Sayı tayın Performans Ölçümüne li kin Ön Ara tırma Raporu

Transkript

1 Aratırma/nceleme/Çeviri Dizisi Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Aratırma Sacit Yörüker (Kom Bakanı) Levent Karabeyli (Kom. Üyesi) Safiye Kaya (Kom. Üyesi) Baran Özeren (Kom. Raportörü) Eylül 2003

2 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Aratırma Sacit Yörüker (Kom.Bakanı) Levent Karabeyli (Kom. Üyesi) Safiye Kaya (Kom. Üyesi) Baran Özeren (Kom. Raportörü) Eylül 2003

3 Aratırma/nceleme/Çeviri Dizisi: 28 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Mali Yapı ve Denetim Boyutlarıyla Afet Yönetimi Aratırma Sacit Yörüker (Komisyon Bakanı) Levent Karabeyli (Komisyon Üyesi) Safiye Kaya (Komisyon Üyesi) Baran Özeren (Komisyon Raportörü) Sayıtay mensupları için bastırılmıtır. Dizgi ve Mizanpaj Baran Özeren & Gürkan Alpsoy Baskı ve Cilt Sayıtay Yayın leri Müdürlüü Birinci Basım Eylül 2003 TC SAYITAY BAKANLII BALGAT ANKARA Tlf: Fx: sayistay.gov.tr

4 SUNU Kamu kesiminin performansının gelitirilmesinde ve kamusal hesapverme sorumluluk üstlenen Sayıtaylar kendi performanslarının ölçülüp parlamentoya ve kamuoyuna raporlanmasında öncü bir rol oynamaları gerektiinin bilinci içinde hareket etmektedirler. Performansın ölçülmesi gerçekten zor ve karmaık süreçlerin ve mekanizmaların baarılı bir ekilde tasarlanmasını ve etkili bir ekilde uygulanmasını gerektirmektedir. Unutulmaması gereken bir baka nokta da performans ölçümünün kendi baına bir amaç deil, daha iyiye gitmenin bir aracı olduudur. Baka bir ifadeyle, performans ölçüleri yoluyla elde edilen bilgilerin analizlerinden ileriye dönük mesajlar çıkarılmadıı sürece performans ölçümünün de performans bilgisinin de anlamı olmayacaktır. Bakanlıımızca kurulan bir Komisyonca hazırlanan bir aratırma raporunun bu dizi içinde yayımlanıyor olmasını mesleki birikimimize katkı balamında anlamlı buluyor, bu düüncelerle emei geçen bütün mensuplarımıza teekkür ediyorum. Mehmet Damar Bakan

5 çindekiler Sayfa Özet.. 1 Birinci Bölüm: Giri Komisyonun görev çerçevesi Komisyonun önündeki zorluklar ve sınırlılıklar Komisyon çalımalarının yürütülme tarzı ve yararlanılan kaynaklar Komisyonun meseleye genel yaklaımı Hazırlanan raporun ana hatları... 7 kinci Bölüm: Performans Ölçümü le lgili Temel Bilgiler 9 1. Performans ölçümünün tanımı ve amacı 9 2. Performans ölçümünün yararları Performans yönetiminin bir unsuru olarak performans ölçümü Temel kavramlara kısa bir bakı Performans ölçülerinin temel özellikleri Performans ölçü çeitleri 15 Üçüncü Bölüm: Performans Ölçüm Sistemi ve Bu Sistemden Yararlanma Performans ölçülerinin belirlenmesinde dikkate alınacak hususlar Performans ölçülerinin belirlenmesinde ve bunlardan yararlanılmasında yapılan ortak hatalar.. 24 i

6 3. Performans ölçüm sistemi ve aamaları Etkin bir performans ölçüm sistemi için bazı tavsiyeler Performans ölçüm sisteminin unsurları yi bir performans bilgi sisteminin özellikleri Performans ölçümlerinden bir yönetim aracı olarak yararlanma. 30 Dördüncü Bölüm: Performans Ölçümüne likin Bazı Modellerin Ana Hatlarıyla Tanıtımı Program mantıı yaklaımı Genel olarak dengeli skor kart yaklaımı Hizmet giriimleri ve baarılan iler Üçlü bilanço modeli Kalite ödül kriterlerine dayalı öz-deerlendirme modeli.. 37 Beinci Bölüm: Dengeli Skor Kart Yaklaımını Uygulayan Sayıtaylardan Örnekler Avustralya Sayıtayı nın skor kartı ( ) Yeni Güney Galler Sayıtayı nın skor kartı ( ) Viktorya Sayıtayı nın performans ölçüleri Kuzey Territory Sayıtayı nın performans gösterge seti. 49 Altıncı Bölüm: Sonuç. 53 Kurumumuza Yönelik Öneriler Kaynakça 55 ii

7 ekiller Sayfa ekil 1: Performans yönetiminin bir unsuru olarak performans ölçümü.. 12 ekil 2: Performans ölçüleri ile ilgili temel kavramlar ve birbirleriyle balantıları. 15 ekil 3: Performans ölçüm sisteminin aamaları 26 ekil 4: Performans ölçüm sisteminin unsurları. 29 ekil 5: Tipik bir salık programı sonuçlar hiyerarisi. 34 ekil 6: Dengeli bir skor kart oluturulması ekil 7: Kalite ödül modeli ve aırlıklandırılan unsurları. 38 iii

8 iv

9 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Özet Komisyonumuz Sayıtay için hemen uygulamaya konabilir bir performans ölçüm rejimi oluturmanın ya da Sayıtayın faaliyetlerine özgü performans ölçülerinin tespit etmenin güçlüünün farkında olarak bu alanda ileride çalıma yapacakları temel kavramlar ve iyi uygulama örnekleri hakkında bilgilendirmek üzere bir ön aratırma raporu hazırlanmasını doru bir yaklaım olarak görmütür. Esasen Komisyonumuzun görev çerçevesi de bunu gerektirmektedir. Performans ölçümü bir kurumun önceden belirlenen amaçlara ve hedeflere göre ortaya çıkan ürünleri, hizmetleri ve/veya sonuçları birlikte deerlendirmesine yönelik analitik bir süreçtir. Kendi baına bir amaç olmayıp yönetimin karar alma süreçlerinde yararlanmasına elverili bilgiler üretmesine yönelik bir faaliyettir. Performans ölçümü sonucunda elde edilen bilgi kurumun daha etkin biçimde yönetilmesine ve kurum dıına hesapverme sorumluu çerçevesinde gerçekletirilen raporlamaya yardımcı olur. Ancak performans ölçümünün bu amaçları gerçekletirebilmesi için performans ölçülerinin belirli özellikleri taıması gerekir. Daha açık bir ifadeyle, performans ölçüleri; hedeflerle ilgili ve anlamlı, sorumluluklarla balantılı, kurumca kabul edilmi, dengeli, açık, iyi tanımlanmı ve basit, güvenilir, dorulanabilir ve mukayese yapmaya elverili ve maliyet ehven olmalı; ters etkiler ya da sonuçlar dourmamalıdır. Genel bir ifadeyle, performans ölçüleri kavramı bir amaca ulaılmasında dorudan bilgi salayan, performans göstergeleri ise dolaylı bilgi veren ölçümlemeler için kullanılmaktadır. Performans ölçüleri ve performans göstergeleri birbirinden farklı terimler olmakla birlikte, çou zaman aynı anlama gelmek üzere birbirinin yerine kullanılabilmektedir. Keza Performans ölçümü kavramı da sıklıkla hem ölçüleri hem de göstergeleri ihtiva edecek ekilde kullanılmaktadır. Performans ölçülerinin girdi, çıktı, sonuç, verimlilik, tutumluluk, etkinlik, kalite ve finansal ölçüleri olmak üzere pek çok çeidi bulunmaktadır. 1

