CO RAF B LG S STEMLER NDE PROJE TASARIMI VE YÖNET M -I

Transkript

1 T.C. ANADOLU ÜN VERS TES YAYINI NO: 2343 AÇIKÖ RET M FAKÜLTES YAYINI NO: 1340 CO RAF B LG S STEMLER NDE PROJE TASARIMI VE YÖNET M -I Yazarlar Yrd.Doç.Dr. Servet HASGÜL (Ünite 1) Yrd.Doç.Dr. Mehmet NCEO LU (Ünite 2) Kadir Mustafa ÇABUK (Ünite 3) Yrd.Doç.Dr. Saye Nihan ÇABUK (Ünite 3, 5) Arfl.Gör. Emre Mustafa BEKTÖRE (Ünite 4, 6) Dr. Halil SÖ ÜT (Ünite 7) Mehmet TANKUT (Ünite 7) Prof.Dr. Alper ÇABUK (Ünite 8) Arfl.Gör. Merve ERSOY (Ünite 8) Özge IfiIK (Ünite 8) Editör Yrd.Doç.Dr. Hakan UYGUÇG L ANADOLU ÜN VERS TES

2 Bu kitab n bas m, yay m ve sat fl haklar Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Ö retim tekni ine uygun olarak haz rlanan bu kitab n bütün haklar sakl d r. lgili kurulufltan izin almadan kitab n tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kay t veya baflka flekillerde ço alt lamaz, bas lamaz ve da t lamaz. Copyright 2011 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN Ö RET M TASARIM B R M Genel Koordinatör Prof.Dr. Levend K l ç Genel Koordinatör Yard mc s Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Ö retim Tasar mc s Arfl.Gör.Dr. Mestan Küçük Grafik Tasar m Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Ö r.gör. Cemalettin Y ld z Ö r.gör. Nilgün Salur Ölçme De erlendirme Sorumlusu Ö r.gör. brahim Sar Grafikerler Ayflegül Dibek, Hilal Küçükda aflan, Gülflah Y lmaz, Aziz Arda Ataseven, Adnan Çamur, Ferhat Y lmaz Kitap Koordinasyon Birimi Yrd.Doç.Dr. Feyyaz Bodur Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Dizgi Aç kö retim Fakültesi Dizgi Ekibi Co rafi Bilgi Sistemlerinde Proje Tasar m ve Yönetimi-I ISBN Bask Bu kitap ANADOLU ÜN VERS TES Web-Ofset Tesislerinde 250 adet bas lm flt r. ESK fieh R, Eylül 2011

3 çindekiler iii çindekiler Önsöz... vii Proje ve Proje Yönetimi Nedir?... 2 PROJE NED R?... 3 PROJE YÖNET M... 4 Proje Yöneticisinin Rolü... 5 Proje Yaflam Döngüsü... 5 Proje Paydafllar... 6 Örgütsel Yap ve Proje Yönetimi... 8 PROJE YÖNET M SÜREÇLER Proje Bafllatma Süreci Proje Planlama ve Tasarlama Süreci Proje Yüretme ve Gerçeklefltirme Süreci Proje zleme ve Kontrol Süreci Proje Kapan fl Süreçleri Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan Kaynaklar nternet Kaynaklar Mekânsal Düflünme MEKÂNSAL DÜfiÜNMEN N TANIMI Mekânsal Düflünme Üzerine Ö renme ve Ö retme Mekânsal Okumaya Teflvik Mekânsal Düflünme ve Kapsam MEKÂNSAL DÜfiÜNCEN N DO ASI Mekânsal Düflünme çin Yaklafl mlar Mekân Üzerine Düflünme Biçimleri Sorun Çözmede Mekânsal Düflünme Mekân Kullan m n Anlamak çin Bir Çerçeve ve Veri Yorumlama çin Boflluklar Mekânsal Düflünme için Üç Ba lam Mekânsal Düflünmenin Üç Fonksiyonu Mekânsal Düflünmenin Temeli Olarak Boflluk Mekânsal Düflünme Süreci Gösterimler: Dura an Varl klar Aras ndaki liflkiler Gösterimler: Dinamik Varl klar Aras ndaki liflkiler GÜNLÜK YAfiAMDA, fite VE B L MDE MEKÂNSAL DÜfiÜNME flte Mekânsal Düflünme Bilimde Mekânsal Düflünme Astronomide Mekânsal Düflünme Yer Bilimlerinde Mekânsal Düflünme Co rafyada Mekânsal Düflünme ve Walter Christaller n Merkezi Boflluk Teorisi: Konum Teorisinde Alman Gelene i Merkezi Yer Teorisinin Ortaya Ç k fl ULUSAL E T M STANDARTLARINDA MEKÂNSAL DÜfiÜNME Matematik ve Fen Standartlar nda Mekânsal Düflünmenin Önemi ÜN TE 2. ÜN TE

4 iv çindekiler Mekânsal Düflünme ve Ulusal Fen E itimi Standartlar MERKEZ S STEMLERDE DESTEK S STEMLER NE OLAN HT YAÇ MEKÂNSAL DÜfiÜNMEY DESTEKLEMEDE YÜKSEK TEKNOLOJ Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar ÜN TE 4. ÜN TE Co rafi Bilgi Sistemlerinde Mekânsal Düflünme MEKÂNSAL VER Planlama ve CBS liflkisi Fiziksel Planlamada Mekânsal Düflünme Mekânsal Analizler Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan Kaynaklar Dünyay Modelleme NEDEN MODELL YORUZ? Model Nedir? Neden htiyaç Duyar z? Modellemenin Temel lkeleri MODELLEME VE CO RAF B LG S STEMLER Nesne Yönelimli Veri Modeli Nesne Yönelimli Veri Modelinde Özellikler CBS LE MODELLEME VE SUNUMDA YÖNTEMLER A Yap s le Do rusal Modelleme Alt Yap Modellemesi A Yap s ve Uygulamalar A Modeli Konumsal Nesnelerin Ba lanmas A Konumsal Nesnesi A Ak fl Hücre Tabanl Modelleme Raster Veri Formlar Raster Veri Tipleri Raster Verinin Kullan m Raster Veri Modeli TIN (Düzensiz Üçgen A ) le Yüzey Modelleme Yüzeylerin Nitelikleri Yüzeyin Raster Sunumu Yüzeyin TIN Sunumu TIN in Yap s TIN in Tan m TIN leri Oluflturmak Üçgenleme ve Topoloji Yüzey Özelliklerini Modelleme Yüzey Morfolojisinin Sunumu

5 çindekiler v fllevsel Yüzeyler UYGULAMA ÖRNEKLER Kültür Varl klar n n Belgelenmesi leri Teknolojiler Destekli Belgeleme Yöntemleri Google Earth Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças S ra Sizde Yan t Anahtar Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar Yararlan lan Kaynaklar CBS de Proje Tasar m CO RAF B LG S STEMLER PROJES TASARIMININ ÖNEM PROJE TASARIMININ fiek LLEND R LMES PROJEN N AMAÇ VE HEDEFLER N N BEL RLENMES MEVCUT VE OLUfiTURULMASI GEREKEN VER LER N BEL RLENMES Veri Temin Etme Yöntemleri UYGUN YÖNTEM, DONANIM VE YAZILIM ÇÖZÜMLER N N BEL RLENMES Analiz Yöntemleri CBS Yaz l mlar VER TABANI TASARIMI ANAL Z SONUÇLARI VE SONUÇLARIN DO RULU UNUN DE ERLEND R LMES SONUÇLARIN SUNUMU Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar Yararlan lan nternet Adresleri CBS de Proje Yönetimi ve Amaçlar PROJE YÖNET M YAfiAM DÖNGÜSÜ S STEM YAfiAM DÖNGÜSÜ S STEM N N (fielale MODEL ) BAZI DEZAVANTAJLARI PROTOT P YAKLAfiIM Prototip Yaklafl m n Avantajlar ve Dezavantajlar PROJE YÖNET M NDE PROBLEMLER PROJE DE ERLEND RME CO RAF B LG S STEMLER NDE PROJE YÖNET M N N AMAÇLARI Karar Verme ve Planlama Etkinli i Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan ve Baflvurulabilecek Kaynaklar ÜN TE 6. ÜN TE

