YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Z. Ferhan Aydoğan
Yönetim ve Yönetici Belirli birtakım amaçlara ulaşmak için başta insan olmak üzere, parasal kaynakları, araç-gereçleri, hammaddeleri ve zaman faktörünü birbiriyle uyumlu ve etkin kullanmaya olanak verecek kararları alma ve bunları uygulatma süreçlerinin toplamına yönetim denir. Yönetici yönetimin temel ilkelerini (Henry Fayol) ve işlevlerini iyi bilmeli, organizasyonu, çevresini ve çalışanlarını çok iyi tanımalı, kaynakları amaç ve hedefler doğrultusunda iyi kullanabilmelidir. 2
Yönetimin İlkeleri (Fayol) 1. İş Bölümü: Uzmanlaşma, deneyim, verim 2. Yönetim Birliği: Aynı amaç, tek elden yönetim 3. Merkezileşme: Yetkiler tek elde 4. Yetki ve Sorumluluk: Yetki ve sorumluluk aynı kişide 5. Hiyerarşi: Emir-komuta zinciri (dikey-yatay) 6. Kumanda Birliği: Tek bir yöneticiye bağlı olma 7. Disiplin: Davranış biçimi, itaat, saygı, çalışkanlık 8. Hakkaniyet: Çalışanlara eşit davranma 3
Yönetimin İlkeleri (devam) 9. Genel çıkarların üstünlüğü: Örgüt çıkarlarının birey çıkarlarından önde tutulması 10. Çalışanların ödüllendirilmesi: Motivasyon, sorumluluk ve yetenekle uyumlu, teşvik edici ücretlendirme 11. Düzen: Uygun pozisyon, doğru kişi-doğru yerde 12. Personelin devamlılığı ve denge: Tutarlı personel politikası, işten ayrılmaların en aza indirilmesi 13. Girişim: Girişime ve gelişmeye açık olma, astlara fırsat tanıma, yetki verme 14. Birlik ruhu: Birlik ve dayanışma, aidiyet 4
Yönetimin İşlevleri (Fayol) Planlama Organizasyon Yönlendirme Kontrol 5
Çevre Faktörleri (Parametreler) Siyasal Ekonomik Kültürel 6
Sağlıklı bir yönetim süreci yöneticinin organizasyonu çok iyi tanıması ve organizasyonun tüm işlevleri hakkında tam ve doğru bilgi sahibi olmasıyla mümkündür. Bilgi yöneticinin karar almaya yönelik olarak kullandığı veriler topluluğudur. Bu bilgiler organizasyon içi ve dışı kaynaklardan sağlanmaktadır. 7
Organizasyonda gereksinim duyulan bilginin türü, yapısı ve içeriği bu bilgiyi kullanan yöneticinin pozisyonuna göre farklılık gösterir. Alt kademelerdeki yürütmeden sorumlu yöneticiler (ustabaşı, alt bölüm şefleri, vb.) için bilgi: yürütme ile ilgili günlük (rutin) kararlar için gereklidir. Orta kademe (daire başkanı, müdür, bölüm şefi, vb) ve özellikle üst kademe (genel müdür, yönetim kurulu başkanı, üyesi, gen.md.yardımcısı, vb.) yöneticiler için bilgi: uzun dönemli kararları almak ve politikalar oluşturmak için gereklidir. 8
Yönetim Bilgi Sistemi Kavramı YBS farklı yönetim kademelerindeki yöneticilere gereksinim duydukları bilgiyi sağlamakla görevli olan bir bilgi sistemidir. YBS bilgisayarların yönetim sürecinde kullanılmaya başlanmasıyla ortaya çıkan bir kavramdır. YBS, bir organizasyonda kararların daha etkili ve verimli alınmasını ve organizasyonun tüm kademelerindeki yönetim işlevlerinin en üst seviyede gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla gereksinim duyulan veriyi (organizasyon içinden ve dışından) toplayan, işleyerek bilgiye dönüştüren, depolayan ve gerekli yerlere ileten insan-makine uyumlu bütünleşik bir sistemdir. 9
Toplumların ve YBS nin tarihsel gelişimi İlkel toplumlar Tarım toplumları (MÖ 8000 MS 1750) Quipus (İnkalar) Çift dizgeli muhasebe kayıt sistemi (İtalya) Ticari raporlama ağları (Almanya) Endüstri toplumu (Buhar Makinesi) Bilgi toplumu (Bilgisayar) 10
11
Toplumların ve YBS nin tarihsel gelişimi İlkel toplumlar Tarım toplumları (MÖ 8000 MS 1750) Quipus (İnkalar) Çift dizgeli muhasebe kayıt sistemi (İtalya) Ticari raporlama ağları (Almanya) Endüstri toplumu (Buhar Makinesi) Bilgi toplumu (Bilgisayar) 12
Tarım ve Endüstri toplumunu belirleyen özellikler Enerji Tarım Toplumu İnsan/hayvan gücü, su, rüzgar Endüstri Toplumu Kömür, gaz, petrol Teknoloji Vinç, kaldıraç, pres Fabrikalar, montaj hattı Aile yapısı Toprağa bağlı geniş aile Fabrikalarda çalışan çekirdek aile Eğitim Az, önemli değil Çok önemli Kurumsallaşma Yok Tüzel kişilik, sınırlı sorumluluk İletişim Basit bilgi alış verişi Kitle iletişim araçları 13
Bilgi Toplumu YBS kavram olarak 1958 de ortaya çıkmakla birlikte, esas olarak 1960 lı yılların sonunda kullanılmaya başlandı. 1970 li yıllara kadar YBS nin rolü kayıt işleme, saklama ve muhasebe uygulamalarıyla sınırlıydı. 1970 lerde bilgisayarların küçülmesi ve hızlarının artması ile birlikte YBS nin de gelişimi hızlandı. 14
Çağdaş bilgisayarların tarihi 4 döneme ayrılarak incelenir. 1. Kuşak (1950-1958): Lambalı teknolojiye dayanan Eniac* benzeri çok büyük aygıtlar. Çok hacımlı, etraflarına çok fazla ısı yayan, orta düzey yazılım dili kullanan bilgisayarlar. Kullanım alanları muhasebe ve envanter işleri. 2. Kuşak (1958-1964): Transistör kullanan bilgisayarlar. Hacım küçüldü, ısı yayımı azaldı, işlem kapasitesi arttı. Fortran ve Cobol dillerini kullanıyor. 3. Kuşak (1965-1971): Transistör yerine entegre devreler kullanan bilgisayarlar. Bu dönemde bilgisayarları kendi aralarında iletişim de kurabiliyorlar (ağlar), manyetik disketlerle depolama yapılabiliyor. 4. Kuşak (1972-günümüz): Mikro işlemciler kullanılıyor. Kişisel bilgisayar kullanımı başladı. Yapay zeka ve uzman sistem kavramları ortaya çıktı. *ENIAC, 1945 yılında yapıldı. Geniş bir ev kadar (167 m2) yer kaplıyor ve saatte yaklaşık 180 kw elektrik harcıyordu. ENIAC'ın ardından kısa ömürlü olan ve DEVAC adı verilen bilgisayar ve ticari anlamda satışa sunulan ilk bilgisayar olan UNIVAC'ın yapılması 1952 yılına dek uzanmıştır. 15
16
