İLAHİYAT FAKÜLTESİ. İŞİN ADI Öğrenci Yeni Kayıt BAŞLANGIÇ

Transkript

1 Yeni Kayıt F-İLF-SR Gün Dairesi Baikanlığı YKS sınav sonuçlarına göre yerleştirilen öğrencilere Dairesi Başkanlığınca Kayıt duyurusu yapılır. Dairesi Baikanlığı Sınav sonuçlarına göre yerleşen öğrencilerin bilgileri Dairesi Başkanlığınca ÖSYM den Bilgi Sistemine Aktarılır. Dairesi Baikanlığı lere Kayıt Günü duyurusu ÖİDB web sayfasında duyurulur. /Vekaleti Alan Kişi Adayın Bizzat kendisi veya Noterden Vekalet verdiği kişi mi Başvurdu? Kayıt Yapılmaz. ler belirlenen günler arasında - Devlet üzerinden veya ilgili Birimlerine gelerek kayıt yaptırır. ye Belgesi verilir. Kayıt için istenen diğer belgeleri Fakülte Birimine teslim eder. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

2 Belgesi Verme F-İLF-SR Dakika, Birim nden sözlü olarak «Belgesi» talebinde bulunur UBİS sorgulaması yapılır Belgesinin çıktısı alınır Belgesi, görevli tarafından onaylanır Onaylı Belgesi istekliye verilir azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

3 Ders Kaydı F-İLF-SR Gün Bölüm Başkanı Bölüm Başkanları yeni dönem danışman listelerini belirler ve Yönetim Kuruluna sunar Yönetim Kurulu Danışman listesi Yönetim Kurulunda uygun görüldü mü? Bölüm Başkanı yeni danışman listesini belirler Yönetim Kurulunda onaylanan Danışmanlar Listesi Fakülte Bürosunca Otomasyon Sistemine girilir ler yeni dönemde alacağı dersleri (Öncelikle alt yarıyıldan başarısız olan dersleri) Otomasyon Sisteminden seçerler. Danışman onayına gönderirler Danışman Danışman tarafından uygun görüldü mü? Danışman onayını kaldırır. Uygun ders seçimi için öğrenciyi yönlendirir. Danışman Sonuç ye Tebliğ edilir azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

4 Ders Planı ve İçeriklerin Güncellenmesi F-İLF-SR Gün Bölüm Başkanları Yeni Ders Planı ve İçerikleri er ğitim-öğretim Yılı başlamadan önce Bölüm Başkanlarınca gözden geçirilir Bölüm Başkanları Ders planı ve içeriklerinde eksiklik var mı? Bölüm Sekreterliği Bölüm Kurulu Ders Planı ve İçerikleri Bölüm Kurul Kararı alınarak Dekanlığa gönderilir. Bölüm Başkanı Dekanlık tarafından Fakülte Kuruluna sunulur. Fakülte Kurulu Ders planı ve içeriklerinde eksiklik var mı? Ders Planı ve İçerikleri Üst Yazı ile Rektörlüğe ( Daire Başkanlığı) gönderilir ÖİDB Daire Başkanlığınca uygun mu? Bürosu Ders Planı ve İçerikleri Birim Bürosu tarafından Otomasyon Sistemine girilir. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

5 Ders Sorumlularının Belirlenmesi F-İLF-SR Gün Bölüm Başkanları Akademik Takvime göre Bölüm Başkanlığınca dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir. Bölüm Başkanları Ders Görevlendirmeleri Bölüm Kurul Kararı alınarak Fakülte Kurulunda görüşülmek üzere Dekanlığa gönderilir. Dekanlık tarafından Fakülte Kuruluna sunulur. Fakülte Kurulu Ders Görevlendirmeleri Fakülte Kurulunda Uygun Görüldü mü? Derse girecek öğretim elemanları listesi Rektörlüğe ( İşleri Daire Başkanlığı) gönderilir İleri Daire Başkanlığınca uygun mu? Bürosu Dersler ilgili öğretim elemanlarına tebliğ edilir. Ders Sorumluları, Birim Bürosu tarafından Otomasyon Sistemine girilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

