere kayıt altına alır. Aşağıdaki işlemler imzalı olarak, resmi yazı ile bildirilmelidir: - Üst makamların dosyalanması gereken talimat, talep ve sorunlarına ilişkin yazılar - Üst makamların dosyalanması gereken talimat, talep ve sorunlarına ilişkin yazılar - Mesaiye ilişkin yazışmalar (göreve başlama, kongre, izin vs.) - Özlük haklarına ilişkin belge oluşturan ikili yazılar (atama, ek ders bildirimi vb.) - Adli ve idari belge niteliğindeki yazışmalar - İlgili mevzuat gereği hazırlanan rapor, bildirim vb. yazıları - Kurul kararlarının tebliği - Her türlü tespit tutanağı - Belgelenmesi istenen uyarı, ikaz ve tekid yazıları - Talep dilekçeleri Resmi yazı ile iletilmesi gereken talep/bilgi/cevap için aşağıdaki süreç takip edilmelidir. - Bölüm sorumlusu/sekreteri, talep/bilgi/cevap hazırlar ve ilgili birimin sorumlusuna/sekreterine, zimmet kayıt esasına göre teslim eder.
Sayfa 8 / 9 - İlgili birim sorumlusu/sekreteri gereğini yerine getirir. Üst yazı hazırlaması gerektiği durumlarda ikinci nüshayı arşivler. Bununla birlikte, bilgi isteme, bilgilendirme, tebrik amaçlı yazılar mail yoluyla gönderilebilir. Bu yazılar için kayıt işlemlerinin yapılmasına gerek yoktur. Resmi yazı ile iletilen talep/bilgi/cevap yazısını alan bölüm Gelen-Giden Evrak takibi için kullanılmış olduğumuz dosyanın sütun başlıkları sistemi içerisinde kayıt altına alır. Dekanlıklar ve müdürlükler kendi altlarındaki her birime, Birim amirleri kendi altlarındaki her düzeye (bölüm başkanlığı, anabilim dalı başkanlığı, öğretim elemanı), Rektörlükler kendi altında her birime (akademik, idari, birey), Genel sekreterlikten rektörlük idari birimlerine (Daire başkanlıkları) yazışmalar olabilir. Dağıtımlı yazılarda bilgi ve gereği için ilgili birime (personel, muhasebe, öğrenci işleri vs.) ibaresi kullanılır. edilir. Dilekçeler dekanlık, müdürlük ve rektörlüğe yazılır ve buradan ilgili birime havale Evrakların türüne göre gelen/giden kaydı yapılır ve 2.nüshası arşivlenir. 3. Genel Kurallar Her türlü yazışmanın İstanbul Medipol Üniversitesi nin kurumsal kimliğini yansıtan bir unsur olacağı unutulmamalıdır ve imla kurallarına ve Türk Dil Kurumu nun tanımladığı kurallara uyulmasına özen gösterilmelidir. Her türlü yazışmada yazışmayı alan tarafın kolay ve hızlı anlayabileceği ifadeler kullanılmalıdır. Başbakanlık Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği (Ek 7) temel olarak referans alınmalıdır.
Sayfa 9 / 9 4. Ekler Ek. 1 Yükseköğretim Kurumu Yazışma Kodları Ek. 2 Saklama Süreli Standart Dosya Planı Ek. 3 Üniversite Dışı Yazışmalar Gelen Evrak Ek. 4 Üniversite Dışı Yazışmalar Giden Evrak Ek. 5 Üniversite İç Yazışmaları Ek. 6 Evrak Kayıt Dosyası Ek. 7 Başbakanlık Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği 18/10/2004 No : 2004/8125