Kalite Sistem Laboratuarları Extranet Uygulaması El Kitabı Versiyon 1.0 2009
İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER... 2 1 Giriş... 4 2 Sisteme Giriş... 5 3 Şifre Hatırlatma... 6 4 Ana sayfa... 7 5 Tekliflerim... 8 6 Teklif Onaylama / Reddetme... 9 6.1 Onay bekleyen teklif... 9 6.1.1 Teklif Onay... 10 6.1.2 Teklif Red... 11 7 Raporlarım... 12 8 Denetim Raporlarım... 13 9 Analiz İstek... 14 9.1 Numune Bilgilerinin ve Analizlerin Girilmesi... 16 10 İstek/ Şikayet... 17 11 Veri Analizi... 17 12 Anket... 19 13 Şifre Değiştirme... 20 14 Yardım... 20 15 Çıkış... 20
RESİM LİSTESİ Şekil 1 - Giriş Ekranı... 5 Şekil 2 - Şifre Hatırlatma... 6 Şekil 3 - Ana Sayfa... 7 Şekil 4 - Tekliflerim... 8 Şekil 5 - Onay Durumu... 9 Şekil 6 - KSL Hizmet Esasları... 10 Şekil 7 - Teklif Onay / Red Onaylama Ekranı... 10 Şekil 8 - Teklif Red... 11 Şekil 9 - Raporlarım... 12 Şekil 10 - Raporlanmamış Protokoller... 13 Şekil 11 - Denetim Raporları... 13 Şekil 12 - Analiz İstek... 14 Şekil 13 - Analiz İstek 2... 15 Şekil 14 - Analiz Listesi... 16 Şekil 15 - İstek Şikayet... 17 Şekil 16 - Veri Analizi... 18 Şekil 17 - Şifre Değiştirme... 20
1 Giriş Size daha iyi hizmet verebilmek için uzun zamandan beri üzerinde çalıştığımız Müşteri İlişkileri ve Laboratuar Yönetim Sistemi Yazılımı Projesi sonucunda ortaya çıkan sistemimizi devreye almış bulunmaktayız. Çok büyük bir emeğin ve çalışmanın sonucu olan KSL/INTRANET sistemi ile faaliyetlerimizin sizlere ulaşması için geçen süreci hızlandırmayı, tüm çalışmaların güvenilir bir ortamda kayıt altına alınmasını ve online olarak izlenebilirliğini sağlamayı hedefledik. KSL/INTRANET üzerinde yapılan faaliyetlerimizin çıktıları olan tekliflerimizin ve raporlarımızın size ulaştığı nokta olan KSL/EXTRANET sistemi ile süreçlerimizi daha etkin yönetmek, hizmet kalitemizi yükseltmek ve kağıtsız ofis ortamına geçiş yaparak daha çevreci bir kurum olma yolunda ilerlemeyi amaçlamaktayız. KSL/EXTRANET sistemimiz sayesinde; Raporlarınızı online olarak görüntüleyebilecek, kendi bilgisayarınıza kaydederek istediğiniz zaman ulaşabilecek, Numune kabul tarihi, numune cinsi, vs konularda arama ve istatistiksel değerlendirme yaptırabilecek, Yeni analiz isteği yapabilecek, Gönderdiğiniz bir numunenin laboratuarda hangi aşamada olduğunu izleyebilecek, Bizimle birlikte çalışırken karşılaştığınız herhangi bir sorun olması durumunda müşteri şikayeti veya müşteri isteği doldurarak doğrudan kalite birimimize iletebilecek, Ayrıca sizlere daha iyi hizmet verebilmemiz için müşteri memnuniyet anketimizi doldurarak sürekli olarak bize geri bildirimde bulunabileceksiniz, Analiz raporlarınızı PDF veya TIFF formatında görüntüleyebilirsiniz. PDF formatında rapor görüntülemek istediğinizde sistemi daha sağlıklı kullanabilmek için bilgisayarınızda Adobe Acrobat Reader programının ve Arial Unicode MS fontunun kurulu olması gerekmektedir. Aşağıdaki linklerden ilgili dosyaları indirebilirsiniz. http://get.adobe.com/reader/?promoid=buigo http://extranet.kalitesistem.com/arialuni.zip TIFF formatında rapor görüntülemek için herhangi bir kurulum gerekmemektedir. (İndirilen font dosyasını Windows a font olarak tanımlamanız gerekmektedir.windows un altında Font klasörünün içine girerek Dosya menüsünden Yeni Font Yükle butonunu tıklayarak indirdiğiniz fontu ekleyebilirsiniz. ) Sistem ile ilgili destek almak için 0 (216) 445 27 27 (dahili 150, 151, 152) numaralı telefondan Müşteri İlişkileri Birimimizle irtibat kurabilir ya da kslpazarlama@kalitesistem.com adresine e-posta gönderebilirsiniz.