6 Sınav Programının azırlanması F-İLF-SR Gün Fakülte Yönetim Kurulu Ara Sınav Ve Mazeret Sınav Tarihleri Fakülte Yönetim Kurulu Tarafından Belirlenir. (Final Ve Bütünleme Sınavları Akademik Takvime Göre Yapılır) Bölüm Başkanı Belirlenen Tarihlere Göre azırlanan Sınav Programı Fakülte Kurulunun Onayına Sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu azırlanan Sınav Programı Fakülte Kurulunda Uygun Bulundu Mu? WB Sorumlusu Bölüm Sekreterliği Yönetim Kurulunun Onayından Sonra Sınav Programları ye Sınavdan n Az 10 Gün Önce Duyurulur. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

7 Sınavlara İtiraz F-İLF-SR Gün Öğretim lemanı Arasınav,final Ve Bütünleme Sınavları Değerlendirten Sonraöğretim lemanları Sistemindenbilişim Sistemine Giriş Yapar Ve Onay Verdikten Sonrailan dilmiş Olur. İlanı İzleyen Yasal Süre İçerisinde İtiraz Dilekçesi Verebilir. Dekanlık Dekanlık Dilekçeleri İlgili Bölüm Başkanlıklarına Gönderir Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanı nin Sınavının Tekrar İncelenmesini Sorumlu Öğretim lemanından İster Maddi ata Yoksa! Sorumlu Öğretim lemanı Sorumlu Öğretim lemanı Sınav Kağıdı Dersten Sorumlu Öğretim lemanı Tarafından Kontrol dilir. Maddi ata Varsa! İlgili Öğretim Üyesi Maddi ata Varsa Otomasyon Üzerinden Düzeltme Talebinde Bulunur. İlgili Öğretim Üyesi Maddi ata Olmadığını Bölüm Başkanlığına Bildirilir. İlgili Bölüm Başkanlığı, Maddi ata Olmadığını Müdürlüğe Bildirilir. Birimi Fakülte Yönetim Kurulu Onayı İle Sistem Üzerinden İlgili Öğretim Üyesine Yetki Verilerek Not Düzeltilmesi Yapılır. İlgili ye Bilgi Verilir. Dekanlık ye Maddi ata Olmadığını İlgili ye Bildirilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

8 Temsilcisi Seçimi F-İLF-SR Gün İlgili Kurul Üniversite Seçim Kurulu tarafından Seçim Takviminin ilanı İlgili Birim Kurulu Fakülte Seçim Kurullarının belirlenmesi ve Üniversite Seçim Kuruluna bildirilmesi Adaylık Başvuruları İlgili Birim Kurulu Adayların İlanı İlgili Birim Kurulu 1. Tur Seçimin Yapılması %60 Katılım Sağlandı mı? İlgili Birim Kurulu 2. Tur Seçimin Yapılması %50 Katılım Sağlandı mı? İlgili Birim Kurulu 3. Tur Seçimin Yapılması seçim sonuçlarının ilgili birim kuruluna iletilmesi İlgili Birim Kurulu Seçim sonuçlarının Üniversite Seçim Kuruluna bildirilmesi İlgili Birim Kurulu Fakülte Temsilcilerinin seçimi İlgili Birim Kurulu Temsilcilerin Üniversite Seçim Kuruluna bildirilmesi (Seçim evrakları ve imza tutanakları ile birlikte) İlgili Kurul Konseyi Divan Kurulu, Konseyi Yürütme Kurulu, Başkan seçimi azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

9 Burs Verme F-İLF-SR Gün Kurumlardan gelen burs kontenjanları ve burs ile ilgili bilgiler öğrencilere duyurulur. Rektörlük Rektörlük tarafından öğrenci başvurularını incelemek üzere burs komisyonu oluşturulur. ler ler istenen evraklar ile birlikte Dekanlığa burs başvurularını yaparlar. Komisyon Burs komisyonunca belirlenen ve ilan edilen günde öğrenciler mülakatla değerlendirilir. Komisyon burs almaya uygun mu? Komisyon Belgesi tamamlanarak tutulan bir tutanakla beraber burs başvurusu kabul edilen öğrenciler rektörlüğe bildirilir. Başvurusu red edilir. Rektörlük Burs alacak öğrencilerin isimleri rektörlük tarafından burs verilecek kurumlara bildirilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