10 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Performansın ölçülmesi gerçekten zor ve karmaık süreçleri ve mekanizmaları gerektirmektedir. Bu nedenle etkili bir performans ölçüm sisteminin tasarlanmasından söz edilmektedir. Böyle bir sistem faaliyetlerin ve hedeflerin doru ekilde belirlenmesi, uygun performans ölçü setinin tespit edilmesi, verilerin toplanması, analiz edilmesi, raporlanması ve izlenmesi unsurlarından olumaktadır. Kukusuz bu süreç birkaç yıllık istikrarlı ve sabırlı çabaları gerektirmektedir. Ayrıca ölçüm sisteminin baarısı için bazı temel meselelerin balangıçta göz önünde bulundurulması ve sistemin süreklilik temelinde gözden geçirilip deerlendirilmesi iin tabiatı gereidir. Öncelikli meseleler yönetimin taahhütte bulunması, sorumluluk daıtımı ve koordinasyon salanmasıdır. Performans bilgisi hedefler, planlar ve amaçlarla balantılı olarak fiilen gerçekletirilen iler hakkında deerlendirme yapmada yararlanılan ve sistematik biçimde toplanan nitel ve nicel bilgiyi ifade etmektedir. Performans bilgi sistemi ise performans bilgisinin süreklilik temelinde elde edilmesinin ve bu bilgiden yararlanılmasının sistemli biçimde yönetilmesidir. Gerek performans ölçüm sistemi ve gerekse performans bilgi sistemi olarak adlandırılan sistemler kurumların yönetim ya da karar alma mekanizmalarının alt sistemlerini olutururlar ve ana sistemle bütünleik olmalıdırlar. Öte yandan performans ölçüleri yoluyla elde edilen bilgilerin analizlerinden dersler çıkarılmadıı sürece ne performans ölçümünün ne de performans bilgisinin anlamı olmayacaktır. Performansın ölçülmesi ilerin iyiye gitmesini salamalıdır. Performans ölçümü konusunda pek çok model veyahut da daha iyi yönetmek ve daha baarılı yönetim için tasarlanan sistemlerinin her birinin performansı ölçmeye dönük yaklaımları bulunmaktadır. Bu çerçevede Program Mantıı Yaklaımı, Dengeli Skor Kartı Modeli, Sunulan Hizmetler ve Baarılan ler Yaklaımı, Üçlü Bilanço Modeli ve Kalite Ödül Kriterine Dayalı Özdeerlendirme Modeli önemli üstünlükleri olan modeller ve yaklaımlar olarak öne çıkmaktadır. 2

11 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Dengeli Skort Kartı yaklaımı ilke olarak tek baına hiçbir ölçünün performansı sergilemeyeceinden yola çıkmakta ve kurumun müteri, i süreçleri, yenilenme ve finansal alanlardaki perspektiflerini esas olarak dengeli performans ölçüleri belirlenmesi gerektii sonucuna ulamaktadır. Bu yaklaımın dengeli biçimde performansı sergileyebilme özellii nedeniyle Gelikin sayıtayların önemli bir kısmı bu modeli uygulamaktadır. Avustralya ve Avustralya nın eyaletlerinden Yeni Güney Galler, Viktorya ve Kuzey Territory nin yüksek denetim kurumlarının performans ölçümü alanında yararlandıkları Dengeli Skor Kartı yaklaımı bizim için de zengin deneyimler sunmaktadır. Gelikin ülke sayıtayları tarafından performans ölçümü konusunda giderek yaygın biçimde uygulama alanı bulan dengeli skor kartı modeli Komisyonumuzca da Sayıtaya uygulanabilir iyi bir uygulama örnei olarak deerlendirilmitir. Performans ölçülerinin belirlenmesi ya da performans ölçüm sistemlerinin kurulması ve dahası bu sistemin dier yönetim sistemleri ile bütünletirilmesi zaman alıcı, zor, karmaık, tekrarlayıcı ve uzun soluklu bir çalımayı gerektirmektedir. Bu nedenle, Sayıtayın performans ölçüm sisteminin dengeli skor kartı yaklaımına göre ekillendirilmesi ve önemli sonuç alanlarında elverili performans ölçülerinin ya da göstergelerinin saptanması amacıyla daimi bir çalıma grubu kurulması yararlı olacaktır. Söz konusu çalıma grubu Dünyadaki gelimeleri ve yenilikleri izleyip bu bilgileri kurum içinde uyarlamaya çalımalı, elde ettii bilgileri kurum dıında çeitli platformlarda dier kamu kuruluları ile paylaıp deerlendirmeli ve ayrıca Türkiye deki Kamu Harcama Yönetimi Reformu balamında yürütülen çalımalara performans ölçümü balamında katkı salayabilmelidir. 3

12 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 4

13 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Birinci Bölüm Giri 1. Komisyonun görev çerçevesi Komisyonumuz Bakanlık Makamının tarih ve Gen.Sek.Yrd.2001/ /3667 sayılı onayıyla, Baka yüksek denetim kurumlarının performans ölçüm rejimleri konusunda bilgilenerek kendi perspektifimiz açısından ölçüm rejimimizin oluturulması yönünde ön aratırma yapmak üzere görevlendirilmi olup ibu rapor bu görev çerçevesinde hazırlanmıtır. 2. Komisyonun önündeki zorluklar ve sınırlılıklar Performans ölçülerinin belirlenmesi ya da performans ölçüm sistemlerinin kurulması ve dahası bu sistemin dier yönetim sistemleri ile bütünletirilmesi zaman alıcı, zor ve karmaık bir çalımayı gerektirmektedir. Ayrıca performans ölçümü konusunda ülkemizde zengin bir deneyimin bulunmayıı Komisyonumuzun çalımaları açısından ciddi bir engel oluturmutur. Öte yandan performans ölçümü ülkelerin ve kamu kurumlarının ihtiyaçları çerçevesinde uygulamanın getirdii deneyimlerle sürekli olarak gelimekte olan bir alandır. Pratiin getirdii yeniliklere ve gelimelere açık böylesi çetrefil bir konuda kullanılan terimler ve kavramlar da farklılaabilmektedir. Literatürde önceleri performansla ilgili bir konu olarak ele alınan ölçüm meselesi zaman içinde performans yönetimi kavramının içinde bir unsur olarak deerlendirilmeye balanmıtır. Kimi ülke deneyimlerinde dengeli performans ölçü setlerinden söz edilirken kimilerinde de performans ölçüm sisteminin kurulması öne çıkan bir konu olmutur. 5

14 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Keza bazı kamu kurulularında performans ölçümünün raporlanması kavramı, bazılarında ise performans bilgisinin raporlanması terimi kullanılmakta olup bu balamda performans ölçüm sistemleri yerine performans bilgi sistemleri ön plana çıkmaktadır. Konunun üst boyutunu ise kamu kurumlarının veya bir bütün olarak kamu kesiminin performans ölçüm sistemlerinin performans bilgi sistemleri ve dahası yönetim bilgi sistemleri ile balantılarının kurulup bütünletirilmesi meselesi oluturmaktadır. Literatürde kullanılan terimler, kavramlar ve bunların içeriklerindeki farklılıklar ve çeitlilikler de Komisyonumuzu zorlamıtır. 3. Komisyon çalımalarının yürütülme tarzı ve yararlanılan kaynaklar Komisyonumuz 6 Kasım 2001, 22 Kasım 2001, 3 Aralık 2001 ve 24 Aralık 2001 tarihlerinde toplam 4 toplantı yapmak suretiyle meseleyi tartııp raporunu hazırlamıtır. Bu toplantılarda; performans ölçüleri/göstergeleri, performans ölçüm sistemleri, performans bilgisi, performans raporlaması ve dengeli skor kartı gibi konuyla ilgili temel kavramlar hakkında bilgi edinmek üzere; Sayıtay yayınları arasında yayımlanan Performans Ölçümü ve Performans Denetimi, Performans Ölçüm Rehberi, Performans Bilgisine Yönelik yi Uygulama Prensipleri, Performans Ölçümü: Performans Denetimlerinde Aratırılması Gerekenler balıklı kitaplar incelenmi, Internet aracılııyla literatür taraması yapılarak Raporun Kaynakça bölümünde gösterilen ngilizce dokümanlar gözden geçirilmi, Results-Oriented Government: A Guide to Stratejic Planing and Performance Measurement in the Public Sector (Government of Alberta.), Performance Indicator: A Practical Guide (Victoria) ve Key Performance Indicator (New South Wales) balıklı dokümanların ilgili bölümleri ile Performance Information for Management and 6

