T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI

Transkript

1 T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI KURUM KÜLTÜRÜNÜN OLUŞUMUNDA BİLGİ, BELGE VE DOKÜMANTASYON ÇALIŞMALARININ ÖNEMİ YÜKSEK LİSANS TEZİ HAZIRLAYAN: ARAN KAYNAK İSTANBUL

2 T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI KURUM KÜLTÜRÜNÜN OLUŞUMUNDA BİLGİ, BELGE VE DOKÜMANTASYON ÇALIŞMALARININ ÖNEMİ YÜKSEK LİSANS TEZİ DANIŞMAN : DOÇ. DR. AHMET OĞUZ İCİMSOY HAZIRLAYAN: ARAN KAYNAK İSTANBUL

3

4 ÖNSÖZ... I ÖZET... II ABSTRACT... II TABLO LİSTESİ... IV 1. KÜLTÜR VE KURUM KÜLTÜRÜ KÜLTÜR KURUM Kurum Türleri Amaçlarına Göre Kurumlar Oluşumlarına Göre Kurumlar Kurumlarda Yönetim Kurumlarda Yönetimin Fonksiyonları Planlama Örgütleme Yürütme Eşgüdüm Denetim Kurumsallaşma Süreci KURUM KÜLTÜRÜ Kurum Kültürünün Tanımı Kurum Kültürünün Oluşumu Kurum Kültürünün Özellikleri Kurum Kültürünün İşlevleri KURUMLARDA BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BİLGİ VE BELGE YÖNETİCİSİ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNİN AMACI BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ SÜRECİ Bilgi Materyalinin Toplanması Evrak Envanterinin Çıkarılması Sınıflandırma Sisteminin Geliştirilmesi

5 Ayıklama-İmha İşlemi Planının Gerçekleştirilmesi Saklama Planının Hazırlanması Arşiv Materyallerinin Depolanması ve Muhafazası Bilgi Materyaline Erişim Arşiv Yönetmeliği - Prosedürünün Hazırlanması KURUM TARİHİ BELGESELİ ÇALIŞMALARI KURUM TARİHİ YAZIMINDA ARŞİV ÇALIŞMALARININ ROLÜ VE ÖNEMİ BİR KURUM TARİHİ BELGESELİ ÇALIŞMASININ YAPIM AŞAMALARI Ekipleşme Ön Araştırma Basın Taraması Kronoloji Çalışması Sözlü Tarih Çalışması Kurgu Çalışması SONUÇ EKLER Ek-1 Basın Taraması Dökümü Örneği Ek-2 Dikey ve Yatay Kronoloji Çalışması Örneği Ek-3 Söyleşi Metni Çözümleme Örneği KAYNAKÇA ÖZGEÇMİŞ

6 ÖNSÖZ Kurum kültürü kavramının Türkiye de yeteri kadar tartışılmıyor olmasının bir çok nedeni vardır. Bunların en başında da Türkiye de kurumların çeşitli nedenlerle uzun ömürlü olamamaları gelmektedir. Uzun ömürlü olan kurumların da bu başarıyı güçlü bir kurum kültürüne sahip olarak ve bu kültür iklimini geçmişten geleceğe taşıyarak elde ettiklerini söyleyebiliriz. Özellikle 90 lar sonrası değişen piyasa koşulları, uluslararası şirketlerin iç piyasaya girmesi, şirketlerin yurtdışı pazarlara açılması, küresel rekabet, tüm bunlar kurumların kendilerine dönüp bakmalarını, kurum yapılarını yeniden gözden geçirmelerini ve daha da önemlisi kendilerini daha da yakından tanımalarını zorunlu kılan bir süreci başlatmıştır. Bu sürece, tarihleri eskiye dayanan özel kurumlardan, kurumsal kültür bilincine sahip olanlarının daha kolay uyum sağladıkları görülmüştür. Geldikleri yeri, hem yurtiçinde hem de yurtdışında daha sağlam konumlandırmaya, yarattıkları kurum kültürüne sahip çıkmaya dört elle sarılmışlardır. Bu aşamada kurum kültürü kavramı diğer beşeri bilim dallarının olduğu kadar arşivciliğin de gündemine girmiştir. Bu çalışmada kurum kültürünün oluşumunda önemli bir rolü olan kurum arşivlerinin ve çalışmalarının önemi vurgulanmaktadır. I

