ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI STRATEJİK PLANI (2014 / 2018) ADANA 2014
İÇİNDEKİLER SUNUŞ 1 GİRİŞ 2 I.DURUM ANALİZ 2 1-Birimin Tarihsel Gelişimi 2 2-Fiziksel Alt Yapı 2 3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 2-3 4-Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat 3 5- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın sorumluluk alanındaki konular 3-4 6-Kurum İçi Analiz 5 6.1-Birim Teşkilat Şeması 5 6.2-Daire Başkanı, Şube Müdürlükleri Görevleri 6 6.3-İnsan Kaynakları 7 6.4-Sunulan Hizmetler ve Paydaş Analizi 8-15 6.5-Mali Durum 16 6.6-Üstünlükler-Zayıflıklar 16 6.7-Çevre Analizi 16 6.8-Birimin Temel Değerleri 17 II-BİRİMİN GELECEĞİ 17 Misyon Vizyon III-AMAÇLAR, HEDEFLER VE STRATEJİLER 18-19 IV-İzleme Değerlendirme 20
YÖNETİCİ SUNUŞU Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Stratejik Planı, mevcut durumun değerlendirilmesi, geleceğe yönelik olarak hedeflerin belirlenmesi ve gerçekleştirilmesini sağlamak üzere hazırlanmıştır. Birimimizin merkezileşmesinden bugüne geldiği noktayı görebilmemiz, gelecekteki çalışmalarımızı planlayabilmemiz açısından önem arz etmektedir. Bundan hareketle, hedef kitlemizin beklentilerine daha net, çabuk ve hatasız hizmet verebilmek amacıyla hazırladığımız stratejik plan, kurumumuza olduğu kadar bizlere de daha planlı ve etkin bir çalışma ortamı hazırlama konusunda ışık tutacaktır. Gerek kurum içi gerekse kurum dışı iletişimlerimizi güçlendirerek, Üniversitemizin kurumsallaşmasında üzerimize düşen görevleri gerektiği gibi uygulama konusunda dairemiz stratejik planının yararına inanmaktayız. İ.Nazım ALTAN Öğrenci İşleri Daire Başkanı -1-
GİRİŞ Stratejik Plan Hazırlanış Evreleri; I- DURUM ANALİZİ Daire Başkanlığımızın mevcut durumunu ortaya konulması, Geleceğe ilişkin öngörülerin belirlenmesi, Amaçların belirlenmesi, Bu amaçlara ulaştıracak hedeflerin belirlenmesi, Hedefleri gerçekleştirmek üzere izlenecek stratejilerin belirlenmesi, Hedeflerin gerçekleşmesine ilişkin performans göstergelerinin belirlenmesi, İzleme ve değerlendirmenin nasıl yapılacağının belirlenmesi. 1- Birimin Tarihsel Gelişimi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 1987 yılında merkezileşerek Daire Başkanı, Eğitim-Öğretim Şube Müdürü ve Kayıt Not İşleri Şube Müdürlüğü ile alt birimler olarak 4691 öğrenciye 24 personelle hizmet vermeye başlamış olup 2014 yılında öğrenci sayımız 46.000 civarında olup 17 personelle hizmet vermekteyiz. 2-Fiziksel Alt Yapı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Rektörlük Merkez örgütünde ek binada birleştirilmiş zemin ve 1. katlarda hizmet vermektedir. 3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Daire Başkanlığımız personeli Üniversitemiz ön lisans ve lisans öğretim ve sınav yönetmeliği ve diğer yasa ve yönetmeliklerin getirdiği sorumluluk bilinci içerisinde öğrenciler, öğretim elemanları ve ilgili kurum- kişilere hizmet vermektedir. Daire Başkanlığımızda verilen hizmetler bilgisayar ve internet ortamında yapılmakta olup günümüz teknoloji ve gelişmelerini yakından izleyerek gelişen koşullara göre bilgisini teknolojiyle bütünleştirebilmektedir. Birimin idari, eğitim ve araştırma amaçlı kullanılan masaüstü ve taşınabilir bilgisayar sayıları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. BİLGİSAYARLAR ADET Masaüstü Bilgisayar 19 Taşınabilir Bilgisayar 0 Toplam 19-2-