6 vi çindekiler 7. ÜN TE 8. ÜN TE CBS de Proje Tasar m Metodolojisi G R fi S STEM ANAL Z S STEM TASARIMI S STEM GEL fit RME VE S STEM GERÇEKLEfiT RME Veritaban n n Kurulmas Veri Toplama Tekniklerinin Analizi Çizim ve Çizim Teknikleri Desteklenen Veri Yap s Poligon Geometrisi Nokta Dizilifli Geometri Analiz ve liflkileri Eflitlik Kenar De me çermek Parçalara Ayr lm fl Kesiflim Fark Simetrik Fark Birleflim Kesme Geometri Koordinat Yap s Veri Eriflim Modeli Uygulama Gelifltirme Arayüzü Sistem Güvenli i Veri Tutarl l Kilitleme Mekanizmas Raster Veri Modeli Özet Kendimizi S nayal m Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan Kaynaklar CBS Projelerinde Karar Üretilmesi F Z KSEL PLANLAMA VE CBS ÇAKIfiTIRMA ANAL ZLER ÇAKIfiTIRMA YÖNTEM Toprak Haritas Jeoloji Haritas Fay Hatt Haritas Büyük Toprak Gruplar (Arazi Kullan m Kabiliyet S n flar ) Yol Haritas A IRLIKLI ÇAKIfiTIRMA YÖNTEM SONUÇ CO RAF B LG S STEMLER VE ÇAKIfiTIRMA ANAL ZLER L fik S Özet Kendimizi S nayal m Okuma Parças Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar S ra Sizde Yan t Anahtar Yararlan lan Kaynaklar

7 Önsöz vii Önsöz Yaflad m z hayatta üstlendi imiz rol gere i asl nda hepimiz birer proje tasar mc s ve yöneticisiyiz. Bu rolün gerekliliklerini ne kadar yerine getirebildi imiz, hayattan ne kadar zevk ald m z, mutlu, baflar l ve topluma yararl bir birey olup olmad m zla de erlendirilir. Di er bir deyiflle, projemizi yani hayat m z do ru tasarlay p, iyi yönetmek yaflam projemizin baflar s n göstermektedir. Proje tasarlamak ve yönetmek kolay bir ifl de ildir ancak ö renilebilen bir yöntemdir. Tasar m ve yönetim becerisi do ufltan gelen bir yetenek oldu u kadar, e itim, uygulama ve deneyimle gelifltirilebilen becerilerdir. Bu kitapta, tasar m ve yönetimde gereksinim duyulan proje oluflturma ve yönetim yöntemlerinin Co rafi Bilgi Sistemlerindeki uygulamalar aktar lmaktad r. Kitap temel proje yönetim ilkeleri ve CBS de proje tasar m yöntemlerinin ele al nd sekiz üniteden oluflmaktad r. Kitapta birinci ünitede verilen proje ve proje yönetimi kavramlar n n ard ndan, ikinci ünitede mekânsal düflünme, üçüncü ünitede CBS de mekânsal düflünme, dördüncü ünitede dünyay modelleme kavram, beflinci ünitede CBS de proje tasar m, alt nc ünitede CBS de proje yönetimi ve amaçlar, yedinci ünitede CBS de proje tasar m metodolojisi ve son olarak sekizinci ünitede CBS projelerinde karar üretilmesi konular na de inilmifltir. Her ünitede konularla ilgili örnekler sunulmufl, s ra sizde sorular ve yan tlar ile kendinizi s - naman z hedeflenmifltir. Uluslararas büyük denetçi ve dan flmanl k kurulufllar verilerine göre, CBS de proje yönetimi konusunda dünyada birçok kurum ve kuruluflun oldukça yetersiz oldu u görülmektedir. Ancak bu durum CBS projesine bafllayacak olan kurum ve kurulufllar ve belki de proje süreçlerinde rol üstlenecek sizleri korkutmamal d r. Proje tasar m ve yönetiminde yaflanan deneyim ve bu deneyimin aktar lmas, do ru yöntemleri gelifltirmede önemli katk lar sa lamaktad r. Bu kitapta da baflar l CBS projelerinden ortaya ç kan yöntem ve deneyimler paylafl lmaktad r. Bu paylafl mlar n CBS konular nda çal flan ö renci, araflt rmac ve yöneticilere rehber olaca umudunday m. Editör Yrd.Doç.Dr. Hakan UYGUÇG L

8 1CBS DE PROJE TASARIMI VE YÖNET M -I Amaçlar m z Bu üniteyi tamamlad ktan sonra; Proje kavram n tan mlayabilecek, Proje yönetimi ve kapsam anlatabilecek, Temel düzeyde bir projenin tasar m, uygulama ve de erlendirme aflamalar nda liderlik rolü için gereklilikleri listeleyebilecek, Proje yönetim sürecindeki aflamalar aç klayabilecek bilgi ve becerilere sahip olacaks n z. Anahtar Kavramlar Proje Faliyet Kaynak Proje yönetimi çindekiler Co rafi Bilgi Sistemlerinde Proje Tasar m ve Yönetimi-I Proje ve Proje Yönetimi Nedir? PROJE NED R? PROJE YÖNET M PROJE YÖNET M SÜREÇLER

9 Proje ve Proje Yönetimi Nedir? PROJE NED R? Proje günlük hayatta çok s k kullan lan bir kavramd r. Proje Yönetim Enstitüsü (Project Management Institute - PMI) projeyi, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir giriflim olarak tan mlamaktad r. Bu tan mda geçen geçici sözcü ü her projenin önceden tan mlanm fl bir bitifl zaman n, benzersiz bir ürün ise ürün ya da hizmetin benzer ürünler ve hizmetlerden ayr labilir özgün niteliklerinin oldu unu ifade etmektedir. Bir baflka ifadeyle, bafllang ç ve bitifli belirli, aç kça tan mlanm fl faliyetleri, bütçe ve zaman k - s t alt nda tamamlayarak iyi tan mlanm fl hedef ve amaçlara ulaflma eylemi proje olarak tan mlanabilir. Proje kavram için pek çok farkl tan m verilebilir. Her dilden herkesin, ortak çabas yla özgürce ve her fleyi ile bütün bir ansiklopedi üretmeyi amaçlayan bir ansiklopedi projesi olarak ortaya ç kan Vikipedi (Wikipedia.com) proje kavram n flu flekilde tan mlamaktad r: Proje: Özgün ürün ya da hizmet yaratmak üzere ortaya konan geçici bir çabad r. Proje, bir probleme çözüm bulma ya da beliren bir f rsat de erlendirmeye yönelik, bir ekibin, bafllang c ve bitifli belirli bir süre ve s n rl bir finansman dahilinde, birtak m kaynaklar kullanarak, müflteri memnuniyetini ve kaliteyi gözönünde bulundururken olas riskleri yönetmek flart yla, tan mlanm fl bir kapsama uygun amaç ve hedefler do rultusunda özgün bir plan bafllatma, yürütme, kontrol etme ve sonuca ba lama sürecidir. Her proje yenilikçi bir fikir ile do ar. Bazen müflteriler yeni bir istekte bulunur, bazen iflveren yeni pazarlara aç lmak ister veya çal flanlar iflleri iyilefltirmek için yeni öneriler gelifltirir. Ancak her yeni fikir bir proje de ildir. Örgütler bir dizi hedefe ulaflmak için çeflitli ifller gerçeklefltirirler. Birçok örgütte gerçeklefltirilen ifller ya proje ya da operasyonel ifl olarak s n fland r l r. Proje ve operasyonel ifl aras ndaki temel fark, operasyonel ifllerin sürekli olmas ve tekrarlanan ürünler, hizmetler ve sonuçlar üretmesidir. Projeler ise geçici ve sonludur. Operasyonel ifller ise tam tersine, süreklidir ve uzun bir örgütün sürdürülmesini sa lar. Mevcut hedeflere ulafl ld nda bitmez ve örgütlerin stratejik planlar n destekleyecek flekilde yeni do rultularda devam eder.

