Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

Transkript

1 Üstünüzü Yönetmek

2 Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Proje Yönetimi Liderlik Geribildirim Etkili fl Yaz lar Sonuç Al c Müzakere Etkin Sunumlar Stres Yönetimi nsanlar kna Etmek Kriz Yönetimi Koçluk Görev Devretmek Kariyerinize Yön Vermek Bir Çal flan flten Ç karmak Zor Etkileflimleri Yönetmek Bir Çal flan fle Almak novasyon Yapmak Performans De erlendirmesi Çal flanlar Gelifltirmek Bütçe Haz rlamak Finans Anlamak De iflimi Yönetmek Stratejiyi Uygulamak Performans Ölçmek Pazarlamay Anlamak Yarat c l Teflvik Etmek Sanal Ekiplere Liderlik Etmek fl Süreçlerini yilefltirmek Stratejik Düflünmek Hedefleri Belirlemek fl Plan Oluflturmak Çal flanlar Elde Tutmak Ekip Yönetimi Müflterinize Odaklanmak Çeflitlili i Yönetmek Yeni Yönetici Olmak

3 Üstünüzü Yönetmek Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

4 ISBN Managing Up Harvard Business School Publishing Corporation, 2008 bzd Yay n ve letiflim Hizmetleri Türkçe yay n haklar Akcal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay m Da t m San. ve Tic. Ltd. fiti. Sertifika no. : Telefon : Faks : e-posta: optimist@optimistkitap.com facebook.com/optimistkitap twitter.com/optimistkitap Optimist yay n no. : 156 Konu : fl-yönetim Çeviren : Melis nan Yay na haz rlayan : Cemal Engin Bas m : Ocak 2009, stanbul 3. Bas m : Ocak 2014 Düzelti : Fevzi Gölo lu Düzenleme : Selim Talay Bask ve cilt : Tor Ofset San. Tic. Ltd. fiti. Sertifika no. : Had mköy Yolu Akçaburgaz Mah. 4. Bölge 9. Cadde 116. Sokak. No: 2 Esenyurt - STANBUL Tel:

5 çindekiler Yönderin Mesaj : Üstünüzü Neden Yönetmelisiniz? 9 Üstünüzü Yönetmek: Temel Bilgiler 11 Üstünüzü Yönetmek Nedir? 13 Üstünüzü yönetmenin avantajlar üzerine yararl bilgiler. Üstünüzü yönetmenin yararlar 14 Üstünüzü yönetmemenin tehlikeleri 16 Yöneticinizle liflki Gelifltirmek 21 Patronunuzla güçlü bir ortakl k oluflturman z için stratejiler. Güç farkl l klar n kabul etmek 22 liflki gelifltirme sürecini nas l yürütebilirsiniz 24 Yöneticinizi anlamak 26 Kendinizi anlamak 27 Beklentileri yönetmek 29 Yöneticinizin hedeflerine katk sunmak 32 çindekiler 5

6 Yöneticinizle letiflim Kurmak 37 Patronunuzla etkin iletiflim kurman za ve anlaflmazl klar ele alman za yönelik fikirler. Yöneticinizin iletiflim tarz n anlamak 38 Üretkenli i art rmak için iletiflim kurmak 41 Dinlemek ve soru sormak 45 Yöneticinize karfl ç kmak 47 Yöneticinizle Müzakere Etmek 53 Patronunuzla birlikte, her ikinizin de kazanaca çözümler gelifltirmeniz için taktikler. Güvenilirli inizi göstermek 54 Öncelikleri belirlemek 59 Stratejik olarak müzakere etmek 60 puçlar ve Araçlar 63 Üstünüzü Yönetme Araçlar 65 Yöneticinizi anlaman za, kendinizi anlaman za, patronunuzla iliflkinizin ne kadar etkin oldu unu denetlemenize ve yöneticinizle etkin müzakere yürütmenize yard mc olacak tablolar. 6 çindekiler

7 Kendinizi S nay n 69 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kere de sonra yapman zda yarar vard r. Test sorular n n do ru yan tlar 75 Notlar 78 Akl n za gelen fikirleri an nda not etmek için kullanabilirsiniz. çindekiler 7

