Yeni Yönetici Olmak
Cep Yönderi Dizisi Cep Yön de ri Di zi si yö ne ti ci le rin iş ya şa m n da her gün karş laş t k la r en yay g n mey dan oku ma la ra ive di çö züm ler öne ri yor. Di zideki her ki tap ta, güç lü ve za y f yan la r n z tes pit et me ye ve kri tik be ce ri le ri ni zi kes kin leş tir me ye yara yan kul la n ş l araç lar, test ler ve ger çek ya şam dan al n m ş ör nek ler yer al yor. s ter ma sa ba ş n da, is ter bir top lan t da ya da yol da olun, bu cep ki tap ç k la r si ze işi ni zin gün lük ta lep le riy le da ha h z l, da ha kav ra y ş l ve da ha et kin bir biçim de ba şa ç k ma im kâ n ve re cek tir. Di zi nin ki tap la r : Ekip Li der li ği Top lan t Yö ne ti mi Za man Yö ne ti mi Pro je Yö ne ti mi Li der lik Koç luk Ge ri bil di rim Et ki li ş Ya z la r So nuç Al c Mü za ke re Et kin Su num lar Stres Yönetimi nsanlar kna Etmek Kriz Yönetimi Üstünüzü Yönetmek Görev Devretmek Kariyerinize Yön Vermek Bir Çal şan şten Ç karmak Zor Etkileşimleri Yönetmek Bir Çal şan şe Almak novasyon Yapmak Performans Değerlendirmesi Çal şanlar Geliştirmek Bütçe Haz rlamak Finans Anlamak Değişimi Yönetmek Stratejiyi Uygulamak Performans Ölçmek Pazarlamay Anlamak Yarat c l ğ Teşvik Etmek Sanal Ekiplere Liderlik Etmek ş Süreçlerini yileştirmek Stratejik Düşünmek Hedefleri Belirlemek İş Planı Oluşturmak Çalışanları Elde Tutmak Ekip Yönetimi Müşterinize Odaklanmak Çeşitliliği Yönetmek
Yeni Yönetici Olmak Her Gün Karşılaştığınız Sorunlara Uzman Çözümler
ISBN 978-605-5090-23-4 Orijinal adı ve yayıncısı: Becoming a New Manager Har vard Bu si ness Scho ol Pub lis hing Cor po ra ti on, 2008 Optimist Yay m Dağ t m San. ve Tic. Ltd. Şti. Sertifika no. : 11970 Telefon : 0216 481 29 17-18 Faks : 0216 521 10 64 e-posta: optimist@optimistkitap.com www.optimistkitap.com www.iskitaplari.com facebook.com/optimistkitap twitter.com/optimistkitap www.youtube.com/optimistkitap www.optimistkitapblog.com Optimist yay n no. : 343 Ko nu : ş-yö ne tim Çe vi ren : Me lis nan Ya y na ha z r la yan : Utku Umut Bulsun Bas m : Ağustos 2013, stanbul Dü zel ti : Yaşar Trakyalı Düzenleme : Selim Talay Bas k ve cilt : Tor Ofset San. Tic. Ltd. Şti. Sertifika no. : 13137 Hadımköy Yolu Akçaburgaz Mah. 4. Bölge 9. Cadde 116. Sokak. No: 2 Esenyurt - STANBUL Tel: 0212 886 34 74
İçin de ki ler Yönderin Mesajı: Meydan Okuyucu ve Ödüllendirici Bir Yolculuk 9 Yeni Yönetici Olmak: Temel Bilgiler Yönetimle İlgili Mitleri Anlamak 13 Yönetimle ilgili yaygın yanlış varsayımları dağıtmak için faydalı enformasyon. Önceden olduğu gibi aynı becerileri kullanacağım 14 Güç bende olacak 16 Çok daha özgür olacağım 19 Kontrol her zaman bende olacak 19 Öncelikle eğitim yoluyla işi öğreneceğim 20 Karmaşık Beklentileri Anlamak 23 Yönetici olduğunuzda sizin ve başkalarının sahip olduğu birçok farklı beklentiyle ilgili iç görüler. Kendinizden ne bekleyeceksiniz? 24 Astlarınız, patronlarınız ve görevdeşleriniz sizden ne bekleyecekler? 25 Çatışan beklentileri nasıl yöneteceksiniz? 28 Yeni Rolünüzü Tanımlamak 31 Yeni rolünüzün üç kritik bölümüyle ilgili açıklamalar. Gündem belirleyici haline gelme 32 Şebeke kurucu haline gelme 33 Daha geniş bir bakış açısı benimseme 34
