KAPASİTE İHTİYAÇLARININ BELİRLENMESİ

Transkript

1 KAPASİTE İHTİYAÇLARININ BELİRLENMESİ

2 İşletmeler belirli bir kapasitede faaliyetler yapmak için planlanarak oluşturulurlar. Bir otel belirli bir sayıda kişiye hizmet verecek şekilde, bir fabrika bir süre içinde çıkarması beklenen üretim hacmi ile, bir eğitim kurumu aynı anda belirli sayıda öğrenciye hizmet verecek şekilde tasarlanır. İşletmelerin belirlenen hedeflere ulaşabilmesi için kapasitelerini tam olarak kullanmaları beklenir. Kapasite planlamasındaki bazı belirsizlikler ve endirek işgücünün hangi yöntemlerle bulunabileceği üzerinde durmak gerekir.

3 KAPASİTE PLANLAMASINDA BELİRSİZLİK Talep, arıza, işçi verimliliği, ıskarta gibi pek çok faktör kapasite planlamasına belirsizlik getirir. Belirsizliği, olasılık hesapları ile incelemek ve söz konusu problemi belli varsayımlar altında çözümlemek mümkündür. Burada kısımda sadece talep faktöründeki belirsizliğin kapasite planlamasında göz önüne alınışı önemlidir. Diğer faktörler de benzer yöntemlerle incelenebilir ve ayrı ayrı bulunan sonuçlar daha sonra birleştirilebilir.

4 Kapasite Dağıtımı Başta talep olmak üzere çeşitli verilere dayanarak yapılan kapasite ihtiyaç tahminleri daha sonra detaylandırılır. Üretim programları her iş istasyonunda yapılacak işleri belirtecek şekilde düzenlendiğinden, makine ve insangücü kapasitesi planlamasında da aynı derecede ayrıntıya inilmesi zorunludur. Kapasitelerin, üretim programını gerçekleştirecek biçimde dağıtımına yükleme (loading) denir. Makine ve işçilik yüklemesi arasında yöntem bakımından önemli bir fark yoktur.

5 Her iş istasyonunda yapılacak işlemlerin toplam standart zamanı verim ile çarpılarak gerçek saat bulunur. Endirekt işçilik saati, direkt işçiliğin istasyonlara göre değişen yüzdelerine göre hesaplanmalıdır. Mevcut işçi sayısının ihtiyacı karşılamaması halinde, işçi alıp çıkarma ve vardiya sayısının artırılması en son düşünülecek çareler olmalıdır. Çünkü bunların hem maliyetleri yüksektir hem de tekrar normal düzene dönüşü çok zordur.

6 Tahminlerin üstünde ıskarta çıkması halinde istenen miktarı üretebilmek için fazla çalışmak gerekir. Bazen normal üretim programı arasına sıkıştırılmak istenen önemli ve acele siparişle alınabilir. Yeni bir mamulün üretiminde, başlangıçta işlemler normalin üstünde zaman alır. Bu gibi hallerde öğrenme eğrisinin özelliklerini gözönüne almak yerinde olur.

7 ENDİREKT İŞGÜCÜ İHTİYACININ BULUNMASI Endirekt işgücü ihtiyacı, direkt işçiliğin yüzdesi olarak hesaplanabilir. Görünüşte kolay olan bu hesabın güç tarafı yüzdelerin bulunmasıdır. Endirekt işçilik, hangi mamul üzerinde ne kadar emek harcandığı bilinmeyen bir faaliyettir. Bir imalat işletmesinde endirekt işçilik kapsamına giren işlerin bazıları şunlardır: Postabaşı ve ustabaşılar, kalite kontrolleri, temizlik ve meydan işçileri, malzeme taşıma, vinç operatörü, yükleme-boşaltma, iş takipçiliği, takım odası, sevkiyat, ambar, ambalaj, tamir-bakım vb.

