TEMEL KALİTE KAVRAMLARI VE TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

Transkript

1 TEMEL KALİTE KAVRAMLARI VE TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

2 DEĞİŞİM İnsan ve toplum davranışlarında değişim Çalışma hayatında değişim Ticarette değişim Pazar anlayışında değişim Toplum bilincinde değişim Yönetim anlayışında değişim

3 YÖNETİM ANLAYIŞINDA DEĞİŞİM Önce insan anlayışıyla şekillenen, Müşteri odaklı, Süreçlerle yönetilen, Verilere dayanan, Güçlü bir yapı/sistem/teknik üzerine inşa edilen Çağdaş bir yönetim anlayışını gündeme getirdi

4 ZİHNİYET DEĞİŞİKLİĞİ Kurum kültürü değişmeden bir kurumda kalitenin geliştirilmesi mümkün değildir

5 Değişime Kapalı Kurumlarda Davranış, Tutum, Değer; Daha önce denedik olmadı, Çok zaman alır, Çok masraflı olur, Yeni sistemler gerekir, Bunu burada yapamazsın, bizim tarzımız değil Doğru olabilir ama... O konuda bir yazı yaz, Belki sonra, Bütçemiz buna imkan vermiyor, Şu anda zamanımız yok, çok işimiz var, Eski köye yeni adet mi getireceksiniz? Biz böyle iyiyiz [email protected] 5

6 Değişime Açık Kurumlarda Davranış, Tutum, Değer; Başka düşünceler var mı? Bize uygun seçenekleri kontrol edelim, Daha önce hangi bilgileri alabiliriz? Nasıl geliştirebiliriz? Başka kim katkıda bulunabilir? Neden hep böyle yapıyoruz? Düşünceni biraz daha açıklayabilir misin? Daha başka nasıl yapalım?... Konuda yardıma ihtiyacım var. Teşekkür ederim, güzel fikir

7 KALİTE

8 KALİTE NEDİR? Kalite, kullanıma uygunluktur (Dr.J.M. JURAN) Kalite, ihtiyaçlara uygunluktur (P.B.CROSBY) Kalite, bir ürünün ifade edilen veya beklenen ihtiyaçları karşılama kabiliyetini oluşturan özelliklerin toplamıdır. (TS 9005-ISO 8402) Kalite, müşteri memnuniyetidir. Kalite, bir hayat felsefesidir. Kalite, bir yaşam tarzıdır

9 Kalite, her şeyden önce bir saygı ve nezaket işidir. Bu saygı üç seviyede gerçekleşir : Kurum dışında vatandaşlara saygı, Kurum içinde, herkesin geliştirme ve iyileştirme faaliyetlerine yaptığı katkıya saygı Çalışma grupları içinde, iş görenlerin yararlı faaliyetlerinden dolayı kendi kendilerine saygı [email protected] 9

10 Kalite denildiği zaman genellikle mal ve hizmet kalitesi ya da ürün kalitesi anlaşılmaktadır. Ne üretirsek üretelim çıktı kalitesi bir sonuçtur. Bu sonucu belirleyen başlıca kalite unsurları : Liderlik Kalitesi İnsan Kalitesi Süreç Kalitesi Sistem Kalitesi Donanım Kalitesi İletişim Kalitesi Hedeflerin Kalitesi [email protected] 10

11 TOPLAM KALİTE EVRİMİ

12 TKY Japon Endüstrisi Bir Dünya Devi Haline Gelmiştir

13 DEMING JURAN FEIGENBAUM

14 TKY NİN ÖNCÜLERİ Dr. Edwards DEMING 1961 Eğer beni dinlerseniz beş yıl içinde dünya yı yakalayabilirsiniz, eğer dinlemeye devam ederseniz dünya sizi yakalamak için çok uğraşır