15 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Accountability Purposes (Tasmania) dokümanı dilimize kazandırılarak irdelenmi; Ayrıca Avustralya, Viktorya, Yeni Güney Galler ve Kuzey Territory Sayıtaylarının kurumsal planları ve yıllık faaliyet planları gözden geçirilerek deerlendirilmitir. 4. Komisyonun meseleye genel yaklaımı Komisyonumuz Sayıtay için hemen uygulamaya konabilir bir performans ölçüm rejimi oluturmanın ya da Sayıtayın faaliyetlerine özgü performans ölçülerinin tespit etmenin güçlüünün farkında olarak bu alanda ileride çalıma yapacakları temel kavramlar ve iyi uygulama örnekleri hakkında bilgilendirmek üzere bir ön aratırma raporu hazırlanmasını doru bir yaklaım olarak görmütür. Esasen Komisyonumuzun görev çerçevesi de bunu gerektirmektedir. 5. Hazırlanan raporun ana hatları Raporun Giri balıklı bölümünü takip eden kinci Bölümünün amacı performans ölçümünün ne olduunu ve bundan ne amaçla yararlanıldıını ortaya koymak ve performans ölçümünün genel resim içindeki yerini belirlemektir. Bu bölümde ayrıca konuyla ilgili ana kavramlar ve bazı terimler üzerinde durulmakta, performans ölçüleri/göstergeleri ve çeitleri hakkında bilgi verilmektedir. Üçüncü Bölüm performans ölçüm sistemi ve bu sistemden yararlanma konusuna ayrılmıtır. Performans ölçülerinin belirlenmesinde göz önünde bulundurulması gereken hususlar ve yapılan ortak hatalara deinilerek performans ölçüm sisteminin aamaları ve unsurları üzerinde durulmaktadır. Etkin bir performans ölçüm sistemi ile iyi bir performans bilgi sisteminin özellikleri de bu bölümde ele alınmaktadır. 7

16 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Daha sonraki iki bölümde ise performans ölçümüne ilikin bazı ölçüm modellerine ana hatlarıyla deinilip Dengeli Skor Kart yaklaımı üzerinde durulmakta ve bu modeli uygulayan Sayıtaylardan örnekler verilmektedir. Raporun son bölümü ise Sayıtayların ve dier ülke deneyimlerinin ııında Kurumuz açısından performans ölçümünde dikkat edilecek bazı hususlara ve önerilere ayrılmıtır. 8

17 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu kinci Bölüm Performans Ölçümü le lgili Temel Bilgiler 1. Performans ölçümünün tanımı ve amacı Performans ölçümü bir kurumun önceden belirlenen amaçlara ve hedeflere göre ortaya çıkan ürünleri, hizmetleri ve/veya sonuçları birlikte deerlendirmesine yönelik analitik bir süreçtir. Daha teknik bir ifadeyle, bir kurumun kullandıı kaynakları, ürettii ürünleri ve hizmetleri, elde ettii sonuçları takip etmesi için düzenli ve sistematik biçimde veri toplaması, bunları analiz etmesi ve raporlaması süreci olarak tanımlanabilir. Uygulayıcılar açısından ise bir kurum tarafından veya bir program içinde yürütülen faaliyetlerin rakamsal olarak ifade edilmesi anlamına gelmektedir. Bir kuruluun yürüttüü faaliyetlerde hedeflenen sonuçlara ulaıp ulaamadıı, hizmetlerinin verimli, etkin ve tutumlu bir düzeyde gerçekleip gerçeklemedii hususlarının deerlendirilmesinde performans ölçümü önemli bir yönetim aracı olarak ilev görür. Performans ölçümünden elde edilen bilgi Hedefimiz nedir?, Arzuladıımız ve elde ettiimiz sonuçlar nelerdir?, Baarılı olduumuzu nasıl anlarız?, Bu baarıları verimli, etkili ve tutumlu bir biçimde mi elde ediyoruz? ve Ürettiimiz hizmetler müterilerimizi ve paydalarımızı ne ölçüde memnun ediyor? gibi soruların cevabını arayan yöneticilere yapacakları deerlendirmelerde katkı salamaktadır. Performans ölçümü kendi baına bir amaç olmayıp gerektiinde karar alma sürecinde yararlanmaya elverili ve güvenilebilir bilgileri 9

18 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu salamaya yönelik bir faaliyettir. Performans ölçümü genel anlamda bir kuruluun (bir programın, bir hizmetin ve bir bölümün) yaptıı ileri daha iyi anlamasına ve performansını gelitirmesine yardımcı olur. Salıklı bir performans ölçümünden kurum faaliyetlerinin arzulanan sonuçları ne ölçüde yerine getirdiine ilikin bir deerlendirme yapmaya imkan vermesi beklenmektedir. 2. Performans ölçümünün yararları Performans ölçümü bir yanıyla günümüzde giderek yaygın olarak kullanılan bir yönetim aracıdır, dier yanıyla da hesapverme sorumluluunun önemli mekanizmalarından da birini oluturmaktadır. Performans ölçümüne yönelik bilgiye iki nedenle, kurum içi ve kurum dıı amaçlar bakımından, ihtiyaç duyulur. Baka bir deyile, performans ölçümü sonucunda elde edilen bilgi kurumun daha etkin biçimde yönetilmesine ve kurum dıına hesapverme sorumluu çerçevesinde gerçekletirilen raporlamaya yardımcı olur. Bu nedenle, hesapverme sorumluluunun yerine getirilmesine yönelik raporlarda kullanılacak bilgiler için yapılan ölçümlerle kurum yönetiminin yararlanması amacıyla yapılan ölçümlerin açık biçimde birbirinden ayrılması performans bilgisinden faydalanılmasında önemli bir husustur. Performans ölçümünün yararları u ekilde sıralanabilir: Yöneticilere kurumlarını daha iyi yönetmeleri için elverili bilgiler salar. Yönetim uygulamalarının gelimesini, baka bir deyile yöneticilerin önceden belirlenmi sonuçlara ulamak üzere programlarını daha etkili biçimde yürütmelerini salar. 10

19 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Planlar, programlar ve süreçlerde ortaya çıkan problemlere iaret etmek suretiyle çözümler gelitirilmesine yani süreklilik temelinde bir gelime salanmasına yardımcı olur. Kurum çalıanları ile kurum performansı arasında balantı kurar ve onların hesapverme yükümlülüklerini yerine getirmede güven duymalarını salayarak onları motive eder. Bütçe hazırlama sürecine açıklık getirmek suretiyle, desteklenecek faaliyetlere ihtiyaç duyulan kaynakların aktarılmasına ve ayrılacak fonların belirlenmesine yardım eder. Dıa dönük raporlama yoluyla kamuoyunun ilgisinin kurum hizmetlerine çevrilmesini, böylece kurum hizmet kalitesinin artmasına katkıda bulunur. Programların daha anlaılır olmasına ve böylece vatandalara karı hesapverme sorumluluunun yerine getirilmesine zemin hazırlar. Politikaların, planların ve programların deerlendirilmesi bakımından politika belirleyenlere ve karar verenlere yardımcı olur. 3. Performans yönetiminin bir unsuru olarak performans ölçümü Performans yönetimi nihai olarak kurumların hesapverme sorumluluuyla ilgili bir mesele olup kurumun ürettii çıktıları ve ulatıı sonuçları yönetmesini ifade etmektedir. Bu balamda, kurumsal performansın etkin ekilde yönetilebilmesinde performans ölçülerinin tespit edilmesi önemli bir rol oynar. Tekrarlanan ve döngüsel bir süreç olarak performans yönetimi ve unsurları aaıdaki biçimde tasvir edilmektedir: 11