Birimimizin diğer bilgi ve teknoloji kaynakları çeşidi ve kullanım amacına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. İDARİ AMAÇLI (ADET) EĞİTİM AMAÇLI (ADET) Fotokopi Makinesi 3 - - Faks 1 - - Yazıcılar 10 - - ARAŞTIRMA AMAÇLI (ADET) 4-Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nda sunulan hizmetlerin, görev ve sorumlulukların yasal dayanakları aşağıda belirtilmiştir: -657 sayılı Devlet Memurları kanunu -2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu -1111 Sayılı Askerlik Kanunu -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği -Lisansüstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği -Lisans Öğrenimlerini Tamamlamayan veya Tamamlayamayanların Ön Lisans Diploması Almaları veya Meslek Yüksekokullarına İntibakları Hakkında Yönetmelik -Mesleki ve Teknik Eğitim Bölgesi İçindeki Meslek Yüksekokulu Öğrencilerinin İşyerlerindeki Eğitim, Uygulama ve Stajlarına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliği -Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Dil Eğitim-Öğretim ve Yabancı Dille Eğitim-Öğretim Yapılmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik -Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik -Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik -Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payları ve Öğrenim Ücretlerinin Tespitine Dair Bakanlar Kurulu Kararı 5-Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın sorumluluk alanındaki konular aşağıda belirtilmiştir. -Öğrenci kontenjanlarının birimlerden istenerek senatoya sunulması ve YÖK e gönderilmesi -Akademik Takvim hazırlama -Arşiv işlemleri -Askerlik işlemleri -Belge (öğrenci belgesi, transkript vb.) hazırlama, onaylama -Danışmanlık, bilgilendirme -Disiplin işlemleri -Evrak (öğrenci, kurum içi, kurum dışı) işlemleri -Faaliyet Raporu hazırlama -İstatistik hazırlama -İzin (kayıt dondurma) işlemleri -Katkı payı, öğrenim ücreti işlemleri -3-
-Kayıtlar (ilk kayıt, kayıt sildirme) -Mezuniyet, Diploma, Diploma Eki, Diploma işlemleri -Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi (ÖİBS) işlemleri -Çift Anadal Yandal Kontenjanlarının birimlerden istenerek senatoya sunulması ilan edilmesi ve yerleştirme işlemlerinin yapılması -Yatay geçiş kontenjanlarının birimlerden istenerek senatoya sunulması, YÖK na gönderilmesi. -4-
II.KURUM İÇİ ANALİZ 1-Birimin Teşkilat Yapısı İbrahim Nazım ALTAN DAİRE BAŞKANI Veli SANCAR EĞİTİM ÖĞRETİM ŞUBE MÜDÜRÜ Cemile COŞAN KAYIT NOT İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRÜ Makbule DEMİRBİLEK Şef Zeynep ŞAHİN Sekreterlik Ziya GÜLEÇ Evrak Kayıt ve Belge Bürosu İsmail BAKADUR Hizmetli Eğitim Fakültesi CEMİL SÜNGÜLÜ (Birim Sorumlusu) Berfin İRDAY Fen Edebiyat Fakültesi Fadime ÇATLAKKAYA Birim Sorumlusu Mustafa EROĞLU Mühendislik Mimarlık Fakültesi İhsan PARMAK Birim Sorumlusu Arzu AĞOĞLU İktisadi ve İdari Bilimler Fak. Hukuk Fakültesi Salim SEZGİN Birim Sorumlusu Oya MEDDUR Güzel Sanatlar Fak. İlahiyat Fakültesi. Su Ürünleri Fak. Beden Eğt. ve Spor YO Sağlık Hizmetleri MYO Fatma ERDOĞAN Birim Sorumlusu Ziraat Fakültesi Adana Sağlık YO. Kemal CAN Birim Sorumlusu -5-
