Dök. No: AUZEF-SS-2.1-01 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 6 İÇİNDEKİLER 1. Amaç... 2 2. Kapsam... 2 3. Sorumlular... 2 4. Tanımlar... 2 5. DETAYLAR... 2 5.1 Öğrenci İşleri Ana Basamakları ve Sorumlulukları... 2 5.1.1. Aday Öğrenciler Şubesi... 3 5.1.2. Dönem Dersleri İlan Şubesi... 3 5.1.3. Kayıt ve Kayıtlı Öğrenci Takip Analiz Şubesi... 3 5.1.4. Ders Seçme ve Yürütme Şubesi... 3 5.1.5. Eş Zamanlı Dersler Şubesi... 3 5.1.6. Kayıt Dondurna ve Sildirme Şubesi... 4 5.1.7.Diploma, Mezuniyet ve Mezuniyet Sonrası Şubesi... 4 5.1.8. Stajlar Organizasyonu ve Takip Şubesi... 4 5.1.9. Paydaş Memnuniyeti ve Bildirim Yönetimi Şubesi... 4 5.1.10.Akademik ve Bilimsel Faaliyetler Şubesi... 4 5.1.11.Auzef Temsilcilikleri Şubesi... 5 5.1.12.Mobil Hizmetler Şubesi... 5 5. 2. Çalışanların Eğitimi, Görev, Yetki ve Sorumlulukları... 5 5. 3. Ölçme Analiz İyileştirme ve İstatistikler... 5 5. 4. Dokümanların Kontrolü... 5 5. 5. Kayıtların Kontrolü... 5 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR... 5 6. 1. İlgili Mevzuatlar... 5 6. 2.Kalite El Kitabı... 6 6. 3.İlgili Görev tanımları... 6 6. 4. İlgili Prosedürler... 6 6. 5. İlgili Talimatlar... 6 6. 6. İlgili Formlar... 6 6. 7. İlgili Planlar... 6 6. 8. İlgili Listeler...
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-01 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 2 / 6 1. AMAÇ Öğrencilerimizin ihtiyaç duydukları bilgilerin zamanında ve doğru olarak yayınlanması, ders kayıt işlerinin sorunsuz ve gecikmesiz yapılması, ders devam takip ve içeriklerle ilgili bilgilendirme ve yönlendirmelerin aksatılmadan sağlanması, ölçme değerlendirme işlemlerinin koordinasyonunun sağlanması, dönem, sene ve program sonu işlerinin yapılması, her dönem başı ders alma, danışmanlık, kayıt, ödemeler işlerinin planlanması ve takip edilmesi ve öğrenci çözüm merkezi kalitesinde hizmet vermesi ile ilgili akışların düzenlenmesi. 2. KAPSAM AUZEF öğrencisi olan ve olmak isteyen tüm paydaşlar ile mezunlar ve AUZEF bünyesinde görev alan tüm personel kapsam içindedir. 3. SORUMLULAR Dekan, dekan yardımcıları, yönetim kurulu, fakülte sekreteri, tüm birim şefleri ve süreç yöneticileri ile tüm hizmetli ve görevli personel. 4. TANIMLAR AUZEF: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi 5. PROSEDÜR DETAYI AUZEF Öğrencisi olmak isteyen adayların, kayıtlı öğrencilerin ve mezun olanların her türlü gereksinimi öğrenci işleri büroları aracılığı ile karşılanır. Bu prosedür yukarda sayılan statülerin ihtiyaç duydukları ana basamakları tanımlar. 5.1. Öğrenci İşleri Ana Basamakları ve Sorumlulukları 5.1.1. Aday Öğrenciler Şubesi AUZEF e aday olabilme imkânına sahip öğrenci kitlesine ulaşım, bilgilendirme, tanıtım ve yol gösterme fonksiyonu bu birimce yerine getirilir. Kayıt zamanlarına 3 ay kala daha yoğun olmak üzere yılın tamamında faaliyet gösterir. Kayıt zamanına 3 ay kalan periyod aktif tanıtım periyodu, diğer zamanlar ise tanıtım ve ar-ge periyodu olarak değerlendirilir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-01 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 3 / 6 AUZEF in ihtiyaç duyacağı her türlü tanıtım ve özel proje materyalinin, ihtiyaç analizi, hazırlık süreci, tasarlanması, tedarik edilmesinden son kullanıcıya ulaşana kadar olan faaliyetlerin planlaması, takibi ve sonuçlandırılmasından soruludur. Bu birim sorumlusu ve çalışanları tüm periyotlar için yıllık aktivite planı, takip sistemi ve raporlama sistemi geliştirerek üst süreç yöneticisine sunarlar. 