Endüstri ve Bilgi toplumunu belirleyen özellikler Endüstri Toplumu Bilgi Toplumu Sermaye Maddi kaynaklar İnsan ve bilgi Sürece geçişte itici güç Buhar makinesi Bilgisayar, internet Üretim Sanayi malları ve hizmetleri Bilgi ve bilgi teknolojisi Güdü Özel mülkiyet, rekabet, kar Çevrecilik, kaynakların verimli kullanımı, işbirliği, toplum çıkarı Üretim altyapısı Fabrikalar Bilgi ağları, veri bankaları Ticaret Yüz yüze (pazar) E-ticaret 17
Endüstri ve Bilgi toplumunu belirleyen özellikler Üretim girdileri ve çıktıları Üretim sistemi Mal ve hizmetin kullanıcıya ulaştırılması Talebin karşılanması Hammaddenin depolanması Endüstri Toplumu Kıt (mal ve hizmetler) Standart Uzaklık ve maliyet önemli Mal/hizmet hareketliliği düşük Fiziksel depo ve ambarlar Bilgi Toplumu Sürekli artan ve çoğalan (bilgi) Esnek ve sürekli yenilenen (çok amaçlı robotlar) Uzaklık önemli değil, maliyet en az Bilgi hareketliliği kolay ve yüksek Veri tabanları 18
Modern YBS nin gelişimi bilgisayar ve iletişim araçlarının muhasebe sisteminin yönetim teorilerinin geliştirilmesi ile sağlanmıştır. Böylece YBS yönetimde vazgeçilmez bir araç olmuştur. 19
Bilginin Anlamının Zaman İçindeki Değişimi (Örgüt için Bilginin Anlamı) Zaman Periyodu Bilginin Anlamı 1950-1970 Bürokratik gereksinim 1970-1980 1980-1990 1990- Genel amaçlı destek (KDS: Destekleyici, etkileşimli bilgilerin sunulması) Yönetim kontrolü (ÜYBS: Yönetime istenilen zaman ve biçimde sunulan kritik bilgiler) Stratejik kaynak Rekabet avantajı Stratejik silah 20
Genel Anlamıyla Veri ve Bilgi Kavramları Veri: İşaret, rakam, sözcük, sembol, ses, resim ve görüntü gibi bilgi üretim sürecinde kullanılan, tek başına bir anlam ifade etmeyen her türlü imge Bilgi: Verinin işlenip üzerinde ortak ve kesin bir yargıya varmayı olası kılan hali 21
İşletme açısından Veri ve Bilgi Kavramları Veri: Yapılan işle ilgili olayları temsil eden ham gerçekler, görüntüler, sesler Bilgi: Verinin işlenerek karar verici (yönetici) için anlamlı ve kullanışlı hale gelmesi 22
Bilgiye dönüşüm süreci: Veri toplama Sınıflandırma Yeniden düzenleme Özetleme Saklama Güncelleme Yeniden elde etme İletme 23
Bilginin özellikleri Doğruluk ve doğrulanabilirlik Tamlık ve sadelik Zamanlılık İlgililik Erişilebilirlik ve güncellik Biçimlilik Ekonomiklik 24
Bilginin Değeri Bilginin değeri = Verilen kararın sağladığı fayda bilginin elde edilme maliyeti Verilen kararın sağladığı fayda = Bilgi yardımıyla verilen kararın sonucu Bilginin olmaması durumunda verilecek kararın sonucu 25
Sistem Kavramı Girdiyi çıktı haline dönüştüren organize bir dönüşüm sürecinde ortak bir amaca yönelik olarak birlikte çalışan elemanların oluşturduğu gruptur. 26
Sistemin Öğeleri Sistem sınırı Sistemin çevresi Sistemin girdileri Sistemin çıktıları Dönüşüm süreci ÇEVRE SĠSTEM Girdi Dönüşüm Süreci Çıktı 27
Siyasal Sistem Kültür Ġnançlar ÖĞRETĠM ELEMANLARI KÜTÜPHANE (KĠTAPLAR) YÖNETĠM Belli nitelikteki öğrenciler ÖĞRENCĠLER Ġstenilen nitelikteki öğrenciler BĠNALAR EKĠPMAN DĠĞER Başka eğitim kurumları Ekonomi Dış ülkeler ÜNİVERSİTE SİSTEMİ 28
Sibernetik Sistemler Kendi kendini gözleyen ve düzenleyen sistemlerdir. Bu sistemlere geri besleme ve denetim faktörleri de eklenmiştir.
Sistem Hiyerarşisi B B Üst sistem Sistem Alt sistem B B A A A A: Alt sistemler B: Sistemler C: Üst sistemler C B 30
Ülke Departmanlar (İşltme Alt Sistemi)
Entropi: Alt sistemlerin üst sistemlerin koyduğu kurallar içinde çalışmaz duruma gelmesi (bozulma) dir. Sinerji: Sistemin parçalarının toplamından daha fazla bir değer taşımasıdır. 32
Sistemdeki problemlerin çözümü, problemin hiyerarşinin hangi kademesinde olduğunun bilinmesi ile mümkündür. Aksi taktirde zaman ve enerji kaybı, dolayısıyla maliyet söz konusu olmaktadır. 33
Sistem yaklaşımı ile problem çözümü Problemin hangi kademede olduğuna karar verilir. Problem küçük problemler kümelerine ayrıştırılır. Problem çözümlenir. Doğruluğu kontrol edilir. 34
Sistemlerin sınıflandırılması Açık sistem / Kapalı sistem Deterministik sistem / Probabilistik sistem Statik sistem / Dinamik sistem Basit sistem / Karmaşık sistem Yapay sistem / Doğal sistem 35
Sistem değişkenleri: İç çevreden kaynaklanan etmenler Sistem değişmezleri (parametre): Dış çevreden kaynaklanan etmenler Dinamik denge: Sistemlerin değişen çevre koşullarına uyum gösterme yeteneği 36
Sistem olarak YBS ÇEVRE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ Dönüşüm Süreci: Girdi (Veri) Ayarlama Sınıflandırma Düzenleme Özetleme Saklama Yeniden elde etme Sistem (Süreç) Denetim Çıktı (Bilgi) Geri Besleme 37
Bilgi sistemi elemanları İnsan Donanım Yazılım Veri tabanı Bilgisayar ağları (telekomünikasyon) Prosedürler 38
Bilgi sistemi elemanları ve ilişkileri
ĠNTERNET Müşteri Kurum içi kullanıcı Tedarikçi Ekstra net Firewall Sunucu Kurum içi kullanıcı Ġntranet Ortaklar Veri tabanı Kurum içi kullanıcı 40
Çağdaş Bilgi Sistemi Yaklaşımları Teknik yaklaşım Davranışsal yaklaşım Sosyoteknik yaklaşım 41
Bilgi sistemlerinin işletme içindeki yeri ve rolü Organizasyon bilgi işleyen bir açık sistemdir, bilgi akışı ve alt sistemler arası ilişkiler çok önemlidir. Sistem iç değişkenler ve dış parametrelerden ne kadar haberli ise belirsizlik o kadar azalmış demektir. Bu nedenle bilgi akışını sağlayan ve düzenleyen bilgi sistemleri, muhasebe, finansman, pazarlama ya da insan kaynakları kadar önemli ana işlev alanlarından biri olmuştur. 42
Yönetim İnsan Kaynakları Finansman Satışlar Pazarlama işletme Reklâm Üretim Tedarik Teknoloji Geliştirme Bilgi Sistemleri Bakım 43