Öğrenci İşleri Daire Başkanı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı birimlerinin yöneticisi olup, Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılamak, bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek, ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken işleri kontrol etmek ve faaliyet raporlarını istemek,eğitim-öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak, daire bütçesini hazırlatmak ve üst yönetimin onayına sunmak,stratejik plan,brifing,faaliyet raporlarını hazırlatmak ve üst yönetime sunmak, üst yönetim ve genel sekreterin vereceği diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur. Eğitim Öğretim Şube Müdürü -Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın amaçları doğrultusunda sorumlu olduğu birimin iş akışlarını planlamak ve koordine etmek. -Yetkilendirme, görevlendirme yolu ile işgücünü yönetmek. -Gözetim ve denetim mekanizmalarını planlamak ve koordine etmek. -Üniversitemiz içi ve dışı akademik ve idari birimlerle uyumlu ve etkin iletişim sağlamak. -Üniversitenin eğitim öğretim sürecinin düzenli yürütülmesine katkı sağlayacak şekilde, sunulan hizmetlerde etkinlik, verimlilik ve süreklilik sağlamak. -Sorumlu olduğu birimin genel durumunu değerlendirmek, ihtiyaçları tespit etmek, bu konuda yönetimi bilgilendirmek, çözüm süreçlerini yürütmek -Çalışanların memnuniyetini gözetmek. - Güvenli, güncel ve hızlı bilgi sunulmasını sağlamak. -Bağlı kadroların yıllık izin ve mazeret izinlerini takip etmek. - Öğrenci işleri bilgi sistemi programlarının iyileştirilmesi için çalışmak - Gerekli durumlarda Daire Başkanına vekalet etmek. - Yönetim tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek Kayıt Not İşleri Şube Müdürü -Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın amaçları doğrultusunda sorumlu olduğu birimin iş akışlarını planlamak ve koordine etmek. -Yetkilendirme, görevlendirme yolu ile işgücünü yönetmek. -Önlisans, Lisans öğrencilerinin kabul, kayıt, akademik durumları, askerlik, mezuniyet ve benzeri her türlü işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. -Öğrenci belgeleri, transkript, ikamet belgesi, diploma eki, aslı gibidir onayları vb. öğrencilere verilen belgeleri kontrol ederek imzalamak. - Gözetim ve denetim mekanizmalarını planlamak ve koordine etmek. -Üniversitemiz içi ve dışı akademik ve idari birimlerle uyumlu ve etkin iletişim sağlamak. -Üniversitenin eğitim öğretim sürecinin düzenli yürütülmesine katkı sağlayacak şekilde, sunulan hizmetlerde etkinlik, verimlilik ve süreklilik sağlamak. -Sorumlu olduğu birimin genel durumunu değerlendirmek, ihtiyaçları tespit etmek, bu konuda yönetimi bilgilendirmek, çözüm süreçlerini yürütmek. - Çalışanların memnuniyetini gözetmek. - Güvenli, güncel ve hızlı bilgi sunulmasını sağlamak. - Bağlı kadroların yıllık izin ve mazeret izinlerini takip etmek. - Öğrenci işleri bilgi sistemi programlarının iyileştirilmesi için çalışmak. -Gerekli durumlarda Daire Başkanına vekalet etmek. - Yönetim tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. -6-
İnsan Kaynakları İdari personel Birimimizde çalışan idari personelin sayıları aşağıda gösterilmiştir. Birim Adı İdari Kadro Sözleşmeli Personel Sayısı İşçi Sayısı Geçici İşçi Sayısı Toplam Kadro Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 17 17 0 0 0 0 0 GENEL TOPLAM 17 0 0 0 17 İdari personelin eğitim durumuna göre sayısal dağılımı aşağıdaki tablo yardımıyla gösterilmiştir. UNVANI KADRO SAYISI İlköğretim - Ortaokul 1 Lise 4 Ön lisans 1 Lisans 11 Yüksek Lisans - Doktora - TOPLAM 17 İdari personelin hizmet sürelerine göre dağılımı tabloda gösterilmiştir. İDARİ PERSONELİN HİZMET SÜRELERİ 1-3 YIL 4-6 YIL 7-10 YIL 11-15 YIL 16-20 YIL 21 YIL ÜZERİ TOPLAM KİŞİ SAYISI 2 2 1 2 3 7 17 Birimimizin idari personelinin yaş gruplarına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. İDARİ PERSONELİN YAŞ İTİBARİ İLE DAĞILIMI 21-25 YAŞ 26-30 YAŞ 31-35 YAŞ 36-40 YAŞ 41-50 YAŞ 51 YAŞ ÜZERİ TOPLAM KİŞİ SAYISI 2 1 2 4 5 3 17-7-