10 4 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I Proje Yönetimi: Bilgilerin, becerilerin, araçlar n ve tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine getirmek amac yla proje aktivitelerine uygulanmas d r (PMI). SIRA S ZDE DÜfiÜNEL M fiekil 1.1 SORU Proje yönetim üçgeni PROJE YÖNET M Proje Yönetimi hayat n bütün ifl dallar nda kullan labilecek bir yönetim biçimidir. Proje yönetiminin çerçevesini çizebilmek için yönetim sözcü ünün üzerinde durmam zda yarar vard r. Proje Yönetimi, belirli proje hedeflerini, belirlenen zaman, belirlenen kaynak ve belirlenen bütçede planlama, organize etme ve yönetme disiplinidir. Proje yönetimi kavram n n tarihin bafl ndan beri oldu unu söylemek mümkündür. M s r daki piramitler veya Çin Seddi gibi yap lar n do al malzemeler kullan larak, kalabal k bir ekip ile ve uzun bir zaman diliminde bitirilmesi mümkün olabilir miydi? Proje yönetiminde, proje yönetim üçgeni olarak da adland r lan üç önemli k s t, süre, maliyet ve kapsamd r. Bu üç k s t fiekil 1.1 de gösterildi i gibi bir üçgenin kenarlar fleklinde gösterilebilir. Proje süresini k saltma çabas, ek kaynak gereksinimi veya yeni teknoloji yat r mlar gibi nedenlerden ötürü maliyetlerde istenmeyen art fla neden olacakt r. Maliyeti düflürmeye çal flmak da proje süresini uzatabilildi- i gibi projenin kapsam ndan fedakarl k edilmesi gereklili ini ortaya ç karabilir. Kapsam n genifllemesi ise maliyetin yan s ra proje süresinin art fl na neden olacakt r. Baflar l SIRA bir proje S ZDEiçin bu üç k s t n birlikte ele al nmas gerekti i gözden kaç r lmamal d r. Böylelikle, projenin zaman nda ve ayr lan bütçe ile bitirilmesi ve sonuçtaki ürün ve hizmetin arzulanan nitelikte olmas sa lanabilir. DÜfiÜNEL M SORU D KKAT D KKAT SIRA S ZDE SIRA S ZDE AMAÇLARIMIZ AMAÇLARIMIZ MAL YET KAL TE KAPSAM K T A P K T A P TELEV ZYON TELEV ZYON ZAMAN NTERNET Proje yönetiminin NTERNET geliflmesine katk da bulunan en önemli kurulufllardan birisi ABD de kurulan Proje Yönetim Enstitüsü (Project Management Institute - PMI) dür. Proje yönetim alan nda ilk ulusal kurulufl ise 1995 y l nda Ankara da kurulan Proje Yönetim Derne i (PYD) dir. PMI Türkiye fiubesi ise (PMI TR) faaliyetlerini Proje Yönetim Derne i çat s alt nda sürdürmektedir. Bu derneklerin temel amac, ülkemizde kullan m ve önemi giderek artan Proje Yonetimi ve Teknikleri nin daha iyi anlafl lmas, gelifltirilmesi, kullan m n n art r lmas ve bir meslek olarak yayg nlaflt r lmas için ilgili kiflilerin temsil edilece i, ve proje yönetimi alan nda uygulamada, araflt rmada öncü olarak, üyeler ve proje yönetimiyle ilgili kifliler aras nda koordinasyonu sa lamakt r. PMI, PMI-TR ve PMI Sertifikasyonlar ve Proje Yönetim mesle i hakk nda daha ayr nt l bilgi edinmek için ve adreslerini ziyaret edin.

11 D KKAT D KKAT SIRA S ZDE SIRA S ZDE 1. Ünite - Proje AMAÇLARIMIZ ve Proje Yönetimi Nedir? 5 AMAÇLARIMIZ PMI in temel kitaplar olan Proje Yönetimi Bilgi Birikimi K lavuzu K (PMBOK(r)) T A P ve Birleflik Standartlar Sözlü ü (CSG) kitaplar PMI-TR taraf ndan Türkçe ye çevrilmifltir. Bu kitaplar Proje Yönetimi konusunda yetiflmifl eleman gücü temininde, dünyada oldu u gibi ülkemizde de temel baflvuru kaynaklar ndan birisidir. TELEV ZYON Proje Yöneticisinin Rolü Proje Yöneticilerinin Genel Yönetim Becerileri: NTERNET 1. Liderlik yetene i: Her yöneticide olmas gereken bu beceri projelere uyguland nda proje yönünün belirlenmesi ve kiflilerin bu yönde harekete geçirilerek sürekli motive olacak flekilde çal flmas n n sa lanmas olarak aç klanabilir. 2. letiflim yetene i: Özellikle projelerde üretilen proje bilgilerinin farkl ihtiyaçlar olan proje taraflar na en uygun ve en do ru biçimde nas l aktar - laca yetisidir. 3. Müzakere yetene i: Proje ekibini kurarken flirket içinde di er yöneticilerle en iyi kayna projeye dahil etmek için yap lan müzakereler ve projeye iliflkin konularda müflteri ve flirket üstyönetimiyle uzlaflma, anlaflma için müzakere yetene i gerekir. 4. Problem çözme: Herhangi bir sorunun çözümü için alternatiflerin ortaya ç kar lmas ve aralar ndan en uygununun seçilmesi. K T A P TELEV ZYON NTERNET Uluslararas geçerlili i olan Proje Yönetimi Profesyoneli (Project Management Professional-PMP) ve Sertifikal Proje Yöneticisi (Certified Associate in Project Management-CAPM) s navlar Türkçe olarak ülkemizde de yap lmaktad r. Türkçe ye Proje Yönetimi Bilgi Birikimi K lavuzu olarak çevrilmifl olan PMBOK esas al narak yap lan s nava Profesyonel Proje Yöneticisi mesle ine ad m atmak isteyen ve istenen koflullar sa layan adaylar kat labilmektedir. Geçmiflte içinde yer ald n z veya gözlem yapma olana buldu unuz SIRA bir S ZDE projeyi dikkate alarak afla daki sorular cevapland r n z. Belirleyece iniz proje ev tafl ma, iflyeri dekorasyonu, piknik organizasyonu vb. bir proje olabilir. DÜfiÜNEL M SIRA S ZDE DÜfiÜNEL M 1. Projede kaç kifli görev ald? 2. Projenin amac önceden belli miydi? 3. stenen sonuçlara ulafl labildi mi? 4. Proje size göre baflar l m yd, yoksa baflar s z m? 5. Hangi nedenlerden ötürü baflar l ya da baflar s z oldu? SORU D KKAT SORU D KKAT 6. Bafllang çta herhangi bir planlama çal flmas yap lm fl m yd? 7. Projede görev da l m n kim yapt, kimler görev ald? SIRA S ZDE SIRA S ZDE 8. Projenin izlemesi ve kontrolü yap ld m? Nas l? 9. Bu izleme nitelik izlemesi miydi, yoksa nicelik izlemesi mi? AMAÇLARIMIZ 10. Bu izleme herhangi bir tarzda projeyi kontrol için kullan ld m? AMAÇLARIMIZ 1 Proje Yaflam Döngüsü K T A P Proje üzerinde daha iyi yönetim kontrolü sa lamak için projeler fazlara ayr l r. Genellikle s ral ve bazen de iç içe geçen proje fazlar n n tümüne proje yaflam döngüsü denir. Bu fazlar n adlar ve say lar, yönetim kadrosu, projeye TELEV ZYON dahil olan örgütlerin kontrol gereksinimleri, projenin do as ve projenin uygulama alan taraf ndan belirlenir. Her projenin kesin bir bafllang c ve bitifli olmakla birlikte, yaflam döngüsünde belli aflamalarda ortaya ç kan teslimatlar ve faaliyetler projeden projeye önemli de ifliklikler gösterir. Yaflam döngüsü, proje ile ilgili NTERNET belirli ifllerden ba- ms z olarak, projenin yönetilmesine iliflkin temel çerçeveyi sa lar. Proje yaflam döngüsü, bir amac gerçeklefltirmek üzere karar verilmesinden (projenin bafllang c ), gerçeklefltirilen amac benimsemek ya da projeden vazgeçmek karar na, yani projenin sona ermesine kadarki süreci kapsar. K T A P Proje Yaflam Döngüsü, adlar ve say lar projeyle ilgili örgüt ya da örgütler taraf ndan proje TELEV ZYON kontrol gereksinimlerine göre belirlenen proje fazlar n n tümüdür. Proje Faz, ana NTERNET ç kt n n (ürün ya da hizmetin) tamamlanmas yla sonuçlanan, mant ksal olarak birbirleriyle iliflkilendirilmifl proje etkinlikleri bütünüdür.

