2015 İŞ TAKVİMİ (Bütçe ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü) YILLIK YAPILAN İŞLEMLER İşin Konusu Harcama Yetkisi Birleştirme Onayı 1-15 Ocak Birim tarafından takibi yapılan tertiplerin Harcama Yetkisinin Birleştirilmesi için Rektörlük Oluru alınması 2 gün Gerçekleştirme Görevlisi Görevlendirmeleri 1-15 Ocak Harcama Yetkilisi Birleştirme Oluru alınan tertipler ve İdari ve Mali İşler Daire için Harcama Yetkilisi tarafından Gerçekleştirme Görevlisi Görevlendirilmesi Harcama Yetkilisi Mutemeti Görevlendirmeleri 1-15 Ocak Harcama Yetkilisi mutemeti olarak görevlendirilecek personelin belirlenmesi ve mutemet olurlarının alınması 3 gün 2014 Yılı Detay Programı Revizesi 2015 Yılı Detay Programı Teklifi Birim Faaliyet Raporunun 1-21 Ocak 1-21 Ocak 1-23 Ocak 2014 yılının Eğitim Sektörü makine teçhizat projesi ödeneğinden yapılan harcamaların ve alınan makine teçhizat açıklamalarının yapılarak, detay programı revizesinin 2015 yılının Eğitim Sektörü makine teçhizat projesi ödeneğinin Üst Yönetici tarafından birimlere dağıtılıp, detay programı teklifinin Birim hakkında genel bilgiler, kullanılan kaynaklar, gerçekleşmeler ile ilgili mali bilgiler doğrultusunda 2014 yılının birim faaliyet raporunun İdari ve Mali İşler Daire ile Merkezler ve Bölümlerin ödenekleri ile ilgili bilgiler 3 gün 2 gün 2 hafta Birim Ayrıntılı Finansman Programı (AFP) Teklifinin 1-17 Ocak Aylık Harcama tahminleri doğrultusunda ödenek dağılımının (aylar itibariyle) yapılması 2 gün 2015 İş Takvimi 1 / 6
Ödenek Harcama Takibi Formatının(excel) mızca hazırlanmış ve kullanımakta olan Ödenek Harcama Takibi formatının(excel), 2015 yılına uygun revize edilmesi, formüllerin düzenlenmesi, 2015 yılı ödeneklerinin üçer aylık serbestliklerinin işlenmesi ve ihale hakedişlerinin harcama blokesinin yapılması. - 3 gün 2015 yılına ait dosyaların açılması 2014 Yılına Ait Dosyaların Düzenlenmesi ve Birim Arşivine Gönderilmesi 2015 Yılının Harcama Tahmininin Yapılması ve Ödenek İhtiyacının Belirlenmesi İlk kez sonuna kadar (yıl düzenli aralıklarla tekrarlanır) 2015 yılı klasörlerinin açılarak dosya sırtlarının Bütçe ve Tahakkuk Şubesi yazışmaları, ödeme emri belgeleri ile Genel Sekreterlik, Merkezler ve Bölümlerin ödeneklerinden yapılan harcamalara ilişkin ödeme emri belgelerine ait dosyalar 2014 yılı dosya içlerinin düzenlenmesi, Bütçe ve Tahakkuk Şubesi yazışmaları, ödeme emri belgeleri ile Genel tasnif edilmesi ve devir teslim ve envanter Sekreterlik, Merkezler ve formlarının düzenlenerek arşive Bölümlerin gönderilmesi ödeneklerinden yapılan harcamalara ilişkin ödeme emri belgelerine ait dosyalar 2014 yılında yapılan harcamalar göz önünde bulundurularak ve 2015 yılı ihalelerin hakedişleri, aylık rutin yapılan harcamaların tahmini ve diğer harcamaların tahminlerinin yapılıp ödenek ihtiyacının belirlenmesi ve buna göre yıl içersinde sürekli revize edilerek, gerekli olduğunda ödenek talebinde bulunulması - Birim Arşivi 5 gün - 2 gün Finansman Fazlasının Hesaplanması 2014 yılında gerçekleşen özgelirden kullanımayan kısmının hesaplanması İdari ve Mali İşler Daire - 2 gün 2014 Yılı Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporunun 1-10 Şubat arası Birim tarafından takibi yapılan 06-Sermaye Giderleri tertiplerinden alımı yapılan mal ve hizmet işleri ile ilgili bilgilerin Daire 10 gün Takibi yapılan tertiplerin Kesin Hesap Gerekçelerinin şubat ayı 2014 yılında Birim tarafından takibi yapılan bütçe tertiplerinden yapılan giderlere ilişkin detaylı açıklamaların, gerçekleşme oranlarının ve gerekçelerinin Daire 1 hafta 2015 İş Takvimi 2 / 6
