Belediyelerde Süreç Yönetimi

Transkript

1 Belediyelerde Süreç Yönetimi Taner ERASLAN İç Denetçi "Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kntrl edemez, kntrl edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz" Peter DRUCKER 1. Giriş 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kntrl Kanunu, kamu idarelerinin, kamu kaynağını kullanırken ilgili gider mevzuatına uygun hareket etmelerini benimsemekle birlikte, bu kaynakları, etkili, eknmik ve verimli kullanmalarını da benimsemiştir. Bu yaklaşım, idarelerin mali lmayan işlemlerinin de değerlendirme (faaliyet raprlarıyla) ve denetim (iç/dış denetim ile) alanı içinde lmasını gerektirmektedir. Mali lmayan işlemleri de içeren iç kntrl kavramı ile kamu idareleri, yürüttükleri tüm faaliyetleri etkili, eknmik ve verimli gerçekleştirmeyi sağlayacak bazı çalışmalar yapmak zrundadır. İç kntrl kavramını daha da açmak gerekirse, sadece kntrl faaliyetlerini değil, idarenin rganizasyn yapısını, işleyişini, görev yetki ve srumluluklarını, karar alma süreçlerini kapsayan ve idarenin çalışanlarının tamamının rl aldığı dinamik bir süreç larak da ifade edilmektedir. 1 Kamu idarelerinde iç kntrl sisteminin kurulmasına yönelik birçk mevzuat yayımlanmış lup bu kapsamda yapılması gereken çalışmalardan birisi de süreç yönetimidir. Süreç yönetimine geçiş ile birlikte yürütülen tüm faaliyetler tanımlanır, ölçülür ve denetim için kntrl rtamı yaratılır. Bu çalışmalarda iş akış şemaları hazırlanarak, sistem bir bütün halinde rtaya knulmaya çalışılır. İş akış şemaları hazırlanması, işbirliği ve işbölümü çalışmalarına etkinlik katar, süreçlerde rl alanlar netleştirir, yetki ve srumluluklar belirlenir hatta rtaya çıkan snuçlar perfrmans göstergelerin belirlenmesine bile yardımcı lur. Oldukça önemli lduğunu düşündüğümüz süreç yönetimi çalışmalarının knu edildiği bu çalışmada öncelikle iş akış şemalarının hazırlanmasının yasal bir zrunluluk lup lmadığı değerlendirilecektir. Daha snra süreç yönetimine ilişkin temel bilgilere ve knuyla ilgili çeşitli tanımlamalara yer verilerek, iş akış şemalarının hazırlanmasında izlenebilecek aşamalar açıklanmaya çalışılacaktır. Bununla birlikte çalışmamızda bir uygulama örneği geliştirilmeye çalışılmıştır. Bunu yaparken knunun terik içeriğini ve özel sektör uygulamalarını da göz önünde bulundurulmuştur. Dlayısıyla çalışma süreç yönetiminin bir belediyede nasıl hayata geçebileceği ve süreç yönetimi çalışmalarından neler bekleneceği üzerine daklanmıştır. 2. Süreç Yönetimi Yasal Bir Zrunluluk Mu? Öncelikle şu hususu belirtmek gerekir ki süreç yönetimine geçiş yasal bir zrunluluk lmakla birlikte kesinlikle yasal zrunluluk nedeniyle yürütülmemelidir. Bu çalışmalar idarelere değer katar ve idareleri geliştirir. Bu nedenle yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır ve öncelikle üst yönetim bu çalışmaya kendi yönetim kalitesini geliştirmek amacıyla destek vermelidir sayılı Kanun un 55.maddesinin ikinci fıkrasında, Maliye Bakanlığı tarafından malî yönetim ve iç kntrl süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin belirleneceği, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağı, ayrıca, sistemlerin krdinasynunun sağlanacağı ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verileceği hüküm altına alınmıştır. 1 Üst Yöneticilere Yönelik İç Kntrl ve İç Denetim Rehberi, ( Erişim Tarihi:

2 Bu kapsamda Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kntrl Genel Müdürlüğü nce Üst Yöneticiler İçin İç Kntrl ve İç Denetim Rehberi yayımlanmıştır. Bu rehberde Merkezi Uyumlaştırma Birimi tarafından yapılan düzenlemeler dışında idarelerce; İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlanması, Persnelin görev, yetki ve srumlulukları açık bir şekilde belirlenmesi, Görevlerin bilgili ve yeterli persnel tarafından yürütülmesine önem verilmesi, Kntrl prsedürleri belirlenmesi, Uygun bir iletişim ağı luşturulması, Persnelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılması, Kntrl listeleri ve kntrl öz değerlendirme frmları luşturulması, gerektiği ifade edilmiştir. Ancak, bu nktada şu hususu gözden kaçırmamak gerekir; iç kntrl sadece iş akış şemalarını hazırlamaktan ibaret değildir. İç kntrl genel anlamda yönetim kntrlü lup; faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü larak ele alınması gerekmektedir. 2 Diğer taraftan, e-dönüşüm Türkiye Prjesi Kısa Dönem Eylem Planı 3 ve e-dönüşüm Türkiye Prjesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi de aynı dğrultuda hükümler içermekte lup, merkezi ve yerel kamu idarelerinde süreç yönetimine geçilmesini zrunlu kılmaktadır. Özellikle 04/08/2005 tarih ve 2005/20 sayılı Başbakanlık Genelgesi 4 ile 29/02/2009 tarih ve 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi 5 ayrıntılı bir şekilde süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması, mdellenmesi ve bu çalışmalarda kullanılacak standartlar knularına yer vermektedir. Süreç yönetiminin yukarıda özetlenen mevzuat hükümleri nedeniyle, kamu idareleri için yasal bir zrunluluk lduğu rtadadır. Ancak bu tür çalışmaların mevzuatın gerektirdiği bir çalışma larak algılanması hem beklenen faydaların azalmasını neden lacak hem de çalışanların knu hakkında ayrıntılı ve gerekli bilgileri almasını engelleyecektir. Süreç yönetimi gibi gelişmiş ülkelerde uygulanan birçk teknik ve analizler, öncelikle iyi bir yönetimin varmak istenilen amaçlara varmasını sağlayan araçlardan/tekniklerden birisidir. İyi yönetişim açısından bakıldığında süreç yönetimi, perfrmans ölçümünden, işbirliği ve işbölümü alanlarının tespitine, rl ve süreç sahiplerinin belirlenmesinden mükerrer süreçlerin tespiti ve süreç iyileştirme çalışmalarına kadar bir çk knuda idareye veya üst yönetime yardımcı lmaktadır. Aslında özel sektörde ldukça önemsenen süreç yönetimi, özellikle kamu hizmetinin fiyatlandırma srunu nedeniyle kamu idarelerinde yeterli ilgiliyi görmemekte, uygulanıp uygulanmama knusunda bile tereddütler devam etmektedir. Ancak bu çalışmada bir uygulama ile süreç yönetiminin kamu idarelerine neler kazandırabileceği açıklanmaya çalışılacaktır. 3. Süreç Yönetimine İlişkin Temel Tanımlar NEDEN PERFORMANS ÖLÇERİZ? 1. Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz 2. Snuçları ölçemezseniz, başarı ile başarısızlığı birbirinden ayıramazsınız 3.Başarıyı tespit edemezseniz nu ödüllendiremezsiniz 4. Eğer başarıyı ödüllendirmiyrsanız, büyük ihtimal başarısızlığı ödüllendiriyrsunuzdur 5. Eğer başarıyı tespit edemezseniz, ndan bir şey de öğrenemezsiniz 6. Eğer başarısızlığı tespit edemezseniz, nu düzeltemezsiniz 7. Eğer yaptıklarınızın snuçlarını sunabilirseniz destek bulursunuz Uluslararası Standardizasyn Örgütünün (ISO) luşturduğu bir kalite yönetim standardı lan ISO 9001:2000 de süreç, girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı larak tanımlanmıştır. Bu kapsamda süreç, belirli bir girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren, tanımlanabilen, sınırları knulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir srumlusu lan, fnksiynlar arası ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyet dizini larak da tanımlanmaktadır 6. 2 Kamu İç Kntrl Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kntrl Genel Müdürlüğü nün 04/02/2009 tarih ve 1205 sayılı Kamu İç Kntrl Standartları Knulu Yazısı. 3 Ayrıntılı bilgi için bakınız: 2003/48 sayılı Başbakanlık Genelgesi (2003/48 sayı ve tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır). Ayrıca tarih ve 2003/12 sayılı Başbakanlık Genelgesi de e-dönüşüm Türkiye prjesine yönelik hükümler içermektedir 4 05/08/2005 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır. 5 28/02/2009 tarihli ve sayılı Resmî Gazete de yayımlanmıştır. 6