2 Sisteme Giriş http://extranet.kalitesistem.com linkini kullanarak ulaşacağınız ekrandan Kullanıcı adınızı ve şifrenizi girdikten sonra Giriş butonuna tıklayarak sisteme giriş yapabilirsiniz. Şekil 1 - Giriş Ekranı
3 Şifre Hatırlatma Şifrenizi unuttuysanız giriş ekranında Şifremi Unuttum butonuna tıklayarak şifre hatırlatma sayfasına ulaşabilirsiniz. Bu ekrana mail adresinizi yazıp Gönder butonuna tıkladığınızda mail adresinize şifreniz gönderilecektir. Şekil 2 - Şifre Hatırlatma
4 Ana sayfa Giriş ekranında üst tarafta site içinde gezinmeyi sağlayacak menü bulunmaktadır. Menüde bulunan butonlar aracılığı ile site içinde gezinti yapabilirsiniz. Giriş ekranının orta kısmında son verilen 5 teklifi ve son 5 raporu adları ve kısa açıklamaları ile görebilirsiniz. Teklif ya da raporun detayını görmek için üzerine tıklayınız. Tüm teklifleri görmek için Tüm Tekliflerim butonuna tüm raporları görmek için ise Tüm Raporlarım butonuna tıklayabilirsiniz. Şekil 3 - Ana Sayfa
5 Tekliflerim Bütün tekliflerinizi bu sayfa üzerinden görebilirsiniz. Teklifi onaylamak ya da reddetmek için teklif koduna tıklayarak Teklif Onaylama / Reddetme sayfasına ulaşabilirsiniz. Teklifi görüntülemek için listenin en sağındaki butonuna tıklayabilirsiniz. Teklif pdf formatında açılacaktır. Geçerkilik süresi dolmuş teklifler kırmızı olarak görüntülenmekte ve mouse ile üzerinde beklenildiğinde Teklifin geçerlilik süresi dolmuştur uyarısı çıkmaktadır. Teklifinize eklenmiş dosyaları görüntülemek için protokol no nun sağındaki ataç resminin üzerine tıklamanız gerekmektedir. Şekil 4 - Tekliflerim Listedeki başlıklara tıklayarak teklifleri sıralayabilirsiniz Onay durumu açıklamaları
Onay Durumu Onay Bekliyor Revize Ediliyor Onaylanmış Açıklama Onay bekleyen teklif Revize Edilen teklif Onayı yapılmış teklif Şekil 5 - Onay Durumu 6 Teklif Onaylama / Reddetme Tekliflerim sayfasından ya da ana sayfadan bu sayfaya ulaşabilirsiniz. Teklif herhangi bir aşamada reddedilmiş ya da onaylanmış ise teklif üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. Teklif ile ilgili bilgileri görebilirsiniz. 6.1 Onay bekleyen teklif Teklif görüntülemek için butonuna tıklayabilirsiniz. Teklifin özellikleri bu sayfa üzerinde gösterilmektedir. Eğer teklif ile ilgili dosya yüklemesi yapılmışsa yüklenmiş dosyalar üzerinden yüklü dosyalara bakabilirsiniz.
Teklifi onaylamak ya da reddetmek için hizmet esaslarını okumanız ve onaylamanız gerekmektedir. KSL hizmet esaslarını okudum, anladım, onaylıyorum (görüntülemek için tıklayınız). butonunu tıklayarak Kalite Sistem Merkez Laboratuarı Hizmet Esaslarını açabilir ve okuduktan sonra bu kısmı onaylayabilirsiniz. Şekil 6 - KSL Hizmet Esasları Güvenlik amacı ile teklifle ilgili işlem yapmadan önce şifrenizin ilk iki karakterini girmeniz gerekmektedir. 6.1.1 Teklif Onay Teklif Onaylama / Reddetme sayfasındaki müşteri onay kısmındaki Onaylıyor musunuz? seçeneğini Evet seçip Gönder butonuna tıklarsanız aşağıdaki ekran karşınıza çıkacaktır. Eğer OK seçerseniz teklif onaylanacaktır. Cancel seçeneğini seçerseniz iletişim penceresi kapanacaktır. Şekil 7 - Teklif Onay / Red Onaylama Ekranı
6.1.2 Teklif Red Talep ettiğiniz hizmetimizle ilgili size sunulan teklifte herhangi bir değişiklik talebiniz olursa teklifi reddedebilmektesiniz. Bu amaçla Teklif Onaylama / Reddetme sayfasındaki müşteri onay kısmındaki Onaylıyor musunuz? seçeneğini Hayır seçiniz. Sayfada red nedeni ve açıklaması ekranını doldurup Gönder butonuna tıklayınız. Şekil 8 - Teklif Red
7 Raporlarım Bu sayfada numune raporlarını ve protokollerin işlem durumunu görebilirsiniz. Sayfanın üst kısımda raporları filtreleyerek rahatça istediğiniz rapora ulaşabilirsiniz. Filtreleme işlemini belirli tarih aralığına, numune adına, mağaza/şube ve tedarikçi adına göre yapabilirsiniz. Daha önce görüntülediğiniz raporlar için protokol no nun başında açık zarf, henüz görüntülemediğiniz raporlar için ise kapalı zarf resmi görünmektedir. Raporunuza eklenmiş dosyaları görüntülemek için protokol no nun sağındaki ataç resminin üzerine tıklamanız gerekmektedir. Şekil 9 - Raporlarım Sayfanın üst tarafında raporların listesi alt tarafında ise raporlanmamış protokollerin listesi yer almaktadır. Raporlarım kısmında protokol no ya veya tıklayarak Analiz raporunu görüntüleyebilirsiniz. Teklif sütunundan teklife tıklayarak ilgili teklifi görebilirsiniz. Raporlanmamış protokoller kısmında ise numunenin aşağıdaki özellikleri ile ilgili bilgi verilmektedir.