20 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu ekil 1: Performans yönetiminin bir unsuru olarak performans ölçümü Stratejik Amaçların ve Hedeflerin Saptanması yilemeye Yönelik Önlemler Alınması Performans Ölçülerinin Belirlenmesi Bilginin Raporlanması Somut Hedeflerin Tespit Edilmesi Bilginin Elde Edilmesi 4. Temel kavramlara kısa bir bakı Performans ölçüleri ve performans göstergeleri birbirinden farklı terimler olmakla birlikte, çou zaman aynı anlama gelmek üzere birbirinin yerine kullanılabilmektedir. Keza, Performans ölçümü kavramı da sıklıkla hem ölçüleri hem de göstergeleri ihtiva edecek ekilde kullanılmaktadır. Genel bir ifadeyle, performans ölçüleri bir amaca ulaılmasında dorudan bilgi salayan, performans göstergeleri ise dolaylı bilgi veren ölçümlemeler için kullanılmaktadır. Göstergeler, çou zaman ölçülerin alt seti olarak kabul edilmekte ve performansı daha alt düzeyde ölçebilmektedir. 12

21 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Performans ölçüleri Performansın bazı boyutlarının dorudan, net ve eksiksiz biçiminde rakamsal olarak ifade edilmesidir. Hedeflere karılık hizmetlerin ne kadar iyi yürütüldüünü gösteren sayısal ifadelerdir. Örnein; ameliyat edilen hasta sayısı, okuma-yazma kursunu bitirenlerin sayısı, trafik kazalarındaki azalı oranı gibi. Performans ölçüleri esasen yapılmak istenilenlere ilikin standartları, somut hedefleri ya da kıyasları (benchmarks) yani ulaılacak nirengi noktalarını kapsar. Standartlar önceden belirlenmi mükemmellik düzeyleri olup performansın veya mükemmelliin asgari düzeyini ifade eder. Somut hedefler ise kurum içinde oluturulmu standartlar olup önceki yıllara ilikin sonuçlara dayanır. Kıyaslar sektörde en iyi performansı gösteren verilerden salanabilir. Performans göstergeleri Göstergeler dolaylı ölçüler olup dorudan ölçüm yapmanın zor olduu, açık ve kesin ölçümlemelerin yapılamadıı veya kesin bir sebep-sonuç ilikisinin kurulamadıı durumlarda çıktı ve performansla ilgili birtakım bilgiler vermektedir. Göstergeler kurum faaliyetinin deiik yönlerini ölçen dorudan ölçüler arasındaki ilikiden türetilir ve bir dizin, bir oran, birim baına bir ölçü eklinde veya bir baka karılatırma eklinde ifade edilir. Bunlar, ölçülen performansı daha alt düzeyde karılamaktadır. Örnein, baımlılık yaratan ilaç alıkanlıını önleme projesinin etkinlik göstergesi olarak yasadıı ilaçların karaborsa fiyatı veya sosyal yardım kurumunca salanan hizmetin kalitesi bakımından yardım parası alanların tatmin düzeyi. Kamu sektöründe nihai etkileri ölçmek öyle dursun, çıktıları ölçme güçlüü dikkate alınırsa göstergelerin daha fazla kullanıldıı söylenebilir. 13

22 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 5. Performans ölçülerinin temel özellikleri Performans ölçülerinin: Hedeflerle ilgili ve anlamlı, (Misyon, amaç ve hedeflerle dorudan ilgili ve anlamlı bilgiler vermesi) Sorumluluklarla balantılı, (Belirli bir performans standardının baarılmasından sorumlu olan birimle eletirilmesi ve performansı deerlendirecek olanlar ve hesap verecek olanlar tarafından ortaklaa belirlenmesi ) Kurumsal olarak kabul görmü, (Kurum içinde politika ve bütçe kararlarının alınmasında yararlanılması) Dengeli, (Performans hakkında net bir tablo ortaya koyması bakımından farklı ölçü türlerini içermesi) Açık, iyi tanımlanmı ve basit, (Kolayca anlaılması, kolay hesaplanması, kolay yorumlanması, yanlı anlamalara meydan vermemesi) Güvenilir, güncel ve zamanlı, (Dayandıı verilerin doru ve inanılır olması; verilerin doru olması ile zamanında veri üretilmesi adasında denge kurulması) Karılatırılabilir, (Kurum içi ve kurum dıı karılatırmalara ve yıllarla ilgili mukayeselere elverili olması) Dorulanabilir, (Veri toplanmasına/üretimine ilikin süreçler kuku uyandırmaması ve açık biçimde belgelendirilmesi) Maliyet etkin (Verilerin toplanma ve ilem görme maliyetlerinin kabul edilebilir ve makul olması) olması gerekir. Öte yandan, performans ölçülerinden; Ters etki yaratmaması (olumsuz, istenmeyen veya yararsız eilimleri tevik etmemesi) beklenir. 14

23 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 6. Performans ölçü çeitleri Performans ölçüleri çok farklı kategorilerde sınıflandırılmaktadır. Genellikle, bir sürecin mantıken ilemesine dayalı olan ve yaygın olarak yararlanılan sınıflamaya göre be tür performans ölçüsü bulunmaktadır: girdi, çıktı, sonuç, verimlilik ve kalite ölçüleri. Kamu kurumlarındaki çıktıların ve sonuçların farklı özellikler taıması ve farklı grupların ilgilerinin de deiik alanlara yönelmesi nedeniyle tutumluluk, etkinlik ve finansal ölçüler de zaman zaman yukarıda belirtilen beli ölçü grubunun içine girebilmektedir. Farklı grupların varlıı ve ilgileri performansın deiik yönleri üzerinde younlaılmasına yol açmaktadır. Örnein yöneticiler, verimlilie ve yıllık hedeflere ulamaya, politikacılar maliyetlere ve politika hedeflerine ulamaya, tüketiciler, müteriler ve hizmetten yararlananlar da hizmet kalitesine ilgi duyarlar. Bu nedenle performansın deiik boyutlarını ölçen ölçüler üzerinde kısaca durulmasında yarar bulunmaktadır. ekil 2: Performans ölçüleri ile ilgili temel kavramlar ve birbirleriyle balantıları Dı Etkiler Kaynaklar Girdiler Çıktılar Sonuçlar TUTUMLULUK VERMLLK ETKNLK MALYET ETKNL 15