12 K T A P K T A P 6 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I fiekil 1.2 Projelerin ne kadar büyük ya da küçük, ne kadar basit ya da karmafl k olduklar ndan ba ms z olarak tüm projeleri flu yaflam döngüsü yap s na oturtulabilir: Projeye bafllamak, Örgütleme ve haz rl k iflleri Proje ifllerini yerine getirmek, Projeyi kapatmak. fiekil 1.2 de projenin yaflam döngüsü boyunca oluflan maliyet ve personel düzeyi gösterilmifltir. Genel yaflam döngüsü yap s flu özellikleri tafl r: Maliyet ve personel düzeyleri bafllang çta düflüktür, ifller yerine getirilirken zirveye ulafl r ve proje kapan fl na do ru h zla azal r. fiekil 1.2 de bu durum kesikli çizgi ile gösterilmifltir. Paydafllar n etkileri, risk ve belirsizlik projenin bafllang c nda en yüksek düzeydedir. Proje ilerledikçe bu faktörler azal r. Projenin bafl nda iflin baflar l tamamlanma olas l düflük buna karfl l k risk ve belirsizlik yüksektir. Projenin sonuna do ru belirsizlikler ve risk azal rken projenin tamamlanma olas l da yükselir. Projede de iflikli e gitme ve hatalar düzeltme maliyeti genellikle proje tamamlanmaya yaklaflt kça önemli ölçüde yükselir. Maliyet sapmalar ve hata düzeltmeleri ise program n sonuna do ru birikimli olarak artar. Projenin yaflam döngüsü boyunca görülen tipik maliyet ve personel düzeyleri Proje Bafllang c Örgütleme ve Haz rl k Çal flmalar n Yürütülmesi Proje Kapan fl Zaman Proje Yönetim Ç kt lar Proje Bafllang ç Belgesi Proje Yönetim Plan Kabul Edilen Teslimatlar Arflivlenen Proje Belgeleri Projelerin gelifltirilmesinde, benimsenen ve uygulanan proje yaflam döngüsü modelleri önemli rol oynamaktad r. SIRA S ZDE 2 Proje DÜfiÜNEL M Paydafllar : Projeye aktif olarak kat lan ya da projenin yürütülmesinden ya da SORU tamamlanmas ndan olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kifli ya da kurulufllard r. D KKAT Genel yaflam SIRA döngüsünün S ZDE özellikleri nelerdir? Proje Paydafllar Projeyle iliflkisi DÜfiÜNEL M olan ya da proje etkinliklerini olumlu ya da olumsuz etkileyebilen kifli ya da örgütlerdir. Di er bir tan mla, etkin olarak projeyle iliflkisi olan ya da projenin etkilerinden SORUötürü dolayl ilgisi bulunan kifli ya da örgütlerdir. Bu tan m gere- i, projeyle ilgisi olan kifli ya da örgütler proje yöneten grup taraf ndan aç k flekilde tan mlanmal, onlar n ihtiyaç ve beklentilerinin projeye etkileri yönlendirilmelidir. D KKAT SIRA S ZDE SIRA S ZDE AMAÇLARIMIZ AMAÇLARIMIZ

13 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimi Nedir? Projeye dahil olanlar çeflitli isim ve gruplar içinde yer al rlar - iç ve d fl, sahipler ve destekleyenler, al c lar ve sat c lar, tak m üyeleri ve onlar n aileleri, hükümet kurulufllar ve medya, halk, kal c ya da geçici bask gruplar ve nihayet tüm toplum. Projeye dahil olanlar isimlendirmek ya da gruplamak hangi birey ya da örgütün kendisini projeye dahil olan olarak gördü ünü tan mlamak içindir. Bir mühendislik firmas n n tasar m n yapt tesis için ayn zamanda finansal destek de sa lad durumlarda, projeye dahil olanlar n görev ve sorumluluklar çak flabilir. Paydafllarla proje aras ndaki iliflki fiekil 1.3. te gösterilmifltir. Proje Hamisi (Sponsor): Projeye finansal kaynak sa layan, ifli üstlenen örgüt içindeki kifli ya da grup. 7 fiekil 1.3 Proje Hamisi Proje paydafllar gösterimi Proje Yöneticisi Proje Yönetim Tak m ProjeTak m Proje Paydafllar Yukar da aç klanan projeyle ilgili kifli ve kurulufllar n istek ve beklentileri çok farkl olaca ndan bunlar proje hedeflerinden sapmadan yönetmek oldukça güç olmaktad r. Ancak bu beklenti ve istek farkl l klar müflterinin ç karlar do rultusunda çözüme kavuflturulmal d r. Projeye dahil olanlar n farkl hedefleri çak flabilece inden onlar n beklentilerini yönetmek zor olabilir. Örne in: Bir bölüm yöneticisi talep etti i yeni yönetim biliflim sisteminde düflük maliyeti arzu edebilir, mimar teknik mükemmeliyeti ön plana ç karabilir ve yüklenici için en önemli husus kazanc n yükseltmek olabilir. Bir elektronik firmas nda araflt rma bölümü müdürü yeni ürünün baflar s n kullan lan teknolojiye göre tan mlarken, üretim bölümü müdürü dünya çap nda uygulama olarak tan mlayabilir, pazarlama bölümü müdürünün esas ilgi oda ise yeni özelliklerin say sal miktar olabilir. Yeni yerleflim alan gelifltirme projesinin sahibi iflin zaman nda tamamlanmas üzerine odaklan rken, merkezi yönetim vergi gelirlerindeki art fl art rmay isteyebilir, çevreci grup olumsuz çevre etkilerini azaltmak isterken komflu bölgede yaflayanlar projenin baflka bölgede gerçeklefltirilmesini isteyebilir. Genel olarak projeye dahil olanlar aras ndaki bu farkl görüfller, müflterinin ç - kar do rultusunda çözümlenmelidir. Ancak bu di er projeye dahil olanlar n istek ve beklentilerini tamamen göz ard etmek anlam na da gelmemelidir. Bu farkl l klara uygun çözümler bulmak proje yöneticisinin esas u rafl alanlar ndand r.