10 Yemek Yardımı Verilmesi F-İLF-SR Gün SKSDB SKS Daire Başkanlığınca ğitim-öğretim Döneminde Ücretsiz Öğle Yemeği Bursu Verilecek Sayısının Tespit dilmesi ve Onaya Sunulması Rektör Onaylandı mı? SKSDB Ücretsiz Öğle Yemeği Bursu Verilecek Fakülte Kontenjanlarının Belirlenmesi ve Onaya Sunulması Rektör Onaylandı mı? Başvuru Tarihlerinin Duyurulması (hitit.edu.tr ve Yerleşkelerde Afiş olarak) işleri lektronik Ortam Üzerinden Başvurularının Alınması SKSDB Verilerin Fakülte Bazında Ayrı Ayrı Sıralanması, İncelenmesi ve Değerlendirilmesi İlgili Değerlendirme Sonucu Uygun Görülen Listelerin Fakülte ne Bildirilmesi ve Yemek Bursu Kazanan lerin Beyanlarında Belirttikleri Bilgileri Belgelendirmeleri SKSDB işleri Onaylandı mı? Belgelerini Beyan den lerin Ücretsiz Yemek Kartlarının Teslim dilmesi azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

11 İşçi Alımı (Kısmi Zamanlı) F-İLF-SR Gün İlgili Personel Rektörlük Sağlık Kültür ve Spor D. Başk.'lığınca birimlere çalıştırılacak öğrencilerin tespitine ilişkin yazı gönderilir Dekanlık çalıştırılacak bölümler ile öğrenci sayısını ve aranan şartları öğrencilere duyurur Komisyon Dekanlık öğrencilerin seçimi ile ilgili Komisyon oluşturur lektronik Ortam Üzerinden Başvurularının Alınması Başvuru formunun ilgili birime imzalanarak teslim edilmesi Komisyon Komisyon çalışacak öğrencilerin seçimini yapar Komisyon Sonuç olumlu mu? Çalışma isteği red edilir Komisyonca seçilen öğrencilerin isimleri Dekanlığa sunulur Dekanlık seçilen öğrencilerin isimlerini Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına üst yazı ile gönderir SKSD Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı tarafından gelen onaya göre öğrenciler Fakültemizde çalışmaya başlatılır azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

12 Kayıt Silme F-İLF-SR Gün kayıt sildirme talebini Bölüm Başkanlığı' na dilekçe ile başvurur. Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı öğrencinin kayıt sildirme talebine ilşkin dilekçesini Bölüm Kuruluna sunar. Bölüm Kurulu Talep Bölüm Kurulunda uygun görüldü mü? Talep reddedilir Personeli nin kayıt sildirme talebi Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülerek onaylanır. ilişik kesme belgesini ilgili personele (Dekan. Dekan Yard. Bölüm Başkanı, Fakülte Sekreteri, İşleri, Kütüphane Sorumlusu) onaylatır. Daire Başkanlığı Fakülte Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile Rektörlük ( Daire Başkanlığı) gönderilerek öğrenci otomasyon sisteminden kaydı düşülür. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

13 Transkript Verme F-İLF-SR Saat Birim öğrenci işlerinden sözlü transkript talebinde bulunulması UBİS sorgulamasının yapılması Transkript çıktısının alınması Çıktının görevli tarafından onaylanması Onaylı Transkriptin istekliye verilmesi azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

14 Mezuniyet Süreci F-İLF-SR Gün Normal öğretim süresi içerisinde mezuniyet için alması gereken bütün derslerden başarılı mı? Açıldığı dönemde dersi tekrar eder Gecici mezuniyet belgesi talep formu, İlişik kesme belgesi hazırlanır İlişik kesme belgelerini eksiksiz olarak teslim eden öğrencinin geçici mezuniyet belgesi düzenlenerek onaya sunulur İmza için Makama sunulur. Onaylanan mezuniyet belgesinin bir sureti imza karşılığı öğrenciye teslim edilir. Diploma yazım bilgileri düzenlenerek ÖİDB' na gönderilir ÖİDB tarafından hazırlanan diploma öğrenciye teslim edilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

