İstikrar ve Büyüme Yolunda Proje Yönetiminin Sağlayacağı 15 Fayda İşiniz bir ürün ve ya bir servis temin etmekse, işinizi büyütmeyi, istikrar ve kazanç sağlamayı düşünüyorsanız bazı projeleri yönetmek için değişik yollara ve yöntemlere ihtiyacınız olabilir. 1
İçindekiler Önsöz Proje Tahminlerinizi Geliştirin Doğru Kaynaklar Doğru Yerde Doğru Projeleri Seçin Projelerinizi Tutarlı Planlayın Kaynak Kullanımını Optimize Etme Proje Çıktılarınızı Analiz Edin Bütçeleme ve Maliyet Kontrolü Ürün ve Servis Çıktılarını Geliştirme Takım Çalışmasına İmkan Verin Riskleri Minimuma Çekin Eş Zamanlı Takibin Önemi Verimliliği Ölçün Müşteri Memnuniyetini Arttırın Nakit Akışını Geliştirin Raporlama ve Analizi Geliştirme 2
Önsöz İşiniz bir ürün ve ya bir servis temin etmekse, işinizi büyütmeyi, istikrar ve kazanç sağlamayı düşünüyorsanız bazı projeleri yönetmek için değişik yollara ve yöntemlere ihtiyacınız olabilir. Birçok KOBİ proje yönetimi konusunda fikri olmayıp uzun vadede istikrarı ve büyümeyi yakalayamazlar. Bu yazı dizimizde proje yönetimi uygulamalarının işinizi büyütmeye yardımcı olacak 15 harika yolunu anlatıyor olacağız. 3
1- Proje Tahminlerinizi Geliştirin Birçok faktör proje çıktılarınızı etkiler. Fakat uzun dönem proje başarısı için en önemli belirleyiciler planlama ve tahminlemedir. Sektördeki birçok işletmeyi inceleyip, başarızılık nedenlerine baktığımıza tahminleme süreçlerindeki hataların en kritik noktalar olduğunu görürüz. Proje tahminlemeleri, size proje kaynak seviyelerinizi belirlemede tutarlı veriler sağlar. Basit bir proje tahminleme uygulayarak, projenizin kaynak kapasitesi üzerindeki etkilerini ve operasyon bütçeniz üzerindeki finansal etkileri kolaylıkla anlayabilirsiniz. Aynı zamanda proje tahminleme süreçleriniz, satış takımınızın ve proje yöneticilerinizin müşterilerinizle olan etkileşim yollarına ve iş tekliflerinizi standardize etmenize yardımcı olur. Bu sonuç verimlilik, müşteri memnuniyeti ve belirlediğiniz zamanda yapacağınız projelerin sayısı üzerinde pozitif bir etki yaratır. Bkz. Projenizde Belirsizliklerin Önüne Geçin Profesyonellerin Buluşma Noktası! thebasolutions ve Proje Eğitim Merkezi Linkedin Sayfasına Gitmek İçin Tıklayın. 4
2- Doğru Kaynaklar Doğru Yerde Kaynak kapasitesi planlama, proje ve ya herhangi bir servis sağladığınız bir işte başarılı olmak için yapılan anahtar işlemlerden biridir. Kaynak kapasitesinezi doğru bir planlamayla yapılandırdığınız vakit, ürün veya servisnizi belirlenen tarihte teslim etmeniz kolaylaşır, anlık analizleriniz daha gerçekçi veriler yansıtır. Aynı zamanda müşteri beklentilerini daha iyi yönetmenizi, iş veriminizi geliştirmenizi ve maliyeti azaltmanıza fırsat verir. Küçük bir firma olmanıza rağmen, kaynak kapasitesi planlaması, firmanız için hayatı bir önem taşır. Aynı zamanda da büyüme planınız için önemli bir araç sağlar. İlgili Makale: Kaynak Atamalarında Kullanacağınız 3 Teknik 5
3- Doğru Projeleri Seçin Proje önceliklendirme işletmeler için çok yararlıdır. Bu metot, projelerinizde akla uygun ve optimize edilmiş değişiklik talepleri için her birini önceliklendirmenize olanak sağlar. Aslında bakılırsa bu konu, büyüyen bir işte gerekli olan bir süreçtir. Proje süresince karşılacağınız zorlukların proje başarınıza zarar vermemesini ve kıt kaynaklarınızın kullanımında maksimum faydayı sağlamanıza yardımcı olur. Proje seçme ve önceliklendirme size kaynak, harcama talepleri ve potansiyel risklere karşı proje yatırımınızın dönüşünü hızlı- kolay belirlemenize ve tespit etmenize fırsat verir. Bkz. Stratejik Proje Seçimi ve Fizibilite 4- Projenizi Tutarlı Planlayın Bir projeyi başarılı bir şekilde teslim etmeyi garantilemek için proje başlatılmadan önce planlama süreci dikkatlice yapılmalıdır. Proje planlama, iş verimliliğinizi yükseltmeyi, işlerinizi, faaliyetlerinizi, rollerinizi, sorumluluklarınızı ve her bir proje için gerekli çıktılarınızı belirlemenizi sağlar. Temiz ve tutarlı bir metotla projenizi planlamak, başarısızlık ve hayal kırıklıklarından ve geç kalmış, zamanında yapılamamış projelerden kaçınmanıza yardımcı olur. Aynı zamanda risk azaltma, tam zamanlama 6
