E-performans Akış Personel Datası Aktarılır Değerlendirme Yöntemine Karar verilir ( 180, 360, Hedef, Balance Score Card, Proje) INKA - Basic Module INKA.NET - Self Service Formlar Oluşturulur Form akışı için sistem düzenlenir. SAP, Oracle HR, Other Değerlendirmeler yapılır Analizler ilgili dönem için veya geçmiş dönem karşılaştırmalı olarak alınır E-PERFORMANS TANITIMI - 2
ÜST YÖNETİM ÖZETİ Kurumunuzda verimliliği ve organizasyonun etkinliğini arttırmak, belirlenen stratejik plan ve hedefler doğrultusunda çalışanların temel, fonksiyonel ve yönetsel farklılıklarını saptamak, gelişmelerini takip etmek amacı ile uygulanan performans değerlemelerinin tamamen elektronik ortama taşınarak daha ölçülebilir, karşılaştırılabilir, kısa dönemler içinde tekrarlanabilir bir yapıya geçişi e-performans ile sağlanabilir. Bildiğiniz gibi, teknolojik gelişmeler doğrultusunda IK yönetiminin de birtakım dönüşümler yaşaması, İnternet ve bilgi teknolojilerinden stratejik bir araç olarak yararlanması sektörlerinde liderliği yakalamayı ve gelişimleri takip etmeyi amaçlayan şirketler açısından kaçınılmaz bir hale gelmiştir. SFS-MAN, 1990 yılından beri Türkiye'nin ilk "İnsan Kaynakları" yazılımlarından biri olan INKA - İnsan Kaynakları Yönetim Sistemini geliştirmiş, firmalara sunmuş ve halen kendi bilgi ve deneyimleri, uzmanlardan alınan danışmanlıklar ve müşterilerinin talepleri doğrultusunda mevcut sistemlerini geliştirmeye devam etmektedir. Bu sistemin bir parçası olan Performans Değerlendirme modülü, şirket vizyonu ve stratejileri doğrultusunda, çalışanların şirkete sundukları katma değeri ölçmek, eksikliklerini, yeterliliklerini, fazlalıklarını, yetersizliklerini tüm yönleriyle gözden geçirmek ve bu ölçüm doğrultusunda çalışanları ödüllendirmek veya eğitim planlamalarını belirlemek amacı ile kurulmuştur. e-performans, Performans değerleme sürecinde yaşadığınız zorlukları, günümüz teknolojilerini kullanarak aşmanızı; gerek hazırlık, gerek değerlendirme ve gerekse analizler aşamasında, çok kolay ve mekan bağımsız elde edilebilen sonuçlar elde etmenizi sağlayarak, performans değerleme sürecini, sürekli yaşayan bir sürece dönüştürmek suretiyle KURUM VERİMLİLİĞİNİN ARTIŞINA katkıda bulunmaktadır. e-performans, kurumların ihtiyacına göre uyarlanarak performans değerlendirme süreçlerine hızlı ve etkin çözüm getiren bir uygulamadır. e-performans sisteminde değerlendirmeler internet/intranet ortamında gizlilik ve güvenlik ön planda tutularak yapılır. Tüm süreçlerin (formların hazırlanması, performans metodunun ve personel bilgilerinin sisteme uyarlanması, formların doldurulması, değerlendirmelerin yapılması, insan kaynaklarının tüm raporları grafiksel ve raporsal olarak elde etmesi) en fazla 1 haftada tamamlanabileceği için belli kritik pozisyonlar için değerleme süreci aylık periyodlara kadar indirebilir. Hedeflere göre performans değerlendirmelerini, proje bölümleriniz için (hedefleri her dönemde değişiklik arzeden ve yöneticisi tarafından saptanan) e-performans otomatik olarak yürütecek, takibi imkansız gibi olan bireysel değişik hedef performansını çok kolay ve zevkli hale getirecektir. Form doldurmaların, eksik doldurmaların kontrolünü otomatik yapma ve uyarı e-mailleri göndermesi size büyük kolaylık sağlayacaktır. Sürekli verimlilik sloganını destekleyen e-performans sağ kolunuz olacaktır. Yüzlerce karşılaştırmalı grafik alarak stratejik kararlar üretmek sadece insan kaynaklarının değil her departmanın yararlanabileceği bir uygulama olacaktır. E-PERFORMANS TANITIMI - 3