5.1.2. Dönem Dersleri İlan Şubesi Her dönemin başlamasından en az 2 ay önce müfredat bölümü ve program koordinatörlerinden, müfredatlarında olan derslerden hangilerinin ilgili dönemde okutulacağını ve ders içerik takip ve danışmanlık sorumlusu olarak kimlerin atanacağını yazılı olarak isteyip, öğrenme yönetim sistemine girilmesinden ve öğrencilere ders almalar öncesi tanıtım ve duyurularının yapılmasından sorumludur. Ders tanımlamaları ve ilanları ile eş zamanlı olarak yeni öğrencilerin ve devam eden öğrencilerin durum analizleri ile almaları gereken ve açılması gereken dersler çalışmalarını yapmaktan sorumludur. 5.1.3. Kayıt ve Kayıtlı Öğrenci Takip Analiz Şubesi Her dönem başlamadan en az 1 ay önce kayıt hakkı bulunan öğrencilerin analiz ve dökümlerini yaparak öğrencilerin kayıtlarının yapılmasını, doğru dönemi ve doğru dersi seçmeleri için bilgi üretmek, öğrenim gideri ve materyal ücreti ödemelerinin takibini yapmak, yönetim kararlarını aldırmak, raporlaması geliştirmek ile öğrencilerin durum ve statü raporlarını sürekli olarak üretmekten sorumludur. 5.1.4. Ders Seçme ve Yürütme Şubesi Ders seçme döneminde açılan derslerin müfredat uyumları, dönem uyumları, derslerle ilgili görevlendirmeler, öğrencilerin ders seçim sonuçları ve listelenmesi, muafiyet ve seçmeli ders planlamaları, danışmanlık sisteminin organizasyonu, sınavlar sırasında sınav listeleri ve dönem listelerinin oluşturulması, sınav notlarının girilmesi ve doğrulanması, dönemin tamamlanıp raporların üretilmesinden sorumludur. 5.1.5. Eş Zamanlı Dersler Şubesi Eşzamanlı uygulama gerektiren derslerin dönem başlamadan tespiti, gerekli insan ve yazılım kapasite planlarının yapılması, dönem başlamadan canlı ders programının yayımlanması, canlı ders standartlarının tespiti, dersler başlamadan öğretim elemanlarına hizmet içi eğitimlerin verilmesi, dersler başladığında öğretim elemanlarına admin desteğini verilmesi, gün sonlarında yapılıp
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-01 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 4 / 6 yapılmayan derslerin sisteme kaydı, telafiye kalan dersler için yeni ders talebi oluşturulması, canlı olarak yapılıp kayda alınan derslerin öğrencilere eşzamansız sunumu için teslim edilmesi 5.1.6. Kayıt Dondurma ve Sildirme Şubesi Mevcut öğrencilerin devamsızlık, kayıt dondurma, sildirme veya ödemelerini yapmayarak sistemde pasif duruma geçmelerini takip, destek ve raporlamak, beraberinde bu sayıları azaltmakla ilgili işleri yürütmekle sorumludur. 5.1.7. Diploma, Mezuniyet ve Mezuniyet Sonrası Şubesi AZUEF Programlarından diploma almaya hak kazanan adayların dosya hazırlıklarının yapılması, son kontrollerin yapılması, dönemlik mezuniyet listelerinin oluşturulması ve yönetim kararlarının aldırılması, öğrenciler özel mezuniyet sorun ve çözümlerinin irdelenmesi, mezuniyet törenlerinin planlanması, mezuniyet sonrası takip ve haberleşme sisteminin kurulup yürütülmesi ve başvuran kişilere diplomalarının hazır olarak teslim edilebilmesinden sorumludur. 5.1.8. Stajlar Organizasyonu ve Takip Şubesi AUZEF Programlarında okuyan öğrencilerin eğitim öğretim alanları ile ilgili imkânlar geliştirmek, programlar düzenlemek, staj merkezleri ile görüşüp yeni alanlar açmak, programların staj içeriklerini artırıp öğrencilerin katılımını sağlamak ve takibini yapmakla sorumludur. 