YALIN ARAÇLAR VE PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ. Prof. Dr. Nevzat Kahveci

Transkript

1 YALIN ARAÇLAR VE PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ Prof. Dr. Nevzat Kahveci

2 Yalın Yönetim Tüm süreç adımlarında değer katmayan israfları ortadan kaldırmaktır.

3 Güncel Değer Akış Haritası Süreçte yer alan insan, malzeme ve bilgi bağlantısı kurularak akışının resmedildiği görsel bir araçtır. Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli tüm aktiviteleri kapsar. Hizmette yer alan birimlerin ilişkisini gösterir. İsrafların ortadan kaldırılmaları için planlama yapılmasını sağlar.

4 Değer Akış Haritaları Hizmet alanın izlediği değer akış yolu Hastanın hastane kapısından işi bitene kadar geçirdiği adımlar Hizmet verenin izlediği değer akış yolu Akış haritası çıkarılacak her hizmet üretenin geçirdiği adımlar Tedarikçilerden alınan hizmetin değer akış yolu Temizlik, çamaşır, yemek gibi hizmetlerin her adımı İlaç ve tıbbi cihaz gibi malzemelerin değer akış yolu Malzemenin talep edilmesinden kullanımına kadar geçen tüm adımlar

5 Güncel Değer Akış Haritası %15 %85

6 Değer/İsraf/Zorunlu İsraf DEĞER EVET Yaptığınız iş değer yaratıyor mu? HAYIR İSRAF Bu işi nasıl daha iyi yaparım? UYGULA EVET EVET Tamamen ortadan kaldırabilirmiyim? HAYIR HAYIR Kısmen kaldırabilirmiyim? ZORUNLU İSRAF

7 Problemler Akışı Engelleyen Darboğazlar Bekleme süreleri Doküman sayıları Hasta/Personel hareket mesafesi Akışı Engelleyen Dengesiz İş Yükleri Kurum Dışı Kaynaklı Dengesizlikler Mevsimsel değişikliğe bağlı veya bulaşıcı hastalık dönemleri Randevu saatine uymayan hastalar Kurumsal Kaynaklı Dengesizlikler Taburculuk işlemlerinin aynı saatte yapılması Ameliyathane ilk hasta transportu Yatan hasta ilaç istemlerinin aynı saatte yapılması

8 Yalın araçlar ve problem çözme yöntemleri, israfa son vermek amacıyla hizmet değer akışına odaklanır, örgüt içindeki en önemli değer akışına dikkat etmez!!!!!!! «İnsan Değer Akışı»

9 İNSAN DEĞER AKIŞI YALIN ARAÇLAR ÜRÜN/HİZMET DEĞER AKIŞI PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ YALIN ARAÇLAR VE PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ İKİ DEĞER AKIŞINI BİRBİRİNE BAĞLAR. Ürün/Hizmet Değer Akışı ve İnsan Değer Akışı şirketin örgütsel DNA sını oluşturuyorsa yalın araçlar ve problem çözme yöntemleri bu ikisini birbirine bağlayan koddur.

10 YALIN ARAÇLAR Hücre Tipi Değer Akış Analizi

11 KAİZEN SÜREKLİ İYİLEŞME STATUKO (var olan durumu olduğu gibi korumak) Bu işi nasıl daha mükemmel yapabilirim? İki günü denk olan zarardadır Damlaya damlaya göl olur Bin adıma da bir adımla başlanır Dağ ne kadar yüce de olsa, yol üstünden aşar Hiç Bir Şey Mükemmel Değildir

12 KAİZEN TÜRLERİ Kaizen Yöntemi Sorunların Kapsamı Süre Örnekler Önce/Sonra Kaizen Küçük Saatler ya da günler Hemşire malzeme dolabının 5S ile düzenlenmesi Kaizen Çalıştayı Sistem Kaizen Orta Yaklaşık bir hafta MR devir süresinin kısaltılması, tüm hemşire malzeme dolaplarının standartlaştırılması Büyük 3-6 ay Bir kliniğin yerleşiminin ve hizmet sürecinin yeniden yapılandırılması