15 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

16 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ NEDİR? HİZMET/ÜRÜN ALAN VE SUNANLARIN BEKLENTİLERİNİN YERİNE GETİRİLMESİNİ TEMEL OLARAK ALAN, ÇALIŞANLARIN BİLGİLENDİRİLMESİNİ, YETKİLENDİRİLMESİNİ VE TAKIM ÇALIŞMALARIYLA TÜM SÜREÇLERİN SÜREKLİ İYİLEŞTİRİLMESİNİ HEDEFLEYEN BİR YÖNETİM FELSEFESİDİR

17 TKY DE TEMEL KAVRAMLAR VİZYON: Uzun vadede ulaşılmak istenen yer ve durumu, ilerlenecek yönü gösterir.örgüte ilişkin düşlenen bir geleceği tasarlayabilme, geliştirebilme ve paylaşabilmedir. Gerçekleri, rüyaları, fırsatları kurgulayarak gelecek yaratabilmek, riske girebilmektir

18 ZAMANIN GERİSİNDE KALANLAR HAVADAN DAHA AĞIR BİR CİSMİN UÇMASI MÜMKÜN DEĞİLDİR. Lord Kelvin, Kraliyet Akademisi Başkanı, 1895 ŞİMDİYE KADAR İCAT EDİLMESİ GEREKEN HERŞEY İCAT EDİLMİŞTİR. Charles Due, ABD Patent Ofisi Direktörü, 1899 DÜNYA PİYASASI 5 BİLGİSAYARDAN FAZLASINI KALDIRAMAZ T. Watson, IBM Y.K. Başkanı, 1943 ÖNÜMÜZDEKİ 50 YILDA BİLGİSAYARLARIN AĞIRLIĞI 1,5 TONA İNECEKTİR. Popular Science Dergisi, 1950 HİÇ KİMSENİN EVİNDE ÖZEL BİLGİSAYARA GEREK YOKTUR. Ken Olsen, Digital Bilgisayar, Y.K. Başkanı, [email protected] 18

19 MİSYON: Örgütün varoluş amacı HEDEFLER: Amacımıza ulaşmak için yapmak istediğimiz ölçülebilir faaliyetler. SİNERJİ: Her bireyin harcadığı enerjinin toplamından daha büyük olarak ortaya çıkan enerjiye sinerji denir. Takım çalışması sinerjiyi ortaya çıkarır. SIFIR HATA: Tanımlanabilen hatanın kaynağının bulunup, bertaraf edilerek bir daha aynı hatanın olmamasını sağlamaktır ve işi ilk seferde doğru olarak yapma düşüncesine dayanır

20 PUKÖ DÖNGÜSÜ PLANLA UYGULA Ö K P U ÖNLEM AL KONTROL ET [email protected] 20

21 EMPATİ: Kendini karşıdaki kişinin yerine koyabilmek, onların istek, beklenti, duygu ve düşüncelerini anlayabilmek, karşıdaki insanın gözüyle olaylara bakabilmektir

22 EMPATİK OLMAYAN DAVRANIŞ VE ANLAYIŞ BAŞKASI Bir işi uzun sürede yapıyorsa, yavaştır. Bir işi yapmıyorsa, tembeldir. Bir şeyi söylenmeden yapıyorsa, sınırlarını aşmıştır. Bir görgü kuralını çiğniyorsa, kabadır. Öne geçerse, bu kuralları ihlal etmektir. BEN Uzun sürede yapıyorsam, titizimdir. Yapmıyorsam, meşgulümdür. Yapıyorsam, bu inisiyatif kullanmaktır. Çiğniyorsam, kendime özgü biriyimdir. Başarırsam, bu sıkı çalışmanın ürünüdür

23 TOPLUMA ETKİ: Ürün ve hizmet kalitesiyle yaşam kalitesi arasında kurulan ilişkidir. VERİLERLE YÖNETİM: Doğru kararlar almanın, doğru ve etkin işler yapmanın birinci şartı gerçek bilgiye sahip olmaktır. Gerçek bilginin sistematik olarak kullanılması çalışmaların etkinliğini arttırır

