Prof. Dr. Cavide UYARGİL İ.Ü. İşletme Fakültesi İnsan Kaynakları Yönetimi Anabilim Dalı Performans Yönetimi Sistemi Bireysel Performansın Planlanması Değerlendirilmesi ve Geliştirilmesi 3. Baskı
Yayın No : 2901 İşletme-Ekonomi Dizisi : 585 3. Baskı - Nisan 2013 - İSTANBUL ISBN 978-605 - 377-925 - 4 Cop yright Bu ki ta bın bu ba sı sı nın Tür ki ye de ki ya yın hak la rı BE TA Ba sım Ya yım Da ğı tım A.Ş. ye ait tir. Her hak kı sak lı dır. Hiç bir bö lü mü ve pa rag ra fı kıs men ve ya ta ma men ya da özet ha lin de, fo to ko pi, fak si mi le ve ya baş ka her han gi bir şe kil de ço ğal tı la maz, da ğı tı la maz. Nor mal öl çü yü aşan ik ti bas lar ya pı la maz. Nor mal ve kanu nî ik ti bas lar da kay nak gös te ril me si zo run lu dur. Dizgi : Beta Basım A.Ş. Baskı - Cilt : Pasifik Ofset Cihangir Mah. Güvercin Cad. No: 3 Baha İş Merkezi A Blok Avcılar / İSTANBUL Tel: (0212) 412 17 77 (Sertifika No. 12027) Kapak Tasarım : Gökhan Ayrancı Beta BASIM YAYIM DAĞITIM A.Ş. Himaye-i Etfal Sokak Talas Han No. 13-15 Cağaloğlu - İSTANBUL Tel : (0-212) 511 54 32-519 01 77 Fax: (0-212) 511 36 50 www.betayayincilik.com
ÖNSÖZ III ÖNSÖZ İşletmelerde insan kaynağının stratejik öneminin uygulamacılar tarafından sık sık dile getirilip, vurgulandığı ve akademisyenlerin de stratejik insan kaynakları yönetimi konusunda çok sayıda araştırma ve yayın yaptığı bir dönem içindeyiz. Son otuz yılını oldukça hareketli geçiren insan kaynakları yönetiminin çeşitli fonksiyonlarının da bu gelişmeler doğrultusunda yeni yöntem, yaklaşım, ve bilimsel verilerden yararlandığını görüyoruz. Kitabın ilk baskısında performans değerlendirme, ikinci ve son baskısında da performans yönetimi olarak ele aldığımız insan kaynakları fonksiyonunun, günümüzde işletmeler ve bu konuda çalışan akademisyenler için hala çok çekici ve aynı zamanda da çeşitli güçlükler içeren bir konu olduğunu ifade etmek sanırım hatalı olmayacaktır. Kitabımızın ilk baskısı 1994 yılında çıktığında işletmelerimizde büyük bir heyecan ve ilgi ile kurulan ya da güncellenerek yeniden düzenlenen performans değerlendirme sistemleri, geçen süre zarfında belirli değişimler geçirmiştir. Bu nedenle 2007 yılındaki ikinci baskıda 360 derece geri-besleme, yetkinliklere dayalı performans değerlendirme ve koçluk kavramlarına yer verilerek çalışma yaşamının o günlerdeki ihtiyaçlarına yanıt verecek performans değerlendirme kavram ve yaklaşımları ele alınmıştır. İkinci baskıdan yaklaşık beş yıl sonra yenilenerek çıkan üçüncü baskıda ise, güncel gelişmeler doğrultusunda kitabın bazı bölümleri kısaltılmış, ekip performansının yönetimi gibi bazı yeni konular eklenmiştir. Bu baskıda ayrıca özellikle bu alanda çalışan öğrenci ve uygulamacılara yardımcı olmak amacı ile iki örnek olay, yetkinlikler listesi, yetkinlik tanımları, testler ve tartışma soruları ekler bölümüne dahil edilmiştir. Kitap bir önceki baskısında belirtilen iki temel amacını bu baskıda da korumaktadır: Birinci amaç performans yönetimi alanında yapılacak olan akademik çalışmalarla ilgili olup, özellikle araştırmacıların güncel uygulamalar hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamaktır. İkinci amaç ise uygulamacılara performans yönetimi sürecinin temel hedeflerini yeniden hatırlatarak oluşturacakları sistemlerde ya da iyileştirme çalışmalarında daha sorgulayıcı, objektif, bilimsel ve kurum kültürlerine uygun bir bakış açısı ile konuya yaklaşmalarını önermektir.