3 Süreçler işlerin dğal akışını ve birbiriyle lan ilişkilerini rtaya kymayı, süreç yönetimi ise bu akışın şirketin hedeflerine ulaşma yönünde rganize edilmesini amaçlar. 7 Kamu idareleri mevzuat hükümleri dğrultusunda işlemlerini yürütmek zrundadırlar. Dlayısıyla iş süreçlerini nasıl yürütecekleri çğunlukla kendileri dışında belirlenmektedir. Buradan süreç yönetiminin kamu için gereksiz lduğu snucu çıkarılmamalı sadece özel sektörden bazı farklılıklar içerdiğine dikkat edilmesi gerektiği anlaşılmalıdır. Kamuda süreç ve süreç yönetimi şu şekilde tanımlanabilir: Süreç, idarelerin faaliyetlerini yürütürken uymak zrunda ldukları mevzuat ve söz mevzuata aykırı lmamak şartıyla idarelerin rtaya kydukları her türlü düzenleme dğrultusunda, tüm istihdam şekilleriyle ve kamu kaynağı kullanarak yürüttüğü, stratejik planında belirlenen nktaya varmaya yarayan işlemler zinciridir. Süreç yönetimi ise stratejik planı başta lmak üzere idarece varılmak istenen nktaya ulaşılması için süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır. Birçk kamu idaresinde ldukça fazla ve çeşitli faaliyetler yürütülmektedir. Bunlardan hangileri süreç analizine knu lacaktır? Bu süreçleri belirlerken ne gibi ölçütler kullanılacaktır? Belirlenen süreçler nasıl gruplandırılacaktır? Bu srulara çalışmanın snraki bölümlerinde yer vereceğimiz uygulamada da cevap arayacağız. Ancak, gerek süreç yönetimine geçmek isteyen idarelerin knuyla ilgili bazı tanımlamaları bilmesi gerektiğini düşündüğümüzden gerekse srularımıza cevap ararken bu tanımlamalara da yer vereceğimizden aşağıdaki açıklamalara değinmeyi uygun gördük: i. Bir süreç hangi özellikleri taşımalıdır? 8 Tanımlanabilirlik; sürecin temel unsurlarının belirlenebilmesi özelliğidir. Ölçülebilirlik; sürecin perfrmans ölçütleri ile izlenebilme özelliğidir, Yinelenebilirlik; süreci harekete geçiren aynı veya değişen girdilerin işlemesi snucunda luşan çıktının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini sürekli karşılayabilme özelliğidir, Kntrl edilebilirlik; süreç srumlularının sürecin perfrmansı hakkında her zaman için bilgi sahibi labilmesi ve gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi özelliğidir, Katma değer yaratma; sürecin çıktının kalitesi ve çıktıyı kullanan müşterinin tatmini üzerinde lumlu etki yaratabilme özelliğidir, ii. Süreçler nasıl gruplandırılabilir? 9 Temel Süreçler; dğrudan kuruluşun dış müşterilerinden gelen talep üzerine başlayan ve dış müşteriye bir ürün ya da hizmet sunulmasını sağlayan süreçlerdir, Yönetim Süreçleri; tüm süreçlerin rtak hedefler dğrultusunda faaliyetler planlamasını, bunlarla ilgili perfrmans göstergelerinin düzenli gözden geçirilmesi ve raprlanmasını içeren süreçlerdir, Destek Süreçleri; şirket genelinde kaynaklanan en uygun kullanımın sağlanması amacıyla rtak çatı altında tplanmış değişik uzmanlık alanlarından luşur, iii. Süreç hiyerarşisi nasıl tanımlanabilir? 10 7 Arzu Akçal ARAS, Sürdürülebilir Süreç Yönetimi, İstanbul, KALDER Yayınları, 2005, s.1 8 Hasan Emre ÖZAY, Süreçlerle Yönetim Sistemi ve Küçük ve Orta Ölçekli Bir İşletmede Uygulanması, D.E.Ü. Ssyal Bilimler Enstitüsü Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi, İzmir, Hakan TURAN, Arçelik te Süreç Yönetimi Üretim Süreci, 7. Ulusal Kalite Kngresi Tebliğler ve Özgeçmişler Kitabı, Cilt 1, İstanbul, Kasım Burak GÜRCAN, Süreçlerle Yönetim ve Uygulaması, İstanbul Teknik Üniversitesi F.B.E., Basılmamış Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2000, s.15.