8 Görüleceği gibi endirekt işçiliğin, hem çeşitlilik hem belirsizlik niteliği yüzünden hesaplanması, daha doğrusu hangi mamule ne kadar harcanacağının bulunması çok güçtür. Endirekt işçilik UPK açısından olduğu kadar maliyet muhasebesi için de büyük önem taşır. Maliyetleri etkilediği ve farkına varılmadan kolaylıkla kontrol dışına çıkabildiği için, endirekt işçilik yönetici tarafından üzerinde dikkatlice durulması gereken bir konudur. Endirekt işçilik ihtiyacının saptanmasında uygulanan bazı yöntemler geliştirilmiştir.

9 Kestirme Yüzde Yöntemi: Planlayıcının veya yöneticinin tecrübe ve sezgisine dayanan bu yöntemde iki farklı politika izlenir. Örneğin, üretim miktarı % 30 azalmış ise, endirekt işgücü ya toptan veya departmanlara göre % arasında değişen oranlarda azaltılır. Üretim arttığı zaman endirekt işgücü ihtiyacının derhal karşılanması yoluna gidilmez. İhtiyaçlar zorladıkça yavaş yavaş artırma yapılır. Bu açıklamalardan anlaşılacağı üzere kestirme yüzde yöntemi son derece pratik ve masrafsızdır. Fakat alınan kararların işçiye ve ona yakın yöneticilere keyfi nitelikte gözükmesi ihtimali vardır. Bu yüzden doğacak sürtüşmeler yöntemin yararından çok fazla zarar getirebilir.

10 Standart Ölçüler Yöntemi: Endirekt işçilik faaliyetlerini oluşturan işlemlerin süreleri; geçmiş kayıtların incelenmesi, kronometraj, sentetik zamanlar veya benzeri endüstri dalı için kabul edilmiş standartlardan yararlanarak tespit edilir. Büro işlerinde ve proses endüstrisinde daha iyi sonuç veren bir yöntemdir. Diğer hallerde ya maliyetinin yüksek olması veya işletmenin özelliklerine uymaması nedeni ile tercih edilmez.

11 Optimum Saat Yöntemi: Tahminlere dayanan değerlerle daha çok endirekt işçiliği kontrol amacını taşır. Yöntemin uygulanmasında, önce her mamul (veya işlem) için tespit edilen optimum (en uygun) direkt işçilik saatleri ay sonundaki üretim miktarları ile çarpılır. Böylece departmanlara göre harcanan optimum direkt işçilik miktarları elde edilmiş olur. Bu değerler departmanlarda aynı süre içinde harcanan fiili toplam işçilik (direkt + endirekt) sürelerine bölünürse birtakım oranlar bulunur.

12 İlgili yöneticiler kendi departmanlarında; Optimum Direkt İşçilik Fiili(Direkt işçilik + Endirekt işçilik) oranının büyük tutulması konusunda periyodik olarak uyarılırlar. Geçmiş aylara kıyasla, aşırı sayılabilecek artışlar görüldüğü taktirde tedbir almaları istenir. Yönetimin aynı zamanda direkt işçiliğin değişimini kontrole de yardımcı olabileceği yukarıdaki formülden açıkça görülmektedir. Uygulama açısından basit ve nispeten az masraflı olan optimum saat yönteminden, teşvikli ücret sisteminde yararlanılması düşünülebilir.

13 Kıyaslama Grafikleri: Fabrikanın geçmişteki faaliyetlerine ait kayıtların sistematik biçimde analizi ve değişimlerin yorumlanmasından ibarettir. Bir önceki yönteme göre daha az duyarlı fakat daha pratiktir. Geçmiş aylara ait endirekt işçilik saatleri ve üretim miktarları departmanlara veya iş cinslerine göre sınıflandırılır.

14 Zaman ekseni üzerinde değişen bu değerler veya bunlara dayanarak bulunan çeşitli oranlar grafikler üzerinde gösterilir. Her ay yeni gelen bilgiler aynı grafiklere işlenir. İstatistik yöntemlerle geçmişteki performansı temsil eden ortalama ve limitler hesaplanabilir. Böylece son ayın endirekt işçiliğinin normal olup olmadığı söylenebilir. Aşırı sayılabilecek yükselmeler varsa tedbirler alınır.

