İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ... vıı İÇİNDEKİLER... ıx TABLOLAR LİSTESİ... xv ŞEKİLLER LİSTESİ... xvı Birinci Bölüm TOPLANTI TURİZMİ, ÖNEMİ VE KAPSAMI 1.1.TOPLANTI TANIMI VE TÜRLERİ... 1 1.2.TOPLANTI TURİZMİNİN FAYDALARI... 8 1.2.1.Gelişmiş Büyük Şehirlerde Yapılması... 8 1.2.2.Mevsimsellik Özelliğinin Görülmemesi... 8 1.2.3.Katılımcıların Ortalamanın üstünde Harcama Potansiyeline Sahip Olmaları... 9 1.3.KONAKLAMA TESİSLERİ VE TOPLANTI PAZARI... 11 1.4.TOPLANTI TURİZMİNİN GELİŞİMİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER... 12 1.4.1.Talep İle İlgili Faktörler... 12 1.4.2.Arz İle İlgili Faktörler... 13 1.5.TOPLANTI ORGANİZATÖRLÜĞÜ... 15 Hazırlık soruları... 18 İkinci Bölüm TOPLANTI PAZARI 2.1.TOPLANTI PAZARININ KAPSAMI... 19 2.2.TEMEL TOPLANTI PAZARLARI... 20 2.2.1.Dernek Toplantı Pazarı... 21 2.2.1.1.Dernek Türleri... 21 2.2.1.2.Dernek Toplantılarının Türleri... 24 2.2.2.Şirket Toplantı Pazarı... 27 2.2.2.1.Şirket Toplantı Türleri... 28
X 2.2.2.2.Şirket İle Dernek Toplantıları Arasındaki Farklılıklar... 30 2.3.ÇEŞİTLİ TOPLANTI PAZARLARI... 35 2.3.1.Kamu Kurumları Pazarı... 35 2.3.2.Spor Pazarı... 36 2.3.3.Ticaret Birlikleri Pazarı... 38 2.3.4.Paket Tur Pazarı... 38 2.3.5.Kültürel Örgütler Pazarı... 39 2.3.6.Yaşlılar - Gençler Pazarı... 39 2.3.7.Tiyatro Pazarı... 39 2.3.8.Sanat Pazarı... 40 2.3.9.Sosyal Amaçlı Örgütler... 40 Hazırlık soruları... 40 Üçüncü Bölüm TOPLANTI PAZARININ SATIN ALMA DAVRANIŞI 3.1.TOPLANTI PAZARININ İNCELENMESİ... 41 3.1.1.Toplantı Pazarını Kimler Oluşturur?... 41 3.1.2.Toplantı Pazarı Ne Satın Alır?... 42 3.1.3.Toplantı Pazarı Neden Satın Alır?... 42 3.1.4.Toplantı Pazarında Satın Almaya Kimler İştirak Eder?... 42 3.1.5.Toplantı Pazarı Nasıl Satın Alır?... 43 3.1.6.Toplantı Pazarı Ne Zaman Satın Alır?... 44 3.1.7.Toplantı Pazarı Nereden Satın Alır?... 44 3.1.8.Toplantı Pazarı Ne Kadar Satın Alır?... 44 3.2.TOPLANTI PAZARININ SATIN ALMA KARAR SÜRECİ... 45 3.2.1.Toplantı İhtiyacının Doğması... 45 3.2.2.Toplantının Ana Hatlarının Belirlenmesi... 45 3.2.3.Toplantıya İlişkin Şartnamenin Hazırlanması... 46 3.2.4.İhtiyaç Duyulan Toplantı Hizmetlerini Sağlayabilecek Örgütlerin Belirlenmesi... 49
XI 3.2.5.Belirlenen Satıcılara Şartnamenin Gönderilmesi ve Fiyat Tekliflerinin İstenmesi... 49 3.2.6.Toplantı Hizmetlerini Yerine Getirecek Örgüt veya Örgütlerin Belirlenmesi... 50 3.2.7.Toplantıya İlişkin Sözleşmenin İmzalanması... 50 3.2.8.Toplantı Başarısının Değerlendirilmesi... 51 Hazırlık soruları... 56 Dördüncü Bölüm TOPLANTI ORGANİZATÖRÜ AÇISINDAN TOPLANTI PLANLAMASI VE YÖNETİMİ 4.1.TOPLANTI PLANLAMA SÜRECİ... 57 4.1.1.Toplantının Planlanması... 57 4.1.2.Toplantı Bölgesinin Seçimi... 59 4.1.3.Toplantı Tesisinin (Merkezinin) Seçimi... 63 4.2.YİYECEK VE İÇECEK HİZMETLERİ... 75 4.3.TOPLANTI TESİSİ (MERKEZİ) İLE ANLAŞMANIN YAPILMASI... 77 4.4.TOPLANTILARIN DUYURULMASI... 79 4.5.SON HAZIRLIK TOPLANTISI... 79 4.6.TOPLANTI KONTROL ARAÇLARI... 80 4.6.1.Günlük Program... 81 4.6.2. İş Emri (Event Order)... 81 4.6.3.Olay Senaryosu... 85 Hazırlık soruları... 85