IV PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİ Performans değerlendirme konusunda bana bilgi ve deneyim kazandıran ve böylece kitabın oluşması ve güncellenmesinde etkili olan insan kaynakları yönetimi alanında çalışan bütün akademisyen ve uygulamacılara, İ.Ü. İşletme Fakültesi İnsan Kaynakları Yönetimi Anabilim Dalı nın emekli olmuş ya da halen çalışmakta olan bütün öğretim üye ve yardımcılarına ve bu son baskıda kitabın düzeltmelerinde nostaljik duygular yaratarak bana yardımcı olan ilk asistanım Prof. Dr. Gönen Dündar a teşekkürlerimi sunarım. Kitabın bu baskısı için beni yüreklendiren ve destekleyen Propedia Yayın Gurubu Yönetim Kurulu Başkanı Seyhan Satar a, ilgi ve desteği için Gonca Çarpık a ve titiz, yaratıcı ve özenli çalışmaları için Gökhan Ayrancı ya çok teşekkür ederim. Levent, 2013 Prof. Dr. Cavide Uyargil
İÇİNDEKİLER V İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİNDE PERFORMANS YÖNETİMİ SÜRECİ Performans Değerlendirme ve Performans Yönetimi Sistemi...2 Performans Yönetimi Sisteminin Amaçları...4 Performans Yönetimi Sisteminin Temel Unsurları...5 İşletmelerde Performans Yönetimi Sisteminin Kullanım Alanları ve Yararları...6 Performans Yönetimi Sisteminin Kullanım Alanları...6 Stratejik Planlama...6 Ücret-Maaş Yönetimi...7 Kariyer Geliştirme Sistemi...7 Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi...9 İşten Ayırma Kararları...9 İnsan Kaynakları Programlarının Geçerliliğinin Belirlenmesi...10 Performans Yönetimi Sisteminin Yararları...10 Değerlendirenler (Yöneticiler) İçin Yararları...10 Değerlendirilenler (Çalışanlar) İçin Yararları... 11 Organizasyon İçin Yararları... 11 Performans Yönetimi Sisteminin Evreleri...12 Performans Yönetimi Sürecinin Çatışan Hedefleri...14 Organizasyon Hedefleri ile Bireysel Hedeflerin Çatışması...14 Çatışmaların Sonuçları...15 Performans Yönetimi Sürecine İlişkin Tutumlar...16 Değerlendirenlerin (Yöneticilerin) Tutumları...16 Değerlendirilenlerin (Çalışanların) Tutumları...18
VI PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİ BÖLÜM 2 PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİ İlgili Kişi ve Çevrelerin Performans Yönetimi Sisteminden Beklentileri...21 Değerlendirenlerin (Yöneticilerin) Sistemden Beklentileri...21 Değerlendirilenlerin (Çalışanların) Sistemden Beklentileri...23 İnsan Kaynakları Departmanın Sistemden Beklentileri...25 İşçi Sendikalarının Sistemden Beklentileri...26 Değerlendirmelerde Kullanılacak Kriter ve Standartların Belirlenmesi...26 Performans Kriterleri...26 Performans Kriterlerinin Kapsadığı Bilgiler Açısından Sınıflandırılması...27 Performans Kriterlerinde Bulunması Gereken Özellikler...27 Performans Kriterlerinin Kapsamı...28 Performans Kriterlerinin Belirlenmesinde Yararlanılan Yöntemler...29 Performans Standartları...29 Performans Kriteri ile Standart Arasındaki Fark...30 Performans Standartlarının Türleri...30 Değerlendirmelerin Kim/Kimler Tarafından Yapılacağının Belirlenmesi...31 Değerlendirmenin İlk Üst Tarafından Yapılması...31 Kişinin