24 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Girdi ölçüleri (Kullanılan kaynaklar) Belli bir ürünü veya hizmeti üretmek için gerekli olan kaynak miktarını gösterir. i yapmak için hangi kaynaklara sahip olduumuz ve hangi kaynaklara ihtiyacımız olduu sorusuna cevap verir. Bu ölçüler hizmet salanmasının toplam maliyetini, kullanılan kaynakların miktarını ve/veya bileimini ya da hizmete duyulan talebi gösterir. Örnekler; Programın müterisi olmaya hak kazananların sayısı Hizmetten yararlanmak isteyenlerin sayısı Okuma yazma programına katılanların sayısı Araç sayısı Danıman hizmetlerinden yararlanılabilecek saat sayısı Çıktı ölçüleri (Tamamlanan faaliyetler) Ne üreteceiz ve hangi faaliyetleri bitireceiz sorusuna yanıt arar. Çıktılar programın ne ürettiini belirlemekte yararlıdır. Ancak bu ölçüler programın amaçlarına ulaıp ulamadıını, sunulan hizmetlerin verimli ve kaliteli olup olmadıını göstermez. Belli hizmet taleplerine yanıt vermek için ne kadar personel/zaman tahsis edildiini gösteren i yükü ölçüleri en yaygın olarak kullanılan çıktı ölçüleridir. Örnekler Verilen ruhsat ve lisansların sayısı Muayene edilen gemilerin sayısı Tedavi edilen hastaların sayısı Bakımı yapılan yolların uzunluu Yazılan rapor, ilam sayısı 16

25 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Sonuç ölçüleri (Ulaılan sonuçlar) Hangi sonuçlara ulaıldıı sorusunu yanıtlar. Amacın birkaç yılda gerçekletirilmesi söz konusu deil ise hem orta dönemli hem de uzun dönemli sonuçlar ölçülebilir. Yöneticiler, politikacılar, müteriler, paydalar genellikle sonuç ölçüleriyle ilgilidir. Çünkü müteri ihtiyaçlarının ve payda beklentilerinin ne ölçüde karılandıını gösterir. Çıktı ölçüleri ile sonuç ölçüleri sık sık birbirine karıtırılır. Kurumun ya da programın ne kadar baarılı olduu ile (sonuç ölçüsü) ne kadar i yaptıı (çıktı ölçüsü) birbirinden farklıdır. Örnekler: Araçların gaz emisyonlarındaki azalma yüzdesi Kızamık vakalarındaki azalma yüzdesi Turist sayısındaki artı yüzdesi Eitim programına katılanlardan i bulanların yüzdesi 17

26 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Performans ölçüleri ile ilgili toplu örnekler Girdi Çıktı Sonuç Verimlilik Kalite Okuma yazma kursuna katılan yetikinlerin sayısı Türkiye de halihazırdaki okuryazarlık oranı Yetikinlere yönelik okuma yazma kursunu bitiren örencilerin sayısı Kursta 3 üncü sınıf örencilerinin düzeyinde okuma yazma örenenlerin sayısı Okuryazarlık oranında artı yüzdesi Örenci baına maliyet Kursa katılanların sayısının kursu bitirenlerin sayısına oranlanması Kurs içeriinden ve öretmenlerden memnun olan örencilerin yüzdesi Rehabilitasyon hizmeti verilmeye elverili müteri sayısı Rehabilitasy on hizmeti verilen müteri sayısı Rehabilite edilen müteri yüzdesi Rehabilite edilen müterilerin gelirlerinde meydana gelen artı yüzdesi Hizmet verilen müteri baına maliyet Rehabilitasyon hizmeti verilen müteri sayısının bu hizmetin verilmesine elverili olanlara oranı Hizmetten yararlananların ortalama memnuniyet derecesi Ruhsat için bavuranların sayısı Verilen ruhsatların sayısı Uygun artları taıyan kuruluların sayısı Ruhsat ilemleri için gereken zaman Ruhsat ilemlerindeki hataların azalma yüzdesi Verilen ruhsatların birim maliyeti sizlerin i bulmalarına yardımcı olan danıman sayısı Hizmet verilen insan sayısı Asgari ücretin üzerinde ücretle ie yerletirilenlerin sayısı sizlik oranında meydana gelen azalma Danıman baına düen hizmet verilen insan sayısı Kii baına düen danımanlık hizmeti süresi Danımaların ihtiyaçlara uygun ekilde görev yaptıını belirtenlerin yüzdesi 18

27 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Tutumluluk ölçüleri (Kaynakların ne kadar az masrafla kullanıldıı) Tutumluluk ve verimlilik ölçüleri planlanan çıktıların üretilmesinde yararlanılan süreçler, girdilerin ve çıktıların maliyeti hakkında bilgi verir. Tutumluluk, en düük maliyetle uygun kalitede çıktı ve kaynaklar temin edilmesidir. Bir kurum, eer mal ve hizmetlerini mümkün olan en ucuz fiyattan satın alıyorsa tutumlu davranmaktadır. Yaygın olarak kullanılan tutumluluk ölçüleri: kaliteden fedakarlık etmeden rekabetçi fiyat oluumunun sonucu olarak masrafların kısılması; doalgaz, elektrik, telefon gibi kamu hizmetlerinin satın alımındaki tenzilatlardan kaynaklanan mali tasarruflar Verimlilik ölçüleri (kaynakların ne kadar iyi kullanıldıı) Verimlilik, genellikle bir faaliyet için kullanılan girdiler ile üretilen çıktılar arasındaki ilikiyi tanımlamak için kullanılmaktadır. Verimlilik ölçüsü de çıktılar ile girdiler arasındaki ilikiyi ifade etmektedir. Verimlilik ölçüsü üretkenlik ölçüsü olarak da bilinir. Verimlilik ölçüsü maliyet (TL) cinsinden veya her birimin süresi cinsinden ifade edilir. Birim maliyetler verimlilik ölçülerinin yaygın örnekleridir. Programın üretkenlii ve maliyet etkinlii konusunda daha fazla bilgi vermek için genellikle rasyolar kullanılır. Yaygın olarak kullanılan verimlilik ölçüleri; personel baına düen ileme konulmu ikâyet sayısı; bir tazminat ödemesi yapılmasının veya ruhsat çıkarmanın birim maliyeti. Onarılan yolların uzunluu (km) / birim maliyet Mezun olan örenci sayısı/kayıt olan örenci sayısı (Çıktı/Girdi) Bavuruların ilemden geçme süresi/ikayetlerin çözüme kavuturulma süresi (Çıktı/Zaman) Mezun olan örencilerin birim maliyeti/tedavi edilen hastaların birim maliyeti (Çıktı/Maliyet) yiletirilen hastaların birim maliyeti/çocuk ölüm oranlarının azalmasının birim maliyeti (Sonuç/Maliyet) 19

28 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Etkinlik ölçüleri (Hedeflere ne ölçüde ulaıldıı) Etkinlik, bir kurumun hedeflerine ulama derecesidir. Etkinlik, maliyetler dikkate alınmadan ölçümlenir. Etkinlik ölçüleri programın çıktılarının arzulanan sonuçlara yol açıp açmadıına bakar. Etkinliin ölçülmesine çalımak organizasyonun dıında sonuçlar üzerinde etki yaratacak pek çok etkinin bulunması halinde, özellikle, önem taımaktadır. Etkinlik ölçülerini incelerken sonuçları çıktılardan ayırt etmek yararlı olacaktır. Dorudan çıktı kamu kurumunun bir faaliyeti sonucu hemen ortaya çıkan fiziki bir ürün, bir hizmet olup kurum tarafından kontrol edilebilirler Ancak kurumun içinde faaliyette bulunduu ortamın yarattıı etkiler nedeniyle kurumun amaçlarını karılama derecesi bakımından iyi bir gösterge olmayabilir. Sonuçlar, bir politikanın bir bütün olarak toplum üzerindeki genel etkisi olarak tanımlanır. Kurumun sonuçları etkilemede yalnızca sınırlı bir yetenee sahip olduunu belirtmek yararlı olur. Kurum faaliyetlerinin etkinliine dair güvenilir bir gösterge olmasa bile kurum hedeflerinin karılanma derecesi olarak iyi bir gösterge bulunabilir. Yaygın olarak kullanılan ölçüler; Sigara karıtı kampanyalar dolayısıyla sigarayı bırakan tahmini kii sayısı Vergi borçlarının %80 ini toplayan bir vergi idaresi %80 etkindir; Kayıtlara geçen suçların %95 i çözüldüyse suç aydınlanma oranı %95 etkinlii gösterir; Tüm hastalık vakalarını tehis eden bir kanserden korunma programı %100 etkindir. 20