7 ÖZET Bu çalışmada, kurum kültürü kavramının anlaşılabilmesi için öncelikle kültür ve kurum kavramları açıklanmış, özellikleri ve işlevleri belirtilmiştir. Kurumlarda, kurum kültürünün oluşumu ve kurumsallaşma süreci ayrıntılı olarak incelenmiş; kurum arşivleri, bu merkezlerin işlev ve faaliyetleri açıklanmıştır. Teorik çalışmaların yanı sıra, Kurum Tarihi Belgeseli çalışmalarının bütün aşamaları anlatılarak kurum kültürünün oluşum süreçleri genel bir bakış açısı ile incelenmiş ve uygulamalar örneklendirilmiştir. Tezin temel amacı kurum arşivlerinin ve bu merkezlerin çalışmalarının kurum kültürünün oluşumundaki önem ve rolünün açıklanmasıdır. II

8 ABSTRACT In this work, the terms culture and corporation, their features and roles are defined to clarify the concept of corporate culture. The constitution of the corporate culture and institutionalization periods are investigated, and corporate archives, their functions and activities are explained. In addition to theoretical work, all processes of making a Corporate Film/Documentary are told and the formation of the corporate culture is examined with a general overview, and the implementations are exemplified. The main aim of this thesis is to demonstrate the importance and the role of the corporate archives, the functions and works of these archives, in the formation of corporate culture. III

9 TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1 : Kültürün Görünen Özellikleri...26 IV

10 1. KÜLTÜR VE KURUM KÜLTÜRÜ 1.1. KÜLTÜR Kültürün etimolojik açıdan kökenine inildiğinde, Latince de tarım anlamına gelen Cultura kelimesinden geldiği görülmektedir. Batı dillerinde daha sonra Culture olarak kullanılan bu kelimenin zamanımıza kadar gelen Osmanlıca karşılığı Hars kelimesidir. Diğer taraftan Avrupa da kültür terimini 19.yüzyılın sonunda İngiliz Antropologları, etnografya tarafından incelenen toplumlara özgü olan düşünce, eylem biçimleri, inançlar, değer sistemleri, simgeler ve tekniklerin tümünü anlatmak üzere kullanmışlardır 1. Kültür kavramı bugün antropolojiden sosyolojiye kadar pek çok farklı bilim dalında kullanılmaktadır. Bununla birlikte günümüzde herkesin üzerinde hemfikir olduğu bir Kültür tanımı yapmak zordur. Bunun başlıca nedenlerini, kültür konusuna her disiplinin kendi açısından değişik yaklaşımlar getirmiş olması ve kültür kavramının bir tanım içinde ortaya konamayacak kadar geniş boyutlara sahip olması olarak özetleyebiliriz. Herkesin üzerinde birleşebileceği bir tanımın ortaya konmasının oldukça zor olmasına karşın, insanların yarattığı tüm değerler ve ürünlerin topluca kültürü oluşturduğu genel olarak benimsenmektedir. Kültür kavramının çok yönlü bulunması gerçeği karşısında, verilen tanımlar daha çok ortak ögelere dayanan yönlerde geliştirilmektedir. Kültür kavramı ile ilgili yapılan tüm tanımlardaki ortak öğe ise insandır. Genel bir yaklaşımla, Kültür: insanın ortaya koyduğu, içinde insanın var olduğu tüm gerçeklik demektir 2 1 Anıl Çeçen, Kültür ve Politika, İstanbul: Hilal Yayınları, 1984, s.9. 2 Nermi Uygur, Kültür Kuramı, Yapı Kredi Yayınları, İstanbul, 1996, s.17. 1

11 Kültür, en geniş sınırlarına sosyolojik çerçevede ulaşmakta olup, buradaki anlamıyla bir yaşama biçimi dir. Bir topluma özgü bütün ifade ve etkileşim biçimleri bu tanımda yer almaktadır. Bu anlamda kültür, insan olarak belli bir toplumda öğrendiklerimizle yapıp ettiklerimizin bir toplamı sayılabilir. Bu bakımdan ne yediğimiz, ne içtiğimiz, ne okuduğumuz, neye/nelere öfke duyduğumuz, neye ve nelere sevgi ve sempati ile baktığımız, ait olunan grup, küme ya da toplumu karakterize etmektedir 3. Sosyolojide kültür kavramı, etkileşimlere yön veren senaryo ve rollerin işleyişinin daha iyi anlaşılmasına yardım eden bir kavram olarak kullanılmaktadır. Kültür terimini bu anlamda ilk kez kullanan İngiliz Antropologu E.B.Taylor, kültürün ünlü ve bugün de geçerli olan bir tanımını yapmıştır; kültür, etnografyadaki en geniş anlamında, bilgi, sanat, hukuk, ahlak, töre ve tüm diğer yetenek ve alışkanlıkları içeren karmaşık bütün dür. E.B.Taylor un bu çalışmalarından sonra kültür üzerine yapılan araştırmalar hız kazanmıştır 4. Kültür, geçmişten miras kalan ve öğrenilebilir olan değer, norm ve davranış kalıpları toplamından oluşur. Yani bir bakıma toplumda kabul görmüş kural ve kurumların toplamı toplumsal kültürün belli bir kısmıdır. Kurum ve kültür kavramları arasında bazı benzerlikler vardır; - Kültür toplumun ortak ürünüdür ve toplumsal yapıyla yakından ilişkilidir. Bu çerçeveden baktığımızda toplumsal kurumların da toplumun ortak ürünü olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. - Kültür öğrenilebilir bir nitelik taşımaktadır. Kültürel değerler toplumsal süreç içinde geçmişten miras kalmıştır ve bu değerler kuşaktan kuşağa nesiller arasında aktarılır ve öğrenilir. 3 Bozkurt Güvenç, Kültürün ABC si, İstanbul: Yapı Kredi Yayınları, 1997, s Maurice Duverger, Siyaset Sosyolojisi, Çev. Şirin Tekeli, Ankara: Varlık Yayınları, 2002, s.74. 2

