Kıyaslama(Bencmarking)Sürecinde Bilgi Kullanımının Önemi Doç. Dr.Berat Bırfın BİR * Özet Abstract Benchmarking which is one of the important modern management approaches, is to aim to develop organization and also provide permanent development namely Kaizen.This approach or model was effected by total quality management model as well. The model it self contains many processes and of course steps. In other words, in order to apply this model effectively, it's neccessary to move with a systemathic outlook. However it needs to be applied information based which means in the process of benchmarking, collection, share, usage and leverage of information is important. In this study, the role and importance of usage of information in the process of benchmarking will be handled exhaustively. GİRİŞ Modern işletmecilik anlayışının ortaya koyduğu önemli yaklaşımlardan biri olan Benchmarking, bir kurumun kendisini; rakipleri, diğer sektörler ve dış pazarlardaki uygulamalar ile karşılaştırıp, en iyi uygulamaları örnek alarak zayıf yönlerini geliştirmesi anlamına gelmektedir. Aslında, toplam kalite yönetim anlayışı, altı sigma gibi birçok çağdaş yönetim modelinin temel hedeflerinden olan, sürekli iyileşme, gelişim ve mükemmellik açısından, benchmarking de önemli bir araç ya da aşama olarak düşünülmektedir. Bu nedenle, kurumların, benchmarking çalışması sonucunda elde ettiği bilgileri, kurumsal iş süreçlerine katma değer yaratacak şekilde kullanması çok önemlidir. Müşteri odaklı hizmet/üretim felsefesine de altyapı oluşturması açısından, 21.yy organizasyonları için olması gereken bir uygulamadır. Zira, kıyaslama çalışmaları sonucunda elde edilen bilgiler ve gelinen nokta, müşteri memnuniyetini arttırma ve müşterilerin isteklerini aşıp, olası beklentilerini karşılama, pazarda liderlik ve kalıcı rekabet avantajı yakalama gibi, kurumların en önemli hedeflerine ulaşabilmelerine ışık tutmaktadır.
1. Benchmarking Nedir? Benchmarking terimi ingilizce deki benchmark kelimesinden gelmektedir. Anlamı ise arazi üzerinde araştırma yapanların bir kaya, duvar ya da bine üzerine yaptıkları bir nirengi işaretidir. Arazi üzerinde ölçüm yapanlar daha sonra bu işareti diğer ölçümleri yapabilmek için kullanmaktadırlar(ziyal, 1997, s.6) Türkçe de kıyaslama olarak bilinen bu sözcük, özellikle işletme ve yönetim bilimi açısından ele alındığında, kurumların kullandığı bir analiz, kontrol ve değerlendirme aracı olarak ortaya çıkmaktadır. Kıyaslama; bir işletmenin rekabet gücünü yükseltmek için, başarılı performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulaması anlamına gelmektedir(http://www.kobifinans.com.tr/tr/bilgi_merkezi/020605/425) İlgili literatür incelendiğinde, bencmarking le ilgili yapılmış birçok tanıma rastlanmaktadır. Bunlardan bazıları şu şekildedir; Benchmarking,sektör farkı gözetmeksizin kıyaslayarak, en iyilerden öğrenerek bu öğretileri, kendi iç dinamiklerine uygun, işletme amaç ve değerleri ile paralel, kendini sürekli geliştiren yönetsel bir araç olarak tarif edebiliriz. Kısaca benchmarking, başarılı uygulamalardan öğrenmedir (Pekdemir, 2000, s.10). En iyi uygulamaların adaptasyonu olarak bilinen kıyaslama Camp; Zairi; Fram; Cook ve Murphy tarafından, daha yüksek bir performans standardının başarılması ve geliştirilmesi için bir örgütün içsel ve dışsal olarak değerlendirilmesi ile elde edilen en iyi uygulamaların tanımlanması, belirlenmesi, ölçülmesi, karşılaştırılması, öğrenilmesi, uyarlanması ve uygulanması için sistematik ve sürekli bir süreç olarak tanımlanmıştır(avcı, 2007, s.5) Benchmarking, örgütün performansının kritik müşteri taleplerinin karşılanabilmesi açısından sektördeki en iyi ile sürekli olarak karşılaştırılması ve eksiklerin