YBS nin yönetim ve yönetici için önemi YBS, bir organizasyonun tüm kademelerindeki yöneticilere, sorumlulukları altında olan planlama, denetleme ve yönetim aktiviteleri için daha zamanlı ve etkili karar almalarını sağlamak amacıyla, organizasyon içi ve dışından toplanan verileri bilgiye dönüştüren ve bu bilgiyi ileten sistemdir. 44
YBS nin katkı alanları İşletme etkinliği Çalışanların verimliliği ve moral Müşteri hizmetleri ve memnuniyeti Stratejik avantaj Rekabet avantajı 45
Yönetim Birden fazla kişinin söz konusu olduğu bir grup faaliyetidir. Başkaları ile iş görmektir. Yönetimin gerçekleşmesini sağlayan temel unsurlar: Yöneticiler Amaçlar ve Hedefler Yönetilenler 46
Yöneticinin görevleri (Yönetici Ne İş Yapar?) Fiilen yapılan iş (tanımlayıcı özellikler)-henry Mintzberg Kişiler arası ilişkileri düzenleme Ast-üst İşletme-çevre Temsil İşletme içi ve dışı bilgileri toplama ve dağıtma Karar verme Girişimcilik Yönetici fiziksel kaynakları yönetmek için kavramsal kaynakları kullanan kişidir. 47
Yönetimin fonksiyonları: (Yönetici Ne İş Yapmalıdır?) İlke koyucu özellikler (normatif)-henry Fayol Planlama Örgütleme Yürütme /Koordinasyon Denetleme 48
Yöneticilik becerileri: Teknik boyut: Fonksiyonel uzmanlık alanı ile ilgili, yönetimin alt kademelerinde önemli Beşeri (İnsani) boyut: İnsan gücünün faaliyetlerini planlamak, organize, koordine ve kontrol etmek. Başkaları ile iş görme. Kavramsal boyut: İşletmeyi bir bütün halinde görebilme becerisi 49
Yönetim kademeleri Üst Kavramsal ve insani beceriler ağırlıklı Orta Alt Teknoloji ağırlıklı 50
Yönetimde kademeler yükseldikçe yöneticinin fiili iş ile bağlantısı azalmaktadır. Fiilen yapılan iş ile yönetici arasına başkaları girmektedir. Yani yönetici başkalarını yönlendirerek işi yönetmektedir. Bu durumda başarısı büyük ölçüde başkalarını işletme amaçları doğrultusunda yönlendirebilmesine, yani doğru kararlar vermesine bağlıdır. 51
Yönetici-Karar Verme YBS nin Karar Sürecine Etkisi 52
Planlanmış hedeflere ulaşma aşamasında, organizasyon içinde ve dışında bir çok değişiklik, aksaklık vb. durumlar meydana gelir. Organizasyon bu durumlardan, minimum zararla veya optimum kazançla çıkmak çabasındadır. Bu çabanın gerçekleşmesi için yönetim kademelerince çeşitli kararların alınması gerekmektedir. 53
Yöneticilik karar verme işidir. Karar verme belirli bir başlangıç noktası olan ve buradan itibaren değişik faaliyet ve düşüncelerin birbirini izlediği ve sonunda bir tercihin yapılması ile sonuçlanan bir işler topluluğu yani süreçtir. Bu süreçte gerekli olan bilgiyi YBS sağlamaktadır. 54
Karar verme süreci Araştırma İnceleme Seçme VERİ BİLGİ Amaç belirleme veya sorun tanımlama Amaç ve sorunları irdeleme, öncelik belirleme Alternatif belirleme Alternatifleri irdeleme ve değerleme Seçim kriterlerini belirleme ve seçim yapma KARAR Nitelik incelenmesi, analiz (Problemin özellikleri, ivedilik, çözümsüzlük halinde karşılaşılacak durumlar ) Alternatiflerin teknik olarak uygulanabilirliği, maliyeti, başarı olasılığı, dengelere etkisi, beklentilere uygunluğu, olası sonuçları 55 Kriterler: Maliyet, gereken ek kaynaklar, zaman faktörü, risk faktörü
Yönetici kendisine gelen veri ve bilgiyi inceler, analiz eder, değerlendirir ve bunun sonunda bazı sorunları görür ve tanımlar veya amaç belirler. Karar verme sürecinde yöneticinin yaptığı iş bilgi işlemek olarak adlandırılabilir. 56
Yönetici İşletmenin amacı İşletme kaynakları Yapılacak İşler Ne yapılacak Fiilen yapma Ne yapıldı KARAR UYGULAMA KONTROL 57
İşletmede verilen kararların tamamı gelecekle ilgili olduğu halde, bu kararların verilmesinde kullanılan bilgilerin büyük bir bölümü geçmişle (raporlar) ilgilidir. İşletmede ne olduğunu bilmeyen, kararı verebilmek için gerekli olan değil de ilgisiz bilgiyi önünde bulan yönetici karar vermekte zorlanacaktır. Bu nedenle işletme içi raporlama sisteminin karar sürecinde etkisi büyüktür. 58
Yöneticinin Karar Verme Prosesi
Karar tipleri: Yapısal kararlar: Problemlerin çok iyi tanımlandığı, programlanmış ve yapılandırılmış, bir günlük ya da bir haftalık zaman periyotlarını kapsayan kısa işlemlerden oluşur. Politikalar ve prosedürlerle tanımlanmıştır. Alt seviyedeki operasyonel yönetim kademelerinde alınan kararlardır. Yapısal olmayan kararlar: Çoğunlukla organizasyonun ilk kez karşılaştığı ya da çok nadir karşılaştığı, açık olmayan durumlarla ilgilidir. Yöneticinin yargı ve sezgisini kullanmasını gerektirir. Üst ve orta seviyedeki taktik ve stratejik yönetim kademelerinde alınan kararlardır. 60
Karar işlevinin örgüt içindeki kademeleri: Operasyonel Planlama ve Kontrol: Alt kademe yöneticilerin aldığı tamamen uygulama ile ilgili kısa ve çok kısa vadeli, yapısal kararlar Yönetim Kontrolu ve Taktiksel Planlama: Orta kademe yöneticilerin aldığı uygulamaya dönük, orta ve kısa vadeli amaçlara dayalı yapısal/yapısal olmayan tipteki kararlar Stratejik Planlama : Üst kademe yöneticilerin aldığı uzun vadeli amaçlara dayalı, tüm işletmeyi ilgilendiren stratejik nitelikteki yapısal kararlar Hiyerarşik olarak sıralanan bu yönetim kademeleri arasında her zaman yatay ve dikey bilgi akış hareketleri vardır. Bu hareketler alt sistemlerin kendi aralarındaki iletişimi sağlamaktadır. 61
23 Yönetsel Kararlar Zaman Aralı ğı Bilgi Ayrı ntı Düzeyi Bilgi Kaynağı Doğruluk Derecesi Sı klı k Yapısal Olmayan Kararlar Stratejik Planlama Uzun Dönem Özet Temel Olarak Dışsal Kesin Değil Seyrek Yapısal Kararlar Yönetim Kontrolü ve Taktiksel Planlama Operasyonel Planlama ve Kontrol Hemen (Acil) Yüksek Ġşletme Ġçi Kesin Sürekli 62
Yönetimde Bilginin Kullanımı Bilgi kaynağı açısından Stratejik Taktik Operasyonel Dış Bilgi İç Bilgi 63