15 Ayrıca, trend hesapları ile geleceğe ait tahminler yapılabilir. Performans standartlarında bir gelişme varsa limitler yeniden ayarlanır ve gelecekte bunlara uyulması sağlanır. Kıyaslama grafikleri ile endirekt işçilik kontrolü ancak, yeterli bir geçmişe uzanan işçilik ve üretim kayıtlarının düzgün biçimde tutulmuş olma şartı ile gerçekleşebilir. Pek çok işletmenin, özellikle yeni kurulanların bu konuya gereken önemi vermedikleri bir gerçektir.

16 Örnekleme Yöntemi: Endirekt işçilik faaliyetlerinin departmanlara veya iş cinslerine göre tanımları yapıldıktan sonra uygun bir zaman aralığında gerekli sayıda gözlemle yoğunluk ve süreler tespit edilir. Ustabaşı vb. yöneticilerin, taşıma ve tamir-bakım faaliyetlerinin analizinde başarı ile uygulanabilir. En önemli sakıncası işgücü ihtiyacının ne olması gerektiğini belirleyememesidir. Gerçekte örnekleme ile mevcut düzende işlemlere harcanan süreler tespit edilebilmektedir. Bu eksikliği geçmiş kayıtları istatistik yöntemlerle inceleyerek kısmen gidermek mümkündür.

17 İŞÇİLİK SAYISININ BELİRLENMESİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Çeşitli yöntemlerle saptanan direkt ve endirekt işgücü ihtiyacının kesin işçi sayılarına dönüştürülmesinde bazı ayarlamalar yapılmasını gerektiren faktörler vardır. Adam-saat cinsinden bulunan rakamları normal mesai süresine bölmek yeterli değildir. Zira gerçek ihtiyacı, bu hesapla bulunan miktarın üstüne çıkaran etkenler vardır.

18 Aylık Mesai Sürelerinin Değişkenliği: Bir ay içindeki iş günü sayısı, hafta sonu ve diğer tatil günleri sayısının değişik olması nedeni ile sabit değildir. Yıllık toplu izinlerin de özellikle yaz mevsiminin birkaç ayı içine sıkıştırıldığı düşünülürse, normal iş günü sayısının aydan aya büyük değişmeler göstermesi doğal sayılır. Bayramları bol olan ülkemizde kış mevsimi dahil bazı aylarda normal mesainin 15 günün altına düştüğü bilinmektedir. İstenen üretim miktarı, çalışma günlerindeki bu değişimi gözönüne alarak aylara dağıtmak ve stoklamaya gitmek yerinde olur. Aksi halde işçi sayısının aydan aya ayarlanması zorunluluğu gibi pratik olmayan bir durumla karşılaşılır.

19 Fiilen Çalışan İşçi ile Bordroda Gözüken İşçi Sayıları Arasındaki Fark: Fabrikalarda, özellikle ağır endüstri dalında, devam hiçbir zaman % 100 değildir. Ülke şartlarına, işlerin ağırlığına ve mevsime bağlı olarak her iş günü iççinin % 4-10 kadarı normal hastalık veya mazeret izni alır. Kişisel yıllık izinlerin yoğunlaştığı yaz aylarında gelmeyen işçi oranı % 25 in üstüne çıkar. Kış aylarında, grip ve benzeri salgın hastalıkların birden ortaya çıkması devamsızlık oranını çok artırır. Kadın işçilerin çok olduğu fabrikalarda devamsızlığın biraz daha yüksek olduğu bilinmektedir. Gerçek işçi sayısının hesaplanmasında bu tür kayıpları giderecek eklemeler ve ayarlamalar yapılmalıdır.

20 İşçi Devri: Ülkedeki işsizlik durumuna, coğrafi konuma, iş kolundaki çalışma şartlarına ve işveren personel politikasına bağlı olarak işçinin bir kısmı işten ayrılır. Hızlı endüstrileşen veya mevsimlik tarım işçisine ihtiyaç duyulan bölgelerde ve ağır işlerde işçi devri (labor turnover) oranı yüksektir. Emeklilik dolayısı ile ayrılmalarda aynı oran içinde düşünülebilir. Ayrılan işçilerin yerine yenilerinin derhal alınması mümkün olsa bile, çevreye uyum ve işi öğrenme süresi içinde bulunmaları nedeni ile yeni işçilerden normal verim beklenemez. Dolayısı ile, yeni işçi sayısını görünürden biraz daha az varsaymak ve bunu gerçek ihtiyaca yansıtmak yerinde olur.