Sunulan Hizmetler ve Paydaşlar Akademik Takvim Hazırlama Yılda bir kez bir sonraki akademik yıla ait Akademik Takvim taslağı hazırlanır, ilgili akademik birimlerin görüşleri alınır ve Üniversite Senatosuna sunulur. Arşiv İşlemleri Her eğitim öğretim dönemi sonunda mezuniyet işlemleri sonunda ve kayıt sildiren öğrencilerin dosyaları arşive kaldırılır. Askerlik İşlemleri İlgili mevzuat kapsamında askerlik şubelerinden gelen yazılar cevaplanarak, Askerlik Şubeleri/Daire Başkanlıkları ile askerlik çağına gelmiş öğrenciler için EK-C belgesi gönderilir.. Belge Hazırlama, Onaylama Öğrenciler için aşağıdaki belgeler düzenlenir: - Öğrenci Belgesi - Uluslararası Öğrenciler İçin İkamet Belgesi - Transkript (Not dökümü) - Geçici Mezuniyet Belgesi - Diploma - Diploma Eki - Dereceye Giren Mezunlar İçin Başarı Belgesi - Diğer belgeler (İlgili makama vb.) Danışmanlık, Bilgilendirme Öğrenciler, akademik ve idari birimler, mevzuat, mevzuat değişiklikleri konusunda bilgilendirilir. Diploma Denklik İşlemleri YÖK ten gelen denklik yazıları ilgili akademik birimlere iletilir, akademik birimlerden gelen görüşler YÖK e bildirilir. Disiplin İşlemleri İlgili mevzuat çerçevesinde disiplin soruşturması yürütülen öğrencilerin disiplin işlemleri yürütülür, ilgili akademik ve idari birimlerle koordinasyon sağlanır. Evrak (öğrenci, kurum içi, kurum dışı) İşlemleri Öğrencilerle ilgili olarak yazışmalar yapılır. Faaliyet Raporu Hazırlama Yılda bir kez yayımlanan Üniversite Faaliyet Raporunda yer almak üzere öğrencilerle ilgili bilgiler hazırlanır ve ilgili birime iletilir. Yılda bir kez olmak üzere Birim Faaliyet Raporu hazırlanır. İstatistik Hazırlama Öğrencilerle ilgili olarak kurum içi ve dışından talep edilen istatistikler hazırlanır. İzin (kayıt dondurma) İşlemleri Çeşitli nedenlerle kayıt donduran öğrencilerin bilgileri ÖİBS ye işlenir. Katkı Payı, Öğrenim Ücreti İşlemleri Katkı payı ödemekle yükümlü olan öğrenciler ile katkı payından muaf olan öğrencilerin bilgileri ÖİBS ye işlenir.(kredi ve Yurtlar Kurumu, Yurtdışı Akraba Topluluklar Başkanlığı vb.) bilgi alışverişi yapılır, koordinasyon sağlanır. Gerekçeli durumlarda katkı payı iade işlemleri yürütülür. (ilk kayıt, kayıt yenileme, kayıt sildirme) Yılda iki kez olmak üzere (güz, bahar) kayıt organizasyonları (üniversiteye ilk kayıt, kayıt yenileme) yapılır, ilgili birimlerle koordinasyon sağlanır. Kayıt duyuruları yapılır. Üniversiteden çeşitli nedenlerle kayıt sildiren öğrencilerin işlemleri yürütülür. -8-
Mezuniyet, Diploma, Diploma Eki İşlemleri Yılda iki olmak üzere (güz, bahar, mezun adayları tespit edilir, ilgili akademik birimlerle mutabakat sağlanır. Mezuniyeti kesinleşenlerin Geçici Mezuniyet Belgeleri/Diplomaları ve Diploma Ekleri hazırlanır, Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi (ÖİBS, ) İşlemleri Öğrenci işlerinin otomasyonu kapsamında ÖİBS programlarının iyileştirilmesi, geliştirilmesi için BİDB ile düzenli olarak çalışmalar yürütülür. Öğrenci Statülerinin İncelenmesi Yılda iki kez /10 a giren öğrencilerin not ortalama hesaplanır. Öğrenci Temsilcileri Konseyi Seçimleri İki bir kez Öğrenci Temsilcileri