Ekipleri Yönetmek 37 Ekiplerin nasıl faydalı olduklarına ve onları etkin bir şekilde nasıl yöneteceğinize dair iç görüler. Neden ekipler yaratılır? 38 Ekip nasıl yönetilir? 39 Bireysel Çalışanları Yönetmek 41 Astlarınızdan alabileceğinizin en fazlasını almanız için stratejiler. Yönetim tarzlarını anlamak 42 Geribildirimi ne zaman ve nasıl vereceğinizi bilmek 44 Koçluğu kullanmak 45 İlişkiler üçgenini anlamak 47 Çeşitliliği ve Grup Kültürünü Teşvik Etmek 49 Farklılıkları artırmanız ve üretken bir kültür yaratmanız için stratejiler. Çeşitlilik biçimlerini anlamak 50 Çeşitliliğin elle tutulamaz boyutlarını kavramak 51 Grup kültürünüzü anlamak 52 Yeni bir grubun kültürünü şekillendirmek 53 Yeni Kimliğinizi Kucaklamak 57 Bir yönetici olarak bürüneceğiniz yeni kişiye uyum sağlamanız için faydalı fikirler. Motivasyonlarınızı anlamak 58 İşi yapma yeteneğinizi değerlendirmek 59 Yeni kendinizi tanımak 61 Duygusal Zekânızı Güçlendirmek 63 Grubunuza ve kendinize fayda sağlamak üzere DZ yi kullanma fikirleri. Duygusal zekâ nedir? 64 Duygusal zekânızı çoğaltmak 66
Yeni Duygularla Başa Çıkmak 67 Yönetici olmakla birlikte gelebilen duygularla başa çıkmanız için stratejiler. Beklenecek şey 68 Rol gerginliği 69 Sonu gelmeyen sorun çözme 71 Yalıtım 72 Liderliğin yükleri 73 Gerginliği gevşetmek 75 Yönetici Olmanın Ödüllerini Toplamak 79 Yeni bir yönetici olarak çabalarınızın meyvelerinin keyfini nasıl sürebileceğinizle ilgili fikirler. Önemli psikolojik ihtiyaçları tatmin etmek 80 Gelişmek ve büyümek 81 İşbirliği yapmak 82 İpuçları ve Araçlar Yeni Yönetici Olmak için Araçlar 87 Neyin iyi bir yönetici yaptığını değerlendirmenize, bireysel katkı sunucular ve yöneticiler tarafından kullanılan becerileri karşılaştırmanıza, duygusal zekânızı enine boyuna ölçmenize, faydalı bağlantıların listesini çıkarmanıza ve yönetim tarzınızı tek tek astlarınıza uyarlamanıza yardımcı olacak çalışma kâğıtları. Kendinizi Sınayın 93 Bu kılavuzda sunulan kavramların yararlı bir özeti. Neler öğrendiğinizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitabı okumadan önce, bir kere de sonra yapmanızda yarar vardır. Test sorularının doğru yanıtları 97
Yönderin mesajı: Meydan Okuyucu ve Ödüllendirici Bir Yolculuk Bireysel bir katkı sunucu olarak ustalaştığınız yıllardan sonra yönetici bir pozisyona henüz terfi aldınız. Bir yandan önünüze çıkan fırsattan heyecan duyarken diğer yandan yeni meydan okumaların sorumluluğunu alma ve alışkın olduğunuzdan çok daha farklı bir yolla faaliyet gösterme konularında biraz tedirginsiniz. Bu karışık duyguların hepsi de normal. Bunlar aynı zamanda akıllı olduğunuzun da işaretleri. Bu şekilde