29 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Kalite ölçüleri Hizmet kalitesi süreçlerin, çıktıların ve sonuçların müterilerin ihtiyaçlarını karılama derecesidir. Kalite ölçüleri müterilerin ve paydaların beklentilerinin ve ihtiyaçlarının karılanmasındaki etkinliin ölçülmesidir. Kalitenin ürün kalitesi ve hizmet kalitesi olmak üzere iki yönü vardır. Çou programda her ikisinin birden ölçülmesi ve gösterilmesi gerekebilir. Salık alanında en az bekleme süresinin, hizmete eriilebilirliin, nezaketin yanısıra tıbbi açıdan (örnein önerilen ilaçların beklenen etkiyi yaratıp yaratmadıı) salık hizmetinin kalitesinin de izlenmesi gerekebilir. Yaygın olarak kullanılan hizmet kalitesi ölçüleri: i yerine getirme süreçleri (örnein yazımalar); görme hızı (örnein bir talep için); Hizmet masalarındaki bekleme süreleri veya sıralar (örnein yardım büroları) Finansal ölçüler Bazı kamu iletmelerinin finansal performans ölçüleri bulunabilir. Bu kuruluların kendi ticari faaliyetleri ve birim maliyet hedefleri için ölçüleri ve rasyoları vardır. Çounun nakit akıının idaresi alacaklılar ile borçlulara vaktinde ödeme yapmak bakımından belirli yükümlülükleri bulunmaktadır. Yaygın olarak kullanılan ölçüler; Genel giderlerinin iletme maliyetlerine dahil edilmesi Birim maliyet hedefleri; Ticari faaliyetlerden elde edilen kâr. 21

30 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 22

31 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Üçüncü Bölüm Performans Ölçüm Sistemi ve Bu Sistemden Yararlanma 1. Performans ölçülerinin belirlenmesinde dikkate alınacak hususlar Performansın ölçülmesi zor ve karmaık bir süreçtir. Uygun ölçüm prosedürleriyle güçlendirilmi ölçülerle birlikte geçerli, güvenilir ve dengeli bir performans ölçüleri veya ölçü seti oluturma ve bir ölçüm sistemini uygulamaya koyma birkaç yıllık istikrarlı çalımayı gerektiren tekrarlayıcı bir süreçtir. Performans ölçülerinin belirlenmesi sırasında hesaba katılması gereken bazı meseleler ve atılması gereken adımlar özetle u ekilde ifade edilebilir: Varılmak istenilen hedefle ilgili olarak neyin bilinmesi ve örenilmesi gerektiine karar verme (Neyi ölçeceiz?) Performans hakkında en iyi bilgiyi gösterecek ölçü türü/setini belirleme (Ne ile ölçeceiz?) Ne tür bilgilere ve verilere ihtiyaç duyulduunu saptama (Hangi verileri toplayacaız?) Verilerin nasıl ve kim tarafından toplanacaını planlama (Verileri nasıl toplayacaız?) Ölçümün hangi sıklıkta yapılacaını tespit etme (Verileri hangi sıklıkta toplayacaız?) Ölçüm sonuçlarının nasıl analiz edileceini belirlenme (Verileri nasıl yorumlayacaız?) Ölçüm sonuçlarının nasıl sunulacaını kararlatırma (Kime hangi formatta raporlayacaız?) 23

32 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 2. Performans ölçülerinin belirlenmesinde ve bunlardan yararlanılmasında yapılan ortak hatalar Performans ölçüm sürecinin zor ve karmaık olması kimi zaman benzer hataların yapması sonucunu dourmaktadır. Bu nedenle, performans ölçülerinin belirlenmesinde ve bunlardan yararlanılmasında yapılan ortak hatalara deinmek yararlı olacaktır: Yalnızca kolay ölçülen göstergelere, genellikle de zahmetsizce ulaılabilenlere konsantre olma. Sadece sayısal ölçüler belirleme ve bunlardan yararlanma. yüküne younlama. Ana amaçlardan sapma. Çalıma faaliyet ölçülerinden sanki bunlar performans göstergesiymi gibi yararlanma. Örnein; lem gören vaka/dosya sayısı önemli bir çevresel faktör, baka bir deyile hizmete yönelik talep ölçüsüdür. Bu ölçü hizmetin talebi ne kadar iyi karıladıını yani, ne kadar iyi performans gösterildii belirtmez. Her bir çıktı için yalnızca tek ölçüden yararlanmak suretiyle çıktı performansını ölçme. Çok fazla sayıda göstergeden yararlanma. Dısal faktörleri çok fazla dikkate alma. Hizmeti sunanların performans rakamlarının manipulasyon içermesi. Girdi masrafları için doru biçimde kaynak tahsis etmeme. 24

33 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Kalite deiikliklerini kaydetmeme. Marjinal verimlilikle ortalama verimliliin karılatırılması. Bilginin her zaman eksiksiz veya güncel olamaması. Performans göstergelerinin gözden geçirilmesine ve güncellenmesine yönelik sistematik bir süreç belirleyip uygulamaya koyamama. Performans raporlarına cevaben önlem almama. Konu hakkında bilgi vermeden ve baarılan performans düzeyinin anlamının nasıl yorumlanması gerektii hakkında rehberlik yapmadan performans ölçümünü raporlama. 3. Performans ölçüm sistemi ve aamaları yi bir performans ölçü seti her zaman eksiksiz bir ekilde belirlenmeyebilir. Dahası oluturulan ölçü setinin kurum içinde benimsenip kullanılması her zaman mümkün olmayabilir. Bu nedenle, performans ölçülerinin kurumda olumlu bir etki yaratması ve kurumsal süreçlerde etkili bir rol oynayabilmesi için bir performans ölçüm ve izleme sistemi tasarlanmalı ve performans ölçüleri bu ölçüm sistemi konteksi içinde gelitirilmelidir. Performans ölçüm sistemi temel olarak u aamalardan olumaktadır: Faaliyetleri ve hedefleri doru ekilde belirlemek, Uygun performans ölçüleri tespit etmek, Verileri toplamaya, raporlamaya ve izlemeye yönelik doru sistemleri uygulamaya koymak. 25

34 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu ekil 3: Performans ölçüm sisteminin aamaları Birinci adım: i ve hedefleri doru biçimde gerçekletirmek üzere ölçülebilir rol ve sorumlulukların tanımlanıp belirlenmesi kinci adım: Uygun performans göstergelerini tespit için bu bilgilerden yararlanma Üçüncü adım: Verileri toplama, analiz etme, raporlama ve elde edilen sonuçları izlemeye dönük uygun sistemlerin belirlenip uygulamaya konması 4. Etkin bir performans ölçüm sistemi için yararlı tavsiyeler Etkin bir performans ölçüm sistemi oluturulurken u temel hususlar dikkate alınmalıdır: Liderlerin taahhüdünü salamak Uygun organizasyonel düzeyde liderin taahhüdünün salanması en kritik adımdır. Her çalıma planı her bir temel ile ilgili stratejiler ve ölçülerle birlikte kuruluun amaçlarını da belirler. Kurumları/faaliyetleri/fonksiyonları seçmek nanılırlıı salamak amacıyla sınırlı sayıda kurum veya programlarla balayarak, maliyetler ve kazançlar üzerine bilgi toplayarak ve tam-ölçekli uygulamaya geçmeye çalımalıdır. 26