5.1.9. Paydaş Memnuniyeti ve Bildirim Yönetimi Şubesi Kurumsal olarak gelen tüm bildirimleri kayıt etmek ve (yüz-yüze, telefon, mail, posta/fax vb ) cevap vermek, talimatlarda belirlenen konularda paydaş memnuniyetini arttırmak, standartlara uygun çözümler üretmek ve dışındaki konularda kayıt alarak ilgili birimlerle çözümü üretip başvurana geri dönmek, tüm bu faaliyetleri raporlamak ve sık başvuru konularında azaltıcı önlemler geliştirmekle sorumludur. 5.1.10. Akademik ve Bilimsel Faaliyetler Şubesi Auzef Hizmetleri kapsamında akademik faaliyetlerin planlanması, koordinasyonu, akademik faaliyetleri çoğaltıcı aktiviteler planlanması, yapılan akademik faaliyetlerin kaydedilmesi, yayına teşvik edilmesi, AUZEF içi ve kurum dışı duyuru mecrası olarak haftalık elektronik gazete çıkarılması, uluslararası kataloglara girecek bir dergi çıkarılması, tüm sistem faaliyetlerini, standartları ve prosedürleri doğrulayacak veya düzeltecek akademik araştırmalar yapılması veya yaptırılmasının teşvik edilmesinden sorumludur.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-01 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 5 / 6 5.1.11. Auzef Temsilcilikleri Şubesi Auzef Hizmetleri kapsamında il içi, il dışı ve yurt dışı bağlı veya ilişkili birimlerin planlanması, temsilcilik ihtiyaç analizi, temsilcilik etkinlik ve verimlilik analizi, temsilcilik görev sorumluluk ve takipleri, temsilcilik kalite geliştirme, temsilcilik hizmet içi eğitim ve raporlamalarından sorumludur. 5.1.12. Mobil Hizmetler Şubesi AUZEF kapsamında tüm hizmetlerin mobil ortamda da tüketilebilmesi için vizyon ve stratejilerin belirlenmesi, cihaz temini konusunda planlamaların yapılması ve uygulanması, mobil dünyasında yapılacak hizmet içi ve diploma-sertifika programları tarzında eğitimlerin planlanması ve yürütülmesi işleri sorumluluğundadır. 5.2. Çalışanların Eğitimi, Görev, Yetki ve Sorumlulukları Çalışanların eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, hizmet içi ve dış kaynaklı eğitim faaliyetlerinin planlanması, uygulanması ve kayıtlarının tutulması ile eğitim ihtiyaç ve faaliyetlerinin planlanması, uygulanması ve kayıtlarının tutulması AUZEF Hizmet İçi Eğitim Prosedürü ne ve ilgili talimatlarına göre yapılır. 5.3. Ölçme Analiz İyileştirme ve İstatistikler: Hizmetin sürekli gözlenmesi, ölçülmesi, analizi, iyileştirilmesi, istatistiklerinin tutulması ve uygun olmayan ürünün/hizmetin kontrol altına alınması İstatistik Prosedürü, İç Tetkik Prosedürü, Düzeltici Önleyici Faaliyet Prosedürü Uygun Olmayan Ürünün / Hizmetin Kontrolü Prosedürü ne göre yapılır. 5.4. Dokümanların Kontrolü Kullanılan form, plan, liste vb. dokümanların oluşturulması ve revizyonu için kalite biriminden talep yapılması, çoğaltılması, temini gibi işlemler Dokümanların Kontrolü Prosedürü ne göre yapılır. 5.5. Kayıtların Kontrolü Kayıtların saklanması ve muhafazası Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre yapılır. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-01 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 6 / 6 6.1. İlgili Mevzuat Yüksek Öğretim Kanunu ve alt mevzuatları. 6.2. Kalite El Kitabı 6.3. İlgili Görev Tanımları AUZEF Kalite Yönetim Sistemi Görev Tanımları Listesi 6.4. İlgili Prosedürler AUZEF Kalite Yönetim Sistemi Prosedürleri Listesi 6.5. İlgili Talimatlar AUZEF Kalite Yönetim Sistemi Talimatları Listesi 6.6. İlgili Formlar AUZEF Kalite Yönetim Sistemi Formları Listesi 6.7. İlgili Planlar AUZEF Kalite Yönetim Sistemi Planları Listesi 6.8. İlgili Listeler AUZEF Kalite Yönetim Sistemi Listeleri Listesi