15 Disiplin Süreci F-İLF-SR-074 1/ Gün Başlangıç Öğretim lemanı Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları Üst yazı ekinde Dekanlık Makamına iletir. Dekan Disiplin amiri olan Dekanlık olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Soruşturmacı Soruşturmacı, hakkında disiplin soruşturması açılan öğrenciye isnat edilen suçun neden ibaret olduğu, savunmasını yapacağı tarihten en az yedi gün önce yazılı olarak bildirilir. Bu yazıda; öğrenciden belirtilen gün, saat ve yerde savunmasını yapmak üzere hazır bulunması istenilir. Soruşturmacı Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Soruşturmacı Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Dekanlık olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Soruşturmacı Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. lde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. 2 azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

16 Disiplin Süreci F-İLF-SR-074 2/ Gün 1 Soruşturmacı Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık Makamına gönderilir Dekanlık Dekanlık soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Süreç yeniden tekrarlanır ve sonuç Dekanlık sunulur Raportör Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilmesi ve eksikliklerin tamamlatılması istenir. Raportör Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Dekanlık makamına verir Bitiş azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

17 Tek Ders Sınavı F-İLF-SR Gün Mezun olmak için tek dersi kalan öğrenciler Tek Ders Sınavı na girmek için Bölüm Başkanlarına iletilmek üzere, akademik takvimde belirtilen tarihte Yazı İşleri ne dilekçe ile başvururlar Bölüm Başkanı Bölüm Başkanları dilekçeleri ve ilgili öğrencilere ait transkriptleri inceler nin mezun olabilmek için sadece tek bir dersi mi var? sınava giremez Bölüm Başkanı web sayfası sorumlusu Bölüm Başkanları Tek Ders Sınavı nın yapılacağı gün, yer ve saati ne bildirir, web sayfasından sorumlu öğretim elemanı tarafından internet sitesinde duyuru yapılır Bölüm Başkanı Bölüm Başkanlarınca ilan edilen gün, yer ve saatte ilgili öğretim elemanlarınca Tek Ders Sınavı yapılır Bölüm Başkanı Sınav evrakları sorumlu öğretim elemanları tarafından tutanakla ne teslim edilir. Tek Ders Sınav notlarını Otomasyon sistemine(ubis) girer Tek Ders Sınavında başarılı olan öğrenciler mezun edilir, başarısız olan öğrenciler mezun edilmez azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Fakülte Kalite Komisyonu Birim Kalite Temsilcisi Fakülte Dekan Dekanı

18 aftalık Ders Programı azırlanması Süreci İş Akış Şeması F-İLF-SR Gün Personeli Akademik takvim belirlendikten sonra Dönem Koordinatörlerinden gelecek ğitim-öğretim yılının ders programlarının hazırlanmaları için yazı hazırlanır ve makam onayına sunulur Fakülte Sekreteri Fakülte Sekreteri tarafından paraflandı mı? vrak eksiklikleri tamamlanmak üzere reddedilerek yeniden iş akış süreci başlatılır. Dekan İmza için Dekanlık makamına sunulan evrak makamca onaylanır. vraklar Dönem Koordinatörlerine elektronik ve basılı ortamda iletilir. Dönem Koordinatörleri Dönem Koordinatörleri gelecek yılın ders programını hazırlayarak dekanlığa iletir. Fakülte Sekreteri Ders programları Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu kararı olumlu mu? vrak eksiklikleri tamamlanmak üzere reddedilerek yeniden iş akış süreci başlatılır. Yönetim Kurulu Kararı ve Ders Programları Rektörlük ÖİDB ne iletilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Fakülte Kalite Komisyonu Birim Kalite Temsilcisi Dekan