Bilginin şekli açısından Stratejik Taktik Operasyonel Özet Bilgi Detaylı Bilgi Yönetim faaliyetleri açısından Stratejik Taktik Operasyonel Planlama Denetim 64
Organizasyonun başarısı yöneticilerin daha güvenilir iletişim kanallarını ve bilgiyi kullanmalarıyla ilintilidir. Bu amaçla YBS nin düzenlenmesinde aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir: düzenli raporlama standart hale getirilmelidir. bilgi akışı ve iletişim kanalları, sorunları kısa zamanda çözümlemek amacıyla organizasyondaki taktik ve stratejik faaliyet noktalarına gerekecek bilgiyi iletecek biçimde düzenlenmelidir. Böylelikle hem YBS, hem de yöneticiler daha nitelikli olacaktır. 65
YBS nin Yönetim İşlevlerine Katkısı 66
Planlama ve YBS Planlama, yönetim sürecinin ilk evresinde işlemlerin niçin, nasıl, hangi araç ve yöntemlerle, kimlerin işbirliğiyle, ne zaman ve nerede yapılacağının belirlendiği aşamadır. Her plan bir karar verme durumunu gerektirmektedir. Organizasyonda iki türlü yönetim tarzı benimsenebilmektedir. Reaktif yönetim tarzı: Günlük sorunlara çözüm aramak Proaktif yönetim tarzı: Sorun ortaya çıkmadan harekete geçme (operasyonel, taktik, stratejik seviyede) Proaktif yönetim etkin bir planlama sürecini gerektirmektedir. 67
Vizyon-Misyon Vizyon: İşletmenin kendini nerede görmek istediği, gelecekle ilgili peşine düşülen hayal. Misyon: Örgütün varoluş nedenidir ve onun stratejik amaçlarını nasıl gerçekleştireceğini belirleyen çerçeveyi oluşturmaktadır. İçinde bulunulan andaki durum. "İşimiz nedir ve ne olmalıdır?" ÖRNEK: Pegasus havayolu şirketinin resmi web sitesinde açıkladığı Misyon ve Vizyon (24.10.2013) bildirgesine göre: Misyonumuz: Havayoluyla yolculuğun herkesin hakkı olduğuna inanıyoruz. Pegasus Ailesi, tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız hep birlikte bunun için çalışıyoruz. Vizyonumuz: Yenilikçi, akılcı, ilkeli ve sorumlu yaklaşımımızla bölgemizde lider ekonomik havayolu olmak istiyoruz. 68
Amaç-Hedef Amaç: Organizasyonun gerçekleştirmek istediği nihai sonuç. Organizasyon neden var? Sektördeki en başarılı firma olmak Piyasadaki en kaliteli ve ucuz malı üretmek Hedef: Somut amaçlar. Amaçlar ulaşılabilir ve ölçülebilir olmalı. Satış gelirini arttırmak Üretim kapasitesini arttırmak Montaj hattını etkin ve verimli çalışır hale getirmek 69
Planlama Süreci Misyon ve vizyon belirleme Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Alternatiflerin belirlenmesi Seçim 70
Stratejik Planlama Süreci SWOT Analizi Misyon, Vizyon, Değerler, Etik İç durum Analizi: Güçlü ve zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler Dış durum analizi: Rakip işletmeler, dış çevre unsurları Strateji belirleme Amaç ve hedeflere ulaşma yolları Stratejik Değerlendirme 71 Stratejik planın gözden geçirilmesi Performans değerlendirme Sonuçların izlenmesi-süreklilik
Planlama ve karar verme arasındaki ilişki göz önüne alındığında YBS nin her iki süreç üzerinde de etkisi olduğu açıktır. Planlama sürecinde gereksinim duyulan tüm iç ve dış bilgileri (doğru, güvenilir, yeterli, güncel) YBS sağlamaktadır. Dış bilgiler (parametreler): Ekonomik, yasal, kültürel ve teknolojik değişiklikler, rekabet İç bilgiler (değişkenler): Finansal bilgiler; yapılan işler ve çalışanlara ilişkin sayısal olmayan bilgiler; organizasyonun verimliliğini gösteren üretim ve hizmetler ile ilgili sayısal veriler, tablolar ve raporlar olabilir. 72
YBS nin ürettiği bilgilerin biçimleri: Veri tabanları İş akış şemaları Organizasyon şemaları Program geliştirme, iyileştirme tabloları Karar modelleri (optimizasyon, değerleme) Raporlar 73
YBS nin planlamaya katkısı Farklı yönetim kademelerinde karar süreci için gerekli bilgiyi sağlayarak, yöneticilerin planlama becerilerini geliştirir. Geleceğe yönelik öngörülerin doğruluk derecesini artırır. Kapsamlı planlama yapılmasını sağlar. Planlama yapma süresini kısaltır ve maliyetini düşürür. Yönetim hiyerarşisinde kararların merkezileşmesini sağlar. 74
Örgütlenme Örgütlenme, organizasyonun belirlenen vizyon ve misyonu doğrultusunda planlanan amaçlara ve hedeflere ulaşmak için gereken yapı ve düzeni oluşturmaktır. Bir organizasyondaki işleyişi kolaylaştırmak ve hızlandırmak amacıyla mevcut bölümlerin sınıflandırılmasını, yeni bölüm ve alt bölümlere gereksinim olup olmadığının saptanmasını ve bu bölümlerde çalışacak elemanların belirlenmesini sağlar. 75
YBS nin örgütlenmeye katkısı Organizasyonda bilgi akış temeline dayalı bir ilişkinin (düzenin) oluşmasını sağlar. Kimi işlemlerin ve görevlerin ortadan kalkmasını, değişmesini ve yenilerinin oluşmasını sağlar. Personel eğitiminin önemini artırır. Bazı işlemler için insan emeği yerine makinelerin kullanılmasını sağlar; böylelikle emek, zaman ve maddi yönden tasarruf edilmiş olur. Personelin değerlendirilmesini kolaylaştırır. 76
YBS nin örgütlenmesi Organizasyonda YBS birimine gereksinim var mı? Bu birim hangi bölümün altında şekillenecek ya da bilgi sistemi ile ilgilenecek ayrı bir birim mi oluşturulacak? 77
YBS biriminde personel ilişkileri Sistem Analizi Sistem Analisti Sistem Uzmanı Program Geliştirme Programcı Sistem Programcısı Uygulama Programcısı Veri Tabanı Veri Tabanı Yöneticisi Kontrol Veri Tabanı Yöneticisi Kontrol Bilgi Ġşlem / YBS Bölümü Yöneticisi Veri Giriş ve Ġşleme Operatör Kütüphaneci 78
Yürütme ve YBS Yürütme yöneticinin genel tutumu ile ilgili olup personeli çalışmaya sevk etme süreci olarak kabul edilebilir. YBS, yürütme sürecinde kural ve talimatların hazırlanmasını ve etkin olarak kullanımını kolaylaştırır, bilgi akışı ve veri girişinde standartlaşmayı getirir. Yürütme sürecinde yetki devri şarttır. YBS de yetki devri şifreler yardımıyla sağlanmaktadır. 79