e-performans : Amacı; Performans değerlendirme sürecinde yaşadığınız zorlukları teknolojinin imkanları ile ortadan kaldırmak, gerçekleştiremediğiniz işlevleri değerleme sürecine eklemektir. e-performans; esnekliği, uygulamada sağladığı kolaylıklar ve güvenilirliği ile performans değerlendirme sürecine hızlı ve etkili çözüm sağlayan bilgisayar destekli bir modeldir. Sürekli Performans sloganı ile gelişen e-performans Yetkinliklere göre performans Hedeflere göre performans 360 derece performans Proje performansı veya bunların karışımları şeklindeki tüm değerleme metodlarını ve ayrıca Balanca Score Card uygulamalarını desteklemektedir. En önemli iki faydası : 365 gün 7/24 istifade edebileceğiniz yaşayan bir performans değerleme sistemi kurulmuş olur. Kuruma yeni atanmış bir yönetici bir gün içinde ekibinin geçmiş değerlemelerini grafiksel ve raporsal inceleyerek kimlerin hangi konuda iyi olduğunu, kimlerin ne tip hedefleri başardığını, kimlerin gelişim içerisinde olduğunu, kimlerin ne tip desteklere ihtiyaç duyduğunu belirleyebilir. İddia ediyoruz!!! e-performans 'ın kurumunuzun uyguladığı değerleme sistemine adapte edilme süresi sadece 1 gündür. Kullandığınız IK Yönetim yazılımından bağımsız olarak, sadece bilgi alıp vererek çalışabilmektedir. Ön avantajları; Mevcut değerlendirme formlarınızı aynen veya istediğiniz değişiklikleri uygulayarak sisteme kendiniz tanıtabilirsiniz. Personel bilgileri ve organizasyon yapısı Excel üzerinden sisteme aktarılabilir. Forma son anda veya değerlendirme sürecinde bile soru eklenebilir. Kağıt formların basımı, dağıtımı, dolaşımı, geri toplanması gerekmez. Değerlendirmenin ve raporlamanın internet üzerinden yapılması ve dünyanın her yerinden ulaşılabilir olması nedeniyle maliyet ve süreç kontrolü açısından büyük kazanımlar sağlanarak kağıt israfı ve bilgisayara bilgi girişi yükü ortadan kalkar. Çalışanlar, sisteme kişisel erişim bilgileri ile girdiklerinden gizlilik ve güvenlik ön plandadır. Farklı ünvan, servis, bölüm veya departmanlar için farklı formlar tanzim edilebilir. Değerlendirme yöntemi istenildiği şekilde belirlenebilir; değerlendiren, değerlendirilen ve varsa 2.amir arasındaki form akışı değişik kombinasyonlarda uygulanabilir. Formlarda bulunan sorulara, soru gruplarına, kriterlere, varsa hedeflere önem ağırlıkları atanabilir. Form oluşturma, form doldurma ve analiz sürecinde kullanılacak olan programlar bilgisayarda mevcut web tarayıcısı vasıtası ile yapılır ve kullanıcının herhangi bir aşama için ek bir program yüklemesine gerek yoktur. E-PERFORMANS TANITIMI - 4