belirlenerek, söz konusu eksiklerin nasıl giderilip, geliştirileceğinin incelenmesidir(deniz, 1997, s.13) Ensari ye göre( 2004, s.40); Benchmarking; yalnız rekabetçi analizi değil, işbirlikçi bir şekilde en iyiyi gerçekleştirmeye girişmektir. Grup tablolarının karşılaştırılması değil, üstün performansın temelini oluşturan durumlar ve süreçler hakkında bilgi sahibi olmaktır. Bir an önce bitirilebilecek hızlı bir eylem değildir. Aksine, projeleri birkaç aya yayılabilir ve çevresel değişikliklerin arkasında kalmamak için periyodik olarak yinelenmesi önemlidir. En iyi uygulamaları bir kopyalama değildir. Değerli bilgiler sağlayan araştırma sürecidir ve disiplin gerektiren, zaman-alıcı, emekyoğun bir prosess'tir. Benchmarking in Temel Özellikleri İlgili literatür incelendiğinde, benchmarking tekniği ya da yaklaşımının farklı özelliklerinden söz edilmektedir. Buna gore; Benchmarking in iki önemli özelligi vardır(mert, 2006, s.7) Benchmarking sadece rakiplerin degil, aynı zamanda rakip olmayan büyük veya küçük kamu veya özel sektörden yabancı ya da yerli her türlü kuruluşun araştırılmasında kullanılabilecek bir süreç olması, Klasik rekabet kıyaslamalarının aksine sadece bitmis ürün ya da çıktılar üzerinde degil, bunun ötesine uzanarak süreçler üzerinde yogunlasmasıdır. Yine bir başka çalışmada sözü edilen temel özellikler şu şekildedir; a) Aktif, sürekli değişim ve gelişim odaklılık esastır, b) Atılımcı ve olumlu bir yaklaşımdır, c) Değişim için en geçerli kanıttır, d) Yeni fikir ve görüşlere açıktır e) Uygulamalara yöneliktir, f) Yalnızca en iyi uygulamalara dönüktür, g) Başkalarından önce kendi üstünlüklerini bilmeyi gerektirir,
h) Liderlik pozisyonuna odaklanır, i) Taraflar arasında ortak ve karşılıklı bir yararlanmaya dayanır, j) Temel ilkeleri akla uygun şekilde ölçülebilir niteliktedir, k) İlerlemeyi hedefler, kararlı ve disiplinli olmayı gerektirir, l) Üst yönetim desteğine dayanır(bektaş, 2001, s.47-48) Genel anlamda benchmarking yaklaşımı, kurumların dış çevre koşullarını dikkate alarak, bir değişim gerekiyorsa, bu değişimi yapmaya yönelik adım atmak ve sürekli gelişmek ve kurumsal uygulamaların genelinde bir atılım yapma anlamında özellikleri içermektedir. Bu da zaten modern ve post modern yönetim uygulamalarının bir gereğidir. Benchmarking in Amaçları Özellikle 1970 ve sonrasında, modern ve günümüzde de post modern işletmecilik anlayışlarının bir sonucu olarak ortaya çıkan birçok yönetim modeli, tekniği ya da aracında görülen, kurumsal geliim, değişim, iyileşme, rekabet avantajı yaratma, müşteri odaklı hizmet gibi temel amaçlar, bencmarking için de geçerlidir. Genel anlamda literatürdeki konuyla ilgili çalışmalar incelendiğinde, bu tekniğin temel felsefesinin de; kurumların, kendilerini başka kurumlarla kıyaslayarak, bulundukları durumu tesbit ederek, sürdürülebilir bir verimlilik ve başarı sağlamak ve rakiplerinin ötesine geçerek, pazardaki konumlarını sağlamlaştırmak olduğu söylenebilir. Genel olarak, kıyaslama uygulamasının temel amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir; a) Kuruluşun amaç ve hedeflerini saptamakta yardımcı olmak, b) Şirket kültürünü değiştirmek veya güçlendirmek c) Şirketin stratejik olarak yönetilmesini sağlamak d) Üstün performans gösteren işletmelerin uygulamalarının öğrenilmesi e) sonucunda zaman ve para tasarrufu sağlamak f) Maliyetleri düşürmek g) Kaliteyi iyileştirmek h) Verimliliği arttırmak i) Rekabetin en üst düzeye ulaşmasını sağlamak j) En üstün uygulamaları gerçekleştirmek k) Çalışanların bilgi ve beceri düzeylerini ve motivasyonlarını yükseltmek
l) Rakip olabilecek veya olmayacak kuruluşları tanımak m) Verimlilik ölçüleri doğru tespit edebilmek için doğru kriterler belirlemek n) Örgütsel öğrenme anlayışını kazandırmak o) Çevresel faktörleri daha geniş bir perspektif ile değerlendirerek işletme vizyonunu geliştirmek p) Ulaşılması gereken en yüksek standartların neler olduğuna ilişkin bilgi sahibi olmak(bedük, 2000, s.133) Benchmarking Türleri İlgili literatür incelendiğinde, en azından dört tür kıyaslama olduğu görülmektedir(tim ve Leong, 2007, s.44); Kurum içi kıyaslama: Kurum içi operasyonların kıyaslanması Rekabetçi kıyaslama: Aynı ürünü üreten rakiplere karşı yapılan dış kıyaslama Fonksiyonel kıyaslama: Kurum dışı en iyi fonksiyonel operasyonlarla ya da sanayi liderleriyle ilgili kıyaslama Genel süreç kıyaslaması: Farklı ve aynı süreçlerin var olduğu sanayi dallarındaki fonksiyonların ya da süreçlerin kıyaslanması Başarılı Bir Kıyaslama İçin Gerekli Koşullar a) En iyiyi almaya istekli olmak, b) Lider kurumların farkına varmak, c) Kendi benchmarking sürecini sahiplenmek ve uygulamak, d) Öncelikle iyileştirme ihtiyacı olan süreçleri seçmek, e) Kuruluşun değişime açık olması, f) Başkalarından öğrenmeye gönüllülük, g) İki yönlü bir süreç olarak işletilmesi, h) Kıyaslama öncesi hazırlık yapılması, i) Takım çalışmasıyla ele alınması, j) Başarılı benchmarking çalışmaları ödüllendirme kapsamına alınmalı, k) Üst yönetimin desteği ve kararlılığı, l) Hedefleri iyi belirlemek, m) Uygulanabilir süreçleri ortaya koymak,