4 Ana Süreci Süreçler Alt Süreçler Süreç Adımları Sürecin iş snuçları üzerinde direkt etkisi lan ve stratejik öneme sahip üst seviyede süreçlerdir Süreçleri luşturan ve birbirleriyle etkileşimde lan süreçlerdir. Süreçleri luşturan ve iki veya daha fazla fnksiynu ilgilendiren faaliyetlerdir. Aynı fnksiyn içinde veya birkaç kişi tarafından gerçekleştirilen ve alt süreçleri luşturan faaliyetlerdir. iv. Süreç yönetimi çalışmalarında kullanılan bazı kavramların anlamları nedir? İş Akış Diyagramı: Bir süreç içinde yer alan işlerin ve bu işler arasındaki mantıksal öncelik/snralık/ paralellik ilişkilerinin belli sembller, klar ve açıklamalar kullanılarak şekilsel larak gösterimidir. Kritik süreç: Organizasynun ana hedeflerine ulaşmasında kalite, maliyet ve zaman larak kritik rl ynayan, rganizasynun başarılı ve başarısız lmasında etkin lan süreçlerdir. Birimler arası yatay süreç: Süreçler birden fazla departman veya bölüm üzerinde yürür. Fnksiyn İçi süreç: Yatay süreçlerin, alt süreçleri lup girdiler ve çıktılar aynı departman içindedir. Ölçüt: Perfrmans ile ilgili değerlendirmelerde göz önünde bulundurulması gereken faktörler. Gösterge: Perfrmans ölçütlerini ifade etmekte kullanılan sayısal unsurlar Süreç sahibi: Sürecin tplamının verimli ve snuçlarının dğruluğundan direkt srumlu lan birimdir. Süreç sahibi, değişikliklere önderlik edebilmeli ve bu değişikliklerin sürecin tamamına lan etkisini gözlemleyebilmelidir. Bazen, süreç sahibi için Süreç Yöneticisi terimini kullanırlar. Ancak yönetici terimi işe alma, süpervizörlük, ve mali srumlulukları da içerdiğinden, dğru bir terim değildir. Süreç lideri veya süreç spnsru da süreç sahibi için kullanılan diğer terimlerdir. v. Süreç yönetimi çalışmalarında kullanılan bazı sembllerin anlamları nedir? SEMBOL TANIM ANLAMI Snlandırıcı Karar Nktası Akış Hatları Bağlayıcı İşlemin bitişini gösterir Eşkenarda görülen bir sruya göre süreç iki veya daha fazla yla ayrılır. Her yl Sruya verilen cevaba göre evet veya hayır larak işaretlenir. Süreç elementlerini bağlayan bir yl sürecini temsil eder. Akış hattındaki bağlantıyı belirtmek için kullanılan bir dairedir Belge Standart frm Burada yer verilen tanımlamalar uygulamada standartlaşmayı klaylaştırmakta ve işin teknik/terik içeriğini luşturmaktadır. Birçk yazılım, akış haritalarında kullanılacak sembller gibi standartlar knusunda kullanıcı dstudur. İdareler uygun yazılım dili seçerek, çalışmalarını klaylıkla yürütebilirler. 4. Belediyelerde Süreç Yönetimine Geçiş

