BAŞARILI BİR İŞE ALIM STRATEJİSİ YARATMANIN YOLLARI İLETIŞIMDE 5 DUYU Tuğba Tuğman, M.A., ACC 18.11.2012
TUGBA TUGMAN KIMDIR? Akademik Kariyer (Psikolog, IK Yöneticisi, Koç, Eğitmen) Güçlü Yönler Merak, Cesaret,Yaratıcılık Rolleriniz ve bugünden beklentileriniz?
İNSAN KAYNAKLARI. IK Planlaması Seçme ve Yerleştirme Performans Yönetimi İş Değerleme Ücret ve Ödül Yönetimi Personel ve Özlük İşleri İş analizi ve Dizaynı Kariyer Yönetimi Eğitim ve Gelişim Örgütsel Gelişim IK Bilgi Sistemleri
İŞE ALIM SÜRECİ NEDEN ÖNEMLI? Günümüzde Çalışanları Ne Motive Ediyor? % 56 Saygı Duyulan Yönetici % 45 İş tatmini % 44 Ücret % 44 Kariyer Olanakları KAYNAK : David J. Rachman, Michael M. Mescon Business Today-2008
İŞE ALIM SÜRECİ NEDEN ÖNEMLI? İşin beklendiği gibi olmaması İşin ve çalışanın özelliklerinin örtüşmemesi Gelişim ya da kariyer fırsatları olmaması Çalışana koçluk ya da geribildirim verilmemesi Değersiz hissetmek ve takdir edilmemek İş- yaşam dengesinin olmamasından dolayı artan stres Üst yönetime olan güven kaybı KAYNAK : 7 Reasons Why Employees Leave, Leigh Branham, 2005
IK PLANLAMA & ANALIZ Strateji/İş Planı İş MEVCUT DURUM Yetkinlikler FARK ANALİZİ IK Stratejileri & Planları İş Dizaynı Yetenek Yön. Seçme Yerleştirme Ödül & Takdir Örgütsel Gel. Performans Yönetimi Eğitim &Gel. İş VİZYON/DEĞERLER Yetkinlikler D e ğ e r l e n. Değişim Yönetimi ÇEVRE
ORGANIZASYONUN İHTİYAÇLARINI BELİRLEMEK Şirket Stratejisi ve Hedeflerine uygun hangi nitelikte çalışanlar? Şirket Yetkinlikleri (Ör.Yenilikçilik) Şirket Değerleri (Ör. Dürüstlük) Hangi Bilgi? Nasıl bir tecrübe? Nasıl bir ücretlendirme politikası?
İŞİN İHTİYAÇLARINI BELİRLEMEK İş Tanımı ve İş Profili İşin Misyonu Sorumluluklar Gerekli Bilgi ve Beceriler Gerekli Yetkinlikler Yetki Kapsamı Değerlendirme Kriterleri
Marka Yönetim Grubu Müdür Yardımcısı Misyon To establish LG Brand Image To design and carry out Consumer Marketing Activities (for all BU products) Beceriler Yetki Analytical thinking Multitasking Creative Thinking Results-oriented and initiative taker Planning and organizing Team-work Negotiation and persuasion skills Strong Technical Skills (Marketing, Communication, Research Methodology) Interpersonal and Communication skills Flexibility and adaptability to a multicultural and dynamic environment To initiate product campaign with approved budget Sorumluluklar Marketing Plan and Budget Gather, analyze and draft strategic plan over available Market, consumer, product data and Sales Plan and previous year spending Assist in execution of Finalized Marketing Plan for relevant BU s in line with budget acquired from HQ Monitor performance/results Campaigns (Product Launch Camp., Consumer Camp., Brand Image Camp.) Participate in design of campaign activities and mechanism Investigate supply of necessary campaign materials (POP, Promo and display materials) and report to BMM Draft Agency Brief and establish consensus with Brand Marketing Management Collect Agency work, review and share with MMs before making final plan Establish consensus on Media Planning with Brand Marketing Management Assist Brand Marketing Manager in execution of Creative Work, PR and Event Preparation Corporate Communication Utilize Global Guidelines and PRM to update website and feed blogs Assist Brand Marketing Manager in preparation of Annual PR Goals and share with RHQ Select from Global LG Releases; prepare and gain approval from Brand Marketing Manager before distributing Press Releases for local purposes in line with PR Goals Prepare Local PR Events and Press Meetings in line with PR Goals Monitor and report resulting PR Value internally and to RHQ
Müdür Yardımcısı Değerlendirme Brand Awareness Brand Preference Purchase Intention PR Value Brand/Ad Tracking score Compliance with Marketing Budget Timely completion of Brand shop openings in line with Global Guidelines Sales Revenue ($) Market Share
HEDEF KITLEYI BELIRLEMEK İçerden, dışardan aday? Yeni mezun,tecrübeli aday? Beyaz, mavi Yaka? Lokal, yabancı? Aynı, farklı sektör? Takım üyesi, yönetici? Mobilite? Yabancı Dil?