Yetki verilen kişiler kendilerine bağlı personelle ilgili tüm analizleri, organizasyonun hiyararşik yapısına uygun olarak izleyebilir ve dolayısıyla sistem, yönetim kademesinin de sürekli olarak içinde yer alacağı bir yapıyı destekler. Form sonuçlarının manyetik ortama girişi gerekmez. Form sonuçları anında grafiksel analizlere ve raporlara dönüşür. Tüm analizleri yetki verilen herkes izleyebilir. Analizler form, kriter, tip, soru, sicil, ünvan, bölüm, şirket bazlarında veya bunların kombinasyonları bazında alınabildiği gibi geçmiş dönem karşılaştırmalı olarak da alınabilmektedir. Form doldurmayanlara veya eksik dolduranlara otomatik e-mail uyarısı yapılabilir veya raporlanıp telefon ile uyarı listesi alınabilir. Tüm süreç (formların hazırlanması, performans metodunun ve personel bilgilerinin sisteme uyarlanması, formların doldurulması, değerlendirmeler) en fazla 1 haftada tamamlanabildiğinden değerlendirme ihtiyaca göre aylık periyodlara kadar indirilebilir. Opsiyonel olarak eğitim gereksinimi sorulup, analiz edilebilir. Opsiyonel olarak ödül / prim analizleri yapılabilir. (Performans Formu genelinde veya belirlenecek kriterler detayında ve gerekiyorsa organizasyonel kırılımlar bazında; performans değerlendirmeleri sonucunda personelin almış olduğu puanlar analiz edilerek, belirlenmiş ödül / prim listeleri alınabilir.) Opsiyonel olarak alternatif personel bilgisi alınabilir. Hedeflere göre performans değerlendirme; Hedeflere göre performans değerlendirmelerini proje bölümleriniz için (hedefleri her dönemde değişiklik arzeden ve yöneticisi tarafından saptanan) e-performans otomatik olarak yürütecek, imkansız gibi görünen bireysel değişik hedef performans takibini çok kolaylaştıracaktır. Her yönetici kendisine bağlı personele değişik sayıda ve farklı hedefler verebilir. Hedeflerin önemi yönetici tarafından verilebilir. Hedeflere süre atanabilir, hedeflerin değerlendirmeleri sayısal veya önceden belirlenmiş skalalar bazında yapılabilir. Değişik hedef grupları oluşturarak hedeflerde kategorizasyon yapılıp ayrı ayrı değerlendirilebilir. (Ör: takım hedefleri, proje hedefleri, v.s.) Üst yönetim kademesinden başlayarak tüm çalışanlara kadar şirket hedeflerinin gerçekleşme durumu takip edilebilir ve bununla ilgili muhtelif raporlar alınabilir. Çalışanlar bireysel hedeflerinin yanısıra bağlı oldukları takım veya proje hedeflerini takip edebilirler. Bir sonraki dönem sistem otomatik olarak forma bir önceki hedefleri ekler ve gerçekleşme durumunu sorar. Görüşmeler esnasında geçmiş senenin değerlendirilmesi dışında gelecek senenin hedefleri ve beklentileri de paylaşılır. Dönem içinde hedeflerin veya ağırlıklarının değişmesi durumunda kişiler e-mail yoluyla uyarılabilir. E-PERFORMANS TANITIMI - 5
e-performans Çözüm Önerisi Performans değerleme sürecinizde kullandığınız metod sizin tarafınızdan Internet/Intranet ortamına tanıtılabilecek yapıdadır. Hazırlık aşaması; Personel kısa bilgileriniz (sicil, ad, soy ad, bölüm, unvan,ast üst, e-mail adresi) tanıtılır. Sorular, kriterler ve formlar tanıtılır. Soruların (değerlendiren / değerlendirilen / üst yönetici) kimler tarafından cevaplanacağı yetkilendirilir. Değerlendirme akış kural ve parametreleri belirlenir. Soru / Kriter / Hedef ağırlıkları belirlenir. Kim kimi hangi form ile değerlendirecek belirlenir. Değerleme Aşaması; Her personele bir şifre üretilir, Personel bu şifre ile girdiğinde kendisinin doldurması gereken formları üç bazda görecektir. - Değerlendireceği kişilerle ilgili form - Amir olarak değerlendireceği kişi ile ilgili form - Kendisini değerlendirenlere görüş bildireceği form Formları seçip (link ine tıklayarak) doldurmak, kısmen doldurup kısmen sonra devam etmek mümkündür. Her