DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM Figen SOLMAZ OPSAR Kalite ve Akreditasyon Yöneticisi 9.6.2014
Dokümantasyon Bilgiyi kaydetme fiili Belgelerin (kayıtların) toplanması ve düzenlenmesi
Dokümantasyon KAYIT Elde edilen sonuçları belirten veya gerçekleştirilen faaliyetlerin delillerini sağlayan doküman TIBBİ KAYIT Kime, niçin, nerede, ne zaman,nasıl bir hasta bakım ve tedavi hizmeti verildiğini gösteren önemli belgelerdir.
Neden Kayıt Tutarız Epidemiyolojik veri sağlar İstatistiklere veri sağlar Yönetimine destek olur Risk yönetimi sağlar Resmi kurumlara veri paylaşımı sağlar Kalite iyileştirme aracıdır
Neden Kayıt Tutarız Bakımın sürekliliğinde iletişim aracıdır Tıbbi karar vermeye ve sağlık sorumluluğunu paylaşmya yardım eder Yasal çatışmalarda hastayı ve hekimi korur. Ekonomik yararları vardır. Yasal bir zorunluluktur.
Dokümantasyon Şartları Yasal Düzenlemeler Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları (SHKS) ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Joint Comission International (JCI) Ulusal-Uluslararası Kılavuzlar
Dokümantasyon Süreci Bilginin kaydedilmesi, zaten hazır bilginin toplanması Kayıtların uygun ortamlarda saklanması Kayıtların daha kolay erişilebilir kılmak üzere düzenlenmesi Bilgi ihtiyacının ve elde edilme yönteminin tespiti DOKÜMANTASYON Kayıtların bilgiye ihtiyacı olanların kullanımına sunulması
Dokümantasyon Yapısı Standartları baz alan Uygulanabilir Yönetilebilir Etkin ve Yeterli olmalı Dokümantasyonun oluşturulması kendi içerisinde başlı başlına bir amaç değil, DEĞER de katan bir faaliyet olmalıdır.
Yalın Düşünce Yalın Düşünce Az ile çoğu üretmenin yoludur. Müşterinin istediği ürünleri / hizmetleri mükemmel kalitede, tam zamanında ve kar elde ederek ulaştırmak israflardan arındırılmış iş yapış teknikleri ve kültürüyle mümkündür.
Yalın Üretimde Değer Değer Katan Faaliyet Değer Güçlendir katan 1. Müşterinin para ödemeye istekli olduğu 2. Ürün veya hizmeti bir şekilde dönüştüren 3. İlk seferde doğru olarak yapılan faaliyetler FAALİYET Değer Azalt katmayan ama gerekli Değer katmayan ve kaçınılabilir Yok et
Yalın Yaklaşımla Hedefimiz 1 Bütün işlem basamaklarında, JCI, KYS, SHKS ve yasalar çerçevesinde sahadaki uygulamaları yalınlaştırarak ve dokümantasyon uyumunu sağlayarak hizmet sunum sürecine değer katmak ve sürekli kılmak
Dokümantasyon Odakları Standartlaştırılmış İş Süreçleri Hatasızlaştırma Değer Akış Şeması Prosedür Talimat Form
Standartlaştırılmış İş Bir faaliyeti doğru sonuç ve en yüksek kaliteyle, güvenli şekilde tamamlamanın mevcut en iyi yolu olduğunu belgeleyen bir yalın tekniği Belgeler işi yapanlar tarafından yazılır İşlerin yapılma şeklinin yeniden yazılması zorunludur
Hatasızlaştırma Hataların meydana gelmesini önlemek ya da zorlaştırmak için, sistemler, süreçler, donanımlar tasarlama ya da mevcut olanları değiştirme uygulaması
Nasıl Bir Doküman Yapısı Hatasızlaş tırma Değer yaratan Standart laştırılmış İş Değer yaratmayan ancak zorunlu Zorunlu Dokümantasyon
Beyin Fırtınası Çalışması-1 İş akış sürecimizde israfa sebep olan uygulamalar nelerdir? Zaman kaybına neden olanlar Sürecin aksamasına ve kesintiye neden olanlar Mali kayba neden olanlar
Beyin Fırtınası Çalışması-2 Form doldurmak Dosya hazırlığı Dosya işi fazlalığı nedeniyle hasta ve yakınına ilgi azlığı Dosyalarda ciddi kağıt israfı Kayıtlarda kağıt israfı
Takip Çalışmaları 1 Alanlar ekip üyeleri ile ziyaret edilerek ilgili çalışanlarla birlikte (Gemba) dokümantasyon ilişkili israf etkenleri kayıt altına alındı.