n) Sürecin sahiplerince başlatılması, tüm çalışanların uygulamasının sıkı takipçisi olması, o) Yetkilerin işi yapanlara devredilmesi, organizasyon içinde problem çözen ve yaptıkları işi sahiplenen kişilerin tam yetki ile donatılması, p) Kurumdaki insan potansiyelinden tam olarak yararlanmak için q) Benchmarking sürecine her kademede iş görenlerin tam katılımını sağlamak, r) Liderlik sağlanması ve iş görenlerle sürekli iletişim kurulması, s) Bir yönetim komitesi ve destek yapısı oluşturulması, t) Takımlarda, işlevinde bilgili ve uzman olan bireyler kullanılması ve mümkün olan en az sayıda bireyin takıma alınması, u) İşgörenler ve takım elemanlarının eğitilmesi (Eğitim bir yatırım olarak kabul edilmeli ve Benchmarking uygulamasına yoğun eğitimle başlanmalı ve eğitim süreklilik göstermelidir), v) Türünün en iyisi olan kuruluşun bulunması, başarılı uygulamaların belirlenmesi ve kullanılması, w) Hedeflenen kurumu yerinde ziyaret etmek için planlar yapılması, x) Ziyaretlerden sonra analizler yapılarak gerekli dokümanlar oluşturulması, y) Benchmarking in sonuçlarının uygulanması ve amaçlarla karşılaştırılması, z) Benchmarking sürecinin sürekli izlenmesi ve güncelleştirilmesi. Kıyaslama Süreci Kıyaslamayı bir yönetim modeli olarak düşünürsek, her yönetim sürecinde olduğu gibi bazı aşamalardan oluşur. Buna göre, kıyaslama yapmadan önce; a) Planlama yapılmalıdır, b) Kıyaslama yapılacak kuruluş seçilmelidir, c) Her iki kurum arasında bir analiz yapılmalı ve veri toplanmalıdır, d) Veriler değerlendirmeye alınarak bir öneri programı oluşturulmalı, e) Son olarak ta; en iyi uygulamalar, kuruma adapte edilerek, hayata geçirilmelidir(http://www.canaktan.org/yonetim/yeni-yonetim/bencmarking.htm)
Planlama aşamasında;kıyaslamanın nasıl yapılacağına dair hedefler,yöntem ve yollar belirlenir, zamanlama/takvim ortaya konulur, maliyet hesaplaması yapılır ve en önemlisi bu süreçte yer alacak kişiler belirlenerek, bu kişilerin rol ve sorumluluklarının dağılımı yapılır. İkinci aşamada, örnek alınacak kurumun seçiminde de detaylı bir bilgi toplama sürecinin işlemesi gerekir. Kıyaslamanın etkili bir sonuç verebilmesi için, en iyi uygulamalara sahip kuruluşun belirlenmesi süreci zorlaştırmaktadır. Bu anlamda, bilgi toplanacak kaynaklar önem teşkil etmektedir. Benchmarking ortagı belirlenirken en iyi uygulamalara sahip sirketlerin tanımlamasında şu bilgi kaynaklarından yararlanılabilir(bedük, a.g.e. s.42); Süreç sahipleri Dahili ve harici müşteriler Profesyonel kuruluşlar Yerel göstergeler ve seminerler Gazete ve dergi makaleleri Endüstri uzmanları Tedarikçiler Veri toplama aşamasında, gerek kıyaslama yapılan kurumla ilgili bilgi, gerekse kurumun kendisiyle ilgili bir analiz yapması söz konusudur. Bu bir bakıma kurumun güçlü ve zayıf olduğu noktalarını belirlemesi ve kendisinin, ortağı olan kurum karşısında ne durumda olduğunu ortaya koyması ve öte yandan, ortak kurumun farklılıkları, benzerlikleri ya da üstünlükleri ve güçsüz olduğu alanların tesbit edilerek, başarı modelinin tanımlanması ve onlardan öğrenilecek, adapte edilebilecek uygulama ya da yolların ortaya konulması sürecidir. Son aşamada, kıyaslamanın yapıldığı kurumun örnek alınacak, modellenecek alanları kuruma entegre edilir. Burada kurumun mevcut kültürü, yapısı, politika ve stratejileri konusunda yapılması gerekli değişiklikler ve iyileştirme çalışmaları mevcut olursa, bu alanların belirlenerek, yeniden revize edilmesi ve bu konuda bilgilendirme ve eğitim süreçlerinin devreye sokulması gerekir.
Kıyaslama Sürecinde Bilgi Kullanımı SONUÇ