personel formları doldurur ve değerlendirmeleri tamamlar. Her yönetici çalışanlarına farklı ve istediği sayıda hedef verebilir ve farklı ağırlıklar atayabilir. Form doldurmayanlara veya eksik dolduranlara otomatik uyarılar yapılır. Analiz Aşaması; e-performans Sisteminden Alınabilecek Analizler: Formların cevaplama işlemi tamamlandıktan sonra, değerlendirme için gereken bilgiler sisteme kaydolmuş ve incelenmeye hazır duruma gelmiş olur. Bu verilerden: 1.1. Sicil bazında araştırmalar 1.2. İki sicil kodu arasında araştırmalar 1.3. Bölüm bazında araştırmalar 1.4. Unvan bazında araştırmalar E-PERFORMANS TANITIMI - 6
ve analizler yapılabildiği gibi organizasyonel yapıda belirlenmiş unsurlar bazında da sınırsız sayıda analizler alınabilir. 360 o performans değerlendirme; Geleneksel performans değerlendirme sistemi; nispeten tek boyutlu işleyen, değerlendirilen, amir ve üst amir arasında muhtelif kombinasyonlar şeklinde uygulanan bir süreçtir. Örneğin en genel kullanılan şekliyle amirin değerlendirmesini takiben kişi kendini değerlendirir veya görüş bildirir, bazı durumlarda da üst amirin görüşü alınır. Özellikle, bu süreçte değerlendiricinin değer yargıları, duyguları devreye girmekte, objektiflik ve güvenirlik konusunda şüpheler ortaya çıkabilmektedir. Bunun sonucu olarak performans değerlendirme sürecinde açıklık, katılım, güven, objektiflik gibi kavramlar ortaya çıkmaktadır. Tek kişinin değerlendirme yapmasından kaynaklanan subjektifliği en aza indirmek amacıyla son yıllarda değerlendirme sürecine birden fazla kişiyi katan 360 Performans Değerlendirme yöntemi önem kazanmıştır. 360 Performans Değerlendirme Sistemi, bir çalışanın sahip olması beklenen yetkinlikler hakkında üstlerinden, çalışma arkadaşlarından, parçası olduğu proje takımlarının diğer üyelerinden, müşterilerden, tedarikçilerden v.b ilişkide olduğu kişilerden bilgilerin toplandığı, performans değerlendirmeye çok yönlü bir bakış açısı getiren bir sistemdir. 360 Performans Değerlendirmenin temel amacı, kişiye farklı kaynaklar tarafından geribildirim verilmesine olanak sağlayarak, kişisel gelişimine katkıda bulunmaktır. 360 geri bildirim süreci, tüm bireylerin güçlü ve zayıf yönlerini anlamalarına yardımcı olur. Dolayısıyla, 360 Derece Performans Değerlendirme, organizasyonda klasik performans değerlendirme sisteminin yerine geçen bir araç değil, tamamlayıcı bir araç niteliğindedir. 360 Performans Değerlendirme Sistemini diğerlerinden ayıran önemli özellik, kişilere geribildirim sağlayabilmesidir. 360 Performans Değerlendirme Sistemi, kişisel geribildirim ve gelişim sistemi olarak kullanıldığı gibi bir grubun veya takımın performansı ile ilgili genel eğilimlerin belirlenmesine de olanak sağlar. Örneğin, bir şirket içerisinde satış ekibinin ya da yönetim ekibinin genel olarak etkinliği ölçülebilir. Yönetici hakkında çalışanın arkadaşlarından, astlarından ve yöneticilerinden gelen geri bildirimler, kişi hakkında yoğun bir bilgi trafiği oluşmasını sağlamakta ve böylece gruplar arası iletişimi de güçlendirmektedir. Bu sistem, tek bir kişinin görüşünün temel alındığı klasik performans sistemine göre daha objektif değerlendirme sonucu sağlar. Niçin e-performans 360 o performans değerlendirme sisteminin uygulanabilmesi için iletişimi daha kolay