Kendini Değerlendirmesi...33 Değerlendirmenin İş Arkadaşları (Eşitler) Tarafından Yapılması...33 Çalışanın Yöneticisini Değerlendirmesi...34 Değerlendirmenin Müşteriler Tarafından Yapılması...35 360 Derece Geri-Besleme Yaklaşımı...36 360 Derece Geri-Besleme Nedir?...36 Geri-Beslemenin Anonimliği...38 Geri-Beslemenin Kullanım Amaçları...38 Geri-Besleme Sağlayacak Eşitlerin Seçimi...38 Geri-Beslemenin Kişiye Sunuluş Şekli...39 360 Derece Geri-Beslemenin Başarı Koşulları...39 Geri-Beslemenin İş Davranışları ve Farkındalık Üzerindeki Etkileri...42 Performans Değerlendirme Yöntemleri...43 Kişilerarası Karşılaştırmalara Dayalı Yaklaşım...44 Sıralama Yöntemi...44 Zorunlu Dağılım Yöntemi...45 Ortak Performans Kriter ve Standartlarına Dayalı Yaklaşım...47 Değerlendirme Skalalarını İçeren Yöntemler...47 Geleneksel Değerlendirme Skalaları...47 Davranışsal Değerlendirme Skalaları...51
İÇİNDEKİLER VII Kritik Olay Yöntemi...54 İşaretleme Listesi Yöntemi...54 Bireysel Performans Standartlarına Dayalı Yaklaşım...55 Direkt İndeks Yöntemi...55 Standartlar Yöntemi...56 Amaçlara Göre Yönetim...56 Performans Değerlendirme Yöntemlerinin Karşılaştırılması...57 Çeşitli Yöntemlerden Oluşan Karma Yaklaşım...58 Yetkinliklere Dayalı İnsan Kaynakları Yönetimi ve Performans Değerlendirmede Yetkinliklerden Yararlanma...58 Yetkinlik Modellerinin Geliştirilmesinde Kullanılan Yaklaşımlar...59 İşler için Yetkinliklerin Belirlenmesi...61 Yetkinlik Düzeyinin Belirlenmesi...62 Yetkinliklere Dayalı İnsan Kaynakları Yönetimi...63 Yetkinliklere Dayalı Performans Değerlendirmenin Geleneksel Performans Değerlendirmeden Farkı...65 BÖLÜM 3 PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİNİN YÜRÜTÜLMESİ Performansın Planlanması...69 Performans Planlamanın Yararları...70 Performans Planlamanın Başlıca Evreleri...70 İşletmenin/Bölümün Hedeflerinin İncelenmesi...71 Çalışanın İşinin/İş Tanımının İncelenmesi...71 Çalışanın Güçlü/Güçsüz Yönlerinin Belirlenmesi...72 Çalışanın Faaliyette Bulunacağı Çevre Koşullarının İncelenmesi...72 Kesin Performans Planlarının Oluşturulması/Hedef Belirleme Görüşmesinin Yapılması...73 Hedeflerin Konuları...74 Hedeflerde Bulunması Gereken Özellikler...75 Performans Planlamada Dikkat Edilecek Hususlar...76 Planlamanın Sıklığı...76 Performans Planlamada Bazı Muhtemel Sorunlar...77 Performansın Değerlendirilmesi...78 Fiili Sonuçlarla Standartların Karşılaştırılması...79 Sorunun Tanımlanması...81 Sorunun Öneminin Belirlenmesi...82 Sorunun Nedenlerinin Analizi...82 Değerlendirme Sürecinde Yapılan Hatalar...86
VIII PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİ Hale Etkisi...86 Belirli Derecelere/Puanlara Yönelme...88 Yakın Geçmişteki Olaylardan Etkilenme...90 Kontrast Hataları...90 Kişisel Önyargılar...91 Pozisyondan Etkilenme...91 Atıf Hataları...92 Performans Değerlendirmede Güvenirlilik ve Geçerlilik...93 Güvenirlilik...93 Geçerlilik...95 Performans Değerlendirme Görüşmeleri...96 Değerlendirme Görüşmelerinin Davranışsal Özellikleri...96 Değerlendirme Görüşmesi Öncesi