24 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNİN TEMEL İLKELERİ

25 TKY nin TEMEL İLKELERİ 1- LİDERLİK 2- MÜŞTERİ ODAKLILIK 3- HERKESİN KATILIMI ve İLETİŞİM 4- SÜREKLİ İYİLEŞTİRME KAIZEN 5- HEDEFLERLE VE VERİLERLE YÖNETİM 6- SÜREÇ YÖNETİMİ 7- ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM 8- SÜREKLİ EĞİTİM ve ÖĞRENEN ORGANİZASYON

26 LİDERLİK

27 YÖNETİMDE LİDERLİK "Kurumun gelişmesinde temel görev üst yönetimin liderliğidir." HATALARIN %80 DEN FAZLASI SİSTEMDEN KAYNAKLANIR

28 YÖNETİMDE LİDERLİK KLASİK YÖNETİCİ VE LİDER YÖNETİCİ ÖZELLİKLERİ KLASİK YÖNETİCİ Yönetir. Mevcut düzeni sürdürür. Otoritesi statüsünden kaynaklanır. Yetkileri kendisinde toplar. İtaati vurgular. LİDER YÖNETİCİ Yönlendiricidir. Yenilik peşindedir. Otoritesi kendisindendir. Astlarını yetkilendirir. Katılımı vurgular. Planlara aşırı bağlıdır. Alternatif yaklaşımlara açıktır. Belirlenmiş amaçlara hizmet eder. Yeni amaçlar ortaya atar. İşi doğru yapar. Kontrolü vurgular. Doğru işi yapar. Güveni esas alır

29 LİDER YÖNETİCİ Ekibini başarıya götürür. Bilgiyi yayar. Hatasını itiraf eder, hata yapanı affeder. Ekibini korur. Herkesin potansiyelinin ortaya çıkmasına rehberlik eder. Sorunları basite indirger. Sevincini ve kederini personeliyle paylaşır. Personeliyle beraber olmaktan mutluluk duyar. Dinlemesini bilir. KLASİK YÖNETİCİ Başarıları kendine mal eder. Bilgiyi saklar. Hatasını kabul etmez, hata yapanı da affetmez. Kendinden başkasını düşünmez. Herkesin kendisi gibi davranmasını ister. En basit sorunu bile karmaşık hale getirir. Sevincinde neşesinden, kederinde gazabından yanına yaklaşılmaz. Personeliyle beraber olmaktan rahatsızlık duyar Konuşmaya bayılır.

30 Sahip olduğunuz tek şey çekiçse herkesi çivi olarak görürsünüz. Abraham Maslow

31 MÜŞTERİ ODAKLILIK

32 Müşterinin Tanımı Herhangi Bir Kişi veya Kuruluşun Uğraştığı Faaliyetlerin Sonucunu Kullanan

33 Müşteri Kurumun var oluş nedenidir. Her kurumun (işletme, vakıf, dernek, teşkilat, klüp) bir müşteri grubu vardır. Hepsinin hizmet ettiği, hizmetlerini sunduğu birileri vardır, çünkü böyle bir grup yoksa, o kurum da yok demektir [email protected] 33

34 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Müşteri Memnuniyeti (mm) = algılanan kalite (a.k.) - beklenen kalite (b.k.) a) a.k b.k b) a.k. = b.k..... c) a.k. b.k [email protected] 34

35 MÜŞTERİ KAVRAMI KURUM İÇİNDE : Bir sonraki bölüm veya süreç KURUM DIŞINDA : Hizmeti/Ürünü kullanan kişi SÜREÇ A KURUM İÇİ SÜREÇ B KURUM DIŞI Çıktıyı kullanan [email protected] 35