seçimi yapılır. Seçim takvimi taslağı hazırlanır, Rektörlük onayına sunulur, üniversite içinde duyuruları yapılır, ilgili birimlerle koordinasyon sağlanır, seçim sonuçları duyurulur. Programlara Başvuru (Yatay Geçiş, Çift Ana Dal, Yan Dal, Özel Öğrenci) İşlemleri Yılda iki kez yatay geçiş, çift ana dal, yan dal, özel öğrenci, başvuru işlemleri yürütülür. Konuya ilişkin bilgiler (kontenjanlar, koşullar vb.) duyurulur, başvurular alınır, ilgili akademik birimlere iletilir, sonuçları duyurulur. Satın Alma İşlemleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın çeşitli satın alma, stoklama vb. işlemleri yürütülür. Staj İşlemleri Çeşitli kurumlardan iletilen öğrenci staj kontenjanları ilgili akademik birimlere iletilir, akademik birimlerden toplanan bilgiler ilgili kurumlara iletilir, kurumlarla koordinasyon sağlanır. Web Sitesi İşletimi Öğrencileri güncel konularda, mevzuat ve mevzuat değişiklikleri konusunda bilgilendirmek amacı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın web sitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca güncellenir. -9-
Paydaş Analizi PAYDAŞLARIN TESPİTİ TABLOSU Hizmet Temel Stratejik Kural Paydaşlar Çalışanlar Alanları Ortaklar Ortaklar Koyucular Rektörlük H H H H İdari Birimler B B B Akademik H H H Birimler Akademik H H H Personel Öğrenciler H H İdari Personel H H H Diğer B B B Üniversiteler YÖK H H H H ÖSYM H H H H Milli Savunma B B B Bakanlığı SGK B B KYK H B B Mezunlar Sağlık Bakanlığı Diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlar H H B B B B H/Herzaman B/Bazen -10-
2013-2014 EĞİTİM-ÖĞRETİM YILI ÖĞRENCİ SAYILARI TOPLAM TIP FFAKÜLTESİ 1502 DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ 437 FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ 3602 EĞİTİM FAKÜLTESİ 5251 GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ 498 HUKUK FAKÜLTESİ 536 İLAHİYAT FAKÜLTESİ 728 İLETİŞİM FAKÜLTESİ 128 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ 5458 MÜHENDİSLİK-MİMARLIK FAKÜLTESİ 6550 ZİRAAT FAKÜLTESİ 2385 SU ÜRÜNLERİ FAKÜLTESİ 328 ADANA SAĞLIK YÜKSEKOKULU 1221 BEDEN EĞTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU 734 KARATAŞ TURİZM İŞLETMECİLİĞİ VE OTECİLİ YÜKSEKOKULU 612 DEVLET KONSERVATUVARI 139 POZANTI MES.YO 261 YUMURTALIK MES.YO. 224 CEYHAN MES.YO 2090 KARAİSALI MES.YO 686 SAĞLIK HİZ.MES.YO 977 TEKNİK BİL.MES.YO. 402 ADANA MESLEK YO 5896 İMAMOĞLU MYO 70 KOZAN MESLEK YO. 1515 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 2291 SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 273 SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 1862 GENEL TOPLAM 46656-11-
2013-2014 EĞİTİM-ÖĞRETİM YILI HAZIRLIK SINIFI ÖĞRENCİ SAYILARI TOPLAM EĞİTİM FAKÜLTESİ 272 FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ 59 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ 707 MÜHENDİSLİK-MİMARLIK FAKÜLTESİ 564 ZİRAAT FAKÜLTESİ 132 KARATAŞ TURİZM İŞLETMECİLİĞİ VE OTELCİLİK YÜKSEKOKULU 121 GENEL TOPLAM 1855 2013-2014 EĞİTİM-ÖĞRETİM YILI ENSTİTÜ ÖĞRENCİ SAYILARI TOPLAM FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 2607 SAĞLIK BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 273 SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 1862 GENEL TOPLAM 4426-12-
