YÖNETİMDE SİSTEM YAKLAŞIMI
Sistem yaklaşımı veya sistem analizi diye adlandırılan bu yaklaşım biyolog olan Ludwig Van Bertalanffy tarafından ortaya atılan ve modern yönetim teorisinin felsefe temelini oluşturduğunu kabul edilen Genel Sistem Teorisi ne dayandırılan bir modern yönetim tekniğidir. Böyle bir yaklaşımın amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak; kısaca yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir.
Sistem, birbirlerine bağımlı olan iki veya daha fazla parça ve alt sistemlerden oluşan, çalışma ve özellikleri itibariyle belirli bir sınırı olan ve diğer sistemlerden ayırt edilen örgütlenmiş ve bölünmez bir bütündür. Bir sistemin taşıması gereken unsurlar vardır. Bunlar: Belirli parçalardan meydana gelir. Bu parçalar arasında sıkı bir ilişki vardır. Bu parçalar aynı zamanda dış çevre ile ilişkili olan bir bütünü meydana getirmelidir. Yönetimde sistem yaklaşımı denildiği zaman, yönetim olaylarını ve bu olayların cereyan ettiği birimlerin birbirleri ile ilişkili bir şekilde ele alan yaklaşım anlaşılmaktadır.
Sistem yaklaşımı, organizasyonu çeşitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluşan bir bütün olarak ele alır. Organizasyon ana sistemdir. Bu sistem birbirleri ile ilişkili ve karşılıklı bağımlı alt sistemleri içermektedir. Yönetimsel davranışta esas olan bu karşılıklı ilişki ve bağımlılıktır. Yönetici bu ilişki ve bağımlılığı temel alan yönetim fonksiyonları olarak adlandırılan planlama, organizasyon, yürütme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarını yerine getirirken gerçekleştirir.
YÖNETİMDE SİSTEM YAKLAŞIMINI KULLANMANIN YARARLARI Yönetici görevini dar bir şekilde, sadece kendi fonksiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin bağlı olduğu diğer alt-sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almak zorunda kalmıştır. Yöneticiye kendi sisteminin amaçlarını daha geniş bir sistemin amaçları ile ilişkilendirmek fırsatını vermiştir. Yönetici, organizasyon yapısını alt-sistemlerin amaçları ile uyumlu bir şekilde kurmak olanağına kavuşmuştur. Yönetici, alt-sistemleri değerlerken bu sistemlerin esas sisteme yaptıkları katkıyı belirleme olanağına kavuşmuştur.
Organizasyonun yaşaması ve gelişmesi ve dinamik dengenin sağlanması için, yöneticinin organizasyonla ilgili bütün faktörleri bilmesi, anlaması ve değerlemesi gerekir. Sistemi meydana getiren alt-sistemlerin, Üretim veya Teknik alt-sistemler, Destekleyici alt-sistemler, Varlık Koruma alt-sistemleri, Uyumlayıcı altsistemleri ve Yönetsel alt-sistem çeşitlerinden meydana gelebileceği kabul edilmektedir. Üretim alt-sistemi, teknik alt-sistem olarak da adlandırılmaktadır. Örgütün kuruluş amacına yönelik olarak mal veya hizmetlerin üretiminden doğrudan doğruya sorumlu birimlerdir. Destek alt-sistemleri ise, teknik alt-sisteme, onun işlemesi için araç ve gereç sağlayan sistemlerdir. Varlık Koruma alt-sistemleri, üzerinde çalışılacak faaliyet alanına değil işi yapmada kullanılan aygıta yönelmiştir. Çoğu örgütlerde bu aygıt kalıplaşmış insan davranışlarından oluşur.
Uyumlayıcı alt-sistemler, örgütün varlığını sürdürmesini güvence altına alma gibi önemli bir görevi yerine getiren alt-sistemlerdir. Bu sistemlerin bir başka özelliği de daha çok örgütün içine yönelik faaliyet göstermeleridir. Örgütün nasıl olması gerektiği ile değil, nasıl olduğu ile ilgilidir. Yönetsel alt-sistemler ise, örgütün diğer alt-sistemlerle daha uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlar. Diğer altsistemlerin denetlenmesi aralarında koordineli bir çalışma ortamının oluşmasını sağlanması, yönetsel alt-sistemlerin görev alanına girmektedir.