12 - Kültürün öğrenilebilir olması ve kuşaktan kuşağa aktarılması ona süreklilik kazandırmaktadır. Kuşaktan kuşağa aktarılan değer ve normlar kültürel sürekliliği sağlamaktadır. Kültür şüphesiz kuşaktan kuşağa aktarılırken değişime uğramaktadır. Kültürler çevresel değişime zamanla uyum sağlamakta, bir bakıma çevresel değişimler kültürü de değişime uğratmaktadır. Kültürel değişimi etkileyen bir diğer neden de kültürler arası etkileşimdir. Karşılıklı kültürler birbirlerini etkileyerek kültürel değişime neden olmaktadırlar. Kurumlar da tıpkı kültürde olduğu gibi zaman içerisinde gerek çevrenin gerekse diğer faktörlerin etkisi ile değişime uğramaktadırlar. Bu değişim sayesinde zamana ayak uydurabilme kurumlara süreklilik kazandırmakta ve onların değiştirilmesini veya kaldırılmasını zorlaştırmaktadır 5. Dolayısı ile kültür, doğal ve biyolojik değil, doğumdan sonraki yaşam içinde kazanılan değer, norm, alışkanlık ve davranışları kapsar. Kültürel öğrenme ailede başlar ve eğitimle devam eder. Kurumlaşmada da belli bir tekrar ve kabullenme vardır. Toplumsal kurumlar zaman içerisinde değişerek kabul görmekte ve devamlı surette değişime uğramaktadırlar. Bu açıdan kurumsal değişim ile kültürel değişim birbirine paralel gibi görünmektedir 6. Kültür tarihçileri, insanoğlunun hayatta kalma ve varlığını sürdürme savaşındaki başarısını, kültürel bir varlık oluşuna, yani yaşayarak öğrendiklerini kültüründe saklayıp yeni kuşaklara aktarma yeteneği ile becerisine bağlı görürler 7. Kültür kavramında bir sentez çabası içine girdiğimizde; antropologlar kültürü 4 temel kavram üzerinde yoğunlaştırarak açıklamaktadırlar. Bunlar: - Kültür, bir toplumun, ya da bütün toplumların uygarlık birikimidir. - Kültür, belli bir toplumun kendisidir. 5 Coşkun Can Aktan, "Kural Ve Kurum Kavramlarının Benzer Kavramlarla Karşılaştırılması, A.g.e. 7 Bozkurt Güvenç, Kültürün ABC si, İstanbul: Yapı Kredi Yayınları, 1997, s.12. 3

13 - Kültür, bir dizi sosyal süreçlerin bileşkesidir. - Kültür, bir insan ve toplum kuramıdır 8. Kültürün oluşmasındaki temel nitelikleri aşağıdaki faktörler ışığında değerlendirebiliriz: 1.Toplumsallık: Kültürün, toplumların bulunduğu yer ya da dönemlerde oluşması, yaşamasıdır. Toplumun dışında, ondan bağımsız bir kültürden söz edilemez. 2. Tarihsellik : Kültür denen karmaşık bütün ve onu oluşturan öğeler (dil, yazı, din, bilim, giyim-kuşam, sanat, yerleşme vb.) hangi toplum olursa olsun bir anda, kısa bir zaman dilimi içinde meydana çıkmış değildir. 3. Kalıtsallık : Kültürün ya da onun kapsamına giren öğelerin, etkinliklerin doğum yoluyla geçen birer kalıt değil de, öğrenilmesi gereken birer kalıt olduğunun en büyük kanıtı, doğumdan hemen sonra ailesinden ve onların yaşadığı toplumdan alınıp başka bir kültürün yaşadığı yere götürülen ve orada büyütülen bir çocuğun içinde yaşadığı toplumda geçerli olan dili, dini, sanatı ve yaşam biçimini kolayca öğrenip benimsemesidir. Bununla birlikte, nesillerden nesillere aktarılan farklı kültürleri kolaylıkla özümseme yeteneğinin söz konusu olduğu da göz ardı edilmemelidir. 4. İşlevsellik : Kültürün bir başka özelliği de toplum yaşamında bir yerinin, görevinin bulunması yani işlevselliğidir. Kültürü yaratan etkenin tek başına insan olduğu sanılıyordu. İnsan "neden", kültür ise "sonuç" sayılıyordu. Kültür araştırmalarının gelişmesi bu görüşün yanlış olduğunu göstermektedir. Artık günümüzde insanın davranışlarını, geniş ölçüde toplumdaki kültürel birikimin belirlediği kabul edilmektedir. 5. Birlik içinde çokluk : Ulusal kültürü oluşturan basamak ve dilimlere (kırsal ve kentsel çevre, toplumsal sınıflar, dinlere, mesleklere, parasal olanaklara, düşün ve sanat akımlarına göre süreklilik gösteren bir takım özel kültürler) bakış açılarına göre kimi kez alt kültürler, sınıf kültürleri ya da bölgesel, yöresel kültürler denilmektedir. Bu alt ya da