ve kritik noktaları sağlayarak, projelerinizi zamanında ve planladığınız bütçe çerçevesi içinde yapmanıza fırsat verir. İlgili Makale: Projelerinizde Temel Çizgileri Kullanın 5- Kaynakları Optimize Edin Kaynak çizelgeleme, proje planlarının fizibilitesini yapmak için ve gerçekçi müşteri beklentilerini ayarlamak için önemli bir bileşen sağlar. Proje başlamadan önce proje yöneticileri kaynaklarını çizelgeye dökerek, özellikle kaynak kullanımını, görevleri ve iş paketlerini, kaynak kullanım uygunluğunu ve ya uygunsuzluğunu belirleyebilirler. Aynı zamanda proje yöneticileri bu sayede alternatif yaklaşımlarla, iş önceliklendirmesi ve trade off diye adlandırdığımız bir şeyi elde etmek için başka bir şeyden vazgeçme yaklaşımını değerlendirebilirler. Fazla kaynak gereksinimine sahip küçük yapılı şirketler için, kaynak çizelgeleme kaynak verimlilik seviyenizin optimize olmasını ve gelirinizin artmasını sağlar. Aynı zamanda yetenek, tecrübe ve lokasyon bazlı kaynakların daha hızlı bir şekilde atanmasını sağlar. İlgili Makale: Dış Kaynaklarınızı Etkin Yönetin 6- Çıktılarınızı Gerçek Zamanlı Analiz Edin 7
Etkin bir şekilde proje çıktılarını yönetmek her şirket için önemlidir. Bu özellikle olgun proje yönetimi süreçlerine sahip küçük ve büyüyen şirketler için çok önemlidir. Unutmamız gereken nokta, proje çıktıları proje kilometre taşlarından farklıdır. Kilometre taşları bir proje sonucu olarak ölçülebilir ürün ve ya üretilen servistir. Çıktılarınız somut ve ya soyut olsun olmasın, proje çıktılarınızı gerçek zamanlı yöneterek hedeflenen sonuçların neresinde olduğunuzu, kapsam, zaman, maliyet gibi proje kısıtlarına uygunluğunuzu ölçebilirisiniz. Bkz. Proje Temel Çizgileriniz Kullanın 7- Bütçeleme ve Maliyet Kontrolü 8
Birçok işletme için proje bütçeleme süreci ürkütücüdür. Özellikle az proje yönetimi tecrübesine sahip olan şirketlerde durum daha kötüdür. Fakat proje bütçesi projenin performansını ve gelişimini ölçmek için gerekli bir araçtır. Proje yönetimi programlarını kullanarak, proje planlarınızdan ve proje tahminlerinizden proje bütçenizi direk olarak çıkartabilirsiniz. Ek olarak, proje yönetim programları size proje boyunca bütçeyi gözlemlemenizi sağlar. Aynı zamanda gerçek verilerle planlanan verileri karşılaştırarak şuan ki bütçenizi ve gelecek finansal izdüşümlerinizi doğru bir çerçevede görebilirsiniz. Bkz. İNCELEME: Proje Yönetimi Yazılımları 8- Çıktılarınızı Geliştirin Her organizasyon ürünlerin ya da servislerin başarıyla gerçekleştirilmesi için etkili bir araca sahip olma ihtiyacı duyar. Proje yönetimi uygulamaları sayesinde proje yöneticileri, takımlarına liderlik etme becerisi sağlar. Aynı zamanda amaca ulaşmak için etkili bir strateji geliştirmesi için katkıda bulunur. Müşterileriniz proje çıktılarıyla direkt olarak etkileşim içindedir. Çalışanlarınızda, çıktılardaki rollerini ve projedeki paylarını daha iyi anlamaları açısından bu konudan faydalanacaklardır. Tamamıyla entegre olmuş, problemlere karşı hazırlıklı bir projeyi yönetmenin güzelliği onun esnekliğidir. Eğer akıllıca çizilmiş bir yol haritasına sahipseniz, proje yönetimi araçları size bu esnekliği sağlayacaktır. Bkz. Proje Aktivite Listenizi Geliştirin 9
9- Takım Çalışmasına İmkan Verin Geçmişten günümüze hem organizasyonlar hemde insanlar edindikleri tecrübeler sayesinde beraber çalışarak daha başarılı olabileceklerinin farkına varmıştır.(bir elin nesi var iki elin sesi var). Başarısız işletmeleri incelediğimiz zaman, bu gerçeği görmezden geldiklerini ve organizasyonel hedeflerini takım çalışmasından uzak, projeleri kişilerin bireysel olarak gerçekleştirmesine izin verdiğini görürüz. Proje işbirliği bu durumu ortadan kaldırır ve ideal bir platformda proje yönetim süreci içerisindeki bilgilerin paylaşımı ve proje takımının birbirleri arasında olan sinerjisini arttırmayı sağlar. Bütün takım üyeleri ortak bir amaç doğrultusunda kişisel bir katılım göstererek işinizin yenilikçi bir felsefeye sahip olmasını sağlar. Aynı zamanda daha iyi problem çözümü, proje çıktılarında yüksek verim, maliyette azalma gibi pozitif etkilere sebep olur. 10