Protokol No Numune Adı Kabul Tarihi Durumu İşlem Durumu (%) Şekil 10 - Raporlanmamış Protokoller 8 Denetim Raporlarım Bu sayfadan denetim raporlarınızı görüntüleyebilrsiniz. Şekil 11 - Denetim Raporları
9 Analiz İstek Analiz isteğinizi bu sayfadaki formu doldurarak bize iletebilirsiniz. Eğer analiz için steril poşet ya da steril numune kabı istiyorsanız bunu Diğer istekler kısmında tıklayabilirsiniz. Şekil 12 - Analiz İstek
Şekil 13 - Analiz İstek 2 Analiz istek formunda * olan alanlar doldurulması zorunlu alanlardır.
9.1 Numune Bilgilerinin ve Analizlerin Girilmesi Numune bilgileri kısmında numune ile ilgili bilgiler girilir. Numuneye hangi analizin yapılması isteniyorsa bu analiz sırasıyla analiz 1,2,3 şeklinde doldurulur. Analiz bilgisi alanına analizi girmeye başladığınızda otomatik olarak doldurulacaktır. Eğer istediğiniz analiz listede yok ise kslpazarlama@kalitesistem.com mail adresine mail atabilirsiniz. Şekil 14 - Analiz Listesi Gerekli olan tüm bilgiler girildikten sonra Gönder butonuna tıklayarak analizi gönderebilirsiniz.
10 İstek/ Şikayet İstek veya şikayetinizi açıklama alanına yazıp Gönder butonuna tıklayarak gönderebilirisiniz. Şekil 15 - İstek Şikayet 11 Veri Analizi Veri analizi sayfasından, raporlarım sayfasındaki özelliklere ilave olarak raporlarınızda uygunsuzluk olup olmadığını görebilirsiniz. Limitli raporlarda uygunsuzluk Var yada Yok olarak ifade edilmektedir. Mouse unuzu Var yazısının üzerinde bekleterek uygunsuzluğun hangi analiz/analizlere ait olduğunu görebilirsiniz. Limitsiz raporlarda bu alan (-) olarak görüntülenmektedir. Sayfanın altındaki dinamik raporlar alanı, KSL den aldığınız hizmeti kendi faaliyetlerinizde daha verimli kullanabilmeniz için bizden talep ettiğiniz formatta hazırlanacak istatistiksel dökümleri içermektedir.
Şekil 16 - Veri Analizi
12 Anket Sizlere daha iyi hizmet sunabilmemize destek olmak adına bu kısımda yer alan Müşteri Memnuniyet Anketi ni doldurup, Anketi Gönder butonuna tıklayarak gönderebilirisiniz.
13 Şifre Değiştirme Şifrenizi bu sayfa üzerinden değiştirebilirsiniz. Şifrenizi değiştirebilmek için eski şifrenizi ve yeni şifrenizi girmek durumundasınız. Güvenlik amacı ile yeni şifrenin tekrarını girerek Şifremi Değiştir butonuna tıklayarak şifrenizi değiştirebilirsiniz. Şekil 17 - Şifre Değiştirme 14 Yardım Sistemin kullanma kılavuzuna bu linkten ulaşabilirsiniz. PDF formatında olan yardım kılavuzunda menülerin açıklamalarını bulabilirsiniz. 15 Çıkış Sistemde açık olan oturumunuzu kapatmanızı sağlar. Oturumu kapattıktan sonra giriş ekranına döner. Sistemden güvenli bir şekilde çıkış yapabilmeniz için bu butonu kullanmanız önerilir.