14 yerel kültürler, öteki yöresel kültürlerle uyum içinde olurlarsa ulusal kültür denen bütün sağlanmış olur. Önemli olan bu ayrılıkların bütün ile temelde bir aykırılık, çelişki göstermemesidir. 6. Devingenlik ve değişkenlik : Birey, kendisine bir kalıt olarak aktarılan kültürü yeniden öğrenir, yaşar ve yaşatırken farkında olmadan onda küçük de olsa bazı değişiklikler yapmakta ve kendisinden sonraki kuşaklara bu değişik biçimiyle aktarmaktadır. Kültürün devingenliği bireyin yaşamı süresince etkisini duyabileceği bir olgu olduğu halde, değişkenlik genelde çok yavaş oluştuğu için dikkatlerden kaçmakta, bu nedenle de yok sayılmaktadır. Tarihsel süreç incelendiğinde de dil, din ve gelenekler gibi ana kültür öğelerinin de değiştiği görülmektedir 9. Sonuç olarak kültür kavramı, toplumun yüzlerce, binlerce yıldan beri oluşturduğu ortak amaçların, beklentilerin, değerlerin, inançların, duygu ve düşüncelerin, özetle ortak davranış kalıplarının depolandığı, saklandığı soyut bir kavram olup, toplumsal bellek olarak da kabul edilebilir. 9 Hasan Bülent Paksoy, Türk Tarihi, Toplumların Mayası, Uygarlık,

15 1.2. KURUM Kurumlar, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen insanların oluşturduğu yapı, kural ve süreçler bütünüdür. Kurum bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları gerçekleştirmeye yönelik olarak temel işlevleri karşılayan, süreklilik kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında tek olan ve kendine özgü değerler taşıyan bir sistemdir 10. Her örgüt toplumda bir ya da birkaç işlevi gerçekleştirmek için kurulur Kurum Türleri Kurumlar, çeşitli özellikleri açısından, değişik biçimde sınıflandırılır. En yaygın kullanılan sınıflandırma biçimleri ise; amaçlarına ve oluşumlarına göre yapılan sınıflandırmalardır Amaçlarına Göre Kurumlar a) Üyelerine yarar sağlamayı amaçlayan kurumlar: Adından da anlaşılacağı üzere, doğrudan doğruya üyelerine çıkar ve yarar sağlamak amacıyla bir araya gelmiş insanlardan oluşan kurumlardır. Partiler, sendikalar ve meslek örgütleri bu sınıf altında sayılan kurumlardır. Bu kurumlarda, üyelerine maddi (ücret vb.) veya manevi (sosyal statü, erk vb) yarar sağlamak temel amaçtır Fahrettin Özdemirci, Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi, İbrahim Ethem Başaran, Örgütsel Davranış, Ankara: Ankara Üniversitesi Eğitim Fakültesi Yayınları No:108, 1982, s kutuphane/saglik_ocagi_hizmetleri.pdf, A.g.e. 6