Takip Çalışmaları 2 İlişkili kayıtlarda tekrar eden bilgi Gereksiz bilgi Bankolardaki ilgisiz formlar Kayıtlardaki gereksiz saklama Cihaz kaynaklı uygunsuz fotokopi Stok miktarının fazla olması Matbu stok miktarının fazla olması Gereksiz çıktı alınması (tetkik) Hasta dosyası akışında iş gücü israfı Resmi gelen evrak dağıtımında iş gücü ve kağıt israfı
Dokümanlarda Düzenleme Dokümanlarda Gerçekleştirilen Değişiklikler sayfa sayısı azaltma 9,1% boyut düzenlemesi 4,5% defter 9,1% iptal 36,4% hbys kaydı 22,7% intranet çıktısı 18,2%
Dokümanlarda Düzenleme Örnek Dokümanlarda, Yıllık Getiri YATAN HASTA DOSYASI ANAMNEZ SÜRECİ VE DEĞERLENDİRME 92 YENİDEN DEĞERLENDİRME MULTİDİSİPLİNER BAKIM PLANI HEMŞİRELİK SÜRECİ HASTA DEĞ..FORMU 88 80 78 GENEL ONAM TAAHHÜTNAME 650 ACİL SERVİS HASTA DEĞERLENDİRME 100
Hasta Dosyası Süreci 1 Dosyaların YATAN HASTA standart DOSYASI içerikte hazırlanması SÜRECİ İlgisiz formların alandan alınması Seperatör tanımlamasının yapılması Yatış öncesi tek elden hazırlanması Taburculuk sonrası arşiv dosyasına aktarılması
Hasta Hizmetleri Yatış Görevlisi Kat Sekreteri Arşiv Görevlisi Hasta Dosyası Süreci 2 Kullanım Öncesi Dosya ve İçeriğinin Hazırlığı Taburculuk Sonrası Düzenleme Yenidoğan Dosyaları Yenidoğan Dosyaları Günübirlik Hasta Dosyaları Dahili/Cerrahi/ Yoğun Bakım Hasta Dosyaları Günübirlik Hasta Dosyaları Dahili/Cerrahi/ Yoğun Bakım Hasta Dosyaları Arşiv ve Tıbbi Kayıt Yönetimi Prosedürü ( PR-BİY-04)
Hasta Dosyası Süreci 3 * 2 013 YILI DOSYALAMDA ÖNLENEN MALİYET 6935 TL * ARŞİV ALANI
Hasta Dosyası Süreci 4 Amaç İhtiyaç duyulan şeylere, ihtiyaç duyulduğu anda, hızla ulaşabilmek Arama çabasını minimize etmek
Düzeltici-Önleyici Faaliyet İsteği (DÖFİ) Toplam Kalite Yönetimi nin en önemli unsurlarından biri sürekli iyileştirme dir. Sürekli iyileştirmenin ve katılımcılığın esası ise Düzeltici ve Önleyici Faaliyet istekleridir.
DÖFİ Döngüsü 1. AŞAMA İsteğin Bildirimi 4.AŞAMA Kontrol ve Kapatma DÖFİ 2. AŞAMA Yönlendirme 3. AŞAMA Planlama ve Gerçekleştirme
HBYS DÖFİ Kaydı
DÖFİ Sayısı Yıllara Göre DÖFİ Sayısı 350 Düzeltici Önleyici Faaliyet Sayıları 300 274 250 326 200 154 150 118 100 50 0 2011 2012 yıl 2013 2014
DÖFİ Kazanımı DÖFİ kaydının elektronik ortamda yapılması ile 3488 gereksiz hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş Asgari 872 adet A4 kağıdı korunmuş Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı kazanılmıştır
Sayfa Sayısı Gelen Evrak Dağıtımı 1 600 500 400 300 200 100 0 Gelen Resmi Evrak Sayısı ve Dağıtımı Yapılan Kişi Sayısı 582 473 419 369 301 279 281 257 250 229 234 190 160 142 158 159 121 99 114 93 106 126 101 72 Sayfa Sayısı Kişi Sayısı
Gelen Evrak Dağıtımı 2 Resmi Evrak Sayıları Dağıtımı ve Çoğaltımı May.14 Haz.13 600 500 Tem.13 400 Nis.14 300 Ağu.13 200 100 Mar.14 0 Eyl.13 gelen evrak Kişi Sayısı Şub.14 Eki.13 Sayfa Sayısı Oca.14 Ara.13 Kas.13
Gelen Evrak Dağıtımı 3 KAZANIM Gelen Evrak dağıtımının taranması sonrası elektronik ortamda yönlendirilmesi ile 1451 gereksiz hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş 3864 adet A4 kağıdı korunmuş Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı kazanılmıştır
İyi Organize Edilmiş Bir Çalışma Alanının Özellikleri Karışıklık, kargaşa yoktur. Tertemiz ve tertiplidir herhangi bir düzensizlik hemen göze çarpar. Gerekli iş kalemlerine ya da bilgilere ulaşmak 30 saniyeden fazla almaz. Herhangi bir iş kalemini ya da bilgiyi depolamak 30 saniyeden fazla almaz. Uygulamada açık, net ve standart prosedürler söz konusudur
İyi Organize Edilmiş Bir Çalışma Alanının Özellikleri 1. Gerekli olan ve olmayan dokümanları ayrıştır 3. Çalışma ortamını her zaman temiz tut 5. İlk 4 şıkkı zaman içinde de devam ettir 2. Gerekli olanları kullanım sıklıklarına göre düzenle 4. Her işi standart prosedürlere göre yap
TEŞEKKÜR EDERİM