hissetmeniz, yönetime geçişin hem meydan okuyucu hem de ödüllendirici zaman, sabır ve pratik gerektiren bir yolculuk olduğunun farkında olduğunuzu gösterir. Bu yüzden yeni rolünüze şöyle bir bakarken yönetici olmanın ne anlama geldiği hakkındaki eski varsayımlarınızı bir kenara bırakmaya hazırlıklı olun çünkü gerçekler sizi şaşırtabilir. Ekiplere liderlik yapmak, çeşitli yarardaşların çatışan beklentilerini dengelemek ve departmanınızın ya da grubunuzun kültürünü şekillendirmek dahil olmak üzere yeni bir dizi beceride ustalaşmaya hazırlanın. Yönderin Mesajı 9
Bu kılavuz size yönetim işleriyle ilgili hakikatleri tanıtır ve yönetim rolüne geçiş yaparken kuruluşunuza değerli katkılar sunmanıza yardımcı olacak öneriler ve araçlar sağlar. Linda A. Hill, Yönder Profesör Linda A. Hill kapsamlı bir saha çalışmasının ardından, yöneticilerin bugünün yatay ve gitgide çeşitlenen kuruluşlarında etkin bir yönetim için koşullar yaratmalarına yardımcı olmuştur. Harvard İşletme Okulu nda profesör ve Liderlik Girişimi başkanıdır. Aynı zamanda çok satan Yönetici Olmak (Harvard İşletme Okulu Yayınları, 2003) kitabının yazarı ve Harvard İşletme Okulu Yayınlarından çıkan ödüllü Sonuçlar için Koçluk Yapmak ve Astları Yönetmek etkileşimli programlarının içerik uzmanıdır. 10 Yeni Yönetici Olmak
Yeni Yönetici Olmak: Temel Bilgiler
Yönetimle İlgili Mitleri Anlamak
Tebrikler! Yönetici oluyorsunuz. Çok çalıştınız ve artık yeni rolünüze büyük bir adım atmak için hazırlanıyorsunuz. Belki de yönetim gerçekliğine bu doğrultuların herhangi birinden giriyorsunuzdur: Bireysel bir katkı sunucu olarak etkileyici başarılara imza attınız sözgelimi, şirketinizin en iyi mühendisi olarak. Denetmeniniz sizi ekip liderliği pozisyonuna terfi ettirdi örneğin bir ürün geliştirme ekibinin başına. Kendi başınıza başarılı bir iş kurdunuz. Bu başarıyı sürdürmek için idari yardımcı, muhasebeci veya satış personeli gibi elemanlar alıp yönetmeniz gerekiyor. Nereden gelirseniz gelin yöneticilerin gerçekten ne yaptığını anlayarak yeni rolünüzde sürekli başarı şansınızı artırabilirsiniz. Önceden olduğu gibi aynı becerileri kullanacağım Birçok yeni yönetici bireysel katkı sunucular olarak kullandığı becerilerle aynı becerileri kullanacağına inanır bu 14 Yeni Yönetici Olmak
becerileri daha meydan okuyucu projelere uygulamaya ihtiyaç duymaları hariç tabii. Fakat gerçeklikte bireysel katkı sunucu olarak başarıya götüren beceriler, yönetmek için gerekenlerden çarpıcı biçimde farklılaşır. Satış personelliğinden bölgesel satış müdürlüğüne terfi ettiğinizi farz edin. Satış personeli olarak muhtemelen sattığınız ürünlerin özelliklerini ve faydalarını anlamak, müşterilerinizin ihtiyaçlarını şirketinizin sunuları yardımıyla nasıl tespit ve tatmin edeceğinizi bilmek ve kendi başınıza satış görüşmeleri yapmak dahil olmak üzere pek çok önemli beceriye sahiptiniz. Bölgesel bir satış müdürü olarak, bireysel satış personeliyken