16 b) Kâr amaçlı kurumlar (işletmeler): Adından da anlaşılacağı üzere, temel amacı kâr elde etmek olan kurumlardır. Bunlar, ekonominin çeşitli alanlarında (üretim, finansman, ticaret) faaliyet gösterirler 14. c) Hizmet amaçlı kurumlar: Bunlar toplumsal dayanışma ve sosyal devlet güdüsü ile yola çıkan kurumlardır. Sağlık, eğitim ve sosyal hizmet alanlarındaki kurumlar bu sınıfa girer. Bu tür kurumların temel amaçları kâr olmamakla birlikte, kâra da yönelebilirler ve hatta zamanla tamamen kâr amaçlı kurumlara da dönüşebilirler 15. d) Kamu düzeni ve yararını amaçlayan kurumlar: Ulusal savunma, iç emniyet, hukuk ve araştırma, geliştirme gibi alanlarda etkinlik gösteren kurumlar bu sınıfta değerlendirilir. Daha çok devleti oluşturan ve sürdüren işleri yapmak üzere kurulmuş kurumlardır Oluşumlarına Göre Kurumlar Bu sınıflandırma, bireylerin bir araya gelmesi ve kurumların oluşumunu esas alan bir sınıflandırmadır. Örgütlerin oluşumunun ise, başlıca üç biçimi vardır 17. a) Doğal kurumlar: Bireylerin, kan bağı, arkadaşlık, hemşehrilik ve aynı iş çevresinden olma gibi ortak özelliklerinden dolayı bir araya gelmesi ile oluşan kurumlardır. İl dernekleri, işyeri sandıkları, aynı okul mezunu dernekleri bu türden kurumlardır. Bunlar, en gevşek kurum tipini oluştururlar 18. b) Gönüllü (demokratik - informal) kurumlar: Bireylerin kendi iradesi ile ve belirledikleri ortak amaç doğrultusunda gönüllü olarak bir araya gelmesi ile oluşan kurumlardır. Bu kurumların, yasalara dayalı ya da resmi olarak (formal) belirlenmiş bir hiyerarşik yapısı yoktur. Kurum, kendi kurum yapısını, iş ve erk bölüşümünü kendi içinde, demokratik ve gönüllü olarak belirler. Liderini kendisi seçer, makamlara ve görevlere atamalar kendi 14 kutuphane/saglik_ocagi_hizmetleri.pdf, A.g.e. 16 A.g.e. 17 A.g.e. 18 A.g.e. 7

17 hiyerarşik yapısı içinde ve tamamen kendisi tarafından yapılır. Üyeler tüm diğer üyeler ile etkileşim ve iletişimde bulunur (genel kurullar vb. yapılarla) 19. c) Resmi (bürokratik-formal) kurumlar: Bu tür kurumların amacı, görevleri ve hiyerarşisi, kurumun kendi dışındaki otoritelerce belirlenir. Kurumdaki tüm ilişkiler yasalarla düzenlenmiş olup, iletişim ve ilişkiler bir hiyerarşi dizgesi içinde ve yazışmalarla sürdürülür. Devlet kuruluşlarının yasama organınca düzenlenmesi, kabine tarafından yönlendirilmesi, buna karşılık işlerin ise, müsteşar ve altında kalan örgütçe icra edilmesi bu ilişki ve kurum biçiminin en klasik örneğidir. Makamlara atamalar dış otoritelerce yapılır (parti, bakan, üçlü kararname vb.). Bu tür kurumlarda, üyelerin tamamı birbiri ile iletişim ve etkileşimde bulunamaz, böyle bir olanak yoktur Kurumlarda Yönetim Yönetim kavramı en geniş anlamda amaçların etkili ve verimli bir biçimde gerçekleştirilmesi maksadıyla bir insan grubunda işbirliği ve koordinasyon sağlamaya yönelik faaliyetlerin tümünü ifade eder 21. Bir diğer tanıma göre ise yönetim, kurumun belirlenen amaçlara ulaşması için, kaynaklarını etkin, becerikli ve akılcı bir şekilde kullanmasını sağlayan süreçtir 22 Yönetim kavramına ilişkin daha bir çok tanımlama yapmak mümkündür. Bütün bu tanımlamalardan elde edilen ortak sonuç ise yönetimin bir süreci ifade ettiğidir. Süreç olarak yönetim bir takım faaliyet ve fonksiyonları yansıtır. Bu süreci işleten gruplar açısından ele alındığında kurumlarda üç tür yönetimden söz edilebilir. Ailesel, siyasal ve profesyonel yönetim A.g.e. 20 A.g.e. 21 Ahmet Arıkanlı, Bekir Ulubaş, Yönetim, Yönetim Fonksiyonları ve Yönetici Davranışları, Ankara: Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Yayınları, 2004, s Malik Yılmaz, Bir Örgüt Olarak Bilgi Merkezlerinde Yönetim ve Yönetici, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, 2004, (2), s