19 Mazeret Sınavı Süreci İş Akış Süreci Şeması F-İLF-SR Gün İlgili Mazerete ilişkin belge ile başvurunun yapılması vrak Kayıt Memuru Mazeret sınav isteğinin kayıt Altına alınması Fakülte öğrenci işleri Başvurunun incelenmesi Fakülte öğrenci işleri, Fakülte Sekreteri Başvuru Belgeleri Uygunmu Mazeret Sınavı isteğinin reddedilmesi Fakülte öğrenci işleri Mazeret Sınavı isteği uygun olanlara ait liste ve sınav programı hazırlanması Fakülte Sekreteri, Yönetim Kurulu lere ait evrak ve taslak mazeret sınav programının yönetim kurulunda görüşülmesi Fakülte Sekreteri Yönetim Kurulu kararının yazılması Fakülte öğrenci işleri Kararın ve Mazeret Sınavı programının, başvurusu red edilen öğrencilerin isimlerinin ilan edilmesi, Bölümlere yazılması azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Fakülte Kalite Komisyonu Birim Kalite Temsilcisi Dekan

20 Danışmanlık F-İLF-SR GÜN Başlangıç Bölüm Başkanı Kayıtlı bütün öğrenciler için danışman, Üniversitenin ilk kayıt döneminden önce ilgili Bölüm Başkanlığının önerisi ile Fakülte Yönetim Kurulu tarafından ilgili bölümün öğretim üyeleri arasından, yeterli sayıda öğretim üyesi bulunmayan birimlerde ise öğretim görevlileri arasından atanır. Fakülte Yönetim Kurulu Fakülte Yönetim Kurulu tarafından İlgili bölümün önerisi uygun görüldü mü? Yeni danışman önerisi için ilgili bölüm başkanlığına yazılır. Bölüm Başkanı er danışmana olabildiğince aynı sınıftan olmak üzere eşit sayıda öğrenci dağıtımı yapılır Danışman Danışman, eğitim/öğretim programı çerçevesinde öğrencinin mezuniyeti için alması gereken zorunlu ve seçmeli derslerle ilgili olarak öğrenciye önerilerde bulunur; ilk kayıt, kayıt yenileme, ders alma ve seçme işlemlerinde öğrenciye yardımcı olur ve bu işlemlerin ilgili mevzuata uygunluğunu değerlendirir Bitiş azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Fakülte Kalite Komisyonu Birim Kalite Temsilcisi Dekan

21 İLAİAT FAKÜLTSİ ÖĞRNCİ KAYIT DONDURMA SÜRCİ İŞ AKIŞ ŞMASI F-İLF-SR GÜN BÖLÜM SKRTRLİĞİ ler kayıt dondurma isteğini içeren dilekçesini Bölüm Başkanlığı'na iletilmek üzere Bölüm Sekreterliğine verir BÖLÜM BAŞKANI Bölüm Başkanlığı öğrencinin dilekçesini, görüşülmek üzere Yönetim Kuruluna sunar YÖNTİM KURULU ğitim-öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin ilgili maddeleri çerçevesinde Yönetim Kurulu dilekçeyi inceler Sonuç olumlu mu? Kayıt dondurma talebi red edilir ÖZL KALM Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile Rektörlüğe ( İşleri Dairesi Başkanlığı) bildirilir ÖĞRNCİ İŞLRİ nin kayıt dondurma işlemi birimimiz İşleri tarafından Otomasyon sistemin girilir İLGİLİ PRSONL Sonuç ye Tebliğ edilir Bitiş azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Fakülte Kalite Komisyonu Birim Kalite Temsilcisi Dekan

22 YATAY GÇİŞ F-İLF-SR AY adresinden başvuru yapılır. Sisteme istenen belgeler yüklenir. ÖSYS Sonuç Belgesi,Kimlik Fotokopisi, Belgesi, Transkript, Disiplin Belgesi, Not Dönüşüm Tablosu,Ders İçerikleri Başvuru türüne göre kayda alınır. Merkezi Yerleştirme -Kurum içi-kurumlararası İlgili Birim Yatay Geçiş Komisyon Üyeleri Talebin incelenmesi İlgili Birim Yönetim Kurulu Yatay Geçiş Komisyon Değerlendirmesine göre Yönetim Kurulu Kararı Alınır. (Web Sitesinde duyurulur) Yönetim Kurulu Kararı birimine bildirilir. Kayıt için belirtilen sürede Daire Başkanlığına gelerek kaydını yaptırır. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Rektörlük Fakülte Kalite Komisyonu Kalite Birim Kalite Koordinatörü Temsilcisi Rektör Dekan