10- Riskleri Minimuma İndirin Birçok proje yönetim aracı size risklerinizi proaktif bir şekilde yönetme yeteneği sağlar. Merkezi olarak riskleri yöneterek, proje yönetimi sürecinin her aşamasındaki risklerin statülerini belirleyebilir ve çalıştığınız projenin gerçek zamanlı kontrülünü sağlarsınız. Dahası, bir dizi hafifletici eylemler uygulayarak risklerden ve onun kalite ve son proje çıktısı üzerindeki etkilerinden sıyrılabilirsiniz. İlk incelemeden son çıktıya kadar geçen zamanda, proje yaşam döngüsünde ki her aşamada riskleri yöneterek, proje çıktılarını zamanında ve belirtilen bütçede teslim edersiniz. Böylece her zaman mutlu müşterilere sahip olursunuz. Bkz. Risk Yönetim Planı Nasıl Oluşturulmalı? 11- Projenizi Eş Zamanlı Takip Edin Etkin proje ilerlemesinin takibi proje yönetimi kültürünü benimsemiş firmalar için sorun değildir. Bu takibi sağlamak, başarılı projeler ve iş sonuçları elde etnek için gerekliliktir. Proje yönetimi uygulamaları birçok işletmeye proje ilerlemesini takip edebilme ve raporlama işlemi için de standart, tekrar edilebilir süreçler sağlar. Proje yönetimi uygulamaları bütün proje paydaşlarının projeyle ilgili olarak rahat ve uyumlu 11
olmasını sağlar. Aynı zaman proje ilerlemesinde ve anlık durumunda gerçekçi veriler sağlar. 12-Verimliliği Ölçün Çalışanların zaman çizelgelerini, harcamalarını ve proje ilerleme raporlarının daima güncel kalması, ürün ve servis çıktıları için önemli bir etkendir. Zaman çizelgesi uygulamaları, tutarlı bir şekilde proje ilerlemesinin güncellenmesi, proje maliyet kontrolünün geliştirilmesi, verimliliğin analiz edilerek ölçülmesi, gözlemlenmesi ve kaynaklardan fayda sağlanma için zaman ve masrafları kontrol etmeyi otomatik bir hale getirebilmek için etkili bir çözümdür. Zamanı ve harcamaları kontrol etmek nakit akışınızı geliştirir. 12
13- Müşteri Memnuniyetini Arttırın Proje yönetimi uygulamaları işletmenize müşteriyle alakalı konularda tavsiyeler ve müşterilerden zamanında, üretken ve etkili bir şekilde geri bildirimler almanıza olanak verir. Bu geri bildirimler sayesinde müşteri memnuniyetini yükseltebilirsiniz. Çok basit bir şekilde kriz yönetimi planları geliştirmek, mutlu müşterilerin seslerinin artmasına yani mutlu müşterilerin çoğalmasına sebep olur. Bkz. Modern Proje Yönetimi Dünyasında Müşteri İlişkileri 14- Nakit Akışını Geliştirin Birçok proje yönetimi çözümleri, tam otomatik ürün ve servis faturalamayı önerir. Saat bazlı faturalama programıyla kolaylıkla nakit akışını yükseltebilir, maksimum gelire ve faturalama hatalarının azalmalarına sebep olunur. İşlevsel faturalama, en çok zaman ve malzeme gibi temel fatura tiplerini otomatikleştirmeye fırsat verir. Bunun yanı sıra, sabit fiyat, kilometre taşı, sınırlanmış ve tekrar eden faturalama gibi karışık faturalama gereksinimlerinde kolayca uygulanır. 15- Raporlama ve Analiz Geliştirme 13
Projelerini etkin yönetmek, doğru raporlama yapmak isteyen bir çok organizasyon hatalara çok eğilimli olan Excel kullanmayı sonlandırmak için kendi kültürleri içinde değişikliğe giderler. Büyüyen iş dünyasında olduğu gibi proje yönetimi metodolojisi size proje maliyeti, ilerlemesi, statüsü, karlılığı, kaynak kullanımını, verimliliği, bütçe performansını ve müşteri tatmini gibi gerçek zamanlı ve çok önemli yönetim bilgileri sağlar. Proje Yönetimi Olgunluk Seviyenizi Biliyor musunuz? Ücretsiz Öğrenin!! 14
İş Analizi ve Gereksinim Yönetimi Alanında IIBA (International Institute of Business Analysis) tarafından akredite edilmiş EEP (Endorsed Education Provider) ünvanına sahip TheBASolutions Kasım Ayı Fırsatları İle Sizleri Bekliyor. Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın PDU Yenilemenin Vakti Geldiyse Doğru Adres PEM! Hem Sertifikanız Yenilensin hem de IIBA metodolojisi ile Global İş Analizi Sertifikası Kazanın! Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın 15