36 HERKESİN KATILIMI

37 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ TOPLAM KALİTE İNSANLARI YÖNETMEK DEĞİL, İNSANLARLA YÖNETMEKTİR

38 HERKESİN KATILIMI İNSAN FAKTÖRÜ Kuruluşun performansını geliştirmesinde EN ÖNEMLİ FAKTÖR İNSAN

39 HERKESİN KATILIMI Fiziksel güç + Zihinsel beceri + Gönül Gücü Grupsal katılım Bireysel katılım [email protected] 39

40 HERKESİN KATILIMI TKY de tam katılımın iki önemli unsuru bulunmaktadır. Tüm TKY çalışmalarında üst Yönetimin liderliği Takım çalışması ve Ruhunun teşvik edilmesi

41 İLETİŞİM

42 İLETİŞİM Sağlıklı iletişim Olumlu çalışma atmosferi

43 İLETİŞİM ÜÇGENİ yatay

44 YUKARIDAN AŞAĞIYA İLETİŞİM Politikalar Hedefler Beklentiler Gerçekleşmeler Başarılar Sosyal etkinlikler

45 AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM Katılım Çalışma ortamı İhtiyaçlar İyileştirme önerileri

46 YATAY İLETİŞİM Departmanlar (fonksiyonlar arası yönetim) Süreç Ekipleri A B C Müşteri [email protected] 46

47 SAĞLIKLI İLETİŞİMİN SONUÇLARI Kurum amaçlarına odaklanmak Hizmet/Ürün alıcıların/sunucuların isteklerine odaklanmak Gri alanları yok etmek Hızlı Karar almak

48 İLETİŞİM ARAÇLARI Kapalı devre TV Gazete, dergi, bültenler Görsel panolar Anketler Toplantılar Kutlamalar Onurlandırmalar Yemekler

49 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME KAİZEN

50 Kaizen, Japoncada kai değişim, zen ise daha iyi anlamına gelmektedir. Kaizen felsefesinin temel prensipleri şunlardır: Sorunu kabul edin. Çok para gerektirmeyen projeleri seçin. Önce "bizim" problemlerimize bakın "Onlarınkine" değil, Tek ölçü ekonomik çıkar olmamalıdır

51 Önceliği saptayın. Projeyi kalite, maliyet, dağıtım vs. ilkelerine daya olarak yürütün. Planla, yap, kontrol et, harekete geç (PDCA) çevrimin izleyin Doğru çözüm araçlarını kullanın

52 Kaizen'in sorunlara yaklaşımı "Hoş Geldiniz Problemler" şeklindedir. Çünkü; Sorun olmayan yerde gelişme de olamaz. Sorunlar, büyük kısmı su altında kalmış potansiyel sorunların su yüzene çıkan kısımlarıdır, su yüksekliği azaldıkça daha çok görünür hale gelirler. Bölümler (Departmanlar) arası engelleri kaldırmak gerekir

53 Sürekli İyileştirme STATUKO Bu işi nasıl daha mükemmel yapabilirim? Hiç Bir Şey Mükemmel Değildir

54 KAİZEN Zaman Şekil:1 Buluş Yaklaşımının Normal Seyri 54

55 KAİZEN KAİZEN Buluş KAİZEN Buluş Zaman Şekil:4 Buluş Artı KAİZEN 55

56 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME GELİŞME KAIZEN YAKLAŞIMI KARŞILAŞTIRMA BULUŞ YAKLAŞIMI ZAMAN

57 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME Sonsuz Yolculuk İyileştirme Ö K P U Yenilik Ö K P U Yenilik İyileştirme İyileştirme Yenilik [email protected] Zaman 57

58 TKY nin Arkasındaki Zihniyet: KAİZEN Japonlar: Noksanlık duygusu, tatmin olmama Batı: Kendine aşırı güven, daha iyisini yapabilirim inancı Bizim kültürümüzde karşılığı var mı? İki günü denk olan zarardadır Damlaya damlaya göl olur Bin adıma da bir adımla başlanır Dağ ne kadar yüce de olsa, yol üstünden aşar Boynuz kulağı geçer