21 Çalışma Verimindeki Dalgalanmalar: Malzeme tedarikinde ki aksamalar, makinelerin beklenmedik arızaları, iş akışındaki tıkanıklıklar ve nihayet işçinin fizik gücü ile çalışma isteği, çalışma veriminde dalgalanmalara neden olur. Bu durum kağıt üzerinde hesaplanan işgücü ihtiyacına bir miktar ekleme yapılmasını gerektirir.

22 Mamul Çeşidindeki Değişiklikler: Üretim programına sık sık yeni, mamullerin alınması, öğrenme dolayısı ile kayıplara neden olur. Sürekli üretimde, öğrenme eğrisinin özellikleri gözönüne alınarak, yeni mamuller için hesaplanan sürelere belli bir süre için bir miktar ekleme yapılmalıdır.

23 Çalışma Temposu: İşlem süreleri normal zamana çeşitli toleranslar eklenerek bulunur. Standart zamanlar normal tempoda çalışıldığı varsayımına göre hesaplanır. Eğer işletmede, üretim miktarı kriterine dayanan bir teşvikli ücret sistemi uygulanıyorsa, çalışma hızı normalin %25 kadar üstüne çıkabilir. Böyle bir durumda belirli miktardaki üretimi hesaplanandan daha az işçi ile gerçekleştirmek mümkündür.

24 Kalite Düzeyi: Kalite dizaynının yapılmış olması ve kontrol faaliyetlerinin etkin biçimde yürütülmesi ıskarta ve bozuk mamul oranlarını azaltır. Aksi halde, imalat tipine de bağlı olan bu tür kayıpların toplam üretimdeki payı % 1 den % 10 a ve daha yükseğe çıkabilir. Bozuk mamuller düzeltilmek üzere imalata geri gönderilir veya doğrudan ıskartaya ayrılır. Her iki halde de hesaplanandan daha fazla işçiliğe ihtiyaç duyulacağı aşikardır.

25 Vardiya Etkisi: Normal mesai saatleri dışında kalan vardiyalarda, özellikle saatleri arasında çalışma veriminin ve temponun normalin altında kaldığı bilinmektedir. İki veya üç vardiya düzeninde çalışan fabrikalarda, normal şartlar için hesaplanan süre ve işgücü ihtiyaçlarının bu yönden gelen kayıplara göre düzeltilmesi gerekir.

26 Yedek İşgücü İhtiyacı: Bütün olumsuz faktörlerin etkileri gözönüne alınarak yapılan eklemelere rağmen, üretim esnasında ortaya çıkan beklenmedik arızalar mevcut işgücünün yetersiz kalmasına yol açabilir. Otomobil ve benzeri mamullerin montaj hatlarında bu tür sorunlarla karşılaşma olasılığı yüksektir ve eksikliğin giderilmemesi halinde doğacak zararlar çok büyüktür. Bunu önlemek amacı ile üretim hattının kritik noktalarında, ihtiyaç anında derhal devreye girebilecek yedek ekipler bulundurulur.

27 İşlerin Süreksizliği: Endirekt işçilik kapsamına giren faaliyetlerin büyük bir kısmı süreksizdir. Örneğin, bir vinç operatörünün günlük iş yükü belki 2 saati aşmaz. Fakat bu 2 saatlik yük gün içine tesadüfi dağılmıştır. Operatörü boş saatlerinde başka işte görevlendirmek mümkün değildir. Kapı bekçisi, kontrolör, ambalaj işçisi, itfaiyeci vb. gibi pek çok iş aynı niteliktedir. Bu gibi işler için gerekli insangücü hesaplanırken, yükün yanı sıra görevin görünmezliğini de hesaba katmak yerinde olur.