13 YALIN ARAÇLAR 5S (DÜZEN ve TEMİZLİK)

14 5S (DÜZEN VE TEMİZLİK) Bütün süreç iyileştirmelerinin başladığı noktadır. Seiri - Sort = Elimine Etme (Gereksiz olanı ortadan kaldırmak) Seiton - Straighten = Organize Etme (Düzenlemek) Seiso - Shine = Temizleme / Denetleme (Kirliliğin Kök-Neden Analizini Yapmak) Seiketsu - Standardize = Standartlaştırma Shitsuke Sustain = Devamı sağlama, ilerleme (5S i çalışma felsefesi yapmak)

15

16

17 YALIN ARAÇLAR STANDART İŞ

18 STANDART İŞ İş ve çalışan için üzerinde anlaşılmış, en iyi ve en güvenilir yöntemlerdir. Standart İş in hedefi; hizmet, kalite, stok ve maliyet konularında değişkenliği, çalışan güvenliği ve sağlığı açısından tehlikeli ve riskli durumları azaltmaktır.

19 YALIN ARAÇLAR GÖRSEL YÖNETİM

20 GÖRSEL KONTROL Anormali normalden ayırarak daha çabuk algılama sağlar. Çalışanlar için problemleri görünür kılarak, hızla müdahale etmeyi sağlar. Andonlar (Işıklı Uyarı Sistemleri) Durumu haber veren sesli, ışıklı uyaranlardır.

21 YALIN ARAÇLAR KANBAN VE ÇEKME SİSTEMİ

22 KANBAN VE ÇEKME SİSTEMİ Kanban: Çekme sisteminde kullanılan stok kontrol kartıdır. Çekme Sistemi Talep edilmeden hiçbir koşulda ürün veya hizmetin üretilmemesidir. Çekme sistemlerinde sonraki süreç önceki süreçten sadece kullandığı hız, miktar ve zamanda talepte bulunur ve değeri çeker. Bu sistemde sınırlı miktarda stok tutulur. Tedavi için ilaca gerek var" Tedarikçi kanbanı İlaçları yerine koymam gerekiyor" Talep kanbanı ilaç istiyorum" Çekme kanbanı Tedarikçi Satın alma Hastane Eczanesi Hemşire

23 YALIN ARAÇLAR HAZIRLIK SÜRESİNİ KISALTMA (SMED, Single Minute Exchange of Dies)

24 HAZIRLIK SÜRESİNİ KISALTMA Birinci işin bitiminden ikinci işin başlamasına kadar arada geçen sürenin kısaltılması Zorunlu israfının azaltılması Kaynağın daha verimli kullanımı Daha fazla hasta veya çalışana zaman Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık süresini 10 dakikanın altına indir

25 YALIN ARAÇLAR HATA ÖNLEYİCİ DÜZENEKLER (POKA-YOKE)

26 HATA ÖNLEYİCİ DÜZENEKLER (POKA-YOKE) Hata yapmayı önleyen, hataya imkan vermeyen tasarım ve yöntemler Hatalar; Unutkanlık Yanlış anlama Tanımlama, algılama hataları Tecrübesizlik Kuralları boş vermek Dalgınlık Yavaş hareket Şaşkınlık Bilerek yapılan hatalar

27 HATA ÖNLEYİCİ DÜZENEKLER (POKA-YOKE) Etiket üzerine doğru yönü gösteren okun çizilmesinden sonra etiketin ters yapıştırılması sonucu ortaya çıkan hatalar %45 den %7 ye düşüyor. Dosya sırasının karıştırılması sonucu ortaya çıkan hatalar bir çizgi ile ortadan kaldırılabilir. Karışmaması ve aynı yerde bulunması gereken şişelerin faklı renk şekilde olması

28 İNSAN DEĞER AKIŞI YALIN ARAÇLAR ÜRÜN/HİZMET DEĞER AKIŞI PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ YALIN ARAÇLAR VE PROBLEM ÇÖZME İKİ DEĞER AKIŞINI BİRBİRİNE BAĞLAR. Ürün/Hizmet Değer Akışı ve İnsan Değer Akışı şirketin örgütsel DNA sını oluşturuyorsa yalın araçlar ve problem çözme bu ikisini birbirine bağlayan koddur.