35 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Koordinasyon için sorumlulukları tespit etmek Performans ölçüm sisteminin oluturulmasında ve izlenmesinde görevler ve sorumluluklar açıkça tespit edilmelidir. Misyonu, hedefleri ve amaçları gözden geçirmek/belirlemek Stratejik planlama gelecekle ilgili öncelikleri tespit etmede ve gelecekle ilgili olarak bilgiye dayalı kararlar vermede çok güçlü bir araçtır. Baarılı ve sonuçyönelimli bir stratejik plan dört temel adımdan oluur: Nereye ulamak istediiniz hakkında bir vizyon gelitirme; Kurumunuzun u anda nerede olduunu deerlendirme; Hedefe nasıl ulaacaınıza karar verme; ve Geliiminizi ölçme. Hedeflere ve amaçlara yönelik geliimi deerlendirecek ölçüler tasarlamak Ölçüleri tasarlarken ilk adım olarak, belki de, dier benzer kurumların ölçülerini gözden geçirmek düünülse de, dier yetkili benzer kuruluların hedeflerinden ve amaçlarından farklı olabileceini de dikkate alarak, performans ölçülerinin kurumunuzun hedeflerini ve amaçlarını göstermesi gerektiinin akıldan çıkarılmaması gerekmektedir. Ölçülebilir performans hedefleri oluturmak Karılatırma temeli olmadan iyi performansı kötü performanstan ayırt etmek zordur. Veri toplama prosedürlerini uygulamaya koymak ve yazılı hale getirmek Neyin ölçüleceini belirledikten sonra ikinci adım nasıl ölçüleceini belirlemektir. Performans verilerini periyodik olarak denetlemek Performans ölçülerinin sadece kurumu haklı çıkarmanın daha karmaık biçimi haline gelmesine karı mücadele etmek için, performans verisinin kesinliini kontrol edecek düzenlemeler getirilmelidir. Performans bilgisini toplamak ve analiz etmek Performans bilgisinin periyodik analizi program faaliyetlerinin yolunda olup olmadıını deerlendirmek için gereklidir. 27

36 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Raporlama prosedürlerini yürürlüe koymak Performans bilgisinin bir düzenlilik temelinde raporlanması; ölçüm sürecinin kurumsallatırılmasına yardımcı olur, performans bilgisinin planlama ve bütçe dönemi ve dier önemli karar verme süreçlerine rastlayan zamanlarda elde edilebilir olmasını salar. Performans ölçüm sistemi ile önemli karar verme süreçleri arasında anlamlı bir balantı kurmak Performans ölçüm çabalarının ürünleri, önemli politika veya yönetim süreçleriyle birletirilmedikçe, bu çabaların sürdürülmesi olası deildir. Performans bilgisinin en yaygın olarak kullanıldıı yerlerden birisi bütçe sürecidir. Performans ölçülerini süreklilik temelinde sadeletirmek Performans ölçülerinin oluumu tek seferde gerçekletirilen bir olay olarak görülmemelidir. En dikkatli ekilde oluturulmu ölçüler bile deien koullara, ihtiyaçlara ve bilgilere ayak uydurabilmek amacıyla zaman zaman yeniden biçimlendirilmek veya deitirilmek durumunda olabilir. 28

37 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 5. Performans ölçüm sisteminin unsurları ekil 4: Performans ölçüm sisteminin unsurları STRATEJ Amaçlar, Hedefler, Eylem Planları DEERLENDRME Performans bilgi sisteminin kendisinin deerlendirilmesi ÖLÇÜLER Stratejik hedeflerle balantılı ZLEME VE RAPORLAMA Performansı belli bir dönemle veya baka benzer kurumlarla karılatırma SOMUT HEDEFLER Planlanan performans düzeyini belirleme DORULAMA Kurum içi ve dıı araçlar vasıtasıyla SONUÇLAR Gerçekleen fiili performans 6. Baarılı bir performans bilgi sisteminin özellikleri Performans bilgisi hedefler, planlar ve amaçlarla balantılı olarak fiilen gerçekletirilen iler hakkında deerlendirme yapmada yararlanılan ve sistematik biçimde toplanan nitel ve nicel bilgiyi ifade etmektedir. Performans bilgi sistemi ise performans bilgisinin süreklilik temelinde elde edilmesinin ve bu bilgiden yararlanılmasının sistemli biçimde yönetilmesidir. 29

38 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Performans bilgi sistemi stratejik bir plandan, performans ölçülerinin tespit edilip bir set oluturulmasından ve performans ölçümüne ilikin bir çerçeveden oluur. Baarılı bir performans bilgi sisteminin u kriterleri taıması gerekir: Performans bilgi sistemi organizasyonun amaç ve hedeflerine younlamalıdır. Sistemin topladıı bilgi muhtemel kullanıcısı paydalar için uygun ve onlara yararlı olmalıdır. Performans ölçüleri kurumun gerçekletirdii bütün önemli ileri kapsayacak ve bunları net biçimde gösterebilecek dengeli bir görünüm vermelidir. Performans bilgi sistemi organizasyonel deiikliklere ve kiisel ayrılmalara direnebilecek salamlıkta olmalıdır. Performans bilgi sistemi organizasyonun i planlama ve yönetim süreçlerine entegre edilmi olmalıdır: Performans bilgisinin toplanmasına ayrılan kaynaklar o bilginin getirdii faydalarla orantılı olmalıdır. 7. Performans ölçülerinden bir yönetim aracı olarak yararlanma Performans ölçülerinden yararlanma her eyden önce bir kurumun çalıma kültürüne ve deerlerine balıdır. Performans ölçümü sonucunda elde edilen bilgiler sonuçta kurum faaliyetlerinin gelitirilmesini salayabilmelidir. Performans bilgisinden en üst düzeyde yararlanılabilmesi için bu bilgiye kurum yönetimince personelince sahiplenmesi ve desteklenmesi gerekir. Performans ölçülerinin belirleme sürecine katılan personel hem organizasyonun hedeflerine nasıl katkıda 30

39 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu bulunduunu hem de bu ölçülerin yaptıkları iler üzerinde yarattıı etkiyi daha iyi anlayabilir. Bu nedenle, özellikle bir sahiplenme kültürü yaratılması ve sorumluluk duygusu oluturulması önemli bir husustur. Öte yanda yöneticilerin de performansı izlediklerini yani performans bilgisinden yararlandıklarını, sonuçları analız ettiklerini ve organizasyonda yapılacak deiikliklerde karar vermelerinde bu bilgilerin etkisi olduunu göstermeleri gerekir. Bu husus bilgi toplayanları ve performansları bu bilgiyle ölçülenleri motive edecektir. Kurum yönetimleri performans ölçülerinden çok çeitli alanlarda yararlanabilirler. Örnein baka kurulularla mukayese ve iyi uygulama örneklerini kurumlarına uyarlama. 31

40 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 32

41 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Dördüncü Bölüm Performans Ölçümüne likin Bazı Modellerin Ana Hatlarıyla Tanıtımı 1. Program mantıı yaklaımı Performans bilgisi elde etmek üzere programı gelitirmeye ve analize yönelik ilemler aracılııyla programların temelinde yatan mantıkdan yararlanılabilir. Program içindeki mevcut faaliyetler ve sonuçlarla balantılı önemli alanların ve konuların belirlenmesi ölçülecek performans açısından da güçlü bir mekanizma oluturur. Program Mantıı; bir programın deiik unsurları (kaynak, faaliyetler, çıktılar, kısa dönemli etkiler ve uzun dönemli sonuçlar) arasındaki nedensellik balantılarına dayanan bir modeldir. Bu modelin temel yaklaımı kurumların ve programların ulamaya çalıtıkları en üst seviyedeki stratejik sonuçların dorudan ve kolayca elde edilemeyecei varsayımına dayanır. Modelin ana prensibi en üst seviyedeki sonuca ulaılmadan önce çeitli ara çıktılar ve ara sonuçlar elde edilmesi ve böylece bir sonuçlar hiyerarisi kurularak nihai sonuca ulaılmasıdır. Bu modelde nihai sonuca ulamak üzere aama aama pek çok faaliyet gelitirilir. Kurum böylece baarılabilecek iler üzerine eilir ve somutlaan performans hedefleri sayesinde daha açık performans ölçüleri tespit edilebilir. Aaıda program mantıına göre ina edilmi bir salık programının sonuçlar hiyerarisi gösterilmektedir: 33