14 8 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I Örgütsel Yap ve Proje Yönetimi Örgüt, bir kurumdaki iflleri, mevkileri, personeli ve aralar ndaki otorite ve iletiflim iliflkilerini gösteren yap d r. Örgüt kültürü ve yap s projelerin yürütülmesinde etkilidir. Bir ortakl k çerçevesinde baflka kurulufllar da projeye dahil oluyorsa, proje üzerinde birden fazla örgütün etkileri hissedilecektir. Projeler kendilerinden daha genifl kapsaml olarak projeyi yürüten örgütün tipik bir parças d r. Projenin kendisinin bir örgüt olmas halinde bile proje bu örgüt yap s ndan ya da projeyi tesis eden örgütten etkilenir. Tablo 1.1 de örgütsel yap n n proje özelliklerine göre etkisi gösterilmektedir. Birçok örgüt, farkl ve kendine özgü kültürürel özellikler gelifltirmifltir. Bu kültür onlar n paylaflt klar de erleri, normlar n, inan fllar n ve beklentilerini politika ve yönetmeliklerinde, yetki iliflkilerine bak fl biçiminde ve di er faktörlerle kendini yans t r. Örgüt kültürü proje yönetimini do rudan etkiler. Örne in bir proje tak m n n sundu u yüksek risk içeren ve s ra d fl (ç lg n) bir projenin giriflimci ve atak bir yönetim taraf ndan onaylanmas olas l yüksek olabililir. Öte yandan, kat l mc yaklafl m benimseyen bir proje yöneticisinin, otoriter ve güçlü hiyararflik yap s olan bir örgüt içinde baz sorunlar yaflamas mükkündür. Proje aç s ndan bak ld nda örgüt kültürü bir çevresel faktördür. Bu nedenle bir proje yöneticisi projesini etkileyebilecek farkl örgütsel tarzlar ve kültürel yap y anlamal d r. Tablo 1.1 Örgütsel yap n n proje özelliklerine göre etkisi Örgüt Yap s Proje Özellikleri Proje Yöneticisinin Yetkileri Kaynaklara Ulafl labilirlik Proje Bütçesini Kim Kontrol Ediyor Proje Yöneticisinin Rolü Proje Yönetimi dari Personeli Fonksiyonel Örgüt Zay f Matris Matris Örgüt Dengeli Matris Güçlü Matris Proje Temelli Örgüt Az ya da Hiç S n rl Az - Orta Orta - Yüksek Yüksek - Tam Az ya da Hiç S n rl Az - Orta Orta - Yüksek Yüksek - Tam Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Kar fl k Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Yar Zamanl Yar Zamanl Tam Zamanl Tam Zamanl Tam Zamanl Yar Zamanl Yar Zamanl Yar Zamanl Tam Zamanl Tam Zamanl Geleneksel fonksiyonel örgüt yap s fiekil 1.4. te görülen ve her çal san n aç kça tan mlanm fl bir üstünün oldu u hiyerarflik bir yap d r. Örne in bir kurumda personel, üst seviyede pazarlama, üretim, mühendislik ve muhasebe gibi uzmanl k alanlar na göre, fonksiyonel olarak, gruplanm fl, mühendislikte kendi içinde mekanik ve elektrik olmak üzere alt bölümlere ayr lm fl olabilir. Fonksiyonel örgütlerin de projeleri vard r, ancak proje kapsam n n alg lanmas ilgili fonksiyonun çerçevesi ile s n rl d r:bu örgüt yap s nda her birim projenin kendisine düflen görevlerini di er birimlerden ba ms z olarak yürütür. Örne in fonksiyonel örgüt yap s nda yeni ürün gelifltirme projesi ele al nd nda, gelifltirme safhas sadece mühendislik bölümü elemanlar n n yer ald tasar m projesi olarak adland r l r. Üretimle ilgili ortaya ç kan bir sorun hiyerarflik olarak üretim biriminin yöneticisine aktar l r, çözüm yine hiyerarflik olarak üretim birim yöneticisinden mühendislik birim yöneticisine, oradan da mühendislik proje yöneticisine ve ilgili alt gruba aktar l r.

15 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimi Nedir? 9 Proje Koordinasyonu CEO fiekil 1.4 Fonksiyonel örgüt yap s Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Personel Personel Personel Personel* Personel* Personel Personel Personel* Personel* *Proje de görev alan personel Matris örgüt yap s, hem fonksiyonel örgütlenmenin, hem de proje türü örgütlenmenin iyi yönlerini kendi yap s nda birlefltirir. Önemli sak ncas, proje tak m nda çal flan kiflilerin yönetimsel olarak kendi birimlerinin yöneticilerine karfl sorumlu olmalar na karfl n, yapacaklar ifller aç s ndan proje yöneticilerine ba l olmas - d r. Bu durum personelin kime karfl sorumlu oldu u konusunda kar fl kl klara neden olabilir. Böyle bir kar fl kl n önüne geçebilmek için görev yetki ve sorumluluklar n çok iyi belirlenip, çeliflkilerin giderilmesi gerekir. Tablo 1.1 de farkl matris örgüt yap lar yla ilgili ayr nt lar verilmifltir. fiekil 1.5, fiekil 1.6 ve fiekil 1.7. de matris örgüt yap s n n üç farkl gösterimi verilmifltir. fiekil 1.5 CEO Zay f Matris Örgüt Yap s Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Personel* Personel Personel Personel Personel* Personel Personel* Personel* Personel* Proje Koordinasyonu *Proje de görev alan personel

16 10 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I fiekil 1.6 Dengeli matris örgüt yap s CEO Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Personel* Personel Çal flanlar Personel Personel* Çal flanlar Proje Yöneticisi* Proje Koordinasyonu Personel* *Proje de görev alan personel Çal flanlar* fiekil 1.7 Güçlü matris örgüt yap s CEO Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Proje Yönet. Yöneticisi Personel* Personel Personel Proje Yöneticisi Personel Personel* Personel Proje Yöneticisi Personel* Personel* Personel* Proje Yöneticisi* Proje Koordinasyonu *Proje de görev alan personel fiekil 1.8 de gösterilen proje temelli örgüt yap s nda ekip üyeleri genellikle birlikte gruplanm flt r. Bu yap da projenin yürütülmesinde gerekli kaynaklar n ve birimlerin bütünüyle tam yetkiyle bir proje yöneticisinin emrine verilir. Kaynaklar n büyük bir bölümü projeye tahsis edilmifl ve proje yöneticileri büyük bir ba- ms zl a ve tam yetkiye sahiptir. Genellikle büyük boyutlu projelerin yönetimi için tercih edilmektedir.

17 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimi Nedir? 11 Proje Koordinasyonu CEO fiekil 1.8 Proje Bazl Örgüt Yap s Proje Yönetici Proje Yönetici Proje Yönetici Personel* Personel* Personel* Personel* Personel* Personel* Personel* Personel* Personel* *Proje de görev alan personel Yukar daki örgütsel yap lar n yan s ra baz örgütler çeflitli düzeylerde tüm bu yap lar içeren karma örgütsel yap lar da benimsemifl olabilirler. Örne in fonksiyonel örgütsel yap uygulayan bir kurum bile önemli gördü ü bir projeyi yürütmek amac yla özel bir proje tak m oluflturabilir. Böyle bir tak m fonksiyonel birimlerde çal - flan tam zamanl personelden oluflup, kurumsal raporlama yap s ndan farkl faliyetler yürütebilir. Baz durumlarda proje tabanl olmayan örgütler de proje tabanl örgütlerdeki yap larla çak flan bölümler ya da alt birimlere sahip olabilirler. PROJE YÖNET M SÜREÇLER Proje süreçleri iki ana bafll k alt nda incelenebilir: 1. Proje Yönetimi Süreçleri: Bu süreçler projenin geçerli oldu u süre boyunca etkin bir flekilde yürütülmesini sa lar. 2. Ürüne Yönelik Süreçler: Bu süreçler genellikle proje yaflam döngüsü taraf ndan tan mlan r ve uygulama alan na göre de iflir. Projenin kapsam, belirlenen ürünün nas l yarat laca konusunda temel bir anlay fl olmadan tan mlanamaz. Örne in infla edilecek bir konutun genel karmafl kl k düzeyi belirlenirken çeflitli inflaat teknikleri ve araçlar de erlendirilmelidir. PMI Enstütüsüne göre proje yönetimi, mant ksal olarak gruplanm fl 42 proje yönetim sürecinin uygun flekilde gruplanmas ve bütünlefltirilmesi yoluyla gerçeklefltirilir. Bu süreçler izleyen befl ana süreç grubunda toplam flt r: 1. Proje Bafllatma Süreci 2. Proje Planlama ve Tasarlama Süreci 3. Proje Üretme ve Gerçeklefltirme Süreci 4. Proje zleme ve Kontrol Süreci 5. Proje Tamamlama Süreci Bir projenin bütün yaflam döngüsü, proje gelifltirme süreçleri fiekil 1.9. da verilmifltir. Proje yönetiminin bütünlefltirici do as, fiekil 1.9 da gösterildi i flekilde zleme ve Kontrol Süreç Grubunun di er süreç gruplar yla etkileflimli iflbirli ini gerektirir, Proje yönetimi süreç gruplar, ürettikleri ç kt larla bir birlerine ba l d r. Süreç gruplar, ço u zaman ayr ya da bir kerelik olaylar de il, proje boyunca gerçeklefltirilen, iç içe geçen aktivitelerdir.

