E-FATURA SÜRECİ VE IFS ADAPTÖR YAZILIMI KULLANIMI 1. Hangi faturalar e-fatura olarak gönderilecek? Vergi Usül Kanuna göre, e-fatura sistemine kayıtlı olan tüm firmalara gönderilecek her türlü ticari fatura e-fatura olarak sistemden gönderilmeli ve matbu fatura olarak kesilmemeli. 2. Sistem hangi faturaları e-fatura olarak göndereceğine nasıl karar veriyor? IFS sisteminde bir fatura oluşacağı zaman, IFS adaptör yazılımı oluşan faturanın carisinin e-fatura kapsamında olup olmadığını kontrol ediyor. Bu kontrolü şu şekilde yapıyor: IFS Adaptör yazılımı belirli zaman aralıklarında (örneğin saatte bir), entegratörlerin sunduğu servisi kullanarak ifs sisteminde tanımlı carilerden, e-fatura kapsamına giren yeni bir cari olup olmadığını kontrol ediyor. Eğer yeni bir cari bu kapsama girmiş ise, bu cariyi e-fatura carisi olarak sistemde işaretliyor. Daha sonra, bu carilere sistemde oluşan faturaları yine belirli zaman aralıklarında bekleyen e- faturalar havuzundan kontrol ederek, ilgili faturayı entegratöre gönderiyor.istenirse tüm faturalar manuel olarak da adaptör yazılımı üzerinden gönderilebilir. E-Fatura entegratör e başarılı bir şekilde iletilmiş ise, sistemde tanımlanan e-fatura serilerinden yeni bir fatura seri numarası alarak, faturaların üzerinde ki matbu fatura bilgisinin girildiği alana otomatik olarak bu bilgiyi yazıyor. 3. IFS Adaptör ve Entegratör Bağlantısı Giden Fatura IFS Adaptörü Özel Entegratör Entegratör Hizmeti Gelirler İdaresi Başkanlığı IFS ERP Gelen Fatura IFS Adaptör yazılımı sistemde oluşan e-fatura kapsamına giren cari faturalarını özel entegratöre iletmek ile sorumludur. Bu bağlamda oluşan faturanın, GİB tarafından istenilen bilgilerini (fatura kalemleri, miktarları, birim fiyatları, KDV tutarları, iskontoları ) sistemden çekerek GİB in talep ettiği formatta özel entegratöre iletir. Özel entegratörde kendisine gelen bu faturayı, GİB e iletir ve GİB de bu faturayı alıcının 1 / 7
posta kutusuna yerleştirir. Alıcıda kendisine yeni bir fatura geldiğini entegratörün kendisine sunmuş olduğu bilgilendirme hizmetleri ile(örneğin mail) haberdar edilir. Gelen faturalarda entegratör tarafından size mail v.s. gibi bilgilendirme hizmetleri ile iletilir. Bu faturalar aynı zamanda sizin entegratör tarafında ki posta kutusunda saklanmaktadır. 4. IFS ADAPTÖR YAZILIMI KULLANIMI Adaptör yazılımına, tarayıcı üzerinden http://<efaturasunucu>/eportal/login.aspx adresinden erişilebilir. E-fatura yöneticileri ve E-fatura kullanıcıları olmak üzere iki kullanıcı grubu mevcuttur. Yönetici grubuna ait kullanıcılar, diğer gruptan farklı olarak kullanıcı tanımlaması yapabilirler. Yeni Kullanıcı Tanımlama: E-fatura/Kullanıcılar ekranından yönetici hesabı ile giriş yapılması durumunda kullanıcı tanımlaması yapılabilir. Yetki alanında kullanıcının yönetici yada kullanıcı olması, durum altında da aktif/pasif olması sağlanabilir. 2 / 7
Temel Veriler: Sistemde tanımlı olan ölçü birimleri ile GİB in kullandığı birimler birbirinden farklı olduğu (olabildiği için) Ölçü birimleri ekranında,fatura ürünlerinin satış birimlerinin GİB in birimleri ile eşlemesi yapılmalıdır. Parametreler ekranında ise, şirketin ticaret sicil numarası, Ticari yada Temel Fatura dan hangisini kullandığı (şirketiniz ticari fatura kullanacaktır) ve e-faturayı yazıcıya gönderirken hata mesajı verip vermemesinin kontrolü yer almaktadır. Fatura Basılsın Mı parametresi işaretlenmediği sürece, efatura olacak bir fatura ifs sisteminden basılmaya çalışıldğında sistem hata mesajı verecek ve kullanıcıyı yazıcıya göndermemesi konusunda uyaracaktır. 3 / 7
E-FATURA İŞLEMLERİ o Fatura Müşterileri IFS sisteminde yer alan cariler (tedarikçiler ve müşteriler) belirli zaman periyotlarında entegratörün sunduğu servis yardımıyla, e-fatura kapsamına girip girmediği kontrol edilir, eğer bu kapsama girmiş ise e-fatura carileri tablosuna eklenir. o Fatura Gönderme IFS tarafında e-fatura olarak gönderilmesi gereken tüm faturalar adaptör tarafından otomatik olarak gönderilebileceği gibi, manuel elle de gönderilebilir ve entegratöre gönderilip gönderilmediği, hata oluşmuş ise, hata sebebinin ne olduğu bu ekrandan görülebilir. Bu ekranda sadece gönderilecek faturalar değil aynı zamanda sistemde gönderilmiş olan faturalar da yer almaktadır. 4 / 7