59 HEDEFLERLE ve VERİLERLE YÖNETİM

60 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖLÇEMEDİĞİNİZ ŞEYİ YÖNETEMEZSİNİZ, GELİŞTİREMEZSİNİZ

61 NELER ÖLÇÜLÜR? MÜŞTERİLERİN MEMNUNİYETİ ÇALIŞANLARIN MEMNUNİYETİ LİDERLİĞİN ETKİNLİĞİ ( Kurumsal Hedefler ) SÜREÇLERİN PERFORMANSI (Hedefler, Kriterler ) İLETİŞİMİN ETKİNLİĞİ SONUÇLAR ( Ürün / Hizmet ) MALİYET [email protected] 61

62 SÜREÇ YÖNETİMİ

63 SÜREÇ YÖNETİMİ Kurumlarda yürütülen işler birbiriyle ilişkili bir çok süreçten meydana gelmektedir. Süreç; kaynakları işleyip onlara bir katma değer kazandırarak ürün ya da hizmet olarak çıktı haline getiren işlemler dizisidir. Süreç yönetimi aşağıdaki konuları kapsar; 1- Süreçlerin tanımlanması 2- Süreçler arası ilişkilerin çözümlenmesi 3- Süreç sahiplerinin belirlenmesi ve 4- Süreç performansını ölçmek için kriter ve standartların belirlenmesi

64 Kaynaklar ÜRÜN TOPLAM KALİTE TÜM FAALİYETLERDE KALİTE SÜREÇ SÜREÇ KALİTE

65 Kaynaklar ÜRÜN KLASİK SİSTEM SÜREÇ SÜREÇ İnsan çıktıya müdahale eder

66 kaynalkar ÜRÜN MODERN SİSTEM SÜREÇ SÜREÇ İnsan sisteme müdahale eder

67 ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM

68 ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM TKY de esas olan hataları tespit etmek yada hataları ayıklamak değil hata yapmamayı sağlamaktır. Bu gelecek zamanda düşünebilmek anlamına gelmektedir. Planlarda olabilecek aksaklıklara karşı önlemlere yer vererek, Hata kaynaklarının kurutarak, Süreç bazında kontroller yaparak, Yapılan hatalardan dersler çıkararak hataların oluşması engellenebilir

69 SÜREKLİ EĞİTİM ve ÖĞRENEN ORGANİZASYON

70 EĞİTİM HER LİDER YÖNETİCİ; ELEMANLARININ EĞİTİMİNİ, PLANLAMALI ALMALARINI SAĞLAMALI VERİMLİLİĞİNİ DEĞERLENDİRMELİ SÜREKLİLİĞİNİ SAĞLAMALI TAZELEME EĞİTİMLERİNİ DE UNUTMAMALIDIR

71 ÖĞRENEN ORGANİZASYON Öğrenen organizasyon; bireylerin öğrenmesine ortam yaratan bireylerin öğrenmesinden yararlanarak, bilgisini anlayışını çevresini zaman içinde geliştirebilen bir organizasyondur

72 ÖĞRENEN ORGANİZASYON Öğrenen organizasyon; Yeni bilgi, ürün ve hizmetler yaratan Yenilikçi gruplarla ilişkiler kuran Daha geniş bir dünyanın algılanmasına ve yüksek bir amaca hizmeti öngören YETKİLENDİRİLMİŞ BİREYLER GRUBUDUR

73 ÇALIŞMADAN YORULMADAN, ÖĞRENMEDEN, RAHAT YAŞAMA YOLLARINI İTİYAT HALİNE GETİRMİŞ MİLLETLER; EVVELA HAYSİYETLERİNİ SONRA HÜRRİYETLERİNİ VE DAHA SONRA İSTİKLALLERİNİ KAYBETMEYE MAHKUMDURLAR. K. ATATÜRK