18 12 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I fiekil 1.9 Proje yönetim gruplar n n Planla-Yap- Kontrol Et-Eylem döngüsü ile örtüflmesi Bafllatma Süreçleri zleme ve Control Kontrol Süreçleri Planlama Süreçleri Kapama Süreçleri Yürütme Süreçleri Proje Bafllatma Örgütleme ve Haz rl klar flleri Yapmak Projeyi Sonland rma Proje faaliyetlerini yönetmek için kullan lan çok say da farkl yaklafl m vard r. Hangi yöntem kullan l rsa kullan ls n, genel olarak projenin hedefleri, zaman çizelgesi ve maliyeti gözden kaç r lmamal d r ve kat l mc lar n rol ve sorumluluklar izlenmelidir. Proje yönetimindeki as l amaç, projeyi baflar l bir flekilde tamamlamakt r. Bir projenin baflar s, öngörülen bütçe hedefleri içersinde, planlanan zaman ve kaynak kullan m yla istenilen kapsam sa layacak flekilde tamamlanmas d r. Bu durum tüm projeler için geçerlidir. fiekil 1.10 Bir fazda ya da projede süreç gruplar n n etkileflimi Bafllang ç Süreçleri Grubu Planlama Süreçleri Grubu Yürütme Süreçleri Grubu zleme Kontrol Süreçleri Grubu Kapan fl Süreçleri Grubu Bafllang ç Zaman Son Proje yönetimi, gerçekçi kar art fllar sa lad n n fark na var lmas yla, genifl bir alanda kullan lacak ve onaylanacakt r. Proje süreci, proje fikrinin ortaya ç k fl yla bafllayan ve bu fikrin kâ da dökülmesi, gelifltirilmesi, yürütülmesi, tamamlanmas ve de erlendirilmesinin ard ndan yeni proje fikirlerinin üretilmesine kadarki süreçleri kapsar. Proje süreç planlamas ile birlikte, yap lacak faliyetlerin bafl nda, ortas nda veya sonunda hangi belgelerin haz rlanmas gerekti i ve bu belgelerin s rayla kimlere ulaflt r lmas gerekti i tan mlanarak, proje sürecine eklenmelidir.

19 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimi Nedir? 13 Proje Bafllatma Süreci Projenin tan mlanmas ve bafllat lmas aflamas nda projenin kapsam (scope) belirlenir. E er bu aflama yeterince düzgün bir flekilde yap lmazsa projenin ihtiyaçlar karfl lama olas l düflük olacakt r. Bu aflamada ifl çevresini iyi anlamak ve gerekli kontrolleri de öngörmek gerekir. Projeyi etkileyebilecek koflullar incelenerek projenin gerçeklefltirilebilir olup olmad incelenir. Proje hedefleri farkl flekillerde tan mlanabilir. Örne in projeyi mümkün olan en k sa sürede veya en az maliyetle bitirmek, projeyi sadece eldeki kaynaklar kullanarak bitirmek, kaynak kullan m nda en az kar fl kl a yol açacak flekilde bitirmek gibi farkl hedefler tan mlanabilir. Proje tak m üyelerinin birbirlerini daha iyi tan malar ve ortak hedefleri anlayabilmeleri için proje bafllang c nda toplant yap lmas projenin baflar s için önemlidir. Proje kapsam tan m ya do rudan ya da di er belgelere at fta bulunarak afla - dakileri içerir: Proje amaçlar : Proje amaçlar, projenin ölçülebilir baflar k staslar n içerir. Projelerin çok genifl bir yelpazede ifl, maliyet, takvim, teknik ve kalite amaçlar olabilir. Proje amaçlar da maliyet, takvim, ve kalite hedeflerine sahip olabilir. Ürün kapsam tarifi: Projenin ortaya ç kartmak için yürütüldü ü ürün, hizmet ya da sonucun özelliklerini tarif eder. Proje gereklilikleri: Bir sözleflmenin, standard n, flartnamenin veya di er ilgili resmi belgelerin flartlar n n tatmin edilebilmesi için proje teslimat kalemlerinin karfl lamas ya da sahip olmas gereken flartlar veya yeteneklerin tarifidir. Projenin s n rlar : Projeye neyin dahil oldu unu tan mlar. Proje teslimat kalemleri: Teslimat kalemleri hem projenin ürünü ya da hizmetini oluflturan ç kt lar hem de proje yönetimi raporlar ve belgeler gibi yard mc sonuçlar içerir. Ürün kabul k staslar : Tamamlanm fl ürünlerin kabul süreçlerini ve k staslar n tarif eder. Proje k s tlar : Proje tak m n n seçeneklerini s n rland ran proje kapsam ile ilgili proje k s tlar n n listelenmesi ve tarif edilmesidir. Proje varsay mlar : Proje kapsam ile ilgili varsay mlar ve söz konusu varsay mlar n yanl fl ç kmas durumunda projeye olabilecek olas etkileri listelenir ve tarif edilir. lk proje örgütlenmesi: Proje tak m n üyeleri ve paydafllar tan mlan r. Proje örgütlenmesi de belgelenir. lk tan mlanm fl riskler: Bilinen riskleri tan mlan r. Takvim kilometretafllar : Müflteri ya da yürütücü kurulufl projenin kilometre tafllar n belirleyerek bunlara tarih atayabilir ve bu flekilde takvime ba lanm fl kilometre tafllar n oluflturabilir. Fon k s tlar : Toplam olarak ya da projenin belirli zaman dilimleri için fonlamaya konan s n rland rmalar tan mlan r. Maliyet tahmini: Projenin toplam beklenen maliyetini oluflturan maliyet tahmin etmenleri bir ön tan mlama ile yer al r. Proje konfigürasyon yönetimi gereklilikleri: Projede uygulanacak olan konfigürasyon yönetimi ve de ifliklik kontrolü faaliyetlerinin seviyesini tarif eder. Proje flartnameleri: Projenin uymas gereken flartnameleri tan mlar. Onaylanma gereklilikleri: Proje hedefleri, teslimat kalemleri, belgeler ve ifl gibi unsurlara uygulanabilecek onaylanma gerekliliklerini tan mlar. Kapsam (Scope): Proje olarak sunulan ürün ve hizmetlerin tümüdür.