42 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu ekil 5: Tipik bir salık programı sonuçlar hiyararisi Nihai Sonuç Sigaraya balı ölüm ve hastalıkların azaltılması Kullanıcıların davranılarının deimesi ARA SONUÇLAR Kullanıcıların sigara konusundaki düüncelerinin deimesi Sigara kullananların daha fazla bilgi talep etmesi Sigara kullananların broürleri okuması Sigara kullananların kampanya broürlerini elde etmesi Kurum Çıktısı Kurumun broürleri hedef alınan kitleye daıtması Kurumun sigara karıtı broürler hazırlaması Program mantıı yaklaımının aamaları öyle oluabilir: Program hedeflerini açıklamak, Girdiler, süreçler, çıktılar ve sonuçlar arasındaki ilikilerin ana hatlarını belirlemek, 34

43 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Ölçülebilen sonuçları saptamak, Hangi sonuçların baarılı kabul edileceine karar vermek, htiyaç duyulan performans bilgisinin ne olduunu tespit etmek. 2. Genel olarak dengeli skor kart yaklaımı Dengeli Skor Kart Harvard Business Scohool dan Robert Kaplan ve David Norton tarafından özellikle kâra odaklı biçimde faaliyette bulunan özel sektör kuruluları için gelitirilmi, ancak daha sonra kamu kurulularına uygulanmı bir performans ölçüm yaklaımı ya da modelidir. Dengeli Skor Kart yaklaımı, tek baına hiçbir ölçünün açık performans hedeflerini karılayamayacaını ya da konunun hayati alanlarına dikkatleri toplayamayacaını kabul etmektedir. Dengeli Skor Kart Modeli hem mali hem de operasyonel ölçüleri dengelendirilmi bir ekilde sunmaktadır. Dengeli skor kart yaklaımının perspektifleri Dengeli Skor Kart Modeli aaıdaki temel sorulara cevap vermek suretiyle yöneticilerin deiik dört önemli perspektiften bakmasını salar: Müterilerimiz bizi nasıl görüyor? Müterilerimiz bizi nasıl algılıyor? Kurumumuz ana müterilerini memnun ediyor mu? (Müteri Perspektifi) Neyi daha iyi yapmamız gerekiyor? Kurum içindeki süreçler iyi çalııyor mu? Kurum gerekli olanı mı üretiyor? (Kurum çi/ Süreçleri Perspektifi) Gelimeyi ve deer yaratmayı sürdürebilir miyiz? Kurum personelini gelitiriyor mu? (Yenilenme ve Örenme Perspektifi) Kurum bütçe sınırları içinde ve verimli biçimde i görüyor mu? Hissedarlarımıza/paydalarımıza nasıl bakıyoruz? (Finansal Perspektif) 35

44 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Bu model farklı perspektifleri bulunan kamu kurulularının bu dört perspektifin her biri için sistemli bir ekilde ölçüler ya da göstergeler belirlemek ve bunların kurumsal stratejilerle balantısını kurmak suretiyle ölçüm meselesini çözmeye çalıır. Bu model, ayrıca, baarı için en kritik nitelikteki az sayıda ölçüden veya göstergeden, her perspektif için 4 ya da 5 adetle sınırlamak suretiyle yararlanmayı dener. ekil 6: Dengeli bir skor kart oluturulması Gelecekteki Vizyonumuz ne olacak? Tanımlar Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Vizyonumuz baarılı olursa, nasıl bir farklılık oluacak? Paydalarımız açısından Finansal Perspektif Müterilerimiz açısından Müteri Perspektifi Kurum içi yönetim süreçleri açısından Kurum çi Perspektif Gelime ve büyüme yetenei açısından Yenilenme ve Örenme Perspektif Baarıyı etkileyen önemli faktörler nelerdir? Önemli ölçümler hangileridir? 36

45 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu 3. Sunulan hizmetler ve baarılan iler Hükümetin kültür, sanat, salık, ulaım ve yargı gibi farklı politika alanlarında sunduu/ürettii hizmetler ve baarılan iler hakkında üst düzeyde bilgi veren raporlar düzenlenmektedir. Bu raporlarda hükümet faaliyetlerinin sonuçları, üstlenilen faaliyetler ve bu süreçte kullanılan kaynaklar hakkında bilgi verilmektedir. Bu raporların amacı sadece gelikin performans göstergeleri belirlemek deil, benzer tipte hizmet veren tüm kurumların gösterge tutarlılıını salamaktır. 4. Üçlü bilanço (triple bottom line) modeli Üç kademeli bilanço modelinde performans ölçümüne ve raporlamasına kurum faaliyetlerinin üç boyutundan bakılmaktadır. Bu boyutlar; Finansal sonuçlar, Sosyal etkiler (örnein; kurum faaliyetlerinin sosyal, ahlaki ve davranısal etkisi) Çevresel etkiler (genellikle kurumun yasal sınırlarının dıındadır). 5. Kalite ödül kriterlerine dayalı özdeerlendirme modeli Performansın ölçülmesinde ve raporlanmasında kalite sistemlerinden de yararlanılmaktadır. Kalite sistemleri; Birkaç boyuta göre kurum performansının standardını deerlendirmek üzere tasarlanmı ilkelerdir. Özellikle kurumsal öz-deerlendirmede ya da gelimelerin izlenmesinde yararlanılır. 37

46 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu ekil 7: Kalite ödül modeli ve aırlıklandırılan unsurları Çalıanların Yönetimi %08 Çalıanların Tatmini %10 Liderlik %12 Politika ve Strateji %07 Kaynakların Yönetimi %08 Süreçler Yönetim %15 Müteri Tatmini %20 Toplumun Tatmini %06 Temel Baarı Kriterleri %14 Girdiler %50 Yenilik ve Örenme Çıktılar %50 ekilde gösterildii üzere, bu deerlendirme modelinde dokuz kurumsal performans alanını belli yüzdelerle aırlıklandırarak ele alan bir dizi kriterden yararlanılmaktadır. Bu kriterler hem performansın sonuç boyutunu hem de performans süreci boyutunu kavramakta olup performans ölçüleri de bunlara göre deerlendirilmektedir. 38

47 Sayıtayın Performans Ölçümüne likin Ön Aratırma Raporu Beinci Bölüm Dengeli Skor Kart Yaklaımını Uygulayan Sayıtaylardan Örnekler 1. Avustralya Sayıtayı nın skorkartı ( ) Avustralya Sayıtayı nasıl bir performans gösterdiini anlamak ve bunu duyurmak amacıyla bir skorkart gelitirmi olup bunu sürekli biçimde güncelletirmektedir. Üç yıllık dönemi kapsayan Strateji Planlarına uygun olarak her yıl hazırlanan Planlarının ayrılmaz bir parçası niteliindeki bu skorkart dört Temel Sonuç Alanı ile balantılıdır. Skorkart, genel olarak, Kurumun mevcut ve gelecek ile ilgili olarak odaklanması gereken hedefleri ve çabaları hakkında bilgi vermektedir. Kurumun performansı bu skorkarta göre Yıllık Faaliyet Raporlarında gösterilmektedir. Ayrıca her bir bölümün Faaliyet Planlarında da o birime özgü somut performans hedefleri ve adımları yer almaktadır. Aaıdaki tablo Avustralya Sayıtayı nın Yılı Faaliyet Raporunda yer alan skorkartı balangıçta hedeflenenlere ve gerçekleenlere göre,göstermektedir: 39