2016 Yılı Makine Teçhizat teklifinin 2016 Yılı Cari Bütçe Teklifinin 2016 Yılı Merkezler ve Bölümler Cari Bütçe Teklifinin 1-31 mayıs 1-31 temmuz 1-31 temmuz Harcama Birimlerinden 2016 Yılı Makine Teçhizat İhtiyaçlarının yazı ile istenilerek, gelen bilgilerin ve Birim Talebinin konsolide edilmesi ve Makine teçhizat teklifinin İhtiyaçlar doğrultusunda gider ve gelir tahminlerinin yapılması, teklif tavanlarına göre bütçe teklifinin Merkezler ve Bölümlerden 2016 Yılı Cari Bütçeden ihtiyaçlarının yazı ile istenilerek, gelen bilgilerin konsolide edilmesi ve bütçe teklifinin Merkezleri, Bölümler 2 hafta 1 ay 1 ay Yıllık İstatistiki Bilgilerin yıl içinde Birimin genel ve mali bilgileri ile ödenek takibi yapılan birimlerin mali bilgilerinin Talep eden birime - ÜÇ AYDA BİR YAPILAN İŞLEMLER Üçer Aylık Ödenek Gönderme ile ilgili işlemin yapılması İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ile ilgili toplantı yapılması Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim aylarının ilk haftası Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim aylarının ilk haftası Ayrıntılı Finansman Programına göre üçer aylık serbest bırakılan ödeneklere ilişkin ödenek gönderme belgelerinin harcama yetkilisince imzalanması İç kontrol sisteminin uygulanmasının değerlendirilmesi İdari ve Mali İşler Daire - AYLIK YAPILAN İŞLEMLER TELEFON ÖDEMELERİ Telefon Özel Kesintilerin tespiti Telefon Özel Kesintilerin tahsili Telefon Faturalarının Ayın 15-30'u arası (Fatura dönemi+1 ay) Ayın 16'sı (Fatura dönemi+2 ay) Ayın 20-25'i arası (Fatura dönemi+1 ay) santral telefon özel kesintilerinin tespit edilmesi, listelerin, Personel na bildirilmesi Tespit edilmiş özel telefon kesinti tutarlarının bankaya yatıp yatmadığının bankadan alınan ekstrelerle kontrolü Telefon, fax, bilgiye abonelik vb. giderlerin Personel 2 hafta - Uluslararası İliş.Koor. Basın Yayın Halkla İliş. 2015 İş Takvimi 3 / 6
TELEFON ÖDEMELERİ İşin Konusu Telefon Faturalarının Ayın 16'sı (Fatura dönemi+2 ay) Bankaya yazılan talimat yazısıyla telefon özel kesinti hesabındaki yatırılmış tutarın Türk Telekom hesabına aktarılması ve Bütçeden ödenecek kısmın hesaplanarak, bankadan takibinin yapılması Mrk.kampüs santral Banka Cep telefonunun Ayın 20-23'ü arası Cep telefonu faturasının, özel görüşme bedelinin tespiti ve bildirilmesi MERKEZ KAMPÜS ELEKTRİK ÖDEMESİ Elektrik özel kesinti sarfiyatının hesaplanması, listelerin ve bildirimlerin yapılması Bildirilen sarfiyat tutarlarının banka hesabına yatıp yatmadığının kontrolü Elektrik özel kesintisinin ve bütçeden ödenecek kısmın yatırılması Ayın 25'i Bildirim tarihinden fatura ödeme tarihine kadar her gün Ayın 16-17'si arası Aylık kwh harcamalarına göre hesaplanan elektrik sarfiyat tutarlarının; kampüste