5 Süreç Yönetimi; süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, vatandaş ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli adımlarda ölçümler alınarak perfrmansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür. 11 Dlayısıyla hataları bulmak kadar, amaçlara ulaşmada etkisiz ve gereksiz faaliyetleri belirlemek içinde kullanılır. Tutarlı ve arzu edilen snuçları sağlarken üretimi/hizmeti ptimize etmeye çalışan süreçlerin dizaynında bize yardımcı lur. Kurumun vizynu ve stratejisi dğrultusunda mevcut ve gelecekteki beklentilere uygun rta ve uzun vadeli stratejik planlarının lması ancak mükemmel süreçler ile anlam kazanır. Aksi bir durum, mükemmel süreçler ile hayata geçirilemeyen mükemmel hizmetler planlamak lur. İyi tanımlanmış, sahipleri ve srumluları belirlenmiş süreçlerle çalışan kurumlar, sağlayıcılardan alınan ürün ve hizmetlere en dğru teknljiyi uygulayarak, vatandaş için değer yaratan snuçlar üretirler. Süreçlere daklanma vatandaşa daha iyi hizmet sunmayı sağlar ve vatandaş memnuniyetini arttırır. Zaman ve diğer kaynaklar daha iyi kntrl edilebilir, daha etkin kullanılır. Gereksiz tekrarlar (değer katmayan faaliyetler) saptanıp ayıklanabilir. Süreçler bazında fayda maliyet-verimlilik (katma değer) analizi rahatça yapılabilir, perfrmans daha klay izlenebilir. Bilgiye ulaşım klaylığı ve verilere dayalı karar alma imkanı sağlar. Sürekli iyileştirme (PUKÖ döngüsü) uygulamasını klaylaştırır. 12 Belediyelerimizdeki mevcut duruma baktığımızda da süreç yönetimine geçişin sn derece gerekli lduğunu düşünmekteyiz. Çünkü belediyelerimizde; Görevinin Gereklerini Bilen, Nitelikli Persnel Sayısının Yetersizliği, Çalışanların İşlem Zincirinin Tamamını Göremediği, Tek Bir Halkasına Odaklandığı/Uzmanlaştığı, Sistemi Bir Bütün Olarak Algılayamadığı, İşine Hakim Persnelin Bilgi Dukalığı Kurduğu, İşin Sadece Belli Bir Bölümünü Üstlenerek/Öğrenerek Emekli Olan Persnel Bulunduğu, Persnel Rtasynunun Oldukça Güç Olduğu, Persnelin Çalıştığı Alan Dışında Srumluluk Üstlenmek İstemediği, İşin Başlangıcını (Önceki İşlem) => Sürecini (Kntrl Ortamı) => Snucunu Gösteren Rehber Bulunmadığı, Uygulanması Gereken Prsedürlerin Oldukça Değişik Mevzuat Nrmlarında Yayımlandığı, Bir Bütün Halinde Kntrl Nktalarının Ortaya Kyulamadığı, Mevzuatımızın da Hızlı, Ayrıntılı ve Kapsamlı Bir Şekilde Değiştiği, Değişikliklerin Uygulayıcılar Tarafından Takip Edilmesinde Güçlükler Yaşandığı, Bilinen gerçekler larak karşımıza çıkmaktadır. 5. Belediyelerde Süreç Yönetiminin Aşamaları (Uygulama Örneği) Süreç yönetimine geçiş, tüm kademedeki çalışanları içine alan ldukça kapsamlı bir çalışmadır. Bu nedenle dğru bir şekilde yürütülmesi ve istenilen snuçların elde edilebilmesi için öncelikle rl ve srumluluklar belirlenmelidir. Süreç geliştirme ve süreç yönetiminde önerilen rl ve srumluluk şunlar labilir: 13 Rller Üst Yönetim Süreç Sahibi Süreç Ekibi Süreç Yönetimi Srumluluklar 1. Süreç sahiplerini atar. 2. Kalıcı süreç ekiplerini belirler. 3. Süreç ekibinin ölçümlerini izler ve ekibe geri bildirim verir. 4. Süreç sahiplerinden gelen prblemleri çözüme kavuşturur. 5. Süreç perfrmansını gözden geçirir. 6. Süreç iyileştirmeleri tanır/ödüllendirir. 7. Stratejik ve işlevsel değişiklikleri için akış diyagramları kullanır. 