Ekran üzerinde, faturalar statülerine göre, cari bilgilerine göre, fatura tarihlerine göre ve VKN numaralarına göre sorgulanabilir. Statüler ve Anlamları a. Bekliyor: Fatura henüz entegratöre gönderilmedi. Gönderilmek üzere bekliyor b. Hatalı: Fatura entegratöre gönderildi, fakat içeriğinde ki bir eksiklik sebebiyle entegratör tarafından alınamadı. Hata ile ilgili olarak her bir faturanın sağ tarafında yer alan (i) linkine tıklayarak, tüm log bilgilerine erişebilirsiniz. c. Başarılı: Fatura başarılı bir şekilde entegratöre iletildi. d. İptal: Fatura iptal edilmiş. Faturaların yer aldığı ekranda, fatura tarihi, tutarları, cari kodu,adı bilgileri ve durum bilgisi yer alırken (bu ekranda müşteri adı ve vergi numaralarının dolu olduğundan emin olunuz!), durum simgesine tıklandığında, faturanın kalem detayları görülebilir(bu ekranda tüm alanların dolu olması gerekmektedir!) Fatura İptal Süreci (Fatura Nasıl iptal edilecek?) : Bir fatura, ifs üzerinden entegratöre iletildiğinde, entegratör parametrik olarak bu faturayı anında GİB e gönderebileceği gibi belirli bir süre (örneğin 1-2 saat) bekletip gönderme işlemini de yapabilir. Bu sebeple bu parametre şirketiniz için en uygun şekilde entegratör ile irtibat kurarak entegratör hizmetinde ayarlanmalıdır. a. Fatura entegratör tarafından GİB e henüz iletilmemiş: Bu durumda entegratör portalı üzerinden fatura sorgulanarak iptal edilebilir. Fatura, entegratör üzerinden başarılı bir şekilde iptal 5 / 7
edilebilmiş ise, ifs adaptörü üzerinden Fatura Gönderme ekranından da iptal edilme ve sonrasında IFS fatura ekranı üzerinde Genel iptal seçeneği ile iptal edilmelidir. b. Fatura entegratör tarafından GİB e iletilmiş ise: Bu durumda, fatura entegratör ün servisi ile iptal edilemez, çünkü GİB e iletilmiş durumda bir yasal faturadır. Bu durumdaki faturaların iptal edilmesi için, fatura alıcısı ile iletişime geçilmeli, faturanın alıcı tarafından reddedilmesi talep edilmelidir. Reddedilen faturalar, doğrudan ifs adaptörü üzerinden iptal edilip, fatura ekranından Genel İptal ile iptal edilebilir. E-FATURA SÜRECİNDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR: 1. Tedarikçi iade faturalarında, fatura kaleminin açıklaması satır bilgilerinde yer alan malzeme no yanında yer alan açıklama alanından gelmektedir. Bu sebeple bu alana açıklama bilgisi yazılması gerekmektedir. Eğer bu alanda bir bigi yok ise, sistem gidecek olan faturada bu bilgiyi HİZMET olarak gönderecektir. Depo, e-faturayı printer a gönderdiğinde sistem tarafından Basmaya çalıştığınız fatura e-fatura kapsamındadır şeklinde bir mesaj ile uyarılmaktadır. E-fatura eğer BAŞARILI bir şekilde entegratöre gönderilmiş ise, ifs sisteminde iptal edilmeye çalışıldığında sistem tarafından Bu müşteri e-fatura kapsamındadır! mesajı ile uyarılmakta ve iptal işlemine izin verilmemektedir. Bu faturanın iptal edilebilmesi için yukarıda anlatılan senaryoya göre hareket edilmelidir. Aynı şekilde e-fatura üzerine elle matbu fatura no yazılması sistem tarafından engellenmektedir. Satış faturası ekranında bir faturanın e-fatura olup olmadığı, bizim referansımız alanında (matbu fatura numarası girilen alan) anlaşılabilir. E-faturalar sistemde özel tanımlı efatura serileri üzerinden gideceği için bizim referansımız üzerinden faturalar sorgulanarak e-fatura olup olmadığı sorgulanabilir. 6 / 7
E-FATURA TEKNİK BİLGİLER E-Fatura ifs adaptörünün göndereceği fatura bilgileri üzerinde firmanıza özgü değişiklikler yapabilirsiniz. Örneğin not bilgileri standart olarak, fatura üzerinde ki notlardan değil, başka alanlardan geliyor olabilir. (Statik bir not yada sipariş üzerinde doküman metninden örneğin yada irsaliye numarası ifs sevkiyat ekranlarından değil başka bir ekrandaki başka bir alandan geliyor olabilir) bu tür değişiklikler yapmak için efatura adaptörünün kullandığı view larda değişiklikler yapmanız gerekir. Bazı önemli view lar ve değişebilecek alanlar: EFATURA_GONDER_FT ve EFATURA_GONDER_FT2 : Bu 2 view, hangi faturaların efatura olarak sistemden entegratöre ileteceğinin bilgilerini içerir. View içeriğinde dönen faturalar, efatura olarak entegratöre iletilecektir. Bu viewların içeriğinde bir değişiklik yapmamanız gerekir. EFATURA_BASLIK : Giden her bir faturanın devlet tarafından istenilen başlık bilgilerini içerir. o MATBU_IRS_NO: matbu irsaliye numarası o SHIP_DATE: Sevkiyat Tarihi o EFATURA_NOTES: Giden faturanın not bilgileri. Not bilgisi farklı formlardan, veri yapılarından geliyorsa bu view ile değiştirebilirsiniz. 7 / 7