29 PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERİ

30 PROBLEM Kurumun etkinliğini bozarak amacına ulaşmasını veya amaca yönelik çabaları engelleyen, hizmet alanı memnun etmeyen her durumdur.

31 Problemin Tanımı Problemin tanımı, problem çözmenin temel noktasını oluşturur. İyi tanımlanmış bir problem, çözüm için gereken araştırmanın yarısını gerçekleştirmek demektir. Problemin tespit edildiği her yerde bir gelişme fırsatı vardır. Problemleri gizlemek yerine çözüm için harekete geçmek gereklidir. Bir problemin ancak %15 i görünür diğer kısmı araştırıldıkça ortaya çıkar buna buzdağı ilkesi denir.

32 Problem Çözme Yöntem ve Tekniklerininin Sınıflandırılması A-Fikir Üretme Teknikleri 1. Beyin Fırtınası 2. Altı Şapkalı Düşünme Tekniği 3. Kuvvet/Güç Alanı Analizi 4. Odak Grupları 5. Mülakat B-Sürekli Geliştirme Teknikleri 1. PUKÖ Döngüsü 2. 5N -1K Tekniği C- Problem Analiz Teknikleri 1. Akış Diyagramı 2. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramı 3. Pareto Analizi 4. İlgi/Yakınlık Diyagramı 5. Kuvvet/Güç Alanı Analizi D- Önerileri/Nedenleri Önceliklendirme Teknikleri 1. İlişki Diyagramı 2. Etkinlik Analizi E- Karar Verme Teknikleri 1. Nominal Grup Tekniği 2. Çoklu Oylama Tekniği F- Veri Toplama, Veri Analizi ve Değerlendirme Teknikleri 1. Anketler 2. Kontrol Tablosu (çetele) 3. Histogram

33 KÖK NEDEN ANALİZİ

34 KÖK-NEDEN ANALİZİ Bir problemin altında yatan asıl neden(ler)i bulmak için uygulanan bir yöntemdir. Yöntemin temelinde ardı ardına Neden? sorusunu sormak yatar. Hataya neden olan temel nedene ulaşıncaya kadar Neden? sorularına devam edilir. Bir kurumdaki uygulamaları ve yerleşik inançları tartışmak ve anlamak için sistematik bir yöntem sunar. Kişilere değil, sistemlere ve süreçlere odaklanır.

35 5N -1K TEKNİĞİ

36 5N -1K TEKNİĞİ NE? Ne yapılıyor? Ne yapılmalı? NEREDE? Nerede yapılıyor? Nerede yapılmalı? NE ZAMAN? Ne zaman yapılıyor? Ne zaman yapılmalı? NİÇİN? Niçin yapılıyor? Niçin o şekilde yapılıyor? NASIL? Nasıl yapılıyor? Nasıl yapılmalı? KİM? Kim yapıyor? Kim yapmalı?

37 VERİ TOPLAMADA 5N 1K Ne toplanacak? Neden toplanacak? Ne zaman toplanacak? Nereden toplayacak? Nasıl (hangi yöntemle) toplanacak? Kim toplayacak?