8. Bölümler arası kpuklukları giderir. 1. Sürecin üst düzey lideri ve savunucusudur. 2. Sürecin uygun kaynaklara sahip lmasını sağlar. 3. Bölümler arası tartışmaları çözümler. 4. Süreç perfrmansını izler ve üst yönetime raprlar. 5. Süreç iyileştirmelerin uygulanmasını izler. 6. Süreci değerlendirir. 1. Süreç iyileştirmelerini analiz eder ve iyileştirir. 2. Değişiklikleri yapar veya önerir. 3. Bölümler arası knuları süreç sahibine iletir. 11 Süreç Yönetimi ve İç Kntrl Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kntrl Dairesi 12 Süreç Yönetimi ve İç Kntrl Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kntrl Dairesi

6 Süreç lideri 4. Süreç iyileştirmelerini uygular. 5. Süreç perfrmansını izler ve prblemleri giderir. 6. Ölçümlerdeki gelişmeleri izler ve öneriler getirir. 1. Ekip tplantılarını idare eder. 2. Süreç sahibiyle sürekli ilişkide lur. Belediyelerde rl ve srumluluklar belirlendikten snra aşağıda ki aşamaları izleyerek süreç yönetim çalışmaları yürütülebilir; Burada yer verilen aşamalar her kuruma göre değişiklik gösterebilir. Hatta pilt uygulama yapılarak, elde edilebilecek tecrübelerden faydalanılırsa süreç yönetimi daha başarılı yürütülebilir. Yukarıda belirtilen aşamaların sıralaması kurumun tercihine göre değişebilmekteyse de bu aşamalarda yapılması gereken çalışmaları örnek uygulama önerimizle birlikte açıklamaya çalışalım: 1.Aşama: Eğitim; öncelikle üst yönetime mevzuat açısından gerekliliği, yapılırsa değer katacağı kısaca açıklanmalıdır. Tüm çalışanlara daha ayrıntılı eğitimler verilmelidir. Tüm çalışanların neden yapıldığı knusunda tereddütleri kalmamalı, hatta çalışanlara, yazılım rtamından, kullanılacak sembllere kadar ayrıntılı ve teknik eğitimler verilmelidir. Çünkü süreç yönetimi dinamik lup, çalışanlar tarafından sahiplenilecek ve devamlı bir şekilde güncelleştirilecektir. 2.Aşama: Süreçlerin Tanımlanması; Öncelikle birimlerin çalışma yönetmeliği/yönergesi gibi çalışmalar incelenerek faaliyetler, süreçler, alt süreçler şeklinde ağaçlandırılmalıdır. Örneğin; 5. İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ 5.1. Kurumun İnsan Gücü Planlaması ve Plitikası Üzerine Çalışmalar Yapmak Persnel Alım İşlemlerini Yürütmek Memur Alım İşlemlerini Yürütmek İşçi Alım İşlemlerini Yürütmek Sözleşmeli Persnel Alım İşlemlerini Yürütmek Geçici İşçi Alım İşlemlerini Yürütmek Özürlü, Eski Hükümlü ve Terör Mağduru Kapsamında Alım İşlemlerini Yürütmek Açıktan Memur Ataması Persnelin Yer Değiştirme ve Görevlendirme İşlemleri Kurum İçi Görevlendirmeleri Yapmak Kurum Dışı Görevlendirmeleri Yapmak Nakil Gelen Persnel İşlemlerini Yapmak Nakil Giden Persnel İşlemlerini Yapmak Persnel İzinlerini Takip Etmek 5.2. Persnel Özlük İşlemlerini Yürütmek... Burada dikkat edilecek husus, birimlerin süreç kdları için kurumsal kdlama tercih edilerek, yazılım rtamında iyi bir anahtar seçilmiş lacağıdır.