YBS nin yürütme sürecine katkısı Kural (prosedürler) ve disipline olan gereksinimi artırır. Düzenli bir emir/komuta ve raporlama sisteminin oluşmasını ve kullanımını gerçekleştirir. Yönetsel işlemlerin bir sistem anlayışı içinde değerlendirilmesini sağlar. Orta ve alt kademe yöneticilerinin kendi kendilerini yönetmelerine olanak tanır. 80
Koordinasyon ve YBS YBS yönetim kademelerine bilgi aktarımı yaparken, aynı zamanda organizasyonu oluşturan alt sistemler arasındaki bilgi akışını ve iletişimi de sağlamaktadır. Alt bölümler arası bilgi alış verişini kolaylaştırarak birbiriyle ilişkili bölümlerin bütünleşmesini sağlar.(tedarik-üretimfinans) YBS nin etkin olarak kullanıldığı organizasyonlarda yüz yüze iletişim azalır, ancak bilgi iletişimi artar ve sistemli hale gelir. 81
Denetleme Yönetim sürecinde denetim, yapılan işlemlerin standartlaşmasını sağlayan, yapılmış ve yapılmakta olan işlemlerin nasıl gerçekleştiğini ve hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını belirleyen işlemlerin tümünü oluşturmaktadır. Ortaya çıkan aksaklıkların düzeltilmesi ve ileride ortaya çıkacak olası sorunlar için çözüm yolları geliştirilmesi denetleme süreci içerisinde gerçekleşmektedir. 82
Denetleme işlevi için kullanılan araçlar: Üst düzey yöneticiler Raporlar Orta düzey yöneticiler Çalışma ve denetleme grupları Alt düzey yöneticiler Kurallar 83
Denetleme ve YBS Denetleme işlevi için gerekli olan bilgi ayrıntılı, geçmişe yönelik, çok miktarda, kısa vadeli bilgidir. Bu bilgi YBS tarafından üretilir. 84
YBS nin denetleme sürecine katkısı Denetim için gerekli olan bilgilerin zamanında elde edilmesi İyi bir raporlama sisteminin kurulması Faaliyet sonuçlarının üst düzey yöneticiler tarafından anında gözlenip, denetlenmesi Sonuçlara ilişkin yazılı verilerin dosyalanması ve saklanması 85
BİLGİ SİSTEMLERİNİN SINIFLANDIRILMASI Veri İşleme Sistemi İşlem Destek Sistemleri Süreç Kontrol Sistemi Bilgi Sistemleri Ofis Otomasyon Sistemi Yönetim Bilgi Sistemi Yönetim Destek Sistemleri Karar Destek Sistemi 86 Üst Yönetim Bilgi Sistemi
A. İşlem Destek Sistemleri Daha çok işletmenin operasyonel seviyesindeki (alt kademe) yöneticilere hizmet verir. Operasyonel seviyedeki görevler, kaynaklar ve amaçlar önceden tanımlanmıştır, bu nedenle alınan kararlar yapısal kararlardır. 87
İDS nin görevleri İşletme içindeki ham veriyi işlemek İşletme veri tabanını güncellemek Ofis iletişimini gerçekleştirmek Endüstriyel süreçlerin etkin bir biçimde kontrol edilmesini sağlamak İşletme verimliliğini desteklemek 88
Türleri: 1. Veri İşleme Sistemleri 2. Süreç Denetim Sistemleri 3. Ofis Otomasyon Sistemleri 89
1. Veri İşleme Sistemleri İşletmenin yürütmesi gereken günlük ve rutin işlemleri kaydeden, işleyen, güncelleştiren bilgisayarlı sistemlerdir. Bu sistemdeki işlemler, işlem yükü ve hacmi çok yüksek olan, tekrar eden işlemlerdir. Olay Veri girişi Geri bildirim Veri girişi Geri bildirim Veri İşleme Sistemi Programı Raporlar Veri İşleme Sistemlerinin Yapısı 90
Veri İşleme Sisteminde veriler 2 türlü işlenir: Doğrudan işleme (immediate/on line processing): İşlemler yapıldıkları anda sisteme girilir ve kaydedilir, veri tabanı hemen güncellenir. Maliyetli, ancak hızlı bir veri işleme yöntemidir. Parti işleme (batch processing): İşlemler belli bir zaman süresince gruplanır, süre bitiminde sisteme ardarda girişleri yapılır. İşin niteliğine göre yöneticinin performansını etkileyebilir. Hangi işleme sisteminin kullanılacağına işin niteliğine göre karar verilmelidir. 91
Örnek: Mal sipariş Müşteri Ana Dosyası Posta Siparişleri (parti işleme) Telefon Siparişleri (doğrudan işleme) 92
2. Süreç Denetim Sistemleri Geri bildirimleri dikkate almak suretiyle işletmedeki endüstriyel süreçlerde ortaya çıkan veya çıkabilecek olan aksaklıkları saptar ve bunlar üzerinde düzeltme, yeniden tasarım ve güncelleme işlemlerini yapar. 93
3. Ofis Otomasyon Sistemleri Ofis çalışanlarının verimliliğini arttırmak amacıyla tasarlanmış olan sistemlerdir. İşletmede etkin iletişimi, veri ve bilgiye hızlı ulaşımı ve paylaşımı gerçekleştirerek işlerin etkin, verimli ve hızlı olarak yapılmasını sağlar. Kelime işlemci Elektronik/sesli posta Belge kopyalama, iletme Görüntü işleme Elektronik takvimleme Telekonferans Masaüstü yayıncılık 94
B. Yönetim Destek Sistemleri Yönetimin etkili karar vermesine yardımcı olmak amacıyla bilgi sağlayan ve destek olan bilgi sistemleridir. Yönetim destek sistemleri stratejik (üst) ve taktik (orta) seviyedeki yöneticilerin karar verme gereksinimlerini destekler. 95
1. Yönetim Bilgi Sistemleri Planlama, denetleme ve düzeltici faaliyetler için geliştirilmiş; üretim, pazarlama, insan kaynakları, finans ve muhasebe gibi işletme işlevlerine ilişkin bilgileri çeşitli araçlar aracılığıyla yöneticilere sunan bir sistemdir. 96
YBS nin tasarım amacı bilgi üretmek, sorgulamalara cevap vermek hatta bilgiler arasındaki ilişkileri kurmak olmuştur. Yönetici ve bilgisayar arasında çift yönlü bir akış bulunmaktadır. Veri işleme sistemindeki kullanıcı nın yerini YBS de yönetici almıştır. YBS genellikle taktik seviyede yapısal kararların desteklenmesine yönelik bir sistemdir. Büyük ölçüde organizasyonun içindeki değişkenlere odaklanır, dış parametrelerle çok ilgilenmez. 97
YBS nin Alt Sistemleri Üretim Pazarlama YBS İK Finans Muhasebe