SİSTEM YAKLAŞIMI İLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR ve SİSTEME İLİŞKİN ÖZELLİKLER Sistem ve Alt-sistemler: Bir sistem çeşitli parçalardan oluşmaktadır. Bu parçalar alt-sistem olarak adlandırılmaktadır. Her sistem belirli alt-sistemlerden oluştuğu gibi, her sistem ayrıca daha büyük ve kompleks bir sistemin altsistemi durumundadır. Kapalı ve Açık Sistemler: Her sistem belirli bir ortamda faaliyet göstermektedir. Eğer sistem ile sistemin faaliyette bulunduğu çevre arasında enerji, bilgi ve materyal alışverişi varsa, bu tür sistemler açık sistem olarak adlandırılır. Eğer sistem ile çevre arasında bu tür bir ilişki yoksa sistem kapalı sistemdir. Biyolojik ve sosyal sistemler açık sistemler olarak kabul edilirken, mekanik sistemler kapalı ve açık sistemler olarak kabul edilmektedir.
ENTROPİ ve NEGENTROPİ Her sistemde, enerjinin tükenmesi, faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması, karışıklık ve aksamaların belirmesi ve sonunda sistemin faaliyetlerinin durması yönünde bir eğilim vardır. İşte entropi bu eğilimi ifade eden kavramdır. Kapalı sistemlerde entropi kuvvetlidir ve belirli bir süre sonunda sistemi durduran en önemli faktördür. Oysa açık sistemlerde entropi durdurulabilir. Başka bir deyişle, açık sistemler çevrelerinden aldıkları bilgi enerji ve materyal ile entropiyi durdurup, onun etkilerini negatif hale getirebilir. Dolayısıyla açık sistemlerde negentropi vardır.
AÇIK SİSTEM OLARAK İŞLETME ÖRGÜTLERİ İşletmeler zaman ve mekan içinde bir insan kaynak sistemidir. İşletme örgütlerinin çevreleri ile çeşitli etkileşimleri vardır. İşletme örgütlerinde örgüt içi ve örgüt dışı uzlaşma ve çatışma ilişkileri vardır. Örgüt içinde ve dış çevrede çeşitli düzeylerde güç geliştirme ve bunları kullanma özelliği vardır. İşletmeler geleceğin başarısı için geçmiş ile ilgili bilgi ve tecrübeleri kullanan geri besleme sistemidir. İşletmelerde dinamik kavramlardan statik kavram türetilmelidir.
İşletmeler kendi içinde alt-sistemlere bölümlenmişlerdir. Ancak işletmelerinde bağlı bulundukları bir veya birkaç üst sistem vardır. Diğer bazı sistemlerle de çapraz ilişkilerde bulunurlar. Bu bakımdan işletmeler karmaşık sistemler gurubuna girerler. Her işletme belirli sınırlar içinde bağımsız, kısmen denetlenebilen ve iyi birleştirilmemiş parçalardan oluşan gevşek bir sistemdir. İşletmeler kısmi belirsizliğe sahip oldukları gibi kısmen optimize edilebilen sistemlerdir.
SİSTEM YAKLAŞIMININ YÖNETİMDEKİ ÖNEMİ En genel anlamda yönetim, en az iki kişinin ortak bir amacı gerçekleştirmek için işbirliği ve güç birliği yapmalarıdır. Organizasyonlar çeşitli birimlerden meydana gelir. Sistem yaklaşımının bütüncül niteliği, örgüte bir bütün olarak bakma ve örgütte bulunan aksaklıkları daha sağlıklı belirleme imkanı doğurduğu kabul edilmektedir. Böylece örgütün herhangi bir biriminde mevcut olan bir aksaklığın bütün örgütü etkileyen bir nitelik taşıdığı, bu yüzden de getirilecek çözümün bu açıdan değerlendirilerek, saptanması gerekecektir. Sistem yaklaşımı sayesinde örgütler çevreden izole edilmiş varlıklar olmayıp, tam aksine çevreyle sıkı ilişkileri olan dinamik bir özellik gösterir.