18 Bir kurum yönetiminde, sahipliğini, temel politik karar organlarının ve hiyerarşik yapının önemli bir kısmının belli bir ailenin üyelerinden oluşması halinde ailesel yönetimden söz edilebilinir. Bu yönetim şeklinin en önemli özelliği, üst yönetim kademelerinin belirli aile bireylerine veya akrabalara açık olmasıdır. Bu tür yönetime ekonomik gelişme çabalarının başlangıcında, geniş ölçüde rastlanmaktadır 24. Ekonomik gelişme sürecine yeni giren ve eğitilmiş insan gücü kıt olan toplumlarda, ekonomik gücü elinde tutan aile bireylerinin genellikle, eğitim görmüş olmaları nedeniyle bu tür yönetimin maliyeti düşük olabilmiş ve özellikle küçük sanayi ile perakendecilik ve toptancılık gibi küçük ve basit organizasyonlarda bu tür yönetim etkin olmuştur. Ancak ekonomik gelişme ve modernleşme ilerledikçe değişen çevre şartları kurum faaliyetlerini daha çapraşık ve organizasyonları daha büyük hale getirmiş, dolayısıyla aile yönetimi bu yeni şartların gereklerini yerine getirmediğinden ekonomik gelişmeyi engeller hale gelmiştir 25. Temel politik karar organlarının ve önemli yönetim kademelerinin belirli siyasal eğilimli kişiler tarafından doldurulması durumunda ise, siyasal yönetimden söz etmek mümkündür. Bu yönetimde de eğitilmiş kişileri çalıştırma imkanı var olmakla beraber, siyasal düşünce ve amaçlar yönetim kademelerine girişi etkilemektedir 26. Temel politik karar organlarının ve hiyerarşik yapıdaki diğer bütün kademelerin belirli bir aileye veya siyasal eğilime bağlılıktan çok, uzmanlık ve yetenek esasına göre seçilen kişiler tarafından doldurulması halinde profesyonel yönetimden söz edilmektedir. Profesyonel yönetim, yönetim işinin bir meslek haline gelmesi ile ilgilidir Ahmet Arıkanlı, Bekir Ulubaş, Yönetim, Yönetim Fonksiyonları ve Yönetici Davranışları, Ankara: Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Yayınları, 2004, s A.g.e. 25 A.g.e. 26 A.g.e. 27 A.g.e. 9

19 Ailesel yönetim, siyasal yönetim ve profesyonel yönetim olarak özetlediğimiz bu üç yönetim türü birbirinden kesin sınırlarla ayrılmış değildir. Bunların üçü de bir arada bulunabilir. Burada önemli olan ekonomik gelişmeye paralel olarak bu türlerin etkinlik ve yaygınlık derecelerinin değişmesidir. Bu yapılan açıklamalar ışığında Yönetim; Kurum amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleştirilmesi maksadıyla planlama, örgütleme, yürütme, koordine etme, denetleme fonksiyonlarına ilişkin kavram, ilke, teori, model ve tekniklerin sistematik ve bilinçli bir biçimde maharetle uygulanmasıyla ilgili faaliyetlerin tümü diye tanımlamak mümkündür 28. Kurumların ayakta kalması, sürekliliği, etkinliği ve verimliliği de akılcı, günün koşullarına ve örgüt üyelerinin isteklerine yanıt verecek bir yönetim anlayışı ve uygulaması ile mümkün olmaktadır 29. Kurumlarda yönetiminin başarısında en önemli rollerden birini de şüphesiz yöneticiler üstlenmektedir. Yöneticinin özellikleri ve formasyonu yönetim sürecinin başarıyla uygulanmasında büyük önem taşımaktadır. Bu noktada yönetici kavramına değinmek gerekmektedir. Yeni bir disiplin olan yönetimbilimi ile birlikte, yönetici kavramı da yeni bir meslek terimi olarak kullanılmaya başlanmıştır 30. Yönetici, bir örgütün belirlediği amaçlara ulaşabilmesini sağlayacak faaliyetler olan planlama, organizasyon, liderlik ve kontrolden sorumlu olan kişidir A.g.e. 29 Malik Yılmaz, Bir Örgüt Olarak Bilgi Merkezlerinde Yönetim ve Yönetici, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, 2004, (2), s Ahmet Arıkanlı, Bekir Ulubaş, Yönetim, Yönetim Fonksiyonları ve Yönetici Davranışları, Ankara: Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Yayınları, 2004, s A.g.e. 10

