AÇIK İHALE YÖNTEMİYLE MAL VEYA HİZMET ALIMI İŞ AKIŞI Başkanlığımızın ihtiyacı olan veya Başkanlığımıza gelen taleplere göre Kamu İhale Kurumu adresinden EKAP Platformunda ihale raporu oluşturulur. İhale ile ilgili tüm bilgiler (İhale Adı, İhaleyi Yapan Birimin Bilgileri V.s.) kaydedilir. İhale kayıt numarası alınır.(ikn) İhtiyaç raporu ve diğer kayıt bilgileri ihaleye bağlanır. Ön İlan Yapılacak mı? E Ön İlan Yayınlanır. E H Ön Yeterlilik Şartnamesi Hazırlanır. H Ön Yeterlilik Var mı? Teknik Şartname ve diğer dokümanlar hazırlanır. İdari Şartname Hazırlanır. Sözleşme Tasarısı Hazırlanır. İhale Dokümanlarının Onayı Yapılır. İhale İlana Hazırlanır. K.İ.K ve Mahalli Gazetede İhale ilanının yayınlanması takip edilir. K.i.K e Sevk ve İşlem Formu Gönderilir. K.i.K e Sevk ve İşlem Formu Gönderilir. Kamu İhale Kurumuna İhale İlan Ücreti Yatırılır. İhale İlanının Kamu İhale Kurumu Tarafından Kabul Edilmesi Beklenir.
K.İ.K ve Gazete İlanı Takip Edilir. İhale Komisyonu Oluşturulur. Zeyilname Olacak mı? İhale Dokümanlarına veya İhtiyaç Raporunda Değişiklikler Yapılır. Teklif Zarfları İhale Saatine Kadar Alınır. İhale dokümanının satışı yapılır(istekliler e- imzalı veya m-imzalı olarak dokümanı elektronik ortamda indirebilir) Zeyilname Onayı Yapılır. İhale Tarih ve Saati Geldi mi? Zeyilname Tebliğ Edilir. Zeyilnamede İlana Yansıyan Madde Var mı? Teklif zarfı ve içerisindeki belgeler istekliler huzurunda uygunluk bakımından kontrol edilir. Düzeltme İlanı Hazırlanır.
istekliler tarafından teklif edilen fiyatlar girilir. Verilen teklifler değerlendirilir. Ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklif Belirlenir. Teklif değerlendirme özet tablosu hazırlanır. Teklif değerlendirme sonrası isteklilerin yasaklı olup olmadığı KİK ten teyit edilir. İhale sonucu KİK te ilan edilir. Sonuç bilgileri KİK e gönderilir. Sözleşme öncesi ihaleyi kazanan isteklinin yasaklı olup olmadığı teyit edilir. SGK vergi borç sorgulaması yapılır.
DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ Başkanlığımıza gelen talepler değerlendirilir. İhale usulü belirlenir. Doğrudan temine karar verilir. Alımı yapılması düşünülen malzeme ile ilgili bilgiler (katolog, resim, teknik şartname, numune, maliyeti etkileyecek her türlü bilgi v.s.) satın alma birimine gönderilir. Bütçe kaleminde yeterli ödenek var mı? Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından Ödenek Aktarımı veya Ek denek Talep Edilir. Onay belgesi hazırlanır. Bu belgede,tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği, işin miktarı, kullanılabilir ödenek miktarı, bütçe tertibi, satın alma işlemi ile kısa açıklama yapılır ve piyasa fiyat araştırması yapacak görevli personelin adı, soyadı, unvanı yazılır. Harcama Yetkilisi, piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek personel veya personelleri görevlendirir ve ilgililere tebliğ edilir.
Onay belgesi incelendikten sonra, Gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Onay belgesi giden evrak defterine kaydedilir. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir, görevliler ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Muayene ve Kabul Komisyonu alınacak malzemeyi kontrol eder. Eksikler tamamlandı mı? Satın alınacak ürün teknik şartnameye uygun mu? Satın alma İşlemi İptal Edilir. Üyeler Muayene ve kabul Komisyonu Tutanağını imzalar. Ödeme Emri Belgesi Hazırlanarak Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Satın alma birimi, vergi borcu yoktur kağıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, taşınır işlem fişi, teknik şartname, muayene ve kabul komisyon tutanağı gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından birimine gönderir. Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.
Gerçekleştirme Görevlisi, ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı, satışı gerçekleştiren firmaya ait bilgilerin doğruluğu bakımından inceledikten sonra imzalar. Harcama Yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri, Tahakkuk Birimi tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk Evrakı Teslim Tutanağı ile ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak, bu dairenin uyguladığı sürece göre işlem yaparak, ödemenin, malzemeyi teslim eden firmanın faturada belirttiği banka hesap numarasına yapılması sağlanır.