Üretim Bilgi Sistemi İşletmede üretilen malların ve hizmetlerin ve bunlara ilişkin girdilerin işletme içindeki fiziksel akışlarına ilişkin bilgileri sağlamaya yönelik bilgileri üretir ve dağıtır. Bu bilgiler: üretim teknolojisi planlama ürün geliştirme talep öngörüleri siparişler ve ambar bilgileri stok ve kalite kontrol süreç kontrol üretim maliyetleri satınalma 99
Pazarlama Bilgi Sistemi Ürün ve hizmetlerin üreticiden tüketiciye doğru akışını yöneten faaliyetlere ilişkin bilgileri üretir ve dağıtır. Bu bilgiler: satış planlaması reklâm ve tanıtım pazar payı ve satış gücü performansının değerlendirilmesi fiyatlama, satış ve karlılık analizleri satış öncesi ve sonrası hizmetler müşteri memnuniyeti 100
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi İnsan kaynakları bilgi sistemleri yöneticilere gerek insan kaynaklarının yönetimi ile ilgili güncel bilgiler sunmak, gerekse insan kaynaklarının yönetimi ile ilgili alınan kararları etkilileştirmek suretiyle yardımcı olur. İnsan kaynakları bilgi sistemi; İstihdam Personel değerlendirme İş analizi ve tasarımı Personel eğitimi ve geliştirme Resmi kurumlar için rapor üretme Personel aylıkları ve ödemelerin yönetimi 101
Finansman Bilgi Sistemi Finansman bilgi sistemleri finansmandan sorumlu yöneticilere işletmeye en uygun maliyetle kaynak bulunması ve kaynakların tahsisi ve kontrolüyle ilgili destek sağlayan sistemlerdir. Aşağıdaki konulara ilişkin bilgileri sağlamaktadır: mali analiz parasal kaynakların tedariki parasal kaynakların uygun işletme varlıklarına yönlendirilmesi parasal kontrol ve denetim 102
Muhasebe Bilgi Sistemleri Muhasebe, isletmenin varlıkları ve kaynakları üzerinde değişme yaratan mali nitelikteki işlemleri kaydetme, sınıflandırma, özetleyerek rapor etme, analiz etme ve yorumlama bilim ve sanatıdır. Muhasebe bilgi sistemi bu sürece ilişkin tüm verileri yönetimin hizmetine sunmaktadır. 103
VİS-YBS arasındaki farklar: VİS tek bir fonksiyonel alanı desteklerken, YBS tüm fonksiyonel alanlar arasındaki bilgi akışını bütünleştirir. Bütünleşik karakteri nedeniyle YBS yöneticinin bilgi gereksiniminin karşılanmasında VİS den daha büyük bir esneklik sağlar. YBS yönetimin tüm seviyelerine bilgi sağlarken, VİS sadece operasyonel seviyeye destek vermektedir. VİS nin çıktısı YBS nin girdisidir, yani YBS için veri tabanı oluşturur. 104
YBS-VİS İlişkisi VİS YBS Dosyaları YBS Sipariş dosyası Ana Üretim dosyası Sipariş işleme sistemi Kaynak işleme sistemi Satış Verisi Ürün Maliyet Verisi Ürün Gelişim Verisi YBS Raporlar Genel muhasebe sistemi Harcama Verisi Yöneticiler Muhasebe dosyası
YBS Tarafından Sağlanan Raporlar: Planlı ya da Periyodik Raporlar (Periodic Reports) (günlük, haftalık, aylık, yıllık) Örn: Bordro, günlük üretim ve satış raporu. Kilit-Gösterge Raporları (Key-Indicator Reports): Yöneticinin kritik olarak nitelendirdiği faaliyetlerin, önceki dönemlerle karşılaştırmalı olarak sunulduğu raporlardır. Örn: Karşılaştırmalı mali tablolar, 3 aylık satış raporları 106
YBS Tarafından Sağlanan Raporlar (devam) Talep raporları (Demand Reports): İstek üzerine üretilen raporlardır. Örn: Belli bir birim için stok seviyesi, çalışma saatleri, belli bir müşteriye gönderilen mal miktarı Olağanüstü Raporlar (Exception Reports): Normalden ya da bir plandan sapmaları göstermek için üretilen raporlardır. Yöneticinin dikkatini çeken, uyaran raporlardır. Örn: Minimum stok seviyesi altında kalan malzeme ve ürün raporları, haftada 40 saatten fazla çalışan personel listesi, belli bir zaman aralığında hiç kullanılmayan malzeme ya da makineleri gösteren raporlar 107
YBS nin İş Üzerindeki Etkileri İşin büyümesinde kolaylık sağlar. Bir Bilgi işleme sistemi kurulduğunda esaslı değişikliklere gereksinim olmadan faaliyetleri genişletme olanağı tanır. Pazarın genişlemesi (müşteri sayısının artması) durumunda sadece bellekte yapılacak kapasite arttırımı ile problem çözülür, rekabet gücü artar. Ofis personelini azaltır. Sistem analisti ve programcı gibi teknik elemanlar dışındaki diğer ofis personeline gereksinimi azaltır. Bilgi işleme maliyetlerini azaltır. Bazı kararların otomasyonunu sağlar. Operasyonel seviyedeki bazı kararlar otomatik olarak alınabilir. Sipariş zamanı, yakıt gereksinimi gibi. Daha fazla ve daha nitelikli bilgi sağlar. 108
2. Karar Destek Sistemleri Organizasyonun taktik ve stratejik seviyedeki yöneticilerine hizmet sunar. Çabuk değişen yapısal ve yapısal olmayan nitelikteki sorunların çözümünde veri ve modeller kullanmak suretiyle karar alıcıya yardımcı olan etkileşimli bilgisayar sistemleridir. 109
Verimlilik-Etkililik Bu sistemlerde karar alma işlevinde verimliliği arttırmaktan çok, etkililiği geliştirmek amaçlanmaktadır. Verimlilik: Bir işi önceden belirlenen performans kriterleri içinde yapmak. Zaman, maliyet ve çabanın en aza indirgenmesi amaçlanır. Etkililik: Bir işin yapılması ile ilgili olarak ne yapılması gerektiğini belirlemek ve seçilen kriterlerden en uygun olanını gerçekleştirmektir. 110
KDS nin Özellikleri Geleceği planlamaya yönelik olarak yarı yapısal ve yapısal olmayan kararların alınmasında kullanılır. Kullanıcının kontrolü altında ve kullanıcı etkileşimlidir. İç ve dış verileri kullanır. Veri ve model tabanlarına erişimlidir. Değişen şartlara ve karar durumlarına uyum sağlayabilir. Düzensiz ve planlanmamış zaman aralıklarında da kullanılabilir. Hedef arama işlevi vardır. (İstenilen sonuca ulaşmak için girdilerin ne şekilde değişmesi gerektiğinin saptanması) What-If analizleri yapabilir. (Olası bir değişikliğin yaratağı risk, maliyet ve karmaşıklığın ölçümlenmesi ) 111
3. Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Bu sistemler örgütün stratejik düzeyine hizmet sunar. Başta genel müdür ve yönetim kurulu üyeleri olmak üzere, işletmenin vizyonunu, misyonunu, değerlerini ve stratejilerini belirleyen kişiler için oluşturulmaktadır. Tamamen stratejik, karmaşık ve öngörülemeyen ve önceden planlanamayan kararların alınmasında kullanılan bilgi sistemleridir. 112
Yeni vergi yasaları veya rakip firmalar gibi dış parametreler hakkındaki verileri birleştirmeyi amaçlar. YBS ve KDS nin ürettiği bilgileri de kullanır. Kritik bilgileri özetler ve izini sürer. 113
ÜBS nin Özellikleri Grafikseldir. Kullanımı kolaylaştıran arayüzlere sahiptir. Geniş bir bakış açısı sağlar. Tercihe bağlı olarak detaylara doğru genişler. Çok sayıda veri kaynağını bütünleştirir. 114
ÜBS Terminali Menüler Grafikler İletişim Yerel İşleme İç Veriler VİS/YBS verileri Finansal veriler Ofis sistemleri Modelleme Analiz Dış Veriler İnternet Çeşitli raporlar
Kurumsal Bilgi Sistemi Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Karar Destek Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri Ġşlem Destek Sistemleri
BS nin Organizasyon Üzerindeki Etkileri: OLUMLU ETKİLER: Küresel, ulusal ve organizasyon içi iletişimin niteliğinde artış Rekabet avantajı Örgütsel gelişim ve işbirliği (sinerji); takım çalışması yeteneğinde artış; departmanlar arası koordinasyonun sağlanması; örgütsel verimliliğin artması Kurumsallaşma; bürokrasinin azalması Lojistiğin güçlenmesi, outsourcing olanakları yaratma; hizmet hızı ve kalitesinde artış Müşteri ilişkilerinde yakınlaşma Maliyetlerde azalma Pazardaki yeni fırsatlardan haberdar olma; yeni ürün geliştirme ; pazarlama olanaklarındaki artış Satın alma sistemlerinin bir merkezde toplanması Sipariş İşlemlerinde kolaylık Etkin stok ve envanter yönetimi 117
İyi tasarlanmamış ve yetersiz teknoloji ile çalışan bilgi sistemlerinin yaratabileceği OLUMSUZ ETKİLER: Gereksiz veri paylaşımı nedeniyle zaman kaybı, aşırı yükleme İletişim ve bilgi sisteminde teknik sorunlar Yetersiz denetim mekanizması Güvenlik sorunları (şifreleme) Alt yapı sorunlarından kaynaklanan eşitsizlikler (teknik elemanların örgütte ayrıcalıklı pozisyonlara gelmesi) Yasal sorunlar (elektronik sözleşmeler/elektronik imza sorunları; vergi sorunları) Birden fazla sanal organizasyonda yer alan işletmeler nedeniyle oluşan güven sorunları ve iş çevresinin karmaşıklaşması Aldatıcı reklam ve haksız rekabet 118
Elektronik İş Yapma Biçimleri Sanal Organizasyonlar E-İşletme E-Ticaret E-Devlet 119
Sanal Organizasyonlar Belli bir alanda uzmanlığa sahip olan işletmelerin geçici ortaklığıdır, özel bir proje çalışması için bir araya gelirler. Coğrafi yerleşim söz konusu olmadan bilgisayar ağları yardımıyla işletilmektedirler. Özellikleri: Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yoğun kullanımı İnformal iletişim Yüksek güven düzeyi gereksinimi Hiyerarşiden çok, bilgi ve yeteneğe dayanan ilişkiler Yüksek uyum yeteneği 120
E-İşletme (Dijital İşletme) Bir işletmede gerçekleşebilecek tüm işletme süreçlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve işletme içi ve dışı fonksiyonlar arasında gerçekleşmesi gereken işlemlerin tamamının internet teknolojileri kullanarak gerçekleştirilmesidir. 121
E-Ticaret Ürün veya hizmetin tanıtımı, satışı, ödemesi ve dağıtımının bilgisayar ağları (internet) aracılığıyla yapılması olarak tanımlanabilir. Süreç: Ticaret öncesi firmaların ve tüketicilerin elektronik ortamda bilgilenmesi ve araştırma yürütmesi Firmaların ve tüketicilerin elektronik ortamda buluşması, Ödeme sürecinin yerine getirilmesi Taahhüdün yerine getirilmesi, mal veya hizmetin müşteriye teslimi Satış sonrası bakım, destek, vb. hizmetlerin temin edilmesi 122
123
E-Devlet Bilgi sistemlerinin kamu hizmetlerinin daha hızlı sunulması, yaygınlaştırılması, doğru ve yeterli bilgi sağlanması ve işletme giderlerinin azaltılması amacıyla kullanılmasıdır. Amaçları: Devletin şeffaflaşması, Devletin hızlı ve etkin bir şekilde işleyişinin sağlanması, Her düzeyde vatandaşın yönetime katılımının sağlanması, Kurumlar arası bilgi alışverişinin sağlanarak iş ve veri yinelemesinin önlenmesi, Kamunun hizmet verdiği vatandaşların yaşamalarının kolaylaştırılması, Karar vericilerin bilgiye dayalı karar verme süreçlerinin geliştirilmesi ve hızlandırılması 124
Uygulama alanları: Sosyal yardım ve transferler Kamu bilgilerine erişim Kurumlar arası, kurum içi, vatandaş-kurum, şirket-kurum arası iletişim Vergi tahakkuku (vergi miktarının belirlenmesi), ödemeler Kamu alımları Uluslar arası ticaret, gümrükler Yasaların uygulanması Sağlık, eğitim, ortak kütüphane servisleri 125
Etkin E-devlet kullanımı için gerekli çalışmalar Bilginin etkin ve tam olarak paylaşımı Kullanıcının teknoloji kullanma yeteneğinin arttırılması Envanterin ve elektronik transferlerin nitelik ve niceliklerinin belirlenmesi Yatırım planlaması Bölgesel gelişmişlik düzeyinin arttırlması 126
İşletmede Sistem İyileştirme Çalışmaları 1. İşletme Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması a. Süreç Yenileme: Maliyet, kalite, hizmet, hız gibi performans değerlendirme ölçütlerinde iyileştirme ve gelişmeler yaratmak amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve yeniden tasarlanmasıdır. Yerleşmiş fikir ve uygulamalardan tamamen vazgeçip, herşeye yeniden başlamayı hedefler. Stratejik vizyon gerektirir. Amaç maaliyet üreten faktörleri en aza indirip, değer katan faktörleri maksimuma çıkarmaktır. Faydaları: daha iyi ürün ve hizmet sunma süreçlerin iyileştirilmesi, etkin yönetim örgüt hiyerarşisinde daha az kademe (yalın) 127