sağlayabilmek, bürokrasiyi azaltmak ve insan gücünden tasarruf etmek amacıyla elektronik bir ağ ortamı yani internet / intranet tabanlı bir yazılım kullanmak daha da önem kazanmaktadır. Bu nedenle, e-performans ile hem değerlendirmelerinizi ortam bağımsız olarak internet / intranet erişimi olan herhangi bir noktadan yapabilir, hem bu metodun tabii bir sonucu olarak ortaya çıkacak veri yoğunluğundan etkilenmeden son derece hızlı ve verimli bir çalışma neticesinde sonuca ulaşabilirsiniz. e-performans, güvenilirliği, esnekliği ve uygulanabilirliği yanında son kullanıcının taleplerini tam ve eksiksiz karşılayabilecek teknolojik alt yapıya sahip bir yazılım modelidir. E-PERFORMANS TANITIMI - 7
Avantajları; Klasik performans değerlendirme sisteminde belirtilen avantajlara ilaveten; Opsiyonel olarak değerlendirilmek istenmeyen yetkinlikler ortalamaya katılmayabilir. Opsiyonel olarak yetkinlik soruları random olarak gelir. Soru grupları oluşturulabilir ve bu gruplara göre analizler alabilirsiniz. Performans değerlendirmesine katılan kişileri amirleri, 2. amirleri, astları, takım arkadaşları, tedarikçiler, müşteriler ve diğer ilişkide bulunduğu kişiler değerlendirebilir. Kişinin performans puanı tüm değerlendirmelerin ortalamasından oluştuğu gibi değerlendirici gruplara oran verilerek de oluşturulabilir. Opsiyonel olarak kişiler kendi değerlendirici listelerini oluşturabilirler. Bir kişinin en fazla kaç kişiyi değerlendirebileceğini belirleyebilirsiniz. Random olarak değerlendirme listesinde eleme yapılabilir. Bunu yaparken de kişileri kaç kişinin değerlendireceğini belirtebilirsiniz. Opsiyonel olarak belirtilen tarihten sonra işe başlamış olan kişileri değerlendirmeye dahil etmez. Bütün yetkinlikleri çok iyi veya çok kötü olarak yapılan değerlendirmeler elenebilir. Verilen puan aralığının dışında kalan performans puanları analizlere dahil edilmeyebilir. Yatırım gereksinimi; Sistem, www.e-performans.tv internet adresine üye olunması halinde, donanım, database, yazılım v.b. hiç bir yatırım yapmaya gerek kalmadan kullanılabilir. E-PERFORMANS TANITIMI - 8
Örnekler; E-PERFORMANS TANITIMI - 9
Analiz Örnekleri; Yetkinlik Analizi; Şirket ortalamasını, Bölüm ve ünvan ortalamasınıı ve kişinin performans puanını verir. Frekans Raporu: Kişisel Puan Soru grupları vb. seçenekler için bu analiz alınabilir E-PERFORMANS TANITIMI - 10
Tüm Şirket çalışanlarının performans puanlarını, Değerlendirme ilişkisine göre aşağıdaki şekilde görebilirsiniz. Rapor Örnekleri; Form Verileri: Değerlendirmeye katılanların kaçı formu doldurmuş, kaçı yarım bırakmış vb. bilgisini verir. From Verileri Detay:Grafik olarak değerlendirmeye katılmamış, Değerlendirmeyi yarım bırakmış veya tamamlamış olan kişileri verir ve ilgili kişilere istediğiniz formatta mail atma olanağı sağlar. E-PERFORMANS TANITIMI - 11
Değerlendirme Sayıları: Değerlendirilen veya değerlendiren kişi basında kimlerin formları kapanmış kimler devam ediyor bilgisini verir. Genel Değerlendirme:Soru gruplarına göre takım arkadaşlarının değerlendirmesini ve kendi kendini değerlendirmesinin sonucunu karşılaştırır. E-PERFORMANS TANITIMI - 12
Genel Değerlendirme Detay:Soru grubunun içindeki yetkinliklerin detayını da verir. Güçlü ve Gelişmeye Açık Yönleri: E-PERFORMANS TANITIMI - 13