çalışan inşaat firmalarını Yapı İşleri ve Teknik na, kantin, çay ocakları, yemekhane, kitapevini Sağlık Kültür ve Spor na, lojmanlarda oturan personelin özel elektrik kesintisi tutarlarının Personel Daire na bildirilmesi Özel kesinti hesabına yatması gereken tutarların bankanın internet şubesinden hesap özeti incelenerek, yatırılıp yatırılmadığının ve bir iş günü kamu bankasına aktarım işleminin yapılıp yapılmadığının kontrolü Bankaya yazılan talimat yazısıyla özel kesinti hesabındaki yatırılmış tutarın Başkent Elektrik hesabına aktarılması ve Bütçeden ödenecek kısmın hesaplanarak, bankadan takibinin yapılması Yapı İşleri ve Tek.D.Bşk. Sağlık Kültür ve Sp.D.Bşk. Personel Daire Bşk. Strateji Geliştirme D.Bşk. Banka D.Bşk. 3 hafta İnşaat Mühendisliği Laboratuarı elektrik ödemelerinin yapılması Ayın 1-5'i arası İnşaat Mühendisliği Laboratuarı elektrik faturalarının İnşaat Mühendisliği Laboratuarı Su Ödemesi İki ayda bir Kütüphane ve Dokümantasyon ve Rektörlük Kaloriferi ve Rektörlük Ek Bina(19936, 4105912,R7599 ve 06531 abone numaralı sayaçlar) su faturalarının Kütüphane, Rektörlük Ek Bina ve Rektörlük Kaloriferi memurların öğle yemeğine yardım ödemeleri Her ay ve Dış Yerleşkelerdeki BEÜ Personeline öğle yemeği için satılan fiş bedelinin, Yemek Servisi Yürütme Kurulunun hesabına aktarılma için ödeme belgelerinin 2015 İş Takvimi 4 / 6
Harcama Takip Listesi (Gider Takibi) Her ayın ilk haftası Birim tarafından takip edilen tertiplerden, bir önceki aya ait 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 21-f ve 22-d maddelerine göre yapılan giderlerin tablo haline HAFTALIK YAPILAN İŞLEMLER Nakit İhtiyaç Cetveli Her hafta Perşembe günü Takip eden haftada ödeme işleminin yapılması planlanan giderlerin hesaplanması Daire YAPILAN DİĞER İŞLEMLER Ödenek ve Harcamaların Yıl içinde takibinin yapılması Yıl içinde düzenli olarak İhale hakedişlerin, aylık rutin ödemelerin, diğer giderlerin harcama takibine bloke edilmesi, kullanılabilir ödenek miktarının sürekli takibi ve istenildiğinde satınalma şubesine tertip ve kullanılabilir ödenek konusunda bilgi verilmesi, onay aşamasında harcama blokesinin yapılması, sipariş aşamasında bloke tutarın revizesi, ödeme emrinin Muhasebe Birimine gönderilmesi aşamasında harcamanın kesin harcama sütununa işlenmesi. - - Yolluk Ödemeleri Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu, Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu ve Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu beyanında bulunan personelin harcırahının için gerekli işlmelerin yapılması Daire Kurs Katılım Ödemeleri Kurslara katılan personelin kurs katılım giderinin Daire Abonelik ve Benzeri Gider Ödemeleri Abonelik ve benzeri giderler oluştuğunda gerekli işlemlerin yapılması. 2015 İş Takvimi 5 / 6
15 Günlük Faaliyet Raporu 15 günde bir İki hafta tüm şubeler tarafından yapılan iş ve işlemlerin toparlanarak rapor halinde düzenlenmesi İdari ve Mali İşler D.Bşk. Genel Sekreterlik ÖYP Ödenek Harcama Takibi 1) ÖYP kaynağının ve harcamasının araştırma görevlisi bazında, 2) Ödeneğin ve harcamanın tertip bazında takip edilmesi ÖYP Koordinatörlüğü ÖYP Koordinatörlüğü 2015 İş Takvimi 6 / 6