8

9 Yönderin Mesaj : Üstünüzü Neden Yönetmelisiniz? Bir arkadafl n zla laflarken ona, yeni iflinin nas l gitti ini soruyorsunuz. Sizi, Üstümü yönetmeye bafllad mdan beri her fley çok daha iyiye gidiyor diye yan tl yor. Bunun üzerine utan yorsunuz. Size göre üstünüzü yönetmek kula a i renç geliyor ve politik manevra kokuyor. Ancak üstünüzü yönetmek, politik bir oyun de ildir. Aksine, üstünüzle birlikte, her ikiniz için de önemli olan hedefler do rultusunda çal flman za bu hedeflere kendi a rl n z katman za olanak veren bilinçli bir yaklafl md r. Üstünüzü yöneterek patronunuzla üretken bir çal flma iliflkisi kurars n z ve flirketinize de er katmak için güçlü yanlar n z birbirini tamamlayacak flekilde kullan rs n z. Üstünüzü yönetmek için; patronunuzla olumlu, üretken bir çal flma iliflkisinin nas l kurulaca n, patronunuzla etkin bir iletiflimin nas l gelifltirilece ini (yöneticinizin fikirlerine ve önerilerine kat lmamak dahil) ve çal flma önceliklerinin üstünüzle nas l müzakere edilece ini bilmek gibi bir dizi beceride uzmanlaflman z gerekir. Yönderin Mesaj 9

10 Bu k lavuz, bu becerileri gelifltirmeniz için kullan fll tavsiyeler, stratejiler ve pratik araçlar sunuyor böylece sizin kadar patronunuz ve kuruluflunuz da üstünüzü yönetmenin tüm olanaklar ndan yararlanabilecektir. Katie Carlone ve Linda A. Hill, Yönderler Katie Carlone, sat fl ve pazarlama profesyonellerinin performans hedeflerini elde etmelerini sa lamak için araçlar ve çal fltaylar sunma konusunda yirmi y ll k deneyimi olan bir dan flmand r. E itim ihtiyaçlar n analiz eden, tam zamanl ö renim sunan ve yeni ürünlerin piyasaya giriflini h zland ran bilgi yönetimi araçlar gibi etkin ve pratik çözümler gelifltirme konular nda uzmand r. Yirmi y l aflan kapsaml bir alan çal flmas yla Linda A. Hill, günümüzün düzleflen ve gitgide çeflitlenen flirketlerinde etkin yönetim koflullar yaratmada yöneticilere yard mc olmufltur. Harvard flletme Okulu nda profesördür ve Liderlik nisiyatifi nin kurul baflkan d r. Ayr ca, Yönetici Olmak [Becoming a Manager] (Harvard Business School Press) adl çok satan kitab n yazar d r ve Harvard Business School Press in sundu u, Sonuçlar için Koçluk Yapmak ve Astlar n z Yönetmek isimli etkileflimli programlar n içerik uzman d r. 10 Üstünüzü Yönetmek

11 Üstünüzü Yönetmek: Temel Bilgiler

12 Üstünüzü Yönetmek Nedir?

13 Üstünüzü yönetmek, sizin, patronunuzun ve kuruluflunuzun yarar na olan, üzerinde mutab k kal nm fl hedefler do rultusunda yöneticinizle birlikte çal flman za iliflkin bilinçli bir yaklafl md r. Bu, politik bir manevra de ildir; aksine, flirketinize oldu u kadar size ve yöneticinize de yarar sa layacak kararlar alma konusunda yöneticinizi etkileme sürecidir. Üstünüzü yönetmenin yararlar Üstünüzü yönetmek: Ço u insana bu terim manipülasyon, flirketle yak nlaflmak ya da kariyerinde ilerlemek isteyenlerce sergilenen su kat lmad k dalkavukluk kokar. Ancak üstünüzü yönetmek bunlar n hiçbiri de ildir. Tersine, can al c öneme sahiptir ve bunun sa lam gerekçeleri vard r. Üstünü yönetme sanat nda uzmanlaflanlar, yaln zca kendileri için de il ayn zamanda patronlar ve flirketleri için de en iyi ifli ç karmak ad na ihtiyaç duyduklar kaynaklar al rlar. Ayn zamanda, patronlar yla karfl l kl sayg ve anlay fla dayal, sa l kl, üretken bir çal flma iliflkisi yürütürler. Kendilerinin ve yöneticilerinin güçlerini, zay fl klar n, hedeflerini, çal flma tarzlar n ve ihtiyaçlar n bilirler. 14 Üstünüzü Yönetmek