20 Genel olarak yönetici, bir örgütten veya başında olduğu birimden sorumlu olan kişidir. Temelde yöneticilerin başlıca işi, örgütün belirlenmiş amaçlarına ulaşabilmesi için karar vermek ve verdiği kararların uygulanmasını sağlamaktır. Bu yüzden kimi yönetimbilimciler ve yazarlar yöneticiye karar verici de demektedirler 32. Örgütte yürütülen her faaliyet ve yönetimsel her süreç bir kararla başladığı için, karar verme süreci örgütsel faaliyetlerde yoğun olarak kendisini göstermektedir. Karar, belirlenen amaç(lar)a ulaşmak veya bir sorunu gidermek için verilir. Bunun için bir sorunun çözülmesinden önce, memnuniyet duymayan ve değişiklik isteyen bir yönetici, yani karar verici bulunmalıdır 33. Bütün yöneticiler, belirlenmiş bir görevin başarılabilmesi, amaca ulaşılabilmesi için, birlikte çalıştığı grubun düzenlenmesi ve devamı görevini yerine getirmek için çalışırlar. Yöneticiler, grubun, dolayısıyla kurumun amacına ulaşabilmesi için gerekli olan motivasyonu sağlarlar. Kurumun performansı için iç ve dış çevreyi düzenlerler. Bir yönetici başarıya ulaşmak istiyorsa, içinde bulunduğu toplumun ekonomik, teknolojik, sosyal, politik ve etik faktörlerini iyi bilmelidir. Bu faktörleri içinde bulunduğu toplumun varolan koşullarına göre iyi tanımlayan bir yönetici, iç ve dış çevreden örgüte ve kendisine yönelebilecek olumsuz baskıları ortadan kaldırarak, sorumlu olduğu örgütün ve çalışanların elverişli ve amaca ulaştırıcı bir ortamda faaliyetlerini gerçekleştirmesini sağlamış olacaktır A.g.e. 33 A.g.e. 34 Malik Yılmaz, Bir Örgüt Olarak Bilgi Merkezlerinde Yönetim ve Yönetici, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, 2004, (2), s

21 Kurumlarda Yönetimin Fonksiyonları Yönetimin işlevsellik, etkinlik ve devamlılık kazanması, yönetim işlevlerinin planlı ve düzenli bir şekilde organize edilerek ve bu süreçlerin veya işlevlerin yerinde ve zamanında kullanılarak harekete geçirilmesiyle mümkündür 35. Yönetim bir çırpıda olup biten bir olgu değildir. Yönetim çeşitli evrelerden, aşamalardan oluşan bir süreçtir. Daha açık bir ifadeyle, yönetim iç içe geçmiş çeşitli süreçlerden oluşur. Bu noktada yönetimi bir süreç olarak ele alıp incelediğimizde, türü, uğraşı alanı, büyüklüğü ne olursa olsun tüm kurumlarda yönetim sürecinin ögeleriyle karşılaşabiliriz. Bir kamu kuruluşundaki genel müdür de, şube müdürü de kendi sorumluluk alanında politika belirleme, planlama, örgütlendirme, denetim gibi birtakım işlevleri yerine getirirler. Aynı işlerin özel kesim örgütlerindeki yöneticilerce de yapıldığını görürüz. Kuşkusuz, işlerin hacmi ve niteliği konusunda örgüt büyüklüğüne, sektöre, yapılan işe göre birtakım farklılıklar bulunsa da, yönetim sürecinin ögeleri aynıdır 36. Yönetsel işlevlerin sıralanmasında mantıksal bir yol izlemek kuşkusuz yararlıdır. Ancak hangi işlevin başa alınması gereği işlevlere verilen öneme ve uygulamada ortaya çıkma koşullarına göre değişebilir. Aslında tüm işlevler bir süreç şeklinde oluşur. Evrensel bir niteliği vardır. Hiçbiri diğerinden daha az önemli değildir. Hepsinin tekrarlanma niteliği vardır. İyi bir yönetici bu fonksiyonları amaçları elde etmek için uygun biçimde kullanır A.g.e. 36 Ahmet Arıkanlı, Bekir Ulubaş, Yönetim, Yönetim Fonksiyonları ve Yönetici Davranışları, Ankara: Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Yayınları, 2004, s A.g.e. 12

22 Bu sürecin başlıca safhalarını beş ana bölümde inceleyebiliriz: - Planlama, - Örgütleme, - Yürütme, - Eşgüdüm (uyumlaştırma, koordinasyon), - Denetim (Kontrol). Bu sıralamada planlama ile başlayan süreç denetim fonksiyonunda son bulmakta ve tekrar planlama ile devam etmektedir Planlama Yönetim kavramını tanımlarken amaç öğesi ön sırada yer alır. Ortada gerçekleştirilmesi gereken bir amaç yoksa yönetimden ya da kurumdan da söz edilemez. Kurum yönetiminde amaç saptama ya da politika belirleme, kurum tarafından çözülmesi gereken sorunların genel yönünün, başka bir deyişle nasıl çözüleceğinin belirlenmesidir. Geniş anlamda ele alındığında kurumsal politikaların belirlenmesi süreci, pek çok aktörün rol aldığı yönetsel süreçlerin iç içe geçtiği bir olgudur 38. Yönetimin diğer işlevlerini etkileyen ve yönlendiren planlama, amaçların belirlenmesi ve belirlenen amaçlara ulaşabilmek için gerekli olan faaliyetlerin tanımlanmasıdır 39. Bu faaliyetler yönetim tarafından tasarlanır ve yürürlüğe konulur. Planlama, diğer örgütlerde olduğu gibi bilgi merkezlerinde de hayati önem taşımaktadır. Çünkü, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak, kısa, orta ve uzun süreli planlarla mümkündür. Bunun için örgüt hiyerarşisinin her seviyesindeki yöneticiler planlama yapmak zorundadırlar. Bunun için yöneticiler, örgütün temel stratejisini destekleyici hedefler 38 A.g.e., s Malik Yılmaz, Bir Örgüt Olarak Bilgi Merkezlerinde Yönetim ve Yönetici, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, 2004, (2), s