20 14 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I fiekil 1.11 Proje Yönetimi Proje Planlama ve Tasarlama Süreci Proje planlama ve programlama aflamas nda projeyi uygulamaya geçirmeden önce gerekli tüm teknik tasar m n ayr nt l olarak yap ld, bir baflka ifadeyle proje el kitab n n haz rland süreçtir. Proje planlama aflamas, gerçeklefltirilmesi düflünülen iflin belirlenmesi ve tan mlanmas, gerekecek befleri (insan gücü), fiziksel ve mali kayna n belirlenmesi ve projenin devam n ve tamamlanmas n sa layacak olan örgütsel yap n n oluflturulmas ile ilgili faaliyetleri içermektedir. Proje planlama, programlama için gerekli olan tüm verilerin toplanmas yla bafllar. Belirli bir zaman diliminde yap laca belirtilen ifl miktarlar, ilgili analizlerdeki de erlerin hesaplanan miktarlarla çarp m ile oluflturulacak iflgücü program, makine ekipman donan m, malzeme program ve maliyet program haline gelmektedir. Proje yönetim tak m, Planlama Süreç Grubunu ve bu grubun bileflen süreçlerini ve etkileflimlerini, projeyi baflar ile planlamak ve yönetmek için kullan rlar. Planlama Süreç Grubu, de iflik seviyelerde bütünlük ve itimat bulunan farkl kaynaklardan bilgi toplanmas na yard mc olur. Planlama süreçleri, proje yönetim plan n gelifltirmek için kullan l rlar. Bu süreçler ayn zamanda projenin kapsam n, maliyetini, takvimini belirler, tan mlar ve olgunlaflt r r. Yeni proje bilgisi geldikçe, ek ba ml l klar, gereksinimler, riskler, f rsatlar, varsay mlar ve k s tlamalar belirlenir ve çözümlenir. Proje yönetiminin do as olan farkl boyutlar, tekrar olan, geribildirimli döngülerle ek analiz gerektirir. Daha çok proje bilgisi veya özellikleri belirlendikçe ve anlafl ld kça, takip edip, aksiyonlar gerekebilir. Projenin ömür döngüsünde olan önemli de ifliklikler, bir veya birden fazla planlama süreçlerinin ve belki de, baz bafllang ç süreçlerinin tekrarlanmas n tetikler. Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi Proje Maliyet Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi Proje Entregrasyon Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje letiflim Yönetimi nsan Kaynaklar Yönetimi

21 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimi Nedir? Proje planlamaya iliflkin ilk sistematik yaklafl m Gantt flemas kullan m d r. Bu tür uygulamalar çubuk diyagram olarak da adland r l r. Ancak proje planlamada gerçek geliflme 1950 li y llarda gelifltirilen serim (network) yaklafl m d r. Serim yaklafl m nda faaliyetlerin birbirleri ile ilgili olan öncüllük ve ard ll k iliflkilerini yans tan bir proje serimi oluflturulur. Proje serimi üzerinde projenin süresini belirleyen bir dizi seri faaliyet saptan r. Bu seri faaliyet dizisi en uzun faaliyet dizisidir ve kritik yol olarak nitelendirilir. Kritik yol üzerindeki faaliyetlere kritik faaliyet denir. Bunlar n gerçekleflmesinde görülecek her gecikme aynen proje tamamlanma süresine eklenir. Kritik yolun saptanmas ile darbo az hangi faliyetlerin teflkil etti i ve hangi faaliyetlerin projenin tümü aksat lmadan ne sürelerde ertelenebilece i veya uzat labilece i ortaya çokar. Proje plan ile kaynak ihtiyaçlar, miktar, ihtiyaç zaman ve süresi olarak belirlenir. Kritik yol üzerinde bulunmayan faaliyetlerin kayd r lmalar ile kaynak ihtiyaçlar n n proje süresine mümkün oldu unca eflit da lmalar na çal fl l r. Bu yaklafl ma kaynak dengeleme denir. 15 Proje planlama: Projenin kendisini oluflturan parçalara bölünerek, bunlar aras ndaki öncelik, sonral k ve birliktelik iliflkilerinin belirlenmesi ve mevcut teknikler yard m yla bu iliflkilerin görsellefltirilmesidir. Proje programlama: Proje plan n n üzerine faaliyet sürelerinin atanarak, faaliyetlerin en erken ve en geç bafllama zamanlar ile proje bitifl zaman n n ve kritik yolun belirlenmesidir. Bir di er deyiflle, proje plan n n bir takvime oturtulmas d r. Proje Yüretme ve Gerçeklefltirme Süreci Uygulama aflamas proje yönetim plan nda belirlenmifl olan proje gereksinimlerini karfl lama amaçl süreçlerden oluflur. Uygulama aflamas insanlar ve kaynaklar eflgüdümleme, ayn zamanda aktivitelerinin proje yönetim plan na uygun flekle getirme çabalar n içerir. Ürünler proje yönetim plan na göre gerçeklefltirilmifl süreçlerin ç kt lar olarak oluflurlar. Proje zleme ve Kontrol Süreci zleme ve kontrol (gözetim ve denetim) süreçleri, proje uygulanmas nda sorunlar n zaman nda fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin gecikmeden al nmas n ve uygulamay kontrol etmek amaçl süreçlerden oluflur. Projenin bafllat lmas, planlanmas, yürütülmesi ve kapat lmas ile ilgili süreçlerin izlenmesi için uygulan r. Proje izleme ve kontrol süreci flunlar içerir: Gerçekleflen proje performans n n proje yönetimi plan ile karfl laflt r lmas. Düzeltici veya önleyici eylemlere gerek duyulup duyulmad n n belirlenmesi için performans n de erlendirilmesi ve ard ndan gerek duyuluyor ise söz konusu eylemlerin önerilmesi. Proje risklerinin tan mland ndan, durumlar n n raporland ndan ve uygun riske tepki planlar n n uyguland ndan emin olunmas için proje risklerinin çözümlenmesi ve izlenmesi. Proje tamamlanana kadar proje ürünleri ve ürünler ile ilgili belgeler ile ilgili güncel ve do ru bir bilgi taban tutulmas. Durum raporlama, geliflme ölçüm ve tahminleri desteklemek için bilgi sa lama. Mevcut maliyet ve takvim bilgisini güncellemek için tahmin yapma. Onaylanm fl de ifliklikler oldukça uygulamalar n izleme. Bu aflaman n önemli katk s, proje performans n n izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim plan ndan uygulamada karfl lafl lan sapmalar n zaman nda fark edilmesidir. Proje Kapan fl Süreçleri Projenin kapat lmas süreci, bir projenin veya proje faz n n faliyetlerini resmi olarak bitirmek, tamamlanm fl ürünleri teslim etmek veya iptal edilen bir projeyi kapatmak için gerekli olan süreçleri içerir. Bu aflama tamamland zaman, bir projeyi veya proje safhas n kapatmak için di er aflamalarda tan mlanm fl olan süreçle-

22 16 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I rin yap lm fl oldu u do rulan r ve uygun bir flekilde, projenin veya proje safhas - n n kapand resmilefltirilir. Projenin kapat lmas süreci ayn zamanda proje teslimat kalemlerinin do rulanmas ve belgelenmesi ile ilgili eylemlerin eflgüdümünün sa lanmas, söz konusu teslimat kalemlerinin müflteri ya da hami taraf ndan resmi kabulünün eflgüdümünün ve etkilefliminin sa lanmas, ve proje tamamlanmadan kapat ld ysa bunun sebeplerinin araflt r lmas ve belgelenmesi ile ilgili prosedürleri de oluflturur. SIRA S ZDE DÜfiÜNEL M 3 Proje bafllatma SIRA sürecinde, S ZDE proje kapsam n n (scope) içeri ini neler oluflturur? DÜfiÜNEL M SORU SORU D KKAT D KKAT SIRA S ZDE SIRA S ZDE AMAÇLARIMIZ AMAÇLARIMIZ K T A P K T A P TELEV ZYON TELEV ZYON NTERNET NTERNET