SİSTEM YAKLAŞIMININ YÖNETİCİYE SAĞLADIĞI YARARLAR Yöneticiye görevini dar bir şekilde, sadece kendi fonksiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin, bağlı olduğu diğer altsistemleri ve çevre koşulları da dikkate alma fırsatı vermiştir. Yöneticiye kendi sisteminin amaçlarını daha geniş bir açıdan bakarak, sistemin amaçları ile ilişkilendirmek imkanı vermiştir. Yönetici organizasyon yapısını alt-sistemlerin amaçları ile uyumlu hale getirme şansını elde etmiştir. Yönetici, alt-sistemleri değerlendirirken bu sistemlerin esas sisteme yaptıkları katkıyı belirleme imkanına kavuşmuştur. Yönetici sistem dışı ve sistem içi faktörleri daha kolay ayırt edebileceği için, aksaklıkların belirlenmesinde ve bu aksaklıkların giderilmesi için etkili çözüm yolları bulunmasında, daha iyi bir konuma gelmiş olmaktadır.
SİSTEM YAKLAŞIMININ DEĞERLENDİRMESİ Bu yaklaşım örgütü bir bütün olarak ele almaktadır. Sistemler veya alt-sistemler hiyerarşisi yerine, sistemler ve alt-sistemler arasındaki ilişkilere ağırlık vermektedir. Böylece, örgütün birimleri arasındaki işbirliği ve koordinasyon sağlanmaktadır. Sistem yaklaşımının yararları, bu kuramın örgütün parçalarından çok bütününe, denge halinden çok değişimine, kendi başına çalışmasından çok içinde bulunduğu çevreyle birlikte ele alınmasına gereken önemi vermek suretiyle örgütsel çalışmalara daha gerçekçi bir bakış tarzı getirmiş olmasıdır. Personelle örgütü birbirlerini tamamlayan unsurlar olarak görmekte ve her ikisinin amaçlarını uzlaştırmaya çalışarak daha rasyonel bir yol izlemektedir.
Giderek daha kompleks bir yapı durumuna gelen örgütlerin incelenmesi ve işleyişlerinin çözümlenmesi, anlaşılması ve açıklanması, bu yöntem sayesinde daha kolay hale gelebilmektedir. Bu yaklaşım sayesinde örgütler meydana gelen gelişme ve değişmelere, çevresel şartlara daha kolay uyabilen dinamik bir yapıya kavuşurlar. Aksi takdirde, örgüt varlığını uzun süre devam ettiremeyeceklerdir. Bu yöntemin örgütün alt-sistemleri arasında uyumlu çalışmayı sağlamaya elverişli olduğu söylenebilir. Personel, değerlendirmesinin sistem yaklaşımına göre yapılması halinde, değerlendirme dinamik bir yapıya kavuşacak ve ortaya çıkacak sorunlar daha kolay belirleneceği için giderilmesi de, sorunların büyümesi beklenmeden daha kolay çözümlenecektir. Sistem yaklaşımının bilimsel araştırmaların alanını genişlettiği ve sosyolojik yaklaşımın gelişmesine katkıda bulunduğu ifade edilmektedir.
SİSTEM YAKLAŞIMININ ELEŞTİRİSİ Sistem yaklaşımının bir teori oluşturmaktan ziyade, kavramsal bir çevrede oluşturma özelliği taşıdığı öne sürülmüştür. Sistem kavramlarının bazı teorik yaklaşımları açıklamaktan uzak olduğu, kavramların yetersiz ve kısıtlı kaldığı belirtilmiştir. Sistem yaklaşımı daha iyi yetişmiş yöneticilerin varlığını ve bu yöneticiler arasında ekip çalışması alışkanlığını zorunlu kılmaktadır. İyi yetişmiş üst düzey yöneticilerinin bulunmaması veya bu yöneticilerin ekip çalışmasının gereklerini yerine getirmemeleri, böyle bir yaklaşımın uygulanmasını başarısız kılacaktır.
Sistem yaklaşımının getirdiği en önemli yeniliklerden birisi organizasyonları çevreleri ile ilişkili bir açık sistem olarak ele almasıdır. Dolayısıyla organizasyonlar, çevresel faktörlerdeki değişmelere uyabilmek için bünyelerinde çeşitli değişiklikler yapacaklardır. Sistem yaklaşımının organizasyonu etkileyen bütün değişkenleri ve parametreleri bir arada görmeyi sağlamış olmasıdır. Böylece daha sıhhatli bir genelleştirme yapmak imkanı doğmuş bulunmaktadır. Sistem yaklaşımı ile klasik davranışsal yönetim yaklaşımlarının önerilerini, bulgularını ve özelliklerini daha iyi değerlemek, kuvvetli ve zayıf yönlerini daha iyi anlamak, dolayısıyla bunları daha iyi kullanmak imkanı doğmuştur.