Yapılacak Hazırlıklar...98 Değerlendirmeye İlişkin Verilerin Toplanması...98 Görüşmelerin Sıklığı...99 Görüşme İçin Zaman ve Yer Seçimi...100 Çalışanın Görüşmeye Hazırlanması...100 Görüşmenin Planlanması...101 Değerlendirme Görüşmelerinin Yürütülmesi...101 Görüşmenin Amaçlarının Açıklanması ve Uygun Atmosferin Yaratılması...102 Çalışanın Kendini Değerlendirmesi...102 Yöneticinin Çalışanın Performansına İlişkin Görüşlerini İletmesi...103 Gelecek Döneme İlişkin Performansın Planlanması...104 Değerlendirme Görüşmelerinin Başarı Koşulları...104 Performansın Geliştirilmesi...106 Performansın Geliştirilmesinin Önem ve Kapsamı...106 Performans Geliştirmede Uygulanan Stratejiler...109 Personel Danışmanlığı...109 Eğitim Faaliyetleri... 112 Koçluk... 113 İşe Yönelik Değişiklikler...120 Psikolojik Sözleşme ve Performansın Geliştirilmesi...122 BÖLÜM 4 PERFORMANS YÖNETİMİ UYGULAMALARININ BAŞARISINI ETKİLEYEN TEMEL UNSURLAR Ekip Performansının Yönetilmesi...125 Performans Yönetimi Sisteminde Eğitimin Önemi...128 Eğitim Programı Öncesi Dikkat Edilecek Hususlar...129
İÇİNDEKİLER IX Yöneticilere İçin Performans Yönetimi Eğitim Programları...130 Performans Yönetimine İlişkin Bilgi Sağlayan Eğitimler...132 Performans Yönetimine İlişkin Beceri Kazandıran Eğitimler...133 Performans Değerlendirme Sonuçlarının Ücret-Maaş Yönetiminde Kullanılması...134 Performansa Dayalı Ücret Sistemleri...134 Bireysel Ücretin Oluşumunda Performans Değerlendirmenin Önemi...136 Performansa Dayalı Ücret Programlarının Geliştirilmesi...137 Açık Ücret Sınıflarının (Open-Rate Range) Oluşturulması...139 Değerlendirilme Sonuçlarına Göre Çalışanların Gruplandırılması...139 Performans Cetvelinin (Merit-Guidechart) Oluşturulması...140 Performansa Dayalı Ücret Sistemlerinin Uygulanmasında Karşılaşılan Güçlükler...142 Performansın Belirlenmesi ile İlgili Güçlükler...143 Çalışanlar İçin Önemli Olan Ödüllerin Belirlenmesi ile İlgili Güçlükler...143 Performans ile Ödüllerin İlişkilendirilmesindeki Güçlükler...144 Performansa Dayalı Ücret Sistemlerinin Denetimi...144 Performans Değerlendirme ve Örgütsel Adalet...145 Performans Yönetimi Sisteminin Denetimi...148 İlk Değerlendirme Döneminin İzlenmesi...148 Sonraki Dönemlerin Periyodik Olarak İzlenmesi...149 Performans Yönetimi Sisteminden Sağlanacak Verilerle Yapılacak Araştırmalar...149 Tutum Araştırmalarının Performans Yönetimine İlişkin Verilerinden Yararlanma...151 Performans Yönetimi Sisteminde Bilgisayar Teknolojisinden Yararlanma...152 İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Açısından Performans Yönetimi Süreci...153 E-Performans Değerlendirme...154 Güvenirlilik ve Geçerlilik Çalışmaları...154 İnsan Kaynakları Süreçlerine İlişkin Kararların Alınması...155 Performans Yönetiminde Güncel Konular ve Gelişmeler...157 Performans Yönetiminin Örgütsel ve Çevresel Bağlamda Ele Alınması...157 Performans Yönetiminin Stratejik Niteliği...158 Performans Yönetiminin Yasal Boyutu...158 Dipnotlar...159 Kaynakça...165 Ekler...169
X PERFORMANS YÖNETİMİ SİSTEMİ