ETKILI IŞE ALIM İLKELERİ İyi tanımlanmış işe alım stratejisi (kurum marka mesajı, hedef kitle, temel kaynaklar..) Aktif Aday Havuzu (planlama, sürekli kaynak araştırma..) Rekabetçilik (en iyi adaylar için rakiplerime göre nerdeyim) İşveren markası ( çalışılacak şirket imajı) Global ( görev için en iyisi uzaklarda olabilir mi? )
ETKILI IŞE ALIM İLKELERİ Çalışan/ iş aramayanları hedefleyin (rakiplerdeki yüksek performanslı çalışanlara gitmek ve cezbetmek) Hız ( araştırmalara göre iyi adayların işe girme süresi kurumların işe alım süresinin yarısıdır) Kullanılan Kaynaklar (çalışan önerileri, profesyonel organizasyonlar gibi etkili yöntemler)
ETKILI IŞE ALIM İLKELERİ İşe Alım Kültürü Yaratmak (her yönetici ve çalışanın birer işe alımcı olması) Aday Odaklı Yaklaşım (adaya şirketi ve pozisyonu satmak_ potansiyel müşteri!) Açık pozisyonları ve hedefleri önceliklendirmek (iş hedefleri ve iş hacmine en yüksek katkı sağlayan) Yöneticiler önemlidir (IK sistemi kurar, karar vermede yönetici önemlidir)
ETKILI IŞE ALIM İLKELERİ Adaylarla uzun dönemli ilişki (güven ve uzun dönemde birliktelik) Teknoloji (hız, verimlilik, düşük maliyet, global işe alım) Entegrasyon (ör. ücretlendirme ile paralel yürütmek) Metrikler ve ödüller (başarılı referansların, işe yerleştirmenin ödüllendirilmesi) Dr. John Sullivan (Micheal Jordan of Hiring)
ETKİN İŞE ALIM TEKNİKLERİ
SEÇME VE YERLEŞTİRME Hiç bir iş yapmayan adam boş oturuyor demektir. Fakat kendi yetenek ve bilgisinden daha aşağı bir işte çalıştırılan adam da en az onun kadar boş oturuyor demektir. SOKRAT AMAÇ Doğru kişilerin, doğru zamanda seçilip doğru pozisyonlarda çalışıyor sağlanması
YANLIŞ İŞE ALIMIN KURBANLARI KİMLER? Adayın kendisi Yöneticisi Çalışma arkadaşları Müşteriler Organizasyon O kişinin altında çalışanlar
DOĞRU İŞE ALIM NE GETİRİR? Verim Hız Daha Az Gözetim ve Eğitim Güç Gelir Seçim Sistemine İnanç ve Kredi
YANLIŞ İŞE ALIM NELER GÖTÜRÜR? Başarısız çalışan için harcanan eğitim ve ücretlendirme maliyeti Yeni alınan kişi için harcanan işe alım maliyeti Potansiyel fırsat kayıpları İlgili birim ya da takımın performans ve verim kaybı Yetersiz servis ve ürün kalitesi Şirket bilgi kaybı!!! Oluşabilecek potansiyel dava masrafları
SEÇIM SISTEMININ ETKIN OLABILMESI İÇIN Tam ve Eksiksiz ( Accuracy ) Eşitlik ( Equity ) İnanç / Güven ( Buy-in )
SEÇIM SISTEMININ ETKIN OLABILMESI İÇIN Tam ve Eksiksiz ( Accuracy )? - İş için doğru adayın alınması - Adayın pozisyona heyecan duyması Adayın pozisyonda kalıcı olması Adayın organizasyon içinde iyi bir izlenim oluşturması Teknik bilgi ve yetkinliklerinin pozisyon için yeterli olması
SEÇIM SISTEMININ ETKIN OLABILMESI İÇIN Eşitlik ( Equity )? - Her adaya eşit davranılması - Belirlenen kriterler üzerinde elemeler yapılması Aday olan herkese yeteneklerini sergilemesi konusunda eşit hak ve şartların sunulması Adaylardan adil olunduğu konusunda geri bildirim alınması İşe alım kriterlerinin her adaya eşit şekilde uygulanması
SEÇIM SISTEMININ ETKIN OLABILMESI İÇIN İnanç / Güven ( Buy-in )? - Görüşmeyi yapanların ve adayların, işe alım sisteminin değerine ve önemine inanıyor olması - İşe alım gerçekleşsin ya da gerçekleşmesin, organizasyonun adaylar üzerinde olumlu izlenim bırakması Herkesin sisteme inanıyor ve güveniyor olması
ÖRNEK BİR İŞE ALIM SÜRECİ Personel talep formunun İK ya ulaşması Kadro ve Bütçesinin Yıllık İnsan Kaynağı Planına Uygunluğunun kontrolü Veritabanı Kontrolü / Kaynakların Devreye Alınması Ölçme & Değerlendirme (sayısal, sözel yetenek, İngilizce, kişilik profili, değerlendirme merkezi) Vaka çalışması Görüşme IK İlgili Departman Yöneticisi Departman Direktörü/ İlgili GMY Referans görüşmesi Teklif aşaması İşe Yerleştirme ve Oryantasyon Sürecinin Planlanması
KAYNAKLAR Veri Tabanı (HRIS) Kariyer.net Linkedin/ facebook Gazete İlanı Dahili İlan Referanslar Danışmanlık Şirketleri Üniversiteler (Kariyer Günleri)
KAYNAKLAR Veri tabanı (HRIS)
KAYNAKLAR Gazete İlanı
KAYNAKLAR Gazete İlanı İlgi çekmeli! Bilgilendirmeli! Dikkat uyandırmalı! Harekete geçirmeli! Firma imajını yansıtmalı!