23 1. Ünite - Proje ve Proje Yönetimi Nedir? 17 Özet A MAÇ 1 A MAÇ 2 Proje kavram n tan mlamak Bafllang ç ve bitifli belirli, aç kça tan mlanm fl faliyetleri, bütçe ve zaman k s t alt nda tamamlayarak iyi tan mlanm fl hedef ve amaçlara ulaflma eylemi proje olarak tan mlanabilir. Örgütler bir dizi hedefe ulaflmak için çeflitli ifller gerçeklefltirirler. Birçok örgütte gerçeklefltirilen ifller ya proje ya da operasyonel ifl olarak s n fland r l r. Proje ve operasyonel ifl aras ndaki temel fark, operasyonel ifllerin sürekli olmas ve tekrarlanan ürünler, hizmetler ve sonuçlar üretmesidir. Projeler ise geçici ve sonludur. Operasyonel ifller ise tam tersine, süreklidir ve uzun bir örgütün sürdürülmesini sa lar. Mevcut hedeflere ulafl ld nda bitmez ve örgütlerin stratejik planlar n destekleyecek flekilde yeni do rultularda devam eder. Proje yönetimini ve kapsam n anlatmak Proje yönetimi, belirli proje hedeflerini, belirlenen zaman, belirlenen kaynak ve belirlenen bütçede planlama, organize etme ve yönetme disiplinidir. Proje yönetiminde, proje yönetim üçgeni olarak da adland r lan üç önemli k s t, süre, maliyet ve kapsamd r. Proje üzerinde daha iyi yönetim kontrolü sa lamak için projeler fazlara ayr - l r. Genellikle s ral ve bazen de iç içe geçen proje fazlar n n tümüne proje yaflam döngüsü denir. Bu fazlar n adlar ve say lar, yönetim kadrosu, projeye dâhil olan örgütlerin kontrol gereksinimleri, projenin do as ve projenin uygulama alan taraf ndan belirlenir. Proje yaflam döngüsü, bir amac gerçeklefltirmek üzere karar verilmesinden (projenin bafllang c ), gerçeklefltirilen amac benimsemek ya da projeden vazgeçmek karar - na, yani projenin sona ermesine kadarki süreci kapsar. Projelerin ne kadar büyük ya da küçük, ne kadar basit ya da karmafl k olduklar ndan ba- ms z olarak tüm projeleri flu yaflam döngüsü yap s na oturtulabilir: Projeye bafllamak, Örgütleme ve haz rl k iflleri Proje ifllerini yerine getirmek, Projeyi kapatmak. A MAÇ 3 A MAÇ 4 Temel düzeyde bir projenin tasar m, uygulama ve de erlendirme aflamalar nda liderlik rolü için gereklilikleri listelemek Proje Yöneticisinin Rolü Proje Yöneticilerinin Genel Yönetim Becerileri: 1. Liderlik yetene i: Her yöneticide olmas gereken bu beceri projelere uyguland nda proje yönünün belirlenmesi ve kiflilerin bu yönde harekete geçirilerek sürekli motive olacak flekilde çal flmas - n n sa lanmas olarak aç klanabilir. 2. letiflim yetene i: Özellikle projelerde üretilen proje bilgilerinin farkl ihtiyaçlar olan proje taraflar na en uygun ve en do ru biçimde nas l aktar laca yetisidir. 3. Müzakere yetene i: Proje ekibini kurarken flirket içinde di er yöneticilerle en iyi kayna projeye dahil etmek için yap lan müzakereler ve projeye iliflkin konularda müflteri ve flirket üstyönetimiyle uzlaflma, anlaflma için müzakere yetene i gerekir. 4. Problem çözme: Herhangi bir sorunun çözümü için alternatiflerin ortaya ç kar lmas ve aralar ndan en uygununun seçilmesi. Proje yönetim sürecindeki aflamalar aç klamak Projeler tek seferlik, daha riskli, farkl disiplinlerden kiflilerin birarada çal flt süreçlerdir. Projeleri baflar yla tamamlamak için yap lmas gereken, projeyi yönetilebilir faliyetlere ay rmak, bu faaliyetler aras nda öncelik iliflkilerini tan mlamak ve her bir iflin gereksinim duydu u süreyi belirleyip, tüm projenin tamamlanaca süre ve maliyet k s tlar na uymaya çal flmakt r. Yönetsel ifllevlerin yap ld her ortamda önce birtak m tahminler, planlar yap l r, daha sonra bunlara ba l olarak organizasyona gidilir. Bu evre haz rl k evresi olup, proje uygulamaya konuldu unda yönetme süreci bafllar. Yap lanlar n uygun olup olmad izlenir. Planlama, organizasyon, yürütme ve kontrol evrelerinin uyumlu olmas gerekir. Bütün bunlar yönetim sürecinin de iflik evrelerini oluflturur.

24 18 CBS de Proje Tasar m ve Yönetimi-I Kendimizi S nayal m 1. Proje yönetiminde üçlü k s t afla dakilerden hangisidir? a. Zaman, çizelge ve kalite b. Zaman, elverifllilik ve kalite c. Zaman, para ve çizelge d. Zaman, para ve kalite e. Zaman, kapsam ve para 2. Bir proje hangi durumda baflar l olarak de erlendirilir? a. Projede ele al nan ürün üretildi inde b. Proje sponsorunun projenin bitti ini duyurdu- unda c. Proje, paydafllar n beklentilerini karfl lamas durumunda d. Proje kapan fl toplant s yap ld nda e. Proje berat n n yay nland nda 3. Afla dakilerden hangisi projeyi en iyi tan mlar? a. nsanlar taraf ndan yap lmas b. S n rl süreli olmas c. Amac n n olmas d. Geliflme sa layacak olmas e. Operasyonel ifllerin gerçeklefltirilmesi 4. fiirketteki proje önceliklerini kim belirler? a. Proje yöneticisi b. Proje yönetim tak m c. Proje yönetim ofisi d. Proje tak m e. Proje hamisi 5. Hangi proje yönetimi süreç grubunda detayl proje bütçesi oluflturulur? a. Bafllang ç b. Proje yönetimi sürecinden önce c. Planlama d. Yürütme e. Kapama 6. Sponsorun projedeki görevini afla dakilerden hangisi en iyi flekilde aç klar? a. Aktivitelerin planlanmas na yard mc olmak b. Projenin amaçlar yla ilgili gereksiz de ifliklikleri önlemek c. Gereksiz proje k s tlar n belirlemek d. Proje yönetimi plan n n bir araya toplanmas na yard mc olmak e. Proje bafllama duyurusunu yapmak 7. fl k r l m yap s, afla dakilerden hangisi için iyi bir yard mc iletiflim arac d r? a. Proje ekibi dahilinde b. fiirketin dahiline c. Proje d fl nda müflteriyle d. Proje ekibi dahilinde ve haricinde olan paydafllarla e. Proje yöneticileri aras nda 8. Afla dakilerden hangisi kaliteyi en iyi flekilde tan mlar? a. Müflterinin beklentilerinin sa lanmas ve afl lmas d r. b. lave fleyler ekleyerek müflteriyi mutlu etmektir c. Projenin gereksinimleri ne derecede karfl lad d r. d. Yönetimin amaçlar na ne kadar uyum sa lad d r. e. Ortaya konan ürünün maliyet düzeyidir 9. Projelerde üretilen proje bilgilerinin farkl ihtiyaçlar olan proje taraflar na en uygun ve en do ru biçimde aktar lma yetisi, proje yöneticisinde aranan hangi özelli e karfl l k gelir? a. Liderlik yetene i b. letiflim yetene i c. Müzakere yetene i d. H zl karar verme e. Problem çözme yetene i 10. Proje performans n n ölçülmesi, proje yönetim plan ndan uygulamada karfl lafl lan sapmalar n fark edilmesi, hangi yönetim sürecine has özelliktir? a. Proje kapan fl süreci b. Proje izleme ve kontrol süreci c. Proje yürütme ve gerçeklefltirme süreci d. Proje planlama ve tasarlama süreci e. Proje bafllatma süreci