7 3.Aşama: Süreç Sahiplerinin Belirlenmesi, Birimin belirlenen süreci üstlenen şeflik, bür gibi alt unsurlarının tespiti yapılır. Süreç haritalandırma bu alt birimler vasıtasıyla çizilir. 4.Aşama: Süreçlerin Haritalandırılması, Uygun bir yazılım dili seçilerek iş akış şemaları tmasyn rtamına aktarılır. Bu çalışmada öncelikle süreç bilgi kartı luşturulması ldukça önemlidir. Süreç bilgi kartı örneği; Süreç kartının luşturulmasıyla birlikte iş akış şeması çizilebilir. Süreç haritalandırmada, Ne Yapılıyr?, Nerede Yapılıyr?, Ne Zaman Yapılıyr?, Niçin Yapılıyr?, Nasıl Yapılıyr?, Kim Yapıyr? srularına yanıt aranır. Süreç örneği verirsek; Kim Yürütüyr: Memur Persnel Şefliği Kimler Rl Oynuyr: Devlet Persnel Başkanlığı, Başkanlık vs. Nasıl Yürütülür?? Kntrl Nktaları Neler?? Mevzuat Bilgi Ntları Süreç örneğinde de görüleceği üzere, sl üst tarafta süreç sahibi, kimin neyi nasıl yaptığı, süreçte rl sahipleri, bir işlemden önce neler yapıldığı, snraki adımın ne lduğu, işbirliği ve işbölümü alanları gibi ldukça faydalı bilgiler net bir şekilde rtaya knmaktadır. 5.Aşama: Süreç Analizi Yapılması, Süreçler haritalandırıldıktan snra üzerinde analiz yapılması gerekmektedir. Dikkat edilirse, bir aşamada elde edilen snuç, önceki aşamaların tekrar tekrar elden geçirilmesini gerektirebilmektedir. Sürecin iç ve dış müşterileri ile iletişim kurulur. Süreci açıklayacak fnksiynlar arası süreç haritası çizilir. Sürecin değerlendirilmesini sağlayacak ölçütler belirlenir ve veriler tplanır. Süreçte eksik ve yetersiz kalan süreç adımları belirlenir(süreçteki aksaklık ve kpuklukların listesi çıkarılır).

8 6.Aşama: Süreç İyileştirme Çalışmaları Yapılması, süreç yönetiminin en önemli parçası süreçlerin iyileştirilmesidir. Tanımlanan, haritalandırılan iş süreçleri çeşitli nedenlerle yeniden tasarlanması gerekecektir. Süreçlerin iyileştirilmesi aşağıdaki yöntemler kullanılarak yürütülebilir 14 : i. Yeniden yapılandırma; süreç iyileştirme çalışmalarının en kapsamlı yürütülmesidir. Bu çalışmada strateji, süreçler, teknlji, rganizasyn ve kültür birlikte ele alınır. Bu şekilde stratejik plana dayalı gereksiz işlerin rtadan kaldırılması ve gerekli kültürel alt yapının luşturulması sağlanır. Bu yöntemde tmasyn sisteminde değişiklik, süreç sahiplerinde değişiklik, birimler arasında işbirliği ve işbölümü kurulması veya geliştirilmesi gibi yeniden tasarım söz knusu labilir. ii. Sadeleştirme; iş süreçlerinin en az maliyetle, en kısa zamanda snuçlanmasına engel labilecek uygulamaların rtadan kaldırılması, bürkrasi yaratan işlemlerin azaltılması, mevzuatta yapılması yönünde bir düzenleme lmayan çeşitli işlemlerin analiz edilmesi çalışmaları süreç iyileştirme çalışmalarında önemli bir yöntemdir. iii. Katma değer analizi; yapılan tüm faaliyetler rtaya bir değer çıkarmaktadır. Bu mali veya mali lmayan değerin arttırılmasına yönelik çalışmalar yapılmalıdır. iv. Bşlukları ve kpukları giderme; haritalandırılan süreçlerin birimler arasında bağlantılarının kurulması, bittiği düşünülen bir işlemin gerçekten bitip bitmediğinin test edilmesi çalışmalarının yapılması da süreç iyileştirilmesi çalışmaları arasında sayılabilir. Süreç iyileştirme çalışmaları süreklilik gösteren çalışmalardır. Seçilen bir sürecin incelenmesi, iyileştirme yllarının aranması, iyileştirilmiş süreçlerin yeniden tasarımı, uygulanması ve bu çalışmaların değerlendirilerek raprlanması birimlerde devamlı yapılması gerekmektedir. 