38 YALIN ARAÇLAR A3 RAPORU

39 A3 RAPORU Kime Kimden Tarih 1. KONU Konuyu açık olarak anlatın. 2. GİRİŞ Konuyu tam olarak anlatmaya yarayacak bilgileri verin. Problemin kurum hedef ve değerlerini nasıl etkilediğinin belirtin. 5. HEDEF DURUM Önerilen sürecin nasıl çalışacağını açıklayıcı bir şema ekleyin. Ana problemleri çözecek önlemleri işaretleyin veya listeleyin. Gelişim sonrası tahmini fayda/tasarrufu rakamsal olarak belirtin. 3. MEVCUT DURUM Mevcut çalışma şeklini gösteren şema ekleyin. Şemayı herkesin anlayabileceği şekilde açıklayın. Önemli problemleri işaretleyin. Konuyla ilgili verileri/grafikleri ekleyin. 6. UYGULAMA PLANI Hedefe ulaşmak için yapılması gerekenleri, sorumlu ve bitiş süresini içerecek şekilde sıralayın. Gerekli ise maliyeti belirtin. 4. ANA NEDEN ANALİZİ Ana problemleri listeleyin. Ana nedene ulaşıncaya kadar 5 kez neden sorusunu sorun. Her bir neden sorusuna verilen cevapları yazın. 7. TAKİP Etkinlik göstergelerini, sorumlularını ve ölçüm tarihini belirtin. Ölçüm sonuçları sütununu ve takip faaliyetini doldurun.

40 Problem Tanımlama ve Çözme Teknikleri A-Fikir Üretme Teknikleri 1. Beyin Fırtınası 2. Altı Şapkalı Düşünme Tekniği 3. Kuvvet/Güç Alanı Analizi 4. Odak Grupları 5. Mülakat B-Sürekli Geliştirme Teknikleri 1. PUKÖ Döngüsü 2. 5N -1K Tekniği C- Problem Analiz Teknikleri 1. Akış Diyagramı 2. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramı 3. Pareto Analizi 4. İlgi/Yakınlık Diyagramı 5. Kuvvet/Güç Alanı Analizi D- Önerileri/Nedenleri Önceliklendirme Teknikleri 1. İlişki Diyagramı 2. Etkinlik Analizi E- Karar Verme Teknikleri 1. Nominal Grup Tekniği 2. Çoklu Oylama Tekniği F- Veri Toplama, Veri Analizi ve Değerlendirme Teknikleri 1. Anketler 2. Kontrol Tablosu (çetele) 3. Histogram

41 YALIN BİR PROBLEM ÇÖZME METODOLOJİSİ DEĞİL, KÜLTÜR SONUCU OLUŞAN YÖNETİM DİSİPLİNİDİR.

42 Yalın Lider Hizmet eden liderin 10 temel özelliği Dinleme Empati İyileşme Farkındalık İkna Etme Kavramsallaştırma İleri görüşlülük/vizyon Hizmet etme/kahyalık İnsanların gelişimine bağlılık Topluluk oluşturabilme Joseph EE & Winston BE, 2005; Mittal R & Dorfman PW, 2012; Rachmawatia AW & Lantu DC, 2014

43 Güvenilir Olma Kendine Güvenme Hazırlıklı Olma Hedefe Yönelik Kararlı Olma Hesap Adamı İkna Etme Yeteneği İnsiyatif Kullanma İnsaf Sarrafı Olma Çabuk Karar Verebilme Yeteneği İnsana Değer Verme Yaptığı İşe İnanma Kamuoyu Oluşturma Yeteneği Karar Verme Yeteneği Konuşma ve Yazma Yeteneği Liyakat Aşığı Olma Müsamahalı Olma Açık Olma Adam Yetiştirme Bilgi ve Tecrübe Sahibi olma Bilgi Toplama Yeteneği Bilgilendirme Alışkanlığı Kendini Bilme Cesur Olma Çevre Bilincine Sahip Olma Dayanıklı Olma Mükemmeliyetçi Olma Müteşebbis Olma Mütevazi Olma Öğrenme Azmine Sahip Olma Problem Çözücü Olma Sıradışı Olma Sorumluluk Alma Alışkanlığı Strateji Bilincine Sahip Olma Olacakları Tahmin Edebilme Öncü Olma Karşısındakini Dinleme Alışkanlığı Emrivakiye İzin Vermeme Örgütleme Yeteneği Esnek Olabilme Programlı Olma Espri Sahibi Olabilme Vizyon Sahibi Olma Soyut Düşünebilme Yeteneği Yönetme Yeteneği Fedakar Olma Gerçekçi Olma Zaman Mevhumuna Sahip Olma Göreve Talip Olma Zamanlama Yeteneği Prensip Sahibi Olma