XII Beşinci Bölüm OTELLER AÇISINDAN PAZARLAMA FAALİYETLERİ İÇİN ÖN HAZIRLIK 5.1.PAZARLAMANIN TANIMI... 87 5.2.PAZARLAMA PLANININ GELİŞTİRİLMESİ... 91 5.2.1.Pazarlama Planının Özellikleri... 91 5.2.2.Pazarlama Planı Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar... 93 5.2.3. Pazarlama Planının Kapsamı... 94 5.2.3.1.Ürün analizi... 96 5.2.3.2. Pazar analizi... 97 5.2.3.3. Rekabet analizi... 98 5.2.3.4. Satış Artırıcı (Pazarlama) Faaliyetlerinin Yapılması Gereken Hususların Belirlenmesi... 99 5.2.3.5.Tahmin... 101 5.2.3.6. Pazarlama Stratejilerinin Tespiti... 107 5.2.3.7.Eylem Programları... 108 5.2.3.8.Bütçeleme... 108 5.2.3.9.Denetim... 109 Hazırlık soruları... 109 Altıncı Bölüm OTEL AÇISINDAN TOPLANTI PAZARINA DÖNÜK PAZARLAMA FAALİYETLERİNİN YÖNETİMİ 6.1. BİR İŞLETME FONKSİYONU OLARAK PAZARLAMA... 111 6.2. OTELLERDE PAZARLAMA BÖLÜMÜNÜN ORGANİZASYONU... 114 6.3. DOSYALAMA... 118 Hazırlık soruları... 126
Yedinci Bölüm TOPLANTI PAZARINA DÖNÜK TUTUNDURMA ÇABALARI XIII 7.1.TUTUNDURMANIN TANIMI... 127 7.2.TUTUNDURMA ARAÇLARI... 128 7.2.1. Kişisel Satış... 131 7.2.2. Telefonla Satış... 141 7.2.3. Sergiler ve Fuarlar... 142 7.2.4. Doğrudan Pazarlama... 142 7.2.5. Basılı Malzemeler... 145 7.2.6. Medya Reklamcılığı... 146 7.2.7. Halkla İlişkiler/Tanıtım:... 148 7.2.8. Satış Geliştirme... 149 7.2.9.Tutundurma Faaliyetlerinde İnternetin Kullanımı... 149 Hazırlık soruları... 151 Sekizinci Bölüm TOPLANTI ÖNCESİ, SIRASI VE SONRASINDA OTEL İŞLETMESİ TARAFINDAN YAPILACAK İŞLER 8.1.TOPLANTI ÖNCESİ YAPILACAK İŞLER... 153 8.1.1.Otel İçi Koordinasyon... 153 8.1.2.Rezervasyonun Yapıldığı Tarih İle Toplantı Tarihi Arasında İzlenen Süreçler ve Kullanılan Formlar... 156 8.2.TOPLANTI SIRASINDA YAPILACAK İŞLER... 165 8.2.1.Konaklama İle İlgili İşler... 165 8.2.2.Salonlara İlişkin Düzenlemeler... 166 8.3.TOPLANTI SONRASI YAPILACAK İŞLER... 175 8.3.1.Faturalama... 175 8.3.2.Ana hesap... 175 8.3.3.Diğer Borçlandırmalar... 176 8.3.4.Bahşiş... 176
XIV 8.3.5.Dışardan Getirtilen Araç ve Gereçlerin Teslimi... 176 8.3.6.Toplantının Değerlendirilmesi... 176 8.3.7.Armağan ve teşekkür mektubu... 179 Hazırlık soruları... 179 Dokuzuncu Bölüm FUAR ORGANİZAYONU 9.1.FUAR TANIMI... 181 9.2.FUAR TÜRLERİ... 183 9.3.FİZİKİ TASARIMLARINA GÖRE FUARLAR... 184 9.4. FUAR ORGANİZASYONU... 186 9.5. KATILIMCI FİRMALARIN KATLANACAĞI FUAR HARCAMALARI... 189 Hazırlık soruları... 190 EK-1: Sözleşme örneği-1... 191 EK-2: Sözleşme örneği-2... 199 EK-3: Sözleşme örneği-3... 203 EK-4: İnternet siteleri... 209 EK 5: Ödev hazırlama kılavuzu... 211 Kaynakça... 217