6. Süreç Yönetimi Belediyelerimize Ne Kazandırır? Süreç yönetimi kurumda/birimde yapılan faaliyetlerin işler bazında rtaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kntrl sağlar. Süreçlerin akış şemaları luşturulacağından, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir. Her bir sürecin sahibi/srumlusu belirlenerek hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde rtaya knur. Her bir sürecin etkin biçimde işleyebilmesi için gerekli girdi ve tedarikçiler, rtaya çıkan çıktılar ve müşteriler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir srun yaşandığında bunun nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir. Süreçlere perfrmans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır. Süreçler için hedefler knulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş lur. 15 Katma değersiz faaliyetler rtadan kaldırıldığı ve islerin bütününün yani tüm bir sürecin etkinliği ölçüldüğünden kaynaklar daha etkin kullanılır hale gelir. Artık, fnksiynlar değil süreçler yani islerin bütünü önemli lduğundan, birimlerin değil süreçlerin amaçlarına daklanılmıştır. Bu sayede de kurum amaçlarına daklanılmıştır. Gereksiz labilecek karar ve naylar kaldırıldığı için hızlı karar alma avantajı yakalanmış lur. Fnksiynel yönetimde, srumlulukların parçalanması snucu luşmuş srumlusu belli lmayan alanlar (gri alanlar) rtadan kalkmış lur. Bilgiye ulaşım klaylığı sağlanmış lur. Süreç yönetimiyle kazanımları özetleyecek lursak 16 ; İş birimleri işlevsel bölümlerden süreç ekiplerine dğru değişir. İşler basit görevlerden çk byutlu işlere değişir. İnsanların rller değişir- kntrl edilenden yetkilendirilene İşe hazırlanma değişir- yetiştirmeden eğitime Perfrmans ölçüm ve ücret plitikalarında dak nktası değişir- faaliyetten snuçlara İlerleme kriteri değişir- perfrmanstan yeteneğe Değerler değişir- kruyucudan üretkene Yöneticiler değişir- amirden antrenör Organizasynel yapı değişir- hiyerarşiden sadeliğe Üst düzey yöneticiler değişir- skr tutucudan lidere Geçilmeye yardımcı lan teknik veya yöntemdir. 7. Snuç Süreç yönetimi gibi çalışmalar idarelere değer katar. Yönetim için ölçme ve kntrl klaylaşır, sistem denetimi yapılabilir. Diğer taraftan yeni kamu mali yönetiminde, kamu kaynağının kullanılması sırasında sadece 14 Arzu Akçal ARAS, a.g.e. s.116 (Kamu idareleri için söz knusu labilecek öneriler tarafımızdan geliştirilmeye çalışılmıştır) Süreç Yönetimi k

9 ilgili gider mevzuatına uygun hareket edilmesi yeterli değildir. İdareler artık bu tür çalışmalarla, iyi yönetilip yönetilmediği, işlemlerinin verimli ve etkin yürütülüp yürütülmediğini kntrl edebilir, daha da önemlisi snraki dönemlerde belirlenen amaçlara varmada neler yapılabileceğini bu çalışmalar yardımıyla rtaya kymaya çalışır. İş akış şemaları kurumsallaşmış rganizasynlarda yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır. Bilgi bu çalışmalarla sayısallaştırılır. Ölçmeye ve haritalandırılmaya çalışılır. Böylelikle her defasında araştırma, öğrenme ve uygulama döngüsünden farklı bir süreç izlenmeye başlanır. Bu çalışmalarla iş önce planlanır. Neyin, nasıl ve kimlerle yapılacağı önceden belirlenir. İdarenin izleyeceği/yapacağı işlemler planlanmış, herkesin anlayabileceği bir rtama aktarılmış ve uygulama klaylaşmıştır. Diğer taraftan, uygulamadan snra yapılacak kntrllerde klaylaşmaktadır. Yukarıda özetlenen nedenlerle süreç yönetimi belediyelerde uygulanmalıdır.