23 belirlemelidirler. Ayrıca çalışanların belirlenen amaçlara ulaşabilmeleri için kaynakların yönetimi ve koordinasyonu hakkında planlar yapmaları da gereklidir 40. Bu anlamda ele alındığında makro düzeyde kurumsal politikaların kurumların üst düzey yöneticilerince belirlendiği söylenir. Ancak, her düzeydeki yöneticinin belli bir sorun ya da konu karşısındaki genel tutumu, gerçekleştirmek istediği amaçlar da politika tanımı içine girmektedir. Bu açıdan bakıldığında kurumun her düzeyinde yöneticilerin bir anlamda politikalar belirledikleri, kendilerine gerçekleştirilecek hedefler koyduklarını söyleyebiliriz 41. Bunun dışında her düzeydeki yöneticinin uzmanlık bilgisiyle genel politikaların belirlenmesine katkısının bulunduğunu da belirtmeliyiz. Kurumun genelinde olduğu kadar alt düzeylerle de bu amaçların olabildiğince açık bir biçimde belirlenmesi gerekir. Amaç açıksa, bu amaca ulaşmak için yapılacak planların hazırlaması kolaylaşacağı gibi, alt düzeylerdeki yöneticilerin personeli kurumun amaçlarına yönlendirmeleri, bu amaçların bütün personelce benimsenmesini sağlamaları da kolaylaşacaktır. Amaçlarla ilgili olarak belirtilmesi gereken son bir nokta, çevresel koşullardaki değişime bağlı olarak, kurumsal amaçların ve politikaların da zaman içinde değişikliğe uğramasıdır. Yönetimde amaçlar belirlendikten sonra, sıra bu amaçların gerçekleştirilmesi için yapılması gereken işlerle kullanılması gereken yöntemlerin belirlenmesine, bir başka deyişle planlamaya gelir. Planlama çağdaş bir yönetim biçiminin temelidir. Yönetici belirlenen yöntem sayesinde ne yapacağını ve neler yapmak istediğini önceden düşünme imkanı bulur. Bu nedenle 40 A.g.e. 41 Ahmet Arıkanlı, Bekir Ulubaş, Yönetim, Yönetim Fonksiyonları ve Yönetici Davranışları, Ankara: Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı Yayınları, 2004, s

24 planlamayı bir çalışma planını önceden belirten bir analiz olarak da tanımlayabiliriz. Yapılacak işin, hangi koşullarda ve nasıl yapılacağına ve nelere gereksinim duyulacağına önceden karar verilmiş olur 42. Planlamanın yöneticilere birçok yararları vardır. Planlama, işgücünün, personelin, araç gereç, para, yer ve zamanın en etkili ve en ekonomik biçimde kullanılmasını sağlar. Gelecekte ihtiyaçların önceden bilinmesine yardımcı olur Örgütleme Örgütleme; kurumsal amaçların gerçekleştirilmesi için, yönetimin amacına, işlevlerine uygun elverişli bir yapı kurma sürecidir 44. Örgütleme bir süreçtir. Çünkü örgütlenme, bir kez yapılıp bitirilen bir iş değildir. Örgüt, önceden kararlaştırılmış amaçları gerçekleştirmek için bir araya gelen insanların, amacı gerçekleştirme çabaları boyunca, karşılıklı kurdukları ilişkiler dokusundan oluşur. İnsanların ilişkileri değişken bir nitelik gösterir. Ayrıca insan ilişkileri, yalnız örgütün iç değişkenleri ile değil, dış çevre değişkenleri ile de güçlü etkileşim içinde olduğundan, sürekli değişme içindedir. Bu değişmeye örgütün yapısının da uyum gösterilmesi için sürekli yeniden örgütlenmesi gerekir 45. Bu yüzden bir kurum, ne denli iyi kurulursa kurulsun, yaşadığı sürece, gerektiğinde yeniden örgütlenmelerle, yenileşmesini sürdürmek zorunda kalır. Örgütleme ile ilgili faaliyetler bir süreci ifade eder. Bu süreç; - Amaca ulaşmak için gerekli faaliyetleri belirlemek, 42 A.g.e. 43 A.g.e. 44 A.g.e., s A.g.e. 15