İşletmede Sistem İyileştirme Çalışmaları (devam) b. İş Akış Yönetimi Düzenleme: Dökümanların, bilgilerin ve işlerin bir yerden başka bir yere kolaylıkla ve etkili bir şekilde hareketini sağlayan prosedürleri düzenli hale getirme sürecidir. Faaliyet ve süreçlerin kontrol ve koordinasyonunu sağlar. Malzeme akışı (hammadde ürün) Bilgi akışı (organizasyon içi) Müşteri ve tedarikçilerle etkileşim 2. Toplam Kalite Yönetimi Yaklaşımıyla Yeniden Örgütlenme: TKY müşteri isteklerini herşeyin üstünde tutan, organizasyonda müşteri ve kalite odaklı kültür yaratan bir sistemdir. 128
TKY nin 3 temel prensibi: 1. Müşteri odaklılık 2. Sürekli gelişim 3. Bütünleşik yaklaşım TKY de bilgi sistemleri verimliliği arttırmak, kaliteyi geliştirmek, rekabet avantajı elde etmek, sunulan hizmeti geliştirirken maliyetleri azaltmak amacıyla kullanılmaktadır. 129
Bilgi Sistemi Geliştirme Bilgi Sistemi Geliştirme Nedenleri: Rekabet (işletme maliyetlerini düşürme isteği) Büyüme (varolan BS nin yetersiz kalması) Yasa ve yönetmeliklerdeki değişmeler Sistem geliştirme bilgi gereksinimlerinin belirlenmesini ve bunun giderilmesi için ne tür bilgisayar sistemine ve teknolojiye ihtiyaç olduğunun saptanmasını, sistemin nasıl işleyeceğine ilişkin ayrıntılı tasarım yaratılmasını, tasarımın kullanıcı birimlerce benimsenmesini, uygun yazılımların geliştirilip sınanmasını ve uygulanmasını içeren bir süreçtir. 130
Ġş Ortamının Gereksinim Duyması Sistem Geliştirme Süreci Bilgi Sistemi Ġş Ortamının Değişmesi Bilgi Sistemi Geliştirilmesinde 4 model söz konusudur: Geleneksel Sistem Yaşam Çevrimi Prototipleme Uygulama Yazılım Paketleri Son Kullanıcı Geliştirmesi 131
Geleneksel Sistem Yaşam Çevrimi Modeli Geliştirme Aşamaları Yapılan İşler 1 Başlangıç Ön araştırma 2 Fizibilite çalışması Mevcut prosedürler Alternatif sistemler Maliyet tahminleri 3 Sistem analizi Mevcut prosedürlerin ayrıntıları 4 İhtiyaç analizi Kullanıcı gereksinimleri Veri toplama (hacim, girdi-çıktı, dosyalar, vb.) Sınır belirleme 5 Tasarım İdeal sistemi geliştirme İdeal sistemi kabul edilebilir kılmak için gereken düzeltmeler 6 Özellikler İşlem mantığı Dosya tasarımı Girdi-çıktı Programlama gerekleri Elle yapılacak işlemler 7 Programlama Yazılım geliştirme 8 Kontrol Birim testleri Birleştirilmiş modül testleri Kabul edilebilirlik testleri 9 Eğitim Kullanıcı eğitimi 10 Dönüştürme ve kurma Bakım 11 İşletim Nitelik yükseltme 132
Yaşam çevriminin en yaratıcı ve zor bölümü yeni sistemin tasarımıdır (5.aşama). Bu nedenle organizasyonun yapısını, iç ve dış çevresini, amaç ve hedeflerini, gereksinimlerini belirlemek, ayrı ayrı yöneticilerin gereksinimlerini anlamak için bir araştırma yapılır. Bu araştırma, sistem analizini temel almaktadır. Bu yaklaşımda sistem geliştirme süreci sıkı bir denetimi öngörmektedir. Denetim, her aşamada istenen belgeler ve raporlarla sağlanmakta ve ancak bu raporlar onaylandıktan sonra bir sonraki aşamaya devam izni verilmektedir. 133
Avantajı: Kullanıcılar sistematik bir disipline sokulmakta ve kalite ve standardizasyon önem kazanmaktadır. Dezavantajı: Aşırı rapor üretimi nedeniyle hedeflere ulaşmada gecikmeler olabilmektedir. 134
Prototipleme Modeli İşletmelerde çoğu zaman geleneksel yaşam çevrimindeki gecikmenin önüne geçmek için Prototipleme denilen ve gerçek gereksinmelerin öğrenilebilmesini sağlayan bir model kullanılmaktadır. Bu yaklaşımın aşamaları şunlardır: 1. Kullanıcının bilgi gereksinmeleri saptanır. 2. Bu gereksinmeleri karşılayacak hızlı bir prototip geliştirilir. 3. Kullanıcılar prototip sistemde deneyim kazanır. 4. Deneyimlerin ışığında sistemin gereksinimleri karşılayıp karşılamadığı test edilir. 5. Prototip hızlı olarak uygun biçimde değiştirilir. 6. 3. ve 5. maddeler arası gerektiği kadar tekrar edilir. 7. Sistem verimlilik ve tamlık için yeniden geliştirilir. 135
Avantajı: Kullanıcıların geliştirme sürecine erken katılımı dolayısıyla sistemin kabul edilebilirlik şansının yükselmesi Dezavantajı: Kullanıcıdan geliştirme sürecine daha fazla zaman ayırması istenir. 136
Uygulama Yazılım Paketleri Modeli Bu modelde piyasada hazır olarak satılan paket programlardan biri alınarak, işletme gereksinimlerine uyarlanmaktadır. Avantajı: İşletmenin kaynak ve zamanlama problemine yardımcı olur. Teknik riskler azalır. Dezavantajı: Doğru yazılım programının seçilmesi büyük önem taşır. 137
Son Kullanıcı Geliştirmesi Sistemin profesyonellerce değil, son kullanıcılarca geliştirilmesi söz konusudur. Bu yaklaşımda tablolama (excel), veritabanı (access) veya rapor yazma (word) gibi paket programlarla kullanıcıların kendi uygulama programlarını geliştirmeleri beklenmektedir. Avantajı: Kullanıcıya özel Modeli Dezavantajı: Tepki süresi, uzun dönemli kullanım, diğer projelerle ilinti ve bakım gibi faktörlerde esnek olan ortamlarda kullanılmalıdır. 138
Sistem geliştirme yaklaşımlarının öncelikleri: 1. Geleneksel sistem yaşam çevrimi: Denetim 2. Prototipleme: Bilgi 3. Uygulama yazılım paketleri: Kaynak ve zamanlama 4. Son kullanıcı geliştirme modeli: Tepki verme 139
Bilgi İşlem Bölümünün İşlevleri 1. Mevcut sistemin işletimi ve bakımı 2. Mevcut sistemin kalite yönünden iyileştirilmesi 3. Yeni bilgi sistemlerinin geliştirilmesi 140
Bilgi Ġşlem Birimi Ġdari Destek Sistem Geliştirme Uç-Kullanıcı Hizmetleri Ġşletim Teknik Destek Veritabanı Yönetimi Sistem Analizi Bilgisayar Ġşletmeni Sistem Programlama Sistem Tasarımı Ağ Ġşletmeni Ağ Tasarlama Uygulama- Programlama Veri Hazırlama Standartlar Yöntemler Sistem Değerlendirme