KAYNAKLAR Referanslar Danışman Şirketler Üniversiteler
CV İNCELEME, ÖZGEÇMİŞTE NELERE BAKMALIYIZ?
CV İNCELEME Demografik Bilgiler (askerlik? Ev adresi?) İlgili İş Deneyimi İlgili Bilgi, beceri seti (ör. yönetsel beceri; bütçeleme) İstikrarsız göstergeler var mı? (ör. boşluklar) Eğitim ve tecrübe eksikliği / fazlalığı
İş görüşmesi öncesi hazırlıklar Neden Önemli? İhtiyaç duyulan kişinin alınma sürecini kolaylaştırır Her iki taraf için daha rahat bir mülakat süreci yaşanmasını sağlar Olumlu bir şirket imajı yaratır
İş görüşmesi öncesi hazırlıklar Hazırlık için zaman ayırın Adayın mülakata geldiği tarihe kadar olan yaptıklarına aşinalık kazanın Birden fazla mülakatçı olan durumda rolleri tanımlayın Mülakat odasını hazırlayın Hedeflenen alanlar ile ilgili sorularınızı hazırlayın Zamanlamayı belirleyin
Mülakat Odası Sessiz, telefondan uzak Çok boş ya da karışık ve eşya fazlalığı olan bir oda olmamalı Birden fazla kişi olacaksa, katılımcıyı tedirgin etmeyecek bir düzen olmalı Mümkün olduğunca arada bir engel olmamalı Mülakata başlamadan önce okunacak materyaller bulunmalı Sigara kesinlikle yasak! Havalandırma ve ışıklandırma önemli
Mülakat Süreci Mülakatın başlatılması Adayın iş geçmişinin güncellenmesi İşin gereklerini ne kadar karşıladığının değerlendirilmesi Planlı mülakat sorularının sorulması Mülakatın bitirilmesi
Mülakatın Başlatılması Karşılama, tanışma, ikram, mülakat sürecinin açıklanması Mülakatın amacının, süresinin ve varsa konuşulacak belirgin konuların açıklanması Bütün adaylara aynı soruların sorulduğunun açıklanması Not alınacağının söylenmesi Mülakat sonunda adayın soru sorabileceğinin belirtilmesi
Mülakat Türleri Yönlendirici Teorik Yetkinlik Bazlı, Davranış Odaklı
Mülakat Türleri Yönlendirici Aday duymak istediğinizi düşündüğü cevapları verir.
Mülakat Türleri Teorik Teorilere, görüşlere veya genel varsayımlara dayalı mülakat türüdür.
Yetkinlik / Davranış Odaklı Mülakat Yaşanan deneyimlerin, farklı durum veya örneklerin anlatılmasına dayalı, somut sonuçlara yönelik mülakat türüdür. Geçmiş davranışlar, gelecekteki davranışların göstergesidir.
NEDEN YETKINLIK BAZLI? Yetkinlikler sadece deneyimden çok daha fazla şeyi kapsar. Yetkinlikler spesifik iş tecrübesi ile sınırlı değildir. Yetkinlikler, eksiksiz ve tam iş analizi yapılmasını sağlar. Başarılı iş performansı ile yetkinlikler arasında direkt bağlantı vardır.
NEDEN DAVRANIŞ ODAKLI? Geçmiş davranışlar, gelecek davranışların en önemli göstergesidir. Varsayıma dayanan sorular yanıltıcı olabilir. Davranış odaklı sorular doğrulanabilir. Araştırmalar Davranış Odaklı soruların daha efektif olduğunu göstermiştir.