2012-2013 YILI ÖĞRENCİ KONTENJANLARI VE DOLULUK ORANI Birimin Adı (1) ÖSYS Kontenjanı (2) ÖSYS sonucu Yerleşen Boş Kalan Doluluk Oranı (%) (2/1) Tıp Fakültesi 265 265 0 100 Diş Hekimliği Fakültesi 85 85 0 100 Fen-Edebiyat Fakültesi 605 468 137 77 Mühendislik Mimarlık Fakültesi 1210 1089 121 90 Ziraat Fakültesi 475 417 58 88 Su Ürünleri Fakültesi 25 8 17 32 Eğitim Fakültesi 842 835 7 99 Hukuk Fakültesi 200 200 0 100 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 1020 1020 0 100 Güzel Sanatlar Fakültesi 110 108 2 98 İletişim Fakültesi 65 65 0 100 İlahiyat Fakültesi 290 290 0 100 FAKÜLTELER TOPLAMI 5192 4850 342 *Sağlık Bilimleri Enstitüsü 173 63 110 36 *Fen Bilimleri Enstitüsü 1492 476 1016 31 *Sosyal Bilimler Enstitüsü 305 305 0 100 ENSTİTÜLER TOPLAMI 1970 844 1126 Adana Sağlık Yüksekokulu 360 360 0 100 Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu 158 145 13 92 Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O. 105 105 0 100 YÜKSEKOKULLAR TOPLAMI 623 610 13 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 480 475 5 99 Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu 180 144 36 80 Adana Meslek Yüksekokulu 1875 1723 152 92 Ceyhan Meslek Yüksekokulu 740 627 113 85 Kozan Meslek Yüksekokulu 565 489 76 87 Karaisalı Meslek Yüksekokulu 270 252 18 93 Yumurtalık Meslek Yüksekokulu 80 72 8 90 Pozantı Meslek Yüksekokulu 120 91 29 76 İmamoğlu Meslek Yüksekokulu 40 39 1 98 MESLEK Y.OKULLARI TOPLAMI 4973 4522 451 Devlet Konservatuvarı 85 18 67 21 DİĞER TOPLAMI 85 18 67 GENEL TOPLAM 12843 10844 1999 84 *Enstitü kontenjanları ÖSYS kontenjanlarına dahil olmayıp, kendi ilan ettikleri kontenjanlardır. -13-
2013-2014 YABANCI UYRUKLU STATÜSÜNDE DEVAM EDEN ÖĞRENCİ SAYILARI TOPLAM TIP FAKÜLTESİ 53 DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ 24 FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ 22 EĞİTİM FAKÜLTESİ 56 GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ 1 HUKUK FAKÜLTESİ 12 İLAHİYAT FAKÜLTESİ 20 İLETİŞİM FAKÜLTESİ 2 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ 74 MÜHENDİSLİK-MİMARLIK FAKÜLTESİ 125 ZİRAAT FAKÜLTESİ 4 SU ÜRÜNLERİ FAKÜLTESİ 1 ADANA SAĞLIK YÜKSEKOKULU 4 BEDEN EĞTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU 1 KARATAŞ TURİZM İŞLETMECİLİĞİ VE OTECİLİ YÜKSEKOKULU 3 DEVLET KONSERVATUVARI - POZANTI MES.YO - YUMURTALIK MES.YO. - CEYHAN MES.YO 2 KARAİSALI MES.YO 1 SAĞLIK HİZ.MES.YO 4 TEKNİK BİL.MES.YO. - ADANA MESLEK YO 1 KOZAN MESLEK YO. 1 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 111 SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 14 SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 30 GENEL TOPLAM 566-14-
2012-2013 EĞİTİM-ÖĞRETİM YILI MEZUN SAYILARI TOPLAM TIP FAKÜLTESİ 137 DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ 34 FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ 536 EĞİTİM FAKÜLTESİ 1191 GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ 53 HUKUK FAKÜLTESİ 68 İLAHİYAT FAKÜLTESİ 175 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ 938 MÜHENDİSLİK-MİMARLIK FAKÜLTESİ 1084 ZİRAAT FAKÜLTESİ 396 SU ÜRÜNLERİ FAKÜLTESİ 78 ADANA SAĞLIK YÜKSEKOKULU 204 BEDEN EĞTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU 175 KARATAŞ TURİZM İŞLETMECİLİĞİ VE OTECİLİ YÜKSEKOKULU 78 DEVLET KONSERVATUVARI 36 POZANTI MES.YO 85 YUMURTALIK MES.YO. 77 CEYHAN MES.YO 484 KARAİSALI MES.YO 123 SAĞLIK HİZ.MES.YO 311 TEKNİK BİL.MES.YO. 74 ADANA MESLEK YO 1235 KOZAN MESLEK YO. 424 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 151 SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 41 SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 249 GENEL TOPLAM 8437-15-