14 Üstünü yöneten insanlar, kendileri ile patronlar n n karfl l kl olarak birbirlerine ba ml olduklar n da bilirler. Peki, bu karfl l kl ba ml l k neye benzer? Patronunuz sizin iflbirli inize, güvenilirli inize ve dürüstlü ünüze ihtiyaç duyar. Ve siz de patronunuzun, flirketinizin kalan yla ba lant lar kurmas na, öncelikleri belirlemesine ve kritik kaynaklar (ister personel, finansman ya da ekipman ister sorumluluklar n z baflarman z için gereken di er kaynaklar) sa lamas na ihtiyaç duyars n z. Ustaca al nd nda üstünüzü yönetmek, yaln zca sorunlar hakk nda konuflmak, onlar yok saymak ya da örtbas etmek yerine sorunlara çözüm gelifltirmek için uygun uzmanl n ve kaynaklar n tümünden istifade ederek yönetim sürecinin bütününü rahatlat r. Yöneticinizle kurdu- unuz güçlü bir iliflki, etkinli inizi art rabilir ve çal flma hayat n z kolaylaflt rabilir. Ayn zamanda flunlar yapman za da yard mc olur: Aran zda aç k bir iletiflim gelifltirir; böylece yöneticiniz, görüfllerinize ve fikirlerinize daha aç k olur. Kuruluflu destekler. Yöneticiniz ve siz, birer partner gibi çal flarak kendi çal flma grubunuzun ötesinde sonuçlar elde etmeye önemli katk lar sunabilirsiniz. Üstünüzü yönetmenin yararlar n flu örnekte daha iyi görebilirsiniz: Resmi bir çal flma tarz olan yeni müdür Sam, gevflek ve daha sezgisel tarzdaki bir ast n n yerine bir baflkas n getirdi. Sam, yaz l raporlar ve planlanm fl top- Üstünüzü Yönetmek Nedir? 15

15 lant lar tercih ediyordu. Astlar ndan biri olan Carla, üstünü yönetmenin önemini biliyordu. Sam in istedi i enformasyon çeflitlerini ve s kl n tespit ederek onun çal flma tarz n gözlemledi. Sam le toplanmadan önce arka plan raporlar n ve toplant gündemlerini ona gönderdi. Sonuç, tüm ekibin performans n art ran oldukça üretken toplant lar ve yenilikçi sorun çözümleri oldu. ki kiflili in karfl laflmas iki kimyasal maddenin temas etmesi gibidir; e er bir tepkime olursa, her ikisi de dönüflür. Carl Jung Üstünüzü yönetmemenin tehlikeleri Yöneticinizle aran zda güçlü bir iliflki olmazsa yanl fl anlamalar ve iletiflim eksikli i, grubunuzun müflterilere hizmet vermede ve ticari hedeflerinizi gerçeklefltirmede kullanaca zaman ve ilgiyi baflka yöne çevirir. E er bu iliflkiyi ihmal ederseniz, sizin ve yöneticinizin hedef ve önceliklerinin aras ndan, taraflardan biri veya her ikisi için düfl k r kl na ve memnuniyetsizli e neden olacak bir uçurum oluflabilir. En iyi ihtimalle sizinle yöneticiniz aras ndaki iletiflim baflar s z olur veya bu iletiflimden mümkün oldu unca kaç n lmaya çal fl l r. Ve de er kaybeden performans de erlendirme oran n z zam, terfi ve kariyer aç - l m flans n z azaltabilir. Üstünüz, etraf n zda dolanarak 16 Üstünüzü Yönetmek

16 sizi çal flmaya zorlanabilir ve size ba l çal flanlar yönlendirmeye bafllayabilir. Sizinle yöneticiniz aras ndaki zay f bir iliflkinin, kuruluflun geneli için de olumsuz sonuçlar olabilir. Yöneticinizle aran zda ortak hedef ve amaçlar için bir taahhüt bulunmazsa, departman n z n veya ekip ve kuruluflunuzun tümünün bilanço sonuçlar zarar görebilir. letiflim bozukluklar, ekibinizde, etkin olman n çok alt nda bir performansla sonuçlanacak yanl fl anlamalara ve düflük bir morale neden olabilir. Ve düflük morale gelince, bu da müflteri iliflkilerini zedeleyebilir. flte, bir kifli üstünü yönetme konusunda baflar s z olursa nelerin gerçekleflebilece ine iliflkin bir örnek: Sam in çal flma tarz n anlamak ve ona uyum sa lamak için elinden geleni yapan Carla y hat rlad n z m? Sam in grubundaki bir baflka yönetici olan Larry, bu flekilde çaba göstermedi. Sam in tarz n fazla kontrollü buldu. Bir toplant - dan ya da sorun-çözümü oturumundan önce Sam e nadiren bir arka plan enformasyonu gönderdi ve Sam le bulufltu unda, ondan gelen beklenmedik sorulara genellikle haz rl ks z yakaland. Toplant lar n verimsiz ve yarars z bulan Sam, en sonunda Larry nin istifa etmesini istedi. fl konular nda yazan Deborah Singer Dobson, Üstünüzü Yönetmek adl kitab nda, insanlar n ço unun üstünü yönetmeyi iyi bir evlili i olmak gibi de iflmeyen bir süreç olarak düflünmeyi elveriflli buldu unu yazar. Dobson, Davran fllar n z, eflinize göre yeterince de ifltirdi inizi söyleyerek ortalarda dolanamazs n z der. Hepimiz, Üstünüzü Yönetmek Nedir? 17