DAVRANIŞ ODAKLI OLMAYAN SORULAR Hızlı mı, yavaş mı çalışırsınız? 5 yıl içinde kendinizi nerede görüyorsunuz? Sizce takım çalışması ne demektir? Arkadaşınız bir üst pozisyona geçtiğinde herhalde çok sinirlendiniz? Bu pozisyonda uzun süre çalışabilirsiniz, değil mi? Problem çözme konusunda iyi misiniz?
SORU ÖRNEKLERİ Özgüven ; İş arkadaşlarınızca fikirlerinizin olumsuz bulunduğu ancak sizin kendi fikirlerinizi sonuna kadar savundugunuz bir tecrübenizi paylaşır mısınız? Takım Çalışması ; Son zamanlarda çalıştığınız takım içerisinde belirgin katkılarda bulunduğunuz tecrübelerinizi paylaşır mısınız?
Davranışsal Mülakat Sorularının Anatomisi Benzer Durumlar Hakkında Soru Sorun. yaptığınız bir olayı anlatın yı nasıl yaptığınıza bir örnek verin problemi çözmek için ne yaptınız? durumu nasıl yönettiniz ya da idare ettiniz?
TAKİP SORULARI (Adayın cevabını bitirdiğinden emin olun.) Daha fazla bilgi almak için takip eden sorular kullanın. Ve sonra ne oldu? Sonra ne yaptınız? Sonuç neydi?
TAKİP SORULARI STAR TEKNİĞİ S ituation T ask A ction R esult
Ses tonu Göz teması Vücut duruşu Giyim / genel görünüm Davranış alışkanlıkları Aktif dinleme VÜCUT DİLİ
VÜCUT DİLİ 60 % 55 50 40 % 38 30 20 10 % 7 0 SÖZ SES BEDEN DİLİ
Mülakatta Etkili Not Almanın Püf Noktaları Kısa ve öz not tutun Görüşülen kişiye ait sözleri tırnak içine alın Açık ve anlaşılır olun Davranışı not almak üzere dinleyin ve yazın Anlamlı kısaltmalar kullanın Mülakattan hemen sonra notlarınızı tamamlayın
Mülakatın Kapatılması Adayın sorularını yanıtlayın Bu pozisyon nasıl boşaldı? Tam olarak iş tanımım ne olacak? Pozisyon için ne gibi kariyer fırsatları söz konusu? Performansım nasıl değerlendirilecek?
Mülakatın Kapatılması Mülakat sonrası süreç ile ilgili bilgi verin Pozitif bir mesaj ile görüşmeyi bitirin Kendisine çıkışta eşlik edin
Sıkça Yapılan Hatalar İyi niyet / Önyargı Hadi onu işe alalım. Bu çocuk hakkında çok iyi hislerim var. İyi bir okulda okumuş. Çabuk öğreneceğini düşünüyorum.
Sıkça Yapılan Hatalar Gizli verileri dikkate almamak
Sıkça Yapılan Hatalar Adayları birbirine karıştırmak
Sıkça Yapılan Hatalar Adayları birbiri ile karşılaştırmak
Sıkça Yapılan Hatalar Çekimser ya da çok iyi değerlendirme yapmak
Sıkça Yapılan Hatalar Mülakat hazırlığı yapmamak
Sıkça Yapılan Hatalar Çok kolay - çok zor seçici olmak
Sıkça Yapılan Hatalar Çok fazla konuşmak Geleceğe dair sözler vermek Adayı korkutmak Sorulara nasıl yanıt beklendiğini belli etmek Görüşme ile ilgili bilgi kaydetmemek Adayı dikkatle dinlememek Tecrübeli adaylarla karşı karşıya gelerek etkilenmek Sağlıklı bir görüşmede, aday %70, görüşmeci ise %30 konuşur.
SON KARAR!!! Adayın profili pozisyona ne kadar uygun Kuvvetli ve zayıf yanları Daha önceki deneyimi Eğitim ile kat edilebilecek yol ve harcanacak zaman Olumsuz adaylara zamanında geri dönülmesi
Referans Görüşmesi Eski yöneticiler önemli Görüşmede sorulup, adaydan onay almak gerekli
Teklif
SON SÖZ Doğru kişiyi işe alıp, geliştirmekten daha önemli bir şey olmadığını gördüm ve inandım. Günün sonunda stratejimizden çok, insanlara güvenmemiz gerektiği ortada!. - Lawrence Bossidy, GE eski COO su ve yazar
CV inceleme WORKSHOP İş ilanına uygun mülakat soru formu hazırlama Mülakat Görüşmesi Referans Görüşmesi İşten Ayrılma Görüşmesi (opsiyonel)