Mali Durum 2013 mali yılı dairemiz bütçesi personel giderleri dahil 772.000,00 TL olup harcama 766.891,20 TL olarak gerçekleşmiştir. ÜSTÜNLÜKLER *Öğrencilerin istediği belgelerin (öğrenci belgesi, askerlik belgesi, not belgesi vb.) anında verilmesi *Elektronik alt yapının olması *Kanunlara ve Yönetmeliklere titizlikle uyulması *Çalışanların paylaşımcı ve özverili olması *Çalışanların iç akademik takvime uymada gösterdiği titizlik *Diplomaların hemen hazırlanarak, mezuniyet sonrası düzenlenen diploma töreninde mezunlarımıza verilmesi *Diploma Eki nin anında verilmesi * ZAYIFLIKLAR *Öğrenci sayısı Üniversitemiz civarında olan diğer üniversitelerin öğrenci işleri daire başkanlığındaki çalışan sayısının, birimimiz mevcudunun en az 2 katı fazla olması *Kadro eleman yetersizliği nedeniyle; a)nitelikli elemanlar yetiştirilememekte b)çalışan başına düşen öğrenci sayısının çokluğu nedeniyle güler yüzlü hizmet verememek c)elektronik haberleşme için nitelikli eleman ayrılamaması nedeniyle haberleşme eksikliği *Birimlerin yönetmelik ve yönergeleri tam olarak bilmemeleri *Başkanlığımız yerleşim alanının ve arşiv odalarının yetersizliği *Teknolojik gelişmelerden yeterince yararlanamamak *Af kanunları ile gelen sorunlu öğrenciler nedeniyle iş yükünün artması Çevre Analizi Tehditler *Mevzuat değişiklikleri nedeniyle birimlere ana faaliyet alanları dışında iş yüklerinin gelmesi *Af kanunları ile gelen sorunlu öğrenciler nedeniyle iş yükünün artması *Fiziki ortamın dış tehlikelere açık olması *Özlük haklarından kaynaklanan personel memnuniyetsizliği Fırsatlar *Doğayla iç içe donanımlı hastane ve kongre merkeziyle sosyal tesislere sahip bir üniversitede bulunmak *Bilgi Teknolojilerindeki gelişmeler -16-
BİRİMİN GELECEĞİ Misyonu Ç.Ü. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı; Eğitim-Öğretim ve ilgili birimler ile eşgüdüm sağlayarak planlanan eğitim-öğretim sürecinin düzenli yürütülmesini sağlamakla birlikte öğrencilere, öğretim elemanlarına ve ilişkide olduğumuz kurumlara bilgi-belge hizmeti sunmak. Vizyonu Gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak, Üniversitemizin ekonomik koşulları çerçevesinde dairemizce sağlanabilen güvenli ve hızlı bilgi belge hizmeti sunan, öğrenci, öğretim elemanı ve çalışanlarının memnuniyetini ön plana çıkararak, ulusal düzeyde örnek oluşturmayı hedefleyen ve hedefine ulaşmış olmak. BİRİMİN TEMEL DEĞERLERİ *Etik değerlere bağlılık *Hesap verebilirlik *Katılımcılık *Şeffaflık *Teknolojiye uyumluluk *Doğru ve Güvenilirlik -17-
AMAÇLAR, HEDEFLER VE STRATEJİLER AMAÇ 1 Danışmanların ve öğrencilerin yönetmelik ile ilgili bilgi eksiklerinin gidermek HEDEF1 Danışmanlar ve öğrenciler için web sayfamızda yönetmelik ile ilgili Bilgi, soru,görüş,öneri formu bölümü zenginleştirilecektir. PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Öğretim elemanı ve öğrenci memnuniyeti *Hata sayısındaki düşüş RAPOR PERİYODU Nitelikli elemanlarla kadromuz güçlendirildiğinde AMAÇ 2 Daha aktif, daha kullanışlı ve estetik görünümlü bir web sayfası hazırlanması HEDEF *Kullanım kolaylığı sağlanması *Daha fazla işlem olanağı *Üniversiteye yakışır bir web sayfasına sahip olunması PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Öğretim elemanı,öğrenci ve paydaş memnuniyeti *Çalışan memnuniyeti RAPOR PERİYODU Nitelikli elemanlarla kadromuz