keskinleştirdiğiniz becerilerinizi yine kullanmanız gerekecektir fakat artık hedeflerinize ulaşmak için başkaları üzerine de kafa yormalısınız. Şunları yaparken yeni yönetim becerileri öncekinden çok daha insan ve süreç yönelimli olacaktır: Satış tarzlarını gözlemlemek için satış personelinizle birlikte seyahat ederken Satış ekibinize yeni katılan üyelere koçluk yaparken Astlarınızın her birinin performansını değerlendirirken Ekibiniz için gerekli kaynakları elde etmek üzere görevdeşlerle beraber çalışırken Şirketin bölgesel satış hedeflerini elde etmeleri için satış personelini motive ederken Yönetimle İlgili Mitleri Anlamak 15
Yeni pozisyonunuza getirdiğiniz beceriler kariyeriniz boyunca değerli olmaya devam edecektir. Ne var ki bir yönetici olarak başarınız bir dizi başka beceriye de bilhassa insan becerilerine dayanacaktır. Güç bende olacak Bir yönetici olarak, bireysel bir katkı sunucuyken sahip olduğunuzdan daha fazla güce sahip olacağınızı hayal ediyor musunuz? Bu sonuca ulaşmak kolaydır. Ne de olsa birçok yönetici, bütçeler, kadrolaşma ve gruplarının diğer yönleri üzerinde kontrol biçiminde daha fazla resmi otoriteye sahiptir. Ve kuruluş içinde daha yüksek statüye sahiplerdir. Kendi denetmenlerinin tavsiyesi ve desteği, üst düzey yöneticilerin dikkati, eğitim ve gelişim fırsatları ve benzeri gibi önemli kurumsal kaynaklara daha fazla erişime de sahiplerdir. Yöneticiler güce sahip olabilirler fakat gerçeklikte güç, bir yöneticinin etkisinin garantisi değildir. Bir yönetici olarak başkalarını etkilemek için güç araçlarını otorite, statü ve erişim kullanmanız gerekir. Fakat güç ve etki iki farklı şeydir. Güç: Bir bireyin veya grubun bir başka bireyi veya grubu etkileme potansiyeli. 16 Yeni Yönetici Olmak
Etki: Bir bireyin veya grubun davranışını, tutumunu ve değerlerini değiştirmek için gücün uygulanması. Biriktirdiğiniz güç ve etkinin miktarı iki kaynaktan ileri gelir: 1. Kuruluştaki pozisyonunuz. Kuruluşunuzun hiyerarşisindeki pozisyonunuz başkalarını etkileme yeteneğinizi etkiler. Sözgelimi kuruluşunuzda merkezi veya oldukça görünür bir pozisyona sahipseniz, pozisyonunuzun daha etkisiz olduğu duruma göre daha fazla güce sahipsinizdir. Şirketin en kârlı ürünü için pazarlama planını denetleyen bir pazarlama yöneticisi büyük olasılıkla, olgunlaşmakta olan bir pazardaki bir üründen sorumlu saha yöneticisinden daha fazla pozisyon gücüne sahiptir. 2. Kişisel karakteriniz. Uzmanlık, kavrayış, çaba, güvenilirlik ve karizmanızdan güç kazanırsınız. Çalışanlar sizi bilgili, çalışkan ve güvenilir olarak algılarlarsa sizin önderliğinizi takip etme veya sizden etkilenme ihtimalleri daha yüksek olur. Sözgelimi ekip üyeleriniz bir projede nasıl gittiklerini takip ettiğinizi bilirlerse ve siz de işlerini yapmaları için gereken yardımı ve kaynakları sağlarsanız, en iyi sonuçlar için çok çalışma ihtimalleri yükselir. Yönetimle İlgili Mitleri Anlamak 17