güçlendirildiğinde AMAÇ 3 Kırtasiyeciliğin ortadan kaldırılması HEDEF Başkanlığımız bünyesinde gerçekleştirilen tüm hizmet süreçleri ile ilgili çalışmalar ve programlar yeniden tasarlama yapılması PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Amaca hizmet etmeyen formalitelerde azalma *Kırtasiyeciliğin azaltılması *Çalışan memnuniyeti RAPOR PERİYODU Kamu kurumlarında elektronik kayıtların resmi belge niteliği taşımasının kabul edilmesi ve nitelikli elemanlar ile bu hedefimiz gerçekleşecektir. AMAÇ 4 Evrak giriş-çıkış kontrolü ve takibinin evrak akışı programı ile düzenlenmesi HEDEF *İhtiyaca yönelik yazılımın geliştirilmesi *Evrak defterine işlenen evrak kayıtlarının veritabanında tutulması PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Evrak takibi işlemlerinin hızlanması *Evrak kontrolünün kolaylaşması *Çalışan memnuniyeti RAPOR PERİYODU Gerekli programların yapılması ile bu hedefimiz gerçekleşecektir. AMAÇ 5 Mevcut ofislerimizin ve arşivimizin yetersizliği nedeniyle ek mekan ihtiyacının karşılanması HEDEF Fiziki mekan iyileştirmesi gerçekleştirilecek ve tam gün yaşanabilen bir ortam sağlanacaktır PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Çalışan,öğrenci memnuniyeti -18-
RAPOR PERİYODU Üst yönetimce yeni ve geniş mekan sağlandığı takdirde bu amacımız gerçekleşecektir. AMAÇ 6 Yönetim kapasitesinin geliştirilmesi HEDEF *Yükseltmeler, kıdemin yanısıra verim ve sürekli gelişimi de göz önüne alınarak yapılacaktır PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Çalışan memnuniyeti *Çalışan motivasyonundaki yükselme RAPOR PERİYODU Üniversitemizde görevde yükselme sınavı açıldığı takdirde bu amacımız gerçekleşecektir. AMAÇ 7 Başkanlığımızda çalışan kilit personelin yedeklenmesi HEDEF *Kilit personel tanımı ve sayısı çıkartılacaktır *Yedek personel temini sağlanacaktır PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Çalışan memnuniyeti *Öğretim elemanı ve öğrenci memnuniyeti *Sistemde aksaklık olmaması RAPOR PERİYODU *Devlet memuru alımı ile ilgili hükümet politikaları değiştiği taktirde ve dairemize yeni elemanların görevlendirilmesi durumunda kilit personel yedeklemesi olabilecektir AMAÇ 8 Çalışanlarımızın niteliğinin arttırılması HEDEF *Personele hizmet içi eğitim fırsatları yaratılacaktır PERFORMANS GÖSTERGELERİ *Rahat ve etkin çalışma sisteminin gelişmesi *Yüksek performans *Öğretim elemanı ve öğrenci memnuniyeti *Çalışan memnuniyeti RAPOR PERİYODU *Yeni elemanlarla kadromuz güçlendirildiğinde gerçekleştirilecektir. -19-
İZLEME İzleme, stratejik planın başarılı bir şekilde uygulanması açısından kritik bir öneme sahiptir. Hazırlanan Stratejik Plan, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının 2014-2018 yılları arasında öncelik verdiği amaçları doğrultusunda belirlediği hedefleri ve bu hedefleri gerçekleştirmek için izleyeceği stratejileri göstermektedir. DEĞERLENDİRME Bu plan, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının mevcut durumunu gösteren, faaliyetlerin verimli ve etkili bir biçimde yürütülmesinde izlenecek bir yol haritasıdır. Bütün çalışanlarımızın bu plan doğrultusunda hareket etmesi beklenmektedir. Bu planın Daire Başkanlığımıza katkısı, ancak uygulama süreci içerisinde ortaya çıkacaktır. Daire Başkanlığımızın performansı, periyodik olarak izlenecek, hedeflerden sapmaların nedenleri ve gereken önlemler yıllık olarak Faaliyet Raporunda belirtilecektir. -20-